BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tahun Pelajaran 2021/2022 dilewati dengan hasil yang cukup baik dibidang
Ketatausahaan. Walaupun segala sesuatunya masih banyak kekurangan. Sesuai dengaan
undang-undang Sistem Pendidikan Nasional Nomor 20 Tahun 2003 megamanatkan bahwa :
Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik aktid mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki
kekuatan spiritual keagamaan, pengdendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia,
serta memiliki keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan negara.
Untuk mencapai tujuan kelembagaan di atas, maka perlu dtunjang dengan pelayanan
administrasi yang madrasah yang teratur, terencana dan berkesinambungan. Sehingga
dengan pelayanan administrasi yang baik akan dapat menunjang keberhasilan proses
pembelajaran sesusai dengan yang diharapkan.
Sejalan dengan hal tersebut maka Tata Usaha telah menyiapkan komponn yang tidak
terpisahkan dalam Kelembagaan Madrasah dan dituntut untuk mewujudkan suatu program
Tata Usaha yang mandiri dalam merealisasikan kerja yabg dapat menunjang keberhasilan
dalam mencapai tujuan lembaga yang dimaksud.
Program Kerja ini diharapkan dapat menunjang usaha peningkatan mutu pendidikan
yang menjadi cita-cita madrasah.
Penyusunan Program Kerja Bidang Ketatausahaan merupakan upaya penting dan
strategis, sebab bidang Tata Usaha secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan
proses pembelajaran sebagai bagian terpenting dari keberadaan suatu madrasah.
Maksud disusunnya Program Kerja ini adalah diharapkan dapat bermanfaat untuk :
1. Memberikan arah kepada semua pihak yang terlibat dalam kegiatan pendidikan agar
dapat memanfaatkan setiap dana dan daya yang tersedia untuk menunjang tercapainya
mutu pendidikan.
2. Terselenggaranya administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.

1|Page
 3. Meningkatkan layanan Tata Usaha dalam penyelesaian hak-hak pegawai
dengan pengadministrasian yang teratur.
4. Meningkatakn layanan Tata Usaha atau Tenaga Administrasi.
5. Terselenggaranya administrasi keuangan yang tertib dan teratur sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
6. Terselenggaranya administrasi inventaris Madrasah dengan baik.
7. Terpeliharanya gedung Madrasah dan perlengkapannya sehingga tercipta
lingkungan pendidikan yang nyaman
8. Terselenggaranya pengadminitrasian surat menyurat yang teratur berdasarkan ketentuan
yang berlaku.

B. Dasar Hukum
Sebagai landasan operasional dalam penyusunan Program Kerja Bidang Ketatausahaan di
MA Islamic Centre Al Hidayah Kampar adalah :
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang Program Pengembangan
Pendidikan Nasional tahun 2000-2004.
3. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002, Tanggal 19
April2001 tentang Penyusunan Standar Peningkatan Mutu Pendidikan
4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002, Tanggal 04
Juni2002 Tentang Akreditasi Madrasah
5. Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Administrasi
Madrasah/Madrasah.
6. Peraturan menteri Agama No. 90 Tahun 2003 tentang penyelanggaraan Madrasah
7. Peraturan Menteri Agama No. 33 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Agama
8. Direktorat Jendral Guru dan Tenaga Kependidikan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan Tahun 2017 tentang Panduan Kerja Tenaga Administrasi Sekolah

C. Tujuan Dan Sasaran Program

Program Kerja Bidang ketatausahaan ini disusun dengan tujuan :
 

2|Page
 1. Untuk menjabarkan kegiatan pokok dan acuan dalam penyelenggaraan ketatausahaan di
MA Islamic Centre Al Hidayah Kampar tahun 2022/2023; 
2. Sebagai pedoman kerja bagi kepala Madrasah yang didelegasikan kepada Urusan
TataUsaha dalam menjabarkan pelaksanaan kegiatan; 
3. Untuk menentukan arah yang jelas dalam melaksanakan berbagai kegiatan Tata Usaha ;
4. Agar kegiatan penyelenggaraan Tata Usaha Tahun Pelajaran 2019/2020 lebih
terarah,terencana, tertib dan lancar ;
5. Untuk meningkatkan mutu Madrasah terutama di bidang tertib admninistrasi ;
6. Agar kegiatan Tata Usahadapat terlaksana secara efektif dan efisien.

Sasaran Program Kerja Tenaga Administrasi meliputi :

1. Administrasi Keuangan
2. Adminstrasi Kesiswaan
3. Administrasi Kepegawaian (PTK)
4. Administrasi Sarana Prasarana/Inventaris
5. Administrasi Persuratan dan Pengarsipan
6. Administrasi Kurikulum
7. Administrasi Layana Khusus, yang meliputi:-
- Operator Madrasah-
- Satpam/Security

3|Page
 BAB II
STRUKTUR ORGANISASI

A. Struktur Ketatausahaan

Yayasan Pendidikan Islam

Abuya Haji Bachtiar Daud

Pimpinan Pondok Pesantren

Islamic Centre Al Hidayah Kampar

Abuya Muhammad Abdih, Lc.,MA

Komite Madrasah

Indra Nouval

Kepala Madrasah Madrasah

Sulaiman Abdullah, S.Pd

Kepala Madrasah Madrasah

Muhammad Husnul Amri, SH

Staff Administrasi Keuangan

Rahmatillah, S.Pd

Staff Administrasi Kesiswaan, Kurikulum, Operator Madrasah

Edo Hadi Pandoyo, ST

Staff Administrasi Kepegawaian , Persuratan, dan Pengarsipan

Yudarlis

Staff Administrasi Inventaris dan Perpustakaan

Elmida Nestria, S.Ip

Satpam/Security ( Layanan Khusus )

Arsal
4|Page
 B. Keadaaan Pegawai a/ Tenaga Kependidikan
MA Islamic Centre Al Hidayah Kampar dengan jumlah 9 kelas, memili Karyawan
sesuai Kebutuhan dengan rincian sebagai berikut :
Kepala Tata Usaha : 1 Orang
Staf Administrasi : 5 Orang
Jumlah Semua : 6 Orang
C. Tempat Tugas
Gedung MA Islamic Centre Al Hidayah Kampar yang berlokasi Jalan Raya
Pekanbaru Bangkinang km 39 Desa Kampar Kecamatan Kampa Kabupaten Kampar.

D. Pembagian Tugas
Untuk memperlancar segala urusan administrasi Madrasah, memperoleh uraian tugas
sebagai berikut :

Jabatan Dalam
No Nama /NIP Uraian Tugas
Tugas
1 Muhammad Husnul Amri, SH Kepala Tata Usaha, 1. Membuat agenda kerja seluruh
NIP. Kurikulum, staf tata usaha
2. Membuat surat kuasa
Kesiswaan dan
3. Mengkoordinasi administrasi
Operator Madrasah kepegawaian
4. Mengkoordinasi administrasi
persuratan dan kepegawaian
5. Memberikan motivasi kepada
para staf
6. Membuat Surat Keputusan
Kepala Madrasah
7. Membuat agenda mingguan staf
8. Mengkoordinasi administrasi
Kuangan
9. Mengkoordinasi administrasi
Kepegawaian dan Operator
Madrasah
10. Mengkoordinasi administrasi
Kesiswaan dan Kurikulum
11. Mengkoordinasi administrasi
Persuratan, Pengarsipan dan

5|Page
 Sarana Prasarana
12. Membuat Laporan Keadaan
Kepegawaian dan Kesiswaan
13. Membuat Instrumen Monitoring
Administrasi
14. Mengupdate data siswa, guru
dan pegawai, online melalui
aplikasi baik SIMPATIKA
maupun EMIS.
15. Membuat program kerja Tenaga
Administrasi
16. Menyusun Rencana Kerja
Anggaran Madrasah
berkoordinasi dengan
bendahara/staf keuangan
17. Membantu merumuskan
peraturan madrasah
18. Mengkoordinasi kegiatan PPDB
19. Mengevaluasi Kinerja Staf
Administrasi per Semester /
Tahunan
20. Membuat Laporan Tahunan
2 Rahmatillah, S.Pd Staf Administrasi 1. Mengelola keuangan barang dan
NIP. Keuangan jasa
2. Melayani tabungan siswa
3. Mengelola keuangan BOS dan
PSG
4. Menyediakan keperluan
pembelajaran sesuai dengan
RKAM
5. Membuat dan mengisi Buku
Kas Umum
6. Membuat dan mengisi Buku
Kas Tunai
7. Membuat dan menyusun
laporan keuangan (Dana
Yayasan)
8. Membantu membuat dan
meyusun SPJ BOS bersama
Kepala Tata Usaha

6|Page
 9. Membantu menyusun RKAM
bersama Tim
10. Menyusun Rencana Kerja
Madrasah
11. Membuat Laporan Pajak
Tahunan
12. Bersinergi dengan Kepala TU
untuk menyusun Laporan
Tahunan
1. Mendata update keadaan siswa
2. Melayani Guru dan Kepala TU
tentang data siswa
3. Membuat Surat Mutasi Siswa
4. Melayani permintaan surat yang
berkaitan dengan siswa
5. Membuat Nomor Induk Siswa
6. Mengecek Kefalidan NISN
siswa
7. Merekap siswa mutasi masuk
Staf Administrasi dan keluar
Edo Hadi Pandoyo, ST Kurikulum, 8. Membuat Laporan Bulanan
3 9. Membantu pelaksanaan kegiatan
NIP. Kesiswaan dan
PAS (Penilaian Akhir Semester)
Inventaris 10. Mencatat nilai siswa
persemester
11. Membantu kegiatan PPDB
12. Mendata dan mengusulkan
siswa penerima KIP
13. Bersinergi dengan Kepala TU
untuk menyusun Laporan
Tahunan
14. Menyiapkan Buku
Penelusuran Alumni
15. Mendata Siswa Alumni
4 Yudarlis Staf Administrasi 1. Mengupdate data guru dan
NIP. Kepegawaiaan, pegawai
2. Melengkapi Pemberkasan guru
Persuratan dan
dan pegawai
Pengarsipan 3. Membuat daftar hadir guru dan
pegawai

7|Page
 4. Merekap Keadaan guru dan
pegawai
5. Membuat laporan keadaan guru
dan pegawai
6. Menyiapkan Administrasi Guru
7. Membuat analisis kebutuhan
guru dan pegawai
8. Melaksanakan dan
mempersiapkan kegiatan PKG
9. Mendata guru dan pegawai yang
pindah atau mutasi
10. Membuat dan mengisi buku
agenda surat keluar dan masuk
11. Meneruskan deposisi surat
masuk
12. Membuat surat dinas
13. Membuat surat undangan
14. Membuat surat edaran
15. Membuat surat tugas
16. Membuat surat pengantar
17. Membuat surat keterangan
18. Membuat Surat Panggilan
Orang Tua
19. Membuat Surat Pengskoran
(skorsing)
20. Mengklasifikasikan surat dan
sifat surat
21. Mengarsip surat di file surat
sesuai kode atau jenis surat
22. Membuat dan mengisi berita
acara dan notulen rapat
23. Membuat daftar hadir rapat
bulanan
24. Menjilid atau mengarsipkan file
surat atau laporan kegiatan
pertahun
25. Menyeleksi surat yang harus
diarsipkan digudang

5 Elmida Nestria, S.Ip Staf Administrasi 1. Membuat dan mengisi buku

pencatatan penerimaan dan
8|Page
 NIP. Inventaris dan pengeluaran barang inventaris
Perpustakaan dan non inventaris
2. Membuat dan mengisi buku
peminjaman dan pengembalian
barang inventaris
3. Mengisi buku induk/buku
golongan barang inventaris
4. Melaksanakan penomoran
barang inventaris
5. Bersinergi dengan Waka
Sarpras Membuat buku barang
atau ATK yang harus
ditambah/dibeli
6. Bersinergi dengan Waka
Sarpras untuk mengusulkan
kebutuhan barang dalam 1 tahun
anggaran
7. Mengusulkan penghapusan
barang inventaris
8. Merencanakan pengadaan buku-
buku pustaka/media cetak
9. Pengurusan pelayanan
perpustakaan
10. Perencanaan pengembangan
perpustakaan
11. Memelihara dan perbaikan
buku-buku/bahan pustaka/media
elektronik
12. Inventarisasi dan
pengadministrasian buku-
buku/bahan pustaka/media
elektronika.
13. Melakukan layanan bagi siswa,
guru, dan tenaga kependidikan
lainnya, serta masyarakat
14. Menyusun tata tertib
perpustakaan.
15. Menyusun laporan pelaksanaan
kegiatan perpustakaan secara
berkala

9|Page
 16. Mendata buku keluar masuk
pada perpustakaan
17. Menyiapkan kartu pinjaman
buku
18. Melayani peminjaman buku
19. Mengklasifikasi buku
perpustakaan
20. Mengkatalogisasi buku
21. Membuat laporan buku-buku
perpustakaan
22. Membuat grafik pengunjung
dan peminjam perpustakaan
23. mengatur dan memelihara
ruangan perpustakaan
24. Menjaga dan menata keasrian
dan kebersihan ruangan
25. Menyelesaikan tugas-tugas
sifatnya insidental.
1. Mendata tamu yang dating
2. Menerima Surat masuk dan
Satpam / Security kemudian diserahkan ke Tata
6 Arsal Usaha bagian Persuratan dan
( Layanan Khusus )
Arsip
3. Menjaga Keamanan dan
Ketertiban Madrasah

10 | P a g e