Cara Mengatur Pembagian Kerja

Karyawan Toko Online

 Army Alghifari  January 3, 2015  Bisnis  8 Comments

Sebagaimana halnya common business, seorang pebisnis dikatakan profesional jika ia sudah

mulai mengembangkan bisnisnya bersama dengan tim. Tidak ada orang yang bisa sukses
sendirian. Untuk bisa sukses, kita harus membantu orang lain terlebih dahulu untuk sukses, baru
kita bisa merasakan sukses. Demikian pula dalam bisnis yang dikenal dengan istilah:
olshop/online shop/toko online.
Dalam mengelola olshop, paling tidak perangkat-perangkat umum yang dibutuhkan adalah mirip
dengan toko pada umumnya, hanya saja ada perbedaan di beberapa bagian kecil. Berikut ini saya
mencoba jabarkan berdasarkan pengalaman pribadi saja.

1. Admin
Admin memegang peranan yang penting dalam sebuah olshop. Peran utama admin adalah
mengatur agar olshop berjalan dengan lancar. Make things work. Secara mendetail, admin
memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut :
 Mengkonfirmasi setiap transaksi yang masuk ke dalam rekening kantor
 Mengkonfirmasi dan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan oleh kantor
 Membuat surat perintah kepada gudang untuk melakukan pengeluaran barang

2. Sales
Sales merupakan ujung tombak dalam sebuah olshop. Tugas sales adalah melakukan penawaran
terhadap market. Dalam hal ini tugas sales sebatas mengkonversi traffic yang telah dibuat oleh
divisi marketing menjadi transaksi. Saya ulangi lagi, seorang sales tidak meng-generate
traffic sebuah olshop, melainkan meng-generate transaksi. Tugas besar sales ini adalah dengan
cara membantu secara profesional calon pelanggan untuk membeli dalam olshop kita. Semakin
seorang sales bisa membantu dengan profesional, akan semakin besar prestasinya. Deskripsi
pekerjaan detail:
 Mengelola traffic BBM, WhatsApp, dan Website
 Melakukan penawaran
 Melakukan follow up
 Melaporkan transaksi yang terjadi kepada admin
 Memantau barang pesanan hingga sampai di tangan customer

3. Marketing
Departemen ini melakukan 1 kegiatan dengan 1 tujuan: menciptakan traffic terhadap barang
yang kita jual. Kalau secara umum, tugas departemen ini ada 2: melakukan edukasi dan
komunikasi kepada publik. Bagaimana menciptakan proses edukasi dan komunikasi yang efektif
adalah pertanyaan yang harus senantiasa menjadi roh bagi departemen ini. Deskripsi
pekerjaannya:

 Melakukan market mapping & segmenting decision

 Menentukan item produk yang akan dipasarkan
 Melakukan riset marketing tools: FB, AdWords, Instagram, dsb
 Mengeksekusi strategi advertising

4. Customer Service
Jika olshop sudah memiliki banyak customer, departemen ini perlu berdiri sendiri untuk
melayani after-sales, misalkan pertanyaan tentang bagaimana pemakaian produk, garansi, klaim,
dsb.

5. Accounting
Akunting berperan dalam melakukan manajemen keuangan dalam toko. Agar owner toko dapat
mengetahui kondisi bisnisnya secara real, diperlukan seorang akunting untuk memberikan
laporan berkala agar owner dapat mengambil keputusan-keputusan penting dalam bisnisnya,
dimana itu biasanya berkaitan dengan strategi ekspansi atau inovasi produk.

6. Warehouse
Warehouse manager berperan dalam mengatur stok toko. Setiap barang yang keluar dan masuk
toko dipantau oleh departemen ini. Khusus dalam olshop, departemen ini juga terlibat dalam
kegiatan packing hingga mengantarkan produk pesanan customer ke jasa kargo serta melakukan
rekapitulasi nomor resi. Sebagai gambaran, berikut kira-kira deskripsi pekerjaannya :

 Melakukan pencatatan stok gudang

 Melakukan packing dan pengeluaran barang atas surat perintah dari admin
 Memanajemen pengantaran barang
 Melakukan rekapitulasi nomor resi pengiriman barang setiap hari dan melaporkan kembali
kepada admin sesuai dengan surat perintah

Bagaimana bagi pelaku olshop pemula? Apa perlu merekrut semua karyawan dalam
departemen di atas?
Menurut saya, walaupun olshop pemula biasanya masih dalam tahap mencari bentuk usaha, satu
departemen yang menurut saya wajib ada sejak awal adalah departemen sales. Sebisa mungkin
owner sudah memiliki paling tidak 1 orang yang berperan dalam divisi sales. Mengerjakan
segala pekerjaan semua sendirian tidak akan bisa mengembangkan naluri bisnis Anda. Dengan
memiliki paling tidak 1 orang sales, Anda akan berpikir bagaimana caranya bisnis yang Anda
rintis segera profitable.
Demikian secara ringkas review dari saya mengenai bagaimana cara mengatur pembagian kerja
dalam toko online atau online shop. Selamat berbisnis buat Anda, semoga sukses selalu!