AP
Untuk hasil yang terbaik, sumber data tabel pivot seharusnya dalam format mendatar (tabular)
dengan disertai judul dan masing-masing field berisi data. Demikian pula data kita yang
memang sudah berformat tabular sehingga kita siap menggunakan tabel pivot.
Halaman 1 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Drop Zones
Catatan: sebuah table pivot bisa dibuat di worksheet baru ataupun di worksheet yang sudah
ada. Data bisa berasal dari sebuah worksheet ataupun secara langsung dari sebuah
database.
Ketika anda membuat tabel pivot, di dalam tabel belum ada data (kosong). Untuk
memasukkan data anda perlu memilih field (kolom) dan memasukkannya ke dalam keempat
“drop zones” (wilayah tempat di mana kita bisa menjatuhkan sejumlah data), temukan di Pivot
Table Field List; yakni Report Filter, Column Labels, Row Labels, dan Values.
Report Filter – memasukkan sebuah field (kolom) ke Report Filter drop zone, memasukkan
field tersebut di area filter dari tabel pivot anda, memperbolehkan anda mem-filter item-item
Halaman 2 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
data khusus tersebut. Dengan kata lain Report Filter adalah komponen PivotTable yang
digunakan untuk memilih subset dari laporan Pivot Table yang digunakan. Komponen ini tidak
terdapat di area report.
Column Labels – memasukkan suatu field ke dalam Column Labels drop zone untuk
menampilkan nilai khusus dari field tersebut di seluruh bagian atas tabel pivot.
Row Labels – memasukkan suatu field ke dalam Row Labels drop zone untuk menampilkan
nilai khusus dari field tersebut terletak menurun di sisi kiri dari tabel pivot.
Values – memasukkan suatu field ke dalam Values drop zone, caranya dengan memasukkan
field tersebut di area values dari tabel pivot anda, selain itu juga memungkinkan anda
melakukan perhitungan khusus menggunakan nilai yang ada di field.
Mari menggunakan tabel pivot untuk membantu kita menjawab beberapa pertanyaan dari
lesson 2 berikut ini:
1. Klik ke field Partner. Maka anda juga bisa mendapat jawabannya di sini.
Halaman 3 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Halaman 4 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Pertanyaan 4. Berapa total penjualan untuk masing-masing lokasi di tahun tersebut? Dan
berapa per bulannya? Di pertanyaan ini, kita perlu, total, lokasi dan bulan untuk tabel pivot kita.
Halaman 5 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Di ilustrasi di atas anda akan melihat bahwa tabel pivot sudah memberi anda total penjualan
masing-masing bulan dan masing-masing tahun dalam tabel. Anda juga dapat menggulung
informasi ke atas ataupun ke bawah dengan meng-klik pada kotak + atau -.
Pertanyaan 5. Partner mana yang berkontribusi paling banyak pada keseluruhan penjualan?
Pada pertanyaan ini kita perlu tahu partner kita dan nilai penjualan.
1. Masukkan partner dan nilai penjualan ke tabel pivot. Maka anda akan mendapatkan
jawaban.
2. Pada tabel pivot, anda dapat memasukkan pemformatan bersyarat (conditional formatting)
untuk membantu anda mengidentifikasi siapa yang mempunyai penjualan terbanyak. Anda
Halaman 6 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
bisa menggunakan Colour Scales atau Data Bars. Sorot pada data dan klik conditional
formatting untuk format yang anda inginkan.
Pertanyaan 6. Pada masing-masing lokasi, siapakah partner terkuat dalam penjualan? Pada
pertanyaan ini, kita perlu tahu partner, lokasi dan total penjualan.
Halaman 7 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Seperti yang anda lihat, yang kita lakukan adalah cara yang lebih mudah dari pada
menggunakan rumus di Lesson 2. Di sini hanya perlu menggunakan sedikit klik untuk
mendapatkan hasil yang sama.
Pertanyaan 7. Berapa banyak unit yang terjual pada masing-masing partner di tiap-tiap area
dan total penjualan di tiap area? Pada pertanyaan ini kita perlu tahu partner, lokasi, jumlah unit
terjual (amount) dan total penjualan.
Halaman 8 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Ada tiga tipe dari layout (tata letak) tabel pivot, yakni Compact, Outline dan Tabular. Secara
default (setelan standar), semua tabel pivot baru akan menggunakan layout Compact. Menu
untuk memodifikasi tata letak ada di bawah Tab Design. Fungsi utamanya adalah
memperkuat kreativitas pengguna. Mari kita lihat perbedaan report layout terlebih dahulu.
Halaman 9 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Fungsi layout yang selanjutnya adalah fungsi subtotal. Fitur ini memindahkan subtotal ke
posisi paling atas atau paling bawah dari masing-masing grup, atau mematikannya. Layout
secara default akan menunjukkan semua subtotal berada di atas. Mari kita ubah subtotal ke
bawah.
Halaman 10 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Fungsi Grand Total digunakan untuk mengaktifkan grand total ataupun juga mematikannya
pada baris dan kolom. Secara default, Grand Total ditunjukkan pada kolom. Mari kita
hilangkan Grand Total.
Halaman 11 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Anda juga bisa menyembunyikan tombol kotak drill up/down pada tabel pivot. Secara default
fungsi ini menyala. Mari kita coba matikan.
Halaman 12 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
4. Untuk membuat Calculated Field, pada Tab Options klik Calculation. Klik Field, Items &
Sets. Pilih Calculated Field. Jendela Insert Calculated Field akan muncul.
5. Mari kita berikan data field baru tersebut nama. Di kotak input nama, ketikkan % Discount.
6. Untuk mencari persentase diskon yang diberikan, kita perlu membuat satu rumus. Pilih
field discount dan kemudian klik tombol Insert Field.
Halaman 13 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
7. Kemudian ketik garis miring (/) setelah itu. Pilih field Price dan kemudian klik tombol insert
field.
8. Rumus dituliskan sebagai berikut =Discount/Price
9. Kemudian klik OK.
Halaman 14 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Setelah anda klik OK, suatu kolom baru dimasukkan ke tabel pivot dan suatu field baru
dimasukkan ke field tabel anda. Kemudian anda dapat memformat nomor untuk mewakili
persentase dengan klik pada % yang ada di Tab Home.
Jika anda sekarang memasukkan data field Month ke Row Labels, anda dapat melihat
diskon diberikan di bulan tersebut. Jangan lupa juga berikan format sel persentase (%) untuk
memberikan tampilan lebih baik.
Halaman 15 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Untuk menghitung rata-rata penjualan selama 6 bulan pertama, kita akan menggunakan
fungsi Calculated Item. Fungsi ini digunakan untuk memisahkan perhitungan dengan
menggunakan sebagian dari data yang ada (hanya item tertentu).
1. Copy worksheet Sales ke worksheet baru dan rename sheet tersebut menjadi
Workingsales5.
2. Buat tabel pivot baru menggunakan data mentah. Masukkan field Month ke Row Labels
dan field Total ke ∑ Values. Cara ini akan memberikan kita nilai penjualan berdasarkan
bulan. Agar tampilan angka-angka lebih mudah dilihat, gunakan pengaturan Format Cell:
Number.
Halaman 16 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
3. Untuk membuat Calculated Item, klik Tab Options. Klik Calculations, klik Fields, Items
& Sets. Pilih Calculated Item. Jendela Insert Calculated Item akan terbuka.
Catatan: Tab Options hanya akan terbuka jika tabel pivot dalam keadaan aktif. Untuk
mengaktifkan, klik salah satu sel dalam tabel pivot.
4. Ketikkan pada Name Box, “Ave Sales H1”.
5. Kemudian ketikkan rumus pada kotak Formula =Average( . di kotak bawahnya pilih field
Month.
6. Di kotak sebelah kanan akan memunculkan isi item dari field Month, masukkan item 1
hingga 6 dengan memilih satu persatu dan tekan Insert Item. Jangan lupa menempatkan
titik koma (;) untuk memisahkan antar item.
7. Klik OK. Excel akan membuat baris baru di atas grand total seperti yang ditunjukkan
ilustrasi gambar.
Halaman 17 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Dengan cara yang sama, anda juga bisa memasukkan angka murni (bukan perhitungan
menggunakan rumus. Mari kita letakkan Monthly Target (target bulanan) sebesar 300.000.
1. Buat Calculated Item kembali (seperti langkah 3 di atas),
2. Ketik nama Monthly Target.
3. Ketik pada bagian Formula, =300000.
4. Klik OK
Halaman 18 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Pada Calculated Item, anda juga dapat membuat perhitungan berdasarkan rumus buatan
fitur Calculated Items (bukan secara manual satu persatu di atas). Dari data yang kita punya,
mari kita lihat apa yang sudah dicapai rata-rata penjualan selama 6 bulan pertama (Ave Sales
H1) dibandingkan dengan target bulanan kita (Monthly Target).
1. Buat Calculated Item kembali (seperti langkah 3 di atas),
2. Ketik nama Ave Achievement
3. Ketik pada bagian Formula, =Ave Sales H1/Monthly Target (bukan Ave Achievement
seperti di buku), kemudian klik OK.
4. Pilih pada bagian hasil yang baru dihitung (0,66), klik tombol persentase (%) yang ada
pada Tab Home, untuk memformat nilai hasil. Seperti yang anda lihat, kita mencapai 66%
target rata-rata kita.
Halaman 19 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Untuk mengedit Calculated Field ataupun Calculated Item, anda hanya perlu membuka
kembali Insert Calculated Field atau Calculated Item dan klik pada nama yang tersedia pada
kotak drop down. Semua Calculated Field atau Calculated Item yang sudah dibuat akan
tertampil di kotak ini, dan sewaktu-waktu bisa kita edit kembali. Klik salah satu jika ingin
mengubahnya.
Halaman 20 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Halaman 21 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Kini anda siap membangun sebuah diagram pivot sesuai kebutuhan anda. Kita gunakan
Diagram pivot untuk menjawab beberapa pertanyaan berikut ini.
Untuk menjawabnya dengan tepat pertanyaan ini, kita harus memahami field mana yang
digunakan dan di posisi mana di dalam diagram yang akan menghasilkan hasil terbaik, untuk
membantu kita menjawab pertanyaan tersebut.
Pertanyaan 1. Bagaimanakah tren penjualan bulanan untuk tahun ini? Apakah tren dibedakan
oleh daerah pemasaran? Apakah tren dibedakan oleh partner? Untuk semua pertanyaan ini
kita perlu field-field antara lain month, total, location dan partner.
1. Untuk menjawab bagian pertama pertanyaan, klik field Month dan Total di daftar field
tabel pivot. Kemudian pindahkan field Month dari ∑ Values ke drop zone Axis Field (Hal
ini bisa ditemukan jika kanvas yang sedang aktif adalah Pivot Chart. Jika kanvas yang aktif
adalah Pivot Table, maka pindahkan field Month dari ∑ Values ke Row Labels. Karena
pivot chart dan pivot table di sini terkait, maka kedua cara ini menghasilkan tampilan yang
sama saja).
Halaman 22 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Anda bisa mengubah tampilan grafis dengan memilih berbagai layout dan style melalui tab
Design, pilih salah satu bentuk dalam Chart Layouts dan Chart Styles sesuai keinginan
anda.
2. Dari grafik ini anda bisa melihat tren yang terjadi. Karena grafik tren kebanyakan
digambarkan sebagai grafik balok, kita coba ubah grafik ini ke grafik baris dengan disertai
beberapa label.
3. Pilih tab Design. Tekan pada Change Chart Type. Pilih the Line Chart, pilih salah satu
desain yang ada. Kemudian tekan OK.
Halaman 23 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
4. Untuk mengubah format grafik, di sini anda juga bisa menggunakan format pre-set (format
yang sudah ada/sudah ditetapkan, anda tinggal pakai) atau memanipulasi grafik secara
langsung. Untuk memilih format pre-set, pilih tab Design. Kemudian pilih menu drop
down Chart Layouts. Pilih salah satu dari diagram tersebut. Jika anda ingin mengubah
format secara manual, pilih tab Layout.
5. Seperti yang anda lihat pada ilustrasi di atas, anda bisa mengubah diagram dengan
memilih salah satu dari menu tersebut. Sebagai contoh, jika ingin memasukkan sebuah
judul axis (sumbu bagian kiri/vertikal atau bagian bawah/horizontal), klik menu Axis Title.
Kemudian pilih, yang horizontal ataukah yang vertikal. Maka judul axis akan muncul di
diagram. Jika ingin mengubah judulnya, klik pada judul dan edit teksnya. Anda juga bisa
mengubah judul Grafik (Title Chart) hanya dengan menekan pada bagian judul tersebut,
dan langsung mengetikkan perubahan judul yang anda inginkan. Konten dari judul juga
akan tertampil pada Formula Bar. Untuk menghilangkan, ataupun mengubah model
tampilan judul diagram, pilih pada menu drop down Chart Title.
6. Anda juga bisa mengubah skema warna diagram. Yang mana ada pilihan skema pre-set
atau secara manual. Skema pre-set terletak di menu Chart Styles. Cukup pilih salah satu
dari pilihan yang ada.
7. Jika ingin mengkonfigurasi secara manual, cukup klik dua kali pada bagian diagram dan
sebuah jendela akan muncul. Pada jendela Format Chart Area ini, anda bisa
Halaman 24 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Mari kita jawab bagian kedua pertanyaan, apakah tren dibedakan oleh daerah pemasaran?
1. Melanjutkan yang sebelumnya kita kerjakan, masukkan field Location dengan menekan
kotak field Location.
2. Secara otomatis akan memasukkan field ke Axis Field. Ini akan membuat grafik akan sulit
untuk dibaca. Untuk memisahkan data, kita pindahkan ke dalam legenda Fields. Klik,
tahan dan geser field Location ke Legend Fields.
3. Sekarang, masing-masing lokasi punya garis grafis sendiri. Sehingga kita bisa melihat tren
tiap-tiap lokasi.
Halaman 25 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
4. Anda bisa memfilter data untuk menampilkan hanya satu atau lebih lokasi tertentu saja.
Klik menu drop down Location yang ada di diagram. Kemudian pilih data yang ingin anda
tampilkan.
Fungsi ini juga bisa dilakukan dengan Insert Slicer/masukkan pemotong (ada di Tab
Analyze) yang berfungsi untuk memfilter data secara interaktif. Slicer membuat pekerjaan
lebih cepat dan mudah untuk memfilter tabel pivot dan fungsi kubus.
Mari kita jawab bagian ketiga dari pertanyaan, apakah tren dibedakan/dipengaruhi oleh
partner?
1. Melanjutkan di atas, masukkan field Partner dengan menekan kotak field Partner dan
menghilangkan field Location dengan menghilangkan tanda cek di kotaknya.
Halaman 26 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
2. Secara otomatis akan memasukkan field tersebut ke Axis Field. Ini akan membuat grafik
akan sulit untuk dibaca. Untuk memisahkan data, kita pindahkan ke dalam Legend Fields.
Klik, tahan dan geser Field Partner ke Legend Fields.
1. Melanjutkan di atas, kita tidak perlu memasukkan field apapun. Tetapi kita perlu
menghilangkan field Month dengan menekan kotak fieldnya.
2. Kemudian kita perlu memindahkan field Partner ke dalam Axis Field.
Halaman 27 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
3. Untuk membantu kita melihat siapa yang memiliki pangsa pasar tersebut, kita rubah grafik
garis menjadi diagram pai. Klik tab Design dan pilih Change Chart Type. Klik layout Pie
in 3D.
4. Untuk menampilkan persentase, kita pilih salah satu layout pre-set. Di tab Design, Chart
Layout, klik pada Layout 1. Ini akan menampilkan persentase dan memberikan kita
jawaban atas pertanyaan siapa yang punya pangsa pasar.
Halaman 28 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
1. Melanjutkan di atas, kita perlu memasukkan field Location dan menghilangkan field
Partner.
2. Pastikan field Location berada pada Axis Field.
3. Untuk mendapatkan gambar yang jelas, kita rubah diagram menjadi 2D Pie Chart. Klik tab
Design dan pilih Change Chart Type. Klik desain diagram pai paling kiri.
Halaman 29 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
4. Untuk menampilkan persentase, kita pilih salah satu layout pre-set. Di tab Design, Chart
Layout, klik pada Layout 1. Ini akan menampilkan persentase dan memberikan kita
jawaban atas pertanyaan siapa yang punya pangsa pasar.
1. Melanjutkan di atas, kita perlu memasukkan field Partner dan Month dan menghapus field
Location.
2. Pastikan field Month berada di Axis Field dan field Partner berada di Legend Field.
3. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas, mari kita ubah diagram menjadi Column
Chart, Klik tab Design dan pilih Change Chart Type. Klik layout Clustered Column.
4. Sekarang kita bisa membuat perbandingan per bulan untuk melihat siapa yang terbaik di
tiap-tiap bulan secara cepat.
Halaman 30 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
1. Melanjutkan di atas, kita perlu memasukkan field Amount dan menghilangkan field Total.
2. Pastikan field Month berada di Axis Field dan field Partner berada pada Legend Field
dan field Amount berada pada ∑ Values.
3. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas, kita rubah diagram menjadi Column Chart.
Sama dengan cara di atas, Klik tab Design dan pilih Change Chart Type. Klik layout
Clustered Column.
4. Jika kita perlu lebih banyak informasi, kita bisa memilih Layout 5 dengan disertai tabel
sisipan.
Halaman 31 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Pertanyaan 6. Apakah dengan diskon yang besar bisa mencapai jumlah besar unit terjual?
1. Melanjutkan di atasnya, kita perlu memasukkan field Discount dan menghilangkan field
Partner.
2. Pastikan field Month berada di Axis Field dan field Discount di Legend Field dan field
Amount di ∑ Values.
3. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas, kita rubah diagram menjadi diagram garis. Klik
tab Desain dan pilih Change Chart type. Klik Line Layout.
4. Sebagaimana ditunjukkan diagram, semakin banyak diskon akan memberikan volume
penjualan yang lebih besar dan ini terjadi pada masing-masing bulan.
Halaman 32 dari 33
Nurjati Widodo, S.AP, M.AP
Training Team of Trust Training Partners, 2012. Office 2010 Information Worker: First Edition
2012. Surabaya: Trust Press.
Daftar Pustaka:
Anggawirya, Erhans, 2012. Microsoft Office Excel 2010. Cirebon: PT Ercontara Rajawali.
Razaq, Abdul, 2004. Kupas Tuntas Microsoft Office Axcel 2003. Surabaya: Penerbit Indah.
Westriningsih, (ed.), 2011. Top Tips dan Trik Microsoft Excel 2010. Yogyakarta: Penerbit
Andi.
Halaman 33 dari 33