Pivot Table

Imam Bukhari
IT Departement
Tujuan
 Untuk memanajemen tabel laporan yang
berukuran besar (Membuat report).
 Membuat summary dari sebuah penjualan.
1. Membuat tabel pivot
 Buat tabel yang akan dibuat reportnya.
 Pada contoh tabel terdapat 6 field yaitu

Bulan, Nama, Area, Produk, Unit dan harga.

a.Langkah membuat pivot table
1.Klik tombol pivot table pada tab insert – group
tables, kemudian klik pivot table untuk membuka
dialog create pivot chart.
2. Select a table or range  pilihan yang
digunakan apabila sumber datanya diambil dari
range sel yang aktif.
Use an external source  pilihan yang digunakan
apabila sumber datanya berasal dari program
aplikasi lain, seperti Ms. Access. Atau sumber data
diambil dari file Ms. Excel yang tidak diaktifkan.
3.Pilih select a table or range, kemudian letakkan
pointer pada bagian table /range, dan blok range
sel yang akan dijadikan sumber data.
4. Tentukan lokasi worksheet tujuan.
New worksheet  pilihan untuk meletakkan hasil
pembentukan table pivot pada sebuah worksheet
baru.
Existing worksheet  pilihan untuk meletakkan
hasil pembentukan tabel pivot pada worksheet
lain dalam workbook yang sama.
 Gunakan pilihan New worksheet sehingga
terbentuk worksheet baru seperti pada
gambar.
Explanation in Field list windows
 Choose field to addd to report merupakan bagian yang berisi
daftar nama field yang dimiliki oleh tabel sumber.
 Area report filter merupakan bagian yang dapat diisi dengan
field untuk menyaring data – data yang akan ditampilkan dalam
tabel pivot.
 Area Column labels merupakan bagian yang dapat diisi dengan
field yang akan digunakan sebagai judul kolom dalam table
pivot.
 Area Row labels merupakan bagian yang dapat diisi dengan field
yang akan digunakan sebagai judul baris dalam table pivot.
 Area Values merupakan bagian yang dapat diisi dengan field
yang memuat data – data (bertipe numerik) sebagai data table
pivot.
 Tools  mengatur tampilan dari jendela field list
 Fields Section and Ares Section Stacked untuk
menampilkan bagian field dan bagian area
secara bertumpuk.
 Fields Section and Areas Section Side by side

untu kmenampilkan bagian filed dan bagian

arean secara berdampingan.
 Field section only  hanya untuk

menampilkan bagian field.

 Area section only  hanya untuk

menampilakan area saja.

 Setelah table pivot terbentuk aturlah layout
tabel pivot dengan urutan sebagai berikut:
Geser field area ke bagian report filter.
Geser field nama dan bulan ke bagian row
labels.
Geser field unit dan harga ke bagian values.
Tabel pivot telah terbentuk.
2. Mendesign tabel pivot
 Tabel pivot yang telah terbentuk dapat
dengan mudah diubah bentuknya misalnya
dengan menghapus field, menambah field
baris atau kolom dan menyisipkan field.
Gunakan tombol – tombol perintah yang
terdapat dalam pivot table tools tab Analyze
dan tab design.
  Mengubah Letak field
1. Dalam jendela field list, klik field bulan pada
bagian row labels dan pilih perintah move to
report filter.
2. Atau geser field bulan dalam jendela field
list dari bagian row labels ke bagian report
filter.
 Pilihan perintah lain yang muncul saat anda
mengklik nama field dalam setiap bagian
dalam jendela field list adalah :
Move up  memindah field ke atas sati posisi
Move down memindah field ke bwah satu posisi
Move to beginning  memindah field di urutan teratas.
Move to end memindah field di urutan terbawah.
Move to report filter  memindah field ke bagian report
filter.
Move to row label  memindah field ke bagian row
labels.
Move to column label  memindah field ke bagian
comlumn labels
Move to values untuk memindah field ke bagian values.
Remove field  menghapus field yang terpilih.
 Memilih Item Data Dalam Tabel Pivot
Untuk memformat tabel, menyalin data atau
mengubah tabel pivot, harus terlebih dahulu
memilih sel atau range.
 Untuk memilih beberapa item data pada field
yang sama dapat menggunakan tombol bantu
shift atau ctrl.Apabila bentuk pointer mouse
tidak berubah, maka pilih tab analyze, klik
select dalam group actions, dan pastikan
pilihan enable selection dalam kondisi terpilih
/ aktif.
  Mengganti Sumber Data tabel Pivot
1. Letakkan pointer mouse pada sembarang
posisi dalam table pivot.
2. Klik tombol perintah change data source
dalam tab analyze – group data, pilih
perintah change data source sehingga akan
ditampilkan kotak dialog change pivot table
data source.
3. Pilih Select a table or range apabila
menggunakan sumber data tabel yang terletak
dalam satu range sel dari worksheet yang aktif.
Klik tombol dan blok range penggantinya.
4. Klik tombol Choose Connection apabila
sumber data penggantinya diambil dari data
program aplikasi lain.
  Menghapus Semua item dalam Table Pivot
1. Letakkan pointer mouse pada sembarang
posisi dalam tabel pivot.
2. Klik tombol perintah clear dalam tab analyze
– group actions dan pilih perintah clear all
 Memindah table pivot
Apabila anda ingin menyisipkan atau menuliskan data
lain pada posisi range sel yang berisi tabel pivot, maka
anda harus memindah tabel pivot terlebih dahulu.
1. Letakkan pointer mouse pada sembarang posisi
dalam tabel pivot.
2. Klik tombol move to pivottable dalam tab analyze –
group actions, sehingga akan ditampilkan kotak
dialog move pivot table.
3. Pilih salah satu pilihan didalam kota dialog
move pivot table:
Pilih New worksheet untuk memindahkan table
pivot di worksheet lain pada posisi sel A1.
Pilih existing worksheet untuk memindahkan
tabel pivot pada worksheet yang sama tetapi
pada posisi sel yang berbeda.
 Mengubah nama tabel pivot
Secara default, saat anda membuat tabel pivot
secara otomatis microsoft excel akan memberi
nama tabel pivot tersebut dengan nama : pivot
table 1, pivot table2 dan seterusnya. Untuk
mengubah nama table pivot yang telah
terbentuk anda dapat mengikuti langkah
berikut :
1. Letakkan pointer mouse pada sembarang
posisi dalam table pivot.
2. Pilih tab Analyze, ketik nama tabel pivot
penggantinya pada kotak teks pivot table
name dalam group pivot table
 Mengubah nama – nama Item dalam table
pivot
Selain mengubah nama tabel pivot, anda juga
dapat mengubah nama – nama item dalam
sebuah table pivot. Perubahan nama item ini
tidak akan memepengaruhi nama – nama field
ata nama – nama item dari tabel sumber data.
Langkah untuk mengubah nama item tabel
pivot adalah:
1. Pilih field atau item yang akan diganti
namanya. Sebagai contoh , pilih item nama.
2. Klik kotak teks active field dalam tab analyze
group active field.
3. Ketik nama penggantinya. Misal, ketik nama
“SALES” dan tekan Enter. Perhatikan hasil
atau perubahannya.
  Tidak semua nama item dapat diubah
namanya melalui kotak teks Active Field.
Sebagai contoh ubahlah judul kolom Column
labels dengan menggunakan langkah –
langkah di bawah ini :
1. Pilih item judul kolom grand total.
2. Kemudian langsung ketik nama
penggantinya di dalam sel. Sebagai contoh,
ketik teks “Total Keseluruhan.” tekan Enter
dan perhatikan hasilnya.
 Sebagai latihan cobalah ganti beberapa nama
item dalam tabel pivot sehingga hasilnya
akan tampak seperti pada gambar di bawah
ini:
Menghitung Data Total
 Nilai – nilai data pada nagian values
merupakan ringkasan dari sederatan data
yang dimiliki oleh table sumber data. Nilai –
nilai tersebut diringkas oleh microsoft excel
dengan menggunakan fungsi sum untuk data
bertipe numerik dan dengan menggunakan
fungsi count untuk data bertipe teks.
Langkah unutk megubah fungsi yang
digunakan oleh ms. Excel untuk membentuk
tabel pivot adalah:
1. Pilih sebuah filed pada bagian values. Sebagai contoh, pilih salah
satu data pada field unit.
2. Klik tombol perintah Field settings dalam table tab analyze -
group active field untuk membuka kotak dialog value filed
settings.
Source name  menunjukkan nama field asli yang dimiliki oleh
table sumber data.
Custom name  menampilkan nama yang akan ditampilkan dalam
tabel pivot dan disesuaikan dengan nama fungsi yang terpilih. Nama
ini diganti sesuai selera. Sebagai contoh ganti nama tersebut dengan
nama “rata – rata unit”.
3. Dalam tab summarize values by, pilih salah satu funsi yang akan
digunakan untuk menghitung dan meringkas data – data yang akan
ditampilkan dalam tabel pivot. Sebagai contoh, pilih fungsi Average
untuk menghitung nilai rata – rata data.
 Sumfungsi default hanya berlaku untuk data numerik.
Berfungsi untuk menghitung jumlah total data.
 Countmenghitung nbanyak data. Fungsi default yang
berlaku untuk type data selain numerik.
 Average untuk menghitung nilai rata – rata.
 Max  untuk menampilkan nilai data tertinggi atau
terbesar.
 Min  untuk menampilkan nilai data terendah / terkecil.
 Product untuk menghitung jumlah dari hasil perkalian
antar data.
 Count nums  menampilkan banyak data yang bertipe
angka.
 St. Dev  untuk menghitung nilai perkiraan standard
deviasi dari suatu populasi, dimana sampel datanya
diambil dari sebagian data dari populasi tersebut.
 StDevp  untuk menghitung nilai perkiraan standard
deviasi dari suatu populasi, dimana sampel datanya
diambil dari sebagian data dari semua nilai.
 Var  untuk menghitung nilai perkiraan varian dari
suatu populasi, dimana sampel datanya diam bildari
sebagian data dari populasi tersebut.
 Varp  untuk menghitung nilai perkiraan varian dari
suatu populasi, dimana sampel datanya diam bildari
sebagian data dari semua nilai.
3. Klik OK.
Menulis Rumus Dalam Tabel Pivot
 Microsoft Excel masih memberi kesempatan
pada anda untuk menuliskan rumus dan
menghitung field dan item – itemnya, apabila
fungsi SUM dan beberapa fungsi lain masih
kurang mampu memenuhi kebutuhan anda
dalam mengolah data. Sebagai contoh , Anda
dapat menambahkan field yang merupakan
rumus untuk menghitung komisi sales,
sehingga laporan tabel pivot secara otomatis
juga akan menyertakan nilai hasil perhitungan
subtotal dan grandtotalnya.
 Membuat rumus dalam tabel pivot
Sebelum membuat rumus dalam tabel pivot,
putuskan terlebih dahulu apakah anda akan
melakukan kalkulasi field atau kalkulasi item yang
dimiliki oleh sebuah field.
 Gunakan kalkulasi field apabila anda ingin

menggunakan data dari field lain dalam rumus

anda.
 Gunakan kalkulasi item apabila rumus tersebut

berisi data dari suatu item atau lebih yang

dimiliki sebuah field.
1. Pilih tabel pivot
2. Klik tombol perintah fields, items, & sets
dalam tab analyze – group calculations, dan
pilih Calculated Field untuk membuka kotak
dialog Insert Calculated field.
3. Ketik nama field untuk menampung hasil perhitungan
rumus dalam kotak Name. Sebagai contoh, ketik nama
field “BONUS”.
4. Masukkan rumus perhitungan field dalam kotak
formula. Sebagai contoh, buat perhitungan bonus dengan
rumus 20% * harga. Untuk menyisipkan nama field harga
dari kotak daftar field kebaris formula adalah : pilih field
dari kotak daftar fields dan klik tombol insert field.
5. Apabila proses pembentukan rumus telah selesai, klik
tombol Add untuk menambahkan field hasil rumus
perhitungan dalam tabel pivot.
6. Klik OK dan perhatikan hasil perhitungannya.
  Langkah untuk menambahkan rumus yang memuat
kalkulasi item adalah:
1. Pilih field yang akan dikalkulasikan itemnya. Sebagai
contoh, pilih salah satu item dari field produk yang
terdapat dalam tabel pivot.
2. Klik tombol perintah Fileds, items, & sets dalam tab
Analyze – group calculations dan pilih Calculated
item untuk membuka kotak dialog Insert Calculated
Item.
3. Ketik nama kalkulasi item untuk menampung hasil
perhitungan rumus dalam kotak Name. Sebagai
contoh, ketik Diskon Molto.
4. Masukkan rumus perhitungan item dalam kotak
formula. Sebagai contoh, buat perhitungan Diskon
molto dengan rumus 15 %* molto. Rumus berfungsi
untuk menghitung nilai diskon sebesar 15% yang
hanya berlaku untuk data item produk = molto. Untuk
menggunakan data item saat menulis rumus, pilih item
dalam dafatar items, dan klik insert item (item harus
berasal dari field yang sama untuk kalkulasi item).
5. Apabila proses pembentukan rumus telah selesai,
klik tombol Add untuk menambahkan filed hasil rumus
perhitungan dalam tabel pivot.
6. Klik OK dan perhatikan hasil perhitungannya.
Langkah praktis untuk mengubah bentuk rumus
kalkulasi item yang telah terpasang adalah :
1. Pilih salah satu sel yang berisi hasil
perhitungan kalkulasi item. Sebagai contoh,
pilih range sel H4 yang berisi rumus = 15 % *
Molto.
2. Ketik rumus penggantinya pada bagian
formula bar. Sebagai contoh ketik rumus =
25% * Molto tekan enter dan perhatikan
hasilnya.
 Selanjutnya, Anda dapat mengubah rumus pada sel – sel
yang lain dengan bentuk penulisan rumus yang sama atau
berbeda.
Sedangkan langkah untuk mengatur urutan hasil
pembentukan rumus dengan kalkulasi item dalam tebel pivot
adalah:
1. Letakkan pointer dalam tabel pivot.
2. Klik tombol perintah fields, items, & sets dalam tab
Analyze – group calculations dan pilih solve order untuk
membuka kotak dialog calculated item solve order.
3. Pilih salah satu rumus, dan klik tombol Move up atau
Move Down untuk mengatur urutannya. Klik OK dan
perhatikan perubahannya.