Melakukan Update Dan Delete Data Pada

Aplikasi Basis Data

A. PERSIAPAN MENGUPDATE DAN MENDELETE DATA

Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan danminatmu dapat
berubah seiring kita tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa
berubah menjadi tidak penting. Sementara, informasi yang semula dianggap tidak berguna sama
sekali bisa berubah menjadi informasi berharga. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam
bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari, kita mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang
informasi tersebut. Oleh karena itu untuk mengantisipasi terjadinya perubahan- perubahan pada
data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari bagaimana cara meng-update (mengubah) atau men-
delete (menghapus) data pada basis data.

1.      Cara memilih field redord

Kita harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet. Untuk
memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara,
untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini 

Pilihan Perintah
Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut.
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut
sampaimelintasi beberapa sel yang ingin
dipilih.
Sebuah Kolom Klik pada pisisi selektor Kolom.
Beberapa Kolom Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom
sesuai kebutuhan.
Sebuah record Klik pada pisisi selektor baris.
 Beberapa record Drag drop Pointer pada posisi selektor baris
sesuaidengan kebutuhan.
Semua Record  Klik tombol Select All pada selector baris.
 Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.
 Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.
2.      Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah datasheet dapat
menggunakan fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page
Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Kita dapat juga memindahkan
posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela
datasheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :

Pindah Ke Perintah Klik

Awal record First Record

Akhir record Last record

Record Previus Record

Sebelumnya
Record berikutnya Next Record

Record Baru New Record

Record tertentu Search atau tekan tombol F5 atau ketik

nomor Record yang Kita inginkan dan lanjutkan
dengan menekan tombol enter.
B.      MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA
Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melalui tabel, query dan form. Pada
modul ini, update data akan dilakukan melalui tabel dan query.
1.    Update Data Melalui Tabel
Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu.
Misalkan kita ingin meng-uodate data pada tabel “Data Siswa” yang kita buat sebelumnya.
Langkahnya sebagai berikut :
a.    Buka basis data Database Pendidikan yang telah dubuat sebelumnya.Selanjutnya buka tabel Data
Siswa.
b.    Kita bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.
Misalkan data di-update dengan menambahkan dua record baru dengan siswa bernama Watin
danRomaniah. Caranya, klik kanan pada selektorkolom, lalu pilih New Record, seperti pada
gambar.
c.    Selanjutnya masukkan data dari Watin dan Romaniah dengan benar.
d.   Setelah data selesai di update, klik Tombol Office => Save.
e.    . Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office => CloseDatabase.

2. Update Data Melalui Query

a.       Membuat Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya
data-data tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga.
Jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk
mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhikriteria tertentu
atau juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-tabel yang akan digunakan harus
dihubungkan terlebih dahulu satu sama lainkarena ketika memuat query kita akan menggunakan
kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Cara membuat relationship pada tabel-tabel tersebut adalah
sebagaiberikut :
 Klik tab Database Tools.
 Klik Relationship yang ada di bagian Show/Hide.
 Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship. Pada
Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama tabelnya
kemudian klik Add.
 Setelah memilih kemudian klik Close.
 Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot field yang ingin direlasikan
kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda. Sebagai contoh kita klik
field NIS yang ada di tabel Data Siswa kemudian drag dan drop field tersebut dengan field NIS
yang ada di tabel Penilaian. Kemudian pada form Edit Relationship klik Create.
Setelah kita selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulaimembuat query. Terdapat
dua cara membuat query yaitu :
o Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
o Membuat Query dengan Query Design
1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan
fasilitas query wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :
 Buka Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
 Klik tab Create.
 Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.
 Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizard lalu klik OK.
 Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:
 Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/queryyang diinginkan, misal:
- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NIS, NAMA PESERTA DIDIK, KELAS, dan
JURUSAN.
 Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan KETERANGAN.
 Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya denganmenekan tombol >. Jika
ingin semua field tekan tombol >> sehinggafield yang terseleksi akan tampak pada gambar di
bawah ini.
  Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya. Pada form Simple Query
Wizard pilih Detail (Shows every field of every record). Kalau memilihSummary kita bisa
menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa menambahkan
SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next.
 Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.Kemudian kita bisa
memilih Open the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel)
atau Modify the query design (melihat hasilquery dalam bentuk design view). Klik Finish.
2) Membuat Query dengan Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan
query manual adalah sebagai berikut:
 Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
 Klik tab Create.
 Klik Query Design di bagian Other.
 Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan caramengklik Add. Lalu
klik Close.
 Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan padakolom-kolom yang
disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan,antara lain :
 Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang diinginkan. Lalu
klik pada tombol daftar pilihan pada barisField, pilih dan klik nama field yang diinginkan. Ulangi
langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom berikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama field
yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi kolom yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut
untuk mengisi kolomberikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama field
yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut akan mengisi
kolom berikutnya yang masihkosong.
 Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Run yang ada di bagian Results, sehingga hasilnya
adalah sebagai berikut.
  Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.
3) Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query
 Buka query Data Siswa Query. Masuk ke dalam Design View, pada kolom jumlah nilai,
ketikkan rumus berikut :

JUMLAH:[Bahasa Indonesia]+[Bahasa Inggris]+[Matematika]

Perhatikan penggunaan tanda “:” dan bukan tanda “=”. Simpan hasil perubahan yang dilakukan
di Design View.
 Selanjutnya, kamu dapat melihat query Data Siswa Query telah menunjukkan jumlah nilai
siswa.
 Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada kolom rata-rata
di Design View, kemudian ketikkan persamaan berikut:

RATA-RATA:[JUMLAH]/3

 Simpan perubahan yang kita lakukan dan keluarlah dari Design View. Selanjutnya, buka
kembali Data Siswa Query. Hasilnya sebagai berikut.
 Kita dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata- rata pada
jendela Design View, kemudian klik Properties.
 Ubah Format pada field properties menjadi Standard.
 Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+S dan buka Data Siswa Query dengan
cara klik View => Datasheet View.

b.      Update data melalui query

 Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update
data melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :
1) Buka basis data Database Dataku, kemudia masuklah ke Data Siswa Query.
2) Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengantepat. Misalkan
menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015, Nama Siswa: Bayu, Kelas: X TKJ 2, Bind:
7, Bingg: 8, Mtk: 7.
3) Simpan hasil perubahan yang dilakukan.

C.    MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA

Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan
lagi. Oleh karena itu, data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan
dalam basis data. Agar tidak terjadi kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan
bahwa memang data tersebut adalah data yang dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa
dilakukan dengan berbagai bentuk, yaitu dengan men-delete (menghapus) record, menghapus
field, dan menghapus tabel.
1. Menghapus Record
Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang datanya akan
dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record pada tabel Data Siswa. Berikut langkah-
langkahnya :
a) Buka tabel Data Siswa, kemudian pilih record yang hendak dihapus.Misalnya, jika kita
menginginkan record dari siswa bernama Silviauntuk dihapus, maka klik kanan pada selektor
record tersebut dan pilihDelete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya dengan cara
menekan tombol Delete pada keyboard atau melalui tab menu Home =>Delete.
b) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box. Pilih Yes jika memang
pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilihNo untuk membatalkan penghapusan data.

2. Menghapus Field
 Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agarmengurangi kepadatan
penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel dalam format
Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Buka kembali basis data Database Dataku.
b. Selanjutnya, buka Design View dari tabel Data Siswa.
c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapus dan pilih Delete Rows. Jika field yang
ingin dihapus adalah field NAMA WALI, maka klik kananselektor field-nya dan pilih Delete
Rows.
d. Selesai mengklik perintah Delete Rows, akan keluar jendela validasi. Jendela tersebut
berisi pilihan Yes jika kita hendak menghilangkan field secara permanen dan pilihan No jika kita
ingin membatalkan penghapusan.
3. Menghapus Tabel
Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang
saling berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika terdapat satu atau sejumlah
tabel yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini
dimadsudkan untuk mengurangi kepadatan penyimpanan data di dalam basis data. Adapun
langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah sebagai berikut :
a. Buka jendela Navigation Pane.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).
c. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilih Delete.
d. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untukmelanjutkan menghapus
tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Semua data yang telah dihapus
tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali kita memasukkan ulang data tersebut. Maka
berhati-hatilah dalam menghapus data.

D.    MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA

Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau
belum. Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu cara
 untuk memeriksa data yang telah di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-
langkah membuat report sebagai berikut :
1. Buka kembali file basis data Database Dataku.
2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.
3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar berikut.
4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dariAvailable
Fields ke dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu, atau klik
>> untuk memindahkan seluruh field kedalamSelected Fields. Klik Next.
5.Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika
diperlukan Ascending (menaik)atau Descending (menuru), kemudian klik Next.
6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang
dipilih Tabulardan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.
7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.
8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.
9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.
10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan.Kemudian kita bisa
memilih Preview the report (melihat hasil report) atauModify the report’s design (melihat
hasil report dalam bentuk design view).Klik Finish.
11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.
12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.

E.     MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA

Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti
pada bagian sebelumnya, yaitu :
1. Tekan Tombol Office
2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.
3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak
isian Page From: Klik All untuk mencetak semua data.
4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan
tombol Properties.
5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak beserta datanya.