PANDUAN

MICROSOFT EXCEL

Sumber Rujukan / Referensi penyusunan materi pelatihan :

SKKNI Nomor 56 Tahun 2018 - Pengoperasian Komputer

SENTRAL KOMPUTINDO
Pusat Pendidikan & Pelatihan Keterampilan Komputer Terpadu
 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel

SESI 1
Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel

Sentral Komputindo Mataram 2

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
MENGAKTIFKAN MICROSOFT EXCEL
Klik tombol Start -> All Program -> Excel 2013

Klik Blank workbook untuk membuat lembar kerja baru.

Elemen Dasar Dari Excel:

Title Bar Menu Bar Tool Bar Icon Control Menu

Keterangan :
 Icon Control Menu ( Control Menu Icon ) : Digunakan untuk mengontrol jendela ynag sedang aktif
 Baris Judul ( Title Bar ) : Berisi nama program apliksi dan nama file yang sedang aktif
 Baris Menu ( Menu Bar ) : Berisi barisan perintah berupa menu seperti File, Edit,…….
 Baris Toolbar ( Toolbars ) : Berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan semua perintah
dengan cepat dan mudah terutana untuk perintah yang sering anda gunakan.
 Baris Penggulung ( Scrool Bar ) : Untuk menggeser layar ke atas ke bawah ( vertikal ) atau ke kanan
dan kekiri ( Horizontal )

Icon Control Menu :

Icon Keterangan
Minimize, memindahkan atau mengecilkan ukuran window dan tampilan minimize terdapat pada
taskbar
Maximize, memaksimalkan atau membesarkan window penuh satu layar

Restore, mengembalikan bentuk tampilan window ke bentuk dan ukuran semula

Close, menutup pemakaian wondow

Scroll Bar Horizontal Scroll Bar Horizontal

LEMBAR KERJA EXCEL

Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom ( coloum ) dan 65536 baris ( rows ). Kolom diwakili oleh huruf A,
B, C….., sampai IV, sedangkan baris diwakili angka 1, 2, 3…..65536. Perpotongan antara baris dan kolom
disebut sel ( cel ), contoh sel C8 adalah perpotongan kolom C dan baris 8.

MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA

Ada berbagai jenis data yang dapat anda masukkan ke dalam lembar kerja yaitu : teks, nilai, tanggal atau
jam. Contoh :
Sentral Komputindo Mataram 3
 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel

1. Ketik data seperti diatas, kecuali kolom jumlah

2. Letakkan di sel E2 ketik =B2*C2, kemudian tekan ENTER.
3. Lakukan hal yang sama untuk sel E3 dan E4

MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGETIKAN DATA

1. Letakkan pointer ke sel C4, ketik 5. Perhatikan perubahannya pada sel E4 menyesuaikan perubahan
dg sel C4.
2. Letakkan pointer pada sel A4, tekan F2 dan ketik HVS, kemudian tekan ENTER

MEMASUKKAN RANGKAIAN ANGKA

1. Ketikkan angka 1 di sel A1
2. Pada sel B1 ketik angka 2
3. Sorot kedua sel tersebut, kemudian arahkan pointer ke posisi kotak hitam ( fill handle ) di sudut kanan
bawah sehingga pointer berubah bentuk tanda plus hitam
4. Geser ke kanan untuk mengisi sel C1:J1.
5. Coba buat rangkaian angka yang lain pada sel A2:J2 sampai A5:J5 seperti dibawah ini:

MEMASUKKAN RANGKAIAN TEKS

Rangkaian teks disini misalnya teks untuk nama bulan seperti January s/d December atau nama hari
Sunday s/d Monday.
1. Klik menu File -> Option -> Advance -> Edit Custom List
2. Klik Popular, klik Edit Custom List maka akan ditampilkan kotak dialog berikut :

Sentral Komputindo Mataram 4

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel

3. Pada kotak Custom List, klik New List, kemudian ketik rangkaian yang anda inginkan pada kotak List
Entries sepeti nama hari dari Senin s/d Minggu (dalam bahasa Indonesia).
4. Klik tombol Add, dan klik tombol OK.
5. Ketik Senin pada sel A1.
6. Letakkan pointer pada Handel Fill ( pointer plus hitam ) kemudian geser ke kanan sampai G1.
7. Buatlah rangkaian teks untuk bulan Januari s/d Desember.

MENGUBAH LEBAR KOLOM

1. Sorot kolom yang akan di ubah lebarnya.
2. Klik menu Home,
3. Klik Format, pilih Colum Width,
4. Isi lebar kolom pada kotak Colum Width,
5. kemudian klik tombol OK.
Untuk pengaturan lebar kolom menggunkan mouse, dengan cara letakkan pointer mouse pada garis
pemisah antar judul kolom, sehingga pointer mouse berubah menjadi panah dua arah, geser kekiri atau
kekanan sampai lebar kolom yang diinginkan.

MENGUBAH TINGGI BARIS

1. Sorot baris yang akan anda ubah tingginya.
2. Klik menu Home
3. Format, pilih Row Height,
4. Isi tinggi row pada kotak Row Height,
5. kemudian klik tombol OK.
Untuk pengaturan tinggi kolom menggunakan mouse dengan cara
letakkan pointer mouse pada garis pemisah pada judul baris sehingga pointer mouse berubah menjadi
panah dua, geser ke atas atau kebawah sampai tinggi baris yang diinginkan.

Sentral Komputindo Mataram 5

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
MENYIMPAN BUKU KERJA
1. Klik menu File -> Save.

2. Klik kotak Browse

3. Tentukan folder untuk tempat penyimpanan filenya dan ketik nama file yang anda inginkan pada kotak
File Name.
4. Klik tombol Save

MENUTUP BUKU KERJA

Klik menu File -> Close

MEMBUKA BUKU KERJA

1. Klik menu File -> Open.

2. Klik Computer -> Browse

3. Pilih nama file anda dan klik tombol Open.

Sentral Komputindo Mataram 6

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
Ketikkanlah Tabel Berikut ini :

TABEL PENJUALAN
CV ABADI
January February Maret April
Mataram 10000 15000 20000 25000
Ampenan 15000 20000 25000 30000
Cakra 20000 25000 30000 35000
Praya 25000 30000 35000 40000

FORMAT ANGKA
1. Sorot angka pada tabel diatas
2. Klik menu Home,
3. Klik pada tombol dropdown di bagian Number,

4. Klik tab Number

5. Pada kotak daftar pilihan Category, pilih format
yang diinginkan, contohnya merubah mata uang
Rp, pilih Accounting atau Currency
6. Pada kotak dialog Decimal Places, tentukan
jumlah angka desimal yang diinginkan contohnya
RP Indonesia
7. Untuk menentukan nilai Negative Numbers, pilih
categorinya Currency. Pada kotak daftar pilihan
Negative Numbers, pilih dan klik format angka
negatif yang diinginkan
8. Klik tombol OK

FORMAT ANGKA MENGGUNAKAN TOOLBAR

TOMBOL KETERANGAN

Currency, menampilkan format tampilan menggunakan lambang dolar

Percent Style, menampilkan format tampilan menggunakan lambang persent

Comma Style, menampilkan format tampilan menggunakan tanda koma pada pemisah ribuan

Increase Decimal, menambah jumlah angka desimal

Decrease Decimal, mengurangi jumlah angka desimal

FORMAT TANGGAL DAN WAKTU

1. Ketikkan tanggal dan waktu, misalnya pada cel B10 ketik tangggal 01/04/2005 dan pada cel B11 ketik
08:00. Sorot tanggal atau waktu diatas
2. Klik menu Home,
3. Klik pada tombol dropdown di bagian Number,
4. Klik tab Number,
5. Pada kotak daftar pilihan Category, pilih dan klik Date untuk pengaturan tampilan tanggal dan Time
untuk pengaturan waktu
6. Pada kotak daftar pilihan Type, pilih dan klik bentuk format tampilan tangggal dan waktu yang
diinginkan
7. Klik tombol OK

Sentral Komputindo Mataram 7

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
FORMAT FONT
1. Sorot cel atau range yang akan anda format
2. Klik menu Home, klik tombol dropdown pada bagian Font.

3. Klik Format Cells. Kotak dialog Format

Cells akan ditampilkan
4. Coba pilih bentuk huruf (Font), gaya
tampilan huruf (Font Style), ukuran huruf
(Size), garis bawah (Underline), warna
huruf (Color) dan efek khusus lainnya
sesuai dengan keinginan anda
5. Klik tombol OK

FORMAT FONT MENGGUNAKAN TOOLBAR

TOMBOL KETERANGAN

Font, digunakan untuk memilih bentuk huruf (font)

Font Size, digunakan untuk mengubah ukuran huruf

Menampilkan huruf tebal (Bold), Miring (Italic) dan Garis Bawah (Underline)

Mengubah ukuran huruf

Font Color, digunakan untuk menentukan warna huruf

FORMAT ALIGNMENT
1. Sorot sel atau range
2. Klik tombol dropdown pada tab Aligment

3. Lakukan pemilihan berikut :

Horizontal :
digunakan untuk memilih perataan
tampilan data secara Horizontal
Vertical :
digunakan untuk memilih perataan
tampilan data secara vertical
Orientation :
digunakan untuk mengatur orientasi
data dan derajat posisi kemiringannya
4. Klik tombol OK

Sentral Komputindo Mataram 8

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
FORMAT ALIGNMENT MENGGUNAKAN TOOLBAR

TOMBOL KETERANGAN

Top, Center, Bottom Alignment

Orientation

Align Left, center, right

Decrease dan Increase indent

Digunakan untuk membuat text secara otomatis turun bila lebar kolom tidak cukup

Merge and Center, data ditampilkan dengan posisi di tengah beberapa kolom tertentu

FORMAT BORDER DAN PATERN

1. Sorot sel atau range yang akan diberi border
2. Klik menu Home, Klik tombol dropdown pada bagian Font.
3. Klik tab Borders.
4. Pilih bentuk garis pada kotak Style
5. Pilih warna garis pada kotak Color.
6. Pada bagian Preset, pilih dan klik tombol berikut :
None :
digunakan untuk menghapus seluruh garis pembatas dan
bingkai yang ada
Outline :
digunakan untuk membuat bingkai di sekeliling sel/range
Inside :
digunakan untuk menmpatkan garis dibagian dalam range.
7. Pada bagian Border, pilih dan klik garis bingkai yang anda
inginkan. Anda dapat memilih garis pada bagian atas,
bawah, tengah dan diagonal
8. Klik tombol OK

FORMAT BORDER DAN PATTERN MENGGUNAKAN TOOLBAR

TOMBOL KETERANGAN

Borders, digunakan untuk menambahkan garis pembatas bingkai

Fill Color, digunakan untuk memberi latar belakang suatu sel atau range

MENYALIN DATA ( COPY )

1. Sorotlah sel atau range data yang akan di salin
2. Klik menu Home, klik tombol Copy
3. Pindahkan petunjuk sel ke posisi yang anda inginkan
4. Klik menu Home, Klik tombol Paste

MEMINDAHKAN DATA ( CUT )

1. Sorotlah sel atau range data ynag akan di pindah
2. Klik menu Home, klik tombol Cut
3. Pindahkan petunjuk sel ke posisi yang anda inginkan
4. Klik menu Home, klik tombol Paste

FORMAT PAINTER
1. Sorotlah text yang akan dicopy formatnya
2. Klik tombol Format Painter
3. Klik pada text yang akan diberikan format, Klik tombol Paste

Sentral Komputindo Mataram 9

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
MENYISIPKAN SEL
1. Letakkan pointer mouse pada posisi dimana akan disisipkan sel
2. Klik menu Home, pada bagian Cells, klik Insert -> Insert Cells. Kotak dialog Insert akan ditampilkan

3. Klik salah satu tombol pilihan berikut :

Shift cells right : memindahkan seluruh data yang di range ke sebelah kanan sel.
Shift cells down : memindahkan seluruh data yang di range ke bawah sel.
Entire row : menyisipkan baris
Entire Column : menyisipkan kolom
4. Klik tombol OK.

MENYISIPKAN BARIS
1. Letakkan pointer mouse pada posisi dimana akan disisipkan baris
2. Klik Insert, pilih Insert Sheet Rows

MENYISIPKAN KOLOM
2. Letakkan pointer mouse pada posisi dimana akan disisipkan kolom
3. Klik Insert, pilih Insert Sheet Column

MENYISIPKAN SHEET
1. Klik Insert,
2. pilih Insert Sheet untuk menambah lembar kerja baru

MENGHAPUS SEL
1. Sorot sel yang akan dihapus
2. Klik Delete. Klik Delete Cells
3. Klik pilihan berikut :
Shift cells left : menghapus seluruh
sel ynag disorot dan
menggantinya
dengan data yang
ada disebelah kanan sel
Shift cells up : menghapus seluruh sel ynag disorot dan menggantinya
dengan data yang ada disebelah bawah sel
Entire row : baris
Entire Column : menghapus kolom
4. Klik tombol OK.

MENGHAPUS BARIS
1. Pilih baris yang akan di hapus
2. Klik Delete Sheet Rows.
MENGHAPUS KOLOM
3. Pilih kolom yang akan di hapus
4. Klik Delete Sheet Columns.
MENGHAPUS LEMBAR KERJA
5. Pilih dan klik lembar kerja yang akan di hapus
6. Klik Delete Sheet.

Sentral Komputindo Mataram 10

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
MENGGANTI NAMA LEMBAR KERJA
Untuk mengganti nama suatu tab lembar kerja dengan nama
lain dengan cara klik dua kali pada tab lembar kerja misalnya
Sheet 1, kemudian ketik nama penggantinya misal:
LATIHAN.

MENAMBAH LEMBAR KERJA

1. Klik symbol + disamping nama sheet LATIHAN
2. Kemudian beri nama Sheet LATIHAN-2

MEMINDAHKAN POSISI LEMBAR KERJA

3. Pilih dan klik lembar kerja yang akan dipindahkan posisinya
4. Kemudian geser (drag) keposisi baru yang anda inginkan

MENYALIN LEMBAR KERJA

1. Pilih dan klik lembar kerja yang akan di salin
2. Klik sambil menekan tombol CTRL, klik dan drag keposisi yang anda inginkan

PAGE SETUP
1. Klik menu Page Layout,
2. Pada toolbar Page Setup, klik tombol
dropdown di pojok kanan bawah

3. Buatlah pengaturan halaman pada tab Page.

4. Tentukan margin halaman pada tab Margin
5. Buatlah Header dan Footer jika diperlukan
6. Untuk membuat Header dan Footer, klik tab Header/Footer.
 Klik pilihan Header, pilih dan klik header yang anda inginkan begitu pula tombol footer
 Jika membuat hedar atau footer baru klik tombol Custom Header dan Custom Footer
 Penggunaan tombol Header dan Footer

Sentral Komputindo Mataram 11

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel

7. Untuk pengaturan lembar kerja, klilk tab Sheet

 Gridlines, mengaktifkan garis Bantu pencetakan
 Black and White, mengaktifkan warna hitam putih pencetakan
 Draf Quality, pengaturan pada lembar kerja dihilangkan kecuali teks
 Rows and Column Heading, mengaktifkan header kolom dan barias pencetakan
8. Jika pengaturan selesai, klik tombol OK.

MEMBUAT FORMAT PDF

1. Klik menu File,
2. Klik Save As,
3. Klik Browse
4. Pada kotak Save as Type, pilih PDF

Sentral Komputindo Mataram 12

 Sesi 1 – Fitur-fitur dan fungsi dasar Microsoft Excel
MENCETAK LEMBAR KERJA
1. Klik menu File -> Print

2. Pilih Jenis Printer sesuai dengan printer yang akan dipakai mencetak..
3. Pilih no Halaman yang akan dicetak
4. Atur Settings agar hasil pencetakan sesuai ukuran kertas yang digunakan.
5. Bila tampilan pencetakan sudah bagus (tidak ada bagian yg terpotong, klik Print.
6. Bila ingin mencetak rangkap, klik Copies sesuai jumlah rangkap yang diinginkan.

Sentral Komputindo Mataram 13