for Windows XP
Microsoft Excel (MS. Excel) merupakan program aplikasi spread sheet (lembar kerja elektronik/program
olah data) yang canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat
membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan
data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya,
Ms. Excel merupakan pengembangan dari aplikasi spread sheet versi sebelumnya yang lebih
ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar speedsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih
fleksibel, lebih mudah di integrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah
kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet.
Keterangan:
Title Bar : Berisi nama file dan nama program aplikasi yang sedang Aktif.
Menu Bar : Berisi barisan perintah berupa menu seperti : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table,
Window dan Help.
Toolbars : Berisi tombol – tombol yang digunakan untuk Menjalankan suatu perintah yang cepat dan
mudah, terutama untuk perintah – perintah yang sering digunakan, default toolbar pada excel 2003
adalah Toolbar Standard, Toolbar Formatting.
ToolBar Standard
Toolbar Formatting
Keterangan icon yang sering digunakan pada toolbar Formatting:
Icon Keterangan Icon Keterangan
Font type; merubah jenis huruf. Borders; membuat bingkai pada table.
Font Size; merubah ukuran huruf Fill Color; memberi warna pada isi bingkai/cell
Bold, Italic, Underline; Tebal, Miring dan garis bawah Font Color; memberi warna teks.
Alingnment; rata tulisan
Scroll Bar : Untuk menggeser layar ke kiri dan kekanan, keatas atau kebawah. Scroll bar terdapat dua
macam yaitu horizontal Scroll bar dan Vertical Scroll bar.
Cell Pointer : Bentuk kotak yang merupakan petunjuk sel aktif.
Formula Bar : Tempat memasukkan baris rumus yang berupa instruksi matematika. Dalam memasukkan
baris rumus selalu di awali dengan tanda sama dengan (=).
Column Header : petunjuk yang berisikan kolom-kolom yang terdapat pada Ms. Excel. Jumlah kolom
yang tersedia 256 kolom (A, B, C, …, IV).
Row Header : Petunjuk yang berisikan baris-baris yang terdapat pada Ms. Excel. Jumlah baris yang
tersedia 65536 baris.
Sheet : Lembar kerja yang berada pada buku kerja (work book).
Status Bar : Akan menampilkan informasi berbagai informasi mengenai sesuatu hal yang berhubungan
dengan posisi titik sisip sekarang berada. Pada baris status ini menampilkan indikator untuk
memperlihatkan modus yang sedang aktif sekarang.
Sizing Button : Untuk mengukur ukuran jendela kerja excel, antara lain,
Pointer yang berada pada fill handle (titik yang berada pada kanan bagian bawah dari penunjuk pointer)
yang di gunakan untuk menyalin
Cara lain:
a. Klik icon New pada toolbar standard; atau
b. Tekan Ctrl + N pada keyboard.
• Menyimpan dokumen
Sama halnya pada Ms. Word terdahulu tapi hanya format datanya saja yang berbeda, untuk menyimpan
dokumen dalam bentuk excel dapat dilakukan sebagai berikut:
- Klik File
- Klik Save as…
- Maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut:
- Pada tombol pilihan Save in, pilih dan klick drive atau folder yang diingikan;
- Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang diingikan;
- Klick Save.
Setelah selesai melakukan menyimpanan dokumen maka perhatikan nama pada titlebar akan berubah
sesuai dengan nama dokumen yang diisi pada File name.
Apabila kita akan menyimpan kembali dokumen yang sudah pernah disimpan maka kita cukup Klik File
dan Klik Save; atau juga cukup menekan Ctrl + S pada keyboard.
• Membuka dokumen
Apabila kita ingin membuka dokumen yang sudah pernah disimpan, maka hal yang dilakukan sebagai
berikut:
- Klik File
- Klik Open
- Pada Look in, pilih tempat penyimanan dokumen;
- Pilih nama file yang akan dibuka;
- Klik Open.
Cara lain dapat dilakukan dengan mengklik icon Open pada toolbar. Pada keyboard dapat dilakukan
dengan menekan Ctrl + O.
Range adalah gabungan dari beberapa cell. Untuk penulisan range secara manual CellAwal:CellAkhir.
Misalnya cell B3, B4, B5, B6, B7 maka range-nya adalah B4:B7 atau lembar kerja kita dapat memilih
range dengan cara mem-block pada range yang dikehendaki.
Contoh:
- Sisip Baris
klik kanan pada baris yang akan disisip; Klik Insert
Menggunakan Mouse
Arahkan petunjuk mouse pada kanan huruf kolom (Column Header) yang akan dirubah lebarnya.
Petunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah. Geser batas kolom tersebut ke kiri atau ke kanan
sesuai dengan keinginan.
Menggunakan Mouse
Arahkan petunjuk mouse pada batas bawah nomor baris (Row Header) yang akan dirubah tingginya.
Penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah atas-bawah geser batas bawah baris terseubut ke
atas atau kebawah sesuai dengan keinginan
Tombol Keterangan
Pindah satu sel ke kiri, atas, bawah atau kanan
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar sebelumnya
Menggunakan mouse
Klik dan tahan pada awal range geser sampai akhir range yang dikehendaki lalu lepas.
Menggunakan keyboard
- Letakkan petunjuk cell di awal range
- Tekan Shift dan sorot range dengan menggunakan tanda panah sampai akhir range.
• Tipe data
Sebelum melangkah lebih jauh dengan Excel, ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal tipe-tipe data
yang terdapat pada excel itu sendiri.
Tipe Data Alpha Numerik/Teks
Adalah tipe data berupa teks seperti huruf (A – Z, a – z), simbol (*, ^, $, %, #, @, dll) dan angka (0 – 9)
yang tidak akan diproses secara matematika. Data dengan tipe ini, dalam excel akan dibuat rata kiri dan
selalu didahului oleh label prefiks berupa tanda kutip satu (‘) yang diberikannya secara otomatis. Jika
data yang dimasukkan adalah data angka tetapi kita ingin menganggapnya sebagai alpha numerik/teks,
maka kita harus mengetik label prefiks sebelum data tersebut, seperti : ‘2001
Tipe Data Numerik/Angka
Adalah data yang terdiri dari angka (0 – 9), waktu dan tanggal yang dapat diproses secara matematika.
Penulisan data dengan tipe ini tidak boleh didahului oleh label prefiks. Data numerik ini akan ditampilkan
rata kanan oleh Excel.
Tipe Data Formula
Adalah tipe data yang terdiri dari rumus-rumus, seperti perkalian, pembagian, penjumlahan serta fungsi
matematika lainnya. Tipe data ini ini merupakan tipe data yang terpenting.
• Memasukkan data
Dalam Excel 2000 ada beberapa jenis data yang harus kita ketahui, diantaranya adalah data berupa teks,
nilai/angka, tanggal dan jam yang masing-masingnya mempunyai format tersendiri. Secara umum cara
memasukan data ke dalam suatu sel dapat dilakukan sebagai berikut ;
- Pilih dan klik sel tempat data yang akan dimasukan.
- Ketikkan data yang akan dimasukkan.
- Tekan enter untuk mengakhirinya.
Apabila data yang dimasukkan ada yang salah ketik, kita dapat merubahnya dengan meng-klik 2x pada
cell tempat data yang akan dirubah, atau dapat menekan F2 pada cell yang akan di rubah (edit).
• Menghapus data
Untuk menghapus data disuatu sel atau range tertentu, dapat dilakukan dengan cara;
- Pilih sel atau range yang datanya akan dihapus
- Pilih dan Klik menu Edit, Clear, Contents Del atau langsung meng-klik tombol Delete.
Dengan langkah diatas, format dan komentar sel tidak akan dihapusnya. Yang dimaksud dengan format
sel/range adalah selain dari isi sel itu sendiri, misalnya garis tabel, shadow, dll. Sedangkan komentar
adalah teks yang dimasukkan pada suatu sel, jika pointer sel diarahkan ke sel tersebut, maka akan
muncul komentar.
Untuk menghapus format cell ini dapat dilakukan dengan memilih Edit, Clear, Formats dan Edit, Clear,
Comments untuk menghapus komentar. Dan pilih Edit, Clear, All untuk menghapus semuanya (isi, format
dan komentar yang terdapat pada suatu cell/range).
Menggunakan Keyboard.
- Block data pada range yang akan di pindahkan;
- Tekan Ctrl + X maka data yang akan dipindahkan akan dikelilingi garis putih putus-putus;
- Pindahkan cell pointer ketempat tujuan;
- Tekan Enter atau Ctrl + V.
Menggunakan Mouse.
- Block data pada range yang akan di pindahkan;
- Klik dan tahan pada pinggir block (pada garisnya);
- Geser mouse ketujuan yang ditentukan.
Lambang Fungsi
+ Penjumlahan
- Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Hal yang sama dapat dilakukan dapat fungsi pengurangan (-), perkalian (*), pembagian dan
sebagainya.Kita dapat menggunakan tanda () apabila variable yang akan di oleh lebih dari dua
Contoh:
Penyelesaian:
Tanggal
- Gunakan format tanggal hari ini
- =Today()
Lama Menginap
- Rubah format cell pada range F6:F10 menjadi Category: General atau Number
- Masukkan rumus Tanggal Keluar - Tanggal Masuk (=E6-D6)/30
Tarif
- Input dengan harga Rp. 250000
- Gunakan format Rupiah
Total Bayar
- Masukkan rumus: Lama Menginap kali Tarif
- Gunakan format Rupiah
• TIME
Fungsi TIME digunakan untuk memasukkan jam ke dalam lembar kerja. Walaupun detik tidak
dibutuhkan, tetapi tetap dimasukkan ke dalam rumus. Ketiklah contoh dibawah ini, gunakan fungsi TIME
pada Jam Mulai dan Jam Selesai kemudian hitunglah Lama Lembur dan Total Upah.
Penyelesaian:
Cetak
- Gunakan format tanggal dan waktu (Custom) hari ini.
- =Now().
Lama Lembur
- Rubah format cell pada range F8:F12 menjadi Category: General atau Number.
- Masukkan rumus =(E8-D8)*24.
Total Upah
- Masukkan rumus: Lama Lembur kali Upah lembur.
- Gunakan format Rupiah.
=SUM(RANGE)
Contoh:
=AVERAGE(RANGE)
Contoh:
=MAX(RANGE)
Contoh:
=MIN(RANGE)
Contoh:
=COUNT(RANGE)
Contoh:
- Data alphabet/huruf (A – Z), apabila data alphabet maka bentuk umumnya adalah:
=COUNTA(RANGE)
Dari apa yang sudah dijelaskan, saatnya kita mencoba dengan latihan-latihan guna memperlancar dalam
penggunaan Ms. Excel.
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
=IF(SelacuanLogicaltest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”)
Logical Test:
Lambang Fungsi
= Sama dengan/adalah
<= Lebih kecil sama dengan/kurang dari
>= Lebih besar sama dengan/lebih dari
Contoh 1
Penyelesaian:
Untuk mengisi kolom keterangan rumus atau formulanya adalah berdasarkan ketentuan yang ada. /Jika/
ketik /=IF/; /Status/ ketik: /(C3/; /adalah S/ ketik: /=”S”/; /maka/ ketik: /,/; /Single/ ketik: /”Single”/; untuk
ketentuan terakhir cukup ketik: /”kawin”/ dan tambahkan tutup kurung sebanyak jumlah IF yang
digunakan. Maka kalau digabung menjadi:
Penyelesaian:
Untuk mengisi kolom Discount perhatikan ketentuannya dan jumlah Nama barang yang ada. Dari
ketentuan yang ada yang akan mendapatkan discount adalah untuk Nama Barang Buku dan Nama
Barang Pensil, nama barang Buku mendapatkan discount 10% dari harga barang (yang artinya
10%*harga) dan nama barang Pensil mendapatkan discount 5% (yang artinya 5%*harga). Sedangkan
untuk Nama Barang Tas, Sepidol dan Penghapus tidak mendapatkan discount didalam formula kita akan
asumsikan nol (0). Maka untuk rumus pada kolom Discount adalah (formula pada cell D4) :
Keterangan Formula:
Apabila Syarat 1 terpenuhi maka hasilnya harus Jawaban 1, apabila syarat 1 tak perpenuhi maka ke
syarat 2, apabila terpenuhi syarat 2 maka harus Jawaban 2, atau apabila tidak terpenuhi kedua syarat
maka masuk ke Jawaban Tanpa Syarat. Dapat kita lihat cara kerja fungswi IF pada diagram diabawah ini:
Ketentuan Pajak:
- Jika garansi di atas 30 hari maka dikenakan pajak 15%.
Penyelesaian:
Untuk mengisi kolom Pajak, dengan ketentuan “Jika garansi diatas 30 hari maka dikenakan pajak 15%”.
Maksudnya adalah hanya produk yang mempunyai garangsi diatas atau lebih bersar dari 30 hari yang
akan dikenakan pajak, selain itu maka tidak dikenakan pajak. Asumsikan produk yang tidak dikenakan
pajak dengan angka nol (0) dan dimasukkan pada logika salah di formulanya Kalau diperhatikan dari
jababan contoh diatas maka nama produk yang dikenakan pajak adalah “Kursi” selain itu maka tidak
dikenakan pajak.
Cara kertja formula diatas dapat dilihat pada diagram diabawah ini:
Fungsi LookUp
Fungsi LookUp biasa digunakan untuk mencari data satu tabel dengan tabel yang lain. Ada hubungan
antara beberapa tabel yang menggunakan fungsi ini. Ada dua jenis fungsi lookup yang dapat digunakan
antara lain fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP.
• Fungsi VLOOKUP
“V” merupakan singkatan dari vertical sedangkan “Lookup” memiliki makna mencari. Apabila kedua kata
ini degabung berarti mencari data yang sesuai pada tabel tertentu secara vertical. Fungsi ini digunakan
dalam mengisi data secata otomatis berdasarkan ketentuan/acuan yang ada dan di ambil data yang
sesuai pata suatu tabel tertentu. Ciri dari fungsi ini biasanya mempunyai dua atau lebih tabel yang
memiliki keterkaitan satu sama lain, misalnya tabel yang akan diisi (tabel kerja/tabel 1) dan tabel yang
sifatnya sebagai tempat pengambilan data (keterangan/tabel 2). Bentuk umum dari fungsi VLOOKUP
adalah:
=VLOOKUP(Selacuan,Range,NomerKolom,0)
Contoh:
Untuk mementukan kolom mana yang menggunakan fungsi VLOOKUP dapat diketahui:
Adanya kesamaan nama kolom antara tabel kerja dengan tabel keterangan.
Penentuan sel acuan diambil dari tabel kerja dan berdasarkan kesamaan antara tabel kerja dengan
kolom sebelah kiri dari tabel keterangan/tabel 2.
“Range” diambil dengan menyorot range “badan tabel” yang ada pada tabel keteranga/tabel 2 dan
ditambahkan tanda string (kunci) dengan symbol “$” atau dapat menekan F4 setelah menyorot range di
tabel keterangan.
“NomerKolom” ditentukan dari kolom yang sedang diisi adalah kolom keberapa pada tabel
keteranga/tabel 2.
“0” adalah angka tetap yang harus ditulis.
• Fungsi HLOOKUP
Perbedaan yang mendasar antara fungsi VLOOKUP dan fungsi HLOOKUP hanya pada perbedaan
orientasi atau arah pada tabel keterangannya (tabel 2) yang disusun sercara Horizontal dan pada nomer
baris. Fungsi dan cara kerja dari fungsi ini sama. Bentuk dasar dari fungsi ini adalah:
=HLOOKUP(Selacuan,Range,NomerBaris,0)
Fungsi String
Fungsi ini biasa digunakan untuk mengambil atau menghitung suatu karakter pada suatu cell tertentu.
Yang dikatakan karakter adalah seluruh komponen huruf (alpabet, angka, symbol). Fungsi-fungsi string
yang dapat digunakan antaran lain:
• Fungsi LEN
Fungsi ini untuk menghitung jumlah/panjang karakter pada suatu cell. Rumus dasar dari fungsi ini:
=LEN(Cell)
Contoh:
• Fungsi LEFT
Untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell yang dihitung dari sebelah kiri cell dapat dilakukan
dengan menggunakan fungsi =LEFT. Rumus dasar dari fungsi ini adalah =LEFT(text,num_chars) atau
=LEFT(SelAcuan,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter yang akan diambil.
“JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.
• Fungsi MID
Fungsi MID atau Middle ini digunakan untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell tertentu yang
dimulai dari tengah karekater tersebut. Rumus/bentuk dasar dari fungsi ini adalah
=MID(text,start_num,num_chars) atau
=MID(SelAcuan,NoKarakter,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter yang akan diambil.
“NoKarakter” adakah karakter pertama yang akan diambil adalah karakter keberapa dari kiri cell.
“JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.
• Fungsi RIGHT
Untuk mengambil beberapa karakter pada suatu cell yang dihitung dari sebelah kanan cell dapat
dilakukan dengan menggunakan fungsi =RIGHT. Rumus dasar dari fungsi ini adalah
=RIGHT(text,num_chars) atau =RIGHT(SelAcuan,JumlahKarakter). “SelAcuan” adalah lokasi karakter
yang akan diambil. “JumlahKarakter” adalah banyaknya karakter yang akan diambil dari cell tersebut.
Contoh (LEFT/MID/RIGHT):
Membuat Grafik
Grafik digunakan untuk melihat perkembangan dari suatu data yang akan diolah. Didalan program Ms.
Excel kita dapat membuat grafik dengan mudah. Untuk membuat grafik pada Ms. Excel yang pertama
kali dilakukan adalah mengetik data-data menurik ke dalam bentuk tabel yang diatur sedemikian rupa
sehingga dapat dibuatakn grafiknya.
Fungsi Gabungan
Fungsi gabungan adalah menggabungkan beberapa fungsi yang berbeda menjadi satu fungsi tertentu,
misal fungsi SUM dengan fungsi IF dan sebagainya. Berikut beberapa fungsi yang digabungkan anatara
lain:
• Fungsi SUMIF
Dua fungsi ini yaitu SUM merupakan fungsi penjumlahan dan fungsi IF adalah fungsi logika. Apabila
digabungkan menjadi satu maka dapat digunakan untuk menjumlahkan dengan ketentuan tertentu.
Rumus/bentuk dasar dari fungsi ini adalah
=SUMIF(Range,Criteria,SumRange)
• Fungsi COUNTIF
Fungsi ini bertujuan untuk menghitung jumlah data dengan criteria/syarat tertentu pada masing-masing
range. Rumus dasarnya adalah: =COUNTIF(Range,”Criteria”).
=IF(LEFT(SelAcuan,JumlahKarakter)LogikaTest,”LogikaBenar”,”LogikaSalah”)
=IF(LEFT(SelAcuan;JumlahKarakter)LogikaTest;”LogikaBenar”;”LogikaSalah”)
Contoh:
• Merubah margin
- Setelah masuk pada Print Preview;
- Klik Setup…
- Klik Margins (1);
- Tentukan Margins (2);
- Klik OK (3).
Footer
- Setelah masuk pada Print Preview;
- Klik Setup…
- Klik Header and Footer (1);
- Klik Custom Footer… (2);
- Ketik Teks (3);
- Klik OK (4/5).
Setelah tahap mengaturan telah selesai maka Klik Print… dan Klik OK maka dokumen akan tercetak.
Selamat mencoba….
SELAMAT MENCOBA