PENGOLAH DATA

PENDAHULUAN

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar
kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem
operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan
grafik. Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program
komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini
program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak,
baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS,
semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft
Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2010 yang diintegrasikan
di dalam paket Microsoft Office System 2010 .

MATERI

Microsoft excel merupakan aplikasi yang banyak digunakan dalam membantu

penghitungan, proyeksi, analisa dan merepresentasikan data. Menjalankan aplikasi Microsoft
Excel cukup dengan melakukan klik pada tombol Start yang terdapat pada taskbar, arahkan
ke folder Program, lalu arahkan ke Microsoft Office, setelah itu klik Icon Microsoft Excel.
Ketika pertama kali Excel dijalankan, akan tampil sebuah workbook baru dan kosong.
Workbook merupakan tempat dimana kita akan melakukan pembuatan dan memanipulasi
data. Ketika memulai program Excel, pertama kali akan muncul workbook Excel kosong yang
biasanya dinamakan dengan Book1. Jika membuka workbook baru yang lain, akan bernama
Book2 dan seterusnya. Beberapa workbook dapat dibuka sekaligus dalam 1 waktu. Jendela
workbook menggunakan area terbesar dari Excel. Kontrol Navigasi terdapat di bawah jendela
workbook, dan bar judul terdapat di atas. Pada workbook yang baru, biasanya terdapat 3
sheet.
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal
lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah-istilah umum
yang akan digunakan.
 Function Bar

Cell
Column Heading

Row Heading

Dalam Microsoft Excel terdapat 4 komponen utama yaitu :

1. Row Heading
Row Heading (Kepala garis), adalah penunjuk lokasi baris pada lembar kerja yang
aktif. Row Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian dari penunjuk sel
(akan dibahas setelah ini). Jumlah baris yang disediakan oleh Microsoft Excel
adalah 65.536 baris.

2. Column Heading

Column Heading (Kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif.
Sama halnya dengan Row Heading, Column Heading juga berfungsi sebagai salah satu bagian
dari penunjuk sel (akan dibahas setelah ini). Kolom di simbol dengan abjad A – Z dan
gabungannya. Setelah kolom Z, kita akan menjumpai kolom AA, AB s/d AZ lalu kolom BA, BB
s/d BZ begitu seterus sampai kolom terakhir yaitu IV (berjumlah 256 kolom). Sungguh suatu
lembar kerja yang sangat besar, bukan. (65.536 baris dengan 256 kolom).

3. Cell Pointer
Cell Pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara
kolom dengan baris. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris. Contoh. Sel A1 berarti
perpotongan antara kolom A dengan baris 1.

4. Formula Bar
Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan
nantinya. Dalam Microsoft Excel pengetikkan rumus harus diawali dengan tanda ‘=’ . Misalnya
kita ingin menjumlahkan nilai yang terdapat pada sel A1 dengan B1, maka pada formula bar
dapat diketikkan =A1+B1 .

BANTUAN

Pilih lingkaran biru yang terdapat tanda tanya didalamnya untuk menggunakan bantuan

Sehingga akan muncul jendela berikut :

MENU TOOLBAR

Ketika pertamakali memulai Excel, Standard toolbar telah disiapkan pada posisi
seputar atas dari jendela Excel. Ini merupakan konfigurasi dari Excel yang secara default sudah
ada sejak pertama kali Excel dijalankan. Toolbar lainnya dapat dimunculkan dan bahkan kita
dapat memodifikasi toolbar yang kita inginkan. Toolbar standard memberikan fungsi-fungsi
utama seputar peng-edit-an data pada Excel.

undo redo Toolbar

Menubar
Save

Office Button Titlebar

Office Button/File
 New : Membuka file baru
 Open : Membuka file yang pernah ada
 Save : Menyimpan hasil kerja untuk file yang sudah aktif
 Save As : Menyimpan hasil kerja pada file yang belum pernah ada atau pada file baru
 Print : Mencetak hasil kerja
 Prepare : Keamanan data atau hasil kerja
 Send : Pengiriman hasil kerja melalui e-mail atau fax
 Close : Menutup lembar kerja Excel

Menggerakkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)

Cell Pointer berfungsi untuk penunjuk sel aktif. Yang dimaksud dengan sel aktif ialah
sel yang akan dilakukan suatu operasi tertentu. Untuk menggerakan pointer dengan Mouse
dapat dilakukan dengan meng-klik sel yang diinginkan. Untuk sel yang tidak kelihatan kita
dapat menggunakan Scroll Bar untuk menggeser layar hingga sel yang dicari kelihatan lalu klik
sel tersebut. Untuk kondisi tertentu kita lebih baik menggunakan keyboard. Berikut daftar
tombol yang digunakan untuk menggerakan pointer dengan keyboard :

Tombol Fungsi
←↑→↓ Pindah satu sel ke kiri, atas, kanan atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Shift + Enter Pindah satu sel ke atas
Home Pindah ke kolom A pada baris yang sedang dipilih
Tombol Fungsi
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
sebelumnya

Memasukkan Data ke Lembar Kerja (Worksheet)

Tiga jenis data :

 Teks
 Nilai/Value
 Tanggal dan Waktu

Langkah :
 Pilih sel tempat kita akan memasukkan data
 Ketikkan data yang diinginkan
 Tekan Enter
Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

 Tempatkan penunjukk sel pada sel yang akan diperbaiki, tekan tombol F2, atau double
klik.
 Selanjutnya akan ditampilkan modus penyuntingan, letakkan kursor pada posisi
penyisipan.

Range

Sekumpulan sel yang bersebelahan disebut range. Misalnya kumpulan sel yang dimulai dari
sel C1 sampai E5 dinyatakan sebagai range C1:E5.

Menyorot range dapat menggunakan tombol Shift bersamaan dengan tombol anak panah di
keyboard atau dengan menggunakan mouse, dengan mengikuti langkah sebagai berikut :
1. Tempatkan penunjuk sel diposisi awal range, misal di C1
2. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah pada keboard sampai E5 atau dengan
mouse klik sel E5.
Untuk menyorot range dengan menggunakan mouse sama seperti menggunakan tombol
Shift, yaitu klik sel awal range, kemudian drag (geser mouse dengan tetap menekan tombol
mouse) sampai sel terakhir.
Sedangkan untuk menyorot kolom atau baris, cukup klik di nomor kolom atau nomor baris.

Cut and Paste

 Fungsi : untuk memindahkan data dari satu atau range (kumpulan) sel ke sel yang lain.
 Fungsi paste digunakan setelah fungsi cut terlebih dahulu.
 Pilih sel atau range sel yang akan dilakukan cut. Setelah memilih sel atau range sel, klik
tombol tombol cut pada menu edit, atau menggunakan keyboard shortcut dengan
menekan tombol Ctrl+X secara bersamaan.
 Ketika akan mem-paste sel yang telah di cut, pilih sel yang akan dijadikan tempat paste,
setelah itu klik tombol paste dari menu edit atau gunakan shortcut keyboard dengan
menekan tombol Ctrl+V secara bersamaan.
Copy and Paste

 Fungsi : untuk melakukan duplikasi terhadap isi (data) dari satu atau range sel ke sel yang
lain.
 Melakukan duplikasi tidak hanya data atau isi dari sel, tapi juga melakukan duplikasi
terhadap format data.
 Cara penggunaan fungsi copy dan paste tidak berbeda dengan cara penggunaan cut dan
paste. Jika satukali sebuah atau beberapa sel di-copy, maka akan dapat di-paste
dibeberapa kali dan di beberapa tempat.
 Untuk melakukan fungsi copy, seperti pada cut, pilih sel atau range sel yang akan di copy,
kemudian klik tombol copy pada menu edit atau gunakan keyboard shortcut dengan
menekan tombol Ctrl+C. Setelah itu lakukan paste ditempat yang dikehendaki.

Tekan Enter jika selesai.

Menyimpan Workbook
 Pilih menu File, Save atau Ctrl+S
 Beri nama buku kerja tersebut pada kotak File Name
 Tentukan Direktori tempat file tersebut
 Setelah selesai pilih OK atau Enter
 Jika ingin menyimpan dengan nama lain pilih menu File, Save As
Menutup dan Membuka Workbook
Menutup Workbook:
 Workbook dengan seluruh lembar kerjanya yang telah disimpan dapat ditutup dengan
memilih File, Close.
Membuka Workbook Baru :
 Pilih File, New atau Ctrl+N
 Membuka File Workbook :
 Pilih File, Open atau Ctrl+O
 Ketikan nama file yang dikehendaki pada kotak File Name
 Pilih OK
 Mengakhiri Excel : Pilih File, Exit

Format Worksheets
MENAMBAHKAN BORDER DAN COLOR
Kita dapat menambahkan border pada lembar kerja kita. Caranya adalah dengan memblok
terlebih dahulu cell yang akan kita beri border, kemudian klik tombol pada tab home

Kemudian pilihlah jenis border yang diinginkan.

Microsoft Excel 2010 menyediakan pula style border yang dapat langsung kita gunakan. Untuk
menggunakannya klik tombol CELL STYLES pada tab home :

MERGE CELLS & ALLIGN CELL CONTENTS

Microsoft Excel juga menyediakan fasilitas merge cells dan memiliki fungsi yang sama seperti
pada Microsoft word. Klik tombol berikut pada tab home.

Dan untuk mengatur alignment klik tombol berikut :

Latihan 1

 Buka Workbook Excel

 Ketikkan Teks dan Value tabel berikut :
 Keterangan :
o Font judul tabel Calibri Bold Shadow, size 17
o Font judul sel tabel , Cambria Bold, size 14
o Font isi sel, Perpetua, size 11
 Beri nama sheet ini dengan PKM2014
 Judul kolom : No. ; Nama ; Alamat ; No. Telp
 Copy tabel dan simpan pada sheet 2, beri nama PesertaPKM, urutkan berdasarkan abjad
 Copy tabel dan simpan pada sheet 3, beri Nama NilaiTest, Tambahkan kolom dengan judul
Nilai Pretest, urutkan berdasarkan Nilai
 Simpan hasil kerja dengan nama LatihanExcel1

Latihan 2

Buatlah tabel seperti berikut ini :

Perhatikan susunan huruf, alignment, dan bordernya.
Pertemuan 1 Pertemuan 2
Postes
Postes

No. Nama
Lat1

Lat2
Lat1

Lat2

1. Aaaa 90 60 100 95 90 100

2. Mmm 50 80 88 96 85 85
3. Ccccc 90 85 85 95 88 85
4. Rrrrr 88 90 87 80 87 90
5. Eeee 87 85 88 85 86 85
6. Nnnn 99 90 80 90 85 90
7. Gggg 100 92 85 95 90 92
8. Hhhh 88 90 90 100 95 90
9. Kkkk 50 35 60 88 90 90
10. Jjjjj 90 85 88 85 100 85