MENGENAL EXCEL

Tujuan Instruksi Umum

Mahasiswa mengenal elamen dasar Ms Excel
Tujuan Instruksional Khusus
1. Mahasiswa dapat membuat File baru
2. Mahasiswa dapat menyimpan File
Alokasi Waktu : 2 x 50 Menit

1.1 Pendahuluan
Microsoft Excel adalah program aplikasi spreadsheet (lembar kerja) yang paling
populer dan paling banyak digunakan saat ini, yang dapat dipergunakan untuk
menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data. Disamping itu
Microsoft Excel mudah dipakai (user-friendly), lebih fleksibel, lebih mudah
diintegrasikan dengan program Microsoft Office lainnya, dapat bekerja sama pada
sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilias-fasilitas yang
terdapat pada Internet dan Intranet secara optimal.

1.2. Memulai Excel

Untuk memulai atau menjalankan program aplikasi Excel ikuti langkah berikut ini:
1. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop)
windows
2. Klik tombol Start (biasanya terletak di sudut kiri bawah pada monitor).
3. Pilih dan klik menu Program, Microsoft Office, Microsoft Office Excel.
Lihat gambar 1.1 atau dari drive C, Program, Microsoft Office, Microsoft Office,
Excel Tunggu sampai jendela program aplikasi Excel ditampilkan.
Prosedur lain adalah dengan mengklik tombol shortcut Excel pada desktop

Gambar 1.1. Cara Memulai Excel

1
1.3. Mengenal Elemen Dasar Jendela Kerja Excel
Program aplikasi Excel terbuka akan menampilkan satu buku kerja (workbook) kosong
dengan nama Book1. Lihat gambar 1.2.

Baris judul Baris Menu Toolbar Tombol ukuran

Gambar 1.2. Elemen Dasar Jendela Kerja Excel

1. Baris Judul (Title Bar), berisi nama program aplikasi dan nama file yang sedang
aktif. Baris judul ini dapat juga digunakan untuk memindahkan jendela ke posisi lain
yang diinginkan dengan cara digeser (drag).
2. Baris Menu (Menu Bar), berisi barisan perintah berupa menu seperti menu File,
Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows dan Help.
3. Baris Toolbar (Toolbars), berisi tombol-tombol yang digunakan untuk menjalankan
suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering
digunakan.
4. Tombol Ukuran (Sizing Button), untuk mengatur ukuran jendela kerja dan menutup
program aplikasi Excel.
5. Baris Rumus (formula Bar), akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang
sedang aktif (disorot) dilembar kerja.
6. Penunjuk Sel (Pointer), untuk memilih sel yang diinginkan. Juga sebagai penunjuk
posisi sel yang sedang aktif.

2
7. Name Box, sebuah kotak teks yang menunjukkan posisi atau nama sel aktif.
8. Tab Lembar kerja, untuk berpindah dari satu lembar kerja ke lembar kerja lainnya.
9. Task Pane, berupa jendela yang ditampilkan disebelah kanan area lembar kerja yang
akan membantu pada saat menyunting (mengedit) lembar kerja. Jendela Task Pane
akan ditampilkan secara otomatis dan isinya akan menyesuaikan dengan pekerjaan
yang sedang anda lakukan.
10. Baris Penggulung (Scroll Bar), untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan
gunakan baris penggulung mendatar (Horizontal scroll bar) sedangkan untuk
menggeser layar ke atas atau ke bawah gunakan baris penggulung tegak (Vertical
scroll bar).
11. Status Bar, Merupakan balok yang berisi informasi seputar lembar kerja anda.
Informasi tersebut antara lain adalah mode penyuntingan dan aktif atau tidaknya
tombol Num Lock
12. Office Assistant, ditampilkan dalam bentuk gambar animasi yang menarik yang siap
membantu anda apabila dibutuhkan.

1.4. Menggunakan Toolbar

Excel pada keadaan default akan menampilkan dua baris toolbar, yaitu baris toolbar
Standard dan Formating. Lihat Gambar 1.3.

Gambar 1.3. Baris Toolbar Standard dan Formating

Untuk menggunakan salah satu tombol toolbar tersebut cukup dilakukan dengan cara
memilih dan mengklik tombol toolbar yang diinginkan. Untuk menampilkan baris toolbar
lain sesuai dengan kebutuhan, klik menu View, Toolbars, kemudian pilih dan klik baris
toolbar yang ingin ditampilkan atau yang ingin disembunyikan. Sedangkan jika ingin
menambah atau mengurangi kelengkapan baris toolbar yang ada, pilih dan klik tombol
toolbar Options, Add or Remove Buttons. Kemudian pilih dan klik tombol toolbar yang
ingin disertakan atau yang ingin dibuang.

1.5. Membuat File Baru

1. Pilih dan klik menu File
2. Pilih dan klik New

1.6. Menyimpan File Pertama Kali

Semua pekerjaan anda pada buku kerja (workbook) yang biasa disebut File dengan
seluruh lembar kerjanya dapat disimpan menggunakan langkah berikut:

3
1. Pilik dan klik menu File, Save (Ctrl + S) atau klik tombol toolbar Save maka, kotak
dialog Save As akan ditampilkan. Lihat Gambar 1.4.
New Folder

Gambar 1.4. Kotak Dialog Save As

2. Pada tombol daftar pilihan Save In, pilih drive dan folder tempat anda akan
menyimpan File. Jika belum ada klik New Folder lalu ketikkan AKP_2A
3. Pada kotak isian File Name, ketikkan LATIHAN_1.
4. Klik tombol perintah Save.

1.7. Menutup File

Jika buku kerja telah diselesaikan dan tidak akan disunting lagi anda dapat menutupnya
dengan memilih dan mengklik menu File, Close (Ctrl + W) atau klik tombol close
windows. Jika anda mengubah atau menyunting buku kerja setelah anda terakhir kali
menyimpannya, maka Excel akan menampilkan kotak dialog yang menanyakan apakah
anda ingin menyimpan perubahan sebelum menutup buku kerja. Jika ingin
menyimpannya klik Yes jika tidak klik No.

1.8. Membuka File

1. Pilih dan klik menu File, Open (Ctrl +O) atau klik tombol toolbar Open, maka kotak
dialog Open ditampilkan. Lihat gambar 1.5.
2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file
tersimpan (AKP_2A).
3. Pada kotak isian File name, ketikkan LATIHAN_1.
4. Klik tombol perintah Open

4
 Gambar 1.5. Kotak Dialog Open

1. Jalankan Excel
2. Buka File LATIHAN_1
3. Simpan kembali dengan nama LATIHAN_1B
4. Buat File baru, simpan di Folder AKP_2A dengan nama LATIHAN_1C

1. Microsoft Office Excel 2003, Budi Permana, Alex Media Komputindo,2004

2. Belajar Sendiri Microsoft Office Excel 2003, Yahya Kurniawan, S.T.

5
 MULAI BEKERJA DENGAN EXCEL

Tujuan Instruksi Umum

Mahasiswa memahami cara mengatur tampilan lembar kerja
Tujuan Instruksional Khusus
1. Mahasiswa dapat mengatur lebar kolom
2. Mahasiswa dapat mengatur tinggi baris
3. Mahasiswa dapat mengatur garis-garis Grid
4. Mahasiswa dapat berpindah antar lembar kerja dalam buku kerja
yang sama
Alokasi Waktu : 2 x 50 Menit

2.1. Pendahuluan
Setelah program aplikasi Excel Anda buka atau jalankan, sebuah buku krja (workbook)
baru yang masih kosong otomatis akan ditampilkan. Buku kerja yang masih kosong
tersebut terdiri dari tiga lembar kerja (sheet) yang diwakili tab lembar kerja (tab sheet)
yang berada dibawah, yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Lihat gambar 2.1.

Gambar 2.1. Buku Kerja Baru yang masih kosong

Setiap lembar kerja Excel terdiri dari 16.384 kolom (columns) dan 1.048.576 baris
(rows). Kolom pada Excel diwakili oleh huruf A, B, C,…, sampai XFD, sedangkan baris
diwakili oleh angka 1,2,3,…, sampai 1.048.576. Perpotongan baris dan kolom disebut Sel
(cell). Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Sebagai contoh sel
K26 adalah perpotongan antara kolom K dan baris 26.

2.2. Memindahkan Penunjukan Sel

Setiap sel yang akan digunakan harus dipilih terlebih dahulu. Untuk memilih sel tertentu,
Anda dapat menggunakan Mouse atau Keyboard.

6
 Memindahkan Penunjuk Sel Dengan Keyboard
Untuk memindahkan penunjuk sel (Cell pointer) ke posisi baru yang Anda inginkan
menggunakan keyboard, gunakan salah satu tombol berikut ini:
Tombol Keterangan
   Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Tab Pindah satu sel ke kanan
Enter Pindah satu sel ke bawah
Shift + Tab Pindah satu sel ke kiri
Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang sedang dipilih
Ctrl + Home Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp Pindah satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt + PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt + PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl + PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

 Mindahkan Penunjuk Sel Dengan Mouse

Jika Anda ingin menggunakan mouse untuk memindahkan penunjuk sel, cukup dilakukan
dengan mengklik alamat sel yang diinginkan. Apabila alamat sel yang anda gunakan tidak
terlihat di layar, Anda dapat menggulung lembar kerja baik pada arah kiri-kanan maupun
atas-bawah menggunakan baris penggulung (Scroll Bar).

 Memasukkan Data Ke Lembar Kerja

Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik sel tempat Anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang Anda inginkan
3. Tekan Enter.

2.3. Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data

Jika data yang ada di suatu sel salah, Anda dapat memperbaikinya dengan cara berikut:
1. Tempatkan penunjuk sel di sel yang datanya akan diperbaiki, lalu tekan tombol F2
atau arahkan penunjuk mouse pad sel yang ingin diperbaiki kemudian klik ganda pada
sel tersebut.
2. Selanjutnya modus penyuntingan akan ditampilkan dan Anda dapat langsung
memperbaiki data di sel yang bersangkutan.
3. Tekanlah tombol Enter setelah selesai memperbaiki data.

2.4. Mengenal Range

Sekumpulan sel yang bersebelahan disebut range, misalnya kumpulan sel yang dimulai
dari B2 sampai dengan sel H9 dinyatakan sebagai range B2:H9. Lihat gambar 2.2.

7
 Gambar 2.2. Tampilan Range B2:H9

 Menyorot Range Menggunakan Tombol Shift

Anda dapat menyorot range menggunakan tombol Shift bersamaan dengan tombol anak
panah di keyboard, atau menggunakan mouse, untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel di posisi awal range, yaitu B2.
2. Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah di keyboard sampai ke H9.

 Menyorot Range Menggunakan Mouse

Untuk menyorot range menggunakan mouse, ikuti langkah berikut ini:
1. Klik sel yang merupakan posisi awal range, yaitu B2. Penunjuk mouse harus tetap
berupa tanda plus berwarna putih.(Anda harus menunjuk dalam sel bukan di tepinya).
2. Sambil tetap menekan tombol mouse, geser penunjuk mouse sampai H9, lalu
lepaskan tombol mouse.

 Menyorot Kolom Atau Baris

Isi suatu kolom atau baris dapat disorot secara keseluruhan dengan mengklik di huruf
kolom atau nomor baris yang dinginkan. Misalnya jika ingin menyorot seluruh isi kolom
B, cukup lakukan klik di huruf kolom B. Sedangkan untuk menyorot sederetan kolom
(misalnya C,D, E, F dan G) atau sederetan baris (misalnya 2,3,4,5) ikuti langkah berikut
ini:
1. Klik di huruf kolom atau nomor baris awal
2. Kemudian sambil tetap menekan tombol mouse geserlah penunjuk mouse hingga
menyorot seluruh deretan kolom atau baris itu. Lihat gambar 2.3.

Gambar 2.3. Menyorot Sederetan kolom (C sampai G)

2.5. Menghapus Data Di Sel Atau Range
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, ikuti langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel di sel yang datanya akan dihapus. Jika data yang akan
dihapus berada di suatu range, sorotlah terlebih dahulu range tersebut.
2. Pilih dan klik menu Edit, Clear, kemudian pilih salah satu perintah berikut ini:
 All, digunakan untuk menghapus data berikut format tampilannya.
 Formats, digunakan untuk menghapus format tampilan data.

8
  Contents (Del), digunakan untuk menghapus data saja.
 Comments, digunakan untuk menghapus komentar atau catatan yang telah
ditempatkan format tampilan datanya.

2.6. Menggunakan Failitas Undo Dan Redo

Apabila Anda membuat kesalahan memberikan suatu perintah, Anda dapat membatalkan
perintah yang terlanjur diberikan tersebut dengan memilih dan mengklik menu Edit,
Undo (Ctrl+Z) atau klik tombol toolbar Undo. Jika Anda pernah melakukan perintah
Undo, perintah ini dapat dibatalkan dengan cara memilih dan mengklik menu Edit, Redo
(Ctrl+Y), atau klik tombol toolbar Redo.

2.7. Mengatur Lebar Kolom

Anda dapat mengubah lebar kolom tertentu menggunakan berbagai cara berikut ini:
 Mengubah Lebar Kolom Menjadi Lebar Tertentu.
Untuk mengubah lebar suatu kolom menjadi lebar tertentu, ikuti langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Jika kolom yang akan
diubah lebih dari satu, sorotlah range yang mewakili kolom-kolom tersebut.
2. Pilih dan klik menu Format, Column,Width. Kotak dialog Column Width akan
ditampilkan. Lihat gambar 2.4.
3. Pada kotak isian Column width, ketikkan lebar kolom yang diinginkan
4. Klik OK.

Gambar 2.4. Kotak Dialog Column Width

 Mengubah Lebar Kolom Menggunakan Mouse.

Anda akan lebih cepat mengubah lebar suatu kolom menggunakan mouse. Untuk itu ikuti
langkah berikut ini:
1. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.
Sebagai contoh jika Anda bermaksud mengubah lebar kolom D, arahkan penunjuk
mouse pada batas kanan kolom D. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi
panah dua arah. Lihat gambar 2.5

Gambar 2.5. Mengubah Lebar Kolom Dengan Mouse

2. Apabila Anda ingin mengubah lebar sederet kolom misalnya A, B, C, D dan E, secara
sekaligus. Terlebih dahulu sorotlah deretan huruf kolom tersebut kemudian bawa
penunjuk mouse ke batas kanan salah satu huruf kolom hingga penunjuk mouse
berubah bentuk menjadi panah dua arah.

9
3. Geserlah batas kolom ke kiri atau ke kanan sesuai dengan keinginan.

 Mengubah Lebar Kolom Agar Sesuai Dengan Data Yang Ada

Apabila diperlukan Anda dapat mengubah lebar suatu kolom agar dapat menampung data
terpanjang yang ada pada kolom tersebut. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Arahkan penunjuk mouse pada batas kanan yang akan diubah lebarnya. Sebagai
contoh jika ingin mengubah lebar kolom B, arahkan penunjuk mouse pada batas
kanan kolom B. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah.
2. Klik ganda pada batas kolom tersebut.

2.8. Mengatur Tinggi Baris

Untuk mengubah tinggi suatu baris menjadi tinggi tertentu, ikuti langkah berikut ini:
1. Tempatkan penunjuk sel pada baris yang akan diubah tingginya. Jika baris yang akan
diubah lebih dari satu, sorotlah range yang mewakili baris-baris tersebut.
2. Pilih dn klik menu Format, Row, Height. Kotak dialog Row Height akan
ditampilkan. Lihat gambar 2.6.
3. Pada kotak isian Row height, ketikkan tinggi baris yang diinginkan
4. Klik OK.

Gambar 2.6. Kotak Dialog Row Height

Selain dengan cara di atas, Anda dapat juga mengubah tinggi suatu baris menggunakan
mouse. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Arahkan penunjuk mouse pada batas bawah nomor baris yang akan diubah tingginya.
Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah.
2. Apabila ingin mengubah tinggi sederet baris, secara sekaligus terlebih dahulu sorotlah
deretan nomor baris, kemudian bawa penunjuk mouse ke batas bawah salah satu
nomor baris hingga penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah.
3. Geserlah batas baris ke bawah atau ke atas sesuai dengan keinginan.

2.9. Mengatur Tampilan Garis-Garis Grid

Pada saat pertama kali lembar kerja Excel dibuka, lembar kerja akan ditampilkan
menggunakan garis-garis batas, baik garis tegak maupun garis mendatar yang membatasi
setiap sel. Garis-garis batas ini biasa disebut Gridlines. Tujuan ditampilkannya garis-
garis grid ini adalah untuk mempermudah Anda melihat batas antar sel, kolom atau baris.
Tetapi tampilan garis-garis grid ini tidak selalu membantu, tetapi justru kadang-kadang
mengganggu tampilan laporan yang dibuat. Apabila Anda bermaksud menghilangkan
tampilan garis-garis grid, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik menu Tools, Options. Kotak dialog akan ditampilkan. Lihat
gambar 2.7.
2. Pada kotak dialog Options klik tab View
3. Jika hanya ingin mengubah warna garis-garis grid yang ditampilkan, pilih dan klik
warna yang diinginkan pada tombol daftar pilihan Gridlines color.

10
4. Jika ingin menghilangkan garis-garis grid, pada bagian Window options, klik atau
hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Gridlines.
5. Klik OK.

Gambar 2.7. Kotak Dialog Options-Tab View

2.10. Buku Kerja Dan Lembar Kerja

Pada saat Excel diaktifkan, akan ditampilkan sebuah buku kerja yang masih kosong yang
diberi nama Book1, Buku kerja Excel yang akan digunakan dapat terdiri dari beberapa
lembar kerja. Dalam keadaan default setiap buku kerja baru yang dibuka akan berisi tiga
lembar kerja yang masih kosong, yang diberi nama tabulasi (tab sheet) dengan nama
Sheet1, Sheet2 dan Sheet3.
Pada buku kerja Anda dapat memanfaatkan seluruh lembar kerja yang ada, agar Anda
bisa membuat laporan yang terintegrasi satu sama lain serta mudah dianalisa. Hal ini
memungkinkan karena seluruh lembar kerja yang Anda gunakan akan disimpan dalam
satu nama file tertentu.

 Pindah Dari Suatu Lembar Kerja Ke Lembar Kerja Lain

Untuk dapat pindah dari suatu lembar ke lembar kerja lainnya, ikuti salah satu langkah
berikut ini:
 Klik pada tab lembar kerja yang diinginkan. Sebagai contoh jika ingin membuka
lembar kerja Sheet3, klik pada tab Sheet3.
 Gunakan tombol keyboard
o Ctrl + PgDn, pindah ke lembar kerja berikutnya. Misalnya dari lembar
kerja Sheet1 ke Sheet2.
o Ctrl + PgUp, pindah dari lembar kerja sebelumnya. Misalnya dari lembar
kerja Sheet3 ke Sheet2.

 Mengganti Nama Tab Lembar Kerja

Untuk mengganti nama suatu tab lembar kerja dengan nama lain, cukup dilakukan dengan
mengklik ganda pada tab lembar kerja yang namanya akan diganti. Kemudian ketikkan
nama baru yang diinginkan. Sebagai contoh pilih dan klik ganda tab Sheet1 kemudian
ganti dengan nama Januari. Lihat gambar 2.8.

11
 Gambar 2.8. Hasil Pemberian Nama Tab Lembar Kerja Baru.

Atau pilih dan klik menu Format, Sheet, Rename. Kemudian ketikkan nama baru yang
diinginkan.

 Menyisipkan Lembar Kerja Baru

Apabila dibutuhkan Anda dapat menyisipkan lembar kerja baru pada posisi tertentu
menggunakan langkah berikut:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja ditempat Anda akan menyisipkan lembar kerja baru
yang masih kosong. Sebagai contoh Anda pilih dan klik tab lembar kerja yang
bernama Februari.
2. Pilih dan klik menu Insert, Worksheet, maka Sheet4 akan disisipkan antara Sheet
Januari dan Sheet Februari. Lihat gambar 2.9.

Gambar 2.9. Hasil Penyisipan Tab Lembar Kerja Baru

 Menghapus Lembar Kerja
Kadang-kadang Anda perlu menghapus lembar kerja tertentu yang tidak dibutuhkan lagi.
Untuk itu ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan dihapus
2. Pilih dan klik menu Edit, Delete Sheet. Kotak dialog yang berisi konfirmasi
penghapusan ditampilkan.
3. Klik Ok.

 Memindahkan Posisi Lembar Kerja

Kadang-kadang Anda perlu mengatur urutan posisi masing-masing lembar kerja, untuk
itu Anda perlu memindahkan posisi lembar kerja menggunakan langkah berikut:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan dipindahkan.
2. Posisi penunjuk mouse tetap berada pada tab lembar kerja yang dipilih, kemudian
geser ke posisi baru yang diinginkan.

 Meng-copyLembar Kerja
Untuk meng-copy lembar kerja tertentu, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan dicopy

12
2. Posisi penunjuk mouse tetap berada pada tab lembar kerja yang dipilih. Kemudian
sambil menekan tombol Ctrl, geser ke posisi baru yang diinginkan.

 Memberi Warna Tab Lembar Kerja

Untuk membedakan antara satu tab lembar kerja dengan tab lembar kerja lainnya, Anda
dapat memberi warna tab lembar kerja tersebut menggunakan langkah berikut:
1. Pilih dan klik tab lembar kerja yang akan diberi warna
2. Pilih dan klik menu Format, Sheet, Tab color. Kotak dialog Format Tab Color akan
ditampilkan. Lihat gambar 2.10.
3. Pada kotak dialog pilih dan klik warna yang diinginkan
4. Klik Ok.

Gambar 2.10. Kotak dialog Format tab Color

1. Buat File Baru

2. Ketikkan Tabel Data Mahasiswa di bawah ini

13
3. Hilangkan Garis garis Grid
4. Atur lebar kolom agar mampu menampung data terpanjang
5. Ganti Lembar kerja Sheet1 dengan Data
6. Simpan di Folder AKP-2A dengan nama LATIHAN_2A

7. Buat File baru, ketikkan tabel di bawah ini. Simpan di Folder AKP-2A dengan nama
LATIHAN_2B

1. Microsoft Office Excel 2003, Budi Permana, Alex Media Komputindo,2004

2. Belajar Sendiri Microsoft Office Excel 2003, Yahya Kurniawan, S.T.

14
15