PROTOKOL KOMUNIKASI DAN SISTEM KOORDINASI INTERNAL

PALANG MERAH INDONESIA KABUPATEN TANAH DATAR

Protokol Komunikasi dan Sistem Koordinasi Internal Palang Merah Indonesia ini disusun
untuk mengatur beberapa aktifitas seperti berikut:

A. Pertemuan Internal
a. Pertemuan antar Pengurus :
- Pertemuan antar pengurus dilaksanakan 1 (satu) pertemuan dalam 2 bulan
setiap hari Selasa di minggu pertama (sesudah pertemuan Pengurus dan Staf).
- Pertemuan tersebut untuk membincangkan progres, kendala-kendala dan
rencana tindak lanjut pengurus terhadap kegiatan PMI.
- Pertemuan tersebut juga mendiskusikan kebijakan-kebijakan dari pengurus.

b. Pertemuan Pengurus dan Staf :

- Pertemuan antara pengurus, dan staff dilaksanakan 1 (satu) pertemuan dalam 2
bulan setiap hari Selasa di minggu pertama (sebelum pertemuan antar
Pengurus).
- Pertemuan itu digunakan sebagai wadah bagi Pengurus untuk mendapatkan
informasi terkait dengan kemajuan program, kinerja rutin markas, evaluasi
kegiatan dan menyampaikan/mensosialisasikan arah kebijakan-kebijakan
pengurus.

c. Pertemuan Markas antara Kepala Markas dan Staf Markas :

- Pertemuan antara Kepala Markas dengan staff dilaksanakan sebulan sekali pada
minggu pertama. (hari dan tanggalnya disepakati dan tidak bertepatan dengan
pertemuan pengurus).
- Pertemuan ini mendiskusikan progress laporan kegiatan bulanan, rancangan
program bulan yang akan datang, melakukan supervisi dan evaluasi staff markas
- Pertemuan antara Kepala Markas dan Staf dilaksanakan setiap akan
melaksanakan kegiatan-kegiatan PMI Kabupaten Tanah Datar.
- Pertemuan ini mendiskusikan persiapan dari pelaksanaan kegiatan tersebut.
- Menindaklanjuti hasil Rapat Pleno pengurus.

d. Mekanisme Pertemuan :
1. Mekanisme Pertemuan Pengurus :
- Undangan tertulis diantar langsung kepada Pengurus dengan alamat
rumah atau kantor.
- Undangan disertakan dengan agenda pertemuan.
- Undangan tertulis ditindaklanjuti dengan SMS dari Kepala Markas
kepada seluruh Pengurus dan konfirmasi melalui telepon.
- Pertemuan Pengurus dilengkapi dengan dokumen notulensi dan
absensi kehadiran.
- Pertemuan Pengurus akan dipimpin oleh salah satu Pengurus secara
bergiliran sesuai kesepakatan Pengurus, termasuk pemilihan notulis.
- Hasil notulensi ditandatangani oleh Notulen dan Pimpinan Rapat
untuk disampaikan kepada seluruh Pengurus dan Kepala Markas.
 - Apabila 3 kali berturut-turut Pengurus tidak menghadiri Rapat Pleno
tanpa konfirmasi akan menjadi bahan evaluasi keanggotaan
Pengurus.

2. Mekanisme Pertemuan Staf Markas :

- Undangan tertulis berupa Memo diberikan langsung kepada Staff
Markas PMI dibuktikan dengan tanda terima Memo
- Undangan disertakan dengan agenda pertemuan
- Pertemuan Staff Markas dilengkapi dengan dokumen notulensi dan
absensi kehadiran
- Pertemuan Staff Markas diselenggarakan oleh Divisi/Biro/Unit yang
ditunjuk secara bergiliran sesuai kesepakatan (persiapan,
pelaksanaan dan pelaporan)
- Hasil notulensi ditandatangani oleh Notulen dan Pimpinan Rapat
untuk disampaikan kepada seluruh staff dan dilaporkan kepada
Pengurus
- Apabila 3 kali berturut-turut Staff Markas tidak menghadiri Rapat
Staff tanpa konfirmasi akan menjadi bahan evaluasi kinerja

B. Pelaksanaan Perencanaan Berjenjang

a. Bersifat partisipatif. Perencanaan PMI di semua tingkatan harus dilakukan
dengan melibatkan semua unsur yang ada dalam PMI, yaitu relawan, staff, dan
pengurus dengan memperhatikan kebutuhan dan rekomendasi dari masyarakat.

b. Berdasarkan prioritas. Perencanaan PMI di semua tingkatan harus menetapkan

salah satu dari ketiga Rencana Program Pokok di atas yang akan menjadi
prioritas utama (didahulukan), dua Rencana Program Pokok lainnya akan
menjadi prioritas kedua atau ketiga.

c. Berorientasi pada hasil. Perencanaan PMI di semua tingkatan harus berorientasi

pada hasil dimana setiap program ataupun kegiatan memiliki hasil yang
berkontribusi terhadap tujuan organisasi.

d. Bersifat realistis dan mandiri. Perencanaan PMI di semua tingkatan harus sesuai
dengan kemampuan dan potensi sumber daya setempat semaksimal mungkin
yang diupayakan secara mandiri.

e. Terintegrasi. Perencanaan berjenjang harus mencerminkan integrasi dan

sinergi, baik antar unit kerja di lingkungan PMI, maupun dalam hubungannya
dengan program-program pembangunan dari Pemerintah setempat.

f. Berkesinambungan. Perencanaan PMI di semua tingkatan harus

berkesinambungan dari tahun ke tahun untuk mencapai tujuan jangka pendek
ataupun jangka panjang yang sudah ditetapkan.
C. Koordinasi dan Komunikasi PMI Kabupaten dengan PMI Kecamatan
- Koordinasi dan komunikasi antara pengurus PMI Kabupaten dengan pengurus PMI
Kecamatan akan disampaikan melalui koordinator regional masing-masing.
- Staff PMI Kabupaten akan melakukan kunjungan dan pendampingan ke PMI
Kecamatan secara regular (dengan mempertimbangkan keperluan dan
kebutuhan PMI Kecamatan).
- Hasil kunjungan atau pendampingan ke PMI Kecamatan akan disampaikan dalam
pertemuan bulanan.

D. Sistem Pelaporan
- PMI Kecamatan harus menyampaikan laporan kegiatan triwulan ke PMI
Kabupaten pada tanggal yang sudah disepakati bersama untuk kegiatan triwulan
sebelumnya.
- Markas Kabupaten berkewajiban untuk mengingatkan atau meminta laporan
kegiatan dari masing-masing PMI Kecamatan melalui Koordinator Regional.

Batusangkar, Februari 2023

Mengetahui, Dibuat oleh,

Pengurus Markas
PALANG MERAH INDONESIA PALANG MERAH INDONESIA
Kabupaten Tanah Datar Kabupaten Tanah Datar
Sekretaris, Kepala,

Faisal, S.Hi Ns, Ungadi, S.Kep

Disetujui,
Pengurus
PALANG MERAH INDONESIA
Kabupaten Tanah Datar
Ketua,

Ny. Lise Eka Putra

 PROTOKOL TATA USAHA MARKAS KABUPATEN
PALANG MERAH INDONESIA TANAH DATAR

Protokol Tata Usaha Markas Kabupaten Palang Merah Indonesia Tanah Datar ini disusun
untuk mengatur rangkaian aktivitas Markas dalam ketatausahaan Markas mulai dari
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan dokumen-
dokumen yang diperlukan.
dalam kegiatan ketatausahaan Markas mencakup :

1. Surat masuk
- Setelah surat diterima divisi BIRO UMUM akan melengkapi surat dengan
disposisi sesuai dengan ketentuan.
- Surat masuk diagendakan ke buku surat masuk.
- Setelah surat disposisi oleh Pengurus, divisi biro umum menyimpan arsip
surat masuk sesuai dengan bagian atau tujuan surat tesebut
2. Surat keluar
- Semua surat keluar akan dilengkapi dengan nomor surat dan dibukukan
- Setiap surat keluar harus ada arsip.
- Arsip surat keluar akan disimpan sesuai dengan bagian atau tujuan surat
tersebut
3. Disposisi surat
- Setelah surat dilengkapi dengan form disposisi surat
- Surat akan didisposisi oleh pengurus dengan alur :
- Surat masuk didisposisi oleh Sekretaris yang ditujukan ke Ketua Pengurus
dan Ketua Pengurus mendisposisi ke Wakil Ketua Bidang sesuai tujuan surat
masuk,

Batusangkar, Februari 2023

Mengetahui, Dibuat oleh,

Pengurus Markas
PALANG MERAH INDONESIA PALANG MERAH INDONESIA
Kabupaten Tanah Datar Kabupaten Tanah Datar
Sekretaris, Kepala,

Faisal, S.Hi Ns, Ungadi, S.Kep

Disetujui,
Pengurus
PALANG MERAH INDONESIA
Kabupaten Tanah Datar
Ketua,

Ny. Lise Eka Putra