Persema FDK No.4 Tahun 2023.

PERATURAN SENAT MAHASISWA
NOMOR 4 TAHUN 2023
TENTANG
PEDOMAN PERSURATAN DAN LEMBAR

PERTANGGUNGJAWABAN
SENAT MAHASISWA
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG
2023
PENGURUS SENAT MAHASISWA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
PERIODE 2021-2022
Ketua Senat Mahasiswa : Luthfi Herdayana Jantika (1184030066)
Sekretaris Jendral : Sonia Putri Pertiwi (1194040126)
Komisi I Keorganisasian dan Kode Etik

Ketua Komisi : Adam Muhammad Syahyar (1194050003)
Komisi II Humas dan Advokasi

Ketua Komisi : Alvina Widadjananti Nabilah (1194020015)
Anggota Komisi : Umu Hani (1204010160)
Komisi III Keuangan

Ketua Komisi : Widiya Sariningsih (1194010178)
Komisi IV Hukum
Ketua Komisi : Muhammad Luki Anggara (1194060047)
SENAT MAHASISWA
UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
Sekretariat: JL. A.H Nasution no. 105 Bandung Cibiru-Bandung 40614
Gd. Student Center Lt.2Sema-FDK Contact Person : 085892176873
i
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh

Teriring salam dan do’a kami sampaikan kepada Allah SWT yang senantiasa
melimpahkan Rahmat, Taufiq dan Hidayah-Nya kepada kita semua, puji syukur kami Senat
Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi telah menyusun Peraturan Senat Mahasiswa
Nomor 4 Tahun 2023 Tentang Pedoman Persuratan dan Lembar Pertanggungjawaban.
Peraturan Senat Mahasiswa tentang pedoman persuratan dan lembar
pertanggungjawaban biasanya dibuat sebagai panduan bagi organisasi mahasiswa intra
dilingkungan Fakultas Dakwah dan Komunikasi dalam mengirimkan dan menyimpan surat-
menyurat resmi serta melakukan pertanggungjawaban atas kegiatan dan anggaran yang
dilakukan. Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi memandang pentingnya
adanya pedoman yang jelas dan terukur dalam hal persuratan dan lembar
pertanggungjawaban. Oleh karena itu, Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi
telah menetapkan Peraturan Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi Nomor 4
Tahun 2023 tentang Pedoman Persuratan dan Lembar Pertanggungjawaban.
Peraturan ini diharapkan dapat memberikan arahan yang jelas bagi seluruh anggota
Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi dalam melakukan surat menyurat dan
penyusunan lembar pertanggungjawaban serta agar seluruh keuangan dapat dikelola dengan
transparan dan akuntabel. Dalam peraturan ini terdapat berbagai ketentuan dan aturan yang
harus dipatuhi dan dijalankan dengan sebaik-baiknya untuk menjamin efektivitas dan
efisiensi dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab.
Semoga peraturan ini dapat dijadikan sebagai panduan yang bermanfaat bagi seluruh
organisasi mahasiswa intra dilingkungan Fakultas Dakwah dan Komunikasi dalam
menjalankan tugasnya. Terima kasih.
Wassalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh
Penyusun
Sonia Putri Pertiwi
SENAT MAHASISWA
ii
DAFTAR ISI
SUSUNAN KEPENGURUSAN SEMA FDK PERIODE 2021-2023 ......................... i

KATA PENGANTAR ................................................................................................ ii
DAFTAR ISI .............................................................................................................. iii
BAB I PEDOMAN PERSURATAN ORGANISASI MAHASISWA

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI ...................................................... 1
Pasal 1 Definisi .......................................................................................................... 1
Pasal 2 Tujuan ............................................................................................................ 1
Pasal 3 Wewenang ..................................................................................................... 1
Pasal 4 Jenis-jenis surat............................................................................................... 1
Pasal 5 Syarat-syarat penulisan ................................................................................... 2
Pasal 6 Sistematika Surat ............................................................................................ 2
Pasal 7 Ketentuan bagian surat khusus ........................................................................ 3
Pasal 8 Ketentuan bagian surat umum ........................................................................ 4
Pasal 9 Ketentuan penulisan ....................................................................................... 12
Pasal 10 Bentuk surat khusus ...................................................................................... 12
Pasal 11 Bentuk surat umum ...................................................................................... 13
Pasal 12 Amplop surat ................................................................................................ 13
Pasal 13 Pengarsipan surat.......................................................................................... 14
BAB II PEDOMAN LEMBAR LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
ORMAWA FDK ....................................................................................................... 15
Pasal 14 Definis ......................................................................................................... 15
Pasal 15 Fungsi .......................................................................................................... 15
Pasal 16 Tujuan .......................................................................................................... 15
Pasal 17 Aspek-aspek penulisan laporan pertanggungjawaban ................................... 15
Pasal 18 Format lembar laporan pertanggungjawaban ketua umum............................. 16
Pasal 19 Format lembar laporan pertanggungjawaban sekretaris umum ...................... 16
Pasal 20 Format lembar laporan pertanggungjawaban bendahara umum ..................... 17
Pasal 21 Format lembar laporan pertanggungjawaban bidang ..................................... 18
BAB III KETENTUAN PENUTUP ......................................................................... 19
Pasal 22 ..................................................................................................................... 19
SENAT MAHASISWA
iii
BAB I
PEDOMAN PERSURATAN ORGANISASI MAHASISWA
Pasal 1
Definisi
Pedoman Persuratan Ormawa FDK adalah acuan dan petunjuk bagi organisasi
kemahasiswaan intra Fakultas Dakwah dan Komunikasi dalam hal membuat persuratan
sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat oleh satu pihak kepada pihak lain yang
bertujuan untuk menyampaikan informasi berupa kepentingan dengan sistematika dan
kriteria tertentu.
Pasal 2
Tujuan
Pedoman Persuratan Ormawa FDK bertujuan untuk menyamaratakan aturan dan ketentuan
dasar persuratan organisasi kemahasiswaan intra Fakultas Dakwah dan Komunikasi agar
teratur dan selaras dalam administrasi.
Pasal 3
Wewenang
Kewenangan terkait pembuatan dan pengeluaran surat dari Exoff dan bidang-bidang diatur
lebih lanjut sesuai ketentuan DEMA FDK dan HMJ/HMPS.
Pasal 4
Jenis-Jenis Surat
(1) Surat Khusus

Surat khusus adalah surat yang digunakan untuk surat-surat resmi tertentu dengan ciri-
ciri khusus yang terdapat di dalamnya, seperti Surat Keputusan.
(2) Surat Umum
Surat umum adalah surat yang bersifat internal atau eksternal. Macam-macam surat
umum adalah sebagai berikut:
a. Surat Undangan;
b. Surat Permohonan Peminjaman;
c. Surat Dispensasi/Izin;
d. Surat Delegasi Peserta;
e. Surat Kerjasama (Media partner, official sponsor, kolaborasi proker dan lain
sebagainya);
f. Surat Audiensi;
g. Surat Rekomendasi;
SENAT MAHASISWA
1
h. Surat Keterangan Aktif Organisasi;
i. Surat Peringatan;
j. Surat Edaran/Pemberitahuan;
k. Surat Permohonan (Permohonan menjadi pembicara, juri lomba, dan sebagainya);
l. Surat Pemberhentian Pengurus;
m. Surat Tugas/Instruksi;
n. Surat Balasan;
o. Surat Mandat;
p. Sertifikat;
q. Dan Lain-lain;
Pasal 5
Syarat-Syarat Penulisan
Dalam penulisan surat, perlu diperhatikan syarat-syarat berikut:

(1) Ketelitian
Dalam penulisan surat harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk,
susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan.
(2) Kejelasan
Surat harus memperlihatkan kejelasan dalam aspek fisik dan materi.
(3) Singkat dan Padat
Surat harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar (bahasa formal, efektif,
singkat, padat dan lengkap).
(4) Logis dan Meyakinkan
Surat harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam surat
dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap
dan efektif sehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima surat.
Pasal 6
Sistematika Surat
Sistematika surat terdiri dari:

(1) Sistematika surat khusus pada surat keputusan yaitu:
a) Kop surat
b) Kepala Keputusan
c) Konsideran
d) Desideratum dan
e) Diktum
SENAT MAHASISWA
2
f) Penutup
(2) Surat Umum

a) Kop Surat
b) Nomor Surat
c) Tanggal Surat
d) Lampiran Surat
e) Perihal Surat
f) Tujuan Surat
g) Salam Pembuka
h) Kata Pengantar
i) Isi Surat
j) Kata Penutup
k) Salam Penutup
l) Tanda Tangan dan Stempel
Pasal 7
Ketentuan Bagian Surat Khusus
(1) Kop surat

a. Mencantumkan logo masing-masing ORMAWA FDK.
b. Mencantumkan nama Organisasi mahasiswa, Fakultas dan Universitas
menggunakan jenis font Times New Roman (Bold), kapital, ukuran font 14.
c. Mencantumkan alamat organisasi, contact person, dan email contoh: “Sekretariat:
Graha Mahasiswa No.5, Contact Person: 082217808522. Email:
Sxxxxx@gmail.com” menggunakan jenis font Times New Roman (Italic), ukuran
font 10.
d. Contact Person yang digunakan adalah nomor Sekretaris umum/Sekretaris
pelaksana.
e. Spasi yang digunakan pada kop surat adalah 1,0
(2) Kepala Keputusan

Bagian ini merupakan bagian yang menjelaskan berbagai informasi tentang:
a) Judul Surat Keputusan, Yang mengeluarkan Surat Keputusan.
b) Nomor Surat Keputusan
c) Tentang, Bagian ini harus di isi dengan jelas karena berkaitan dengan pembuat Surat
Keputusan
SENAT MAHASISWA
3
(3) Konsideran
a) Menimbang;
Pada bagian menimbang ini berisi hal-hal yang menjadi:
Pertimbangan pembuatan surat keputusan, yang pada pokoknya berisi politik hukum
dan/atau filsafat hukum surat keputusan.
b) Mengingat;
Pada bagian mengingat ini berisi hal-hal yang menjadi:
Landasan hukum pembuatan surat keputusan, yang pada pokoknya berisi dasar
hukum yang menjadi payung hukum dari surat keputusan.
c) Memperhatikan;
Memperhatikan biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja
diadakan berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.
(4) Desideratum
Desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan itu dibuat.
Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Desideratum biasanya ditandai dengan
kalimat-kalimat :
a) Memutuskan;
b) Menetapkan;
(5) Diktum
Diktum adalah bagian Surat Keputusan yang berisi butir-butir ketetapan. Diktum
merupakan isi inti sebuah Surat Keputusan. Apa saja yang akan ditetapkan oleh
pengambil keputusan, semuanya dihimpun dalam diktum. Diktum biasanya ditandai
dengan kalimat :
a) PERTAMA dan seterusnya; atau
b) DIKTUM KESATU dan seterusnya; atau
c) Pasal 1 dan seterusnya
(6) Penutup
Bagian ini merupakan bagian yang menjelaskan berbagai informasi tentang:
a) Tempat penetapan
b) Tanggal penetapan
c) Tanda tangan dan stempel yang menetapkan
Pasal 8
Ketentuan Bagian Surat Umum
SENAT MAHASISWA
4
(1) Kop Surat
Ketentuan kop surat terdiri dari:
a) Mencantumkan logo masing-masing ORMAWA FDK.
b) Apabila surat dibuat oleh sekretaris umum, maka judul kop surat adalah nama
organisasi mahasiswa, menggunakan jenis font Times New Roman (Bold), kapital,
ukuran font 14.
c) Apabila surat dibuat oleh sekretaris pelaksana atau Panitia, maka kop surat harus
sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan dengan mencantumkan nama kepanitiaan,
lalu ditambahkan organisasi, menggunakan jenis font Times New Roman (Bold),
kapital, ukuran font 14.
d) Mencantumkan nama fakultas dan universitas menggunakan jenis font Times New
Roman (Bold), kapital, ukuran font 14.
e) Mencantumkan alamat organisasi, contact person, dan email contoh: “Sekretariat:
Graha Mahasiswa No.5, Contact Person: 082217808522. Email :
Sxxxxx@gmail.com” menggunakan jenis font Times New Roman (Italic), ukuran
font 10.
f) Contact Person yang digunakan adalah nomor Sekretaris umum/Sekretaris
pelaksana.
g) Spasi yang digunakan pada kop surat adalah 1,0
Contoh Kop Surat :

Surat yang dibuat oleh Sekretaris Umum
Logo NAMA ORGANISASI

NAMA FAKULTAS
NAMA UNIVERSITAS
Alamat/Sekretariat :…., Contact Person: xxxxx, Email:xxxxx
Surat yang dibuat oleh Sekretaris Bidang/Panitia
NAMA BIDANG/KEPANITIAAN Logo

Logo NAMA ORGANISASI Kegiatan
organisasi
NAMA FAKULTAS (jika ada)
SENAT MAHASISWA
5
NAMA UNIVERSITAS
Alamat/Sekretariat :…., Contact Person: xxxxx, Email:xxxxx
(2) Nomor Surat

a) Nomor Surat Keluar
b) Kode Tujuan Surat
- Huruf A : Untuk Intern Organisasi (Tingkat jurusan, fakultas dan universitas
dilingkungan UIN)
- Huruf B : Untuk Ekstren Organisasi (Instansi/organisasi di luar UIN)
- Huruf SK : Surat Keputusan
- Huruf SP : Surat Peringatan
- Huruf MT : Surat Mandat
c) Kode Asal Surat
- Sekretaris Umum : “Sekum”
- Sekretaris Bidang : “Sekbid”
- Sekretaris Panitia : “Sek-Pan”
- Bendahara Umum : “Bendum”
d) Nama Bidang (surat yang dikeluarkan dari Sekretaris Bidang)
e) Nama Kegiatan (Kepanitiaan);
f) Nama Oganisasi;
g) Bulan surat dibuat;
h) Tahun surat dibuat;
Contoh Nomor Surat Sekretaris Umum:

001/A/Sekum/SEMA-FDK/II/2023
001/SK/Sekum/SEMA-FDK/II/2023
Contoh Nomor Surat Sekretaris Bidang:
002/A/Sekbid/PAO/HMJ-BKI/II/2023
Contoh Nomor Surat Sekretaris Kepanitiaan:
003/A/Sek-Pan/Pelantikan/HMJ-MD/II/2023
004/B/Sek-Pan/Upgrading/HMJ-PMI/II/2023
Contoh Nomor Surat Bendahara Umum:
005/A/Bendum/DEMA-FDK/II/2023
(3) Tanggal Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat:
a) Kata “Tanggal” tidak perlu ditulis.
SENAT MAHASISWA
6
b) Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kop surat.
c) Angka tahun ditulis lengkap.
d) Nama bulan ditulis dengan huruf (Januari, Februari, Maret, November, Desember).
e) Penulisan nama bulan jangan disingkat (Jan., Feb., Agust., Sept., Okt., Nov., Des.,
dst.).
f) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
g) Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.
h) Terletak sejajar dengan nomor surat namun diletakan pada bagian kanan atas surat
(Align Right).
Contoh :
Nomor :xxxxx 17 Januari 2023

Lampiran :xxxxx
Perihal :xxxxx
(4) Lampiran Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut:
a) Huruf awal kata “Lampiran” ditulis dengan huruf kapital.
b) Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf.
c) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
d) Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah.
e) Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
f) Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
g) Lampiran adalah banyaknya keterangan tambahan di belakang surat (jumlah
lampiran sesuai dengan judul lampiran)
Contoh :
Lampiran: Satu lembar
Lampiran: -
(5) Perihal Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat ialah sebagai berikut:
a) Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
b) Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi jelas.
c) Satuan yang digunakan berkategori nomina.
d) Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.
e) Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.
f) Spasinya jangan dijarang-jarangkan.
SENAT MAHASISWA
7
Contoh :
Perihal : Permohonan narasumber

Hal : Permohonan narasumber
(6) Tujuan Surat

Berisi keterangan untuk siapa surat itu dibuat.
Contoh tujuan surat untuk satu penerima:

Kepada Yth,
Luthfi Herdayana Jantika
Ketua Senat Mahasiswa
Fakultas Dakwah dan Komunikasi
Di-
Tempat
Contoh tujuan surat untuk lebih dari satu penerima:
Kepada Yth,
1. Ketua Umum DEMA FDK
2. Ketua Umum HMJ BKI
3. Ketua Umum HMJ MD
4. Dst.
Di-
Tempat
(7) Salam Pembuka

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka:
a) Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat.
b) Penulisannya diikuti dengan tanda koma.
c) Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
- Dengan hormat,
- Assalamualaikum Wr.Wb.,
- Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,
(8) Kata Pengantar

Contoh:
Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan dan hidayah-
Nya kepada kita semua. Shalawat serta salam semoga selalu tercurah limpahkan
kepada junjungan Nabi Muhammad SAW.
SENAT MAHASISWA
8
Teriring salam dan do’a kami sampaikan kepada Allah SWT yang senantiasa
melimpahkan Rahmat, Taufiq dan Hidayah-Nya kepada kita semua dalam
menjalankan aktivitas sehari-hari. Aamiin.
(9) Isi Surat

Contoh:
Sehubungan akan dilaksanakannya Musyawarah Mahasiswa (Musma) dengan

tema “Meningkatkan Sinergitas antar ORMAWA FDK” yang akan dilaksankan
pada:
Hari, Tanggal : Rabu, 17 Februari 2023

Pukul : 13.00 s.d. selesai
Tempat : Aula Fakultas Dakwah dan Komunikasi Lantai 4
Maka dengan ini, kami selaku Pengurus Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan
Komunikasi mengundang saudara/i untuk berpartisipasi dalam acara tersebut.
(10) Kata Penutup

Contoh:
Demikian surat ini kami sampaikan, atas kerjasamanya kami ucapkan terima
kasih.
(11) Salam Penutup

(12) Tanda Tangan dan Stempel
Stempel adalah syarat keabsahan surat, baik organisasi maupun kepanitiaan. Stempel
dibubuhkan pada tandatangan sekretaris dengan peletakan cenderung di sisi kiri.
Namun jika penandatanganan tidak melibatkan sekretaris organisasi bersangkutan,
maka stempel dibubuhkan pada tandatangan ketua atau representatif organisasi
bersangkutan.
a. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum :
Ketua Senat Mahasiswa Sekretaris Umum

Stempel
HMJ/
HMPS
Nama Lengkap Nama Lengkap

NIM. NIM.
SENAT MAHASISWA
9
b. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Bidang/Departemen:
Ketua Bidang PAO Sekretaris Bidang PAO

NIM. NIM.
c. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris panitia/pelaksana:
Ketua Umum HMJ/HMPS
Stempel
HMJ/
HMPS
Nama Lengkap
NIM.
Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana
SENAT MAHASISWA
10
Stempel
Kepanitiaan

NIM. NIM.
Mengetahui/Menyetujui,
Mengetahui/menyetujui,
Ketua Umum HMJ/HMPS
Stempel
HMJ/
d. Surat yang HMPS dikeluarkan untuk
birokrasi tingkat fakultas :
Nama Lengkap
NIM.
Ketua Umum HMJ/HMPS Sekretaris Umum
Stempel

NIM. NIM.
Mengetahui/Menyetujui,
Wakil Dekan III
Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Nama Lengkap
NIP.
e. Surat yang dikeluarkan untuk birokrasi tingkat kampus:

Ketua Umum HMJ/HMPS Sekretaris Umum
Stempel
SENAT MAHASISWA
11
NIM. NIM.
Mengetahui,
Wakil Dekan III
Bidang Kemahasiswaan dan Alumni
Nama Lengkap
NIP.
Pasal 9
Ketentuan Penulisan
(1) Surat dibuat di kertas berukuran kertas F4/Legal dengan margin Weidht: 21,5 cm,
Height: 33cm.
(2) Font size 12 digunakan untuk isi surat dan untuk kop surat menggunakan format
yang telah ditentukan di atas.
(3) Margin, Top: (2,54cm), Bottom: (2,54cm), Right: (2,54cm) dan left: (2,54cm).
(4) Isi surat menggunakan spasi (1,15) dan kop surat menggunakan (1,0).
(5) Font Times New Roman.
(6) Menggunakan Aligment Justify.
Pasal 10
Bentuk surat khusus
1. Kop Surat
2. Kepala Keputusan
3. Konsideran
4. Desidetarum
5. Diktum
SENAT MAHASISWA
12
6. Penutup
Pasal 11
Bentuk surat umum
Bentuk surat yang bersifat non-Statuter adalah Bentuk Surat Resmi Indonesia Baru.
Adapun untuk surat yang berisfat Statuter maka bentuknya sesuai dengan bentuk surat
Statuter pada umumnya.
1. Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal dibuatnya surat
4. Lampiran surat
5. Perihal surat
6. Yang ditujukan
7. Salam pembukaan
8. Pendahuluan surat
Isi surat
Penutup isi surat
9-10 Nama jabatan
11. Tanda tangan
12. Nama yang menandatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran
surat/inisial.
Pasal 12
SENAT MAHASISWA
13
Amplop Surat
Amplop surat terdiri dari :
(1) Kop Amplop
Kop yang dicantumkan di bagian atas tengah amplop sama seperti kop surat yang
digunakan.
(2) Nomor Surat, lampiran dan perihal surat
Bagian ini dicantumkan dibawah kop sama seperti disurat.
(3) Tujuan Surat
Tujuan surat diletakkan disebelah kanan bawah amplop surat.
(4) Stempel Ormawa
Contoh :
Pasal 13
Pengarsipan Surat
(1) Agenda Surat Keluar
No. Nomor Surat Penerima Tanggal Surat Perihal Keterangan

Surat Dibuat Dikirim
1 2 3 4 5 6 7
Keterangan:
1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar.
2. Nomor surat yang terdapat di surat keluar (pojok kiri atas).
3. Organisasi/Lembaga/Instansi penerima surat.
4. Tanggal surat dibuat.
5. Tanggal surat dikirim.
6. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera di dalam surat.
7. Keterangan berisi mengenai tujuan surat tersebut dibuat (contoh: hari, tanggal,
pukul dan tempat acara tersebut dilaksanakan).
(2) Agenda Surat Masuk
No. Nomor Surat Pegirim Tanggal Surat Perihal Keterangan

Surat Dibuat Datang
1 2 3 4 5 6 7
SENAT MAHASISWA
14
Keterangan:
1. Untuk menuliskan nomor urut surat masuk.
2. Nomor surat yang terdapat di surat masuk (pojok kiri atas).
3. Organisasi/Lembaga/Instansi pengirim surat.
4. Tanggal surat dibuat.
5. Tanggal surat diterima.
6. Perihal isi surat ditulis singkat dan jelas sesuai yang tertera di dalam surat.
7. Keterangan berisi mengenai tujuan surat tersebut dibuat (contoh: hari, tanggal,
pukul dan tempat acara tersebut dilaksanakan).
BAB II
PEDOMAN LEMBAR PERTANGGUNGJAWABAN ORMAWA FDK
Pasal 14
Definisi
Pedoman Lembar Pertanggungjawaban Ormawa FDK adalah acuan serta petunjuk bagi
organisasi kemahasiswaan intra Fakultas Dakwah dan Komunikasi dalam menyusun lembar
pertanggungjawaban.
Pasal 15
Fungsi
Fungsi laporan pertanggungjawaban berguna sebagai informasi pelaksanaan dan

berjalannya sebuah kegiatan. Selain itu laporan pertanggungjawaban bagi organisasi juga
berguna sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan yang akan datang.
Pasal 16
Tujuan
Pedoman Lembar Pertanggungjawaban Ormawa FDK bertujuan untuk menyeragamkan

ketentuan dasar penulisan lembar pertanggungjawaban organisasi kemahasiswaan intra
Fakultas Dakwah dan Komunikasi agar terwujudnya keteraturan dan keselarasan
SENAT MAHASISWA
15
administrasi.
Pasal 17
Aspek-Aspek Penulisan Laporan Pertanggungjawaban
Dalam penulisan LPJ, perlu diperhatikan aspek-aspek berikut :

(1) Ketelitian
Dalam penulisan LPJ harus tercermin ketelitian dan kecermatan, dilihat dari bentuk,
susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan.
(2) Kejelasan
LPJ harus memperlihatkan kejelasan dalam aspek fisik dan materi.
(3) Akuntabilitas
Penulisan LPJ harus memegang teguh prinsip akuntabilitas. Baik itu dalam hal
transparansi dana, dokumentasi atau lain sebagainya.
(4) Daya Tarik Desain
LPJ dibuat dengan desain menarik, baik pada sampul maupun pada halaman-halaman.
Pasal 18
Format Lembar Pertanggungjawaban Ketua Umum
Adapun format lembar LPJ Ketua Umum sebagai berikut :

1. Pendahuluan
2. Tugas Pokok dan Fungsi Ketua Umum
3. Struktur Kepengurusan Pimpinan (Exofficio), berisi foto dan biodata lengkap
pimpinan, meliputi: Nama, NIM, Jurusan, Angkatan, Alamat dan Kontak.
4. Pertanggungjawaban Pimpinan
a. Nama Kabinet, Slogan & Maknanya
b. Visi & Misi Kabinet
c. Pembentukan Kabinet
d. Realisasi Visi & Misi
5. Evaluasi Kabinet
a. Keunggulan Kabinet (Strength)
b. Peluang untuk Kabinet Mendatang (Opportunity)
c. Kelemahan Kabinet (Weakness)
d. Tantangan untuk Kabinet Mendatang (Threat)
6. Hambatan dan Saran
SENAT MAHASISWA
16
7. Penutup
8. Lampiran Dokumentasi Kegiatan
Pasal 19
Format Lembar Laporan Pertanggungjawaban Sekretaris Umum
1. Pendahuluan
2. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretaris Umum
3. Program Kerja
a. Nama program kerja
No Tanggal Nama Kegiatan/Barang PJ Kredit Debit Saldo
1
2
3
dst
b. Deskripsi program kerja
c. Tujuan/Manfaat
d. Waktu dan tempat pelaksanaan
e. Sasaran
4. Pelaksanaan Program Kerja

c. Tujuan/Manfaat
e. Sasaran
f. Keterangan : terlaksana/tidak terlaksana
g. Hambatan
h. Saran
5. Rincian Pemasukan dan Pengeluaran dana
Debit : Pengurangan
Kredit : Penambahan
SENAT MAHASISWA
17
6. Laporan Kesekretariatan
a. Daftar Inventaris
b. Daftar Surat masuk
c. Daftar Surat Keluar
d. Presensi Rapat
7. Hambatan dan saran
8. Penutup
9. Lampiran dokumentasi program kegiatan
10. Lampiran Nota pembeliaan
11. Lampiran dokumentasi kondisi inventaris
Pasal 20
Format Lembar Pertanggungjawaban Bendahara Umum
1. Pendahuluan
2. Tugas Pokok dan Fungsi Bendahara Umum
3. Program Kerja
c. Tujuan/Manfaat
e. Sasaran
c. Tujuan/Manfaat
e. Sasaran
f. Keterangan : terlaksana/tidak terlaksana
g. Hambatan
h. Saran
5. Laporan Keuangan
Jumlah
No Tanggal Nama Kegiatan/Barang Saldo
Kredit Debit
1
2
3
SENAT MAHASISWA
18
Total
Debit : Pengurangan
Kredit : Penambahan
7. Penutup
8. Lampiran Dokumentasi program kerja
9. Lampiran Nota pembelian
Pasal 21
Format Lembar Pertanggungjawaban Bidang
1. Pendahuluan
2. Kondisi Objektif Anggota Bidang
No Nama Lengkap Jabatan Keaktifan (%)
3. Tugas pokok dan fungsi bidang

4. Program Kerja
c. Tujuan/Manfaat
e. Sasaran
f. Penanggungjawab
c. Tujuan/Manfaat
e. Sasaran
f. Penanggungjawab
g. Keterangan : terlaksana/tidak terlaksana
h. Hambatan
i. Saran
6. Rincian Pemasukan dan Pengeluaran dana bidang
SENAT MAHASISWA
19
7. Evaluasi Bidang
a. Keunggulan Bidang (Strength)
b. Peluang untuk Bidang Mendatang (Opportunity)
c. Kelemahan Bidang (Weakness)
d. Tantangan untuk Bidang Mendatang (Threat)
9. Penutup
10. Lampiran dokumentasi program kerja
11. Lampiran Nota pembelian
BAB III
No Tanggal Nama Kegiatan/Barang PJ Kredit Debit Saldo
1
2
3
dst
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 22
Peraturan Senat Mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi ini berlaku sejak tanggal di
tetapkannya.
FAKULTAS DAKWAH DAN

KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI
SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
PERIODE 2021-2022
SENAT MAHASISWA
20
Ketua Senat Mahasiswa Sekretaris Jendral
Luthfi Herdayana Jantika Sonia Putri Pertiwi

NIM.1184030066 NIM.1194040126
SENAT MAHASISWA
21

Persema FDK No.4 Tahun 2023.

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Persema FDK No.4 Tahun 2023.

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERATURAN SENAT MAHASISWA

NOMOR 4 TAHUN 2023

PEDOMAN PERSURATAN DAN LEMBAR

Ketua Senat Mahasiswa : Luthfi Herdayana Jantika (1184030066)

Sekretaris Jendral : Sonia Putri Pertiwi (1194040126)

Komisi I Keorganisasian dan Kode Etik

Komisi II Humas dan Advokasi

Anggota Komisi : Umu Hani (1204010160)

Komisi III Keuangan

Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuh

Sonia Putri Pertiwi

SUSUNAN KEPENGURUSAN SEMA FDK PERIODE 2021-2023 ......................... i

BAB I PEDOMAN PERSURATAN ORGANISASI MAHASISWA

(1) Surat Khusus

Dalam penulisan surat, perlu diperhatikan syarat-syarat berikut:

Sistematika surat terdiri dari:

(2) Surat Umum

(1) Kop surat

(2) Kepala Keputusan

Contoh Kop Surat :

Logo NAMA ORGANISASI

Surat yang dibuat oleh Sekretaris Bidang/Panitia

NAMA BIDANG/KEPANITIAAN Logo

(2) Nomor Surat

Contoh Nomor Surat Sekretaris Umum:

Nomor :xxxxx 17 Januari 2023

(4) Lampiran Surat

(5) Perihal Surat

Perihal : Permohonan narasumber

(6) Tujuan Surat

Contoh tujuan surat untuk satu penerima:

(7) Salam Pembuka

(8) Kata Pengantar

(9) Isi Surat

Sehubungan akan dilaksanakannya Musyawarah Mahasiswa (Musma) dengan

Hari, Tanggal : Rabu, 17 Februari 2023

(10) Kata Penutup

(11) Salam Penutup

Ketua Senat Mahasiswa Sekretaris Umum

Nama Lengkap Nama Lengkap

Ketua Bidang PAO Sekretaris Bidang PAO

Nama Lengkap Nama Lengkap

c. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris panitia/pelaksana:

Ketua Umum HMJ/HMPS

Nama Lengkap Nama Lengkap

Nama Lengkap Nama Lengkap

e. Surat yang dikeluarkan untuk birokrasi tingkat kampus:

No. Nomor Surat Penerima Tanggal Surat Perihal Keterangan

(2) Agenda Surat Masuk

No. Nomor Surat Pegirim Tanggal Surat Perihal Keterangan

Fungsi laporan pertanggungjawaban berguna sebagai informasi pelaksanaan dan

Pedoman Lembar Pertanggungjawaban Ormawa FDK bertujuan untuk menyeragamkan

Dalam penulisan LPJ, perlu diperhatikan aspek-aspek berikut :

Adapun format lembar LPJ Ketua Umum sebagai berikut :

4. Pelaksanaan Program Kerja

3. Tugas pokok dan fungsi bidang

FAKULTAS DAKWAH DAN

Luthfi Herdayana Jantika Sonia Putri Pertiwi

Anda mungkin juga menyukai