Final Modul 2 - KB 2 (Fathahillah) PDF

Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak
KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 43

Informasi
Sistem Informasi
KEGIATAN BELAJAR 2
KONSEP MANAJEMEN PROYEK DALAM PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Projek sistem informasi merupakan suatu kegiatan mengkoordinasikan
segala sesuatu dengan menggunakan perpaduan sumber daya manusia, teknik,
administratif, keuangan untuk mencapai tujuan pengembangan sistem informasi
dalam periode waktu tertentu. Dalam projek sistem informasi, terdapat empat fokus
yang dikelola, yaitu personil, produk, proses dan projek. Oleh karena itu dibutuhkan
pengelolaan yang sistematis, efektif dan terpadu. Aktifitas pengelolaan projek
sistem informasi tersebut selanjutnya disebut manajemen projek.
Manajemen projek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan,
memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran
telah ditentukan. Selanjutnya, manajemen projek perangkat lunak diartikan sebagai
aktifitas manajemen rekayasa perangkta lunak, dimulai sebelum aktifitas teknis
diinisialisasi dan berlanjut pada keseluruhan batasan, perkembangan, dan
pemeliharaan perangkat lunak komputer.
Kegiatan Belajar 2 ini membahas konsep dan implementasi manajemen
projek dalam pengembangan sistem informasi. Kegiatan belajar ini membahas
pokok bahasan berikut:
a. Konsep dasar manajemen projek
b. Fungsi dan batasan manajamen projek
c. Metode dan analisis manajemen projek
d. Proposal projek sistem informasi
2. Relevansi
Manajemen projek pengembangan sistem informasi dalam Rekayasa
Perangkat Lunak (RPL) perlu dipandang melalui tiga dimensi besar literasi sains
(scientific literacy) yaitu konten sains, proses sains, dan konteks aplikasi sains.
44 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Informasi
Sistem Informasi
Konten sains merujuk pada konsep-konsep kunci dari sains yang diperlukan untuk
memahami fenomena alam dan perubahan yang dilakukan terhadap alam melalui
aktivitas manusia. Proses sains mengembangkan kemampuan memahami hakikat
sains, prosedur sains, serta kekuatan dan kelemahan sains. Konteks aplikasi sains
lebih pada kehidupan sehari-hari daripada kelas atau laboratorium. Kegiatan
Belajar 2 ini dibagi menjadi empat bahan kajian atau pokok bahasan yang mengacu
pada dimensi literasi sains (sains liyteracy).
Secara umum, tujuan Kegiatan Belajar 2 ini adalah untuk memberikan
pengetahuan, keterampilan, dan sikap kepada guru atau peserta PPG tentang
manajemen projek dalam pengembangan sistem informasi. Secara khusus, tujuan
Kegiatan Belajar 2 ini adalah agar peserta mampu: (1) Melaksanakan konsep dasar
manajemen projek pengembangan sistem informasi, (2) Menganalisis fungsi dan
batasan manajemen projek sistem informasi si obyek; dan (3) Menerapkan metode
dan analisa manajemen projek dalam pengembangan sistem informasi. (4)
Membuat proposal projek sistem informasi dengan menggunakan perangkat lunak
yang ada.
3. Petunjuk Belajar
Modul ini dirancang untuk memfasilitasi anda dalam melakukan kegiatan
belajar secara mandiri, jangan lupa berdoa sebelum mempelajarinya. Bacalah
modul dengan seksama, terutama bagian instruksi.
a. Pahami dulu tentang capaian pembelajaran mata kegiatan, sub capaian
pembelajaran mata kegiatan, dan pokok-pokok materi pada setiap Kegiatan
Belajar sebelum Anda mempelajari uraian materi.
b. Lakukan kajian terhadap uraian materi pada setiap Kegiatan Belajar dan
lengkapi informasi Anda dengan melihat berbagai media dan sumber belajar
yang telah disediakan serta menganalisis contoh penelitian atau kasus nyata
pada setiap topik materi.
c. Anda diharapkan juga dapat menguasai prinsip, teknik, dan aplikasi integrasi
pengetahuan keilmuan sains, pedagogi dan teknologi (technology pedagogy
and content knowledge/TPCK). Oleh karena itu, lakukan kajian terhadap

Informasi
Sistem Informasi
metode membelajaran yang telah disediakan pada setiap Kegiatan Belajar 2 ini.
Anda juga dapat menambahkan cara alternatif lain ketika Anda membelajarkan
topik tersebut pada peserta didik di sekolah
d. Keberhasilan proses pembelajaran pada PPG dalam Jabatan ini sangat tergantung
pada kesungguhan Anda dalam mengerjakan tugas dan tes yang telah disediakan
pada setiap Kegiatan Belajar. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di
dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum Anda mengerjakannya.
e. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari modul
f. Pelajari media dan sumber belajar lain yang relevan dengan materi
g. Anda diperbolehkan bertanya kepada instruktur jika dianggap perlu
h. Usahakan menyelesaikan setiap modul lebih cepat dari waktu yang ditetapkan. Jika
ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan
teman yang sedan mengerjakan bagian yang sama, sebelum Anda bertanya pada
instruktur. Jika perlu, berusahalah mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
Kegiatan Belajar 2 ini menggunakan beberapa dukungan perangkat yang yang
harus disediakan. Peserta dapat menggunakan perangkat yang dimiliki tetapi harus
memenuhi standar spesifikasi yang telah ditetapkan. Hal ini bertujuan agar setiap kegiatan
pembelajaran yang dilakukan dapat berjalan dengan semestinya. Perangkat-perangkat
yang digunakan dalam kegiatan pembelajaran modul ini adalah:
a. Personal Computer/Laptop yang sudah terinstal minimal OS Windows 7.
b. Aplikasi pengolah kata.
c. Aplikasi pengolah angka.
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Menganalisis prinsip-prinsip Rekayasa Perangkat Lunak beserta aplikasi terkait
dalam pembelajaran bidang studi Teknik Komputer dan Informatika
2. Pokok-Pokok Materi
Pokok-pokok materi pada kegiatan belajar ini adalah:
a. Konsep dasar manajemen projek pengembangan sistem informasi.
b. Fungsi dan batasan manajemen projek sistem informasi.

Informasi
Sistem Informasi
c. Metode dan analisa manajemen projek dalam pengembangan sistem

informasi.
d. Proposal projek sistem informasi dengan menggunakan perangkat lunak yang
ada.
3. Uraian materi
a. Konsep Dasar Manajemen Projek
Menurut Soeharto (1999), manajemen adalah proses merencanakan,

mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan kegiatan anggota, serta sumber
daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah
ditentukan. Selanjutnya menurut Schwalbe (2006), projek adalah suatu usaha yang
bersifat sementara untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang unik. Pada
umumnya projek melibatkan beberapa orang yang saling berhubungan aktifitasnya
dan sponsor utama dari projek biasanya tertarik dalam penggunaan sumber daya
yang efektif untuk menyelesaikan projek secara efisien dan tepat waktu.
Sementara itu menurut Gray &Larson (2000), projek adalah kegiatan yang
kompleks, tidak rutin, dan usaha satu waktu yang dibatasi oleh waktu, anggaran,
sumber daya, dan spesifikasi kinerja yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan
costumer. Schwalbe (2006) menyebutkan atribut dari suatu projek adalah sebagai
berikut :
1) Sebuah projek memiliki tujuan yang khusus. Projek harus menghasilkan suatu
produk khusus, layanan, dan hasil akhir.
2) Projek bersifat sementara. Projek memiliki awal dan akhir yang jelas.
3) Projek membutuhkan sumber daya bias dari beberapa area. Sumber daya dapat
berupa hardware, software, dan sumber daya lainnya.
4) Projek harus memiliki pelanggan utama (primary customer)/sponsor.
5) Projek melibatkan ketidakpastian-ketidakpastian, karena setiap projek bersifat
unik maka sangat sulit untuk menentukan objektifitas projek, mengestimasi
waktu projek, dan biayanya.
Menurut Gray &Larson (2000), tujuan utama dari projek adalah untuk
memuaskan kebutuhan customer. Di samping kemiripan, karateristik dari sebuah

Informasi
Sistem Informasi
projek membantu membedakan projek tersebut dari yang lainnya dalam organisasi.
Karakteristik utama dari projek adalah:
1) Penetapan tujuan
2) Masa hidup yang terdefinisi mulai dari awal hingga akhir
3) Biasanya melibatkan beberapa departemen dan kalangan profesional
4) Biasanya melakukan sesuatu yang belum pernah dilakukan sebelumnya
5) Waktu, biaya, dan kebutuhan yang spesifik
Poyek perangkat lunak mempunyai karakteristik tertentu yang membuat
projek software berbeda dengan projek lainnya. Karakteristik tersebut adalah:
1) Invisibility. Dalam sebuah projek software, kemajuannya tidak dapat dilihat
secara langsung dan berbeda dengan projek fisik lainnya misalnya pembuatan
jembatan dan sebagainya.
2) Complexity. Produk software memiliki lebih banyak kompleksitas daripada
projek fisik termasuk dari sisi biayanya.
3) Conformity. Pengembang software harus menyesuaikan kebutuhan software
dan kebutuhan dari klien. Hal ini perlu mendapat perhatian karena pada
dasarnya individual memiliki ketidak-konsistenan. Konsistensi mulai dari awal
hingga akhir menjadi hal yang penting dalam keberhasilan projek.
4) Flexibility. Software yang dapat diubah dengan mudah biasanya dilihat sebagai
sebuah kelebihan. Hal ini berarti tampilan sistem software diharapkan dapat
diubah dengan mudah untuk mengakomodasi perubahan lingkungan bisnis
organisasi dan komponen lainnya.
Setiap projek memiliki batasan yang berbeda terhadap ruang lingkup,
waktu, dan biaya yang biasanya disebut sebagai triple constraint (3 kendala). Setiap
manajer projek harus memperhatikan hal-hal penting dalam manajemen projek
(Schwalbe, 2014):
1) Ruang lingkup (scope)
Apa yang ingin dicapai dalam projek? produk atau layanan apa yang pelanggan
harapkan dari projek tersebut?
2) Waktu (time)

Informasi
Sistem Informasi
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan projek? Bagaimana

jadwal kegiatan projek akan dilaksanakan.
Menurut A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK
Guide)”, proses penanganan waktu dalam manajemen projek terdiri dari :
a) Plan schedule management (manajemen perencanaan jadwal)
b) Define activities (pendefinisian kegiatan)
c) Sequence activities (urutan kegiatan)
d) Estimate activity resources (estimasi sumber daya kegiatan)
e) Estimate activity durations (estimasi durasi atau jangka waktu kegiatan)
f) Develop schedule (pengembangan jadwal)
g) Control schedule (pengendalian jadwal)
3) Biaya (cost)
Beberapa proses dalam penanganan biaya dalam manajemen projek
diantaranya seperti :
a) Cost estimating, estimasi biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan projek.
b) Cost budgeting, penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya
sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan
lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
c) Cost control (pengendalian biaya), faktor-faktor yang mengakibatkan
fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.
Ketiga batasan tersebut memiliki sifat saling berkaitan artinya, jika ingin
meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam kontrak, maka harus
diikuti dengan meningkatkan mutu, yang selanjutnya berakibat pada naiknya biaya
melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan biaya maka biasanya harus
berkompromi dengan mutu atau jadwal.
Menurut Schwable (2014), manajemen projek merupakan aplikasi dari ilmu
pengetahuan, skills, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu projek dengan maksud
memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah projek.
Sementara itu menurut Soeharto (1995), manajemen projek adalah kegiatan
merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya
perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan.

Informasi
Sistem Informasi
Lebih lanjut Nicholas (2001), menyebutkan bahwa terdapat 3 elemen penting

dalam manajemen projek yaitu:
a. Manajer projek
Elemen paling penting dalam manajemen projek adalah manajer projek. Manajer
projek adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk merencanakan,
mengarahkan, dan mengintegrasikan usaha kerja dari anggota untuk mencapai
tujuan projek. Manajer projek mengkoordinasikan usaha antar area fungsional
dan mengintegrasikan perencanaan dan pengendalian dari biaya, jadwal, dan
pembagian tugas dalam suatu projek.
b. Tim projek
Tim projek merupakan kumpulan orang yang biasanya berasal dari area
fungsional yang berbeda yang akan saling bekerja sama dengan tujuan untuk
menyelesaikan pekerjaan projek.
c. Sistem manajemen
Sistem manajemen projek dibuat berdasarkan struktur organisasi, proses
informasi, dan pelatihan serta prosedur yang mengintegrasikan elemen dari
organisasi projek secara vertikal dan horizontal. Elemen vertikal meliputi
pemecahan tugas dalam projek. Sedangkan elemen horizontal meliputi unit
fungsional dan departemen yang terlibat dalam projek.
b. Fungsi dan Batasan Manajemen Projek
Berikut ini adalah beberapa fungsi manajemen projek:
1) Pelingkupan (scooping), yang menjelaskan mengenai batas-batas dari sebuah
projek.
2) Perencanaan (planning), menidentifikasi tugas apa saja yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan sebuah projek.
3) Perkiraan (estimating), setiap tugas yang dibutuhkan dalam penyelesaian
sebuah projek harus diperkirakan.
4) Penjadwalan (scheduling), seorang manajer projek harus bertanggung jawab
atas penjadwalan seluruh kegiatan suatu projek.

Informasi
Sistem Informasi
5) Pengorganisasian (organizing), seorang manajer projek memastikan bahwa

seluruh anggota tim dari sebuah projek mengetahui peran serta tanggung jawab
masing-masing dan hubungan laporan mereka kepada manajer projek.
6) Pengarahan (directing), mengarahkan seluruh kegiatan-kegiatan tim dalam
projek.
7) Pengontrolan (controlling), fungsi pengontrolan atau pengendalian ini
mungkin saja merupakan fungsi tersulit dan juga terpenting bagi seorang
manajer apakah projek akan berjalan semestinya ataukah tidak.
8) Penutupan (closing), manajer projek hendaknya selalu menilai keberhasilan
atau kegagalan pada kesimpulan dari sebuah projek yang dijalani.
Projek ialah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai tujuan
bisnis tertentu. Projek sistem informasi termasuk pengembangan sistem informasi
baru, peningkatan sistem yang ada atau upgrade atau penggantian infrastruktur
teknologi informasi perusahaan. Manajemen projek mengacu pada penerapan
pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik untuk mencapai target tertentu
dalam anggaran dan waktu yang ditentukan kendala.
Kegiatan manajemen projek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai
risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan
material, menetapkan tugas, kegiatan mengarahkan, mengendalikan pelaksanaan
projek, melaporkan kemajuan dan menganalisis hasil. Sebagai di daerah lain bisnis,
manajemen projek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel
utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas dan risiko.
Adapun ruang lingkup projek adalah:
a. Menentukan waktu dimulai projek.
b. Membuat perencanaan lingkup dari projek yang akan dikerjakan.
c. Penjabaran dari ruang lingkup projek.
Pengecekan projek dan mengendalikan atas perubahan yang mungkin
terjadi ketika projek tersebut dimulai.

Informasi
Sistem Informasi
Gambar 2.1. Project Boundaries
Secara umum pada proses manajemen ada tiga bagian yang selalu ada tidak
terkecuali manajemen projek, yaitu perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian
projek :
1) Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses yang meliputi upaya yang dilakukan
dan menentukan strategi yang tepat untuk merealisasikan tujuan dan target suatu
organisasi.
2) Penjadwalan
Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan
proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang
dibutuhkan oleh setiap aktivitas.
3) Pengendalian Projek
Pengendalian merupakan sebuah mekanisme untuk memantau kemajuan
dari suatu organisasi atau unit kerja terhadap tujuan atau target yang kemudian
mengambil tindakan-tindakan perbaikan jika diperlukan.
Dengan adanya manajemen proyek, akan terlihat jelas batasan mengenai
tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek
tersebut. Apabila fungsi-fungsi manajemen proyek dapat direalisasikan dengan
jelas dan terstruktur, maka tujuan atau target dari proyek tersebut pun akan mudah
terwujud.

Informasi
Sistem Informasi
Pada manajemen projek terdapat sejumlah proses yang saling

berkaitan. Masing-masing proses mencerminkan suatu aktivitas mulai dari
projek dimulai sampai dengan projek berakhir. Proses Manajemen Projek
ini memberikan pedoman dan kriteria untuk menyesuaikan proses
organisasi dengan kebutuhan spesifik projek. Proses yang terjadi dalam
aktivitas projek dibagi menjadi lima tahapan utama atau yang dikenal
dengan istilah Project Management Process Groups (Process Groups).
a) Initiation
Sebuah projek dikatakan memasuki tahap ini jika sudah
mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah Kerja),
Agreement, Statement of Work (SOW), Purchase Order atau bentuk
kesepakatan lainnya. Proses dari tahap ini menghasilkan dua dokumen
penting, yaitu
Project charter, berisi kebutuhan projek, seperti:
i) Project Manager
ii) Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu
projek (background)
iii) Target yang ingin dicapai (goal)
iv) Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan
diimplementasikan (product description)
v) Kriteria sukses suatu projek (project success criteria)
vi) Kendala-kendala yang akan dihadapi (risk)
vii) Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana projek maupun
dari customer (responsibility)
viii) Anggaran dan durasi (project budget and duration).
Stakeholder
Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat

dalam suatu projek. Data mengenai stakeholder ini sangat penting untuk
mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan.

Informasi
Sistem Informasi
Beberapa hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain: identitas
diri, posisi di dalam organisasi, tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan
(interest), ekspektasi, strategi penanganan. Klasifikasi stakeholder akan
memengaruhi strategi penanganan mereka.
Walaupun Project Charter dibuat dalam fase ini, terdapat hal-hal lain yang
masuk ke dalam batasan projek (project boundaries) seperti Business Case
Assessment, persetujuan stakeholder dan pembiayaan projek. Batasan projek ini
didefinisikan sebagai suatu titik waktu di mana projek atau fase projek dikatakan
sudah selesai dengan lengkap. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk
manangani ekspektasi stakeholder dan memberikan gambaran kepada mereka
mengenai scope dan objektif suatu projek.
b) Planning
Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan
projek atau Project Management Plan. Proses utama terkait kegiatan perencanaan
dan pembuatan Project Management Plan adalah:
i) Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan,
serta membuat uraian pekerjaan.
ii) Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber
daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal projek.
iii) Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
iv) Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang
disepakati (quality control).
v) Perencanaan sumber daya manusia.
vi) Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
vii) Perencanaan manajemen risiko.
c) Execution
Tugas pengelola projek dalam tahap ini adalah memfasilitasi dan
mengawasi tim agar dapat bekerja sesuai dokumen perencanaan terutama
mengawal tim agar tidak melewati jadwal maupun over budget.

Informasi
Sistem Informasi
Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan

pelaksanaan, maka disarankan untuk melakukan analisis dampak terhadap biaya,
waktu, mutu dan risiko, sebelum perubahan diterapkan dalam bentuk baseline
(patokan) baru.
Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola
pelaksanaan projek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang
Manajer Projek cukup mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar projek
dapat berjalan dengan baik dan lancar. Beberapa tugas Manajer Projek dalam
tahap ini antara lain:
a) Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan.
b) Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.
c) Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa.
d) Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder.
e) Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.
d) Monitoring and Control

Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas
seorang Manajer Projek adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan
utama dalam tahap pengawasan adalah memastikan agar pelaksanaan projek tidak
jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi waktu, biaya, mutu, dan ruang
lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa kinerja projek
diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa poin penting proses monitoring dan
controlling:
a) Mengontrol perubahan dan merekomendasikan tindakan perbaikan atau
pencegahan untuk mengantisipasi kemungkinan masalah.
b) Pemantauan kegiatan projek yang sedang berlangsung terhadap rencana
manajemen projek
c) Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap
perubahan, jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat
diimplementasikan.

Informasi
Sistem Informasi
Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

a) Pelaporan dan pemantauan rutin. Konsep penting dalam melaporkan progress
pekerjaan disebut dengan Earned Value Management (EVM).
b) Prosentasi penyelesaian pekerjaan perlu selalu dilaporkan dan dibandingkan
dengan target pencapaian.
c) Nilai Earned Value (EV) tersebut kemudian dibandingkan dengan Actual Cost
(AC) untuk melihat apakah pada suatu masa pelaporan kemajuan projek, biaya
aktualnya melebihi, sesuai, atau lebih rendah dari nilai progres yang dilaporkan.
Apabila terdapat selisih (over budget) atau hasil yang negatif dari perhitungan EV-
AC, maka diperlukan langkah-langkah perbaikan (corrective actions). Sehingga
selisih tidak semakin besar dan bahkan dapat dikembalikan ke posisi yang lebih
baik.
d) Dari sisi penjadwalan. EV dapat dibandingkan dengan Planned Value (PV).
Apabila hasil perhitungan EV-PV bernilai negatif, maka dapat dikatakan progres
pekerjaan telah mengalami keterlambatan. Dan sebaliknya, apabila hasilnya positif
maka progres pekerjaan lebih cepat dari jadwal.
e) Deliverable yang diserahkan oleh tim projek memerlukan verifikasi bersama
dengan klien. Apabila terdapat hal yang belum disepakati klien atau pengguna maka
pekerjaan akan kembali masuk dalam proses eksekusi.
e) Closing
Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
i) Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian
pekerjaan.
ii) Mengadakan evaluasi akhir projek (lessons learned).
iii) Mengkaji apakah metodologi manajemen projek perlu diperbaiki.
iv) Merapikan arsip dan dokumentasi projek.
v) Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan
bermanfaat selama projek dijalankan.
vi) Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/
vendor), outsourcing dan sebagainya.

Informasi
Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi

menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang
termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan
ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Projek sistem
informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa
Beberapa perbedaan karakteristik projek sistem informasi dibandingkan
dengan projek bidang lain adalah sebagai berikut :
i) Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak
dapat diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat
lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk
tersebut.
ii) Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang
sangat cepat.
iii) Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi
yang beragam.
iv) Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas
yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan
perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik,
pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak
tersebut.
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh
manajemen puncak, karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-
kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama, atau sistem lama
mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi
(penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan
fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan
jangka pendek (periode 1 sampai 2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5

Informasi
Sistem Informasi
tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,

departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama,
yaitu :
1) Merencanakan projek-projek sistem. Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

a) Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
b) Mengidentifikasi projek-projek sistem.
c) Menetapkan sasaran projek-projek sistem
d) Menetapkan kendala projek-projek sistem (mis. batasan biaya, waktu, umur
ekonomis, peraturan yang berlaku).
e) Prioritas projek-projek sistem.
f) Membuat laporan perencanaan sistem.
g) Meminta persetujuan manajemen.
2) Mempersiapkan projek-projek sistem yang akan dikembangkan, Persiapan ini
meliputi :
a) Menunjuk tim analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada
atau dari luar perusahaan (konsultan).
b) Mengumumkan projek pengembangan sistem.
3) Mendefinisikan projek-projek sistem yang dikembangkan.

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling
layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
a) Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran projek sistem.
b) Melakukan studi kelayakan.
c) Menilai kelayakan projek sistem.
d) Membuat usulan projek sistem.
e) Meminta persetujuan manajemen.

Informasi
Sistem Informasi
c. Metodologi Umum Pelaksanaan dan analisis Projek Sistem Informasi

(Metode Generik)
Pengembangan sebuah sistem informasi dalam sebuah perusahaan
dilakukan dengan pendekatan manajemen projek (project management). Lepas
dari berbagai variasi projek-projek teknologi informasi yang ada, seperti
pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur
jaringan, dan lain sebagainya, metodologi yang dipergunakan secara umum
adalah sama. Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui:
perencanaan, analisa, desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.
Masing-masing konsultan atau para praktisi teknologi informasi biasanya
memiliki variasinya masing-masing yang secara prinsip tidak lepas dari keenam
langkah metodologi di atas.
Secara umum, projek-projek sistem informasi dalam perusahaan atau
organisasi dapat dikategorikan dalam 3 kelompok besar.
1) Projek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi
informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi komputer
sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur jaringan LAN
(Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
2) Implementasi dari paket program aplikasi yang dibeli di pasaran dan
diterapkan di perusahaan, mulai dari software kecil seperti produk-
produk retail Microsoft sampai dengan aplikasi terintegrasi berbasis ERP,
seperti SAP dan BAAN.
3) Perencanaan dan pengembangan aplikasi yang dibuat sendiri secara khusus
(customized software), baik oleh internal perusahaan maupun kerja sama
dengan pihak luar seperti konsultan dan software house.

Informasi
Sistem Informasi
Terdapat enam langkah pengembangan dalam manajemen projek sistem

informasi, yaitu:
1) Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide
pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan projek ini diperoleh, pendefinisian
awal terhadap kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari projek tersebut,
penyusunan proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen projek yang
digunakan, sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi
(memulai) projek yang bersangkutan. Biasanya ada dua pihak yang terlibat
langsung dalam projek perencanaan ini yaitu :
a) Yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi,
dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b) Pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan
gabungan dari para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan
pengetahuan yang beragam (multidisiplin), seperti ahli perangkat lunak,
analisis bisnis dan manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem
analis, praktisi hukum, manajer projek dan beberapa karakteristik SDM lain
yang terkait.
2) Tahap Analisis
Secara prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu :
a) Aspek bisnis atau manajemen
Analisis aspek bisnis dimulai dengan mempelajari karakteristik
perusahaan yang bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur
kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan usaha (critical success factors),
ukuran kinerja (performance measurements), strategi, program-program
dan hal terkait lainnya. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah:
i) Mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling
sesuai dan relevan di perusahaan (mengingat setiap perusahaan

Informasi
Sistem Informasi
memiliki pandangan tersendiri dan unik terhadap sumber daya

teknologi yang dimiliki, yang membedakannya dengan perusahaan
lain).
ii) Mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait
yang akan berpengaruh (memiliki damppak tertentu) terhadap proses
desain, konstruksi dan implementasi.
b) Aspek teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat
menginventarisir aset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada
saat projek dimulai dengan berbagai tujuan, antara lain :
i) Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki
perusahaan dan tingkat efektivitas penggunaannya selama kurun waktu
tersebut.
ii) Menganalisis kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan
sistem di kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan
diimplementasikannya teknologi baru.
Keluaran dari proses analisis pada kedua aspek ini adalah isu-isu
(permasalahan) penting yang harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya,
dampaknya bagi bisnis perusahaan, beberapa kemungkinan skenario
pemecahan dengan segala risiko cost/benefit (laba/rugi) dan trade-off (tukar
tambah), serta pilihan solusi yang direkomendasikan. Sebelum memasuki
fase desain, seluruh tim harus paham tentang isu-isu ini dan memiliki
komitmen untuk melanjutkan projek yang ada ke tahap berikutnya sesuai
dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah memilih skenario yang
disetujui bersama).
3) Tahap Desain
Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim
bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem
terkait.Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari
teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan .

Informasi
Sistem Informasi
Model-model umum seperti flowchart, ER Diagram, DFD dan lain

sebagainya dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara
teknis. Sementara itu secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen
akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang
terkait seperti prosedur (SOP = Standard Operational Procedures), struktur
organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM dan
sebagainya. Tim ini pun biasanya akan mempergunakan model-model umum
seperti Porter’s Value Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction
Model, BCG Matrix, dan lain-lain. Jelas bahwa hasil tahap ini, yang berupa cetak
biru rancangan sistem, secara teknis dan secara manajemen akan dijadikan
pegangan dalam proses konstruksi dan implementasi komponen-komponen pada
sistem informasi yang akan dikembangkan.
Carilah perbedaan beberapa model umum analisis seperti Porter’s Value Chain,
Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model, BCG Matrix..
kumpulkan hasil dalam bentuk softfile
4) Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan
sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang
punggung pelaksana tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus
diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling
banyak melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, waktu.
kontrol terhadap manajemen projek pada tahap konstruksi harus diperketat agar
tidak terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam penggunaan beragam
sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung
terhadap keberhailan projek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu).
Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. Perbaikan-perbaikan
bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya masukan-masukan yang
timbul setelah diadakannya evaluasi.

Informasi
Sistem Informasi
5) Tahap Implementasi
Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk
pertama kalinya sistem informasi akan dipergunakan dalam perusahaan. Biasanya,
pendekatan yang digunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan paralel.
a) Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang
memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem
baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
b) Pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru
sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan
secara paralel (kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan
production environment).
6) Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca
implementasi adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola
(maintenance, supports and services management). Seperti halnya sumber daya
yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-
hal seperti modifikasi sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses
sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa
contoh dari kasus-kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem.
Di sinilah perlunya dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari
pihak pembuat sistem ke SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-
proses pemeliharaan sistem. Tidak jarang terjadi peristiwa dimana perusahaan atau
personel pembuat sistem sudah tidak diketahui lagi lokasinya setelah bertahun-
tahun (mungkin perusahaannya tutup, atau yang menangani sistem sudah pindah ke
tempat kerja lain). Bisa dibayangkan bagaimana perusahaan pemakai sistem
terpaksa membuang sistemnya (membuat sistem baru lagi) atau melakukan tambal
sulam (yang secara teknis sangat berbahaya karena tingkat integritas data yang
buruk) akibat tidak adanya dokumentasi teknis yang baik atau infrastruktur
manajemen pemeliharaan yang efektif.
Dari segi manajemen, tahap pascaimplementasi adalah suatu aktivitas yang
harus ditangani oleh personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan

Informasi
Sistem Informasi
perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan

kebutuhan bisnis yang dinamis. Dengan kata lain, dalam era kompetisi yang semakin
ketat, perusahaan harus mampu berubah dengan sangat cepat.
Berikut ini adalah contoh Business Process Mapping and Standard Operational
Procedure
Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu
organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut
dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert
Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses, sebuah organisasi memiliki dokumentasi
mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa
pekerjaan yang telah dilakukan, bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui
identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi
biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah, meningkatkan
produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi.
Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang
merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh, sebuah meja adalah
ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai kepentingan mulai dari
meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dan lain-lain. Meja sebagai output yang bernilai
tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja. Dimulai dari pohon sebagai
input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai dengan desain,
dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberi warna, dan dirangkai sehingga menjadi satu
meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut dengan proses.
Dalam organisasi satu rangkaian input-process-output yang satu bersambung
kepada rangkaian input-process-output yang lainnya, sehingga membentuk bisnis proses.
Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu organisasi;

Informasi
Sistem Informasi
Gambar 2.2. Interaksi proses yang membentuk proses bisnis
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan

pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini,
merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan
komponen-komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998).
Gambar 2.3. Hierarki Proses
Keterangan:
a) Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier.
b) Memberi nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.
c) Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam
mendukung major process.

Informasi
Sistem Informasi
d) Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major process terlalu kompleks.
e) Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah
organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan.
f) Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk
menyelesaikan suatu task.
Dalam pemetaan proses, dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh
aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita
sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini, kemudian dapat didetailkan
menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja seperti yang
dijelaskan dalam gambar berikut ini:
Gambar 2.4. Sistematika peta proses bisnis
Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara bagaimana
suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah terhadap
outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang menjelaskan
bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian aktifitas tersebut yang
melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu sebelum menuliskan SOP, ada
baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi (cross functional map). Cross functional
map merupakan peta yang menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan
aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu.

Informasi
Sistem Informasi
Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu
kelompok proses, perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan
(relationship map). Relationship Map merupakan peta yang menggambarkan
hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah
organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat
dari Relationship Map antara lain:
a) Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan layanan).
b) Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan lintas
fungsi)
c) Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang digunakan
untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan.
Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar di bawah ini:
Gambar 2.5. Peta proses yang lengkap
Keterangan:
a) Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan
keterkaitan antara proses dengan proses.
b) Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan
pelaku.
c) Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan
aktifitas.

Informasi
Sistem Informasi
Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau

business process mapping, di mana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu
organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi
tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan
jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi
memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga
memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi
peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu
proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah,
meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja.
Penggunaan peta proses lainnya antara lain:
a) Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya
manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi.
b) Untuk mengidentifikasikan peluang pengembangan.
c) Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja.
Gambar 2.6. Kerangka pengembangan proses
Keterangan:
a) Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan
berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah,
dan menjadikannya output.

Informasi
Sistem Informasi
b) Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik
dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari
proses, bila major process terlalu kompleks.
c) Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor
dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work process
yang harus dilakukan.
d) Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus
dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas.
Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka

diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah
pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan. Di atas merupakan
kerangka pengembangan proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan
komponen-komponen yang membangunnya.
d. Proposal Projek Sistem Informasi

Proposal projek adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja projek yang
disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau
sekelompok perencana untuk diajukan kepada pihak pemegang projek dalam
mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam perencanaannya atau
pengerjaannya.
Adapun ciri-ciri proposal projek sebagai berikut :
1) Proposal projek dibuat untuk meringkas kegiatan projek yang akan dilakukan.
2) Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan projek.
3) Berisikan tujuan-tujuan projek, latar belakang kegiatan projek.
4) Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya
diserahkan kepada yang penyelenggara kegiatan projek.
5) Ada pihak yang mengajukan.
6) Ada pihak yang menyetujui.
7) Terdapat gambaran kegiatan projek secara umum.
8) Disusun sebelum rencana kerja.
9) Bersifat bisnis.

Informasi
Sistem Informasi
10) Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.

11) Manfaat pembuatan proposal projek sebagai berikut:
12) Menjadi rencana yang mengarahkan pengembang dalam melaksanakan
kegiatan projek.
13) Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui
kegiatan projek.
14) Untuk meyakinkan user atau sponsor agar mereka memberikan dukungan
material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan projek.
15) Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan projek.
16) Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak projek berwenang.
17) Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan projek.
18) Sebagai alat evaluasi kegiatan projek.
19) Sebagai salah satu alat untuk memperluas jaringan kerja dan komunikasi.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal projek yang
baik sebagai berikut:
1) Sistematis, artinya proposal projek yang disusun harus berurutan secara
sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling
kompleks agar efektif dan efisien
2) Terencana, artinya proposal projek tersebut dibuat secara sengaja dan telah
dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang
ingin dicapai dalam kegiatan projek.
3) Mengikuti konsep ilmiah, artinya pengerjaan proposal projek mulai dari awal
hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah
ditentukan.
4) Jelas dan dapat dimengerti, artinya roposal projek yang dibuat harus jelas dan
menggambarkan kegiatan projek yang akan dilaksanakan. Sehingga pihak
penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan projek yang akan
dilaksanakan tersebut.

Informasi
Sistem Informasi
Berikut ini adalah format proposal projek sistem informasi.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang pengembangan

projek sistem informasi, termasuk peluang yang bisa ditangkap
B. Maksud dan Tujuan
Jelaskan secara rinci maksud dan tujuan pengembangan projek sistem informasi
dalam bentuk poin per poin (Poin A berisi Maksud, Poin B berisi Tujuan)
C. Ruang Lingkup Pekerjaan
Uraikan secara rinci ruang lingkup pekerjaan yang nantinya akan

ditangani, misalnya:
1 Pengembangan
Uraikan secara jelas mengenai projek sistem informasi yang akan
dikembangkan
2 Pengumpulan data
Deskripsikan sampai sejauh mana tahapan pengumpulan data, misalnya
entry data sampai availability data terpenuhi.
3 Pemeliharaan
4 Pelatihan
BAB II
NAMA SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
A. Latar Belakang
Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang sistem
informasi, bukan projek pengembangan sistem informasi seperti di Bab 1 yang
akan dikembangkan.

Informasi
Sistem Informasi
B. Perspektif Produk
Deskripsikan gambaran umum dari produk sistem informasi yang akan
dikembangkan. Sebaiknya dilengkapi dengan gambar arsitektur global. Jika
projek ini merupakan peningkatan sistem yang ada, gambarkan juga
keterhubungannya.
C. Deskripsi Subsistem
Uraikan deskripsi subsistem yang akan dikembangkan Lebih disukai jika
dilengkapi dengan gambar subsistem. Contoh:
1. Modul penggajian
2. Beri penjelasan yang deskriptif
3. Modul reporting (pelaporan)
4. Modul backup dan recovery
D. Manfaat Bagi Perusahaan/Organisasi/Instansi*
Tegaskan lagi benefit yang didapat oleh perusahaan ketika
mengimplementasikan sistem informasi ini. pilih salah satu (sesuaikan)
BAB III
METODOLOGI KERJA
A. Survei dan Analisis Sistem

Jelaskan tahapan survei dan analisis kebutuhan sistem
1. Survei Kebutuhan Sistem
Uraikan metode dan tahapan-tahapannya (observasi, wawancara, dan lain-
lain)
2. Analisis Kebutuhan Sistem
Uraikan tahapan-tahapan analisis Misal:
a. Analisis fungsionalitas produk
b. Analisis kebutuhan perangkat keras
c. Analisis tingkat kebutuhan operator
B. Perancangan Sistem
Deskripsikan tahapan-tahapan perancangan sistem yang akan dilakukan.
Contoh Misal :

Informasi
Sistem Informasi
1. Perancangan data
2. Perancangan proses
3. Perancangan jaringan
Jika perlu, buat desain topologi jaringan dengan mengacu gambar lokasi projek
yang dijelaskan dalam RFP.
C. Implementasi Sistem
Uraikan tahapan implementasi produk. Mencakup bahasa pemrograman,
DBMS, pengujian dan/atau teknologi-teknologi pendukung lainnya
D. Pelatihan
Deskripsikan secara rinci mekanisme, sasaran (misal para operator), dan bentuk
pelatihan yang akan diberikan nantinya.
E. Pemeliharaan
Deskripsikan mekanisme pemeliharaan sistem, termasuk layanan apa saja yang
disediakan terkait pemeliharaan sistem, misalnya ada tim khusus untuk
troubleshooting, dan sebagainya.
F. Rencana Anggaran Biaya
Buat rencana anggaran biaya yang riil dan responsibel. Ingat, tahapan ini juga
sangat memengaruhi diterima tidaknya proposal. Jadi, buat rincian perhitungan
yang tepat.
Bisa dituliskan langsung di sini atau dibuat lampiran khusus (misal dalam format
spreadsheet).
Contoh RAB (tidak harus sama persis, sesuaikan dengan projek yang ditangani).
1. Tenaga Ahli
Tabel 2.1. RAB tenaga ahli
Harga Total
No Posisi Jumlah Satuan Waktu Satuan
Satuan Biaya
1 Project 1 Orang 6 Bulan
Manager
2 System 2 Orang 6 Bulan
Analyst dan
Designer
3 Database 1 Orang 6 Bulan
Administrator
4 Programmer

Informasi
Sistem Informasi
5 Dokumentator
6
7
Total Biaya
2. Perangkat Keras (Hardware)

Tabel 2.2. RAB kebutuhan perangkat keras
Harga Total
No Item Spesifikasi Jumlah Satuan
Satuan Harga
1 IBM Zeon 1 Unit
2
3
4
5
Total Harga
3. Perangkat Lunak (Software)
Tabel 2.3. RAB kebutuhan perangkat lunak
Harga Total
No Item Spesifikasi Jumlah Satuan
Satuan Harga
1 Windows 1 Unit
Server 2019
2 Oracle 12c
3
4
5
Total Harga
4. Overhead
Tabel 2.4. RAB kebutuhan overhead
Harga Total
No Item Jumlah Satuan
Satuan Harga
1. Transportasi
AnalisisKebutuhan 1 orang
...............................
2. Akomodasi
Analisis Kebutuhan 1 orang
3. Overhead kantor
5. Maintenance
Tabel 2.5. RAB maintenance

Informasi
Sistem Informasi
Harga Total
No Item Jumlah Satuan Waktu Satuan
Satuan Biaya
1 Hardware 1 Paket 12 Bulan
2 Software 1 Paket 12 Bulan
Total Biaya
6. Rekapitulasi
Tabel 2.6. Rekapitulasi anggaran
No Jenis Jumlah
1 Tenaga Ahli
2 Perangkat Keras (hardware)
3 Perangkat Lunak (software)
4 Overhead
5 Maintenance
Sub Total
7 PPN (10 %)
8 PPH (1,5%)
Total
G. Rencana Pekerjaan
Deskripsikan dengan menggunakan WBS (Work Breakdown Structure), baik
dalam bentuk inverted tree maupun list format.
H. Jadwal Pelaksanaan
Gambarkan dalam bentuk matriks. Contoh:
Tabel 2.7. Contoh matriks jadwal pelaksanaan projek
Bulan/Minggu
No Kegiatan Agustus September
2 3 4 1 2 3 4
1 Pengajuan Proposal
2 Analisis dan Design
3 Implementasi
4 Debungging & Testing
5 Dokumentasi
6 Demo dan Pelatihan

Informasi
Sistem Informasi
BAB IV
PENUTUP
Berisi harapan agar bisa diterimanya dokumen proposal ini, dan ditegaskan dengan
komitmen untuk mewujudkan keinginan pemilik projek. Ringkas dan profesional.
4. Forum Diskusi
Terdapat beberapa model bisnis umum yang dapat diterapkan oleh
perusahaaan dalam menyelesaikan sebuah projek, diantaranya Porter’s Value
Chain, Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model,dan BCG Matrix.
Menurut Anda model apakah yang paling baik digunakan dalam mengelola sebuah
projek sistem informasi?
C. Penutup
1. Rangkuman
Manajemen projek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skills, tools,
dan teknik untuk aktifitas suatu projek dengan maksud memenuhi atau melampaui
kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah projek. Tedapat tiga elemen penting
dalam manajemen projek, yaitu: manajer projek, tim projek dan sistem manajemen.
Karakteristik projek perangkat lunak adalah invisibility, complexity conformity dan
flexibility
Manajemen projek memiliki beberapa fungsi, yaitu scooping, planning,
estimating, scheduling, organizing, directing, controlling dan closing. Secara
umum manajemen projek memiliki tiga ruang lingkup, yaitu: perencanaan,
penjadwalan dan pengendalian projek.
Terdapat lima proses dasar manajemen projek, yaitu initiation, planning,
execution, monototing and control dan closing. Projek sistem informasi
dilaksanakan dalam enam tahapan, yaitu: perencanaan, analisa, desain, konstruksi,
implementasi, dan pasca implementasi.

Informasi
Sistem Informasi
2. Tes Formatif
Pilihlah jawaban yang paling tepat! Pengerjaan soal es formatif dapat dikumpulkan
dalam bentuk softfile.
1. Untuk merealisasikan agar komponen tujuan projek dapat tercapai maka
pelaksanaan projek membutuhkan tahapan-tahapan yang disebut dengan istilah:
A. Projek Informasi
B. Sistem Informasi
C. Program
D. Manajemen Informasi
E. Proses
2. Manakah pernyataan yang paling tepat untuk menggambarkan analisis aspek
bisnis atau manajemen?
A. Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan
dan tingkat efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
B. Menganalisis kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan
sistem di kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan
diimplementasikannya teknologi baru
C. Projek yang bersifat pembangunan jaringan infrastruktur teknologi
informasi, menyangkut hal-hal mulai dari pengadaan dan instalasi
computer sampai dengan perencanaan dan pengembangan infrastruktur
jaringan LAN (Local Area Network) dan WAN (Wide Area Network).
D. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan projek ke arah penyelesaian,
sesuai dokumen perencanaan.
E. Mempelajari karakteristik perusahaan yang bersangkutan, mulai dari
aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci keberhasilan
usaha (critical success factors), ukuran kinerja (performance
measurements), strategi, dan program-program.

Informasi
Sistem Informasi
3. Seorang pengembang memperkenalkan atau mengujicoba sebuah sistem

informasi baru tetapi tidak meninggalkan sistem yang telah ada (existing).
Pendekatan yang dilakukan oleh pengembang tersebut adalah:
A. Pendekatan paralel
B. Pendekatan cut off
C. Pendekatan big-bang
D. Pendekatan serial
E. Pendekatan bisnis serial
4. Pengembang sistem informasi harus benar-benar menyesuaikan kebutuhan
software yang dikembangkan dan kebutuhan dari klien. Sifat pengembangan
ini dikenal dengan istilah:
A. Invisibolity
B. Comformity
C. Complexity
D. Flexibility
E. Dependability
5. Yang tidak termasuk bagian dari tahapan perencanaan projek adalah:
A. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
B. Mengidentifikasi projek-projek sistem.
C. Menetapkan sasaran projek-projek sistem
D. Menetapkan kendala projek-projek sistem (mis. batasan biaya, waktu,
umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
E. Melakukan studi kelayakan.
6. Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan
projek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan.
A. Monitoring
B. Controlling
C. Execution
D. Initition
E. Closing

Informasi
Sistem Informasi
7. Peganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang

dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga
membentuk suatu rencana biaya yang sistematis. Penanganan biaya tersebut
termasuk dalam biaya...
A. Cost budgeting
B. Cost control
C. Cost estimating
D. Cost planning
E. Cost constrution
8. Yang tidak termasuk aktivitas dalam Project Management Plan adalah:
A. Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan
pekerjaan, serta membuat uraian pekerjaan.
B. Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang
ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
C. Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi
sumber daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal projek.
D. Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
E. Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang
9. Manakah di antara kegiatan berikut ini yang termasuk dalam tahap execution?
A. Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa
B. Mempengaruhi faktor-faktor yang bisa menggagalkan kontrol terhadap
perubahan, jadi hanya perubahan yang disetujui yang dapat
diimplementasikan.
C. Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang
D. Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi
sumber daya, estimasi durasi, dan finalisasi jadwal projek.
E. Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang
dirasakan bermanfaat selama projek dijalankan.

Informasi
Sistem Informasi
10. Salah satu model analisis yang paling baik digunakan untuk melakukan
pemilahan terhadap pengembangan sistem informasi dilihat dari tingkat
kepentingannya (prioritas) bagi perusahaan, sehingga dapat ditentukan sistem
mana saja yang harus segera dibangun (jangka pendek), dan sistem mana saja
yang dapat dikembangkan di kemudian hari (jangka menengah dan jangka
panjang).
A. Porter’s Value Chain
B. Bussiness Process Mapping,
C. BCG Matrix.
D. Strategic Distinction Model
E. Earned Value Model

Informasi
Sistem Informasi
Daftar Pustaka
Graym C.F. dan Larson, E.W., 2000. Project Management. First Edition, Boston:
McGraw Hill.
Heldman, Kim. 2013. PMP: Project Management Professional Exam Study Guide.
New Jersey: Sybex
Marchewka, Jack T, 2014. Information Technology Project Management,
Providing Measurable Organizational Value, 5th Edition. Danvers: John
Wiley & Sons.
Chase, Richard B., et all, 2011. Operational Management for Competitive
Advantage, 9th Edition: NY: McGraw Hill.
Olson, David. 2004. Introduction to Information Systems Project Management, 2nd
Ed. ISBN: 0-07-282402-6 3. Larson, Erick. W. 2000. Project management: the
managerial process.
Phillips, Joseph, 2010. IT Project Management: On Track Form Startto Finish,
Third Edition. Nwe York: McGraw Hill Professional.
Pressman, Roger S. 2012. Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi) Edisi
7: Buku 2. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Project Management Institute, 2017. A Guide to The Project Management Body of
Knowledge (PMBOK GUIDE). Newton Square, Pennsylvania, Project
Management Institute Inc.
Santosa, Budi. 2009. Manajemen Projek: Konsep & Implementasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
_______________, 2014. Information Technology Project Management. Boston:
Course Technology.
Schwalbe, Kathy, 2011. Managing Information Technology Project. Boston:
Course Technology.
________________2009, Introduction to Project Management, Second Editon.
Boston: Course Technology.
Soeharto, Iman. 1995. Manajemen Projek: Dari Konseptual Sampai Operasional.
Jakarta: Erlangga.
Sommervillle, Ian. 2011. Software Engineering, 9th Edition. Boston: Addison
Wesley
http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2057317-pengertian-dan-jenis-resiko-
dalam/#ixzz1dhgODSf4
http://ranee120.blogspot.com/2010/04/metodologi-umum-pelaksanaan-
projek.html
http://dya08 webmaster.blog.com/aspek-aspek-yang–mempengaruhi-manajemen-
projek/

Informasi
Sistem Informasi

Final Modul 2 - KB 2 (Fathahillah) PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Final Modul 2 - KB 2 (Fathahillah) PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul 2, Rekayasa Peangkat Lunak

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 43

44 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 45

46 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

c. Metode dan analisa manajemen projek dalam pengembangan sistem

a. Konsep Dasar Manajemen Projek

Menurut Soeharto (1999), manajemen adalah proses merencanakan,

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 47

48 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan projek? Bagaimana

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 49

Lebih lanjut Nicholas (2001), menyebutkan bahwa terdapat 3 elemen penting

50 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

5) Pengorganisasian (organizing), seorang manajer projek memastikan bahwa

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 51

Gambar 2.1. Project Boundaries

52 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Pada manajemen projek terdapat sejumlah proses yang saling

Penyusunan daftar-daftar pemangku kepentingan yang terlibat

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 53

54 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Apabila terdapat perubahan atau perbedaan antara perencanaan dan

d) Monitoring and Control

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 55

Beberapa proses kunci dalam tahap ini adalah:

56 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 57

tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem,

1) Merencanakan projek-projek sistem. Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

3) Mendefinisikan projek-projek sistem yang dikembangkan.

58 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

c. Metodologi Umum Pelaksanaan dan analisis Projek Sistem Informasi

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 59

Terdapat enam langkah pengembangan dalam manajemen projek sistem

60 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

memiliki pandangan tersendiri dan unik terhadap sumber daya

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 61

Model-model umum seperti flowchart, ER Diagram, DFD dan lain

62 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 63

perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan

64 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Gambar 2.2. Interaksi proses yang membentuk proses bisnis

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan

Gambar 2.3. Hierarki Proses

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 65

Gambar 2.4. Sistematika peta proses bisnis

66 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Gambar 2.5. Peta proses yang lengkap

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 67

Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau

Gambar 2.6. Kerangka pengembangan proses

68 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka

d. Proposal Projek Sistem Informasi

KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem 69

10) Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas.

70 KB 2, Konsep Manajemen Proyek Dalam Pengembangan Sistem

Berikut ini adalah format proposal projek sistem informasi.

Uraikan secara deskriptif dan ringkas mengenai latar belakang pengembangan

B. Maksud dan Tujuan