UAJ Volume 1 Nomor 1 Mei 2021

http://journal.febubhara-sby.org/uaj
UBHARA Accounting Journal Hal: 28-38

Analisis atas Efisiensi dan Efektivitas Penerapan Sistem Informasi

Akuntansi Penjualan Kredit dalam Pengendalian Intern (Surabaya
Suites Hotel di Plaza Boulevard, Surabaya)
Fanny Alviolita, Muhammady Yunus
Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Bhayangkara Surabaya, Indonesia

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi
pada penjualan agar efisien dan efektif dalam pengendalian intern Surabaya Suites
Hotel. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
kualitatif deskriptif, yaitu metode yang berupa keterangan uraian yang
menggambarkan obyek berdasarkan fakta yang ada, yang digambarkan dengan
kalimat untuk memperoleh kesimpulan. Sedangkan teknik pengumpulan data
yang digunakan adalah melakukan wawancara kepada pihak perusahaan,
melakukan pengamatan pada perusahaan, studi kepustakaan dan dokumentasi data
yang didapat dari internal perusahaan. Hasil penelitian diperoleh bahwa sistem
akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Surabaya Suites Hotel sebenarnya
masih kurang memadai. Hal ini terlihat dengan kurangnya dalam penggunaan
pencatatan pengeluaran kas pada brankas, kurangnya kegiatan pengecekan
kembali yang dilakukan bagian kasir, serta pencarian informasi yang kurang
mendalam untuk perusahaan yang dijadikan target pelanggan. Hal ini perlu
dilakukan perbaikan sistem agar tidak terjadi kesalahpahaman antar karyawan,
hilangnya bukti transaksi, dan terjadinya piutang tak tertagih pada bagian kredit.
Kata kunci :Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan Kredit, Pengendalian Intern.

ABSTRACT
This study aims to determine the application of accounting information systems
on sales in order to be efficient and effective in internal control of Surabaya Suites
Hotel. The research method used in this research is descriptive qualitative method,
which is a method in the form of description of description describing objects
based on existing facts, which are described in sentences to obtain conclusions.
Which the data collection techniques used are conducting interviews with the
company, making observations on the company, library research and
documentation of data obtained from internal company. The results of the study
were obtained that the credit sales accounting information system applied by
Surabaya Suites Hotel is actually still inadequate. This can be seen by the lack of
use of recording cash disbursements in the safe, the lack of re-checking activities
carried out by the cashier, as well as searching for in-depth information for
companies targeted by customers. This needs to be done to improve the system so
that misunderstandings between employees occur, loss of transaction evidence
and the occurance of uncollectible receivables in the credit department.

Keywords :Accounting Information Systems, Credit Sales, Internal Control.

*Corresponding Author: ISSN (Online):

Email: fannyalviolita@gmail.com
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
PENDAHULUAN
Di era globalisasi saat ini, organisasi dituntut untuk terus-menerus mempersiapkan
dirinya mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan perubahan. Seperti halnya
penjualan, penjualan merupakan nyawa dari suatu perusahaan atau organisasi
karena tanpa adanya penjualan, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan dengan
baik. Perusahaan harus mengoptimalkan penjualan dengan menggunakan sistem
dan prosedur penjualan yang baik sekalipun tidak terlepas dari pengawasan
manajemen. Dalam melakukan penjualan, perusahaan menggunakan penjualan
secara tunai dan kredit. agar penjualan kredit dapat berjalan dengan baik, maka
diperlukan sarana pembantu. Salah satu diantaranya adalah dengan adanya suatu
sistem informasi yang lengkap dan cepat antara departemen atau bagian dalam
perusahaan.
Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi dan ter integrasi juga
mempunyai peranan penting dalam organisasi. Semakin berkembangnya suatu
organisasi menyebabkan transaksi menjadi semakin banyak dan kompleks. Dalam
penerapan sistem yang baik, perlu diterapkan dengan pengendalian internal yang
baik pula.
Seperti halnya perusahaan jasa inap hotel terdapat beberapa kelemahan
yang bisa menjadi terganggunya sistem informasi akuntansi dan pengendalian
intern pada penjualan kredit. Dengan demikian tidak menutup kemungkinan telah
terjadi penyimpangan di Surabaya Suites Hotel, misalnya seperti belum
diterapkannya sistem informasi, prosedur penjualan dan pengendalian intern yang
memadai yang menyebabkan penjualan menjadi kurang efektif dan efisien
sehingga diperlukannya perbaikan dalam sistem penjualan pada Surabaya Suites
Hotel. Adapun permasalahan yang dihadapi oleh Surabaya Suites Hotel adalah
kurangnya komunikasi dan pembagian informasi antar karyawan, tidak
lengkapnya nota – nota dari restoran yang mengakibatkan kurangnya barang bukti
pembayaran, adanya pemberian fasilitas kredit pada beberapa perusahaan luar
yang dinyatakan tidak sehat sehingga dapat menimbulkan hutang yang tak
tertagih.
Berdasarkan fenomena yang ada pada latar belakang, maka penulis tertarik
untuk menganalisis sistem informasi akuntansi pada Surabaya Suites Hotel
menjadi bahan penelitian dengan judul “Analisis Atas Efisiensi Dan Efektivitas
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Pengendalian Intern
(Surabaya Suites Hotel Di Plaza Boulevard, Surabaya)”.

TINJAUAN PUSTAKA
Pengertian Efisiensi dan Efektivitas
Efisiensi menurut (Susilo, 2011) adalah “suatu kondisi atau keadaan,
dimanapenyelesaian suatu pekerjaan dilaksanakan dengan benar dan dengan
penuh kemampuanyang dimiliki.”
Menurut Ravianto dalam Masruri (2014:11), “efektivitas adalah seberapa
baik pekerjaan yang dilakukan, sejauh mana orang menghasilkan keluaran seuai
dengan yang diharapkan. Ini berarti bahwa apabila suatu pekerjaan dapat
diselesaikan dengan perencanaan, baik dalam waktu, biaya maupun mutunya,
maka dapat dikatakan efektif.”

29
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2017:80), adalah : “sistem
informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai kumpulan (integrasi) dari sub –
sub sistem / komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan dan
bekerja sama satu sama lain secara harmonis untuk mengolah data transaksi yang
berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi keuangan.”

Pengertian Penjualan Tunai dan Kredit

Penjualan tunai menurut Mulyadi (2013), “mengatakan bahwa penjualan
tunaidilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan
pembayaranharga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepadapembeli.”
Sedangkan penjualan kredit menurut Mulyadi (2016:160), menyatakan bahwa
“sistem penjualan kredit adalah kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan
barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit,
jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan
jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya.
Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem
penjualan kredit.”

Pengendalian Internal
Menurut Harahap (2011:89) pengendalian merupakan suatu tindakan pengawasan
yang disertai tindakan pelurusan (korektif).

METODE PENELITIAN
Pendekatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif, agar
dapat mendeskripsikan secara jelas dan rinci prosedur penjualan kredit, dari data
yang didapatkan dari perusahaan dan menganalisis sistem piutang pada Surabaya
Suites Hotel. Objek penelitiannya adalah sistem informasi akuntansi penjualan
kredit serta pengendalian intern yang diperoleh dari catatan, dokumen-dokumen
yang ada.
Pemilihan informan dilakukan dengan mencari sumber dari pihak-pihak
terkait pada bagian akuntansi dan penjualan. Informan yang tepat, diharapkan
dapat memberikan informasi yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan dalam
penelitian.
Dalam penelitian ini menggunakan jenis data primer dan sekunder. Data
primer didapatkan dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi dari
perusahaan. Data primer yang dikumpulkan merupakan jawaban dari karyawan
atau staff perusahaan.Sedangkan data sekunder, peneliti peroleh dari buku, jurnal,
data-data berupa catatan maupun dokumen-dokumen dari perusahaan berupa bukti
transaksi dan prosedur dalam Surabaya Suites Hotel.
Batasan penelitian dalam penelitian ini yaitu memfokuskan pembahasan
dalam penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit serta pengendalian
internnya dalam perusahaan.

30
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Objek Penelitian
Surabaya Suites Hotel yang berlokasi di daerah Pemuda Surabaya merupakan
salah satu hotel bintang empat yang cukup terkemuka di daerah Surabaya yang
awal berdirinya sejak bulan Oktober tahun 1993 setelah buka di Negara Australia.
Surabaya Suites Hotel sekarang merupakan salah satu perusahaan yang berada
dibawah naungan Yayasan Pensiun Mandiri dan telah berganti nama menjadi PT.
PIM (Pengelola InvestamaMandiri) yang merupakan yayasan yang dikelola
langsung oleh Bank Mandiri. Awal mula nama Surabaya Suites Hotel tercipta
dulunya sempat mengalami perubahan terus menerus yang awal mula buka
bernama Radisson Plaza Suites Hotel dari tahun 1993 sampai tahun 2003 lamanya
dikelola oleh Radisson karena kontrak hanya 10 tahun dan tidak diperpanjang.
Pada jangka waktu 10 tahun kontrak tersebut, Surabaya Suites Hotel dibawahi
pimpinan dari orang luar Indonesia (WNA) yang terdiri dari kewarganegaraan
Australia, Kanada, Inggris, India, dan Amerika.

Hasil Penelitian
Hasil penelitian menemukan beberapa data dan temuan yang berkaitan dengan
permasalahan yang diteliti. Dokumen yang digunakan dalam transaksi di
Surabaya Suites Hotel adalah: guest bill, invoice, registration form, reservation
form, travel agent,remittance of funds, contract rate, dan sebagainya. Fungsi yang
terkait dalam penjualankredit pada perusahaan adalah fungsi penjualan, fungsi
kredit, fungsi general cashier, fungsi administrasi. Kebijakan penjualan pada
perusahaan adalah standar pemilihan pelanggan sesuai dengan keperluan
perusahaan, syarat – syarat penjualan kredit dengan jangka waktu kredit yang
diberikan mulai dari penerimaan invoice pada pelanggan lalu kebijakan
pengutipan piutangnya yaitu manajemen akan mengirimkan surat peringatan
(reminder letter) bagi perusahaan yang belum melunasi tagihan hingga jangka
waktu yang telah ditetapkan. Dan pelanggan yang melakukan piutang tak tertagih
akan mendapat status slow payment/cash list/black list.

Pembahasan
Dengan melihat kelemahan yang ditemukan saat peneliti menganalisis maka
pembahasannya adalah:
1. Tidak melakukan pencatatan atas pengeluaran kas untuk kebutuhan pribadi.
Karena adanya keteledoran dari finance controller dan general cashier yang
meminjam uang brankas untuk kebutuhan pribadi tanpa meninggalkan catatan.
2. Tidak melakukan pengecekan kembali pada bukti transaksi di bagian kasir
pada akhir hari.
3. Bagian penjualan tidak melakukan survey lapangan saat pencarian informasi
mengenai target pelanggan.
Untuk menanggulangi kelemahan yang dapat berakibat pada masalah di
Surabaya Suites Hotel, maka peneliti memberikan rekomendasi usulan pada
sistem informasi akuntansi penjualan kredit.

31
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 1
Alur Rekomendasi Sistem Informasi Penjualan Kredit Surabaya Suites

32
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 2
Alur Rekomendasi Sistem Informasi Penjualan Kredit Surabaya Suites Hotel
(Lanjutan)

33
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 3
Alur Rekomendasi Sistem Informasi Penjualan Kredit Surabaya Suites Hotel
(Lanjutan)

34
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem

Sumber: Peneliti, 2020

Gambar 4
Alur Rekomendasi Sistem Informasi Penjualan Kredit Surabaya Suites Hotel
(Lanjutan)
Langkah – langkah :
1. Bagian Penjualan (Sales)
a. Bagian penjualan sebelum melakukan promosi ke beberapa perusahaan
target melakukan survei lapangan dan mencari informasi yang mendalam
mengenai prestasi pada perusahaan tersebut apakah tergolong perusahaan
yang sukses dan memiliki keuangan stabil
b. Kemudian melakukan penawaran ke klien (perusahaan/instansi/travel
agent).

35
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
c. Setelah klien (perusahaan / instansi) menerima penawaran maka selanjutnya
diinfokan pada pihak manajer kemudian menunggu persetujuan dari pihak
manajer.
d. Jika disetujui, langsung diinfokan ke bagian kredit (account receivable) lalu
dibuatkan file. Jika tidak disetujui, maka tidak perlu diinfokan ke bagian
kredit tapi cukup di jadikan file saja.
2. Bagian Front Office
a. Menerima reservation form / form A.
b. Memberikan pelayanan yang diperlukan oleh tamu/klien.
c. Bagian kasir mengumpulkan semua bukti transaksi pada rak kasir dengan
urut.
d. Pada setiap akhir hari, bagian kasir melakukan kembali pengecekan pada
semua transaksi agar tidak ada transaksi yang hilang.
e. Kemudian setelah melakukan pengecekan kembali, semua bukti transaksi
yang sudah urut diberikan pada bagian night auditor untuk direkap.
3. Bagian Food & Beverages (makanan & minuman)
a. Melayani tamu yang memesan makanan / minuman dari restoran/kafe.
b. Memproses pesanan dari klien dan menjaga agar rasa dan tampilan makanan
dalam keadaan baik dan selalu menjaga ketersediaan pada menu.
c. Setelah tamu melakukan pembayaran dalam bentuk kredit maupun tunai,
bukti transaksi (bill/cek) diatur dalam rak kasir.
d. Kemudian pada akhir hari bukti transaksi tersebut dilakukan pengecekan
kembali oleh bagian kasir untuk menghindari kurangnya bukti transaksi.
e. Setelah dilakukan pengecekan kembali maka selanjutnya bukti transaksi
restoran dan kafe diserahkan pada night audit untuk direkap.
4. Bagian Night Auditor
a. Menerima semua transaksi dari bagian kasir.
b. Merekap semua transaksi kredit dan tunai (guest cek / bill).
c. Setelah selesai merekap semua transaksi, lalu hasil rekapan (laporan) dan
semua bukti transaksi diserahkan kepada bagian income audit
5. Bagian Kredit (Account Receivible)
a. Mendapat kiriman dokumen kredit (city ledger, guest cek) dari bagian
income audit.
b. Kemudian mengelompokkan city ledger menjadi invoice dan guest cek
menjadi laporan harian (settlement).
c. Lalu membuat laporan daftar jatuh tempo (aging summary) yang berguna
untuk mengontrol kredit hotel.
d. Kemudian melakukan penagihan dengan mengirim invoice berdasarkan area
luar kota maupun dalam kota.
e. Kemudian menghubungi penerima (konfirmasi lewat telepon apakah sudah
menerima invoice)
f. Melaksanakan penagihan. Hal ini dilakukan jika sudah mendekati 30 hari
dari invoice diterima, lebih intens lagi jika jatuh tempo sudah lama.
g. Ketika klien / tamu akan melakukan pembayaran piutang bisa lewat transfer
bank,credit card, tunai.
h. Setelah itu hotel akan menerima Bukti Bank Terima (BBT).
i. Kemudian dilakukan penjurnalan piutang. Selesai.

36
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
SIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dapat diambil kesimpulan bahwa: (1) Pengendalian
intern pada penerimaan kas dan pengeluaran kas belum baik.Karena masih adanya
kesalahpahaman dan keteledoran antar karyawan dan kurangnya dalam kegiatan
pencatatan, dapat mengakibatkan berkurangnya kinerja para karyawan. (2)
Pengendalian intern pada bagian kasir di bagian F&B dan bagian front office juga
masih belum baik. Karena kurangnya dalam pengawasan dalam pengecekan
kembali bukti-bukti transaksi, hal ini dapat berakibat pada proses pencatatan
keuangan di bagian back office (accounting). (3) Kurangnya dalam pencarian
informasi tentang perusahaan yang akan dijadikan target pelanggan. Hal ini dapat
berakibat terjadinya piutang tak tertagihpada penjualan kredit.Adapun saran yaitu
(1) Penggunaan pencatatan pengeluaran kas.Sebaiknya pencatatan pengeluaran
kas tidak hanya untuk pengeluaran untuk perusahaan tetapi juga pencatatan untuk
pengeluaran pribadi dan meminimalisir penggunaan kas secara pribadi. (2)
Pengecekan kembali.Melakukan pengecekan kembali pada akhir hari di bagian
kasir, guna meminimalisir kurangnya bukti transaksi harian. (3) Melakukan
pencarian infromasi mendalam.Bagian penjualan dilakukan pencarian informasi
melalui survey lapangan, mengetahui pendapat – pendapat dari hotel lain, mencari
melalui internet bagaimana keadaan perusahaan yang akan dijadikan target
pelanggan untuk Surabaya Suites Hotel.

DAFTAR PUSTAKA

Afriadi, Arwendi, 2015, Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

DalamMenunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Pada PT.
Bintang Multi Sarana Palembang, Jurnal, Universitas Muhammadiyah,
Palembang.

Abdullah, Thamrin dan Francis Tantri, 2016, Manajemen Pemasaran, PT. Raja
Grafindo Persada, Depok.

Dewi, Putri Rafita, 2017, Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

DalamMenunjang Efektivitas Pengendalian Intern Penjualan Tunai
(Apotek Guardian Hero Surabaya Tunjungan Plaza), Skripsi, Universitas
Bhayangkara, Surabaya.

Dimyati, Aan Surachlan, 1989, Pengetahuan Dasar Perhotelan, Cetakan Pertama,

Penerbit CV. Deviri Ganan, Jakarta.

Jogiyanto, 2007, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta.

Mulyadi, 2013, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba empat, Jakarta.

Mulyadi, 2016, Sistem Akuntansi, Edisi 4, Salemba empat, Jakarta.

Rama, Dasaratha V. dan Frederick L. Jones, 2008, Sistem Informasi Akuntansi,

Edisi 2, Salemba Empat, Jakarta.

37
UAJ: UBHARA Accounting Journal Fanny Alviolita dkk., Analisis atas Efisiensi dan
Vol. 1 No. 1 2021 Efektifitas Penerapan Sistem
Saragih, Reka Anjelina, 2019, Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Terhadap
Pengendalian Intern Sistem Penjualan Pada PT Alfa Scorpii Cabang
Bagan Batu,Jurnal, Universitas Medan Area, Medan.

Sugiyono, 2015, Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R&D, Alfabeta,

Bandung.

Susanto, Azhar, 2013, Sistem Informasi Akuntansi, Lingga Jaya, Bandung.

Widanaputra, A.A G.P, Suprasto, Herkulanus Bambang, Ariyanto, Dodik., Sari,

M.M. Ratna. 2009, Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi,
Graha Ilmu, Yogyakarta.

Yin, Robert K, 2011, Studi Kasus: Metode Penelitian, Rajagrafindo Persada,

Jakarta.

Yuitasari, 2018, Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Guna

Meningkatkan Pengendalian Internal Pada PT Sekar Nusa Baruna Kediri,
Jurnal, Universitas Nusantara, Kediri.

38