TUGAS DAN TANGGUNG JAWAN PURCHASING

Purchasing merupakan sebuah posisi di perusahaan, khususnya yang bergerak di

bidang retail, yang memiliki tugas pokok untuk pembelian barang atau jasa. Posisi ini
berada di bawah naungan bidang procurement, yang bertanggung jawab atas
pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan. Berikut sejumlah tugas
dan tanggung jawab admin purchasing yang patut Anda ketahui. 

1. Melakukan Pembelian Barang 

Setelah daftar barang yang dibutuhkan oleh perusahaan disusun staf procurement,
admin purchasing bertugas untuk melakukan pembelian barang tersebut. Pembelian
barang disesuaikan dengan jumlah serta biaya yang disediakan oleh perusahaan.
Saat melakukan pembelian, admin purchasing harus mengontrol dengan teliti,
jumlah, kualitas, serta harga barang yang dibeli. 

2. Memastikan Barang yang Dipesan Tiba di Waktu yang Ditentukan 

Setelah melakukan pemesanan, maka admin purchasing harus memantau proses
pengiriman barang. Hal ini dilakukan agar barang yang dipesan untuk perusahaan
tiba di waktu yang telah ditentukan, serta kualitasnya sesuai dengan yang
diharapkan. Tanpa adanya pemantauan seperti ini, barang bisa saja datang
terlambat sehingga mempengaruhi kinerja perusahaan. 

3. Menerima Kedatangan Barang dan Mengecek Kualitasnya 

Setelah barang yang dibeli datang, maka admin purchasing bertanggung jawab
untuk cek kondisinya, apakah berada dalam kondisi baik atau ada yang mengalami
kerusakan. Jika sekiranya ada kerusakan pada barang yang dipesan kepada
vendor, maka admin purchasing bertanggung jawab untuk mengurus pengembalian
barang tersebut. 

4. Melakukan Pembayaran atas Barang yang Dibeli 

Tugas dan tanggung jawab admin purchasing selanjutnya adalah untuk melakukan
pembayaran atas barang yang dibeli pada vendor atau supplier. Ketelitian yang
tinggi sangat dibutuhkan dalam melaksanakan tugas ini, karena ini menyangkut
masalah keuangan. Dalam hal ini, admin purchasing akan bekerja sama dengan staf
dari bidang keuangan perusahaan. 

5. Dokumentasi Faktur, Purchase Order, Work Order, dan Invoice

Seorang admin purchasing bertanggung jawab untuk mendokumentasikan segala
bentuk faktur, purchase order, work order, atau pun invoice. Kesemua dokumen ini
diperlukan nantinya, saat admin purchasing memberikan laporan keuangan atas
pembelian barang yang telah dilakukan. Hilang satu saja bukti pembelian ini, bisa
menimbulkan kecurigaan atas adanya penyelewengan dana. 
6. Melakukan Pelaporan atas Pembelian yang Dilakukan 
Selanjutnya, admin purchasing juga bertugas untuk menyusun laporan atas
pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Secara garis besar, laporan ini
berisikan daftar barang apa saja yang telah dibeli, beserta dengan jumlah dan
rincian harganya. Laporan ini nantinya akan disampaikan ke para petinggi
perusahaan. 

7. Melakukan Kontrol atas Ketersediaan Barang 

Tanggung jawab admin purchasing tak serta merta selesai setelah pembelian
barang untuk perusahaan. Admin purchasing masih harus melakukan kontrol atas
ketersediaan barang yang telah dibeli sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk
mengawasi penggunaan barang, serta menganalisa kapan sekiranya barang akan
habis dan perlu dibeli kembali. 

8. Menjalin Hubungan Baik dengan Para Vendor

Terakhir, admin purchasing harus bisa menjalin hubungan baik dengan para vendor.
Keberadaan vendor sangat dibutuhkan, karena tanpanya maka kebutuhan barang
perusahaan tak akan bisa dipenuhi. Dengan menjalin baik hubungan dengan para
vendor, maka perusahaan bisa saja mendapatkan keuntungan berupa harga barang
yang lebih terjangkau. 

PT. PANJUNAN

Agus Amrullah
HRD Manager