BAB III

IDENTIFIKASI MASALAH

3.1 Metode Penemuan Masalah/Pengumpulan Data

Selama menjalani praktik kerja industri sebagai sekretaris di perusahaan

ini, saya telah melakukan kajian pustaka yang mendalam terhadap manajemen

data perusahaan. Saya menemukan adanya beberapa masalah yang perlu ditangani

dengan segera. Salah satu masalah yang ditemui adalah kurangnya struktur yang

jelas dalam pengelolaan data perusahaan. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam

mencari dan mengakses informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen.

Selain itu, kurangnya standar dan prosedur yang konsisten dalam pengumpulan,

pengolahan, dan penyimpanan data juga menyebabkan kebingungan dan

ketidakakuratan informasi yang disediakan.

Melalui kajian pustaka, saya juga menemukan bahwa perusahaan masih

menggunakan metode manual dalam manajemen data, yang memakan waktu dan

sumber daya yang berharga. Dalam era digitalisasi seperti sekarang, penggunaan

teknologi informasi dan sistem manajemen basis data yang lebih efisien dan

terintegrasi dapat memberikan solusi yang optimal.

3.2 Daftar Masalah

Saya menemukan beberapa masalah yang dapat diperbaiki dan/atau

ditingkatkan dalam hal manajemen data di perusahaan ini, yaitu:

3.2.1 Struktur data belum terstandarisasi

3.2.2 Sistem manajemen data konvensional

3.2.3 Entri data tidak konsisten

3.2.4 Inkonsistensi, duplikasi, dan redudansi data

3.3 Penetapan Prioritas Masalah

Tabel 3.3 Penetapan Prioritas Masalah

Kriteria
Daftar Masalah Jumlah
Kepentingan Frekuensi Kelayakan

1. Struktur data

belum 3 2 3 8

terstandarisasi

2. Sistem manajemen
5 4 5 14
data konvensional

3. Entri data tidak

4 3 3 10
konsisten

4. Inkonsistensi,

duplikasi, dan 3 4 3 10

redudansi data

Sumber: Olahan Data Praktikan

Keterangan:

1 = tidak penting/sering/layak

2 = kurang penting/sering/layak
3 = cukup penting/sering/layak

4 = penting/sering/layak

5 = sangat penting/sering/layak

Berdasarkan tabel di atas, masalah yang akan diangkat dalam laporan

prakerin adalah ”Sistem manajemen data konvesional” karena memiliki nilai/skor

terbesar, yaitu 14

3.4 Penjabaran Masalah

Sistem manajemen data konvensional adalah proses manual, penggunaan

berkas fisik, dan alat kerja yang tidak terotomatisasi. Dalam sistem manajemen

data konvensional, perusahaan mengandalkan dokumen fisik, seperti formulir

cetak, berkas kertas, dan lembar kerja manual, untuk mencatat, menyimpan, dan

mengelola informasi.

Sistem manajemen data konvensional cenderung tidak terintegrasi dengan

teknologi informasi dan tidak memanfaatkan perangkat lunak atau aplikasi khusus

untuk mengelola dan menganalisis data secara efisien. Perusahaan tidak memiliki

sistem basis data terpusat yang dapat mengorganisir dan menyimpan data dengan

baik, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam mencari, mengakses, dan

memperbarui informasi.

Kelemahan dari sistem manajemen data konvensional meliputi efisiensi

yang rendah, risiko kehilangan atau kerusakan berkas fisik, sulitnya berbagi

informasi antar departemen, dan tingginya tingkat kesalahan manusia dalam

pengolahan data. Sistem ini juga mungkin kurang responsif terhadap perubahan
kebutuhan perusahaan dan kurang mendukung pengambilan keputusan yang cepat

dan akurat.

Telah banyak perusahaan yang beralih ke sistem manajemen data yang

lebih modern dan terotomatisasi, seperti sistem basis data terpusat, perangkat

lunak manajemen data, dan solusi cloud-based, yang memungkinkan pengelolaan

data yang lebih efisien, aksesibilitas yang lebih baik, dan analisis yang lebih

mendalam.

Banyak pihak yang bertanggung jawab dalam hal manejemen data

perusahaan. Pihak manajemen eksekutif bertanggung jawab untuk memahami

pentingnya sistem manajemen data yang efektif dan mengalokasikan sumber daya

yang diperlukan untuk mengimplementasikannya. Tim IT dalam perusahaan juga

bertanggung jawab atas infrastruktur teknologi informasi dan sistem yang

diperlukan untuk manajemen data yang efektif. Tim manajemen data juga

berperan penting dalam memastikan kualitas dan integritas data, melaksanakan

tindakan pemulihan data jika diperlukan, serta memberikan pelatihan dan

dukungan kepada pengguna dalam pengelolaan data.

Terdapat beberapa kemungkinan alasan mengapa perusahaan masih

menggunakan sistem manajemen data konvesional. Perusahaan mungkin kurang

informasi tentang perkembangan teknologi terbaru atau tidak memahami betapa

pentingnya mengadopsi sistem yang lebih efisien. Perusahaan mungkin

menghadapi batasan anggaran atau berpikir bahwa biaya peralihan tidak

sebanding dengan manfaat yang akan diperoleh. Perusahaan mungkin kesulitan

menemukan tenaga kerja yang memiliki kemampuan teknis yang diperlukan

untuk mengimplementasikan dan mengelola sistem baru.

 BAB IV

PEMECAHAN MASALAH

4.1 Analisis Penyebab Masalah

Masalah utama dari penggunaan sistem manajemen data konvesional

adalah menyebabkan perbadaan data, mulai dari inkonsistensi, duplikasi, dan

redudansi data. Maka dari itu, analisis penyebab masalah yang dilakukan mulai

dari masalah perbedaan data (data tidak konsisten).

Gambar 4.1 Fishbone Diagram Analisis Penyebab Masalah

Sumber: Olahan Data Peserta Prakerin

4.2 Alternatif Pemecahan Masalah

Tabel 4.2 Alternatif Pemecahan Masalah

 Analisis Penyebab Masalah Alternatif Pemecahan Masalah

Machines: Machines:

1. Penggunaan data 1. Menggunakan platform lain

menggunakan GForm sehingga yang dapat mengintegrasi

data tidak dapat difilter. fungsi database.

2. Pertanyaan GForm tidak 2. Memberikan jawaban option

berupa option yang dapat untuk memudahkan filter data.

langsung dipilih.

Materials: Materials:

1. Pertanyaan terlalu panjang. 1. Menyederhanakan pertanyaan

2. Formulir rumit dan sulit sekaligus pilihan jawaban.

dipahami. 2. Mengatur disain dan urutan

pertanyaan agar mudah

dipahami.

Methods: Methods:

1. Data tidak dinormalisasi 1. Melakukan normalisasi data

sebelum diarsip. dengan sistem manajemen data

2. Menggunakan sistem modern.

manajemen data konvensional. 2. Mengganti sistem manajemen

data.

Manpower: Manpower:

1. Pemegang tanggung jawab 1. Memberi pelatihan kepada

manajemen data, yaitu sekretaris mengenai

 Analisis Penyebab Masalah Alternatif Pemecahan Masalah

sekretaris tidak bisa manajemen data.

mengoperasikan aplikasi 2. Membuat divisi baru untuk

manajemen data. mengelola database

perusahaan.

Sumber: Olahan Data Peserta Prakerin

4.3 Penetapan Alternatif Pemecahan Masalah

Tabel 4.3 Penetapan Alternatif Pemecahan Masalah

Efektivitas Jumlah
Alternatif Pemecahan Efisiensi
No (M x I x
Masalah M I V (C)
V)/C

Menggunakan software
1 5 5 3 3 25
manajemen data yang tepat.

Memberi pelatihan kepada

2 3 5 4 3 20
sekretaris mengenai database.

Merekrut sekretaris baru yang

3 1 2 1 5 0.4
dapat mengoperasikan database.

Merancang ulang formulir di

4 GForm agar mudah dipahami 3 4 2 4 6

dan terstandarisasi.

5 Melakukan sosialisasi kepada 2 4 2 4 4

setiap divisi agar melakukan

 normalisasi data terlebih dahulu

sebelum dikumpulkan ke pusat.

Sumber: Olahan Data Peserta Prakerin

Keterangan:

Skala penilaian yang digunakan untuk efektivitas program adalah:

1 = Alternatif pemecahan masalah paling tidak efektif

2 = Alternatif pemecahan masalah tidak efektif

3 = Alternatif pemecahan masalah cukup efektif

4 = Alternatif pemecahan masalah efektif

5 = Alternatif pemecahan masalah paling efektif

Skala penilaian yang digunakan untuk efisiensi program adalah:

5 = Alternatif pemecahan masalah paling tidak efisien

4 = Alternatif pemecahan masalah tidak efisien

3 = Alternatif pemecahan masalah cukup efisien

2 = Alternatif pemecahan masalah efisien

1 = Alternatif pemecahan masalah paling efisien

Efektivitas:

M (Magnitude) : Kemampuan untuk mengatasi masalah I

(Importancy) : Pentingnya cara penyelesaian masalah V

(Vulnerability) : Sensitifitas cara penyelesaian masalah

Efisien : Pemakaian sumber daya yang diperlukan

 Berdasarkan Tabel 4.3 Prioritas Alternatif Pemecahan Masalah, maka

pemecah masalah dengan skor tertinggi adalah menggunakan software

manajemen data yang tepat, dan memberi pelatihan database kepada sekretaris.

4.4 Rencana Pelaksanaan Pemecahan Masalah

4.4.1 Kerangka Teori

4.4.2 Penjelasan Prioritas Pemecahan Masalah

4.4.3 Langkah Pelaksanaan

a. Plan

1) Pengumpulan informasi terkait dengan sistem manajemen data pusat dan divisi.

2) Pengumpulan informasi terkait dengan formulir pertanyaan.

3) Mencari software manajemen data yang tepat dan sesuai.

b. Do

1) Mensosialisasikan mengenai software yang akan digunakan

2) Memberi pelatihan mengenai software kepada seluruh sekretaris

3) Menerapkan software yang digunakan

4) Menyusun laporan hasil implementasi software

c. Check

1) Memantau penggunaan software

2) Membuat laporan hasil audit dari penggunaan software

3) Menyimpulkan temuan-temuan dan menyusun perencanaan perbaikan

d. Action

1) Melakukan perbaikan dan pengawasan

2) Membuat laporan perbaikan rutin dan pengawasan

4.4. Sumber Daya

4.5 Jadwal Pelaksanaan

Tabel 4.5 Gantt Chart PDCA

N
Uraian Kegiatan Juli Agustus September
o
Pengumpulan
informasi terkait
1 dengan sistem
manajemen data pusat
dan divisi
Pengumpulan
informasi terkait
2
dengan formulir
pertanyaan
Mencari software
3 manajemen data yang
tepat dan sesuai
Mensosialisasikan
4 mengenai software
yang akan digunakan
Memberi pelatihan
mengenai software
5
kepada seluruh
sekretaris
Menerapkan software
6
yang digunakan
7 Menyusun laporan
hasil implementasi
 software
Memantau penggunaan
8
software
Membuat laporan hasil
9 audit dari penggunaan
software
Menyimpulkan
temuan-temuan dan
10
menyusun perencanaan
perbaikan
Melakukan perbaikan
11
dan pengawasan
Membuat laporan
12 perbaikan rutin dan
pengawasan
Finalisasi laporan
13
prakerin
Sumber: Olahan Data Peserta Prakerin