Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker

Apotek WIPA Farma

Periode I (01-29 Februari 2016)

BAB III
REVIEW KEGIATAN PKPA APOTEK

A. Etikolegal
1. Sumpah apoteker
Aspek etikolegal terkait sumpah apoteker sesuai dengan PP No. 20 tahun 1963
telah dijalankan sejak Apotek WIPA berdiri yakni tanggal 12 November 1979 hingga
sekarang. Saat ini Apotek WIPA sudah memiliki dua apotek cabang yakni Apotek
Mentari yang terletak di Jl. Imogiri Barat no.138 dan Apotek Umbulharjo yang
terletak di Jl. Perintis Kemerdekaan no. 72, Yogyakarta.
Apoteker di Apotek WIPA merahasiakan data pasien baik berupa resep
maupun rekam medik yang tidak digunakan untuk kepentingan pribadi yang bersifat
menguntungkan diri semata. Sesuai dengan sumpah apoteker poin ke kedua yang
berbunyi, “Saya akan merahasiakan segala sesuatu yang saya ketahui karena
pekerjaan saya dan keilmuan saya sebagai Apoteker”.
Seluruh tenaga kerja di Apotek WIPA dalam melaksanakan tugas atau
kewajibannya selalu bersungguh-sungguh sehingga tidak terjadi pelanggaran
peraturan baik dibidang kesehatan maupun kefarmasian. Hal ini sesuai dengan
sumpah apoteker poin ke lima yang berbunyi, “Dalam menunaikan kewajiban saya,
saya akan berikhtiar sungguh-sungguh supaya tidak terpengaruh pertimbangan,
keagamaan, kebangsaan, kesukuan, politik kepartaian atau kedudukan sosial”.
Pengalaman beberapa poin sumpah apoteker yang lain selama PKPA di Apotek
WIPA yakni dari poin pertama, yang berbunyi “ Saya akan membaktikan hidup saya
guna kepentingan peri kemanusiaan, terutama dalam bidang kesehatan”, poin ketiga
yang berbunyi “Sekalipun diancam saya tidak akan mempergunakan pengetahuan
kefarmasian saya untuk segala sesuatu yang bertentangan dengan hukum
kemanusiaan” dan poin keempat sumpah apoteker, yang berbunyi “Saya akan
menjalankan tugas saya dengan sebaik-baiknya sesuai dengan martabat dan tradisi
luhur jabatan kefarmasian”.

2. Kode Etik Apoteker Indonesia

Aspek etikolegal dalam lingkup Kode Etik Apoteker Indonesia telah
diimplementasikan dalam setiap kegiatan praktek pelayanan kefarmasian di Apotek

44
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

WIPA. Etika tersebut mencakup kewajiban beretika terhadap diri sendiri, pasien,
teman sejawat dan profesi lainnya.
a. Kewajiban umum apoteker
Apoteker di Apotek WIPA senantiasa menjauhkan diri dari usaha mencari
keuntungan diri semata yang bertentangan dengan martabat dan tradisi luhur
kefarmasian dengan menyediakan obat-obatan, produk-produk kesehatan serta
pelayanan kesehatan sesuai aturan yang ditetapkan dengan memberikan harga
sesuai dengan aturan yang berlaku. Hal tersebut sesuai dengan Kode Etik
Apoteker Pasal 5 yang berbunyi “Di dalam menjalankan tugasnya seorang
Apoteker harus menjauhkan diri dari usaha mencari keuntungan diri semata yang
bertentangan dengan martabat dan tradisi luhur jabatan kefarmasian”.
Apoteker Apotek WIPA juga memberikan contoh yang baik bagi orang
lain terutama terhadap para pegawai dengan selalu berusaha untuk membimbing
para pegawai, bertanggung jawab dan berdedikasi tinggi dalam menjalankan
tugasnya sesuai dengan Kode Etik Apoteker pasal 6. Apoteker Apotek di Apotek
WIPA berperan aktif dalam mengikuti perkembangan dibidang kesehatan pada
umumnya dan farmasi pada khususnya sesuai dengan Kode Etik Apoteker pasal 4
juga perkembangan terkait peraturan perundang-undangan kefarmasian juga
kesehatan sesuai dengan Kode Etik Apoteker pasal 8 misalnya dengan mencari
informasi perkembangan peraturan terbaru, aktif mengajar di universitas dan
memberikan pengetahuan keilmuannya pada kuliah umum atau acara khusus
terkait kesehatan ataupun kefarmasian, serta mengikuti berbagai seminar-seminar
dan pelatihan-pelatihan kesehatan maupun farmasi.
b. Kewajiban apoteker terhadap pasien
Apoteker di Apotek WIPA selalu hadir di apotek pada saat apotek buka
dan memberikan pelayanan kefarmasian yang mengutamakan kepentingan
masyarakat serta menghormati hak pasien terutama dalam hal pemilihan obat
yang sesuai dengan Kode Etik Apoteker pasal 7 dan 9.
Apabila pasien kesulitan dalam menentukan obat yang dibutuhkan, maka
apoteker akan memberikan solusi untuk pengobatan yang sesuai bagi pasien
dengan pemberian informasi yang jelas mengenai indikasi obat, cara penggunaan
serta efek sampingnya sehingga pasien mengerti mengenai obat yang akan

45
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

digunakan. Pelayanan informasi obat dan konseling dilakukan oleh apoteker

sesuai Kode Etik Apoteker pasal 7 yaitu saat penyerahan obat resep, atau ketika
pasien membeli obat dengan cara penggunaan khusus. Informasi juga diberikan
dalam bentuk leaflet yang disediakan dan dapat diambil oleh pasien.
c. Kewajiban apoteker terhadap teman sejawat dan sejawat petugas kesehatan
lainnya
Kode Etik Apoteker pasal 10, 11 dan 12 menunjukkan bahwa apoteker
harus senantiasa menjaga hubungan baik dengan rekan sejawat kesehatan di
apotek, yaitu perawat, dokter dan sesama apoteker. Apoteker di Apotek WIPA
telah menerapkan hal tersebut yang tercermin pada hal kerjasama dengan apotek
lain. Apotek WIPA membuka jaringan kerjasama dalam pengadaan obat dengan
apotek lain sehingga etika dalam berkomunikasi dan bekerjasama sangat penting
dibentuk untuk keberlangsungan apotek. Selain terhadap teman sejawat, Apoteker
Apotek WIPA juga melaksanakan kewajiban terhadap petugas kesehatan lain
seperti dokter, baik dokter yang berpraktek di Apotek WIPA maupun dengan
dokter yang membuka praktek di wilayah sekitar Apotek WIPA.

3. Undang-Undang Perapotekan
Apotek WIPA dalam menjalankan prakteknya, telah memenuhi beberapa
peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang perapotekan, diantaranya
yaitu:
a. Peraturan Menteri Kesehatan No.35 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
Kefarmasian di Apotek. Apotek WIPA dalam melakukan pengelolaan sumber
daya sudah sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan, yaitu:
1) Tahap-tahap pelayanan resep sudah dilakukan sesuai dengan prosedur tetap
pelayanan resep yang meliputi skrining resep, penyiapan obat, peracikan,
pemberian etiket, pemberian informasi obat kepada pasien secara jelas,
benar dan mudah dimengerti serta melakukan konseling obat kepada pasien
yang membutuhkan informasi lebih banyak mengenai pengobatan.
2) Apoteker di Apotek WIPA belum melakukan pelayanan berupa kunjungan
rumah dan pemantauan terapi obat. Hal ini disebabkan karena tidak ada
pasien pelanggan sehingga susah jika hendak melakukan pemantauan.

46
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

3) Apotek melakukan kegiatan pelayanan komoditi lainnya di luar sediaan

farmasi. Dalam hal ini Apotek WIPA juga memberikan pelayanan barang–
barang konsinyasi seperti madu, makanan, minuman, dan obat-obat
tradisional..
b. KepMenKes No. 1332/MenKes/SK/X/2002 Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan RI Nomor 922/Menkes/PER/X/1993 Tentang Ketentuan dan Tata
Cara Pemberian Izin Apotek
Tata cara perijinan Apotek WIPA sesuai dengan syarat perundang-
undangan, terutama pada pasal 7 tentang tahapan pendirian apotek, pasal 12
tentang penyediaan dan pengelolaan sediaan farmasi, dan pasal 19 tentang
ketentuan apoteker harus ada di apotek serta apabila apoteker berhalangan
hadir harus menunjuk apoteker pendamping. Hal ini sudah berlaku di Apotek
WIPA dengan memiliki dua orang apoteker pendamping.
c. UU RI No. 35 tahun 2009 tentang Narkotika
Menurut UU RI Nomor 35 Tahun 2009 Bab IV Bagian ke-empat
Pasal 14 menjelaskan bahwa apotek wajib menyimpan obat-obat narkotik
secara khusus, wajib membuat, menyampaikan dan menyimpan laporan secara
berkala mengenai pemasukan dan atau pengeluaran narkotika yang ada dalam
penguasaannya. Dalam hal penyerahan obat narkotika, apotek mempunyai
kewenangan untuk menyerahkan obat-obat narkotika baik kepada rumah sakit,
puskesmas, apotek lain, balai pengobatan, dokter dan pasien.
Pengadaan narkotika di Apotek WIPA dilakukan menggunakan
blanko surat pesanan narkotika sebanyak 5 rangkap yang telah ditanda tangani
oleh Apoteker Pengelola Apotek, kemudian ditujukan kepada PBF Kimia
Farmasi selaku penyalur tunggal sediaan narkotika. Surat pesanan dibuat 5
rangkap yaitu untuk arsip di Dinkes Kabupaten/Kota, tembusan ke Dinkes
Provinsi DIY, tembusan ke Balai POM DIY, Depo PBF Pusat, dan untuk
Apotek WIPA. Untuk setiap satu blanko SP narkotika hanya digunakan untuk
pemesanan satu item obat narkotika. Obat yang telah datang kemudian
disimpan di penyimpanan khusus obat narkotika, namun tempat penyimpanan
narkotika di Apotek WIPA belum sesuai dengan ketentuan. Obat narkotika
harus disimpan dalam lemari kayu yang menempel pada dinding dengan pintu

47
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

dan kunci ganda, tidak boleh digunakan untuk menyimpan barang selain
narkotika dan tempat penyimpanan narkotika tidak boleh dimasuki orang lain
tanpa izin penanggung jawab untuk menjamin keamanan.
Pelayanan obat narkotika di Apotek WIPA hanya dengan resep dokter.
Apotek WIPA tidak melayani salinan resep jika Apotek WIPA tidak
menyimpan resep aslinya. Obat narkotika yang telah dilayani kemudian dicatat
pada buku pengeluaran narkotika yang yang berisi tanggal penerimaan resep,
nomor resep, nama obat dan jumlah obat, sisa obat di apotek, nama dan alamat
pasien, nama dokter dan alamat dokter. Setiap bulannya, pengeluaran untuk
masing-masing narkokita dilaporkan sama halnya dengan pelaporan
penggunaan obat psikotropika.
Pelaporan penggunaan narkotika menggunakan Buku Register
Narkotika setiap bulan ke Kementrian Kesehatan RI di Jakarta, Balai Besar
POM Yogyakarta dan Dinas Kesehatan Kota Yogyakarta, serta arsip apotek.
Pelaporan penggunaan narkotika juga dilakukan dengan program SIPNAP
(Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika) langsung ke Departemen
Kesehatan Republik Indonesia dengan cara meng-upload laporan bulanan ke
website SIPNAP. Laporan berisi nama sediaan, kode, stok awal, penerimaan,
pengeluaran dan stok akhir.
d. UU RI Nomor 5 Tahun 1997 tentang Psikotropik
Di Apotek WIPA, pemesanan obat-obat psikotropik menggunakan SP
khusus formatnya sesuai yang dikeluarkan oleh BPOM dibuat rangkap 2. Di
Apotek WIPA dibuat rangkap 3 yaitu SP asli untuk PBF, 1 rangkap untuk arsip
apotek dan 1 rangkap bersama faktur pembelian. Dalam penyimpanan obat
psikotropik di Apotek WIPA telah sesuai dengan peraturan perundang-
undangan yang berlaku yaitu disimpan dalam lemari yang terpisah dan tidak
tercampur obat-obat lain.
Pelayanan obat psikotropika hanya dengan resep dokter. Setiap
pengeluaran psikotropik di Apotek WIPA selalu dicatat dalm buku pengeluaran
psikotropika yang mencantumkan tanggal penerimaan resep, nomor resep,
nama obat dan jumlah obat, sisa obat di apotek, nama dan alamat pasien, nama
dokter dan alamat dokter. Pelaporan penggunaan psikotropik dicatat dalam

48
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Buku Register Psikotropik sama halnya dengan pelaporan penggunaan narkotik

juga juga dilakukan dengan program SIPNAP langsung ke Departemen
Kesehatan Republik Indonesia dengan cara meng-upload laporan bulanan ke
website SIPNAP.
e. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 347 Tahun 1990 tentang Obat Wajib
Apotek No. 1, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 924 Tahun 1993 tentang
Obat Wajib Apotek No. 2, Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1176 Tahun
1999 tentang Obat Wajib Apotek No. 3.
Obat Wajib Apotek (OWA) adalah obat keras yang dapat diserahkan
tanpa resep dokter oleh apoteker di apotek. Kewajiban apoteker di apotek
dalam melayani pasien yang membutuhkan OWA antara lain :
1) Memenuhi ketentuan dan batasan tiap jenis obat per pasien yang disebutkan
dalam OWA yang bersangkutan, Membuat dokumentasi meliputi catatan
pasien dan obat yang telah diserahkan.
2) Memberikan informasi meliputi dosis dan aturan pakai, kontraindikasi, efek
samping dan lain-lain yang perlu diperhatikan oleh pasien.
Pelayanan OWA di Apotek WIPA telah memenuhi peraturan
perundang-undangan karena telah menjalankan kewajiban apoteker dalam
melayani OWA. Seringkali pasien datang dengan menyebut nama obat.
Kemudian apoteker mengkonfirmasi kembali keluhan pasien apakah cocok jika
menggunakan OWA tersebut. Di Apotek WIPA, pelayanan OWA sudah
disertai dengan dokumentasi dan pemberian informasi tentang aturan pakai dan
hal-hal yang lain yang dianggap dapat mempengaruhi keberhasilan terapi.
Namun pelayanan di Apotek WIPA tidak hanya melayani obat OWA tetapi
juga melayani obat di luar OWA seperti obat keras yang kadang-kadang
diberikan kepada pasien jika pasien datang ke apotek dengan catatan pasien
sudah pernah menggunakan obat tersebut sebelumnya. Salah satu contohnya
yaitu pemberian metformin untuk pasien yang mengalami DM. Pasien
sebelumnya adalah pasien yang didiagnosa memiliki penyakit DM, setiap
minggu kontrol rutin di Puskesmas dan biasanya selalu di resepkan metformin,
namun pada kondisi tertentu pasien tidak bisa ke puskesmas sehingga harus
membeli obat ke Apotek. Maka Apotek WIPA dapat menyerahkan obat keras

49
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

tersebut dengan memastikan keadaan kondisi klinis pasien serta informasi-

informasi yang sudah dianggap cukup.

B. Pelayanan Kefarmasian
1. Pelayanan Resep
Pelayanan resep di Apotek WIPA dimulai dari penerimaan resep, kemudian
dilanjutkan dengan skrining resep yang meliputi skrining administratif, skrining
farmasetis, skrining klinis serta menggali informasi yang dibutuhkan dari pasien.
Skrining administratif meliputi nama dokter, nomor Surat Ijin Praktek (SIP), alamat
dokter penulis resep, tanggal penulisan resep, tanda tangan atau paraf dokter untuk
setiap R/, nama pasien, umur pasien, dan alamat pasien. Beberapa hal yang harus
dilakukan pada skrining farmasetis yakni skrining bentuk sediaan, kekuatan sediaan,
stabilitas, dan kompatibilitas (ketercampuran obat). Skrining klinis meliputi
ketepatan indikasi dan dosis obat, aturan, cara dan lama penggunaan obat, duplikasi
dan/atau polifarmasi, reaksi obat yang tidak diinginkan (alergi, efek samping obat,
manifestasi klinis lain), kontraindikasi dan interaksi obat. Skrining farmasetis dan
klinis tidak selalu dilakukan, akan tetapi akan ditindak lanjuti bila terdapat
ketidaksesuaian dan bila terdapat pengobatan yang tidak rasional.
Setelah skrining resep dilakukan dan resep sudah sesuai, maka dilakukan
pemastian ketersediaan obat yang dibutuhkan dalam resep, perhitungan jumlah
sediaan obat yang dibutuhkan dan jumlah yang akan diracik untuk resep racikan.
Setelah semua sesuai, maka resep akan diberi harga dan dilakukan konfirmasi
tentang persetujuan biaya resep kepada pasien. Setelah pasien setuju dengan harga
resep maka pasien membayar secara tunai di kasir dan kemudian dilakukan
pencetakan bukti pembayaran yang telah diberi nomor resep dan stempel tanda lunas.
Setelah pembayaran lunas, dilakukan peracikan obat, pengemasan dan pemberian
etiket dengan benar. Setelah selesai diracik, dilakukan pengecekan kembali sebelum
obat diserahkan. Penyerahan obat dilakukan dengan pemberian informasi tentang
obat yang diberikan. Informasi yang diberikan berupa cara pemakaian obat, cara
penyimpanan obat (terutama dengan penyimpanan khusus), jangka waktu
pengobatan, makanan minuman yang harus dihindari.

50
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Pasien membawa resep

Apoteker : Skrining administrasi, farmasetik, klinik Cek

resepketersediaan obat, info biaya (Admin)
Assesment (Apoteker) Persetujuan pasien

Dilayani : Peracikan, pengemasan, etiket, copy resep (A

Penyerahan obat & KIE Kontrol (Apoteker)
Kasir

Gambar 3. Alur Pelayanan Obat dengan Resep di Apotek WIPA

Resep yang diulang atau iter atas permintaan pasien dibuatkan salinan resep
dan kwitansi diberikan jika dibutuhkan. Pencatatan penerimaan resep dilakukan
setiap hari. Resep dibendel dan diurutkan sesuai dengan nomor urut resep per hari
kemudian dibedakan untuk resep yang mengandung psikotropika dan narkotika.
Pencatatan penggunaan obat psikotropika dan narkotika dilakukan secara rutin oleh
Asisten Apoteker (AA) yang bertanggung jawab terhadap pencatatan psikotropika
agar memudahkan dalam pelaporan penggunaan natkotika dan psikotropika kepada
instansi terkait.

2. Swamedikasi
Swamedikasi atau pengobatan mandiri yang dilakukan di Apotek WIPA
seperti penggunaan Obat Wajib Apotek (OWA), obat bebas dan obat bebas terbatas.
Pasien yang sering menggunakan obat bebas terbatas adalah pasien dengan penyakit
yang simptomatis seperti batuk, flu, demam, nyeri, dan sebagainya. Pasien yang
dapat menggunakan menggunakan obat OWA adalah pasien yang memiliki penyakit
alergi, asma, ulkus peptik, pil kb, dan sebagainya. Pelayanan tersebut dilakukan
dengan catatan penyakit pasien sudah diketahui dengan pasti karena pasien telah
didiagnosa oleh dokter sebelumnya. Pelayanan pengobatan mandiri juga dilengkapi
dengan pencatatan data pasien beserta keluhan dan obat yang digunakannya.

51
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Informasi tentang aturan pakai, dosis, efek samping dan monitoring sebaiknya
dilakukan rutin kepada pasien.

3. Pelayanan Informasi Obat

Pelayanan informasi obat dan edukasi tentang obat perlu dilakukan untuk
menunjang kepatuhan pasien terhadap pengobatan yang dilakukannya.
Ketidakberhasilan terapi disebabkan karena ketidakpatuhan pasien dalam minum
obat dan ketidaktahuan pasien terhadap cara penggunaan obat yang diberikan
kepadanya serta adanya faktor kesengajaan dari pasien untuk tidak melakukan
pengobatan dengan rasional karena berbagai alasan.
Pelayanan infomsasi obat di Apotek WIPA dilayani setiap hari disaat jam buka
apotek yaitu pukul 08.00-21.00 WIB. Pelayanan informasi obat dan edukasi ini
dilakukan oleh APA dan Aping bertugas dengan menyediakan tempat khusus untuk
konsultasi mengenai permasalahan obat dan kesehatan sesuai kebutuhan pasien.
Pelayanan informasi obat ini dapat dilakukan pada saat penyerahan obat atau
kapanpun saat pasien memerlukannya, termasuk melalui telepon. Pada saat
penyerahan obat, baik untuk pembelian obat dengan resep maupun tanpa resep, baik
yang datang langsung ke apotek maupun melalui telepon dengan menjawab
pertanyaan yang diberikan terkait dengan identifikasi obat, harga obat, aturan pakai
obat, efek samping obat, kontraindikasi, cara penyimpanan obat yang baik dan cara
mengetahui apabila obat sudah tidak dapat digunakan lagi. Selain pemberian
informasi obat secara aktif, Apotek WIPA juga memberikan informasi obat melalui
media seperti leaflet, brosur maupun poster yang disertai dengan penjelasan lebih
rinci terkait isi dari leaflet/brosur/poster yang diberikan.

4. Promosi Kesehatan
Promosi kesehatan yang dilakukan apotek WIPA dengan memberikan
informasi, antara lain dengan leaflet/brosur, poster, penyuluhan, dan sebagainya.
Berkontribusi dalam upaya preventif dan promotif kesehatan masyarakat dan
bekerjasama dengan pelayanan kesehatan dasar. Sasaran kegiatannya adalah pasien
yang mengunjungi apotek dengan menggunakan cetak tersebut serta masyarakat di
sekitar apotek. Kegiatan yang dilakukan bersama dengan tenaga kesehatan lain dapat

52
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

berupa bekerja sama dalam menangani masalah kesehatan di masyarakat, melakukan

survey di masyarakat mengenai masalah kesehatan yang paling sering terjadi,
mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah kesehatan di masyarakat berdasarkan
data, melakukan upaya promotif dan preventif kesehatan masyarakat, melakukan
evaluasi pelaksanaan program promosi kesehatan masyarakat, melakukan
dokumentasi pelaksanaan program promosi kesehatan.

C. Manajemen Kefarmasian
1. Drug Manajement Cycle
a. Selection (Seleksi)
Proses seleksi di Apotek WIPA dilakukan oleh Apoteker penanggung
jawab apotek bersama Apoteker pendamping dan asisten Apoteker, untuk dapat
menyeleksi perbekalan farmasi yang nantinya akan direncanakan dengan
mempertimbangkan pola konsumsi, pola penyakit, pola peresepan dokter, serta
daya beli masyarakat. Tahap awal yang dilakukan yaitu mencatat barang habis di
buku defekta. Pemilihan barang yang akan dibeli dilakukan secara selektif untuk
menghindari penumpukan barang. Setiap barang yang akan dibeli dikelompokkan
berdasarkan PBF yang menyediakan, hal tersebut bertujuan unuk memudahkan
proses pemesanan.
b. Procurement
1) Perencanaan
Perencanaan obat, bahan obat dan alat-alat kesehatan di Apotek WIPA
yang akan dilaksanakan perlu mempertimbangkan daftar yang ada di buku
defekta, faktor-faktor seperti perbekalan farmasi yang laris terjual, obat-obat
yang sering diresepkan oleh dokter dan mempertimbangkan diskon maupun
bonus yang ditawarkan oleh PBF tertentu.
Perencanaan pengadaan barang di Apotek WIPA berdasarkan metode
kombinasi yaitu pola konsumsi yaitu dengan melihat rekapitulasi penjualan
obat, serta menggunakan pola epidemiologi yang merupakan suatu pola
perencanaan dengan melihat atau mengamati pola penyakit di masyarakat
sekitar dan melakukan penyesuaian pola pengobatan terhadap penyakit
tersebut.

53
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

2) Pengadaan
Pengadaan barang di Apotek WIPA dilakukan dengan cara pemesanan
melalui telepon atau sales yang datang ke apotek dengan menggunakan surat
pesanan yang telah di tanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA).
Pembelian dalam jumlah terbatas, secara berencana dan spekulatif dengan
mempertimbangkan barang yang termasuk fast moving dan slow moving.
Pembelian dilakukan dengan optimal sehingga tidak terjadi penumpukan obat
(over stock) maupun kehabisan obat (stock out).
Pemesanan dilakukan setiap hari berdasarkan kebutuhan sesuai Surat
Pesanan (SP) yang sudah dibuat. Surat pesanan di Apotek WIPA dibagi
menjadi 4 yaitu surat pesanan obat daftar G, surat pesanan prekursor, surat
pesanan narkotika,dan surat pesanan psikotropika. Surat pesanan dibuat
rangkap untuk PBF dan untuk apotek. Tujuan Apotek WIPA menyimpan surat
pesanan adalah untuk mengontrol apabila barang yang datang tidak sesuai
dengan pesanan maupun barang yang tidak dikirim.
Sebelum melakukan kegiatan pengadaan barang perlu diperhatikan
beberapa hal sebagai berikut :
a) Buku Defecta / Buku Habis
b) Rencana Anggaran pembelian
c) Daftar harga terakhir
d) Pemilihan PBF   yang  sesuai dengan pertimbangan legalitas PBF, 
diskon,   jangka waktu pembayaran, pelayanan yang baik dan tepat waktu
serta kualitas barang yang baik.
Pembelian di WIPA dilakukan dengan cara, yaitu:
a) Cash adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan secara langsung
dengan tenggang waktu 1-7 hari. Ada beberapa PBF yang
pembayarannya secara cash lunak yakni dilakukan 1-2 minggu setelah
barang datang dengan diskon sebesar 3-5%.
b) Cash On Delivery (COD)
Cash On Delivery (COD) adalah pembelian barang dengan
pembayaran dilakukan secara langsung pada saat barang datang. Contoh
pengadaan barang secara COD adalah pengadaan narkotika. Pembayaran

54
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

barang narkotika dilakukan pada saat barang datang dengan uang cash,
akan tetapi ada beberapa PBF yang memberikan toleransi dalam
melakukan pembayaran, misalnya diperbolehkan membayar kesokan hari
setelah barang datang. Diskon yang ditawarkan PBF berkisar antara 3-
5% ditambah 1%.
c) Kredit atau tempo
Pembayaran kredit adalah pembayaran yang lazim dilakukan
pada saat jatuh tempo. Jatuh tempo yang diberikan oleh PBF biasanya
dalam kurun waktu 21 hari - 30 hari tergantung kesepakatan. Pengadaan
barang dengan cara ini umumnya dilakukan untuk membeli obat bebas,
obat bebas terbatas, obat keras, dan psikotropik. Sebagian besar obat
yang dipesan oleh Apotek WIPA menggunakan pembayaran kredit atau
tempo.
Pengadaan barang yang dapat dilakukan di Apotek WIPA selain
melalui PBF juga terdapat barang konsinyasi. Konsinyasi adalah barang dari
distributor yang dititipkan ke apotek, dan apotek akan menerima komisi
apabila barang terjual. Apabila tidak terjual maka barang dapat
dikembalikan, sehingga prinsip konsinyasi adalah barang yang terjual
merupakan barang yang akan dibayar oleh pihak apotek. Di Apotek WIPA
cara pengadaan barang seperti ini digunakan untuk barang/obat baru (dalam
masa promosi), beberapa jenis jamu, madu dan barang-barang yang
ditawarkan oleh distributor untuk konsinyasi.
Pada saat barang datang disesuaikan dengan surat pesanan, dengan
mencocokkan nama barang, jumlah dan jenis, tanggal kadaluarsa, kemasan,
kondisi fisik barang yang dikirimkan. Faktur yang sudah dicocokkan dengan
pesanan, kemudian faktur akan ditandatangani oleh Apoteker atau Asisten
Apoteker yang memiliki SIK dengan mencantumkan nama terang, nomor
SIK, tanggal dan cap apotek sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Apabila barang tidak sesuai pesanan, maka barang akan segera
dikembalikan kembali ke PBF pengirim.
Barang yang telah diterima akan masuk ke bagian gudang, dan
tembusan fakturnya diberi nomor urut gudang kemudian dilakukan

55
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

pencatatan pada buku penerimaan faktur yang meliputi nomor urut gudang,
nama obat datang, jumlah, nomor batch, nama PBF, nomor faktur, nomor
SP dan tanggal kadaluarsa yang dilakukan oleh petugas gudang. Semua
sediaan farmasi yang memiliki ED (Expired Date) dicatat dalam buku ED.
Setelah pencatatan selesai, tembusan faktur pembelian diberi cap dan paraf
dari petugas gudang. Barang dapat dimasukkan ke tempat penyimpanan
obat dan dicatat dalam kartu stelling yang ada di masing-masing item obat.
Tempo pembayaran barang juga dicatat dalam buku jatuh tempo (untuk
pembayaran yang bukan COD).
c. Distribution (Distribusi)
Barang Apotek WIPA yang datang disimpan di etalase-etalase/rak dan di
lemari. Penyimpanan obat di Apotek WIPA berdasarkan beberapa metode,
yaitu:
1) Alfabetis
2) Bentuk sediaan obat seperti sediaan cair, tablet dan topikal
3) Bahan baku, yaitu bahan yang digunakan dalam pembuatan racikan.
4) Jenis obat (generik dengan obat merk dagang dipisahkan, narkotika dan
psikotropik disimpan dalam lemari narkotika dan psikotropika)
5) Obat-obatan yang dipersyaratkan untuk disimpan pada suhu dingin yaitu 2o-
8o C disimpan dalam lemari pendingin
Penyimpanan obat/barang yang ada di apotek dilakukan di dua tempat,
yaitu gudang (untuk penyimpanan dalam jumlah besar) dan di etalase bagian
penjualan. Penyimpanan barang di bagian penjualan obat dikelompokkan
berdasarkan bentuk sediaan yang disusun secara alfabetis, dan khusus untuk
obat HV (handsverkoop) disusun berdasarkan bentuk sediaan serta kelas
terapinya. Masing-masing bentuk sediaan dibuat kartu stok yang berbeda
warnanya untuk mempermudah pengelolaan dan pengawasan. Gambar 3
menunjukkan contoh bentuk kartu stok yang digunakan. Pengelompokan warna
kartu stok yang tersedia di Apotek WIPA adalah sebagai berikut :
1) Warna kuning untuk sediaan padat.
2) Warna biru untuk sediaan semipadat dan bahan baku.
3) Warna merah untuk sediaan narkotika dan sediaan cair.

56
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

4) Warna hijau untuk obat bebas/HV.

5) Warna putih untuk obat luar dan alat kesehatan.

Gambar 4. Kartu Stok Untuk Sediaan Padat

Sistem distribusi yang digunakan di apotek WIPA adalah:
1) First In First Out (FIFO)
Pengeluaran dan penataan barang yang mempunyai waktu
kadaluwarsa yang panjang berdasarkan sistem First In First Out (FIFO),
yaitu mengutamakan barang yang pertama dibeli/ masuk untuk dijual/
dikeluarkan terlebih dahulu.
2) First Expired First Out (FEFO)
Pengeluaran barang yang mempunyai waktu kadaluwarsa pendek dan
barang yang mendekati kadaluwarsa berdasarkan First Expired First Out
(FEFO). Barang yang sudah mendekati waktu kadaluarsa dikeluarkan
terlebih dahulu. Sehingga dapat dihindari penumpukan barang yang telah
kadaluarsa.

2. Supporting Manajemen
a. Struktur Organisasi WIPA
Struktur organisasi sangat diperlukan untuk mengelola apotek agar
seluruh tenaga kerja dapat menjalankan job description sesuai dengan wewenang

57
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

dan tangung jawab jabatannya, sehingga sistem administrasi dan pelayanan apotek
dapat berjalan dengan baik dan efisien. Dibawah ini disajikan struktur organisasi
Apotek WIPA :

Direktur CV. WIPA

(Kuasa Pemegang
Saham Apotek WIPA)

Apoteker Pengelola Apoteker

Apotek (APA) Pendamping

Pembantu
Asisten
Keuangan Umum dan Gudang Administrasi
Apoteker Gudang

Kasir Reseptir
Gambar 5. Struktur Organisasi Apotek WIPA
b. Sumber Daya Manusia
Apotek WIPA memiliki 9 orang karyawan, yang dibagi berdasarkan
kewenangan pekerjaannya masing-masing, yang terdiri dari:
1) Apoteker Pengelola Apotek (APA) : 1 orang
2) Apoteker Pendamping (APING) : 2 orang
3) Asisten Apoteker (AA) : 2 orang
4) Bagian keuangan/kasir/penjualan HV : 2 orang
5) Bagian administrasi : 1 orang
6) Bagian gudang dan Juru resep : 2 orang
Berdasarkan struktur organisasi apotek WIPA, maka tugas kewajiban,
tanggung jawab serta wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. Direktur Apotek WIPA
Kewajiban direktur apotek WIPA adalah:
a. Mewakili CV. WIPA di dalam dan di luar pengadilan.
b. Wajib mengawasi bagian keuangan dengan membuat neraca dan
perhitungan rugi laba yang disahkan oleh para penanam modal dan
selambat-lambatnya dalam waktu 3 bulan sebelum tutup pembukuan.

58
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

c. Bersama dengan APA menetapkan anggaran biaya bagi keperluan

apotek, mengelola keuangan, serta berhak dan berkewajiban mengadakan
kontrol jalannya apotek.
d. Mengadakan penilaian kembali sistem pengelolaan apotek tiap akhir
tahun untuk mengetahui kemajuan apotek.
Hak direktur apotek WIPA adalah mendapatkan dividen.
2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)
Kewajiban APA Apotek WIPA adalah :
a. Mengelola seluruh kegiatan apotek, termasuk mengkoordinir dan
mengawasi jalannya kerja karyawan
b. Memenuhi jam kerja apoteker yang telah disepakati.
c. Melakukan pembinaan dan pemberian petunjuk soal teknis farmasi
kepada karyawan, terutama dalam pemberian informasi kepada pasien.
d. Bersama dengan bagian administrasi menyusun laporan keuangan serta
laporan pertanggungjawaban.
e. Menyiapkan inkaso
f. Melayani konsultasi obat, mengontrol dan memonitoring pasien dokter
(pemakaian obat, kondisi kesehatan, dll) dan swamedikasi.
g. Menjamin legalitas pengadaan, penyimpanan yang baik dan distribusi
obat-obatan.
Hak APA Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan tunjangan (THR, tunjangan kesehatan, transport, dll)
c. Mendapatkan premi atau dana kesejahteraan dari pembagian
keuntungan atas dasar pekerjaan.
3. Apoteker Pendamping
Kewajiban APING Apotek adalah :
a. Wajib Menggantikan APA pada jam-jam kerja yang telah disepakati
apabila APA tidak berada di apotek pada saat jam pelayanan.

59
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

b. Melakukan koreksi stok untuk item yang ada di Apotek, khususnya obat
fast moving. Jika terjadi ketidaksesuaian, bertugas untuk menelusuri
penyebab ketidakcocokan atau dapat melakukan deviasi (penyesuaian).
Hak APING Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
4. Asisten Apoteker (AA)
Kewajiban AA Apotek WIPA adalah :
a.Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan profesinya
b. Dalam hal tertentu dapat menggantikan pekerjaan sebagai penjual obat
bebas dan juru resep
c.AA bertanggung jawab kepada APA sesuai dengan tugas yang
diserahkan kepadanya.
Hak AA Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
5. Bagian Administrasi
Kewajiban Bagian Administrasi Apotek WIPA adalah :
a. Membuat laporan harian, pencatatan, penjualan, pembelian dan
penerimaan barang
b. Membuat laporan bulanan, realisasi data untuk pimpinan apotek, daftar
gaji, upah dan pajak.
c. Membuat laporan tahunan (neraca akhir tahun dan laporan laba-rugi).
d. Dokumentasi surat menyurat.
Hak Bagian Administrasi Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
6. Bagian Keuangan
Kewajiban Bagian Keuangan Apotek WIPA adalah :
a.Mencatat penerimaan, pengeluaran uang yang harus dilengkapi kwitansi,
nota dan tanda setoran yang sudah diparaf oleh APA
b. Menyetor atau mengambil uang baik dari kasir atau dari bank.

60
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

c.Bagian keuangan bertanggung jawab atas kebenaran jumlah uang yang

dipercayakan kepadanya dan bertanggung jawab langsung kepada APA.
Hak Bagian Keuangan Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
7. Reseptir
Kewajiban Reseptir Apotek WIPA adalah :
a. Reseptir bertugas membantu AA dalam menyelesaikan resep racikan
dengan petunjuk AA atau APA sesuai SOP.
b. Melakukan peracikan dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan
obat-obatan dengan formula standar sediaan sesuai persetujuan APA.
c. Melakukan pencatatan barang habis pada buku defekta.
Hak Reseptir Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
8. Gudang
Kewajiban Bagian Gudang Apotek WIPA adalah :
a. Mencatat pemasukan barang ke gudang di buku penerimaan gudang
b. Melakukan pencatatan pengeluaran barang HV maupun stok belakang
dari gudang
c. Mencatat ED barang
d. Dokumentasi Surat Pesanan (kesesuaian faktur dengan SP dan SP
keluar).
e. Pengecekan stok manual tiap item obat yang ada di gudang maupun
etalase disesuaikan dengan stok di komputer.
f. Melakukan pencatatan jatuh tempo tagihan
Hak Bagian Gudang Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
9. Pembantu Umum
Kewajiban Pembantu Umum Apotek WIPA adalah :

61
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

a. Menjaga kebersihan apotek (ruang apotek, ruang praktek dokter dan

kamar mandi)
b. Menyiapkan perlengkapan-perlengkapan yang diperlukan
c. Menyiapkan uang kecil (uang pecahan) dan plastik
d. Membantu penataan obat
e. Foto copy arsip-arsip Apotek
f. Memberi label harga obat.
Hak Pembantu Umum Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
10. Kasir
Kewajiban Kasir Apotek WIPA adalah :
a. Menerima pembayaran dan memberikan pengembalian uang dari dan
kepada pasien.
b. Mencatat penjualan HV
c. Melakukan pengecekan harga di komputer dan melakukan pencetakan
nota untuk penjualan Resep
d. Membuat laporan koreksi penjualan HV
e. Membuat slip bukti penyetoran uang yang dilengkapi dengan print
mesin kasir.
f. Mencatat pengeluaran obat OWA dan Resep.
Hak Kasir Apotek WIPA adalah :
a. Mendapatkan gaji
b. Mendapatkan kesejahteraan dan tunjangan
Seluruh karyawan memiliki hak yang sama, yakni mendapatkan gaji,
mendapatkan tunjangan, dan dana kesejahteraan. Di Apotek WIPA, hak gaji
karyawan diatur dengan ketentuan berikut:
1. Besarnya gaji pokok ditentukan oleh APA sesuai dengan standar gaji
masing-masing karyawan. Pembayaran gaji dilakukan tiap tanggal 1 bulan
berikutnya.
2. Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan, jumlah jam kerja,
pengalaman dan besarnya tanggung jawab.

62
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

3. Pembayaran gaji karyawan meliputi gaji pokok, toeslag yang besarnya

tergantung dari jumlah resep yang masuk dan jumlah jam kerja serta
tunjangan lain termasuk kesejahteraan.
Berdasarkan banyaknya SDM di Apotek WIPA, diketahui bahwa SDM di
Apotek tidak efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan SDM terlalu banyak,
dimana pekerjaan dilakukan oleh beberapa pekerja, namun sebenarnya dapat
dilakukan oleh satu orang saja. Banyaknya SDM ini pada dasarnya berdampak
bagi perapian administrasi, dokumentasi, serta pelaporan apotek WIPA, akan
tetapi jika pengololaan SDM, waktu, dan tugas lebih baik lagi, maka dengan
SDM yang minimal dapat melakukaan pekerjaan yang maksimal. Sebaiknya
untuk bagian gudang dan AA masing-masing satu orang saja, serta bagian
administrasi dikerjakan oleh apoteker, aping serta AA sehingga di bagian
administrasi tidak perlu adanya tenaga kerja lagi. Semakin banyak SDM yang
dipekerjakan maka berdampak pada peningkatan biaya operasional yang
dikeluarkan Apotek.
c. Sistem Administrasi Apotek WIPA
Administrasi di Apotek WIPA, terbagi atas 6 bagian, yakni :
1) Administrasi Umum,
2) Administarsi Pengadaan,
3) Administrasi Pelayanan dan Penjualan,
4) Administrasi Laporan,
5) Administrasi Keuangan,
6) Administrasi Kepegawaian.
Bagian-bagian administrasi tersebut memiliki lingkup pencatatan
mengenai berbagai kepentingan bagi Apotek WIPA. Secara spesifik, bagian-
bagian administrasi tersebut akan dijelaskan berdasarkan fungsi dan komponen
pencatatan administrasi.
1) Administrasi Umum
Administrasi umum, melingkupi perihal agenda surat-menyurat
dengan menggunakan buku ekspedisi mengenai pencatatan surat masuk dan
surat keluar.
a) Surat masuk, contohnya berupa :

63
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

a. Surat dari Dinas Kesehatan Kota

b. Surat dari BPOM (daftar obat yang tidak memenuhi syarat baik per
No Batch atau keseluruhan).
c. Surat dari Pedagang Besar Farmasi (PBF) sehubungan dengan
pindah tempat/alamat, pengumuman tutup atau libur.
d. Surat dari instansi perihal kerja sama.
b) Surat keluar, contohnya berupa laporan dan balasan surat menyurat
2) Administrasi Pengadaan/Pembelian
Administrasi pengadaan disebut juga dengan administrasi pembelian.
Pembelian di Apotek WIPA didasarkan pada pecatatan pada buku defekta.
Selain itu, administrasi pengadaan/pembelian harus melakukan cek stok
pada obat-obat yang tidak sesuai data komputer dan jumlah fisiknya. Untuk
meminimalkan ketidakcocokan data komputer dan stok fisik, maka
dilakukan pencatatan manual pada penjualan obat bebas. Selain itu,
administrasi pengadaan/pembelian juga bertanggung jawab atas pencatatan
penerimaan barang, pelunasan barang, daftar harga terbaru, hutang apotek,
catatan surat pesanan pada PBF, jatuh tempo pembayaran barang serta
pencatatan ED barang yang diterima. Dibawah ini akan diuraikan segala
macam pencatatan yang dilakukan pada bagian administrasi
pengadaan/pembelian.
a) Buku Defekta (Buku habis)
Buku defekta atau buku habis berisi mengenai daftar nama barang-
barang habis atau barang-barang yang akan habis untuk segera dipesan agar
tak terjadi kekosongan stok obat di apotek. Komponen yang dicatat di dalam
buku defekta adalah tanggal, nama barang, jumlah sesuai kebutuhan (slow
moving/fast moving), dan PBF yang dituju untuk melakukan order barang
(obat). Jumlah kebutuhan stok obat untuk kembali diorder dan dari PBF
mana akan di order direkap berdasarkan PBF yang menyediakan obat
tersebut.
a. Cek stok, dilakukan dengan melihat jumlah obat baik secara fisik
maupun komputer untuk dikoreksi apabila terjadi kesalahan atau ketidak-
sesuaian stok. Kesalahan dalam pengambilan obat, maupun kesalahan

64
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

cek kontrol barang-barang yang tidak sesuai fisik dan data komputer
dapat menyebabkan kerugian bagi apotek.
b. Pencatatan penjualan obat bebas dilakukan untuk mengurangi kejadian
ketidaksesuaian jumlah fisik barang dan data komputer. Jumlah barang
dan dijual beserta sisanya harus sesuai. Dibawah ini disajikan tabel
pencatatan penjualan Obat Bebas Apotek WIPA.
Tabel 1. Catatan Penjualan Obat Bebas Apotek WIPA
∑ barang Sisa Stok Sisa stok
Nama Barang Harga Barang
dijual Komputer Fisik
1 Biogesic 19 19 6700

b) Buku Penerimaan Barang

Buku penerimaan barang berisi catatan mengenai barang yang telah
diorder melalui surat pesanan (SP) ke PBF dan telah diterima oleh apotek.
Pencatatan penerimaan barang dilakukanoleh bagian gudang. Dibawah ini
disajikan tabel pencatatan pada Buku Penerimaan Barang Apotek WIPA.
Tabel 2. Catatan Penerimaan Barang Apotek WIPA
No. PBF & No. No. Faktur & Harga
Jumlah Batch Diskon ED
Gudang SP Nama Barang Satuan

Enseval 3218908371 N203520 78.900

209 2 5% 4/18
SP.3994 Intunal F
JT 16/01/15 159.625

c) Buku Pelunasan Barang

Buku pelunasan barang berisi catatan mengenai jumlah biaya
terhutang dan terbayar yang harus dilunasi oleh apotek pada saat barang
datang maupun pada saat telah mencapai jatuh tempo. Dibawah ini disajikan
tabel pencatatan pada Buku Catatan Pelunasan Barang Apotek WIPA.
Tabel 3. Buku Pelunasan WIPA
No. Urut No. Tgl No. Tgl
Tgl PBF Retur Terbayar Disc Tertagih
Pelunasan Faktur faktur Gudang gudang
24/
100 4444 19/2 Enseval - 122 19/2 405.000 5.000 400.000
2
Madu
101 - - 80.000 145 19/2 200.000 - 120.000
Pahit

65
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Pada buku rekap penerimaan faktur, terdapat kode pada faktur

dengan kode nomor urut pelunasan – Bulan – Tahun. Nomer faktur di
WIPA hanya berdasarkan 4 nomor terakhir faktur. Kolom terbayar dan
tertagih menyatakan sejumlah uang yang tertera di dalam faktur dan
harus dibayarkan oleh apotek. Jumlah tertagih dan terbayar bisa saja
berbeda. Contohnya pada barang-barang konsinyasi. Jumlah pada kolom
tertagih adalah total dari semua barang yang dititipkan pada apotek.
Ketika sampai pada masa jatuh tempo, tetapi barang yang laku hanya
beberapa item saja, maka sejumlah uang terbayar hanya berdasarkan
jumlah barang yang laku. Contohnya jika seluruh barang yang dititipkan
berjumlah 5 item dengan total harga Rp 200.000, pada saat jatuh tempo
ternyata barang yang laku hanya berjumlah 4 item dengan total harga
160.000 maka kolom terbayar pada buku pelunasan, ditulis sebesar Rp
160.000 selisih harga sebesar Rp 40.000 dimasukkan pada kolom retur
pembelian. Pencatatan seperti ini juga diberlakukan di apotek
Umbulharjo dan Mentari. Prinsip pencatatan sama, hanya saja
penjumlahan total pengeluaran untuk pelunasan dilakukan tiap 20
transaksi.
d) Buku Daftar Harga
Keseluruhan harga di Apotek WIPA ditulis dalam buku rekapan stock
out. Di dalam buku daftar harga, petugas administrasi harus mencantumkan
tanggal terakhir pemberian harga. Harga obat-obat fast moving dalam kurun
waktu 1 tahun bisa naik hingga 2x lipat sebesar 10%. Obat-obat yang
mengalami kenaikan harga ini akan diberi tanda di buku daftar harga beserta
bulan dan tahun terjadinya kenaikan harga.
Sistem pemberian dan pengecekan harga di apotek WIPA sudah
menggunakan bantuan komputer. Pada saat menerima faktur, sejumlah data
harga obat dimasukkan ke dalam sistem data base komputer. Jika ada
kenaikan harga barang dari distributor atau subdistributor, maka komputer
akan otomatis menjumlahkan harga netto dan % HJA apotek.
e) Buku Hutang

66
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Buku hutang ini digunakan untuk melakukan pencatatan sejumlah

pembelian harian yang dilakukan apotek WIPA. Seluruh pembelian yang
dilakukan apotek WIPA baik pembelian secara cash atau pelunasan
dilakukan pada hari yang sama, tetap harus di catat di buku hutang, hanya
saja, tanggal pelunasan ditulis pada hari dimana dilakukan pelunasan.
Dibawah ini disajikan tabel pencatatan hutang apotek WIPA (tabel 4). Pada
tanggal pelunasan, format yang ditulis adalah nomor urut pelunasan-bulan-
tahun. Nomor urut pelunasan, dilihat pada Buku Catatan Pelunasan Apotek
WIPA (tabel 4).
Tabel 4. Catatan Hutang Apotek WIPA
No. No.
Tanggal PBF PPN Jumlah Tagihan No Urut Pelunasan
Urut Dok
22.27
111 22/02 4542 AMP 250.000 122/2/15
2
f) Buku Rekap Pembelian Apotek
Buku rekap pembelian apotek ditulis berdasarkan catatan
hutang/pembelian apotek WIPA. Catatan rekap pembelian Apotek WIPA
dilalukan setiap hari. Total pembelian atau hutang pada 1 hari kerja di total
dan dicatat pada buku ini (tabel 5).
Tabel 5. Catatan Rekap Pembelian Apotek WIPA
Keterangan : Apotek-Tahun (WIPA-2015)
Tanggal Jan Feb ---- ---- Des
1 2.541.000 982.333 ---- ----
--- 987.000 1.452.000 ---- ----
31 6.989.217 ---- ----
Total/ 60.456.000 58.900.000 62.000.000 65.789.000
Bln

g) Buku Catatan Surat Pesanan (SP)

Pada buku catatan SP, surat pesanan yang dikeluarkan ke suatu PBF
dicatat tanggal pemesanan barang. Jika barang datang, maka apotek akan
menerima faktur. Pada faktur terdapat nomor faktur dan tanggal barang

67
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

masuk gudang. Dibawah ini disajikan tabel catatan surat pesanan di Apotek
WIPA (tabel 6).
Tabel 6. Catatan Surat Pesanan Apotek WIPA
Keterangan : Bulan/tahun (Januari 2016)
Nomor Tanggal
Tanggal PBF Nomor SP
Faktur Gudang
27/01/1
4444 Tempo 4222 28/01/16
5

h) Buku Catatan Jatuh Tempo

Buku ini berfungsi untuk mempersiapkan dana pelunasan bagi
barang inkaso. Jadi setiap apotek menerima barang dari PBF, maka akan
diterima faktur pembelian. Dalam faktur pembelian, terdapat keterangan
tanggal jatuh tempo. Jika telah mencapai waktu jatuh tempo, maka apotek
harus membayar sejumlah uang pada catatan jatuh tempo. Dibawah ini
dapat dilihat kolom-kolom pada buku catatan jatuh tempo.
Tabel 7. Buku Catatan Jatuh Tempo
Keterangan : Tgl/Bln/Thn (27 FEB 2016)
No.
Tanggal PBF Jumlah
Gudang
17/02/201
001 APL Rp 456.000
6

i) Buku Catatan Expired Date (ED)

Buku ini digunakan untuk mencatat expired date tiap barang yang
datang di apotek agar lebih memudahkan petugas mengendalikan jumlah
barang ED di apotek. Semakin banyak jumlah barang ED maka akan
merugikan apotek. Dibawah ini disajikan tabel catatan expired date Apotek
WIPA.
Tabel 8. Buku Catatan Expired Date
Keterangan : Bulan/Tahun ED (Okt-2018)
Tangal Nama Barang Asal PBF Jumlah

68
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

26/01/2018 Cetirizin Syr Enseval 5

3) Administrasi Pelayanan dan Penjualan

Administrasi pelayanan di Apotek WIPA terdiri dari pelayanan Resep,
Obat Wajib Apotek (OWA) dan Penjualan Obat Bebas (HV).
1) Administrasi Pelayanan Resep
Pelayanan resep, dibagi berdasarkan waktu penerimaan yakni
pagi (JB-002) dan Malam (JB-004). Resep yang telah dilayani, dicatat
pada Buku Penerimaan Resep Apotek WIPA. Dibawah ini, disajikan
tabel pada Buku Catatan Penerimaan Resep WIPA.
Tabel 9. Buku Penerimaan Resep WIPA
Tuslah Tuslah
No. R/ Nama Pasien G/P Harga
Racik Non-Racik
1. Ina G - 2 10.000
2. Ani G/P 1 - 56.400

Kode G/P menyatakan keterangan generik atau paten obat. Jika

dalam suatu resep hanya ada obat dalam golongan generik atau paten
maka di tulis G atau P. Tapi, jika terdapat golongan generik dan paten
dalam 1 resep ditulis G/P. Toeslag resep dihitung untuk tiap 1 R/. Untuk
resep racikan/non racikan, toeslag dihitung tiap 30 tablet/puyer/kapsul
yang ada di resep. Jika di resep terdapat 45 tablet/puyer/kapsul, maka
toeslag R/ di hitung 2 R/. Jika pada suatu resep mengandung narkotik
atau psikotropik, maka ada pencatatan khusus untuk golongan tersebut.
Pada resep yang mengandung obat psikotropik, di resep ditandai dengan
garis biru dibawah nama obat. untuk resep yang mengandung obat
narkotik, maka ditandai dengan garis merah di bawah nama obat.
Dibawah ini disajikan kolom pencatatan obat Psikotropik pada tabel 10.
Tabel 10. Catatan Psikotropik Apotek WIPA

69
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

No Jumlah Stok Nama Alamat Nama

Tanggal Nama Obat Alamat Dokter
R/ Obat Sisa Pasien Pasien Dokter
Mantri Dr.Pugu
22/02/16 5 Diazepam 8 62 Indah Jl. Malioboro
gawen h

Pada penerimaan resep per hari, resep diklasifikasikan

berdasarkan golongan generik dan paten. Obat-obat golongan generik,
dicatat di buku catatan khusus. Buku catatan generik apotek WIPA ditulis
berdasarkan resep yang didalamnya ada obat generik berlogo. Semua
golongan obat OGB dicatat dibuku ini. Untuk kolom harga, harga pada
struk yang terdapat di belakang resep dihitung berdasarkan pengurangan
dari nilai toeslag sebesar Rp 1500 dan embalase sebesar Rp 300. Untuk
pembelian dengan kelipatan 30, maka nilai tuslah dan embalasenya
menjadi 2 kali. Selain melakukan catatan generik Apotek WIPA (tabel
11), Apotek WIPA juga melakukan pencatatan untuk laporan statistik
OGB (tabel 12).
Tabel 11. Catatan Obat Generik Apotek WIPA
Keterangan: Tanggal (11 Des 2016)
No. R/ Nama Obat Jumlah Harga
1 Amoksisilin 10 10000
Paracetamol 10 8000
2
Asam mefenamat 10 5000
Total 23000

Tabel 12. Catatan Statistik Obat Generik Berlogo Apotek WIPA

Jumlah
Tanggal Jumlah R/ Jumlah Harga Rata-rata
Lembar Resep

2) Administrasi Pelayanan Penjualan Obat Wajib Apotek (OWA)

Pelayanan penjulalan OWA di apotek WIPA telah mengikuti
standar pelayanan yang di tetapkan oleh Menteri Kesehatan dalam

70
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/ MenKes/SK/VII/1990 tentang

Obat Wajib Apotek. Obat wajib apotek adalah obat keras yang dapat
diserahkan oleh Apoteker kepada pasien di Apotik tanpa resep dokter.
Proses penyerahan OWA telah memenuhi ketentuan yang dicantumkan
pada Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/ MenKes/SK/VII/1990.
Apotek WIPA memberikan OWA dalam batasan jumlah yang ditentukan
di dalam Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 347/
MenKes/SK/VII/1990. Pencatatan penyerahan OWA dilakukan dalam
blanko penyerahan OWA. Blanko penyerahan OWA berisi informasi
berupa jenis obat dan jumlah yang diberikan, nama pasien, alamat pasien
dan keluhan pasien. Kini, blanko pencatatan OWA dibedakan untuk shift
pagi dan malam. Shift pagi bewarna kuning, dan malam bewarna merah
muda. Blanko pencatatan penyerahan OWA di Apotek WIPA terlihat
pada Gambar 5. Informasi terkait obat yang diberikan kepada pasien
meliputi dosis, aturan pakai, kontraindikasi, efek samping obat, di catat
di balik blanko. Hanya saja, untuk pencatatan informasi khusus ini, tidak
sering dilakukan karena banyaknya pelanggan, sehingga diperlukan
pelayanan yang cepat. Pelayanan penjualan OWA, dilakukan dalam
Buku Catatan OWA Apotek WIPA yang dapat dilihat pada tabel 13.

Gambar 6. Blanko Penyerahan Obat Wajib Apotek

Tabel 13. Catatan OWA Apotek WIPA

Nama dan Alamat Nama
Shift Jumlah Harga Keluhan
Pasien Obat

71
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Cataflam Sakit
JB4 Adi,Gamelan Lor 3 18.000
50 mg gigi

3) Administrasi Pelayanan Penjualan Obat Bebas (HV)

Administrasi pelayanan HV, lebih ditujukan untuk melihat
kesesuaian jumlah penjualan, sisa stok fisik dan stok komputer dengan
perolehan pendapatan penjualan harian apotek WIPA. Pencatatan
penjualan HV apotek WIPA dapat dilihat pada tabel 1. Selain pencatatan
penjualan HV, rutin setiap hari dilakukan pencatatan pada Buku Catatan
Rekap Koreksi HV Apotek WIPA. Tabel rekap koreksi HV Apotek
WIPA dapat dilihat pada tabel 14.
Tabel 14. Catatan Rekap Koreksi HV Apotek WIPA
Keterangan : Tanggal/Bulan/Tahun (15 Jan 2016)
Sisa Harga Harga
Jumlah Sisa Stok
Nama Barang Stok Jual Jual
Barang Database
Fisik Database Fisik
1 Sangobion 10 10 11.000 11.000

4) Kelengkapan Administrasi Apotek WIPA

a. Kartu Stok
Kartu stok di apotek WIPA terdiri dari dua macam kartu, yakni
kartu stok gudang dan kartu stelling. Hal ini dilakukan untuk
memudahkan penelusuran sisa barang di gudang belakang. Kartu stok
gudang diisi berdasarkan informasi dari buku penerimaan barang dan
pengeluaran barang. Kartu stok gudang digolongkan menjadi beberapa
jenis yakni, golongan obat-obat paten, obat generik, sediaan krim dan
obat psikotropik/narkotik.
Tabel 15. Kartu Stok Gudang Apotek WIPA
Keterangan : Nama Obat (Incidal OD)
Tangga Jumlah Barang – Harga Stok Keluar Sisa Stok

72
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

l PBF Satuan

Barang yang telah dikeluarkan dari gudang, akan masuk pada

bagian stok depan untuk pelayanan. Pada bagian pelayanan, juga terdapat
kartu kontrol stok untuk tiap item obat. kartu stelling digunakan untuk
mencatat stok masuk dan keluar jenis obat generik (tablet, kapsul, sirup,
salep) dan obat paten (tablet, kapsul, sirup, salep). Pada jenis obat bebas
yang dipajang pada counter depan apotek, tidak ada pencatatan pada
kartu stelling. Pencatatan penjualan obat bebas hanya didasarkan pada
kesesuaian sisa stok fisik dan stok database komputer untuk memastikan
tidak terjadi selisih jumlah barang. Berikut disajikan form kartu stelling
apotek WIPA pada tabel 16.
Tabel 16. Kartu Steling Apotek WIPA
Keterangan : Nama Obat (Neuralgin)
Tanggal Ket. - + Jumlah/Sisa Stok
10/02/16 1 20 80
10/02/16 UH 20 60
12/02/16 MT 30 30

Pada kolom keterangan, jika ada sejumlah penambahan jumlah

barang, maka harus ditulis dari mana barang berasal. Contohnya, 100
buah tablet Paracetamol dari MJS. MJS adalah kode untuk PT. Muda
Jaya Sukses (MJS), berbeda halnya jika terjadi pengurangan. Walaupun
pengurangan terjadi karena adanya pembelian, tetapi harus tetap
dicantumkan keterangan penjualannya. Jika pada kolom keterangan
berisi nomor, maka nomor tersebut menandakan nomor resep yang
dilayani pada hari tersebut. Pencatatan nomer resep pada kartu stelling
juga dimaksudkan untuk memudahkan penelusuran pencarian resep.
Contoh pada tanggal 10/02/2016 dengan keterangan 1, maka 1
menandakan nomor pelayanan resep pada tanggal tersebut. Pembelian
lainnya bisa juga berasal dari apotek lain. Contohnya pada tanggal

73
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

10/02/2016 berisi keterangan UH. UH adalah kode untuk apotek

Umbulharjo. Apotek WIPA juga melayani pembelian obat dari apotek
lain sehingga dalam kartu stelling juga harus di catat jumlah permintaan
dan sisa stok fisik barang.
b. Bukti Penjualan
Bukti penjualan di Apotek WIPA terdiri dari 3 macam yaitu nota,
kwitansi dan faktur. Adapun fungsi masing-masing bukti penjualan
antara lain :
1) Nota
Nota merupakan bukti pembayaran yang ditujukan kepada seseorang
atau instansi yang melakukan pembelian obat bebas (HV). Pada
bagian atas nota terdapat keterangan apotek, lalu terdapat bagian
tanggal, kolom jumlah barang, nama barang, harga dan total harga.
Selain itu terdapat cap “Lunas” jika pembayaran dilakukan secara
cash.
2) Kwitansi
Kwitansi merupakan bukti pembayaran yang ditujukan untuk
penjualan obat resep apabila pasien meminta bukti pembelian obat
dari resep dokter
3) Faktur
Faktur merupakan bukti penjualan obat dalam jumlah banyak ke
apotek lain atau instansi yang digunakan bila ada surat pesanan yang
diterima Apotek WIPA dari apotek lain atau suatu instansi untuk
pembelian beberapa item barang.
Blanko faktur apotek WIPA terdiri dari 3 rangkap. Pada faktur copy
pertama ditujukan untuk pembeli sedangkan copy kedua dan faktur
asli disimpan oleh apotek sebagai arsip faktur penjualan.
c. Etiket
Etiket Apotek WIPA terdiri atas 3 jenis yaitu etiket putih untuk
obat-obat peroral (tablet, kapsul, puyer dan sirup), etiket biru untuk obat
luar (salep kulit, tetes mata, salep mata, injeksi, suppositoria dan ovula)
dan etiket peringatan (Kocok Dahulu). Etiket peringatan juga diberikan

74
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

untuk antibiotikseperti “Habiskan”, serta juga terdapat etiket untuk obat

yang menimbulkan kantuk seperti “ Hindarkan dari mengendarai
kendaraan” selain itu juga terdapat etik peringatan waktu minum obat
terdapat pada kemasan plastik obat dengan keterangan “Diminum
Sebelum/Saat/Sesudah Makan”. Gambar 6 menunjukkan etiket biru,
etiket putih, etiket peringatan dan kemasan plastik obat yang
digunakan.

Gambar 7. Etiket Biru, Etiket Putih,Etiket Peringatan dan Kemasan Plastik Obat
d. Surat Pesanan
Surat pesanan (SP) adalah tanda bukti dan daftar pemesanan obat
yang ditujukan kepada distributor, subdistributor, maupun PBF. SP di
apotek WIPA terbagi menjadi 3 macam Surat pesanan (SP), yaitu Surat
pesanan (SP) untuk golongan obat Narkotik, Surat pesanan (SP) untuk
golongan obat Psikotropik dan Surat pesanan (SP) untuk golongan obat
Daftar G (Generik).
1) Surat Pesanan (SP) Golongan Narkotik
Pemesanan obat-obat narkotika ditulis dengan menggunakan SP
khusus sesuai dengan format yang sudah ditentukan oleh peraturan

75
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

perundang-undangan untuk seluruh apotek dengan model N-9. Satu

lembar SP hanya boleh memesan satu item narkotika, dengan
penanggung jawab Apoteker dan ditandatangani oleh Apoteker, diberi
nomor urut SP sesuai nomor apotek, serta cap apotek. Surat pesanan
terdiri dari 5 rangkap. Lembar SP asli ditujukan untuk PBF pemasok
obat narkotika. Lembar copy pertama ditujukan kepada pihak Manajer
PBF. Lembar copy kedua ditujukan kepada pihak Dinas Kesehatan.
Lembar copy ketiga ditujukan kepada pihak BPOM. Lembar copy
keempat ditujukan sebagai arsip apotek. Pemesanan golongan
narkotik dapat dilakukan oleh APA dan APING. Perbedaan pihak
yang memesan, dapat dilihat dari keterangan jabatan yang terdapat
pada SP Narkotik. Penerimaan obat golongan narkotik, dapat
dilakukan oleh APA, APING dan AA di apotek. Gambar 7 di bawah
ini menunjukkan contoh surat pesanan narkotik Apotek WIPA.

Gambar 8. Blanko Surat Pesanan Obat Narkotika

2) Surat Pesanan (SP) Golongan Psikotropik
Format dan bentuk sama dengan SP untuk narkotika yaitu
sudah ditentukan oleh Peraturan perundang-undangan. Untuk Apotek
WIPA menggunakan model N-6, untuk SP psikotropika tidak ada
aturan jadi satu lembar SP untuk satu distributor boleh memuat
beberapa item obat, diberi nomor SP, ditandatangani oleh APA dan
cap apotek.

76
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Surat pesanan psikotropik memuat nama dan jumlah barang

yang dipesan. Selanjutnya setelah menerima surat pesanan, PBF akan
mengirimkan barang yang dipesan disertai faktur. Blanko SP
golongan Psikotropik dibuat 2 rangkap. Apotek WIPA membuat SP
golongan psikotropik menjadi rangkap 3 dimana SP asli akan
ditujukan untuk PBF pemasok obat, lembar copy pertama ditujukan
untuk arsip apotek dan lembar copy kedua ditujukan untuk
kepentingan administrasi pembelian obat yang akan disatukan dengan
faktur pembelian obat dari PBF. Gambar 8 menunjukkan contoh
blanko pemesanan obat psikotropik.

Gambar 9. Blanko Surat Pesanan Obat Psikotropik

3) Surat Pesanan Untuk Obat Non Psikotropika dan Non Narkotika

Format SP bebas mulai dari ukuran dan bentuk tergantung
masing-masing apotek, jumlah item obat dalam tiap SP bebas, diberi
nomor urut SP sesuai apotek, identitas apotek, tanggal, nama dan
jumlah obat, tandatangan APA dan cap apotek. Surat pesanan dibuat
rangkap 2 atau 3 sama seperti untuk psikotropika. Gambar 9
menunjukkan contoh blanko surat pesanan obat non narkotik dan non
psikotropik.

77
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Gambar 10. Surat Pesanan (SP) obat Non Psikotropika dan Non Narkotika

4) Salinan Resep
Blanko slainan resep di Apotek WIPA memuat keterangan
identitas apotek pada bagian paling atas, kemudian, keterangan
tanggal, tulisan “Salinan Resep” atau “Apograph”, keterangan resep
yang dilayani meliputi nama dokter, nama pasien, tanggal dan nomor
resep, keterangan avocatio atau tanda R/, dan pada bagian bawah
tertera tulisan “PCC” yang merupakan singkatan dari “pro copy
conform” yang berarti “sesuai dengan aslinya”. Gambar 10
menunjukkan contoh salinan resep.

78
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Gambar 11. Contoh Salinan Resep

4) Administrasi Laporan
Ada 2 jenis administrasi laporan di Apotek WIPA, yaitu laporan intern
dan laporan ekstern. Berikut ini adalah penjelasannya.

1) Laporan intern
Laporan intern merupakan laporan keuangan yang ditujukan bagi
pemegang saham apotek (PSA). Laporan intern termasuk di dalamnya
adalah laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. Laporan
keuangan bulanan meliputi laporan pemasukan harian, laporan pengeluaran,
dan laporan sisa stok.
(a)Laporan harian
Laporan harian berisi laporan keuangan saldo bulan lalu,
pendapatan harian dalam 1 bulan mulai dari pendapatan penjualan obat
resep, penjualan OWA, penjualan obat bebas (HV), retur pembelian,
pemasukan karena hutang (RA), piutang (CRT), selisih dan kelebihan
pemasukan. Pemasukan harian ditulis dalam blanko penjualan harian
yang dilaporkan berdasarkan pergantian shift. Semua pendapatan harian
ini direkap dan dilihat keseuaian antara hitungan dengan uang yang
diperoleh sehingga bisa diketahui jika terjadi kesalahan.
(b)Laporan pengeluaran
Laporan pengeluaran berasal dari biaya operasional yang terdiri
dari gaji, sewa apotek, biaya penyusutan, listrik, telepon, inventaris,
kebutuhan administrasi, pajak, kebersihan, iuran, kebutuhan rumah
tangga, dan sebagainya. Dari total pengeluaran tersebut serta
pembayaran/pembelian obat dapat diketahui sisa saldo atau sisa hutang
dalam suatu bulan yang belum dilunasi Apotek.
(c)Laporan sisa stok
Laporan sisa stok berguna untuk melakukan kontrol kesesuaian
pengeluaran dan pemasukan obat yang dilakukan. Laporan sisa stok ini
dapat mengkoreksi jika ada perbedaan antara jumlah fisik obat dan sisa

79
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

obat di komputer. Karena jumlah pemasukan dan pengeluaran obat

berpengaruh terhadap pembuatan laporan pendapatan serta keuntungan
Apotek.
Sedangkan laporan keuangan tahunan terdiri atas laporan penyusutan
dan laporan rugi-laba. Laporan penyusutan dibuat berdasarkan harga
perolehan atau harga beli barang pada saat itu. Persen (%) penyusutan
didasarkan pada perkiraan penggunaan efektif suatu barang. Sedangkan
laporan laba rugi dalah laporan keuangan yang secara sistematis menyajikan
hasil usaha entitas dalam rentang waktu tertentu. Laporan rugi-laba suatu
apotek diperoleh dari nilai pendapatan usaha yang dikurangi dengan nilai
biaya operasional. Berikut ini adalah rumus perhitungan rugi-laba:

HPP = Stok Awal + Pembelian - Stok Akhir.................................... (1)

Laba Kotor = Pendapatan – HPP ...................................................... (2)
Laba Bersih = Laba Kotor – Biaya Operasional .............................. (3)

Neraca keuangan adalah laporan keuangan yang secara sistematis

menyajikan posisi keuangan entitas pada suatu tanggal tertentu. Neraca
terdiri dari dua bagian yakni aktiva (lancar dan tetap) dan pasiva
(kewajiban/hutang dan ekuitas/modal). Aktiva lancar meliputi kas,
simpanan bank, surat berharga, piutang dan persediaan barang. Sedangkan
aktiva tetap merupakan investasi jangka panjang yang bersifat tetap dan
permanen, tidak dijual kembali dalam kegiatan normal seperti tanah,
bangunan, mesin, peralatan bangunan, alat transportasi dan nilai akumulasi
penyusutan terhadap aktiva tetap.
Kewajiban / hutang terdiri dari hutang lancar (hutang jangka
pendek) seperti pinjaman bank, kewajiban jangka panjang yang akan jatuh
tempo, hutang dagang, uang muka penjualan, hutang pembelian aktiva
tetap, penyisihan kewajiban pajak dan hutang dividen.
Modal/ekuitas dapat diperoleh dari modal usaha, laba berjalan dan
laba ditahan. Laporan rugi-laba dan neraca sangat berkaitan. Laba yang
diterima dari laporan laba rugi, nantinya akan menjadi salah satu
komponen modal pada kolom aktiva modal/ekuitas. Neraca keuangan

80
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

disebut juga dengan balance sheet. Karena neraca digunakan untuk

melihat kondisi keuangan suatu perusahaan, maka nilai total aktiva dan
passiva harus seimbang. Hanya saja, pada kenyataannya, neraca keuangan
susah balance. Jika kesalahan perhitungan balancing aktiva-passiva <10%
maka diubah nilai pembelian, dikarenakan pengurangan dari nilai
pembelian tidak merugikan pihak manapun. Tetapi, jika nilai kesalahan
balancing aktiva-passiva >10% maka penggung jawab harus melakukan
perhitungan ulang dari persediaaan stok barang, stok barang harus sama
anatra total fisik barang dan total data barang, serta peninjauan ulang
hutang pembelian atau faktur yang belum diambil.
2) Laporan ekstern
Laporan ekstern adalah laporan yang tidak berhubungan dengan
keuangan apotek. Beberapa laporan eksternal sebagai berikut:
(a)Laporan Narkotika
Pelaporan narkotika dilakukan dengan menggunakan Sipnap yang
dapat diakses secara online di sin2013.bnn.go.id/ sebelum tanggal 10 tiap
bulan berikutnya. Data yang dimasukkan dalam website, dilihat
berdasarkan rekapan narkotik di register narkotika. Berikut ini adalah
tabel rekapan register.
Tabel 17. Rekapan Register Narkotika
Penambahan Pengurangan
Sald
Tgl/ Pasien Saldo
Bulan o Tgl/No. Tg No. Nama
Tgl ∑ Asal No. ∑ Alama Akhir
Awal Faktur l R/ Nama dr.
SP t

(b)Laporan Psikotropika
Laporan psikotropika sama seperti laporan narkotika. Data
penggunaan obat psikotropika dilaporkan setiap tanggal 10 tiap bulan
berikutnya. Data hanya di laporkan via online pada website register
psikotropik Indonesia di sin2013.bnn.go.id/. Laporan psikotropika, di
laporkan berdasarkan rekaan register psikotropik seperti yang tercantum
pada tabel narkotik.

81
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

(c)Laporan Statistika
Laporan yang dibuat oleh Apotek terkait penggunaan obat generik
berlogo (OGB) dalam resep setiap bulannya. Laporan obat generik
ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Yogyakarta dengan tembusan
Kepala Dinas Kesehatan Yogyakarta, Kepala BPOM, dan Arsip. Adapun
hal-hal yang dilaporkan meliputi jumlah lembar resep per hari, total resep
OGB perhari, dan persentase OGB dalam resep per hari. Pengiriman
laporan melalui pos.
(d)Laporan Tenaga Kerja Kefarmasian
Laporan tenaga kerja kefarmasian di Apotek dilaporkan setiap 3
bulan dan berisi 4 rangkap yang akan dilaporkan kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, BPOM, Dinas Kesehatan Propinsi dan
sebagai arsip apotek. Tenaga kefarmasian yang harus dilaporkan adalah
tenaga kerja kefarmasian yan memiliki Surat Ijin Kerja bagi APA dan
APING, STRTTK beserta SIK bagi S1 Farmasi dan STRTTK bagi D3
Farmasi.
(e)Laporan Tenaga Kerja Keseluruhan
Apotek yang berbentuk badan usaha yang memiliki karyawan lebih
dari 20 orang wajib lapor ke Departemen Tenaga Kerja. Laporan tenaga
kerja keseluruhan dilaporkan ke Depnaker tiap tahun. Laporan tenaga
kerja keseluruhan melampirkan identitas perusahaan, macam-macam
buruh yang bekerja sebagai pegawai (buruh harian atau bulanan), bentuk
kesejahteraan bagi karyawan, waktu/jam kerja tenaga kerja keseluruhan,
tingkat pendidikan tenaga kerja dan dokumen lain yang dibutuhkan pihak
Depnaker.
(f) Laporan Kontrasepsi
Bagi apotek yang ditunjuk oleh BKKBN dan bersedia untuk
melaksanakan program KB, maka wajib untuk membuat laporan
kontrasepsi. Bagi apotek yang melaksanakan program kontrasepsi ini,
maka akan mendapatkan insentif sebesar Rp 150.000/ 3 bulan atau dapat
diganti dengan SKP (Satuan Kredit Partisipasi) yang dikumpulkan untuk
mendapatkan sertifikat kompetensi. Pada pelaksanaan program ini,

82
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

BKKBN bekerja sama dengan pihak IAI (Ikatan Apoteker Indonesia).

Ada dua macam laporan kontrasepsi. Laporan yang pertama mengenai
Laporan Hasil Pelayanan Alat dan Obat Kontrasepsi Melalui Apotek.
Laporan ini berisi jenis alat kontrasepsi, jumlah awal, sisa jumlah, nama
dan alamat pasien, keterangan pasien dan sisa stok. Laporan Hasil
Pelayanan Alat dan Obat Kontrasepsi Melalui Apotek. Laporan yang
kedua berupa Catatan Hasil Pelayanan Kondom Melalui Apotek Provinsi
Daerah Istimewa Yogyakarta. Laporan ini ditujukan untuk apotek yang
hanya menyalurkan alat kontrasepsi berupa kondom. Apotek WIPA
wajib melaporkan catatan hasil pelayanan kondom, karena alat
kontrasepsi yang tersedia hanya kondom.
(g)Laporan Monitoring Efek Samping Obat (MESO)
Laporan MESO bersifat insidentil, karena kejadian efek samping
akibat penggunaan obat sangat jarang terjadi. Blanko laporan MESO
terdiri dari 4 macam. Blanko laporan MESO berwarna hijau digunakan
untuk kejadian efek samping yang disebabkan oleh suplemen atau
makanan. Blanko laporan MESO berwarna merah muda digunakan untuk
kejadian efek samping yang disebabkan oleh penggunaan kosmetika.
Blanko laporan MESO berwarna hijau muda digunakan untuk kejadian
efek samping yang disebabkan oleh obat tradisional. Blanko laporan
MESO berwarna kuning digunakan untuk kejadian efek samping yang
disebabkan oleh obat nasional. Laporan kejadian MESO akan dikirim ke
Direktorat Penilaian Obat Tradisional dan Panitia MESO.
(h)Laporan Monitoring Kerusakan Obat
Kriteria kerusakan obat yang dimaksud adalah obat dalam
kemasan utuh tetapi menunjukkan kerusakan fisik. Contohnya
gelembung pada kemasan strip , obat dalam botol tak tercampur atau
adanya kerak di dinding botol. Laporan ini hanya dibuat jika ada
penemuan kerusakan obat. laporan monitoring kerusakan obat berisi
nama obat, bentuk sediaan, asal PBF yang memproduksi dan bentuk
kerusakan yang dimaksud. Form laporan dikirm ke Pemerintah, agar

83
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

pemerintah dapat melaksananan inspeksi dan memberi teguran kepada

PBF mengenai adanya laporan kerusakan obat.
(i) Laporan Pemusnahan Obat
Laporan pemusnahan obat dibedakan menjadi pemusnahan obat
golongan narkotika dan golongan selain narkotika (daftar G dan
Psikotropik). Pemusnahan obat dilakukan apabila terdapat obat-obat yang
telah mencapai massa kadaluara ataupun mengalami kerusakan.
Kerusakan atau ED obat minimal sebesar 1% dari persediaan obat,
hindari jika kerusakan atau ED obat mencapai 3% karena akan
menrugikan apotek. Pemusnahan golongan narkotika, akan dibuat berita
acara sendiri jika dilakukan bersamaan dengan pemusnahan golongan
lainnya. Pada pelaksanaan pemusnahan obat narkotik, harus disaksikan
oleh Pejabat Setempat (contohnya Kepala BPOM). Berbeda dengan
pemusnahan pada golongan non-narkotik yang boleh hanya dihadiri oleh
APA, APING dan pelaksanan Pemusnahan. Berita acara pemusnahan
obat berisi keterangan nama obat, jenis sediaan obat, jumlah obat, dan
keterangan tempat, waktu serta metode pemusnahan yang digunakan.
(j) Laporan Pemusnahan Resep
Pemusnahan resep dilakukan setelah mencapai massa penyimpanan
selama 3 tahun. Pemusnahan resep narkotika dan narkotika dilakukan
dnegan cara yang sama. Sebelum dilakukan pemusnahan, resep
ditimbang, dicatat keterangan resep yang akan dimusnahkan (kurun
waktu 3 tahun, ex 2003-2006), cara pemusnahan, saksi dan pelaksana
pemusnahan untuk dilaporkan sebagai berita acara pemusnahan. Berita
acara pemusnahan ditanda tangani oleh para saksi (APA dan APING),
dibuat 4 rangkap yang akan ditujukan bagi Dinas kesehatan
Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, BPOM dan Arsip Apotek.
(k)Laporan Pajak
Kewajiban dalam pajak adalah melakukan perhitungan, pelaporan,
dan penyetoran. Penyetoran pajak pribadi dilakukan setiap tanggal 30
Maret sedangnyak pajak badan dilakukan setiap tanggal 30 April.
Laporan pajak ada dua jenis yaitu SPT tahunan dan SPT massa. Apotek

84
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

WIPA berbentuk badan usaha sehingga wajib melakukan SPT PPh 23,
dengan tarif 15% dari penghasilan bruto per tahun. Selain itu dikenai
pajak badan dengan omset kurang dari Rp. 4.800.000.000,- sehingga tarif
pajaknya adalah 1% dari omset. PPn dikenakan saat pembelian obat dari
PBF sebesar 10%. PBF melampirkan PPn dalam faktur sebagai bukti
bahwa Apotek sudah membayar PPn. PPh 25 adalah angsuran pajak
sebesar 1/12 dari keuntungan bersih tahun sebelumnya. PPh 25
dibayarkan melalui STP massa/bulan.
5) Administrasi Keuangan
Keluar masuknya uang di Apotek WIPA dikelola dalam buku kas. Jenis
pengeluaran meliputi kegiatan pembelian dan pelunasan. Buku kas berisi
tanggal, nama barang yang ditransaksikan, debet, kredit, dan saldo. Jika
jumlah uang yang dimiliki apotek ada dalam jumlah besar biasanya APA
dengan persetujuan PSA akan membuat rekening koran dengan syarat minimal
uang Rp 1.000.000 dan ada rekomendasi dari nasabah lain. Jika membuka
rekening koran, kita akan mendapatkan 2 bukti pembayaran yang berupa Cek
dan Bilyet Giro.
1) Bilyet Giro adalah bukti pembayaran yang tidak bisa diuangkan secara
tunai. Bilyet giro hanya bisa disetor pada rekening giro pihak penagih.
2) Cek adalah bukti pembayaran yang dapat dicairkan oleh pihak kolektor
dari rekening nasabah yang memiliki rekening koran.
Waktu pencairan bilyet giro dan cek dapat disesuaikan dengan waktu
penerimaan barang. Hanya saja, untuk membuka rekening koran, apotek
harus mengeluarkan biaya administrasi lainnya berupa biaya buku cek atau
giro dan biaya materai.
6) Administrasi Kepegawaian
Pengelolaan gaji pegawai di Apotek WIPA disesuaikan dengan
jabatannya. Gaji Apoteker Pendamping dihitung per jam, tuslah, dan
kesejahteraan. Gaji TTK meliputi gaji pokok, jam kerja, dan lembur (1,5 kali
gaji).
7) Pajak

85
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Perhitungan Pajak dilakukan sendiri oleh Apotek WIPA, karena

pemerintah telah menetapkan metode self assesment bagi wajib pajak, yaitu
bahwa wajib pajak mendaftar, menghitung dan membayar sendiri pajak yang
akan dibayarkan dengan menggunakan Surat Pemberitahuan (SPT). Pajak yang
dibayarkan oleh Apotek WIPA yaitu pajak badan (final). Pajak final yang
dibayarkan adalah 1% dari omset.
Pembayaran pajak Apotek WIPA sudah sesuai dengan peraturan yang
ditetapkan pemerintah, pembayaran ini dilakukan dengan mengangsur setiap
bulan menurut jumlah yang harus dibayarkan dalam 1 (satu) tahun. Untuk
menjamin keteraturan urusan perpajakan ini, maka kebijaksanaan dalam
pembayaran menjadi wewenang APA.
Apotek WIPA melakukan pembayaran pajak yang sudah sesuai dengan
peraturan pajak yang dipungut oleh Daerah maupun Pusat, dimana terbagi atas
pajak tidak langsung dan langsung. Perhitungan pajak di Apotek WIPA
dilakukan dengan cara pembukuan dimana pajak yang dihitung dari laba bersih
yang terdapat dalam neraca rugi laba.
a) Pajak Bumi dan Bangunan (PBB)
Pajak Bumi dan Bangunan dibayarkan setiap akhir tahunnya kepada
pemerintah tergantung dari luas tanah, bangunan dan letaknya. Apotek
WIPA membayar PBB sudah sesuai dengan SPT yang sudah dikirimkan
oleh pemerintah.
b) Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
Ada dua jenis PPN, yaitu PPN masuk dan PPN keluar. PPN masuk
adalah PPN berasal dari barang-barang yang dibeli dari PBF yang
merupakan Pengusaha Kena Pajak. PPN dipungut oleh PBF dari apotek
yang membeli obat dan PBF akan melaporkan serta membayarkan pajaknya.
Sedangkan PPN keluar adalah sejumlah nilai yang ditambahkan pada harga
barang yang dijual ke konsumen apotek. Nilai PPN adalah 10%.
c) PPh pasal 21 (Pajak Penghasilan Perorangan)
PPH 21 adalah pajak yang mengatur pajak pribadi atau perorangan yang
pendapatannya telah melebihi penghasilan tidak kena pajak atau PTKP

86
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

(lebih dari Rp. 36.000.000,- per tahun). Di Apotek WIPA penghasilan

karyawannya di bawah PTKP sehingga tidak dikenakan PPh 21.
d) PPh pasal 23
Untuk PPh 23 di Apotek WIPA dihitung dari deviden yang berasal dari
jumlah omset yang akan dibagikan ke pemegang saham dikalikan 15%
karena apotek WIPA berbentuk CV.
e) Pajak Reklame
Pajak reklame dikenakan pada pemasangan nama apotek tergantung dari
jenis papan reklame, ukuran/luas papan reklame, dan tempat/lokai
pemasangan papan reklame. Apotek WIPA memiliki papan arah bertuliskan
“Apotek” di depan Jl. Mantrigawen. Informasi papan ini hanya bertuliskan
“Apotek” tanpa keterangan nama apotek, maka Apotek WIPA tidak dikenai
tagihan pajak reklame.
8) Analisis Administrasi
Apotek WIPA dikelola oleh seorang APA dan memiliki kurang lebih 9
pegawai, dengan rincian 2 orang Aping, 2 orang kasir, 2 orang staf
administrasi, 2 orang staf gudang dan 1 orang PU. Ditinjau dari jumlah
karyawan dan beban pekerjaan yang ada di Apotek WIPA hal tersebut
kurang menguntungkan. Karena pekerjaan akan lebih efisien dengan jumlah
karyawan yang tepat. Namun demikian, upaya lain yang dapat dilakukan
adalah berusaha untuk meningkatkan omset sehingga beban Apotek untuk
membayar karyawan tidak berat.
Apotek WIPA melakukan dokumentasi terhadap obat resep, OWA,
maupun psikotropika. Hal ini sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Akan tetapi untuk pendokumentasian pelayanan kefarmasian seperti PIO,
konseling, pemantauan terapi obat ataupun monitoring efek samping obat
belum bisa dilakukan dengan maksimal. PIO dilakukan secara aktif melalui
media cetak. Sedangkan untuk monitoring efek samping obat berupa pesan
dalam banner Apotek yakni menghimbau pasien untuk melapor jika
mengalami efek samping akibat penggunaan obat.
Manajemen pengelolaan Apotek dilakukan dengan rapi dan teliti,
sehingga jika terjadi kesalahan dapat segera diketahui letak kesalahannya.

87
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

Misalnya seperti kesesuaian antara uang hasil penjualan, struk di kasir, serta
data di komputer. Setiap harinya selalu dilakukan cek stok obat di etalase
dengan data di komputer. Sehingga hal tersebut dapat meminimalisir
kesalahan.

BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Berdasarkan beberapa uraian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya,
maka dapat disimpulkan bahwa :

1. Apoteker di apotek memiliki peran dan tanggung jawab atas pengelolaan

perbekalan farmasi, administrasi apotek, pelayanan informasi obat dan
memberikan KIE kepada pasien.
2. Seorang apoteker memiliki bekal entrepreneur untuk bisa bekerja mandiri untuk
memperoleh profit yang optimal dan tidak melupakan bagian pelayanan farmasi
klinis untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
3. Apotek WIPA merupakan apotek yang memadai untuk calon Apoteker belajar
mendirikan dan mengelola Apotek sebagai bekal entrepreneur di masa depan.
4. Apotek WIPA memiliki sistem manajerial yang baik sehingga masih dapat
bertahan dan mampu bersaing dalam menjalankan bisnis perapotekan sampai
sekarang.
5. Pelaksanakan pharmaceutical care di Apotek WIPA sudah baik sehingga harus
dipertahankan dan ditingkatkan kedepannya.
B. Saran
1. Apotek WIPA sebaiknya dapat memberikan KIE (Konseling, Informasi, dan
Edukasi) dan dokumentasi Konseling.
2. Apotek WIPA sebaiknya mengadakan kembali promosi kesehatan seperti
penyuluhan di daerah sekitar, misalnya edukasi penggunaan antibiotik di
masyarakat. Hal ini dapat meluruskan pemahaman masyarakat serta rmembatu

88
 Laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker
Apotek WIPA Farma
Periode I (01-29 Februari 2016)

pemerintah dalam mengurangi resistensi antibiotik, selain itu hal ini dapat
menjadi sarana Apotek lebih dikenal dan dipercaya oleh masyarakat.
3. Perlu dilakukan pendokumentasian MESO dan evaluasi penggunaan obat serta
pelayanan Home Care atau monitoring via telefon terutama untuk pasien yang
mengkonsumsi obat dalam jangka waktu yang cukup lama sehingga diharapkan
dapat meningkatkan kepatuhan pasien dalam mengkonsumsi obatnya dan juga
meningkatkan kualitas hidup pasien.

89