YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA

RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN

JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

TATA CARA PEMBUATAN PROSEDUR TETAP / SPO (STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

PENGERTIAN PROSEDUR
• Gambaran umum untuk karyawan tentang cara kerja yang dilakukan sebagai pegangan bila terjadi pe-
rubahan staff serta dapat digunakan utk menilai efektivitas system.
• Melalui penerapan prosedur secara konsisten & dilakukan penilaian secara berkesinambungan akan dapat
dideteksi kelemahan sistem apakah karena faktor manusia atau perubahan dalam system pelayanan.
• SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)
• Suatu perangkat instruksi/langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin ter-
tentu;
• Memberikan langkah-langkah yang benar & terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melak-
sanakan berbagai kegiatan & fungsi pelayanan;
• Membantu mengurangi kesalahan & pelayanan sub standar dng memberikan langkah-2 yang sdh diuji
& disetujui dlm melaksanakan berbagai kegiatan.

BEBERAPA ISTILAH YANG DIGUNAKAN : Standard operating procedure (SPO (STANDAR PROSE-
DUR OPERASIONAL)); Prosedur Tetap (Protap); Prosedur kerja; Prosedur tindakan; Prosedur penatalak-
sanaan; Petunjuk pelaksanaan; Petunjuk teknis

JENIS SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

1. SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) Profesi :

SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/teknis ter-
tentu untuk Diagnosa, Terapi, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan & profesi lainnya.
• Pelayanan Medik :
• Standar Therapi : Untuk menangani penyakit tertentu (standar yanmed), contoh : SPO (STANDAR
PROSEDUR OPERASIONAL) perdarahan antepartum, SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) apendisitis akut,dll
• Standar Pelayanan Medis : Untuk Dx/Tx : SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) lum-
bal punksi, SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) pemberian obat kejang demam,dll
• Uraian Tugas dokter
• dan lain-lain
• Pelayanan Keperawatan :
• SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) persiapan pasien operasi,dsb
• Pelayanan Profesi lain :
• meliputi lab, radiologi, rehab medis, farmasi dsb

2. SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) Pelayanan :

Memuat proses kerja yang bersifat manajerial/adminsitratif dlm yanmed, keperawatan & penunjang
medik yang berhubungan dng pelayanan langsung kepada pasie
Contoh : SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) dokter jaga ruangan, SPO (STANDAR
PROSEDUR OPERASIONAL) konsultasi medis, SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) ru-
jukan keluar RS.
3. SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) Administrasi :

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke

 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

Mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja & kegiatan-kegiatan,
umumnya kegiatan non medis.
Contoh : SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) pendaftaran pasien, SPO (STANDAR
PROSEDUR OPERASIONAL) petunjuk teknis penyelenggaraan RM, SPO (STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL) perencanaan program/proyek/kegiatan, SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) keuangan (billing system, akutansi,dll)

TUJUAN UMUM

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dg efisien, efektif dan aman, serta senantiasa meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan pencapaian standar profesi dan standar pelayanan RS

TUJUAN KHUSUS
1. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilan kinerja atau kondisi ttt suatu kegiatan secara optimal
2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor
dsb
3. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelak-
sanaan kegiatan
4. Merupakan salah satu cara dan parameter dalam meningkatkan mutu pelayanan
5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif,
6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait,
7. Melindungi RS dan petugas bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan adminis-
tratif lainnya,
8. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih.

MANFAAT PROSEDUR
 Memenuhi persyaratan standar pelayanan RS
 Mendokumentasi kebijakan & prosedur RS
 Memastikan pegawai RS tahu pekerjaannya
 Duplikasi wewenang & tanggung jawab tidak ada
 Memastikan tidak adanya daerah abu-abu
 Overlapping & underlapping wewenang tidak ada
 Bukti adanya manajemen mutu di RS

PROSEDUR YANG BAIK

 Jangan menggunakan kalimat majemuk
 Kenali dg jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan & mengapa
 Harus menggunakan bahasa yang dikenal pemakai
 Merupakan flow charting dari proses kegiatan
 Prinsip SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)
 SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) memuat segala indikasi dan syarat yang hrs dipenuhi
pada setiap upaya, dan tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan pelayanan
 SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) memberikan arah kegiatan yang langsung atau tidak
langsung berhubungan dengan pasien
 Gunakan bahasa sehari-hari, hrs memudahkan pemakaian (user friendly), mempunyai urutan, tidak
bermakna ganda

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke

 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

 Selalu berubah mengikuti perubahan standar profesi serta perkembangan IPTEK profesi ybs, serta kebi-
jakan dan peraturan formal.
 Harus selalu didokumentasikan.

TATA CARA PENGELOLAAN SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

 Ketua tim akreditasi RS –> orang yang berwenang utk mengelola SPO (STANDAR PROSEDUR OP-
ERASIONAL)
 Tim akreditasi disarankan mempunyai seluruh SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) RS
 Buat tata cara penyusunan, penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan & evaluasi & revisi SPO
(STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

TATA CARA PENYUSUNAN SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

 Format SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)  menggunakan format dari KARS (Komite
Akreditasi Rumah Sakit)
 Siapa yang menyusun,
 Tetapkan siapa yang akan menandatangani dokumen, bila yang menandatangani bukan Direktur agar
dibuatkan SK pelimpahan tugas,
 Tetapkan siapa yang akan mengecek dokumen mutu sebelum ditandatangani pimpinan  utk menghindari
tumpang tindih dokumen antar unit kerja.

PROSES PENYUSUNAN SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

 Sebaiknya dikelola oleh suatu Tim/Panitia, dengan masukan dari Unit Kerja ybs
 Identifikasi kebutuhan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)
 Sebagian SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)-SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) memerlukan uji coba
 Sumber materi SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) dapat diperoleh dari………..

YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENYUSUNAN SPO (STANDAR PROSEDUR OP-

ERASIONAL)
 Ada staf yang mampu & mau  aspek pekerjaan & aspek psikologis
 Ada target waktu
 Ada komitmen pimpinan
 Ada anggaran
 Ada pemantauan & pelaporan evaluasi kemajuan penyusunan dokumen

TATA CARA PENOMORAN

 Semua SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) harus diberi nomor, tetapkan siapa yang
melakukan penomoran  susun tata cara penomoran,
 Tata cara penomoran tergantung pola pendekatan yang digunakan dalam menyusun pedoman,
 Judul & nomor dokmut agar dibuatkan indeks,
 Indeks dibuat sentral .

CONTOH PENOMORAN YANG DILAKUKAN DI SUATU RS :

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke
 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

NDR.SISFO.SW.004

DIGIT 1 DIGIT 2 DIGIT 3 DIGIT 4

Direktorat Bagian/Seksi/Instalasi JENIS NOMOR URUT

PELAYANAN/ADM DOKUMEN
MED IGD ADM
LAB PELAYANAN
RAD
RHM
RJL
INT
OPR
FAR
GIZ
RMD
KEP RW1
RW2
UMU AKU
BND
PSRS
PNG
RT
LOG
SDM
NDR KMD
KMK
SMF
PKR
SPI
HMS
PURS
SISFO
SEKR
UMR

PENDISTRIBUSIAN SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke

 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

Yang dimaksud dng distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SPO (STANDAR PROSEDUR OP-
ERASIONAL) kepada seluruh karyawan atau staf yang memerlukan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) tsb sebagai panduan utk melaksanakan pekerjaan
 Tetapkan penanggung jawab pendistribusian dokumen  sentralisasi atau desentralisasi
 Jenis SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang didistribusikan
 SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) hanya utk unit kerja tertentu
 SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) utk seluruh unit kerja
 SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang di lapangan adalah yang berlaku, SPO (STAN-
DAR PROSEDUR OPERASIONAL) lama tidak boleh ada di unit kerja lagi tetapi harus disimpan di
sekretaris Tim akreditasi/Tata usaha
 Pendistribusian memakai buku ekspedisi atau dengan formulir tanda terima

PENYIMPANAN
 Yang dimaksud dengan penyimpanan disini adalah bagaimana SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) tersebut disimpan
 Semua SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) harus tersimpan pada Tim akreditasi
 Tata cara penyimpana perlu disusun
 Unit kerja hanya menyimpan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang sah sesuai jenis
kegiatan yang saat ini dilakukan  SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang sudah tidak di-
pakai dikembalikan ke Tim akreditasi/Tata Usaha tergantung SPO (STANDAR PROSEDUR OPERA-
SIONAL) yang ada di RS
 Tetapkan siapa penanggung jawab penyimpanan  Tim akreditasi atau tata usaha
 Lama penyimpanan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang sudah tidak berlaku
 Penyimpanan di unit kerja  diletakkan ditempat yang mudah dilihat, diambil & dibaca oleh pelaksana

EVALUASI
 Tujuan : membudayakan internal audit
 Evaluasi dilaksanakan
 berkala, maksimal 3 th sekali
 sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) tersebut
 Tetapkan pelaksana evaluasi
 Buat protap tata cara evaluasi SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)
 Kembangkan format/check list evaluasi
 Hasil evaluasi

PERUBAHAN atau REVISI

 Yang dimaksud dng revisi adalah keg. Atau usaha utk memperbaiki suatu SPO (STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL), yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SPO (STANDAR
PROSEDUR OPERASIONAL)
 Revisi perlu dilakukan bila :
 Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dng keadaan yang ada
 adanya perkembangan ilmu & teknologi
 adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru
 Pergantian direktur SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) tidak perlu direvisi

FORMAT SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke

 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

 Sesuai dengan lampiran Surat Edaran dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 ter-
tanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)
 Mulai diberlakukan Januari 2002
 Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yang berlaku di RS jbs, kebutuhan
RS, & atau standar profesi terkait

KOTAK HEADING
 Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman
 Kotak RS diberi nama RS, dapat diberi logo
 Judul SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) : diberi judul/nama SPO (STANDAR PROSE-
DUR OPERASIONAL) sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien
operasi,dsb
 No. Dokumen : diisi sesuai dng ketentuan penomoran yang beralku di RS ybs yang dibuat sistematis agar
ada keseragaman
 No. revisi : diisi dng status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : doku-
men baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dst; Contoh penggunaan angka : untuk doku -
men baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst
 Halaman : diisi nomor halaman dng mencantumkan juga total halaman utk SPO (STANDAR PROSE-
DUR OPERASIONAL) tsb. Misal SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) dng 5 halaman 
halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst
 Prosedur Tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang digunakan RS, misalnya Prosedur, Prose-
dur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb
 Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dng tanggal terbitnya yang harus sesuai dng tanggal diberlakukan-
nya SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) tersebut
 Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas
 Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SPO
(STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL), No dokumen, No revisi & halaman

ISI SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL)

1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menye -
babkan salah pengertian
2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) secara spesifik
3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar & garis besar dibuat -
nya
SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) tsb. Dapat berisi (terkait denagn) bbrp kebijakan yang
mendasari SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan men-
jadi dasar bbrp SPO (STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL), sehingga tercantum dlm bbrp SPO
(STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL) yang “dipayungi”
4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yang menguarikan langkah-2 kegiaatn utk menyelesaikan proses
kerja ttt, & staf/petugas yang berwenang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digu-
nakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara
lengkap unsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA, KAPAN & BAGAIMANA (who, what, where,
when, how)
5. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke

 YAYASAN SANTA MARIA LOURDES LARANTUKA
RUMAH SAKIT BUNDA PENGHARAPAN
JL.ANGKASA I – MERAUKE – PAPUA
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail: rs.bunda.pengharapan@gmail.com

PENCADANGAN/BACKUP DATABASE
RS

BUNDA PENGHARAPAN
Jl. Angkasa 1 – Kelapa Lima NO. DOKUMEN No. REVISI : Halaman
Merauke – Papua NDR.SISFO.SW.004 00 7/7
 082399283674;  (0971) 323594; e-mail:
rs.bunda.pengharapan@gmail.com

KETERANGAN DOKU- Tanggal disusun : Tanggal berlaku :

MEN:
Dokumen baru 1 Mei 2017 1 Juni 2017
Dokumen revisi Ditetapkan oleh Direktur
Dokumen tidak Disusun oleh:
RS Cahya Kawaluyan
mengalami perubahan
Dokumen lama terkait;
No: ............... Ika Wahyuningsih
(Sisfo/ Non Direktorat)
dr Robert Kwaria, M.M

PENGERTIAN Pencadangan/backup database merupakan kegiatan menyalin atau mengcopi database

yang sedang online dimana berisi data-data transaksi operasional RS Cahya Kawaluyan
menjadi database backup offline. Database backup offline ini berfungsi sebagai data
cadangan yang dapat digunakan bila terjadi kerusakan yang fatal pada database online.

TUJUAN 1. Menjamin pelaksanaan operasional sistem komputerisasi di RS Cahya Kawaluyan

berjalan dengan baik dan lancar
2. Menjaga hilangnya data-data vital operasional yang bersifat transaksional baik den-
gan pasien, dokter,barang,rekanan dan bersifat rahasia
3. Menjaga kesinambungan pelaksanaan operasional sistem komputerisasi di RS Cahya
Kawaluyan terutama apabila terjadi kerusakan yang menyebabkan terganggunya
fungsipada database online

KEBIJAKAN Pencadangan/backup data harus dilakukan secara berkala sebagai data pengganti/data
cadangan apabila terjadi hal-hal teknis yang tidak diharapkan yaitu kerusakan pada data-
base

PROSEDUR Staf ahli operasioanl Sistem Informasi membuat statement program / fungsi/prosedur
backup yang telah diset berupa file program atau file batch dan dapat dijalankan oleh
fungsi backup database secara otomatis. Pelaksanaan backup database dilakukan setiap
bulan.

UNIT TERKAIT Unit Sisfo

Profil Rumah Sakit Bunda Pengharapan - Merauke