Standar Prosedur

Operasional
Ruwanto,S.ST
Unit Keselamatan dan Kesehatan Kerja
RSUP dr Sardjito Yogyakarta

Pelatihan K3RS Tk Dasar RSUP dr Sardjito Yogyakarta 7-9 Mei 2018

 085101859955  ruwantok3@gmail.com
 Out line

1. Menjelaskan Konsep suatu Prosedur

2. Menjelaskan format Prosedur

3. Menjelaskan tata cara penyusunan

prosedur
 Konsep Prosedur
Istilah

Protap, prosedur kerja, prosedur tindakan,

prosedur penatalaksanaan, petunjuk teknis

Istilah SPO berdasar UU no. 29 th 2004 ttg

Praktek Kedokteran dan UU no 44 th 2009 ttg RS

Istilah SOP (Standart Operating Procedure bukan

merupakan istilah baku Indonesia
Pengertian

Suatu perangkat dari instruksi atau langkah langkah yang dibakukan

untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.

Tujuan

Supaya berbagai proses rutin tersebut dapat terlaksana dengan

efisien, efektif, konsisten atau seragam, aman dan selamat dalam
rangka meningkatkan mutu pelayanan sesuai standar yang telah
disepakati.
Manfaat

Sebagai upaya untuk mendokumentasikan langkah-langkah kegiatan

memenuhi persyaratan standar RS atau Akreditasi, memastikan staff
RS memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya.
 Format Prosedur

Surat Edaran Direktur Yanmed Spesialistik no. YM.00.02.2.2.837 1 Juni 2001

Nama RS JUDUL SPO

& Logo No. Dokumen No. Revisi Halaman

SPO tentang…. Tgl Terbit Ditetapkan Direktur RS

Pengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit Terkait
Format ini merupakan format minimal dan dapat diberikan tambahan materi misal; penyusun, unit
pemeriksa SPO, dan lainya tetapi tidak boleh dikurangi.
 Petunjuk pengisian

1. Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman

2. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap.

3. Halaman 2 dst kotak heading hanya: Nama RS, Judul SPO, No. Dokumen, No. Revisi dan Halaman.

4. Kotak RS diisi nama dan Logo RS

5. Judul SPO diisi sesuai proses kerjanya

6. No. Dokumen sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS, dibuat seragam dan sistematis

7. No. Revisi diisi status revisi yang ada dapat berupa huruf atau angka

8. Halaman disisi dengan mencantumkan halaman ke dan jumlah halaman, contoh; 1/5, 2/5, 5/5.

9. Tanggal terbit sesuai SPO terbit atau berlakunya SPO

10. Ditetapkan Direktur berupa tanda tangan dan nama jelas.

 Isi Prosedur
1. Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
difahami atau berisiko menyebabkan salah pengertian,

2. Tujuan : berisi tujuan dari pelaksanaan SPO secara spesifik dengan kata kunci
”Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…….”

3. Kebijakan : berisi tentang kebijakan Direktur atau pimpinan RS yang menjadi dasar
dibuatnya SPO tsb. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SPO tersebut, kemudian
diikuti dengan peraturan atau keputusan dari kebijakan terkait.

4. Prosedur

5. Unit terkait
 Cara mengelola Prosedur

1. RS agar menetapkan siapa yang mengelola SPO dan

harus mempunyai arsip seluruh SPO di RS.

2. Pengelola SPO harus membuat tata cara penyusunan,

penomoran, distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi
dan revisi dari sebuah SPO.
TATA CARA PENYUSUNAN PROSEDUR
 Syarat Penyusunan Prosedur

1. Mengidentifikasi kebutuhan terkait kegiatan yang ada agar dilihat keefektifannya

2. Harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerjanya dan
komitmen dalam pelaksanaan SPO sangat penting dan hanya diperoleh atau didapat dengan
adanya keterlibatan dari personel atau unit kerjanya.

3. Sebaiknya merupakan flowchart dari suatu kegiatan dimana pelaksana atau unit kerja mencatat
proses kegiatan dan membuat alurnya dan ditanggapi oleh tim/panitia yang bertanggungb jawab
terhadap SPO.

4. Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan dan
mengapa. Kalimat subyek, predikat dan obyek harus jelas dan jangan menggunakan kalimat
majemuk.

5. SPO harus menggunakan kalimat perintah atau instruksi.

6. SPO harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan.

7. SPO pelayanan pasien harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan.
 Proses Penyusunan Prosedur

1. Draft SPO dari penyusun diserahkan ke Tim / Panitia SPO.

2. Panitia SPO : memberikan tanggapan, koreksi dan memperbaiki

SPO (tata bahasa, penulisan, sebagai koordinator agar tidak
duplikasi) sebelum di tanda tangani direktur.

3. Identifikasi SPO untuk melihat SPO apa saja yang harus disusun
atau dibuat.

4. Melihat elemen penilaian akreditasi SPO apasaja yang harus ada.

SPO yang dipersyaratkan di Akreditasi adalah SPO minimal yang
harus ada di RS.
 Proses Penyusunan Prosedur

5. Sebaiknya diawali dengan membuat flowchart kegiatan yang

dilaksanakan.

6. Berdasar flowchart dibuat alur kerja .

7. Beberapa SPO perlu ujicoba, perlu disosialisasikan bahkan ada yang

harus dilakukan pelatihan.

8. Keberhasilan suatu SPO dipengaruhi ; komitmen pimpinan, dukungan

fasilitas dan SDM, ada fasilitator yang mampu dan mau menyusun SPO.
 Cara Penomoran Prosedur

Semua SPO harus diberi nomor sehingga harus dibuat

kebijakan tentang penomoran SPO

Kode-kode yang dapat digunakan :

• Kode unit kerja ; masing –masing unit kerja punya nomor

• Kode SPO kelompok ; SPO tertentu meiliki nomor
• Nomor urut SPO ; urutan nomor SPO dalam unit kerja

Contoh : SPO RJP IGD : 08.05.15 (08 kode SPO, 05 kode Unit
kerja, 15 nomor urut SPO di IGD)
 Contoh

Keterangan:
11 : nomor Daftar Nama Standart Akreditasi
0722 : nomor Daftar Nomor Elemen Standart Akreditasi
503 : nomor Kelompok Satuan Kerja / Penyusun SPO
2 : nomor Jenis SPO (1. Mandiri, 2. Bersama)
28 : nomor Urutan SPO yang disusun (ditulis minimal 2 digit contoh; 01,02 dst)
Batas antar nomor berupa titik (.)
 Cara Penyimpanan Prosedur

Bagaimana dan siapa yang menyimpan SPO

1. SPO aseli disimpan bagian TU atau Panitia Akreditasi RS (sesuai kebijakan RS)

2. System penyimpanan rapi dan mudah dicari saat diperlukan

3. Fotocoppy dapat disimpan satuan kerja yang memerlukan harus atas ijin
penyimpan SPO aseli dan dibubuhkab cap control coppy.

4. SPO expired harus ditarik atau dikembalikan ke penyimpan sesuai kebijakan RS

5. SPO di unit kerja harus mudah diakses oleh pekerja yang membutuhkan, dapat
disimpan dalam bentuk soft coppy dan diakses melalui komputer billing system.

6. SPO keadaan darurat harus dalam bentuk hard coppy.

 Cara Pendistribusian Prosedur

Upaya untuk menyampaikan SPO kepada Satuan Kerja atau

pelaksana sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan

Dilakukan oleh sekretariat atau tim akreditasi sesuai dengan

kebijakan pengendalian dokumen RS

Distribusi harus menggunakan expedisi atau formulir serah

terima

Jika sudah menerapkan e-file distribusi SPO dapat melalui

intranet dan diatur kewenangan otorisasi disetiap satuan kerja.
 Cara Evaluasi Prosedur

Evaluasi dilaksanakan sesuai kebutuhan.

Maximal setiap 3 tahun sekali harus dilakukan review

kalau perlu revisi oleh masing masing satuan kerja.

Perbaikan diperlukan jika ;

• Alur SPO tidak sesuai dengan keadaan saat ini
• Adanya perkembangan IPTEK
• Perubahan organisasi atau kebijakan
• Perubahan fasilitas
• Perubahan direktur atau pimpinan tidak perlu dilakukan
revisi.
Contoh SPO
Contoh SPO
Contoh SPO
Referensi :
 Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi tahun 2012
 UU no 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran
 UU no 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit