STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

Pelatihan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Rumah Sakit

Bapelkes Cikarang
Tahun 2022
HASIL BELAJAR

Setelah mengikuti materi ini peserta mampu menyusun SPO terkait

K3 rumah sakit

INDIKATOR HASIL BELAJAR

setelah mengikuti materi ini peserta mampu:

1) Menjelaskan konsep suatu prosedur
2) Menjelaskan format prosedur
3) Menjelaskan tata cara penyusunan prosedur
 • Konsep Prosedur
• Format Prosedur
POKOK • Tata cara penyusunan prosedur
BAHASAN
• Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan – SOP AP
KONSEP PROSEDUR
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SPO)

• UU No 29 th 2004 tentang
praktik kedokteran
• UU No 44 th 2009 tentang
Rumah Sakit
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL

• Istilah lain yang banyak digunakan;

prosedur tetap (protap), prosedur
kerja, prosedur tindakan, prosedur
penatalaksanaan atau petunjuk
teknis.
• SPO merupakan suatu perangkat
yang mendokumentasikan system
dalam tahapan-tahapan dari
aktifitas yang terjadi dalam suatu
perusahaan
STANDAR PROSEDUR
OPERASIONAL

suatu perangkat dari instruksi atau

langkah-langkah yang dibakukan
untuk menyelesaikan suatu proses

kerja rutin tertentu.

Upaya menciptakan
sistem yang baik Performa Perusahaan
- Penataan prosedur - Konsistensi hasil kerja
yg teratur - Hasil produk
- Konsisten - Proses pelayanan
- Berkelanjutan
- Mudah diterapkan

Keteraturan perusahaan
Standar Prosedur Keteraturan sistem
Operasional (SPO)

Implementasi SPO
yang baik
T 1. Agar proses kerja rutin tersebut dapat
U
terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten
J
atau seragam, aman dan selamat dalam
U
rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
A
N pemenuhan standar yang berlaku
 2. Upaya untuk mendokumentasikan langkah-langkah suatu
T
kegiatan, memenuhi persyaratan standar pelayanan rumah
U
sakit, memastikan staff rumah sakit memahami langkah-
J
U langkah melaksanakan kegiatan dan sebagai salah satu

A panduan audit ketika terjadi ketidakpuasan dalam pelayanan

N maupun kecelakaan kerja

MANFAAT
• Sebagai upaya untuk mendokumentasikan
langkah-langkah suatu kegiatan
• Untuk memenuhi persyaratan standar pelayanan
rumah sakit
• Untuk memastikan staff rumah sakit memahami
langkah-langkah melaksanakan kegiatan
• Sebagai salah satu panduan audit ketika terjadi
ketidakpuasan dalam pelayanan maupun
kecelakaan kerja
FORMAT PROSEDUR
FORMAT SPO MENURUT LAMPIRAN SURAT EDARAN DIREKTUR PELAYANAN MEDIK
SPESIALISTIK NO.YM.00.02.2.2.837
TANGGAL 1 JUNI 2001, DIBERLAKUKAN 1 JANUARI 2002

NAMA RS DAN
JUDUL SPO
LOGO
No. Dokumen No. Revisi Halaman
Ditetapkan
SPO Tgl. Terbit
Direktur RS
Pengertian
Tujuan
Kebijakan
Prosedur
Unit Terkait

* format ini merupakan format minimal,dan dapat diberikan tambahan materi

misal penyusun, revisi, Unit pemeriksa SPO dll
Petunjuk Pengisian
• Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman.
Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap
dan untuk halaman berikutnya kotak heading dapat
hanya memuat : kotak nama RS, Judul SPO, Nomor
Dokumen, Nomor Revisi dan Halaman.
• Kotak RS diberikan nama dan logo RS.
• Judul SPO ditulis sesuai proses kerja yang akan
dilakukan.
• Nomor dokumen diisi sesuai dengan ketentuan
penomoran yang berlaku di RS yang dibuat secara
seragam dan sistematis.
Petunjuk Pengisian
• Nomor revisi diisi dengan status revisi yang ada, bisa
berupa huruf maupun angka.
• Halaman diisi dengan mencantumkan total jumlah
halaman SPO tersebut. Misal: halaman kesatu dari
lima halaman : 1/5, halaman kedua 2/5 dst.
• SPO dinamai sesuai ketentuan yang digunakan RS
• Tanggal terbit sesuai tanggal berlakunya SPO
tersebut.
• Ditetapkan direktur diisi nama jelas beserta gelar dan
tanda tangan.
CARA PENOMORAN SPO

• Fungsi dari penomoran adalah sebagai

salah satu cara untuk mengidentifikasi
sebuah SPO.
• Untuk memenuhi fungsi identifikasi
tersebut harus dibuat kebijakan tentang
penomoran SPO dengan mengikuti tata
persuratan RS atau ketentuan penomoran
SPO.
• Dalam ketentuan sebaiknya penomoran
merupakan beberapa kode untuk
mengidentifikasi.
CONTOH TATA CARA PENOMORAN
TATA CARA PENYUSUNAN PROSEDUR
 SYARAT PENYUSUNAN PROSEDUR

• Melakukan identifikasi kebutuhan terkait kegiatan

yang ada saat ini sudah ada SPO atau belum. Jika
sudah perlu dilihat efektifitasnya.
• SPO harus dibuat oleh orang yang mengerjakan
prosedur kerja tersebut atau oleh satuan kerjanya.
Komitmen dalam pelaksanaan SPO sangat
penting sehingga keterlibatan pelaku SPO sangat
penting.
• SPO sebaiknya merupakan flowcharting dari suatu
kegiatan. Pelaku SPO membuat alur kerja dan
ditanggapi oleh tim / panitia yang bertanggung
jawab dalam pembuatan SPO tersebut.
SYARAT PENYUSUNAN
• Didalam SPO harus dapat dikenali dengan
PROSEDUR
jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan
dan mengapa. Kalimat subyek, predikat dan
obyek harus jelas dan tidak boleh
menggunakan kalimat majemuk.
• SPO menggunakan kalimat perintah atau
intruksi.
• SPO harus jelas, ringkas dan mudah
dilaksanakan.
• SPO pelayanan pasien harus memperhatikan
aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien.
PROSES PENYUSUNAN
PROSEDUR • Pengelola SPO yang telah ditetapkan
menyusun SPO dengan melibatkan satuan
kerja terkait dan tim penyusun SPO.
• Fungsi dari Tim penyusun SPO adalah
memberikan tanggapan, melakukan koreksi,
dan memperbaiki SPO yang telah disusun
meliputi; tata bahasa dan penulisan, sebagai
koordinator dari SPO-SPO yang telah dibuat
satuan kerja lain sehingga tidak terjadi
duplikasi SPO antar satuan kerja serta
melakukan pengecekan ulang terhadap SPO
yang akan ditanda tangani direktur RS.
 PROSES PENYUSUNAN
PROSEDUR
• Penyusunan SPO dilakukan melalui identifikasi
kebutuhan SPO.
• SPO pelayanan dan administrasi dapat dilakukan dgn
menggambarkan proses bisnis pada satuan kerja
tersebut atau alur kegiatan satuan kerja tersebut. SPO
yang terkait profesi dilakukan identifikasi kebutuhan
dengan mengetahui pola penyakit yg sering ditangani
pada satuan kerja tersebut.
• Identifikasi SPO dapat pula dilakukan dgn
mempertimbangkan elemen penilaian pada standar
akreditasi RS
PROSES PENYUSUNAN PROSEDUR

• Mengingat SPO merupakan flowcharting dari proses kegiatan, maka

untuk mempermudah susunlah flow chart kegiatan dengan membuat
diagram kotak sederhana yang menggambarkan langkah-langkah
penting dari seluruh proses.

• Setelah membuat diagram kotak selanjutnya diuraikan kegiatan

dimasing-masing kotak dan dibuat alurnya.
PROSES PENYUSUNAN
PROSEDUR
• Keberhasilan penyusunan SPO dipengaruhi
adanya komitmen pimpinan RS yang dapat
dilihat dari dukungan fasilitas dan sumber daya
lainnya
• SPO yang telah tersusun harus ditanda tangani
oleh Direktur RS. Selain sebagai aspek legal
dari sebuah SPO yang akan diberlakukan,
Direktur harus mengetahui secara garis besar.
Sebuah SPO harus sesuai dg alur kebijakan
umum yang berlaku
 CARA PENYIMPANAN SPO

• SPO asli sebaiknya disimpan di sekretariat tim akreditasi rumah sakit atau bagian
sekretariat rumah sakit, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di rumah sakit
tentang Tata Cara Pengarsipan Dokumen.
• Penyimpanan dokumen SPO asli harus sesuai metode pengarsipan dokumen
sehingga mudah dicari saat diperlukan.
• Apabila telah memiliki e-file, dokumen SPO dapat dimasukkan dalam program
komputer sehingga dapat diakses oleh seluruh satuan kerja.
• SPO tentang kegawatdaruratan tetap disediakan dalam bentuk hard file yang
disimpan di tempat yang mudah diakses
 CARA PENYIMPANAN SPO

• Salinan SPO harus disimpan di seluruh satuan kerja dimana SPO

tersebut diterapkan. Semua salinan SPO harus dibubuhi cap kontrol
copy untuk menjamin bahwa salinan SPO tersebut sesuai dengan
SPO terkini.
• SPO yang sudah tidak berlaku baik karena kegiatan sudah tidak
dilakukan maupun karena SPO revisi terbaru telah diterbitkan, maka
unit kerja wajib mengembalikan SPO tersebut kebagian sekretariat
sehingga satuan kerja hanya menyimpan SPO terkini.
• SPO disatuan kerja harus disimpan pada tempat yang mudah dilihat,
mudah diambil dan dibaca oleh pelaksana.
CARA PENDISTRIBUSIAN SPO

• Merupakan kegiatan untuk menyampaikan SPO pada unit kerja atau

pelaksana untuk digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan
• Kegiatan tersebul dilaksanakan oleh oleh Tim Akreditasi RS atau bagian
sekretariat RS sesuai kebijakan rumah sakit
• Distribusi harus terdokumentasikan dalam buku ekspedisi atau tanda terima
• Bagi RS yang sudah mempunyai e-file maka distribusi SPO melalui jaringan
internet dan diatur kewenangan otorisasi di setiap satuan kerja
EVALUASI SPO
• Evaluasi SPO dilaksanakan sesuai kebutuhan
maksimal 3 tahun sekali, harus dilakukan oleh
satuan kerja dipimpin kepala unit kerjanya.
• Hasil evaluasi SPO berupa keputusan : tetap
dapat dipergunakan atau diperlukan
perbaikan / revisi.
• Pergantian direktur atau pimpinan rumah sakit
tidak mewajibkan SPO direvisi selama
prosedur dan segala sesuatunya masih
relevan.
EVALUASI SPO
Perbaikan / revisi diperlukan apabila:
1. Alur SPO tidak sesuai dengan kenyataan
2. Adanya perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi
3. Adanya perubahan organisasi atau
kebijakan baru yang mempengaruhi
prosedur kegiatan
4. Adanya perubahan fasilitas yang
mempengaruhi prosedur kegiatan.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN – SPO AP
STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL APARATUR NEGARA

• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 14
Tahun 2014 Tentang Pedoman Evaluasi Reformasi
Birokrasi Instansi Pemerintah

• Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
 SOP – Pengertian

• Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian

instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
• Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses
pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh
organisasi pemerintah
• Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP
AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku
MANFAAT SOP

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tugasnya
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugas
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual
pegawai dan organisasi secara keseluruhan
• Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen,
sehingga akan mengurangl keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari
• Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawaicara konkrit untuk
memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasiusaha yang telah dilakukan
• Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat
berlangsung dalam berbagai situasi
 Kepastian hukum
Konsisten
Komitmen
Prinsip penyusunan Perbaikan berkelanjutan
dan pelaksanaan SOP AP Mengikat
Seluruh unsur memiliki peran penting
Terdokumentasi dengan balk

Kemudahan dan kejelasan

Efisiensi dan efektivitas
Keselarasan
Keterukuran
Dinamis
Berorientasi pada pengguna
Kepatuhan hukum
Langkah-langkah Penyusunan SOP AP

1. Persiapan
2. Penilaian Kebutuhan SOP AP
3. Pengembangan SOP AP
4. Penerapan SOP AP
5. Monitoring dan Evaluasi SOP AP
• Format Umum SOP
1. Langkah Sederhana (Simple Steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan
sedikit keputusan. biasanya merupakan prosedur rutin dan sederhana.
2. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih
dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan
keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi dijabarkan kedalam sub-sub langkah
secara terperinci.
3. Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik, maka format ini dapat dipakai.
Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-subproses yang lebih pendek yang
hanya berisi beberapa langkah.
4. Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan
yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban "ya" atau "tidak" yang akan mempengaruhi sub langkah
berikutnya.
Format SOP-AP
Format Diagaram Alir Bercabang
Format yang dipergunakan dalam SOP AP adalah format diagram alir
bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai.
Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi
pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah
Daerah memuat kegiatan yang banyak (> 10 langkah) dan memerlukan
pengambilan keputusan yang banyak. Oleh sebab itu
untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan
fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang
(branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari
sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan
Format SOP-AP
Menggunakan 5 simbol Flowcharts
• Simbol Kapsul/Terminator untuk mendeskripsikan
kegiatan mulai dan berakhir;
• Simbol Kotak/Process untuk mendeskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi;
• Simbol Belah Ketupat/Decision untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan;
• Simbol Anak Panah/Panah/Arrow untuk mendeskrpsikan
arah kegiatan (arah proses kegiatan);
• Simbol Segilima/Off-Page Connector untuk
mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda
halaman
Format SOP-AP

Pelaksana dipisahkan dari Kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP AP ini
dipisahkan dari kegiatan. Oleh karena itu untuk
menghindari pengulangan yang tidak perlu dan
tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien
maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan
pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam
kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian
penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif
yang diikuti dengan obyek dan keterangan
Unsur SOP
Unsur Dokumentasi
- Halaman Judul (cover)
- Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda
- Daftar isi dokumen SOP AP
- Penjelasan singkat penggunaan
Unsur Prosedur
- Bagian Identitas:
▪ Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja
▪ Nomor SOP AP
▪ Tanggal Pembuatan
▪ Tanggal Revisi
Unsur SOP
1. Tanggal Efektif
2. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten
pada tingkat satuan kerja
3. Judul SOP AP
4. Dasar Hukum
5. Keterkaitan
6. Peringatan
7. Kualifikasi Pelaksana
8. Peralatan dan Perlengkapan
9. Pencatatan dan Pendataan
Bagian Flowchart
Evaluasi dalam Penyusunan SOP di Unit Kerja
1. Tidak semua Bidang/Sub Bidang/Seksi terlibat
2. Tidak berdasarkan hasil identifikasi Proses Bisnis
3. Tidak mempertimbangkan Tugas Pokok dan Fungsi
4. Membuat judul SOP berdasarkan nama Kegiatan
5. Ruang lingkup SOP tidak jelas
6. Isi SOP (urutan proses) tidak berurutan dan tidak menjelaskan inti proses
secara detail
Evaluasi dalam Pelaksanaan SOP di Unit Kerja
1. SOP tidak diintegrasikan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari
2. Tidak dilakukan pemantauan kesesuaian secara berkala
3. Bukti pelaksanaan tidak selalu tersedia
4. Jika ada referensi yang berubah, SOP tidak disesuaikan dengan
perubahan
KESIMPULAN

SPO salah satu syarat untuk memenuhi persyaratan

standar pelayanan rumah sakit
SPO digunakan juga sebagai salah satu panduan audit
ketika terjadi ketidakpuasan dalam pelayanan maupun
kecelakaan kerja
SPO menciptakan system yang baik: prosedur yang
tertata, konsisten, berkelanjutan dan mudah diterapkan
sehingga mendukung performa positif perusahaan
TERIMA KASIH