Proses Penyimpanan dan Penemuan Arsip dengan

Menggunakan MS Access

DISUSUN OLEH:

Nama : Ayu Febiola Putri

Kelas : 5NE
NIM : 061930601521

Nama Dosen: Dr. Neneng Miskiyah, S.E., M.Si

JURUSAN DIII ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
TAHUN AJARAN
2021/2022
LANGKAH LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP DALAM MICROSOFT ACCESS

1. Membuat Tabel Data

a. Yaitu pertama dengan memasukkan nama file yang akan disimpan “Sistem
Kearsipan Kelompok 3”

b. Kemudian Muncul Tabel lalu klik “Design View” untuk mengatur data yang
akan diinput, dengan memasukkan data seperti yang tertera pada gambar
dibawah ini
dan simpan dengan nama “Tabel Surat Masuk”. Lalu klik “Save”.
 c. Setelah itu, input data yang akan kita masukkan ke dalam “Data Sheet View”
Seperti yang tertera pada gambar dibawah ini. Setelah semua data telah
diinput klik “Save” untuk menyimpan data tersebut.

2. Membuat Form Surat Masuk

a. Cara membuat Form yaitu dengan mengklik “From Design” pada Create
b. Selanjutnya yaitu menambahkan header dan footer dengan mengklik kanan
seperti gambar dibawah dan pilih “Form Header/Footer”

c. Setelah muncul Header dan Footer maka masukkan seperti gambar dibawah
ini
Yaitu dengan memasukkan Logo, Nama file dan perusahaan pada bagian
Header.
Dan pada bagian detail dengan memasukkan text box, dan command button
seperti pada gambar dibawah ini.
 d. Dan pada bagian Footer tambahkan Command Button “ Pencarian” dan “
Print Data” Seperti gambar dibawah ini

3. Membuat Tabel User

a. Tabel user yang terdiri dari USERID, USERNAME, STATUS DAN
PASSWORD, tabel user berguna untuk membuat form login seperti pada
gambar dibawah ini.
b. Dan pada kolom PASSWORD ubah General “Input Mask” dengan mengklik
titik titik di sebelah kanan. Lalu pilih “Password”. Lalu simpan Tabel dengan
nama “Tabel User”.

c. Setelah disimpan, klik Data Sheet View dan memasukkan data yang
diinginkan seperti pada gambar dibawah ini. Simpan tabel dengan mengklik
“Save”.
4. Form User
a. Cara membuat Form yaitu dengan mengklik “From Design” pada Create

b. Selanjutnya yaitu menambahkan header dan footer dengan mengklik kanan

seperti gambar dibawah dan pilih “Form Header/Footer”
c. Setelah muncul Header dan Footer maka masukkan seperti gambar dibawah
ini
Yaitu dengan memasukkan Logo, Nama file dan perusahaan pada bagian
Header.
Dan pada bagian detail dengan memasukkan text box, dan command button
seperti pada gambar dibawah ini.

d. Dan pada bagian Footer tambahkan Command Button “Next Page”,

“Previous Page”, “ Registrasi Sekarang” dan “ Print Data” Seperti gambar
dibawah ini.
5. Form Login
a. Membuat Form login yaitu dengan mengklik “More Form” lalu klik “ Modal
Dialog” seperti gambar dibawah ini

b. Selanjutnya design seperti pada gambar dibawah

Ubah Text box pada “Unbond” PASSWORD pilih data dan klik “Input
Mask” pilih Password
c. Selanjutnya Klik Command “LOGIN” lalu klik Event pada sisi kanan dan
klik titik 3, lalu akan muncul Rumus yang akan dimasukkan.

d. Tahap berikutnya untuk membuat tombol perintah login bisa berfungsi,

caranya yaitu, dengan membuat koding. Untuk membuat koding silahkan
klik kanan pada bagian tombol perintah login, lalu pilih “Build Event” dan
pilih “Code Builder”. Seperti gambar yang ada dibawah ini.
e. Tahap selanjutnya membuat tombol exit agar dapat berfungsi caranya yaitu,
silahkan klik kanan pada tombol perintah exit, lalu pilih build event dan pilih
macro builder serta klik ok. Macro builder untuk fungsi tombol exit.

f. Untuk melihat form dalam bentuk modal dialog, dan melihat tombol perintah
berfungsi atau tidak silahkan kli”View”.
LANGKAH LANGKAH MENGOPERASIKAN SISTEM KEARSIPAN
ELEKTRONIK

1. Langkah pertama yaitu membuka File Sistem Kearsipan Kelompok 3

dalam bentuk Microsoft Access 2010, Setelah itu akan muncul tampilan
Login.

2. Selanjutnya masukan Username dan Password, Kemudian Klik Login

3. Setelah username dan password berhasil dimasukkan dan ternyata
password nya benar, maka akan muncul message box “Username
Terdaftar” yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Tetapi kalau
username dan password yang dimasukkan salah, maka akan muncul
message box “Password Salah, Tolong Ulangi”
4. Selanjutnya arsiparis akan masuk pada menu home, yang dapat dilihat
pada Gambar Di bawah ini.

5. Selanjutnya untuk Membuka form surat masuk, silahkan klik tombol

“Surat Masuk” pada menu home. Tampilan form surat masuk dapat
dilihat pada Gambar Di bawah ini.
6. Untuk mencari surat masuk, silahkan klik tombol pencarian lalu ketik
nama isntansi, nomor surat, perihal, atau tempat tanggal surat, sedangkan
untuk melakukan penambahan data, arsiparis dapat mengklik tombol
tambah data, untuk menyimpan data yang telah ditambah, klik simpan
data

7. Selanjutnya apabila arsiparis ingin mengeprint data dapat dilakukan

dengan cara mengklik tombol print data, tetapi apabila ingin mengeprint
picture, silahkan klik 2 (dua) kali pada picture surat, klik open, lalu klik
print, atau Ctrl+P, dapat dilihat pada Gambar di bawah ini.
8. Berikut tampilan gambar yang dihasilkan.