Membuat Buku Agenda

A. MEMULAI MICROSOFT OFFICE ACCES

1. Klik Start (logo Windows yang ada di pojok kiri bawah)
2. Klik All Programs
3. Pilih Microsoft Office 2013
4. Klik “Access 2013”
5. Akan muncul tampilan program Microsoft Access
6. Klik “Blank Desktop Database”
7. Isi kolom File Name sesuai yang Anda kehendaki. (disini saya
memberi File Name tersebut “E-Arsip”)
8. Lalu klik tombol “Create”
9. Muncul lembar kerja blank desktop database
 B. MEMBUAT TABEL BUKU AGENDA

1. Menuju Navigation Bar di sebelah kiri, Klik kanan pada Table 1,

dan pilih “Design View”
2. Isi Table Name sesuai kehendak Anda, kemudian klik “OK”. (disini
saya memberi Table Name tersebut “Buku Agenda”)
3. Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:
4. Setelah muncul tampilan gambar diatas isikan keterangan
seperti pada tabel berikut:
5. Pada Field Name “Jenis Surat” gunakan data type “Lookup Wizard”
ini berfungsi membuat lookup pilihan jenis surat Masuk atau
Keluar.
6. Setelah menekan Lookup Wizard kemudian muncul dialog seperti yang
terlihat pada gambar, Pilih “I will type in the values that I want”
kemudian klik Next
7. Akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini:
8. Kemudian isikan Col 1 dengan K dan M yang memiliki makna
K(Keluar) dan M(Masuk). Selanjutnya Klik Next
9. Klik Finish
10. Untuk melihat apakah Lookup tadi berhasil maka arahkan kursor pada Data
Type “Jenis Surat” komudian pilih Lookup, dan akan muncul dialog seperti
digambar.
11. Untuk melihat hasil dari tabel Buku Agenda Arsip maka klik title bar Home dan
klik tool bar View kemudian Datasheet View seperti gambar berikut:
12. Akan muncul dialog seperti gambar dibawah ini:
 C. FORM BUKU AGENDA
1. Klik title bar Create, pilih toolbar Form yang dapat di lihat pada
gambar dibawah ini
2. Muncul tampilan seperti dibawah:
3. Langkah selanjutnya adalah merubah tampilan form sesuai yang kita
inginkan. Adapun langkah-langkahnya adalah:
a. Klik title bar format, pilih design view yang dapat kita lihat pada
gambar berikut ini:
b. Kemudian akan muncul tampilan design view untuk mengedit
tampilan form buku agenda yang meliputi pembuatan button
pemberian warna dan penyisipan gambar yang sesuai dengan
keinginan kita, melalui toolbar yang disediakan oleh titlebar design
yang dapat di lihat pada gambar di bawah ini:
c. Untuk merubah letak form isian dapat dilakukan dengan blok semua
kotak isian, klik arrange, pilih klik toolbar remove yang dapat dilihat
pada gambar berikut ini:
d. Untuk merubah tampilan isian setelah di remove dengan cara klik
kotak isian yang akan kita pindah, kemudian drag dan tempatkan pada
tempat yang kita inginkan

e. Langkah selanjutnya untuk melengkapi tampilan dan mempermudah

menginput arsip di form buku agenda adalah dengan menambahkan
button. Sebelum masuk pada pembuatan button, maka terlebih
dahulu membuat report. Hal ini untuk mempermudah membuat
button print buku agenda dan button lihat buku agenda.
 D. PEMBUATAN RAPORT
BUKU AGENDA
Report Buku Agenda berfungsi untuk melihat keseluruhan data yang di
input sebagai informasi tampilan seluruh arsip yang di simpan. Berikut
langkah-langkahnya:
1. Langkah awal untuk memulai pembuatan report buku agenda adalah
klik Create selanjutnya klik Report
2. Akan muncul tampilan report seperti gambar di bawah ini.
3. Langkah berikutnya adalah merubah tampilan report dengan klik home
kemudian klik design view.
 4. Akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

5. Setelah tampil design view atur kolom untuk buku agenda sesuai dengan
apa yang kita kehendaki dari tampilan report tersebut.
 E. MENGEDIT TAMPILAN
REPORT BUKU AGENDA
1. Menambah logo report
a. Pilih report buku agenda yang telah kita buat sebelumnya,
lalu pilih design kemudian klik logo.
b. Cari gambar logo yang diinginkan, kemudian klik gambar yang
yang akan digunakan.
c. Klik Ok
d. Logo akan berubah sesuai dengan gambar yang kita pilih, untuk
hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
2. Menambah Title Report
a. Pilih repot buku agenda yang telah kita buat sebelumnya, lihat pada
gambar berikut:
b. Pilih design view, sebagaimana gambar dibawah ini:
c. Muncul tampilan pada report buku agenda sebagai berikut:
d. Pilih menu Design, kemudian pilih menu label yang dapat dilihat
pada gambar:
e. Tempatkan kursor untuk menambahkan title sesuai dengan keinginan,
untuk contoh gambar dapat dilihat pada gambar berikut ini:
f. Untuk merubah jenis font, ukuran, serta warna font caranya klik hingga
muncul garis tepi warna kuning kemudian pilih pengaturan font yang
terletak pada format.
3. Menambah Date and Time
a. Pilih menu date and time yang dapat dilihat pada gambar berikut:
b. Muncul pilihat format date and time kemudian pilih OK. Lihat pada
gambar berikut ini:
c. Date and time akan tampil seperti gambar berikut ini:
4. Memberi Background Warna
a. Langkah awal untuk memberi warna background adalah
memastikan bahwa report buku agenda pada kondisi tampilan
design view yang dapat dilihat pada gambar berikut:
b. Pilih garis yang bertuliskan report header jika ingin mewarnai bagian
report header yang ditandai dengan haris warna hitam, lihat gambar
berikut:
c. Pilih home dan warna sesuai dengan keinginan, lihat pada gambar
berikut:
d. Tampilan berubah sebagai berikut:
 F. COMMOND BUTTON PADA
FORM BUKU AGENDA
1. Button Tambah Arsip
a. Alihkan tampilan pada forms buku agenda, seperti gambar berikut:
b. Pilih Home > View > Design View, seperti pada gambar berikut::
c. Muncul tampilan pada buku agenda sebagai berikut:
d. Sebelum mengaktifkan button aktifkan dulu Control Wizards.
d. Klik menu design, pilih button tempatkan button pada tempat yang kita
inginkan
e. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih
Categories:record operations, dan Actions:add new record, lalu klik next
seperti pada gambar berikut:
e. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian klik Text,
ketik nama button dengan “Tambah Arsip” kemudian klik Finish.
f. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
2. Button Simpan Arsip
a. Klik menu design, pilih button tempatkan button pada tempat yang kita
inginkan
b. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih
Categories:record operations, dan Actions: save record, lalu klik next
seperti pada gambar berikut:
c. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian klik Text,
ketik nama button dengan “Simpan Arsip” kemudian klik Finish.
d. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
3. Button Hapus Arsip
a. Klik menu design, pilih button tempatkan button pada tempat yang kita
inginkan
b. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih
Categories:record operations, dan Actions: Delete record, lalu klik next
seperti pada gambar berikut:
c. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian klik Text,
ketik nama button dengan “Hapus Arsip” kemudian klik Finish.
d. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
4. Button Print Buku Agenda
a. Klik menu design, pilih button tempatkan button pada tempat yang kita
inginkan
b. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih
Categories:Report Operations, dan Actions: Print Report, lalu klik next
seperti pada gambar berikut:
c. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih buku
agenda, kemudian klik Next.
d. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian klik Text,
ketik nama button dengan “Print Buku Agenda” kemudian klik Finish.
e. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
5. Button Lihat Buku Agenda
a. Klik menu design, pilih button tempatkan button pada tempat yang kita
inginkan
b. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih
Categories:Report Operations, dan Actions: Preview Report, lalu klik next
seperti pada gambar berikut:
c. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian pilih buku
agenda, kemudian klik Next.
d. Muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini, kemudian klik Text,
ketik nama button dengan “Lihat Buku Agenda” kemudian klik
Finish.
e. Muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
 G. MENGEDIT TAMPILAN
FORM BUKU AGENDA
1. Menambah Logo Organisasi
a. Tampilkan form menggunakan layout view dengan cara klik Design > View >
Layout View
b. Pilih Design kemudian klik icon Logo
c. Cari lokasi penyimpanan logo, klik gambar yang akan digunakan, lalu klik Ok
d. Logo akan berubah sesuai dengan gambar yang kita pilih, untuk
hasilnya dapat dilihat pada gambar berikut ini:
2. Menambah Title pada Form
a. Tampilkan form menggunakan layout view dengan cara klik Design > View >
Layout View
b. Pilih Design kemudian klik label seperti pada gambar berikut:
c. Ketik judul form, Jika judul lebih dari satu baris, untuk pindah ke
baris berikutnya, tekal tombol Ctrl + Enter, hasilnya sebagai berikut
ini
d. Jika ingin menambahkan sub judul, seperti menambahkan alamat
atau identitas perusahaan yang lain dapat menambahkan label lagi
dengan pilih label yang langkahnya seperti langkah pembuatan judul
tadi yang hasilnya dapat di lihat pada gambar berikut ini:
e. Untuk merubah jenis font, ukuran, serta warna font caranya klik hingga
muncul garis tepi warna kuning kemudian pilih pengaturan font yang
terletak pada format.
3. Menambahkan Date and Time
a. Langkah awal untuk menambahkan date/time adalah memastikan bahwa form
masih dalam design view, selanjutnya pilih date and time yang dapat dilihat
pada gambar berikut.
b. Pilih model date and time sesuai dengan keinginan, kemudian klik Ok, sperti
pada gambar berikut:
c. Muncul tampilan sebagai berikut:
d. Untuk merubah letak date and time tinggal klik tahan pada garis kuning dan
drag selanjutnya letakkan pada tempat yang kita inginkan. Untuk tampilan
dapat kita lihat pada gambar berikut.
4. Memberi Background Warna pada Form
a. Langkah awal untuk merubah warna background pada form adalah klik
bagian yang akan dirubah warna background adalah form header maka pada
form header akan berwarna hitam seperti gambar berikut:
b. Pilih format kemudian pilih warna sesuai keinginan
c. Tampilan berubah warna sesuai dengan warna yang kita pilih pada fill, yang
tampak sebagai berikut:
d. Untuk merubah tampilan pada bagian detail klik detail sehingga garisnya
berwarna hitam, yang tampak pada gambar berikut:
e. Pilih warna sesuai keinginan
f. Hasilnya tampak sebagai berikut:
Selesai