- VERIFIKATOR -
SIMPAK JATIM
Sistem Informasi Manajemen Usulan Angka Kredit Guru
di Wilayah Jawa Timur
1
DAFTAR ISI
2
BAB 1
DISKRIPSI UMUM
Dalam melakukan usulan guna kenaikan pangkat jabatan/ golongan guru, Dinas
Pendidikan di Jawa Timur membuat sebuah sistem informasi bernama SIMPAK untuk
memudahkan dalam menagemen usulan angka kredit guru. Adapun alur proses pengusulan
data PAK seperti pada Gambar 1.
3
Proses 1. Guru menyiapkan semua berkas Usulan seperti yang telah ditentukan.
Kemudian guru melakukan pengentrian data Usulan Online di web SIMPAK JATIM dengan
alamat gtkjatim.org. Setelah selesai melakukan entri data Usulan Online, guru akan
mendapatkan Lampiran Nomor Urut Pengusul yang diunduh di dalam web SIMPAK JATIM.
Lampiran No Urut Pengusul tersebut digabungkan dengan berkas-berkas yang akan diusulkan
(diletakkan diatas sendiri sebagai identitas berkas), langsung dikirim ke cabang dinas masing-
masing untuk dilakukan verifikasi pada hari berikutnya.
Cabang dinas sudah mulai menerima usulan berkas dari guru. Guru diberi waktu untuk entri
Usulan Online di web SIMPAK JATIM sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh pihak
Dinas Pendidikan Jawa Timur. Perlu diingat oleh guru, Usulan Online akan masuk ke Verifikator
untuk di cek jika guru melakukan PERMANEN USULAN, dan jika guru telah melakukan
PERMANEN USULAN maka guru tidak dapat melakukan edit (revisi).
Proses 2. Tim Verifikator (cabang dinas) mulai melakukan verifikasi terhadap berkas-
berkas Usulan yang sudah masuk kemudian dicocokkan dengan data Usulan Online guru di web
SIMPAK JATIM, adapun langkah-langkahnya terdapat pada BAB 2 Memverifikasi Usulan
Masuk.
• Apabila Berkas dinyatakan lengkap maka tim verifikator melakukan TERIMA data
Usulan Online guru di web SIMPAK JATIM.
• Apabila Berkas dinyatakan tidak lengkap maka tim verifikator melakukan TOLAK data
Usulan Online guru di web SIMPAK JATIM
Perlu diingat oleh verifikator, apabila usulan sudah diterima maupun ditolak maka usulan
tersebut sudah tidak bisa di edit(direvisi), dan guru sudah tidak bisa mengusulkan ulang (harus
menunggu periode selanjutnya).
Tim Verifikator (cabang dinas) mempersiapkan surat pengantar pengusulan DUPAK dan
mempersiapkan seluruh Usulan berkas yang akan dikirim. Cabang Dinas Mengirimkan Berkas
Usulan ke tempat Penilaian. Pengiriman berkas oleh Cabang Dinas diharapkan sekali jalan dan
dilarang mengirimkan berkas secara bertahap karena akan menghambat proses Penilaian PAK.
Proses 3. Tim Sekretariat ( Operator ) membagi Usulan berkas guru dan data Usulan
Online guru kepada Penilai PAK dan Verifikator Penilai PAK serta mempersiapkan semua
peralatan yang dibutuhkan dalam proses penilaian PAK.
Proses 4. Tim Penilai melakukan penilaian sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan oleh Dinas Pendidikan Jawa Timur. Penilai menilai usulan guru dan menentukan
apakah guru tersebut berhak naik jabatan atau belum memenuhi syarat untuk naik jabatan
4
berdasarkan penilaian terhadap berkas yang telah dikumpulkan. Apabila data ada di dalam
Usulan berkas tetapi data di Usulan Online tidak ada maka usulan tersebut dinyatakan tidak
valid. Begitu juga sebaliknya, apabila data di Usulan Online ada tetapi di dalam Usulan berkas
tidak ada, maka usulan tersebut dinyatakan tidak valid. Perlu diingat, Tim Penilai tidak
menerima berkas susulan.
Proses 5. Tim Verifikator Penilai melakukan penilaian sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan oleh Dinas Pendidikan Jawa Timur. Verifikator Penilai menilai usulan guru dan
menentukan apakah guru tersebut berhak naik jabatan atau belum memenuhi syarat untuk naik
jabatan berdasarkan penilaian terhadap berkas yang telah dilakukan oleh penilai yang ditunjuk
oleh operator. Apabila penilai pertama memberikan nilai valid namun penilai kedua
memberikan nilai tidak valid, maka verifikator penilai membandingkan keduanya dengan
berkas yang dikumpulkan oleh guru. Hasil akhir penilaian akan diputuskan oleh Verifikator
Penilai.
Proses 6. Seluruh Proses Penilaian sudah selesai sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan oleh Dinas Pendidikan Jawa Timur. Tim Sekretariat melakukan rekapitulasi hasil
penilaian, mencetak SK PAK bagi usulan yang memenuhi syarat untuk naik jabatan, mencetak
Surat Penolakan bagi usulan yang belum memenuhi syarat untuk naik jabatan dan mengusulkan
penandatanganan SK PAK dan Surat Penolakan kepada Pejabat yang Berwenang.
5
BAB 2
Verifikator merupakan pengguna SIMPAK JATIM yang memiliki hak akses sebagai
Verifikator yaitu dengan fungsi utama dapat menerima atau menolak usulan dari guru yang
telah dikumpulkan dengan cara mencocokan Usulan berkas dengan Usulan Online guru. Setiap
Dinas Cabang memiliki verifikator masing-masing. Verifikator dapat melihat rekapitulasi usulan
masuk, usulan diterima dan usulan yang ditolak di daerah Dinas Cabang yang ditangani. Berikut
adalah langkah-langkah Verifikator masuk ke dalam sistem SIMPAK JATIM.
1. Verifikator mengakses alamat SIMPAK JATIM yaitu gtkjatim.net pada browser di
computer
2. Maka akan muncul halaman awal dari SIMPAK JATIM seperti pada Gambar 3.
6
Gambar 3 Halaman SIMPAK JATIM
Pada halaman awal SIMPAK JATIM terdapat 3 menu yaitu Home, About dan Masuk.
• Home merupakan halaman awal dari SIMPAK JATIM berisi selamat datang di Sistem
Informasi Usulan Angka Kredit Guru di Wilayah Jawa Timur.
• About merupakan halaman yang memberikan penjelasan mengenai apa itu PAK
(Penetapan Angka Kredit) dan unsur utama dari PAK
• Masuk merupakan halaman dialog (pop up) yang digunakan untuk login/masuk ke dalam
SIMPAK JATIM oleh pengguna (guru).
7
Gambar 4 Login ke SIMPAK JATIM
4. Ketika login berhasil, maka Verifikator akan masuk ke halaman Beranda Verifikator
seperti pada Gambar 5.
6 7
4 5
1
2
8
3
8
Pada halaman Beranda Verifikator terdapat 5 fitur yang dapat digunakan oleh Verifikator,
antara lain
1. Menu merupakan menu yang dapat digunakan oleh Verifikator. Terdapat 3 menu utama
yaitu
• Beranda merupakan halaman utama (dashboard) halaman Verifikator. Beranda
Verifikator memberikan informasi mengenai terakhir login ke dalam SIMPAK JATIM
serta beberapa data diri Verifikator.
• Verifikasi merupakan menu yang digunakan untuk menagemen usulan Guru. Di dalam
menu ini terdapat 3 submenu yaitu Usulan Masuk, Semua Usulan dan Cetak Usulan.
1. Usulan Masuk merupakan submenu yang digunakan oleh Verifikator untuk melihat
usulan Guru yang telah dikirim (simpan permanen) dimana verifikator harus
melakukan pengecekan terdapat usulan yang masuk dengan berkas usulan yang
dikirim oleh Guru serta melakukan verifikasi (tolak/terima) terhadap usulan guru.
Verifikator juga dapat membatalkan simpan permanen dari usulan guru yang telah
disimpan permanen.
2. Semua Usulan merupakan submenu yang digunakan oleh Verifikator untuk melihat
riwayat semua usulan yang telah diverifikasi (diterima/ditolak).
3. Cetak Usulan merupakan submenu yang digunakan oleh Verifikator untuk mencetak
rekapitulasi semua usulan di Cabang Dinas yang ditangani, rekapitulasi semua usulan
yang diterima oleh Verifikator (Hasil Verifikator yang Memenuhi Syarat Penilaian)
dan rekapitulasi semua usulan yang ditolak oleh Verifikator (Hasil Verifikator yang
Belum Memenuhi Syarat Penilaian).
• Guru merupakan menu yang digunakan oleh Verifikator untuk menagemen akun Guru
di Cabang Dinas yang ditangani. Di dalam menu ini terdapat 2 submenu yaitu Tambah
Guru dan Daftar Guru.
1. Tambah Guru merupakan submenu yang digunakan oleh Verifikator jika terdapat
guru di cabang Dinasnya belum terdaftar akunnya. Verifikator dapat menambah
akun guru melalui submenu ini.
2. Daftar Guru merupakan submenu yang digunakan oleh Verifikator untuk melihat
daftar guru di daerah Cabang Dinasnya. Verifikatro juga memiliki hak untuk
mengubah password akun Guru di Cabang Dinasnya.
2. Info Terakhir Login merupakan fitur yang dapat digunakan oleh Verifikator untuk melihat
waktu terakhir login.
3. Profil Saya merupakan fitur yang digunakan untuk melihat informasi profil dari Verifikator.
Untuk dapat mengubah profil, Verifikator dapat memilih button maka akan muncul
halaman Edit Biodata. Edit Biodata terdapat pada Bab 9 Edit Profil Verifikator
9
4. Sisa Usulan merupakan fitur yang menampilkan jumlah sisa usulan yang dapat dikirimkan
oleh guru.
5. Unduh User Guide merupakan fitur yang digunakan untuk mengunduh user guide
verifikator. User guide verifikator yaitu dokumen yang digunakan untuk membantu
verifikator dalam penggunaan sistem.
6. Akun Verifikator merupakan fitur yang digunakan untuk menampilkan username dan hak
akses akun Verifikator. Selain itu di dalam halaman dialog terdapat button untuk
menampilkan halaman Edit Biodata. Edit Biodata terdapat pada Bab 9 Edit Profil
Verifikator. Sedangkan button untuk keluar (logout) dari SIMPAK JATIM.
7. Logout merupakan button untuk keluar (logout) dari SIMPAK JATIM.
8. Statistik counter berisi informasi mengenai jumlah usulan masuk (belum dilakukan
verifikasi), jumlah usulan yang diterima oleh Verifikator dan jumlah usulan yang ditolak oleh
Verifikator Cabang Dinas.
10
BAB 3
MELAKUKAN VERIFIKASI USULAN MASUK
Verifikator dapat melakukan verifikasi terhadap usulan dari guru yeng telah disimpan
permanen. Ketika akan melakukan verifikasi, Verifikator harus melakukan pengecekan terdapat
usulan yang masuk dengan berkas usulan yang dikirim oleh Guru serta melakukan verifikasi
(tolak/terima) terhadap usulan guru. Apabila Berkas dinyatakan lengkap maka Verifikator
melakukan TERIMA data Usulan Online guru di web SIMPAK JATIM. Apabila Berkas dinyatakan
tidak lengkap maka Verifikator melakukan TOLAK data Usulan Online guru di web SIMPAK
JATIM. Jika Usulan DITERIMA maka akan masuk ke dalam proses PENILAIAN usulan. Berikut
adalah langkah-langkah dalam memverifikasi Usulan Online guru di web SIMPAK JATIM.
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Daftar Usulan
Masuk seperti pada Gambar 6.
11
Terdapat beberapa informasi dalam tabel Daftar Usulan Masuk yaitu
• No merupakan nomor urut usulan masuk
• Tanggal Entri merupakan tanggal entri pertama kali Guru menyimpan usulan
• NIP merupakan Nomor Induk Pegawai Guru yang mengirimkan usulan
• Nama merupakan nama dari Guru yang mengirimkan usulan
• Unit Kerja merupakan unit kerja penugasan dari Guru yang mengirimkan usulan
• Detail merupakan tombol yang digunakan untuk melihat detail usulan dari Guru
• Detail Permanen merupakan tombol untuk membatalkan Simpan Permanen usulan dari
Guru
• Tolak merupakan tombol untuk menolak usulan dari guru setelah dilakukan pengecekan
Berkas Usulan dengan Usulan Online guru
• Terima merupakan tombol untuk menerima usulan dari guru setelah dilakukan
pengecekan Berkas Usulan dengan Usulan Online guru
3. Guru memilih tombol maka akan muncul Halaman Detail Usulan seperti pada
Gambar 7.
12
VERIFIKATOR MENERIMA USULAN GURU
1. Ketika Verifikator merasa Berkas Guru dinyatakan lengkap dan sesuai dengan Usulan Online
13
2. Kemudian Verifikator menekan tombol maka usulan berubah status menjadi
Ditolak
BAB 4
MELAKUKAN BATAL PERMANEN USULAN GURU
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Daftar Usulan
Masuk seperti pada Gambar 10.
14
Terdapat beberapa informasi dalam tabel Daftar Usulan Masuk yaitu
• No merupakan nomor urut usulan masuk
• Tanggal Entri merupakan tanggal entri pertama kali Guru menyimpan usulan
• NIP merupakan Nomor Induk Pegawai Guru yang mengirimkan usulan
• Nama merupakan nama dari Guru yang mengirimkan usulan
• Unit Kerja merupakan unit kerja penugasan dari Guru yang mengirimkan usulan
• Detail merupakan tombol yang digunakan untuk melihat detail usulan dari Guru
• Detail Permanen merupakan tombol untuk membatalkan Simpan Permanen usulan dari
Guru
• Tolak merupakan tombol untuk menolak usulan dari guru setelah dilakukan pengecekan
Berkas Usulan dengan Usulan Online guru
• Terima merupakan tombol untuk menerima usulan dari guru setelah dilakukan
pengecekan Berkas Usulan dengan Usulan Online guru
15
BAB 5
Verifikator untuk melihat riwayat usulan yang telah disimpan permanen oleh guru di
Cabang Dinas yang ditangani oleh Verifikator tersebut. Di dalam halaman ini terdapat daftar
usulan dan status usulan yang telah diverifikasi maupun yang belum terverifikasi. Berikut adalah
langkah-langkah dalam melihat semua usulan.
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Daftar Semua
Usulan seperti pada Gambar 12
16
Terdapat beberapa informasi dalam tabel Daftar Semua Usulan yaitu
• No merupakan nomor urut semua usulan
• Tanggal Entri merupakan tanggal entri pertama kali Guru menyimpan usulan
• NIP merupakan Nomor Induk Pegawai Guru yang mengirimkan usulan
• Nama merupakan nama dari Guru yang mengirimkan usulan
• Unit Kerja merupakan unit kerja penugasan dari Guru yang mengirimkan usulan
• Detail Usulan merupakan tombol untuk menuju ke halaman Detail Usulan Guru
• Status merupakan status dari usulan guru yang masuk. Melalui status ini Verifikator dapat
memantau perkembangan semua usulan angka kredit guru di daerah Cabang Dinas yang
ditangani. Terdapat 5 status yaitu
1. Belum Diproses merupakan status berkas usulan belum diverifikasi oleh verifikator
2. Diterima merupakan status berkas usulan memenuhi syarat saat diverifikator
3. Ditolak merupakan status berkas usulan tidak memenuhi syarat saat diverifikator
17
BAB 6
MENCETAK USULAN
Verifikator dapat melakukan cetak rekapitulasi semua usulan di Cabang Dinas yang
ditangani, rekapitulasi semua usulan yang diterima oleh Verifikator (Hasil Verifikator yang
Memenuhi Syarat Penilaian) dan rekapitulasi semua usulan yang ditolak oleh Verifikator (Hasil
Verifikator yang Belum Memenuhi Syarat Penilaian). Berikut adalah langkah-langkah dalam
mencetak usulan.
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Cetak Usulan
seperti pada Gambar 13
18
BAB 7
Jika guru belum mendapatkan akun/ hak akses ke dalam web SIMPAK JATIM, maka
Verifikator wajib membuatkan akun guru. Dengan adanya fitur ini Verifikator dapat membuat
akun guru yang bertugas di Cabang Dinasnya. Berikut adalah langkah-langkah Verifikator
membuat akun guru
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Buat Akun
Guru Baru seperti pada Gambar 14
Terdapat 3 isian yang harus disi oleh Verifikator dalam membuat akun guru baru yaitu
• NIP merupakan Nomor Induk Pegawai Guru dimana NIP ini akan menjadi username untuk
melakukan login/masuk ke dalam web SIMPAK JATIM
• Password merupakan kata sandi yang digunakan untuk login/masuk ke dalam web
SIMPAK JATIM
• Konfirmasi Password merupakan konfirmasi kata sandi kembali (harus sama dengan
Password)
19
3. Verifikator menekan tombol (jangan di Enter) maka akun guru telah selesai
dibuat. Guru dapat melakukan login/ masuk ke dalam web SIMPAK JATIM dengan NIP dan
password yang diberikan oleh Verifikator.
BAB 8
Guru dapat melihat Daftar Akun Guru yang berada di Cabang Dinas yang ditanganinya.
Verifikator dapat mengubah password dari akun Guru jika Guru lupa dengan password yang
dimilikinya. Berikut adalah langkah-langkah dalam melihat daftar akun guru
2. Verifikator memilih sub menu maka akan muncul halaman Daftar Guru
seperti pada Gambar 15
20
Gambar 15 Halaman Daftar Guru
Terdapat beberapa informasi dalam daftar Guru pada Kab/Kota Verifikator yaitu
• No merupakan nomor urut tabel Daftar Guru
• NIP merupakan Nomor Induk Pegawai Guru
• Nama merupakan nama dari Guru
• Golongan merupakan golongan dari Guru
• Jabatan merupakan jabatan dari Guru
• Unit Kerja merupakan unit kerja penugasan dari Guru
• Ubah Password merupakan tombol yang digunakan oleh Verifikator untuk mengubah
password dari akun Guru.
4. Verifikator memasukkan Password baru dan Melakukan Konfirmasi Ulang Password baru
(memasukkan password lagi)
5. Ketika Verifikator ingin melihat password/kata sandi maka guru dapat menekan tombol
6. Verifikator menekan tombol maka password guru akan berubah guru dapat
login/masuk ke web SIMPAK JATIM dengan password baru
21
BAB 9
Verifikator dapat melakukan edit profil akun Verifikator melalui 2 cara. Guru dapat
mengubah password/kata sandi melalui fitur Edit Profil Verifikator. Beriku adalah langkah-
langkah Verifikator melakukan Edit Profil Verifikator.
CARA 1
1. Verifikator memilih pada Profil Saya di Menu Beranda Verifikator seperti pada
Gambar 17.
22
2. Maka akan muncul halaman Sunting Biodata seperti pada Gambar 18
Terdapat beberapa informasi yang dapat diubah oleh Verifikator antara lain
• Ubah Password
• Konfirmasi Password
• NIP
• Nama
• Tempat/Tanggal Lahir
• Jenis Kelamin
Verifikator tidak dapat mengganti username.
3. Ketika Verifikator ingin melihat password/kata sandi maka Verifikator dapat menekan
tombol maka password/ kata sandi akan terlihat seperti pada Gambar 19.
23
Gambar 19 Melihat Password
4. Setelah selesai melakukan edit profil Verifikator atau mengubah password/ kata sandi,
24
CARA 2
1. Verifikator memilih Akun Verifikator yang terdapat pada pojok kiri atas
maka akan muncul halaman dialog pop up berisi nama akun dan hak akses seperti pada
Gambar 20.
2. Verifikator memilih tombol maka akan muncul Halaman Sunting Biodata seperti
pada Gambar 17. Verifikator mengikuti langkah 2-4 seperti pada CARA 1.
25