NOTULENSI RAPAT UNIT KARYA

Hari/Tanggal : 7 Juli 2023

Tempat : Biara Santa Monica
Waktu : 08.30-12.00 WIT
Pemimpin Rapat : P. Stev OSA
Anggota : Br. Riki, P. Hila, P Soter, Sr. Ima. Sr. Hermina, Sdr. Yosep

Agenda
1. Melihat Notulensi Rapat Karya 1 Mei 2023
2. Persiapan kedatangan siswa baru

HASIL PEMBAHASAN
I. Evaluasi terhadap Notulensi Rapat karya 1 Mei 2023
1. Sebagian besar rencana dan program kerja yang telah dibicarakan pada pertemuan 1
mei 2023 terlaksana namun beberapa rencana lain belum terlaksana
2. Hal-hal yang belum terlaksana dan akan segera di laksanakan antara lain;
 Belanja, Kuali, Galon Air, Dispenser-segera dieksekusi-Buat list-minta uang
di pater Hila dan belanja
 Asrama putri dan Mes guru sementara diperbaiki. Ada tambahan 5 meja
makan dan 10 Bangku
 Buat jalur Khusus untuk air mengalir ke dapur-Segera dilaksanakan
 Pengadaan/Belanja Profil Tank-Segera di laksanakan
 Air belum jalan lancer ke asrama putri-Butuh dioptimalisasi dengan
pengaturan yang efektif dan efisien
 Belanja Kipas Angin untuk ruang makan Asrama Putra-Bisa ambil kipas
kipas di Biara untuk dipasang juga di Astra
 Belum ada Info tetang MOU bersama Pegaf
 Perlu ada relasi khusus dengan orang di Bulog sehingga mudah dalam
pelayanannya-entah di hari libur atau hari lain-dengan tujuan membantu
kelancaran kehidupan di asrama

II. Persiapan Penerimaan Peserta Didik baru 2023/2024

A. Sekolah
 Jumlah siswa baru yang terdaftar hingga saat ini sebanyak 135 orang
sudah termasuk 35 siswa dari Timika
 Jumlah quoto untuk Astri sebanyak 70 siswa begitupula dengan jumlah
Quota untuk Astra
 Peserta didik baru akan mengikuti PLS mulai tanggal 12-13 Juli 2023
menggunakan Aula Sekolah
 Rapat Dewan guru akan dilaksanakan pada tanggal 15 Juli 2023
 Misa Pembukaan Awal Tahun Pelajaran 17 Juli 2023
 KBM di mulai 18 Juli 2023
 B. Asrama
 Sejauh ini asrama dapat menyiapkan tempat untuk peserta didik baru
 Asrama Putri berjumlah 87 siswa
 Asrama putra berjumlah 72 siswa
 Kehidupan Asrama Putra perlu diseriusi dengan menambah Pembina
 Makan dan Minum di asrama serta fasilitasnya perlu dibenahi dan sedikit
demi sedikit dilengkapi, mengngiat kita akan melakukan kontrak sebagai
Mitra dengan Yayasan Pemberdayaan Masayarakat Amungme dan
Kamoro (YPMAK) Timika.
 Tiga Tempat tidur papan Astra 3 dan tangga perlu diperbaiki
Berikut adalah Rencana/Strategi yang perlu kita persiapkan dan perlu dibenahi terkait asrama
dan sekolah

1. Pintu Gerbang Sekolah akan diperbaiki dengan memasang Gapura. Pater stef
akan meminta Pak. Tomy untuk menggambar dan Menghubungi Pak Jems
Rahakbauw untuk menangani proyek Pagar dan Gapura
2. Perlu menambah 1 Security yang memiliki Lisensi. Kita akan memasukan
dalam RAB untuk YPMAK. Usul Pater Hila, untuk Securty kita bisa bayar
juga melalui sekolah dan sebagian melalui YPMAK
3. Perlu tambahan masing-masing 2 Pembina untuk asrama Putra dan Putri.
Untuk asrama Putri sudah beres, sedangkan untuk Asrama Putra perlu
mencari.
4. Pembina di Asrama Putra harus dapat memperhatikan dengan serius segala
rutinitas dan jadwal harian anak-anak. Pendampingan waktu makan, belajar
dan lain2.
5. Anak-anak YPMAK akan mengikuti Les Bahasa Indonesia, Matematika dan
Bahasa Inggris. Akan di Atur di sekolah
6. Pater Soter sudah menghubungi Dakus eks OSA, namun belum ada jawaban.
Kita harus secepatnya mencari. Pater Stef akan membantu untuk mencari
Pembina.
7. Makanan di Asrama perlu mendapat asupan lebih. Misalnya dengan mengatur
menu makan untuk semua anak
8. Kita Perlu mencari Agen Minyak Tanah untuk menggunakan kompor. Namun
kayu bakar tetap berjalan
9. Kita akan mencari satu sopir untuk menangani pembelajanjaan Kantin dan
kebutuhan Asrama
10. P. Stef. Kita perlu bekerja sama dengan baik antara Pembina, mengingat kita
akan memulai kerja sama dengan YPMAK. Jika kerja sama ini terus berjalan
dan kita memberi dampak yang baik bagi anak-anak, maka kemudian kita
akan menerima lebih banyak jumlah anak-anak.
11. Semua anak-anak asrama diperlakukan sama, namun perlu ada prioritas
perhatian terhadap anak-anak dari YPMAK, karena semua sarana bagi setiap
anak diberikan.
12. Ada program Mading dari Astra akan dimulai tahun ini
13. Sudah diberlakukan denda bagi anak2 Astra yang merusak fasilitas asrama. 1
anak 200.000
Kerja sama dengan YPMAK
 Hubungan kerja sama SMAKVILL bersama YPMAK di atur dalam team yang
melibatkan:
1. Kepala Sekolah
2. Bendahara sekolah
3. Kepala-kepala Asrama
4. Para Pembina
 Sebagai Project Officer adalah kepala Sekolah P Stevanus Alo, OSA
 Sebagai Bendahara/Administrasi adalah P. Hilarius Soro, OSA
 Sebagai Sekertaris team adalah P. Soterus Amgotro, OSA
 RAB untuk Tahunan telah dibuat dan tinggal menunggu persetujuan
 Project officer dan bendahara Administrator akan membuka rekening Mitra SMAKVILL
dan YPMAK di Bank Mandiri. Sebagai rekening Mitra yang akan digunakan untuk
pengiriman dan pelaporan Keuangan
 SK team akan dibuat oleh Kepala Sekolah sebagai syarat pembukaan Rekening Mitra
 Bendahara akan membuat RAB untuk semester pertama dan akan di kirim bersama
dengan Rekening Mitra
 Setiap Pembina dan guru les diberi gaji dari YPMAK dan sekolah apabila Pembina
merangkap mengajar

5. Segala keperluan para siswa YPMAK diatur oleh kepala-kepala Asrama:

seperti Uang saku, uang makan dan minum
6. YPMAK akan mengganti jika terjadi biaya yang melampau RAB
7. Uang yang dikirim setiap semester agar dapat dihabiskan sesuai dengan
keperluan
8. Dengan kehadiran YPMAK maka kita perlu memperhatikan kehidupan
asrama dan sekolah dengan efektifi dan efisien
9. Para siswa akan ke Manokwari sesudah ada persetujuan dari PT Freeport
pengelolah dan pemberi beasiswa bagi YPMAK
10. Ibu dan bapak Asrama harap dapat membuat program kerja bakti bersama
setiap minggu
11. Kegiatan-kegiatan penunjang seperti: ekstrakurikuler, Les tambahan,
Sosialisasi, Ret-ret dan pembinaan serta Checkup berkala bagi para siswa
YPMAK harap dapat diperhatikan
12. Ada baiknya jika kita memiliki hubungan kerja sama dengan satu Dokter atau
RS

III. Lain-lain
1. Suster dan Bruder harap dapat menjalin kerja sama dengan kepala Bulog agar kita
dapat membeli jumlah yang lebih atau dapat mengambil sewaktu membutuhkan.
2. Tentang Ijin para siswa asrama harus kepada setiap kepala asrama masing-masing
3. Sosialisasi peraturan Asrama harus dilakukan di setiap asrama
4. Aturan sekolah dan Asrama di revisi dengan baik, kemudian di cetak dan akan
diberikan juga kepada YPMAK
 5. Elisa dan Fristian tinggal bersama pak Marthen dan makan minum dari Asrama.
Mereka akan membantu untuk menjaga kebersihan Lingkungan sekolah dan
asrama juga membantu memperlancar aktivitas air.
6. Setiap Pembina akan dibuatkan kontrak sebagaimana yang kita lakukan yakni satu
tahun kontrak
7. Anak-anak yang sakit kalau masih bisa ditangani tidak perlu bawah ke RS
8. Obat-obat P3K harap selalu diadakan setiap bulan
9. Beli 2 kompor untuk masak. Kayu tetap dipergunakan
10. Perlu mencari ibu kantin sekolah agar lebih efektif dalam menyiapkan bahan
makanan
11. Perlu ada 2 cleaning service untuk sekolah
12. Tentang uang jajan siswa YPMAK juga bisa di atur di dalam kantin sekolah agar
mempermudah pengaturannya

Demikian notulensi rapat 7 Juli 2023

Jika ada kekurangan dalam notulensi boleh ditambahkan

Tetima kasih

Notulen
P. Stev, OSA