MENGAPLIKASIKAN PRESENTASI

ADMINISTRASI PERKANTORAN
KELAS XI

Membuka Presentasi Dengan Baik

1
Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik. Jika pada kesempatan sebelumnya
saya telah menjelaskan bagaimana melakukan persiapan untuk menghasilkan presentasi yang
meyakinkan, maka kali ini saya akan membahas bagaimana membuka presentasi dengan baik.
Pembukaan yang baik akan sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana
pembukaan yang buruk juga akan cenderung membuat presentasi menjadi gagal.

Sebelum Memulai Presentasi

Persiapan yang matang adalah kunci keberhasilan. Sebelum memberikan presentasi, periksalah
segala kelengkapan yang Anda bawa: laptop, file presentasi, ruangan, proyektor, AC dan segala
sesuatunya. Jika Anda menggunakan slide, pastikan slide tersebut dapat ditampilkan dengan baik
di layar. Ada kalanya warna yang Anda lihat di depan komputer tidak sama dengan tampilan di
layar karena perbedaan setting peralatan. Lakukan penyesuaian yang diperlukan. Jika ada warna
yang tidak pas, segera ubah sehingga dapat terbaca dengan jelas dan mudah di layar. Jangan
sampai Anda baru mengetahui ada yang tidak beres ketika presentasi telah berjalan. Banyak
kejadian seperti ini terjadi bahkan pada presentasi penting dan membuat frustrasi baik presenter
maupun audiens.

Pembukaan Yang Kuat, Audiens Akan Ingat

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang kuat. Tujuan pembukaan untuk memberi
gambaran tentang topik presentasi dan yang apa yang diharapkan sesudahnya. Pembukaan
merupakan bagian penting untuk menarik perhatian audiens. Karena itu, rencanakan pembukaan
dengan baik. Jika Anda lancar dalam beberapa kalimat pertama, Insya Allah kalimat-kalimat
berikutnya akan lebih mudah untuk disampaikan. Akan tetapi jika pembukaan sudah tersendat,
biasanya mood Anda juga akan menjadi tidak nyaman dan keseluruhan presentasi bisa gagal.

Pada saat Anda membuka presentasi, ucapkan salam dengan bersahabat dan tataplah dengan
ramah seluruh audiens yang hadir secara bergantian. Berikan senyuman Anda dan rasakan
senyuman tulus itu akan mempengaruhi audiens untuk juga tersenyum. Aspek penting di sini
adalah ketulusan. Percayalah, jika Anda melakukannya dengan tulus dan bukan karena terpaksa,
apa yang Anda sampaikan akan mempengaruhi orang lain.

Pada tahap ini tidak selalu audiens akan merespon Anda dengan baik. Untuk itu, jangan
terpengaruh jika ada audiens yang seolah meremehkan atau tidak peduli bahwa Anda ada di
depannya. Kuatkan tekad Anda bahwa nantinya dia akan terpukau menyaksikan presentasi yang
dibawakan.

Menyusun Kalimat Pembuka Presentasi

2
Selanjutnya Anda dapat menyampaikan maksud dan tujuan dari presentasi. Jelaskan dengan
singkat dan tepat apa yang hendak Anda sampaikan, berapa lama waktu yang Anda butuhkan,
dan apa yang Anda harapkan dari presentasi tersebut bagi audiens.

Berikut salah satu contoh ketika Anda ingin menawarkan jasa sebuah software sistem
administrasi kepegawaian di hadapan beberapa manager yang menjadi calon pembeli produk
Anda:

“Selamat pagi Bapak dan Ibu yang saya hormati. Saya sangat senang hari ini mendapatkan
kesempatan untuk hadir di hadapan Bapak/Ibu sekalian.

Dalam waktu 30 menit ke depan, saya akan menjelaskan kepada Bapak dan Ibu sebuah sistem
administrasi kepegawaian yang akan membantu Bapak/Ibu mengelola data karyawan secara
cepat, mudah dan informatif.

Di akhir presentasi, saya berharap Bapak dan Ibu akan bisa memahami keunggulan dan
manfaat yang didapatkan dari sistem ini serta perbedaannya dengan produk sejenis di pasaran.
Dengan demikian, Bapak Ibu dapat memutuskan investasi terbaik bagi perusahaan yang Bapak
Ibu pimpin.”

Perhatikan kalimat di atas. Pembukaan yang singkat, padat dan kuat akan memberi kesan
pertama kepada audiens. Anda harus bisa memberikan gambaran yang jelas kepada audiens apa
yang akan mereka dengarkan dalam beberapa waktu ke depan dan apa yang diharapkan dari
kehadiran dan perhatian mereka. Jika audiens bisa menerima pembukaan Anda, artinya mereka
siap memberi perhatian penuh pada kata-kata Anda selanjutnya.

Pilihan Pembukaan Presentasi

Ada beberapa pilihan pembukaan yang kuat dan dapat menarik perhatian audiens:

Gunakan Humor

Humor baik untuk kesehatan juga baik untuk presentasi. Jika Anda punya sense of humor yang
cukup baik, menggunakannya secara wajar di awal presentasi akan membantu mencairkan
suasana dan mempersiapkan audiens untuk mendengarkan bagian yang lebih serius dari
presentasi Anda. Tapi jika Anda kurang berbakat memberikan humor, jangan memaksakan diri
karena akan terasa aneh dan malah membuat audiens tidak nyaman dengan pembukaan Anda.

Gunakan Kutipan atau Pernyataan

Ada banyak perkataan orang-orang bijak dan orang-orang terkenal yang dapat Anda pakai
sebagai pembuka presentasi. Pilihlah kutipan yang relevan dengan topik presentasi Anda.
Kutipan pendek yang memiliki pesan kuat akan mengajak audiens berpikir dan merenung.
Dengan demikian Anda mengajak mereka untuk fokus ke dalam materi presentasi Anda.

3
Kadangkala kutipan atau pernyataan yang bersifat kontroversial juga menarik untuk disampaikan
di awal.

Misalkan Anda akan memberikan presentasi tentang “Pentingnya Pendidikan Usia Dini” maka
Anda bisa menggunakan kutipan seperti:

“Tahukah Anda, apa-apa yang dipelajari oleh seorang anak dalam 5 tahun pertamanya akan
berdampak besar pada keseluruhan hidupnya sampai dewasa.”

Kutipan tidak hanya dari perkataan orang terkenal. Anda bisa juga ambil dari artikel koran,
majalah atau berita TV. Intinya adalah kutipan atau pernyataan harus mampu menarik perhatian
dan menggugah orang untuk berpikir, merenung dan memahaminya dengan baik. Dengan
demikian audiens merasa penting untuk mendengarkan kelanjutan presentasi Anda karena
mereka akan mendapatkan manfaatnya.

Gunakan Data atau Fakta

Penggunaan data atau fakta secara tepat juga akan mampu menjadi pembukaan yang kuat. Data
atau fakta bisa menjadi informasi yang dramatis tanpa harus di-dramatisir. Misalkan Anda ingin
memberikan presentasi tentang “Pentingnya peran keluarga menjaga proses kehamilan seorang
Ibu.” Anda bisa memulai presentasi dengan memberi data atau fakta seperti berikut:

“Menurut WHO, setiap 1000 kelahiran, ada 10 orang Ibu yang meninggal akibat kehamilan
yang tidak mendapat perhatian dengan baik atau proses persalinan yang tidak terjaga.”

Penggunaan fakta tersebut membuat audiens yang belum pernah mendengarnya untuk
memberikan perhatian serius terhadap topik bahasan. Bagi yang sudah pernah mengetahui fakta
itu akan menjadi pengingat kembali. Dengan cara ini audiens menyadari bahwa materi yang
Anda sampaikan merupakan hal penting sehingga akan mampu mempersiapkan mereka secara
mental untuk mendengarkan presentasi secara sungguh-sungguh.

Gunakan Pertanyaan

Pertanyaan juga pilihan yang baik sebagai pembukaan presentasi. Secara alami pertanyaan akan
membuat orang berpikir dan berusaha mencari jawabannya. Artinya orang akan fokus terhadap
topik perhatian. Contoh pertanyaan yang dapat Anda ajukan ketika akan memberikan presentasi
tentang “Penggunaan Internet dan Produktivitas Kerja” misalnya:

“Apakah Anda tahu berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk menggunakan situs
Social Network seperti Facebook, Friendster dan sejenisnya setiap hari?”

“Coba kalikan waktu tersebut dengan 30 hari, lalu kalikan dengan 12 bulan, lalu kalikan lagi
dengan jumlah karyawan yang ada di perusahaan Anda. Itulah waktu yang habis dan semuanya
dinilai dengan uang akan setara dengan …. % keuntungan perusahaan Anda.”.

4
Anda dapat menggunakan 1 buah slide yang berisi gambar atau tulisan untuk memberikan
ilustrasi pembukaan presentasi. Gunakan slide dengan isi yang singkat dan gambar yang kuat.
Perpaduan antara stimulus visual yang baik dengan pembukaan yang terstruktur dan meyakinkan
akan sangat membantu audiens mengingat presentasi Anda dan memberikan support dengan
mendengarkan secara sungguh-sungguh dari awal sampai akhir.

Karena pembukaan ini sangat penting, maka rencanakanlah dengan baik. Jika perlu, latihlah
kalimat pembuka tersebut sehingga Anda lancar menyampaikannya secara alami. Pastikan Anda
merasa nyaman dengan pilihan kalimat pembukaan sehingga akan berdampak pada  isi utama
presentasi.

Jika Anda berhasil melakukan pembukaan dengan baik, maka tugas pertama dalam memberikan
presentasi telah selesai. Anda telah mengantarkan audiens secara mental untuk siap
mendengarkan bagian inti dari presentasi. Anda juga telah memiliki rasa percaya diri yang cukup
sehingga memudahkan untuk melanjutkan presentasi.

Demikianlah beberapa panduan yang dapat saya jelaskan terkait pembukaan presentasi. Apa
yang saya sampaikan berdasarkan pengalaman pribadi dan masukan dari presenter handal yang
pernah saya lihat. Masih banyak cara lain yang bisa Anda gunakan sesuai situasi dan kondisi
yang dihadapi.

Anda punya pendapat lain atau pengalaman pribadi tentang hal ini? Silakan sampaikan
pandangan Anda.

Cara Presentasi Yang Baik | Efektif

Panduan cara sederhana untuk Melakukan Presentasi Yang Baik dan Efektif. Apa yang dimaksud
dengan Keterampilan Melakukan Presentasi? Keterampilan melakukan presentasi yang baik
merupakan perpanjangan dari keterampilan komunikasi yang baik. Komunikasi merupakan
proses dua arah: pesan harus disampaikan dengan jelas namun prosesnya hanya akan menjadi
lengkap bila Anda merasa yakin bahwa pesan Anda telah diterima dengan baik dan dipahami.

Apa perbedaan antara presentasi yang baik dan yang buruk? Memberikan presentasi yang baik
adalah mudah bila anda mengetahui karakteristik yang memisahkan antara presentasi yang baik
dan presentasi yang buruk. Bandingkan karakteristik di bawah ini :

Presentasi yang baik

 Energi dan penuh semangat
 Kontak mata dengan audiens

 Berbicara dengan jelas dan cukup keras

 Sesekali bergerak saat berbicara
 Menggunakan anekdot dan humor yang sesuai
5
  Mengenakan pakaian yang serasi
 Argumen-argumen terstruktur dengan baik
 Slide dapat dibaca
 Tipe slide bervariasi
 Tidak lebih dari 1 slide per menit
 Variasi teknologi lain, misalnya video
 Selesai tepat waktu dan sediakan waktu untuk Tanya jawab.

Presentasi yang buruk

 Tujuan tidak jelas
 Postur tubuh kurang baik, tidak ada kontak mata, dan berbicara dengan suara yang
monoton
 Pengulangan yang tidak perlu (dalam presentasi atau dari pembicara sebelumnya)
 Kurang persiapan
 Terlalu rumit/sederhana bagi audiens
 Terlalu banyak slide
 Slide tidak dapat dibaca
 Penggunaan efek-efek teknis Power Point yang berlebihan
 Penggunaan warna yang buruk pada slide
 Pengunaan peralatan teknis yang keliru
 Melebihi waktu yang dialokasikan untuk presentasi anda.

komponen-komponen dari presentasi yang baik

Suatu presentasi dapat dibagi menjadi tiga bagian, dengan masing-masing kumpulan pertanyaan
yang harus Anda tanyakan pada diri Anda sendiri sebelum saat presentasi.

I. Pendahuluan
 Bagaimana cara Anda membina hubungan dengan audiens?
 Bagaimana cara Anda menangkap perhatian audiens? Akankah Anda menggunakan
kutipan, gambar, fakta atau kisah?
 Apa maksud presentasi Anda dan bagaimana anda akan menyatakannya dengan jelas di
awal pembicaraan sehingga audiens tahu apa yang akan disampaikan pada mereka?
6
II. Isi presentasi
 Apakah urutan logis untuk topik yang ingin Anda cakup dan dapatkah Anda membuat
alur atau cerita untuk membantu audiens memahami arah presentasi anda?
 Apa 3-5 butir kunci yang ingin Anda sampaikan dan bagaimana cara Anda menggunakan
data atau ilustrasi untuk menyampaikan butir-butir tersebut pada audiens?
 Bagaimana cara Anda meringkas butir-butir Anda, dan kemudian beralih ke bagian
berikutnya dari presentasi Anda?

III. Ringkasan
 Ringkas semua butir kunci.
 Ilhami audiens untuk menggunakan informasi yang Anda sampaikan.

Cara Presentasi yang Baik

Meski kadang beberapa orang mengeluh terhadap kemampuannya melakukan presentasi.
Kemungkinan ini dipengaruhi jam terbang. Tapi tentunya ada tips dan cara cara yang
memudahkan untuk melakukan presentasi dengan baik. Berikut ini cara-cara melakukan
presentasi yang baik :

1. Kuasai isi materi Anda. Pada saat presentasi, sebaiknya Anda seminim mungkin melihat kertas
karena hal tersebut dapat membuat orang lain berpikir kalau Anda tidak terlalu menguasai
materi. Salah satu cara menyiasati hal tersebut dengan cara menguasai betul materi Anda. Hal
tersebut juga dapat membuat Anda lebih percaya diri di depan panggung nantinya.

2. Berlatihlah sebelum Anda melakukan presentasi. Semalam atau beberapa hari menjelang hari
presentasi, ada baiknya Anda berlatih di depan teman-teman Anda atau berlatih di depan cermin.
Cara tersebut dapat menaikan rasa percaya diri Anda dan juga dapat menghilangkan rasa
canggung berbicara di depan banyak orang.

3. Kuasai peralatan presentasi Anda. Kalau Anda terlihat canggung menggunakan peralatan
Anda sendiri berarti Anda harus bersiap mendapat pandangan pertama yang buruk dari peserta
presentasi. Kuasai proyektor, laptop, mouse, atau pointer yang akan Anda gunakan.

4. Kontak mata. Jangan melupakan hal ini. Sebaiknya (sangat dianjurkan) Anda tidak terus
menerus melihat kearah slide. Dengan terus melihat ke arah penonton, diharapkan Anda seperti
berbicara dua arah. Selingi dengan lelucon, pertanyaan spontan ke arah penonton. Lakukan hal
tersebut agar peserta tidak bosan. Selain itu, selingi slide Anda dengan musik, video, atau
animasi.

5. Jangan lupa simpan data materi Anda. Ini penting. Sangat penting. Apabila Anda melupakan
menyimpan data materi Anda, Anda dapat tegang saat itu juga dan kemungkinan besar semua
materi yang ada di kepala Anda akan hilang. Oleh karena itu, simpan materi Anda di media
penyimpanan yang mudah diingat, seperti laptop atau Flash Disk.
7
 Membuat Presentasi Powerpoint yang Baik
Tak bisa dipungkiri lagi bahwa presentasi dengan mempergunakan Powerpoint telah menjadi
standar dan banyak di pakai dimana-mana. Entah itu di instansi pemerintahan, universitas
ataupun di sekolah-sekolah.

Nah, berikut ini adalah beberapa tips membuat presentasi Powerpoint yang baik dan benar
sehingga presentasi anda nantinya bakal disukai dan diberi applaus oleh audience. Seperti kita
ketahui bahwa dengan sebuah presentasi yang baik, maka proyek proposal, usulan atau pendapat
Anda, mempunyai kesempatan besar untuk disetujui.

1.  Mudah dibaca

Presentasi yang baik adalah yang mudah dibaca, jadi pergunakan huruf standar misal Arial atau
Times New Roman. Selain itu pergunakan huruf yang cukup besar, jangan sampai Audience
kesulitan membaca karena huruf yang anda pergunakan terlalu kecil.

2. Judul yang jelas pada setiap Slide

Pergunakanlah huruf tebal, jelas dan mudah dibaca pada setiap judul slide anda.

3.  Background yang sederhana

Perhatikan background yang anda pergunakan pada setiap slide yang anda buat. Jangan sampai
kalimat yang ada tulis jadi tidak bisa terbaca dengan jelas, karena anda memakai background
yang terlalu kontras.

4. Grapik dan Diagram

Mempergunakan gambar seperti grafik dan diagram akan membantu anda untuk lebih
menjelaskan tentang topik yang sedang anda presentasikan. Selain itu dengan mempergunakan
grafik atau diagram, akan sedikit menyegarkan suasana dan mengundang perhatian para
audience

5.  Tetap fokus

Tulislah hal-hal pokok atau penting saja yang ada hubungan dengan topik yang sedang anda
presentasikan. Jangan menggunakan terlalu banyak kata atau kalimat dalam satu slide presentasi.
Cukup anda tulis judul atau garis besarnya saja.

6. Nyambung

8
Penting diperhatikan, setiap slide yang anda buat satu sama lain saling berhubungan.

7. Jangan terlalu banyak slide

Jangan membuat slide presentasi yang terlalu banyak untuk satu topik yang anda bahas. Buatlah
Slide seefisien mungkin. Kalau topik yang anda bahas memang panjang, penjelasan secara lisan
tentu lebih baik.

8. Berbicara yang jelas

Saat presentasi sedang berlangsung berbicara dengan jelas. Sehingga audience bisa memahami
presentasi yang anda sampaikan.  Kebanyakan audience beranggapan bahwa sebuah presentasi
Powerpoint selalu kering dan membosankankan, dengan kreativitas anda dan pembicaraan yang
baik, anda bisa mengubah pandangan tersebut.

9. Beri kesempatan untuk bertanya

Kalau bisa, luangkan waktu untuk memberikan kesempatan kepada audience untuk bertanya
tentang hal-hal yang tidak dimengerti dari presentasi yang anda sampaikan.

10. Future Follow Up

Hal penting lainnya, adalah beri kesempatan kepada audience untuk bertanya di lain waktu
mengenai topik presentasi  yang anda sampaikan. Jadi jangan segan-segan untuk mencantumkan
e-mail, no. telepon atau website anda di akhir presentasi anda. Sehingga mereka bisa bertanya
kapanpun juga.  Ini semua bisa menjadi nilai plus bagi anda.

7 Tips agar anda sukses dalam presentasi

Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim),
tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.

Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah kemampuan persuasi dari materi
yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu, agar
tidak mengurangi reliability dari materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri
dari para ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih efektif.
Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat menurunnya konsentrasi
ekspert pendengar yang berusaha memahami penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability,
tidak ada jalan lain kecuali meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu,
sebelum melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi yang
akan disajikan.

9
Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap
penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah ….”,
selanjutnya diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan
beberapa kali memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian lebih
terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara efektif pada
pendengar.

Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus
dapat difahami oleh pendengar

Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat difahami secara
keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan slide, pada bagian awal jelaskan item-
item apa saja yang akan dibahas. Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut.
Hal yang sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama jelaskan
secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan penjelasan detail masing
masing sub bahasan.

Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti. Pertama-tama jelaskan
ada berapakah karakteristik dari metode tsb. Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-
masing karakteristik tersebut secara berurutan dan terstruktur.

Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari hasil
tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru kemudian siapkan slide
yang menjelaskan secara detail karakteristik hasil yang diperoleh.

Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan presentasi, ide
keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya
“Pada metode ini ada tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan
C. Penjelasan selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. …… “.

Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point
penting yang dipresentasikan

Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagian-bagian penting yang perlu
“digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan
penelitian mengenai W. Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali
beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point, anda
dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan
Z.” Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat
di atas, yang menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk
memahami dan mengingat hal-hal yang akan disampaikan.

Dalam penyampaian tsb., anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang paling jitu, dan paling
berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa.
Fikirkan dengan sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda sampaikan.

10
- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point
yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.
- Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu eksperimen,
maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir
eksperimen tsb. seperti misalnya recognition rate, error-rate.

Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita yang logis, dengan
menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan
secara tiba-tiba pada slide yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur
presentasi.

Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan. Kalau pada slide terakhir
tersebut anda justru menampilkan hasil eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah
diperkenalkan pada slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam
menangkap bagian penting presentasi anda.

Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan

beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar.

Catatan : tulisan ini dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu penelitiannya adalah
virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud “demonstrasi” di sini adalah memperlihatkan cara kerja
software yang telah dibuat tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy, dsb. Bisa juga
demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat dsb.

Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi
software atau menunjukkan cara kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang memakai
animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan
kualitas presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang
telah anda jelaskan.

Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada bagian demonstrasi,
tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat atas hasil eksperimen. Jangan lupa,
sebelumnya anda perlu jelaskan secara lisan kepada pendengar, bahwa anda akan
memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar
terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.

Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi, untuk mengantisipasi
terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa jenis demonstrasi yang memiliki
karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4. Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih
jenis demonstrasi mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar, dan
juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut gagal. Jika anda masih punya
cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan semua demonstrasi yang telah disiapkan.

11
Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1
slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tsb.
waktunya untuk menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.

Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika

presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.

Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan materi penelitian, anda
perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap slide. Terutama sekali presentasi di seminar,
conference maupun interview pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang
ditetapkan akan berakibat kurang baik pada penilaian.

Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika presentasi
ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah bagian-bagian yang dapat diringkas,
sehingga presentasi dapat berakhir sesuai pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat
anda membuat persiapan presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian
hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting, semakin ke bawah
prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal ini akan membantu anda saat harus melewati
bagian-bagian yang tidak penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai
tepat waktu.

Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus memperhitungkan terlebih dahulu,
waktu untuk memperlihatkan demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.

t = total waktu yang diberikan pada anda

- waktu untuk tanya jawab
- waktu untuk demonstrasi

Hasil pengurangan tsb. adalah t, yaitu sisa waktu yang anda pergunakan untuk menyiapkan slide
presentasi. Dari slide presentasi tsb. anda bagi ke dalam beberapa blok, dan alokasikan waktu t
tersebut ke dalam tiap blok. Jika anda tidak dapat memperkirakan jatah waktu tiap blok, maka
cobalah untuk presentasi sambil mengukur waktu untuk tiap blok. Dengan demikian anda akan
dapat memperkirakan, berapa waktu yang diperlukan untuk masing-masing blok, dan seterusnya
aturlah sebagaimana dijelaskan di atas.

Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide, sampaikan pada audience,
misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana presentasi ini
sedikit saya ubah….”. ( 少し予定を変更して …). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih
baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam pembicaraan.

Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega

Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba diharuskan memberikan
presentasi pada seminar atau forum resmi, seringkali ybs. gagal dikarenakan kata-kata macet di
tengah-tengah, atau penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini,

12
bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat pihak
pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima argumen anda.

Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih presentasi berulang kali.
Ajaklah teman anda di lab. sebagai sparring partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi
pendengar, dan berlatihlah seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya.
Sebaiknya teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan
demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu dikoreksi,
maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.

Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat menemukan kelemahannya.
Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi, sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga
kali. Perbaikilah slide anda jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan
lay out presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb., agar anda dapat
meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi. Karena latihan seperti ini karena makan
waktu beberapa hari, maka sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.

Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa keberanian
dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri
selain membiasakan diri berbicara dan berpendapat di depan umum.

Point 7 : Cek lah projector sebelum melakukan presentasi

Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software, jika anda tidak dapat
mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai presentasi anda gagal hanya gara-gara alat
tidak dapat bekerja dengan baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi,
periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.

Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah spesifikasi dan cara
instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali
lagi apakah alat tersebut bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan,
anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif solusi yang lain.

Saat anda men-set tampilan proyektor, sebaiknya jangan memakai slide-slide yang akan
dipresentasikan. Disarankan untuk menyiapkan beberapa slide yang berfungsi sebagai “test-
pattern” di halaman-halaman awal file presentasi anda.

13