Tugas Organisasi dan Manajemen RS

Dr. Santoso Cokro / 226080177

Sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Organisasi dan Manajemen RS, saya akan coba
memaparkan beberapa hal yang berkaitan dan saya temukan di tempat saya bekerja sekarang:

Rumah Sakit Ibu Anak Ilanur adalah salah satu organisasi sektor publik yang bergerak dalam
bidang pelayanan jasa kesehatan yang mempunyai tugas melaksanakan suatu upaya
kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan atau mementingkan
upaya penyembuhan dan pemulihan yang telah dilaksanakan secara serasi dan terpadu oleh
pihak rumah sakit dalam upaya peningkatan dan pencegahan penyakit serta upaya perbaikan
(Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.983/Men.Kes/SK/XI/1992).
Keberhasilan suatu rumah sakit terlihat bukan hanya dari rencana strategis (renstra) yang
dimiliki melainkan juga dari implementasi rencana strategis. Dalam menerapkan renstra,
dibutuhkan komitmen dari berbagai pihak yang telah merancangnya. Renstra membantu
rumah sakit dalam memfokuskan diri untuk menghadapi masalah yang sedang dihadapi
dengan berbagai rancangan aksi yang akan dilakukan dalam kurun waktu tertentu, sehingga
menunjang pencapaikan visi dan misi RSIA Ilanur yang berkualitas dan berdaya saing
tinggi serta menuntaskan misinya dalam memberikan pelayananan yang professional,
selalu meningkatkan mutu pelayanan bagi pelanggan, menyediakan SDM yang
berkualitas, menyediakan sarana dan prasarana yang memadai namun terjangkau.
Untuk mewujudkan organisasi Rumah Sakit yang efektif, efisien, dan akuntabel dalam
rangka mencapai visi dan misi Rumah Sakit sesuai tata kelola perusahaan yang baik (Good
Corporate Governance) dan tata kelola klinis yang baik (Good Clinical Governance).

1. Organisasi Rumah Sakit disesuaikan dengan besarnya kegiatan dan beban kerja
Rumah Sakit
2. Struktur organisasi Rumah Sakit harus membagi habis seluruh tugas dan fungsi
Rumah Sakit
3. Setiap pimpinan organisasi di lingkungan Rumah Sakit wajib menerapkan prinsip
koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisasi di dalam lingkungannya
masing-masing serta dengan unit-unit lainnya.
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177

Beberapa faktor yang diperhatikan adalah struktur organisasi, sistem komunikasi, alokasi
sumber daya dan manajemen sumber daya manusia.

Sebagian besar masalah dalam tingkat struktur organisasi ini adalah kegagalan dalam
memahami bahwa perancangan dan implementasi renstra adalah dua hal yang berbeda,
sehingga dibutuhkan sebuah kepemimpinan dalam organisasi tersebut untuk menerapkan
rencana strategis yang telah dibuat. Faktor berikutnya adalah sistem komunikasi, dimana
komunikasi yang efektif mengenai strategi organisasi terhadap
setiap stakeholders merupakan hal yang penting untuk melibatkan semua pihak dalam
kegiatan organisasi. Selain komunikasi strategis, pemimpin organisasi sebaiknya juga
meyakinkan pegawai bahwa organisasi mampu menerapkan rencana strategis yang telah
ditetapkan.

Faktor berikutnya terkait alokasi sumber daya. Faktor ini terkait dengan berbagai aspek
perencanaan keuangan. Permasalahan utama yang mempengaruhi alokasi sumber daya adalah
sikap perlindungan yang berlebihan terhadap sumber daya yang ada, sikap manajemen yang
konservatif, politik, kriteria keuangan sementara, serta kurangnya pengetahuan. Kemudian,
faktor terakhir adalah terkait manajemen SDM. Hal yang penting terkait manajemen SDM
adalah memastikan bahwa adanya komitmen dari pegawai serta adanya motivasi dan
pelatihan terhadap pegawai untuk dapat mengimplementasikan rencana strategi dengan baik.

Ada hambatan yang mempengaruhi implementasi rencana strategis di rumah sakit menurut
perspektif manajer rumah sakit terbagi menjadi tiga faktor yang hampir serupa dengan
penelitian di Kenya. Faktor-faktor tersebut adalah prosedural, institusional dan struktural.
Faktor prosedural yang mempengaruhi seperti kurangnya supervisi dari pihak manajemen,
hingga kurangnya pengetahuan dan kesadaran pegawai mengenai pentingnya menjalankan
program yang telah dirancang, serta kurangnya komunikasi tentang program yang telah
dibuat.

Hal ini menyebabkan koordinasi yang buruk dan lemahnya sistem informasi yang berjalan
dalam rumah sakit tersebut. Faktor berikutnya adalah terkait dengan institusi dimana
kurangnya motivasi dari pihak eksekutif untuk menerapkan renstra. Renstra sebaiknya
dievaluasi dan dikembangkan untuk meningkatkan motivasi dan komitmen manajer. Selain
itu, faktor manusia juga berpengaruh seperti kurangnya pelatihan bagi pegawai. Faktor
terakhir yang juga mempengaruhi penerapan rencana strategis adalah faktor struktural.
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177

Kurangnya sumber daya keuangan menjadi salah satu hambatan dalam menerapkan renstra.
Hal lainnya yang juga menjadi hambatan serperti, terjadinya perubahan kepemimpinan di
rumah sakit yang holistik, ketidaksesuaian sistem insentif dan kompensasi untuk pegawai
dalam menerapkan strategi, serta berpindahnya perhatian manajer pada masalah lain di luar
implementasi strategi.

Komunikasi nampak sebagai bagian yang kurang dari hal ini, oleh karena kesibukan dari tiap
pihak sehingga pelaksana dari strategi tidak atau hanya memiliki sedikit motivasi untuk
melaksanakan renstra. Selain itu juga, dokumen renstra hanya dimiliki departemen tertentu,
sedangkan departemen lainnya tidak, hal ini menunjukkan kurangnya komunikasi dan
kemampuan untuk melaksanakan strategi dalam tingkat operasional.

Dalam proses penerapannya sendiri, tidak ada inisiatif untuk melakukan proses formulasi
sehingga tidak ada rencana penerapan. Hal yang penting disini adalah pembuatan pedoman
untuk mencapai target. Hal ini disebabkan karena renstra pada saat itu dilihat sebagai suatu
persyaratan dokumen dan bukan alat untuk meningkatkan performa rumah sakit. Masalah
lainnya yang dihadapi pada saat itu adalah struktural organisasi ditetapkan setelah pembuatan
renstra, sehingga pihak yang terlibat dalam dua proses tersebut berbeda. Hal ini sesuai
dengan penelitian sebelumnya yang menyebutkan bahwa salah satu hambatan yang dimiliki
adalah terkait perubahan kepemimpinan dalam rumah sakit yang kontinu. Selain itu, masalah
yang juga dihadapi adalah terkait monitoring dan review dari pelaksanaan renstra. Pada saat
itu, tidak ada pihak yang ditugaskan untuk pengumpulan data terkait dengan pelaksanaan
renstra oleh karena rumah sakit juga memiliki laporan tahunan yang memiliki format yang
berbeda dengan format dari rencana strategis.

Hambatan – hambatan yang telah dipaparkan dalam berbagai penelitian tersebut merupakan
hambatan yang paling sering terjadi dalam organisasi, terutama dalam rumah sakit. Oleh
karena itu, diperlukannya berbagai evaluasi dalam setiap tahap pelaksanaan rencana strategi
sehingga berbagai pihak yang terlibat dalam pelaksanaan rencana strategi dapat terus
mengawasi dan memperbaiki diri terkait dengan peran masing – masing untuk dapat
mencapai hasil yang diharapkan dari berbagai program yang telah dirancang.

 
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177

1. Komite Etik yang kurang terlihat aktif dalam menjalankan peran, tugas dan tanggung
jawabnya serta komite hukum belum terbentuk dapat memperlemah organisasi RS
terkait, padahal keberadaan kedua komite ini akan menentukan kualitas pelayanan
kesehatan untuk pasien.
2. RSIA ilanur belum mempersiapkan diri menghadapi tuntutan di tahun mendatang
(tantangan masa depan) dalam E-rekam medis (Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
24 tahun 2022 tentang Rekam Medis) dan E-resep dalam menunjang pelayananan
sehingga ini menunjukan adalah lemah garis koordinasi pada struktur organisasi
dalam pendelegasian rencana jangka menengah dan panjang yang diaplikasi pada
garis komando/tugas.
3. Beberapa tenaga kerja yang memiliki kurangnya komitmen terhadap fungsinya
terkait bagan struktur RS, ini yang diperlukan motivasi atau pun reward maupun
insentif
4. Komite Keperawatan tidak dilengkapi beberapa subkomite yang penting seperti,
subkomite kredensial, etika & disiplin, serta mutu profesi
5. Dewan Pengawas terasa kurang berperan dan kurang anggota yang duduk disana,
semestinya dewan tersebut terdiri dari unsur pemilik, organisasi profesi, asosiasi
perumahsakitan, tokoh masyarakat
6. Sistem pelaporan dan tanggung jawab yang jelas dan sistematis sehingga semua
anggota organisasi paham apa saja tupoksi, tanggung jawab mereka dan tahu kepada
siapa mereka bertanggung jawab; Jika tidak, tanggung jawab untuk suatu tugas
mungkin akan gagal. Hubungan yang jelas ini pun memudahkan tiap – tiap kepala
Divisi untuk mengawasi mereka yang berada di tingkat organisasi yang lebih rendah.
Adapun efek untuk karyawan, mereka dapat mengetahui kepada siapa mereka dapat
meminta arahan atau bantuan. Selain itu, manajer menyadari siapa yang berada di
luar lingkup kewenangan mereka, sehingga mereka tidak melampaui batas dan
mengganggu tanggung jawab Kepala Divisi lain.
7. Rencana Jangka Panjang Perusahaan / Business Development / Pertumbuhan
dan ekspansi organisasi : Perusahaan yang tumbuh pesat adalah perusahaan yang
memanfaatkan sumber dayanya dengan sebaik-baiknya, termasuk bakat manajemen.
Struktur organisasi yang baik memastikan bahwa perusahaan memiliki orang yang
tepat di posisi yang tepat dan lewat struktur organisasi yang baik tersebut dapat
menunjukkan titik lemah atau kekurangan dalam tim manajemen perusahaan saat ini.
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177

8. Pelaksanaan yang efektif dan efisien : organisasi yang baik niscaya akan mampu
memfasilitasi penyelesaian pekerjaan dengan terbagi habisnya setiap tugas yang
diberikan. Kepala Divisi dapat mengidentifikasi dengan lebih baik sumber daya
manusia yang tersedia bagi mereka jika cakupan tanggung jawab masing-masing
divisi dan kemampuan setiap anggota tim.
9. Job Analyst, pada beberapa pemimpin divisi yang diangkat berdasarkan kedekatan
dengan pihak tertentu bukan karena kemampuan atau kompetensi yang berkaitan
maupun pengalaman yang berkaitan, ini dapat melemahkan fungsi organisasi serta
mempersulit anggota tim/divisi yang dipimpinnyaa

Beberapa solusi dapat dicoba mengatasi keterbatasan atau kurang sinergi dari organisasi
kami:

a. Tujuan

Para anggota organisasi atau karyawan memahami secara jelas dan benar akan misi dan
tujuan organisasinya. Para anggota atau karyawan bertekad mencapai tujuan organisasi
sangat diutamakan.

b. Struktur

Untuk mendiagnosa struktur, pertanyaan yang utama adalah menemukan jawaban tentang
apakah ada keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan kerangka struktur internal
yang dibangun. Jika struktur organisasi tidak sesuai dengan tujuannya, ini berarti antara
struktur dan tujuan tidak selaras.

c. Tata Hubungan

Dalam tata hubungan atau garis komando ini juga menekankan untuk mendiagnosa seberapa
jauh saling ketergantungan (interdependency), kualitas tata hubungannya dan arus konflik
dalam organisasi tersebut.

d. Reward

Dalam hal ini apakah sistem penghargaan mengenai kompensasi, gaji, sistem insentif, dan
bentuk penghargaan lainnya yang telah diberikan oleh organisasi dirasakan oleh karyawannya
sebagai penghargaan atau hukuman.
Tugas Organisasi dan Manajemen RS
Dr. Santoso Cokro / 226080177

e. Kepemimpinan

Seorang pemimpin itu harus

(1) merumuskan tujuan organisasinya;

(2) mengejawantahkan tujuan tersebut dalam program-programnya;

(3) mempertahankan integritas organisasinya;

(4) memelihara peraturan dan apresiasinya terhadap konflik yang timbul.

f. Mekanisme kerja dan komunikasi

Metode kerja disertai komunikasi yang baik baik vertical maupun horizontal, sebagai sesuatu
hal mutlak yang dapat mempererat dan mengikat organisasi untuk berbuat lebih dari sekedar
koleksi individu-individu yang berbeda kebutuhannya satu sama lain. Dengan demikian
metode kerja merupakan suatu proses yang harus ada bagi setiap organisasi agar bisa terus
bertumbuh dan memenuhi target yang hendak dicapai