PT.

Citra Aqila Proteksi

JOB DISCRIPTION
( Tugas dan Tanggung Jawab )

ADMIN OPERASIONAL

1. POSISI DALAM ORGANISASI

Departemen
Bertanggung Jawab Kepada
Kemampuan Dasar / Khusus
: Head Office
: Operational Manager
: Pemahaman computer mengenai microsoft office
: Pengetahuan dasar project/administrasi perkantoran
: Kemampuan penggunaan software akuntansi
: Kemampuan akurasi dokumen & file
: Team work

2. TUJUAN UMUM JABATAN

Merencanakan , mengkoordinasikan , mengarahkan , mengendalikan dan melaksanakan kegiatan
administrasi dalam kegiatan administrasi project , memastikan optimalisasi kinerja team untuk
melaksanakan administrasi secara terpadu.

3. URAIAN TUGAS
1. Bertanggung jawab terhadap jalannya administrasi termasuk :
a. Memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh personal sesuai
prosedur yang telah ditetapkan .
b. Mencatat, melaporkan dan mengawasi administrasi project baik waktu awal
pengerjaan sampai dengan akhir pekerjaan .
c. Mencatat dan melaporkan seluruh kegiatan project serta siklusnya ke catatan
harian .
d. Mencatat seluruh team kerja dan siklusnya ke catatan harian .
e. Mencatat data awal entry project yang dianggap penting.
f. Melakukan proses file dokumentasi masing-masing project.
g. Mencatat dan mengawasi inventaris kantor yang digunakan di project.
h. Mencatat kehadiran ( absensi dan lembur ) seluruh karyawan project setiap hari
kerja pada form absensi yang telah di tanda tangani oleh site manager dan
menyampaikan ke Head Office PT. Citra Aqila Proteksi.
i. Memeriksa biaya operasional, gaji tenaga kerja dan lain-lain yang terjadi di
project dan membuat reiumberstment ke HO yang telah disetujui oleh Ass dan
Mang. Operational.
j. Membuat surat jalan .
k. Membuat laporan mingguan atau bulanan progress masing-masing project .
l. Merapikan dokumen dan membuat salinan dari tiap dokumen yang ada .
PT. Citra Aqila Proteksi

2. Bertanggung jawab terhadap daftar perlengkapan, peralatan kerja lapangan dan

kenderaan dengan melakukan hal – hal sebagai berikut :
a. Mencatat seluruh perlengkapan, peralatan kerja lapangan dan kenderaan yang
berada di project .
b. Mengajukan permintaan perlengkapan, peralatan kerja lapangan untuk
kebutuhan operasional Project .
c. Menyiapkan dan menyampaikan laporan update permintaan perlengkapan,
peralatan kerja lapangan dan kenderaan project ke Head Office PT. Citra Aqila
Proteksi.
3. Menyiapkan dan menyampaikan laporan harian dan mingguan masing-masing project
terdiri dari :
a. Daftar perlengkapan, peralatan kerja lapangan dan Kenderaan project
b. Laporan Pekerjaan disertai foto
c. Laporan Tenaga Kerja Project
d. Laporan Material dan Equipment Project
e. Laporan Harian Progress Pekerjaan
f. Laporan Petty Cash.
g. Laporan Biaya makan, gaji harian dan upah borongan.
4. Membina hubungan baik dengan departemen lain.
5. Mampu memecahkan masalah praktis dan menangani beragam variable situasi .
6. Menjaga dan menjamin kerahasiaan data perusahaan dari yang pihak tidak
berkepentingan .
7. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Manajer Operasional dan Head
Office PT. Citra Aqila Proteksi.

4. TANGGUNG JAWAB
Bertanggung jawab atas :
a. Memastikan semua data project di input ke komputer .
b. Memastikan dokumentasi dari kegiatan project berjalan dengan baik dan lancar .
c. Memastikan semua inventory perusahaan yang di project terjaga dengan baik .
d. Memastikan semua reimbursement/klaim ke head office terorganisir secara factual .
e. Memastikan semua surat jalan berjalan dengan baik .

Ditetapkan di Medan , 02 Agustus 2023

PT. Citra Aqila Proteksi

DTO

HR Departement