NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.

00/2019
TGL. DIBUAT : 1 April 2019
TGL. REVISI :-
TGL. EFEKTIF : 1 April 2019 – 1 April 2022
DIBUAT OLEH Koordinator Pendidikan, Pelayanan dan Penelitian,

Dr. Trevino A. Pakasi, M.S, Ph.D, Sp.DLP.

NUP0107050168
DISAHKAN OLEH Kepala Klinik,

Dr. dr. Dhanasari Vidiawati, M.Sc., CM-FM, Sp.DLP

NIP196503131991032001
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH
DASAR HUKUM/REFERENSI*:
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis,
2. Panduan Sistem Makara e-Health.
KEBIJAKAN: KUALIFIKASI PELAKSANA:
1. Keputusan Kepala Klinik Satelit UI Makara 1. D3 Rekam Medis/Perumahsakitan,
Nomor 7/SK/UN2.R1.9/UI/2019 tentang 2. S1 Pendidikan Dokter,
Penyelenggaraan Pelayanan Klinik Satelit UI 3. S1 Pendidikan Dokter Gigi,
Makara 4. S1 Keperawatan (Ners),
2. Keputusan Kepala Klinik Satelit UI Makara 5. D3 Keperawatan,
Nomor 17/SK/UN2.R1.9/UI/2019 tentang 6. D3 Keperawatan Gigi,
Panduan Sistem Makara e-Health Klinik 7. S1 Farmasi (Profesi Apoteker),
Satelit UI Makara. 8. S1 Psikologi (Konselor),
9. S2 Psikologi (Profesi Psikolog),
10. SLTA/SMA.

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
1. SOP Hak Akses Data dan Informasi untuk 2. Komputer/Laptop/Tablet,
Kerahasiaan Rekam Medis E-Health 3. Username dan Password akun e-Health.

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka tujuan 1. Rekam Medis Klinik,
identifikasi pasien beserta rekam medisnya tidak 2. Sistem e-Health.
berjalan dengan baik.

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 2 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Edisi Tanggal Uraian Singkat Perubahan
Ver.0 Januari 2019

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 3 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

DISTRIBUSI DOKUMEN
Pemegang Dokumen Status Dokumen Nomor SOP
Staf Administrasi Klinik Asli SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Salinan

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 4 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan...................................................................................................................1
Riwayat Perubahan Dokumen...................................................................................................2
Distribusi Dokumen...................................................................................................................3
Daftar Isi....................................................................................................................................4
1. Tujuan.................................................................................................................................5
2. Ruang Lingkup...................................................................................................................5
3. Definisi...............................................................................................................................5
4. Ketentuan Umum................................................................................................................5
5. Ketentuan Isi.......................................................................................................................5
6. Kondisi Khusus (jika ada)..................................................................................................7
7. Lampiran.............................................................................................................................7
7.1. Bagan Arus Prosedur.................................................................................................8
7.2. Bagan Tabular/Naratif Prosedur................................................................................9

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 5 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mempermudah pendaftaran dan pencarian data pasien
untuk memperoleh pelayanan kesehatan di poli gigi, poli umum, atau pelayanan
konseling di Klinik Satelit UI Makara dengan sistem e-Health.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pelayanan kesehatan dan pelayanan konseling
dimulai dari proses pendaftaran hingga selesai mendapatkan pelayanan di Klinik
Satelit UI Makara.
3. DEFINISI
Prosedur metode identifikasi ini merupakan pedoman bagi staf rekam medis Klinik
Satelit UI Makara untuk mengelola rekam medis dan memudahkan bagian
pendaftaran, tenaga konseling, dan tenaga kesehatan yang terkait dan ikut berwenang
dalam pelayanan pasien untuk mengenali pasien dan rekam medis nya secara cepat
dan tepat dengan minimal dua metode identifikasi yang relatif tidak berubah dengan
syarat setiap pasien harus mempunyai satu rekam medis dalam sistem e-Health.
4. KETENTUAN UMUM
Prosedur ini dilakukan oleh pihak-pihak dalam Klinik Satelit UI Makara.
5. KETENTUAN ISI
5.1. Pihak-pihak yang dapat melakukan metode identifikasi rekam medis pasien
untuk pelayanan kesehatan dan konseling dalam sistem E-Health sebagai b
erikut :
a. Tenaga Kesehatan Klinik Satelit UI Makara
Merupakan dokter dan dokter gigi lulusan pendidikan kedokteran atau
kedokteran gigi yang bekerja di Klinik Satelit UI Makara dan diakui oleh
Pemerintah Republik Indonesia sesuai dengan peraturan perundang-
undangan dan tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 6 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

secara langsung selain Dokter dan Dokter Gigi. Dalam hal ini adalah
perawat umum, perawat gigi, dan apoteker.
b. Tenaga Konseling Klinik Satelit UI Makara
Merupakan staf administrasi konseling, profesi psikolog dan konselor
lulusan pendidikan S1 psikologi dan S2 psikologi yang bekerja di Klinik
Satelit UI Makara dan berwenang untuk memberikan pelayanan konseling
kepada pasien atau klien.
c. Staf Rekam Medis
Merupakan tenaga kesehatan yang melakukan pengelolaan terhadap rekam
medis dalam menunjang pelayanan kesehatan di Klinik Satelit UI Makara.
5.2. Metode atau cara identifikasi rekam medis dengan sistem e-Health sebagai
berikut :
a. Nama Lengkap Pasien
Merupakan cara identifikasi pertama dengan mengetik nama pasien pada
sistem e-Health.
b. Tanggal Lahir
Merupakan cara identifikasi kedua dengan mengetik tanggal lahir pasien
pada sistem e-Health, Format tahun-bulan-tanggal (Contoh : 1990-12-01).
c. Nomor Rekam Medis
Merupakan cara identifikasi lainnya dengan mengetik nomor rekam medis
pasien pada sistem e-Health (hanya berlaku bagi pasien lama yang telah
memiliki kartu berobat sebelum diterapkan sistem e-Health).
d. NPM (Khusus Mahasiswa Universitas Indonesia)
Merupakan cara identifikasi lainnya dengan mengetik nomor pokok
mahasiswa pada ssstem e-Health dengan terlebih dahulu meminta KTM
atau log in SIAK UI milik pasien.

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 7 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

e. NIP/NUP (Khusus Dosen atau Karyawan Universitas Indonesia)

Merupakan cara identifikasi lainnya dengan mengetik nomor induk pegawai
pada sistem e-Health dengan terlebih dahulu meminta Kartu Pegawai atau
log in SIPEG UI milik pasien.
f. Nomor KTP (Khusus Pasien Umum atau Tamu Non BPJS)
Merupakan cara identifikasi lainnya dengan mengetik nomor KTP pada
sistem e-Health dengan terlebih dahulu meminta KTP milik pasien.
g. Nomor BPJS (Khusus Pasien BPJS)
Merupakan cara identifikasi lainnya dengan mengetik nomor BPJS pada
aplikasi E-Health dengan terlebih dahulu meminta Kartu BPJS yang asli
milik pasien atau pasien dapat menunjukkan akun BPJS via Mobile JKN.
6. KONDISI KHUSUS
Tidak ada.
7. LAMPIRAN

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 8 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

7.1 BAGAN ARUS PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur
Metode Identifikasi Pasien dengan Sistem E-Health
Klinik Satelit UI Makara

Pelaksana
No. Aktivitas Petugas Tenaga Tenaga Staf Rekam Perlengkapan Keluaran
Pendaftaran Kesehatan Konseling Medis

1 Petugas
mengidentifikasi pasien
pertama kali dengan
nama dan tanggal lahir

2 Perawat umum atau

Terapis gigi dan mulut Identifikasi
mengidentifikasi pasien
pasien dengan nama dengan
dan tanggal lahir minimal 2
3 Dokter, dokter gigi, metode
psikolog, atau konselor terlaksana
mengidentifikasi pasien dengan
dengan nama dan Komputer benar
tanggal lahir dan Akun E-
Health
4 Apoteker
mengidentifikasi pasien
dengan nama dan
tanggal lahir

5 Mengidentifikasi pasien Data

dengan nama dan tersimpan ke
tanggal lahir sebelum sistem E-
mengunggah rekam Health
medis

6 Selesai

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 9 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

7.2 BAGAN TABULAR/NARATIF PROSEDUR :

SOP Metode Identifikasi Pasien dengan Sistem E-Health
Klinik Satelit UI Makara

Tahap 1 : Petugas Pendaftaran Klinik Satelit UI Makara

Petugas mengidentifikasi pasien pertama kali dengan nama dan tanggal lahir

Tahap 2 : Tenaga Kesehatan Klinik Satelit UI Makara (Perawat Umum atau Terapis Gigi dan
Mulut)
Perawat atau perawat gigi mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir
Tahap 3 : Tenaga Kesehatan Klinik Satelit UI Makara (Dokter atau Dokter Gigi)
Dokter atau Dokter gigi mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir

Tenaga Konseling Klinik Satelit UI Makara (Psikolog atau Konselor)

Psikolog atau Konselor mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir

Tahap 4 : Tenaga Kesehatan Klinik Satelit UI Makara (Apoteker)

Apoteker mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir

Tahap 5 : Staf Rekam Medis Klinik Satelit UI Makara

Staf rekam medis mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir sebelum
mengunggah rekam medis
SELESAI

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 10 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

LEMBAR OTORISASI SOP

Mengetahui, Disusun oleh,

Kepala Klinik Satelit UI Makara Koordinator Pendidikan, Pelayanan dan
Penelitian,

Dr. dr. Dhanasari Vidiawati, M.Sc., CM-FM, Sp.DLP Dr. Trevino A. Pakasi, M.S, Ph.D, Sp.DLP.
NIP196503131991032001 NUP0107050168

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 11 dari 11
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
METODE IDENTIFIKASI PASIEN DENGAN SISTEM E-HEALTH

DAFTAR TILIK SOP METODE IDENTIFIKASI PASIEN

DENGAN SISTEM E-HEALTH
No. Langkah Kegiatan Ya Tidak
Apakah Petugas pendaftaran mengidentifikasi pasien pertama
1
kali dengan nama dan tanggal lahir?
Apakah Perawat atau Terapis gigi dan mulut
2
mengidentifikasi pasien dengan nama dan tanggal lahir?
Apakah Dokter atau Dokter gigi mengidentifikasi pasien dengan
nama dan tanggal lahir?
3
Apakah Psikolog atau Konselor mengidentifikasi pasien dengan
nama dan tanggal lahir?
Apakah Apoteker mengidentifikasi pasien dengan nama dan
4
tanggal lahir?
Apakah Staf rekam medis mengidentifikasi pasien dengan nama
5
dan tanggal lahir?

CR.............................................%

Depok,..............................
Pelaksana/Auditor

(.......................................)

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”