NO. POB : SOP- /UN2.R1.9/OTL.

00/2019
TGL. DIBUAT : 1 April 2019
TGL. REVISI :-
TGL. EFEKTIF : 1 April 2019 – 1 April 2022
DIBUAT OLEH Koordinator Pendidikan, Pelayanan dan Penelitian,

Dr. Trevino A. Pakasi, M.S, Ph.D, Sp.DLP.

NUP0107050168
DISAHKAN OLEH Kepala Klinik,

Dr. dr. Dhanasari Vidiawati, M.Sc., CM-FM, Sp.DLP

NIP196503131991032001
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH
DASAR HUKUM/REFERENSI*:
1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis,
2. Panduan Sistem Makara e-Health.
KEBIJAKAN: KUALIFIKASI PELAKSANA:
1. Keputusan Kepala Klinik Satelit UI Makara 1. D3 Rekam Medis/Perumahsakitan,
Nomor 7/SK/UN2.R1.9/UI/2019 tentang 2. S1 Sistem Informasi.
Penyelenggaraan Pelayanan Klinik Satelit UI
Makara,
2. Keputusan Kepala Klinik Satelit UI Makara
Nomor 17/SK/UN2.R1.9/UI/2019 tentang
Panduan Sistem Makara e-Health Klinik
Satelit UI Makara.

KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN:
1. SOP Penyimpanan dan Dokumentasi Rekam 1. Komputer/Laptop/Tablet,
Medis E-Health, 2. Username dan Password akun E-Health.
2. SOP Hak Akses Data dan Informasi untuk
Kerahasiaan Rekam Medis E-Health.

PERINGATAN: PENCATATAN DAN PENDATAAN:

Jika SOP tidak dilaksanakan, maka isi rekam 1. Rekam Medis Klinik,
medis pasien yang semestinya dimusnahkan masih 2. Sistem e-Health.
akan tersimpan dalam sistem e-Health.

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 2 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Edisi Tanggal Uraian Singkat Perubahan
Ver.0 Januari 2019

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 3 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

DISTRIBUSI DOKUMEN
Pemegang Dokumen Status Dokumen Nomor SOP
Staf Administrasi Klinik Asli SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Salinan

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 4 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan...................................................................................................................1
Riwayat Perubahan Dokumen...................................................................................................2
Distribusi Dokumen...................................................................................................................3
Daftar Isi....................................................................................................................................4
1. Tujuan.................................................................................................................................5
2. Ruang Lingkup...................................................................................................................5
3. Definisi...............................................................................................................................5
4. Ketentuan Umum................................................................................................................5
5. Ketentuan Isi.......................................................................................................................5
6. Kondisi Khusus (jika ada)..................................................................................................6
7. Lampiran.............................................................................................................................6
7.1. Bagan Arus Prosedur.................................................................................................7
7.2. Bagan Tabular/Naratif Prosedur................................................................................8

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 5 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk memusnahkan atau menghilangkan catatan atau
dokumen pelayanan kesehatan, pengobatan dan tindakan, atau pelayanan konseling
yang diberikan kepada pasien atau klien di Klinik Satelit UI Makara dengan sistem e-
Health setelah pasien atau klien tidak pernah kembali lagi untuk mendapatkan
pelayanan terhitung 5 tahun dari tanggal terakhir mendapatkan pelayanan di Klinik
Satelit UI Makara.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku rekam medis pasien di Klinik Satelit UI Makara yang sudah tidak
pelayanan dihitung 5 tahun dari tanggal terakhir kembali.
3. DEFINISI
Prosedur pemusnahan status rekam medis ini merupakan pedoman bagi staf rekam
medis Klinik Satelit UI Makara dan pihak ketiga untuk memusnahkan rekam medis
pada server sistem e-Health secara baik dan benar.
4. KETENTUAN UMUM
Prosedur ini dilakukan oleh pihak-pihak dalam Klinik Satelit UI Makara bekerjasama dengan
pihak e-Health.
5. KETENTUAN ISI
5.1. Pihak yang dapat melakukan pemusnahan isi rekam medis e-Health adalah
pihak PT Aksara Digital Indonesia (e-Health) berdasarkan instruksi yang datang
dari Pihak Manajemen Klinik Satelit UI Makara bersama staf rekam medis.
Pemusnahan yang dilakukan adalah pemusnahan rekam medis e-Health dalam
cloud server yang menyimpan database rekam medis pasien Klinik Satelit UI
Makara disertai berita acara pemusnahan.
5.2. Dokumentasi database poli umum, poli gigi dan pelayanan konseling Klinik
Satelit UI Makara diberikan oleh pihak e-Health dalam bentuk laporan excel

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 6 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

(data mentah/raw data) yang hanya dapat diakses oleh Pihak Manajemen
Klinik Satelit UI Makara untuk menjadi sarana back up data pasien.
Selanjutnya, pengolahan data mentah tersebut dilaksanakan sesuai dengan
kebutuhan dan kebijakan masing-masing di poli umum, poli gigi, dan
pelayanan konseling.
5.3. Jenis rekam medis pasien dengan e-Health dan isi rekam medis pelayanan
rawat jalan poli umum, poli gigi, dan pelayanan konseling idem dengan
ketentuan isi pada SOP Hak Akses Data dan Informasi untuk Kerahasiaan
Rekam Medis e-Health pada poin 5.3 dan 5.4
6. KONDISI KHUSUS
Pemusnahan ini dilakukan setelah 5 tahun dari tanggal terakhir kali pasien
mendapatkan pelayanan kesehatan, kecuali informed consent dan ringkasan medis
adalah 10 tahun mengingat pasien kebanyakan adalah mahasiswa dan karyawan
Universitas Indonesia yang mendapatkan pelayanan kesehatan berkelanjutan.
Pemusnahan rekam medis manual akan ditetapkan di kemudian hari dengan
kebijakan atau keputusan baru dari Kepala Klinik Satelit UI Makara sesuai dengan
situasi dan kondisi yang terjadi pada saat tersebut. Pemusnahan manual ini
menyangkut hasil evaluasi pemakaian sistem e-Health selama setahun pemakaian
sampai dengan Bulan Januari Tahun 2020. Hasil evaluasi tersebut akan menentukan
apakah rekam medis manual sudah layak untuk dimusnahkan atau tidak dapat
dimusnahkan terlebih dahulu selama sistem e-Health masih memerlukan
perkembangan lebih lanjut demi menunjang pelayanan kesehatan di Klinik Satelit UI
Makara.
7. LAMPIRAN

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 7 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

7.1 BAGAN ARUS PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur
Pemusnahan Rekam Medis E-Health
Klinik Satelit UI Makara

No.

Pihak Staf Rekam

Aktivitas Perlengkapan Keluaran
Manajemen Medis

1 Memulai pekerjaan

2 Memberi instruksi pemusnahan

rekam medis pasien yang tidak
kembali terhitung 5 tahun sejak
terakhir mendapat pelayanan Komputer

3 Staf rekam medis membuat berita Rekam medis

acara pemusnahan rekam medis dan pasien telah
meminta pihak e-Health untuk dimusnahkan oleh
memusnahkan rekam medis pihak e-Health

4 Selesai

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 8 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

7.2 BAGAN TABULAR/NARATIF PROSEDUR :

SOP Pemusnahan Rekam Medis E-Health
Klinik Satelit UI Makara
Tahap 1 : Pihak Manajemen Klinik Satelit UI Makara

Memberi instruksi pemusnahan rekam medis pasien yang tidak kembali terhitung 5
tahun sejak terakhir mendapat pelayanan
Tahap 2 : Staf Rekam Medis Klinik Satelit UI Makara

Membuat berita acara pemusnahan rekam medis medis dan meminta pihak e-Health
untuk memusnahkan rekam medis

SELESAI

LEMBAR OTORISASI SOP

Mengetahui, Disusun oleh,

Kepala Klinik Satelit UI Makara Koordinator Pendidikan, Pelayanan dan
Penelitian,

Dr. dr. Dhanasari Vidiawati, M.Sc., CM-FM, Sp.DLP Dr. Trevino A. Pakasi, M.S, Ph.D, Sp.DLP.
NIP196503131991032001 NUP0107050168

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
 NO. SOP : SOP- /UN2.R1.9/OTL.00/2019
Revisi :-
UNIVERSITAS INDONESIA Kategori :
Halaman : 9 dari 9
Alamat
Jl. Prof. Dr. Soemantri Brodjonegoro
Kampus UI Depok 16424
T. (021) 78881017, 78888176
E. kliniksatelit.depok@ui.ac.id
PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

DAFTAR TILIK SOP PEMUSNAHAN REKAM MEDIS E-HEALTH

No. Langkah Kegiatan Ya Tidak
1 Apakah Pihak Manajemen memberi instruksi pemusnahan
rekam medis pasien yang tidak kembali terhitung 5
tahun sejak terakhir mendapat pelayanan?
2 Apakah Staf Rekam Medis membuat berita acara
pemusnahan rekam medis medis dan meminta
pihak
e-Health untuk memusnahkan rekam medis?

CR.............................................%

Depok,..............................
Pelaksana/Auditor

(.......................................)

Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”
Dokumen ini sepenuhnya dikendalikan oleh Staf Administrasi Klinik. Setiap dokumen yang
tercetak tanpa cap dan paraf asli, akan berstatus
“UNCONTROLLED COPY”