Tugas Operator Sekolah : Fungsi dan

Tanggung Jawab yang Dilakukan

Operator sekolah sering dianggap remeh oleh berbagai pihak.
Tugasnya dipandang sederhana. Padahal jika mengetahui tugas
operator sekolah sebenarnya sangat berat karena tidak hanya
menguras fisik, tetapi juga mental.

Operator sekolah juga seringkali menjadi obyek yang sering

disalahkan jika terjadi masalah. Karena itu kejelian dan ketelitian
mutlak diperlukan oleh seorang operator sekolah.

Daftar isi Artikel [hide]

 1 Pengertian Operator Sekolah
 2 Syarat Menjadi Operator Sekolah
 3 Rincian Tugas Seorang Operator Sekolah
o 3.1 1. Melakukan Entry Data
o 3.2 2. Melakukan Validasi Data
o 3.3 3. Pembaruan Data Sekolah
o 3.4 4. Penyetaraan Data Sekolah Dengan Server
o 3.5 5. Melakukan Pengarsipan Data Sekolah
o 3.6 6. Membantu Pekerjaan Pihak Lain

Pengertian Operator Sekolah

Operator sekolah merupakan salah satu bagian dari sekolah yang
diberi mandat untuk mengelola data sekolah. Data-data sekolah
ini kemudian harus disampaikan kepada pusat terutama dalam
hal Dapodik (Data Pokok Pendidik). Penyampaian data ini harus
dilakukan dengan tepat, cepat, dan akurat sehingga tidak terjadi
kesalahan dalam hal input data.

Kesalahan dalam penginputan data sekolah pada server dapat

berakibat fatal. Hal yang sering menjadi masalah adalah pencairan
tunjangan pendidik terhambat. Namun tidak jarang pula,
kesalahan terjadi karena tenaga pendidik salah memberikan data.
Jika hal ini terjadi, operator sekolah hanya dapat menyarankan
tenaga pendidik untuk membenarkan data.

Syarat Menjadi Operator Sekolah

Syarat utama menjadi seorang operator sekolah adalah melek dan
mahir serta tidak gagap dengan teknologi. Pekerjaan menjadi
operator sekolah akan secara langsung berhadapan dengan hal-
hal yang menyangkut teknologi, terutama teknologi informasi dan
komunikasi. Oleh sebab itu, seorang operator sekolah dituntut
untuk mampu mengoperasikan komputer dan menguasai
perangkat lunak di dalamnya.

Selain itu, operator sekolah juga dituntut untuk tingkat ketelitian

yang tinggi. Dengan memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, tugas
operator sekolah dapat diselesaikan dengan baik. Ditambah
dengan kemampuan mengoperasikan komputer dan menguasai
perangkat lunak tentu akan sangat membantu operator sekolah
menyelesaikan tugasnya dengan baik, cepat, dan akurat.

Rincian Tugas Seorang Operator Sekolah

Seorang operator sekolah pada umumnya berasal dari tenaga tata
usaha sekolah yang memiliki kemampuan mengoperasikan
komputer dengan sangat baik. Hal ini tidak lepas dari tugas
operator sekolah yang tidak bisa dilepaskan dari penggunaan
komputer dan perangkat lunak di dalamnya. Selain itu, alasan
seorang operator sekolah berasal dari tenaga tata usaha adalah
karena operator sekolah lebih banyak berkutat dengan
administrasi sekolah.

Data administrasi sekolah ini dipegang oleh operator sekolah

untuk kemudian dilakukan pengarsipan secara digital. Selain itu
operator sekolah juga berwenang untuk melakukan update dan
penyelarasan data-data sekolah dengan server yang ada di pusat.
Secara mendetail, tugas seorang operator sekolah dalam
penyelarasan data sekolah termasuk pendidik dengan server di
pusat dapat dijabarkan berikut.

1. Melakukan Entry Data

Operator harus memasukkan data-data yang diperlukan oleh

server pusat. Data-data seperti Formulir Peserta Didik (F-PD),
Formulir Sekolah (F-SEK), dan Formulir Pendidik dan Tenaga
Kependidikan (F-PTK) harus disiapkan terlebih dahulu. Masing-
masing formulir diisi secara manual oleh pihak-pihak terkait untuk
kemudian diserahkan kepada operator sekolah.

Operator memasukkan data sesuai dengan isian yang terdapat

dalam formulir ke dalam server pusat. Memasukkan data ini
bukan perkara mudah karena data-data dalam formulir tersebut
tidak sedikit. Perlu kejelian dan ketelitian tinggi agar tidak terjadi
kesalahan. Jika diperlukan, seorang operator sekolah dapat
melakukan koordinasi dengan berbagai pihak untuk membantu
tugas-tugasnya.

2. Melakukan Validasi Data

Sebelum data-data tersebut dinaikkan ke dalam server, ada

baiknya seorang operator melakukan validasi dan verifikasi data
sebelumnya. Validasi dan verifikasi data mutlak diperlukan agar
tidak terjadi kesalahan atau data ganda yang akan diinput ke
dalam server dapodik. Data ganda atau daya yang tidak valid tidak
akan bisa diproses oleh server dapodik.

Validasi dan verifikasi data tidak harus dilakukan sendiri oleh

seorang operator sekolah. Jika data-data yang diminta adalah data
tentang diri pendidik, maka sebaiknya operator sekolah meminta
pendidik tersebut untuk melakukan validasi. Operator sekolah
juga dapat meminta pihak lain untuk melakukan validasi dan
verifikasi data jika ternyata data tersebut tidak termasuk dalam
ranah dan tugas operator sekolah.

3. Pembaruan Data Sekolah

Data-data yang berkaitan dengan sekolah, baik itu data siswa, data
pendidik, atau data sekolah itu sendiri tentu berubah setiap
tahunnya. Oleh sebab itu, salah satu tugas operator sekolah
adalah melakukan pembaruan terhadap data-data tersebut.
Pembaruan ini dapat dilakukan secara berkala sehingga data-data
yang berada di dalam server dapodik senantiasa data terbaru.

Untuk melakukan pembaruan data ini, operator sekolah dapat

meminta bantuan berbagai pihak terkait yang dianggap
bersangkutan. Jika data tentang pendidik misalnya, maka operator
dapat meminta pendidik terkait untuk melakukan pembaruan
data dirinya sebelum kemudian diunggah ke dalam server
dapodik. Operator sekolah juga sebaiknya tidak memperbarui
data hanya berdasarkan apa yang dia ketahui.

4. Penyetaraan Data Sekolah Dengan Server

Tugas selanjutnya seorang operator sekolah adalah melakukan

penyetaraan data sekolah sebenarnya dengan data yang ada pada
server. Pada beberapa waktu tertentu, sistem dapodik akan
memberikan kesempatan bagi sekolah untuk melakukan
penyetaraan data-data yang diperlukan. Operator sekolah dapat
memanfaatkan kesempatan untuk melakukan penyetaraan data.

Penyetaraan data dilakukan setelah data-data baru dari sekolah

diberikan. Sehingga ada perubahan data asli dengan data yang
ada di server. Penyetaraan juga dapat dilakukan jika ternyata
terdapat kesalahan data pada server, sehingga data pada server
berbeda dengan data sebenarnya. Sebelum melakukan
penyetaraan, pastikan semua data yang ada pada operator adalah
data terbaru.
5. Melakukan Pengarsipan Data Sekolah

Setelah data yang ada pada server dapodik sudah dipastikan

benar, tugas operator sekolah masih belum selesai. Berikutnya
adalah melakukan pengarsipan terhadap data-data tersebut.
Mengarsip data-data sekolah sebaiknya tidak hanya dilakukan
dalam bentuk hardcopy saja melainkan juga softcopy atau dalam
bentuk digital.

Arsip dalam bentuk digital ini akan lebih aman dan lebih mudah
dicari di kemudian hari. Proses pengarsipan dalam bentuk digital
ini membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Melakukan
digitalisasi data dari kertas menjadi berkas-berkas digital bisa
diselesaikan berhari-hari. Karena itu seorang operator sekolah
juga dituntut untuk memiliki kesehatan fisik yang prima.

6. Membantu Pekerjaan Pihak Lain

Tugas seorang operator sekolah seringkali tidak berhenti sampai

hal-hal yang berkaitan dengan dapodik saja. Tidak jarang, seorang
operator sekolah harus membantu pekerjaan lain seperti
membuat rencana dan laporan anggaran atau proposal sebuah
kegiatan sekolah. Selain dalam urusan perkantoran, data-data
yang disimpan oleh operator sekolah diperlukan untuk keperluan
ini.

Tuntutan utama seorang operator adalah mahir mengoperasikan

komputer dan perangkat lunak untuk keperluan pengetikan. Tidak
semua pihak di sekolah mahir menggunakan komputer. Oleh
sebab itu kemudian operator sekolah diberi tanggung jawab untuk
melakukan beberapa tugas yang berkaitan dengan administrasi
yang melibatkan teknologi dan informasi.

Mengingat tugas operator sekolah sangat menumpuk,

membutuhkan ketelitian, fisik dan mental yang prima. Seorang
operator sekolah harus bekerja terus tanpa henti agar kegiatan
sekolah dapat berjalan dengan lancar dan tanpa hambatan.
Sebagai operator sekolah memang dituntut menjadi pribadi yang
serba bisa, karena itu tidak salah jika operator sekolah disebut
juga jantung sekolah.