PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET

No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

A. VALIDASI
Tanggal Pengesahan

Tgl :
Bulan :
Tahun :

B. TUJUAN
1. Memberikan gambaran secara umum standar penerimaan dan pengiriman dokumen, paket
kepada seluruh Karyawan PT. Perusahaan Group.
2. Dengan adanya SOP penerimaan dan pengiriman dokumen dan paket PT. .....memiliki
langkah untuk pencegahan preventif, dapat mengambil keputusan dengan mengacu pada
ketentuan di SOP ini.

C. RUANG LINGKUP
1. Prosedur ini berlaku untuk kalangan dan kepentingan PT. Perusahaan Group
2. Divisi/Departemen/Unit yang menjadi penanggung jawab utama prosedur ini adalah
Div/Dept/Unit Operation
3. Divisi/Departemen/Unit/pihak selain dari pihak penanggung jawab utama, bertanggung
jawab sebatas tugas yang dikerjakan dan hasilnya di dalam prosedur ini.

D. SINGKATAN
1. CSO : Customer Service Officer
2. Kacab : Kepala Cabang
3. SARA : Suku Agama dan Ras
4. SOP : Standard Operational Procedure
5. STNK : Surat Tanda Nomor Kendaraan
6. BPKB : Bukti Pemilik Kendaraan Bermotor

E. KEBIJAKAN
1. Analogy jabatan, CSO dimaksud pada prosedur ini termasuk Admin dan Kepala Cabang yang
terlibat dalam serah terima paket.
2. Dokumen adalah berkas dalam bentuk port folio, map, buku, arsip, company profile maupun
kertas dalam bentuk lain.
3. Paket adalah barang/benda dalam bentuk apapun yang telah dibungkus rapi dengan
berbagai media pembungkus.
4. Karyawan khususnya Kacab, CSO, dan Driver dilarang menerima apalagi sampai membawa
dokumen terlarang.
1

5. Dokumen terlarang yang dimaksud adalah :

Page

1) Dokumen berisi tentang content yang berbau Pornografi dan SARA.

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

2) Dokumen/surat-surat illegal (ijasah palsu, stnk palsu, bpkb palsu, dll)

3) Dokumen/surat berharga (sertifikat tanah, obligasi, cheque, giro, dll)
6. Karyawan khususnya Kacab, CSO, dan Driver dilarang menerima apalagi sampai membawa
paket dengan kategori barang/benda terlarang, diantaranya :
1) Narkotika/Narkoba,
2) Minuman beralkohol/miras
3) Senjata tajam
4) Senjata api,
5) Bahan peledak, dan
6) Cairan kimia berbahaya.
7) Rokok tanpa cukai
8) Barang BM (Black Market)
7. PT. .....tidak menerima paket berupa hewan peliharaan (Pets) segala jenis apapun. Hal
tersebut bertujuan guna mencegah penumpang yang memiliki alergi terhadap hewan-hewan
tertentu yang bisa menyebabkan virus atau kambuhnya penyakit jika terdapat riwayat
terhadap alergi dari jenis hewan tertentu.
8. Sebelum melakukan penerimaan dokumen dan paket, CSO wajib menanyakan terlebih
dahulu kebenaran isi dari kiriman tersebut dan CSO wajib menolak secara halus apabila
barang yang dimaksud sesuai dengan poin 3-6.
9. Beberapa media yang digunakan sebagai sarana administrasi pengiriman dan penerimaan
paket , sbb :
a) Log Book
Digunakan sebagai sarana serah terima dan merekap keluar masuknya paket selama
satu hari.
b) Resi
Digunakan sebagai sarana serah terima antara Perusahaan dengan sipengirim dan
penerima paket.
c) SPJ
Digunakan sebagai media surat jalan internal Perusahaan dan serah terima paket dari
awal sampai cabang tujuan.
10. Jika diketahui kedapatan menerima barang yang dimaksud pada poin 3-6 dengan sengaja
atau bekerjasama dengan pengirim (oknum) untuk mendapat keuntungan pribadi tanpa
memikirkan dampak bagi perusahaan, maka PT. ..... tidak bertanggungjawab atas segala
tindakan hukum yang terjadi kepada sikaryawan sebagai akibat dari perbuatannya.
11. Penentuan biaya pengiriman paket ditentukan dari berat dan jarak tempuh kota tujuan
berdasarkan Tabel daftar harga pengiriman paket Perusahaan.
12. Penambahan charge dikenakan apabila menggunakan jasa kurir yang mengantar
dokumen/paket sampai alamat tujuan penerima. Terkait penambahan jasa kurir atas biaya
pengiriman harap disampaikan diawal (ambil di agen atau antar sampai alamat tujuan)
ketika transaksi.
2

13. CSO (cabang asal) wajib melakukan pencatatan pada log book, menginput identitas
Page

sipengirim dan sipenerima paket beserta kota tujuan berikut alamat lengkapnya.
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

14. CSO wajib mencetak resi ditandatangani Pengirim bersama CSO dan SPJ ditandatangani CSO
bersama Driver.
15. SPJ digunakan sebagai media serah terima dokumen/paket antara CSO asal – Driver –
Checker - CSO tujuan.
16. Pihak-pihak yang tercantum pada SPJ sebagaimana dimaksud pada poin 15, serah terima
wajib menghitung jumlah paket yang dibawa atau diterima sebelum menandatangani SPJ.
17. Apabila ada paket yang kurang disebabkan tertinggal atau kurang maka wajib dituliskan
pada kolom keterangan di SPJ.
18. Serah terima dengan kurir ekspedisi menggunakan Log Book Ekspedisi
19. Struk pengiriman wajib dicetak dan disteples bersama SPJ
20. Resi pengirim ditulis secara manual dengan pendistribusian sbb :
a) Lembar (1) asli : Pengirim
b) Lembar (2) copy : Cabang tujuan
c) Lembar (3) copy : Penerima
21. Dokumen /paket yang telah sampai di cabang tujuan wajib dilakukan serah terima oleh
Driver bersama CSO (cabang tujuan) yang sedang bertugas dan menandatangani SPJ.
22. Resi lembar (2,3) jika paket dikirim menggunakan jasa kurir, wajib ditandatangani penerima
dan dikembalikan ke cabang tujuan sebagai bukti dari kurir bahwa paket telah diterima
dengan baik oleh sipenerima.
23. CSO (cabang tujuan) wajib mencatat pada log book dan menginput nomor resi
paket/dokumen yang sudah diterimanya sebagai bukti secara database atau file.
24. Setiap dokumen/paket yang telah diambil wajib dicatat pada log book atau menginput
kembali pada system bahwa dokumen/paket telah diambil oleh penerima.
25. Ketentuan-ketentuan lain yang diluar tanggungjawab Management PT. .....diatur sebagai
berikut :
a) Semua resiko teknis yang terjadi selama dalam pengangkutan yang menyebabkan
barang yang dikirim tidak berfungsi atau berubah fungsi, baik yang menyangkut masalah
mesin maupun barang elektronik seperti : TV, Kulkas, laptop, note book, computer,
handphone dan barang elektronik sejenisnya.
b) Keterlambatan dan kerusakan atau kehilangan dokumen/paket yang disebabkan force
majeur (bencana alam, huru-hara, perang, pencurian, perampokan, pembajakan).
c) Semua penahanan/penyitaan dan pemusnahan terhadap barang/dokumen oleh aparat
atau instansi pemerintah (Bea cukai, kepolisian, kejaksaan, dll) sebagai akibat hukum
dari keadaan jenis barang/dokumen yang bersangkutan.
d) Kerusakan/kehilangan paket dan dokumen yang disebabkan karena pembungkusan
(packing) yang tidak sempurna oleh sipengirim.
e) Tuntutan dalam bentuk apapun atas tidak diterimanya dokumen/paket setelah 14 hari
terhitung sejak tanggal pengiriman bukan tanggungjawab PT. Perusahaan Group
26. Paket yang tidak diambil dalam kurun waktu 20 hari kerja setelah sampai cabang tujuan dan
telah dinformasikan kepada pengirim atau penerima paket, maka Kacab wajib
3

menindaklanjuti perihal tersebut.

Page
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

27. Jika dalam waktu 14 hari sejak paket/dokumen dikirim tidak ada keluhan atau klaim dari
pihak penerima, maka dianggap telah diterima dengan baik dan benar.
28. Klaim hanya dapat dilakukan dan diselesaikan di kantor/cabang Perusahaan pengiriman
dengan melampirkan :
a) Berita acara kehilangan atau kerusakan yang ditandatangani oleh pihak penerima dan
petugas pengirim ditempat tujuan.
b) Dokumen pendukung (resi pengiriman).
29. Kehilangan atau kekurangan atas dokumen/paket yang disebabkan oleh kelalaian pihak
Perusahaan maka akan dilakukan penggantian maksimal 10 kali dari biaya pengiriman
paket/dokumen yang hilang atau maksimal Rp. 1.000.000,- untuk barang bervalue tinggi,
barang pecah belah yang membutuhkan penanganan khusus dan asuransi.
30. Tata arsip administrasi penerimaan dan pengiriman dokumen, paket akan diatur lebih lanjut
secara terpisah dari prosedur ini.
31. Hal-hal yang belum diatur diluar dari prosedur ini maka akan diputuskan lebih lanjut oleh
GM dan Direksi melalui pengajuan perubahan SOP maupun pembuatan Memo yang sifatnya
temporary sampai dengan adanya revisi terbaru dari SOP ini.

F. DETAIL PROSEDUR (ALUR PROSES)

Urutan Prosedur Pelaksana

1. Datang ke kantor cabang Perusahaan membawa dokumen/paket

yang akan dikirim dan menemui CSO yang bertugas menanyakan Pengirim
jadwal pemberangkatan yang diminta.

4
Page
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

Urutan Prosedur Pelaksana

2. Terima kedatangan pengirim dan persilahkan untuk duduk.

3. Jelaskan syarat dan ketentuan pengiriman paket dan dokumen di
Perusahaan.
4. Tanyakan isi dari dokumen atau paket yang akan dikirim
5. Jika isi dokumen atau paket tidak memenuhi syarat yaitu berupa
benda atau barang terlarang maka lakukan penolakan secara halus.
Jika isi dokumen atau paket memenuhi syarat lanjutkan proses
berikutnya.
6. Lakukan penimbangan atas paket dan dokumen tersebut,
konfirmasikan kepada sipengirim biaya yang akan dibayarkan. CSO
7. Catat pada Log book dan input kedalam system/program identitas
pengirim, no hp pengirim, kota tujuan dan alamat tujuan, nama
penerima, no hp penerima.
8. Siapkan Resi pengiriman untuk dilakukan pencetakan
9. Cetak Resi sebanyak 3(ply)
10. Tandatangani resi pengiriman bersama sipengirim
Pendistribusian resi sbb :
a) Lembar (1) asli : Pengirim
b) Lembar (2,3) copy : Ditempel pada paket/dokumen

11. Terima penjelasan dari CSO mengenai syarat dan ketentuan

pengiriman dokumen dan paket.
12. Terima konfirmasi berat dari paket dan biaya yang harus dibayar
Pengirim
13. Lakukan pembayaran
14. Tandatangani pada kolom “Pengirim” dan terima resi lembar (1)
copy sebagai bukti dokumen/paket telah disetujui untuk diproses.

15. Resi lembar (2,3) copy ditempel pada dokumen atau paket
16. Lakukan serah terima paket dengan driver menggunakan Log Book
CSO
17. Hitung jumlah paket yang akan dibawa Tandatangani SPJ dan tulis
jam serah terima

18. Terima SPJ, tandatangani dan tulis jam serah terima, terima paket
beserta resi pengiriman dari CSO dan lakukan pengantaran sesuai
cabang yang dituju. Driver
19. Setibanya check point lakukan serah terima paket bersama checker
menggunakan SPJ dengan cara menghitung jumlah paket yang
dibawa
5
Page
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

Urutan Prosedur Pelaksana

20. Terima SPJ dari driver dan hitung jumlah paket yang dibawa, jika
tidak sesuai dengan jumlah yang sebenarnya tanyakan pada driver
penyebabnya dan isi kolom keterangan, jika sesuai ko lom
Checker
keterangan tetap dikosongkan
21. Tandatangani SPJ, beri stempel dan tulis serah terimanya.
22. Serahkan kembali SPJ kepada Driver.

23. Terima SPJ, paket dan resi dari driver, catat pada log book, input
kedalam system
24. Hitung ulang paket bersama driver
25. Tanda tangani SPJ dan tulis jam serah terima CSO Cabang tujuan
26. Informasikan ke hp sipenerima paket telah sampai.
27. Jika menggunakan jasa kurir, informasikan ke pada kurir agar paket
segera di kirim ke alamat tujuan

I. PENGAMBILAN DI AGEN
28. Terima informasi dari Perusahaan bahwa paket telah sampai.
29. Datang ke kantor cabang Perusahaan untuk melakukan Penerima
pengambilan paket.
30. Temui CSO dan tanyakan dokumen atau paket yang akan diambil

31. Terima kedatangan tamu (penerima paket), persilahkan duduk

32. Ambil dokumen atau paket yang ingin diambil
CSO cabang tujuan
33. Lakukan serah terima paket dengan penerima dan catat pada log
book.

34. Terima dokumen atau paket dari CSO

35. Tandatangani log book sebagai bukti dokumen telah dilakukan Penerima
pengambilan

II. JASA KURIR

36. Terima informasi adanya paket yang harus segera dikirim.
37. Lakukan serah terima paket dengan CSO menggunakan Log Book. Kurir
38. Kirim paket kemasing-masing alamat tujuan.
39. Serahkan paket kepada penerima dan mintakan tandatangan di Resi
40. Segera kembali kantor cabang dengan membawa resi yang telah
ditandatangani penerima sebagai bukti paket telah diterima dengan
baik.
6
Page
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGIRIMAN DOKUMEN, PAKET
No. Register :
Divisi : Operation
Departement : Operation
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 1 November 2016

G. LAMPIRAN-LAMPIRAN
Tabel daftar harga pengiriman paket Perusahaan.
Surat Perintah Jalan

7
Page