LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENANGANAN SURAT KELUAR

MENGGUNAKAN SISTEM BUKU REGISTER DIKANTOR DESA
JOMBANG TAHUN 2023

Oleh :

Ana Nur Rohmah

NIS : 604/138.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL

MA’ARIF
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
KOMPETENSI KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
JOMBANG JEMBER
MEI,2023
 LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENANGANAN SURAT KELUAR

MENGGUNAKAN SISTEM BUKU REGISTER DIKANTOR DESA
JOMBANG TAHUN 2023

Disusun untuk melengkapi tugas Praktik Kerja Industri

Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif
Kompetensi Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran

Oleh :

Ana nur rohmah

NIS : 604/138.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL

MA’ARIF
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
KOMPETENSI KEAHLIAN OTOMATISASI TATA KELOLA
PERKANTORAN
JOMBANG JEMBER
MEI,2023

i
 HALAMAN PERSETUJUAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

DI SMK MABDAUL MA'ARIF

Diajukan kepada

Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif Untuk Diujikan

Dalam Rangka Melengkapi Tugas Praktik Kerja Industri

Oleh:

Ana nur rohmah

NIS : 604/138.110

Disetujui Oleh :

Pembimbing Prakerin Kepala Kompetensi Keahlian

Langgeng Kusumo Admojo S.H Felyatus Sholeha,S.Pd

Mengetahui,
Waka Humas

Saiful Bahri,S.Pd.I.

ii
 HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Diajukan Kepada

SMK Mabdaul Ma’arif Jombang Jember Untuk Diujikan Dalam Rangka

Memenuhi Persyaratan Mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian

Disahkan Pada:

Hari : Senin

Tanggal : 13 Februari

Oleh:

Pimpinan Tempat Prakerin Penguji

Drs. Sugeng sutrisno Felyatus Sholeha,S.Pd

Mengetahui,

Kepala SMK Mabdaul Ma’arif Jombang, Jember

Imam Taufiq Akbar,S.Pd.I.

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmatnya serta hidayah-Nya sehingga penyusun bisa
menyelesaikan penyusunan laporan Pratik Kerja Industri SMK Mabdaul Maárif
Jombang .
Dalam proses penyusunan laporan ini, penyusun mendapatkan banyak
sekali bantuan, bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, sehingga dalam
kesempatan ini penyusun juga bermaksud menyampaikan rasa terima kasih
kepada:
1. Bapak Imam Taufiq Akbar,S.Pd selaku Kepala Sekolah Menengah
Kejuruan Mabdaul Maárif Jombang-Jember.
2. Ibu Felyatus Sholeha,S.Pd. Selaku Kepala progarm keahlian adminnistrasi
perkantoran SMK Mabdaul Maárif Jombang-Jember.
3. Drs. Sugeng Sutrisno Selaku pimpinan Kantor Desa jombang yang telah
membimbing kami selama pelaksanaan prakerin.
4. Langgeng Kusumo Admojo S.H selaku pembimbing Prakerin dari sekolah.
Penyusun berharap laporan yang telah disusun ini bisa memberikan
manfaat untuk menambah pengetahuan para pembaca, dan akhir kata, dalam
rangka perbaikan selanjutnya, penyusun akan terbuka terhadap saran dan masukan
dari semua pihak karena penyusun menyadari laporan yang telah disusun ini
memiliki banyak sekali kekurangan.

Jember,18 Maret 2023

Penyusun

Ana nur rohmah

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................

LEMBAR PERSETUJUAN...............................................................................

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................

KATA PENGANTAR.........................................................................................

DAFTAR ISI........................................................................................................

DAFTAR GAMBAR...........................................................................................

DAFTAR LAMPIRAN.......................................................................................

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin.......................................................

B. Tujuan Prakerin.........................................................................................
C. Manfaat Prakerin.......................................................................................
1. Manfaat bagi Siswa Prakerin...............................................................
2. Manfaat bagi SMK Mabdaul Maarif..................................................
3. Manfaat bagi Perusahaan atau Instansi................................................
D. Kompetensi Tamatan OTKP.....................................................................
E. Metode Pengumpulan Data.......................................................................

BAB II KEGIATAN PRAKERIN

A. Tempat dan Waktu Pelaksanan Prakerin...................................................

B. Pelaksanan Bimbingan Prakerin................................................................
C. Kegiatan Prakerin......................................................................................
D. Permasalahan yang dihadapi Siswa Prakerin............................................
E. Hasil yang dicapai dalam Pelaksanan Prakerin.........................................
F. Gambaran Umum tentang Tempat Prakerin..............................................
G. Jenis tempat prakerin................................................................................

BAB III KAJIAN PENELITIAN

v
 A. KAJIAN TEORI.......................................................................................
1. Pengertian surat............................................................................
2. pengertian surat keluar...................................................................
3. faktor – faktor dibuatnya surat.......................................................
4. langkah – langkah penanganan surat keluar
menggunakan buku register..........................................................

B. Temuan Studi
1. Membuat surat keterangan usaha
2. Membuat surat keterangan catatan kepolisian
3. membuat surat keterangan kehilangan
4. membuat surat keterangan tidak mampu
5. membuat surat keterangan domisili
6. membuat surat keterangan pindah
7. meregister surat kelahiran
8. meregister surat usaha
9. meregister surat pindah
10. meregister surat domisili

BAB IV PENUTUP

A. Ksesimpulan
B. Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN – LAMPIRAN

vi
 DAFTAR GAMBAR

2.1 Gambar struktur pemerintahan Desa Jombang

3.1 Gambar surat keterangan usaha

3.2 Gambar surat keterangan catatan kepolisian

3.3 Gambar surat keterangan kehilangan

3.4 Gambar surat keterangan tidak mampu

3.5 Gambar surat keterangan domisili

3.6 Gambar surat keterangan pindah

3.7 Gambar buku register kelahiran

3.8 Gambar buku register surat usaha

3.9 Gambar buku register surat pindah

3.10 Gambar buku register surat domisili

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

A. Dokumentasi kegiatan praktik kerja industri

B. Daftar hadir praktik kerja industri
C. Jurnal praktik kerja industri

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah salah san jenjang
pendidikan menengah yang khusus mempersiapkan lulusarmy’s can sp
bekerja. Menurut Evans dalam Djojonegors (1999), pendidikan kejaran
adalah bagian dari sistem pendidikan yang mempersiapkan seseorang age
lebih mampu bekerja pada suatu kelompok pekerjaan ata satu bidang
pekerjaan daripada bidang-bidang pekerjaan lainnya. Denge pengertian
bahwa setiap bidang studi adalah pendidikan kejuruan sepanjang bidang
studi tersebut dipelajari lebih mendalam dan kedalaman tersebut
dimaksudka sebagai bekal memasuki dunia kerja. Pendidikan kejuruan
adalah pendidikan yang mempersiapkan peserta didik untuk dapat bekerja
dalam bidang tertenta Pengertian tersebut menunjukkan bahwa setiap
institusi yang menyelenggarakan pendidikan kejuruan harus berkomitmen
menjadikan tamatannya mampu bekerja dalam bidang tertentu
(Depdikbul, 1995) Berdasarkan definisi tersebut, maka sekolah menengah
kejuruan sebagai subsistem pendidikan nasional seyogyanya
mengutamakan mempersiapkan peserta didiknya untuk mampu memilih
karir, memasuki lapangan kerja. Berkompetisi, dan mengembangkan
dirinya dengan sukses di lapangan kerj yang cepat berubah dan
berkembang
Salah satu faktor penentu dalam proses pendidikan yang
mendukung ketercapaian tujuan SMK adalah kerja sama antara SMK
dengan dunia pendidikan tinggi dan dunia usaha atau industri. Semakin
erat hubungan antara SMK dengan dunia pendidikan tinggi, logikanya
semakin baik kualitas tamatannya, yang berarti kualitas tamatan dapat
ditingkatkan karena di dunia pendidikan tinggi, ilmu dan teknologi akan

1
berkembang. Demikian pula dunia usaha akan mampu memberikan
pengalaman kerja praktis untuk menunjang kualitas tamatan.

2
 8

Praktik Kerja Industri (Prakerin) adalah kegiatan pendidikan,

pelatihan dan pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha atau dunia
industri yang relevan dengan kompetensi siswa sesuai bidangnya Secara
umum, pelaksanaan kegiatan Prakerin bertujuan untuk memberikan
pengalaman kerja langsung kepada siswa guna mempersiapkan diri
mereka sebelum memasuki dunia kerja yang sesungguhnya Dalam rangka
mewujudkan tujuan tersebut. SMK Mabdaul Ma’arif selaku
penyelenggara pendidikan kejuruan pun telah memberikan kesempatan
kepada siswa melalui kegiatan Prakerin yang berlangsung dalam jangka
tiga bulan Praktik Kerja Industri yang telah diselenggarakan oleh SMK
Mabdaul Ma’arif telah memberikan sebuah pengalaman yang sangat
bermanfaat bagi siswa dalam menambah wawasan dan pengalaman di
dunia kerja serta dapat menunjang siswa dalam memahami dan
menerapkan teori-teori ilmu yang telah diperoleh selama pembelajaran di
kelas.
Salah satu program studi yang terdapat di SMK Mabdaal Ma’arif
adalah Program Studi Administrasi Perkantoran yang mempelajari tentang
serangkaian kegiatan dalam organisasi yang terkait dengan manajemen
data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematis
Administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas pecans,
mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawan
berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan
tata aba yang tertib. Dalam rangka mewujudkan tujuan pelaksanaan
Prakerin Programs Studi Administrasi Perkantoran, maka dunia
usaha/dunia industri yang sesuai untuk memberikan pengalaman kerja
bagi siswa adalah instansi pemerintah
Kantor Desa Jombang adalah salah satu instansi pemerintah yang
dipilih oleh SMK Mabdaul Ma’arif sebagai tempat pelaksanaan Prakerin
Pelaksanaan Prakerin di Kantor Desa Jombang telah memberikan
kesempatan kepada penyusun untuk memahami dunia kerja yang
sebenarnya dan mengetahui secara langsung proses surat-menyurat mulai
 9

dari proses membuat surat sampai proses akhir yang selama ini penyusun
pelajari di sekolah. Dengan waktu yang relatif singkat, pelaksanaan
Prakerin cukup memberikan manfaat dan pengetahuan bagi penyusun
dalam melakukan kegiatan administrasi dan pelayanan masyarakat.
Salah satu kegiatan administrasi yang telah dipraktikkan penyusun
adalah terkait penanganan surat keluar melalui buku register. Maka,
dalam laporan ini, penyusun akan melaporkan hasil kegiatan Prakerin
dengan Judul “Penanganan Surat Keluar Menggunakan Sistem Buku
Register Di kantor Desa Jombang”

B. Tujuan Praktik Kerja Industri

1. Untuk mempersiapkan tamatan yang memiliki keahlian profesional
dalam bidang administrasi perkantoran yang sesuai dengan tuntutan
lapangan kerja dan meningkatkan efisiensi psoses pendidikan serta
memberikan pelatihan tenaga kerja yang berkualitas dan profesional.
2. Untuk memberi pengakuan dan perhargaan terhadap pengalaman kerja
sebagai bagian dari proses pendidikan sekaligus membentuk pola pikir
dan tingkah laku mandiri yang sesuai dengan tujuan pendidikan.
3. Untuk memperkokoh hubungan berkaitan dan kesepadanan (Link and
Match) antara SMK dan industri serta mengembangkan dan
menginternalisasi sikap dan nilai professional.

C. Manfaat Praktik Kerja Industri

1. Manfaat bagi SMK Mabdauk Ma’arif Jombang
Manfaat Praktik Kerja Industri bagi SMK adalah utk
memantapkan materi-materi yang telah diberikan, memudahkan untuk
tercapainya keahlian profesional bagi peserta didik, memberikan
keterampilan dan pengalaman tambahan untuk modal kerja setelah
Julus, memepererat hubungan kerja sama antara pihak lembaga
dengan dunia usaha/dunia industri, dan lembaga menjadi lebih dikenal
oleh instansi terakit yang menjadi tempat pelaksanaan Prakerin.
 10

2. Manfaat bagi Perusahaan atau Instansi

Manfaat Prakerin bagi perusahaan/instansi adalah perusahaan
dapat mengetahui persisi kualitas peserta didik yang melakukan
Prakerin sehingga perusahaan dapat memberikan penilaian terkait
perserta didik yang memungkinkan adanya peluang perekrutan oleh
perusahaan, membantu meringankan adanya pekerjaan yang ada
ditempat Prakerin, dan selama peserta didik telah mengikuti proses
kerja secara aktif diharapkan akan memberikan keuntungan bagi
perusahaan yang menjadi tempat Prakerin.

3. Manfaat bagi Siswa Prakerin

Dengan adanya Praktik Kerja Industri ini, peserta didik akan
mendapatkan gambarang nyata tentang dunia kerja yang
sesungguhnya, berguna untuk melatih mental kerja yang siap pakai,
dan peserta didik diharapkan memiliki keahlian-keahlian tertentu
sesuai kebutuham dunia kerja, sehingga dapar meningkatkan taraf
hidupnya maupun bekal untuk pengembangan diri secara
berkelanjutan. Selain itu, Prakerin memberikan kesempatan kepada
peserta didik khususnya kompetensi keahlian otomatisasi dan tata
kelola perkantoran untuk mempraktikkan materi yang sudah di
dapatkan di sekolah seperti pembuatan dan penanganan surat-
menyurat, pengelolaan dokumen dan sebagainya.

D. Kompetensi Tamatan Program Keahlian

Standar kompetensi yang harus dicapai oleh siswa Prakerin yaitu
menampilkan diri sebagai manusia beriman dan bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan rohani,
berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung
jawab. Selain itu, agar dapat menghasilkan tamatan SMK yang
mempunyai kemampuan sesuai dengan dunia kerja/dunia usaha,
kompetensi produktif yang harus dimiliki siswa tamatan kompetensi
 11

keahlian Otomatisasi dan tata kelola Perkantoran antara lain sebagai

berikut.
a. Pengetikan naskah atau dokumen.
b. Penanganan telepon.
c. Penataan dan pengelolaan surat atau dokumen.
d. Penataan perjalanan bisnis.
e. Penanganan dana kas kecil.
f. Penyiapan pertemuan rapat.
g. Penanganan aplikasi.
h. Penanganan informasi melalui internet.

E. Metode Pengumpulan Data

1.Teknik Observasi
Teknik observasi adalah teknik pengumpulan data melalui
pengamatan secara langsung terhadap suatu objek dengan mencatat hal-
hal penting yang berhubungan dengan laporan tugas akhir yang akan
penyusun sampaikan sehingga diperoleh data yang lengkap dan akurat.
Penyusun menggunakan metode ini untuk mengamati aktivitas kerja,
situasi dan kondisi dalam kegiatan Prakerin di suatu instansi.

2. Teknik Studi Pustaka

Teknik studi pustaka adalah teknik pengumpulan data dengan
menggunakan data atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis yang
penting dan berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna
memperoleh gambaran secara teoritis yang dapat menunjang terhadap
penyusunan laporan. Teknis studi pustaka penyusun gunakan untuk
memperoleh landasan teori dasar dan penunjang terkait kegiatan
administrasi yang penyusun lakukan selama pelaksanaan Prakerin.

3.Teknik wawancara
 12

Teknik wawancara adalah usaha untuk mengumpulkan informasi

dengan mengajukan sejumlah pertanyaan secara lisan untuk dijawab
secara lisan juga. Teknik ini penyusun gunakan untuk menggali informasi
dari pimpinan instansi dan karyawan berkaitan seputar kegiatan
administrasi yang dilakukan pada instansi tersebut.
4. Teknik Dokumentasi
Teknik dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau
variabel yang berupa catatan transkip, buku, surat, majalah, prestasi serta
benda-benda yang akan memberikan bermacam-macam keterangan.
Penyusun menggunakan teknik dokumentasi untuk memperoleh data
utama dan data penunjang sebagai bukti akurat kegiatan administrasi pada
instansi yang telah penyusun lakukan.
13
 BAB II

KEGIATAN PRAKERIN

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Prakerin

Praktik Kerja Industri dilaksanakan di Kantor Desa Jombang mulai
tanggal 13 Februari sampai dengan 17 April 2023 Dengan jadwal kegiatan
5 hari bekerja dalam satu minggu yang dimulai dari pukul 08.00-13.00
WIB dengan Memakai ketentuan Kantor Desa Jombang.

B. Proses Bimbingan Prakerin

Proses bimbingan prakerin yang dilakukan oleh pembimbing
Dunia Usaha /Dunia Industri selama Prakerin, yakni pembimbing secara
langsung memberi tugas kepada siswa Prakerin agar diselesaikan, jika
siswa merasa belum bisa, maka pembimbing akan memberikan bimbingan
arahan kepada siswa tersebut, demikian seterusnya siswa mulai belajar dan
bekerja mengenal Dunia Usaha /Dunia Industri.

C. Kegiatan Prakerin
Kegiatan adminitrasi yang dilakukan penyusun selama kegiatan
Prakerin adalah sebagai berikut.
1. Mmbuat surat SKCK.
2. Membuat surat kehilangan Kartu Keluarga.
3. Membuat surat pindah.
4. Membuat surat keterangan belum nikah.
5. Membuat surat kelahiran.
6. Membuat surat keterangan.
7. Membuat surat SKTM.
8. Membuat surat kematian.
9. Membuat surat usaha.
10. Membuat surat beda nama.
11. Membuat surat kehilangan Kartu Tanda Penduduk.

13
 14

12. Membuat surat kehilangan Akta Kelahiran.

13. Meregister surat SKCK.
14. Meregister Surat Kelahiran.
15. Meregister Surat Kematian
16. Meregister surat usaha.
17. Meregister buku pindah.
18. Meregister surat domisili.
19. Meregister surat SKTM.
20. Membuat amplop.
21. Menyetempel surat keluar.
22. Meminta tanda tangan ke Kepala Desa.
23. Mengisi lembar F1
24. Mengisi lembar F2

D. Permasalahan yang Dihadapi Siswa Prakerin

Selama kegiatan Prakerin berlangsung, ada beberapa kendala/
permasalahan yang dihadapi didalam DU/DI, antara lain:
1.Kurangnya teliti dalam mengerjakan surat.
2.Saat menyetempel amplop terkadang posisinya tidak tepat.
3.Sulit beradaptasi karena tidak terbiasa dengan lingkungan kerja.
4.Kesulitan berkomunikasi ketika masih pertama kali menangani
administrasi.

E. Hasil yang dicapai dalam pelaksanaan Prakerin

Pelaksanaan Prakerin yang telah penyusun lakukan memberikan
hasil capaian dalam bidang administrasi yaitu penyusun lebih memahami
prosedur penanganan surat melalui sistem buku register khususnya melalui
Kegiatan-kegiatan berikut.
1. Membuat Surat
Selama prakerin penyusun ditugaskan untuk membuat surat dakam bentuk
surat keluar.
 15

2. Meregister surat
Setelah membuat surat penyusun ditugaskan untuk meregister surat yang
sudah dibuat.
3. Meminta tanda tangan kepala Desa
Setelah membuat dan meregister biasanya penyusun ditugaskan untuk
meminta tanda tangan kepala Desa.
4. Membuat amplop
Selain membuat surat penyusun juga ditugaskan untuk membuat amplop
pada waktu luang.

F. Gambaran umum tentang tempat prakerin

1. Sejarah Kantor Desa Jombang

Desa Jombang adalah desa yang terletak pada sebuah kecamatan
yaitu kecamatan Jombang, kecamatan Jombang merupakan hasil
pemekaran dari Kecamatan Kencong. Desa Jombang sendiri berdiri pada
Tanggal 20 April 1901 yang dipimpin oleh seorang Tokoh masyarakat
yang bernama Bapak Karsani, yang konon beliau yang pertama kali yang
babat alas di Desa ini dan masih terdapat 10 rumah (10 KK). Dan karena
beliau adalah seorang kyai dan berdakwah Menyiarkan Agama Islam di
Desa Jombang ini.
Berikut nama-nama Petinggi Desa atau Kepala Desa Jombang
Yang pernah menjabat sampai saat ini adalah:
a. Karsani(1901-1916)
b. Garbin(1916-1920)
c. Surokatiko(1920-1931)
d. Rukiman(1931-1932)
e. Rukiman(1932-1966)
f. Rukiman(1966-1983)
g. H. Makhali(1983-1991)
h. H. Imam Bukhori(1991-1996)
 16

i. Fauzan SH.(1996-2001)
j. Drs. Sugeng Sutrisno(2001-2007)
k. H. Moch. Ilyas(2007-2013)
l. Margono (2013-2019)
m. Drs.Sugeng sutrisno(2019-2025)

2. Visi dan Misi

Visi merupakan gambaran yang menantang tetang keadaan masa depan

yang diinginkan dengan melihat potensi dan kebutuhan desa

a) Visi: Terciptanya masyarakat yang makmur dan sejahtera

melalui peningkatan hasil pertanian sebagai produk unggulan
b) Misi
1) Program Fisik:
(a) Pengembangan dan peningkatan sarana prasarana
jalan Yang menunjang transportasi jalur pertanian,
pendidikan warga dan lintas desa
(b) Peningkatan drainase tepi jalan untuk pembuangan air
Hingga tidak terjadi genangan air di pemukiman kok
warga Pada saat musim hujan.
(c) Membangun sarana olahraga yang layak bagi generasi
muda terutama bola voli dan sepakbola
(d) Penyusunan perencanaan desa secara partisipatif.
2) Non Fisik Menciptakan aparat pemerintahan yang :
profesional demi mewujudkan pelayanan yang maksimal.
17
 18

4.Daftar Perangkat Desa Jombang

DAFTAR PERANGKAT

DESA JOMBANG KECAMATAN JOMBANG

KABUPATEN JEMBER

NO NAMA PENDIDIKAN JABATAN MASA AKHIR

1 Drs.SUGENG SI Kelapa Desa Oktober 2025
SUTRISNO
2 SULARDI SLTA Sekretaris Desa Sept 2024
3 HESTIN SLTA Kasi.Pelayanan Juli 2032
KHOFIFAH
4 DO’UL KOMAR SLTA Kasi.Pemerintahan Agustus 2028
5 MUHAMMAD SLTA Kasi.Kesejahteraan Maret 2038
IQBAL
6 ABDUL BASAR SLTA Kaur.TU/Umum Sept 2030
7 AHMAD SI Kaur.Keuangan Mei 2050
SYAIROFI
8 MASYHUDI SLTA Kaur.Perencanaan Mei 2036
9 SUPARTO SLTA Kasun Krajan I Juli 2035
10 BUANG H.S. SLTA Kasun Krajan II Maret 2023
11 DIDIK SLTA Kasun Krajan II Februari 2030
PURWANTO
 19

G. Jenis tempat prakerin

Kantor desa jombang merupakan jenis instansi layanan publik yang
melayani kebutuhan administrasi masyarakat di Desa Jombang.
 BAB III

KAJIAN PENELITIAN

A. Kajian Teori
1. Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh pihak yang satu kepihak yang lain atas nama
jabatan oleh organisasi dengan tujuan memberitahu maksud pesan
dari si pegirim. Berikut merupakan bagian– bagjan surat:
a. Kepala surat
Kepala surat adalah bagian paling atas dan surat yang
menunjukkan identitas suatu Perusahaan Kop surat biasanya
memuat informasi mengenal nama, logo, identitas dan alamat
kantor lembaga pengirim surat Surat-surat yang menggunakan
kepala surat biasanya surat yang dikeluarkan oleh instansi
resmi atau perusahaan.
b. Tempat dan Tanggal
Tempat dan tanggal merupakan bagian yang pertama kali
ditulis dalam surat Pencantuman tempat dan tanggal bertujuan
memberi informasi waktu dan tempat surat tersebut dibuat
Letaknya disesuaikan dengan bentuk surat, tetapi pada
umumnya ditulis di sebelah pojok kanan atas
c. Nomor Surat
Nomor surat menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia No 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas meliputi kategori klasifikasi keamanan surat
dinas nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin),
kode Klasifikasi arsip bulan, dan tahun terbit Kegunaan dari
nomor surat sebagai berikut
1) Petunjuk pencatatan bagi petugas administrasi.

20
 21

2) Petunjuk yang mempermudah dalam pengaturan serta

pencarian surat
3) Petunjuk perihal jumlah surat yang keluar dalam satu periode
d. Hal/Perihal
Hal atau perihal merupakan bagian surat yang berfungsi
sebagai inti sari surat secara keseluruhan, inti sari pokok
permasalahan untuk diketahui penerima surat. Dan referensi
atau acuan bagi petugas administrasi Tujuan adanya hal atau
perihal adalah memberi petunjuk tentang kepentingan dan isi
pokok surat.
e. Lampiran
Lampiran adalah bagian surat yang berfungsi sebagai petunjuk
bahwa terdapat dokumen yang disertakan bersama surat.
Jumlah lampiran untuk setiap surat tidak sama, tergantung
kebutuhan dari surat tersebut.
f. Alamat dalam
Alamat dalam adalah nama dan alamat penerima surat yang
ditulis di dalam surat secara lengkap. Biasanya ditujukan
kepada orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-
kata, seperti “Bapak/Ibu” atau “Yth”.
g. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan kalimat pendahuluan sebagai
bentuk penghormatan di awal surat.
h. Isi surat
Isi surat terdiri atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka, bagian
inti, dan bagian penutup. Pada bagian pembuka terdapat
paragraf yang merupakan pendahuluan sebagai pengantar
sebelum masuk ke dalam paragraf pokok. Bagian inti berisi
maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat. Pada bagian
penutup terdapat paragraf penutup yang berisi penegasan dan
kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. Selain itu,
 22

penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan terima kasih pada
pembaca atas penyampaian pesannya.
i. Salam penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang menunjukkan
tanda penghormatan terhadap penerima surat.
Tanda Tangan, Nama Pengirim, dan Jabatan
j. Tanda tangan, nama pengirim, dan jabatan
Tanda tangan, nama, pengirim, dan jabatan ditulis setelah
salam penutup atau pada bagian bawah surat. Nama pengirim
merupakan pihak selaku penanggung jawab yang mengirim
surat tersebut.
k. Tembusan
Tembusan adalah bagian surat yang digunakan untuk
menunjukkan pihak lain yang juga berhak mendapatkan surat
tersebut. Namun, tidak semua surat memiliki tembusan.
2. Pengertian surat keluar
Surat Keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh
suatu organisasi/perusahaan kepada pihak lain,baik perorangan,
maupun kelompok. Sebagian besar berbentuk lembaran kertas. Ada
yang lembarannya tipis, sedang, atau pun tebal. Dalam surat,
terkandung beberapa informasi sesuai dengan kepentingan masing-
masing (Mulyani, 86:2018).
Dan dalam penanganan surat keluar ada dua macam sistem
buku yang digunakan yaitu sistem buku agenda/register dan sistem
kartu kendali, tetapi yang sering digunakan adalah sistem buku
register (Mulyani, 88: 2018).
Surat Keluar juga dapat diartikan surat yang
dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain,
baik perorangan, maupun suatu lembaga. Surat yang baik dapat
memberikan citra yang baik pula bagi si pembuatnya. Oleh karena
itu, membuat suatu surat tidak boleh dianggap sembarangan atau
 23

semaunya saja. Surat harus dibuat dengan aturan-aturan tertentu,

baik dari segi fisik surat maupun isi (Mulyani, 89:2018).
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang
diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perusahaan
(2016).
3. Faktor – faktor dibuatnya surat keluar
Surat keluar dapat disebabkan oleh tiga faktor, yakni:
a. Merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima
b. Merupakan kebutuhan, misalnya untuk keperluan pelaksanaan
kegiatan
c. Memberikan informasi, misal surat pemberitahuan dan surat
edaran.
4. Langkah – langkah penanganan surat keluar menggunakan sistem
register adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep dibuat dengan baik, disusun secara
lengkap sesuai aturan pembuatan surat. Bagian-bagian surat
dibuat lengkap termasuk bentuk suratnya sehingga tidak terjadi
banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetikan. Pembuatan
konsep dapat dilakukan secara sentralisasi maupun
desentralisasi. Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh
atasan/pimpinan maupun orang yang ditunjuk (konseptor).
b. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan,
konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
Tujuannya adalah memeriksa kesesuaian konsep surat dan
perlu tidaknya perbaikan atas konsep tersebut. Bila konsep
sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, pimpinan akan
memberi tanda/paraf (acc) pada konsep surat yang dibuat.
c. Pencatatan Surat
 24

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari

pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat
keluar untuk diregistrasi. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan
nomor surat dari pemegang agenda sesuai aturan pemberian
nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
d. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan
pimpinan dan mempunya nomor surat, selanjutnya diserahkan
kepada juru ketik untuk diketik dengan rapi.
e. Pemeriksaan Pengetikan
Juru ketik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat
tersebut dicetak Tujuannya adalah menghindari kesalahan
pengetikan sekecil apa pun walaupun hanya satu huruf.
Konseptor juga harus memenksa pengetikan tersebut sehingga
benar-benar sesuai konsepnya. Selain itu, konseptor
memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah
sesuai konsep.
f. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, pejabat yang
berwenang terhadap surat tersebut akan membubuhkan tanda
tangan di atas nama terang.
g. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab,
selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya
surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda
tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
h. Melipat Surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara
rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu,
tembusannya atau lembar kedua disimpan sebagai arsip tanpa
dilipat karena akan disimpan dalam map/folder di filling
 25

cabinet.Untuk suratnya akan dimasukkan ke dalam sampul

berukuran besar sehingga tidak perlu dilipat.
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi, dimasukkan ke dalam sampul
yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat
dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat
masuk maupun surat keluar Pengiriman surat dapat dilakukan
dengan empat cara, antara lain melalui kurir, pos, perusahaan
jasa pengiriman, dan internet
j. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikinmkan kepada alamat yang dituju,
sedangkan tembusan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip
Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem penyimpanan,
misalnya sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem
nomor, dan sistem wilayah
5. Temuan Studi
Kegiatan penyusun selama pelaksanaan praktik kerja industri yaitu:
a. Membuat surat keterangan usaha
Surat keterangan usaha yang biasanya dipergunakan
untuk kredit di BANK, untuk membuat NPWP. Berikut ini
contoh surat keterangan usaha. Berikut salah satu contohnya.
 26

3.1 Gambar surat usaha ( sumber : dok. Pribadi)

b. membuat surat keterangan catatan kepolisian (skck)

surat skck biasanya diminta oleh masyarakat dipergunakan
untuk melamar pekerjaan, untuk melengkapi persyaratan surat
pindah. Berikut salah satu contohnya .
 27

3.2 Gambar surat keterangan catatan kepolisian ( sumber : dok.

Pribadi )

c. membuat surat keterangan kehilangan

salah satu fungsi pembuatan surat kehilangan adalah untuk
memperbarui berkas penting yang hilang (seperti kartu
keluarga(KK), akta kelahiran, KTP, dll). Berikut salah satu
contohnya.
 28

c.3 Gambar surat kehilangan (sumber :dok. Pribadi)

d. Membuat surat keterangan tidak mampu
Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) adalah surat yang
dikeluarkan oleh pemerintah daerah setempat untuk keluarga
miskin agar mendapat kemudahan dalam kehidupan, kesehatan,
perekonomian, dan pendidikan. Hal ini akan memudahkan
keluarga miskin untuk menyambung hidup dan menyejahterakan
keluarga. Berikut salah satu contohnya.
 29

3.4 Gambar surat keterangan tidak mampu (sumber: dok. Pribadi )

e. Membuat surat keterangan domisili

Surat keterangan domisili adalah dokumen sah yang
menerangkan identitas diri, fungsinya mirip dengan KTP. Berikut
salah satu contohnya.
 30

3.5 Gambar surat keterangan domisili (sumber:dok.pribadi)

f. Membuat surat keterangan pindah.

Surat Keterangan Pindah adalah Surat Keterangan yang
dikeluarkan oleh Instansi Pelaksana untuk Warga Negara Indonesia
 31

yang melaporkan kepindahan nya guna masuk menjadi Penduduk

di tempat tujuan tinggal. Berikut salah satu contohnya.

3.6 Gambar surat keterangan pindah (sumber:dok.pribadi)

g. Meregister surat kelahiran
Langkah-langkah meregister surat kelahiran yaitu :
1) Mengambil buku bertuliskan buku register kelahiran berapa,
nama ayah dan nama ibu sesuai dengan surat yang telah
2) Menulis sesuai yang ada di dalam buku register mulai dari
nomer register, tanggal penulisan, nama bayi, hari, ttl, jenis
kelamin, anak ke berapa, nama ayah dan ibu sesuai dengan
surat yang telah Dibuat, seperti gambar yang ada di bawah ini.
 32

3.7 Gambar buku register (sumber: dok. Pribadi)

h. Meregister surat usaha
Langkah – langkah meregister surat usaha sama dengan
meregister surat kelahiran hanya saja isi yang ada didalam buju
berbeda karena setiap biku register pasti berbeda – beda . contoh
buku register surat usaha.

3.8 Gambar buku register surat usaha (sumber: dok. Pribadi)

 33

i. Meregister surat pindah

Setelah dibuat dan diprint langkah selanjutnya sama dengan
surat – surat sebelumnya. Contohnya buku register surat pindah.

3.9 Gambar buku register surat pindah (sumber: dok. Pribadi)

j. Meregister surat domisili
Setelah dibuat dan diprint langkah selanjutnya sama dengan
surat – surat sebelumnya. Contohnya buku register surat domisili.
 34

3.10 Gambar buku register surat domisili (sumber :dok. Pribadi )

 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat Keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu
organisasi/perusahaan kepada pihak lain, baik perorangan, maupun kelompok Dan
dalam penanganan surat keluar ada dua macam sistem buku yang digunakan yaitu
sistem buku agenda/register dan sistem kartu kendali, tetapi yang sering
digunakan adalah sistem buku register. Surat yang baik dapat memberikan citra
yang baik pula bagi si pembuatnya. Oleh karena itu, membuat suatu surat tidak
boleh dianggap sembarangan atau semaunya saja. Surat harus dibuat dengan
aturan-aturan tertentu, baik dari segi fisik surat maupun isi. Pelaksanaan Prakerin
di Kantor Desa Jombang memberikan pengalaman kepada penyusun dalam
menangani dan meregister surat keluar seperti SKCK, surat keteragan kehilangan,
surat keterangan usaha dan sebagainya.
B. Saran
Penyusun telah melaksanakan kegiatan prakerin selama kurang lebih 2
bulan, penyusun merasakan apa yang terjadi jika seandainya menjadi tenaga kerja
yang pastinya bekerja sama dengan orang lain.
1. Saran untuk DU/DI
Kepada pembimbing DU/DI agar dapat membimbing dan mengajarkan
siswa lebih jauh lagi ke dalam divisi yang ditempatkan di perusahaan sehingga
pekerjaan yang diberikan perusahaan dapat lebih mudah dipahami.
2. Saran untuk Pihak Sekolah
Penyusun berharap hubungan antara pihak sekolah dan industri dapat
ditingkatkan, penyusun mengharapkan agar pihak sekolah lebih
memperhatikan pekerjaan, lebih peduli, menghargai serta membantu siswa
dalam pelaksanaan
3. Saran untuk Siswa

35
 Guna kesuksesan dan keberhasilan praktik, siswa hendaknya perlu
mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya. Kalaupun nantinya ada
kekurangan dapat di tambahi melalui pelaksanaan praktik kerja.
DAFTAR PUSTAKA

36
DOKUMENTASI KEGIATAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Membuat surat keluar

37
meregister surat keluar

38
 mengisi lembar F1

senam jum’at pagi bersama masyarakat

39