LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGARSIPAN SURAT JALAN PENGIRIMAN BARANG

MENGGUNAKAN SISTEM TANGGAL
DI CV SINAR HOKKY JOMBANG-KENCONG

Oleh :
AFIFA NUR HALIZAH
NIS : 601/135.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL MA’ARIF

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
JOMBANG JEMBER
MEI 2023
 LAPORAN
PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGARSIPAN SURAT JALAN PENGIRIMAN BARANG

MENGGUNAKAN SISTEM TANGGAL
DI CV SINAR HOKKY JOMBANG-KENCONG

Disusun untuk melengkapi tugas Praktik Kerja Industri

Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif
Kompetensi Keahlian Otomatisasi Dan Tata Kelola Perkantoran

Oleh :
AFIFA NUR HALIZAH
NIS : 601/135.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL MA’ARIF

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
PROGRAM STUDI TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN
JOMBANG JEMBER
MEI 2023

i
 HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
DI CV SINAR HOKKY JOMBANG-KENCONG

Diajukan kepada
Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif untuk Diujikan
dalam Rangka Melengkapi Tugas Praktik Kerja Industri

Oleh :
AFIFA NUR HALIZAH
NIS :601/135.110

Disetujui Oleh:

Pembimbing Prakerin Kepala Program Studi

NUR YUROTUL ULLA FELYATUS SHOLEHA S,Pd.

Mengetahui,
Waka Humas

Saiful Bahri,S.Pd.I.

ii
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

DiajukanKepada
SMK MabdaulMa’arif Jombang Jember untuk Diujikan dalam Rangka
Memenuhi Persyaratan Mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian

Disahkan pada:

Hari :
Tanggal :

Oleh :

Pimpinan Cv Sinar Hokky Penguji

RUDI SETIAWAN FELYATUS SHOLEHA,S.Pd.

Mengetahui,
Kepala SMK MabdaulMa’arif Jombang Jember

Imam Taufiq Akbar, S.Pd.I.

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat-Nya serta hidayah-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan penyusunan
laporan Praktik Kerja Industri SMK Mabdaul Maarif Jombang.
Laporan ini disusun untuk melengkapi tugas Praktik Kerja Industri Sekolah
Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif Jombang.
Waktu pelaksananaan Praktik Kerja Industri Sekolah Menengah Kejuruan
Mabdaul Ma’arif yaitu Tiga Bulan. Tiga bulan yaitu praktik di
Instansi/Perusahaan yang telah di tentukan, dan satu bulan digunakan dalam
menyusun serta meng ujikan laporan di Sekolah asal.
Dalam proses penyusunan laporan ini, penulis mendapatkan banyak sekali
bantuan, bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, sehingga dalam
kesempatan ini penulis juga bermaksud menyampaikan rasa terima kasih kepada:
1. Kepala Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif Jombang-Jember.
2. Kepala Program Felyatus Sholeha,S.Pd. SMK Mabdaul Maarif Jombang-
Jember.
3. Bapak,Rudi Setiawan selaku Pimpinan Sinar Hokky yang telah
membimbing kami selama pelakasanaan prakerin.
4. Ibu Nur Yurotul Ulla,S.Pd. selaku Pembimbing Prakerin dari sekolah.
Penulis berharap laporan yang telah disusun ini bisa memberikan sumbangsih
untuk menambah pengetahuan para pembaca, dan akhir kata, dalam rangka
perbaikan selanjutnya, penulis akan terbuka terhadap saran dan masukan dari
semua pihak karena penulis menyadari laporan yang telah disusun ini memiliki
banyak sekali kekurangan.
Jember, Mei 2023
Penyusun

AFIFA NUR HALIZAH

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL...............................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN...................................................................ii
LEMBAR PENGESAHAN...................................................................iii
KATA PENGANTAR............................................................................iv
DAFTAR ISI...........................................................................................v
DAFTAR GAMBAR.............................................................................vii
DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pelaksanaan prakerin............................................1
B. Tujuan Praktik Kerja Industri........................................................1
C. Manfaat Praktik Kerja Industri......................................................2
1. Manfaat bagi SMK Mabdaul Ma’arif Jombang.......................2
2. Manfaat bagi Perusahaan atau Instansi....................................2
3. Manfaat bagi Siswa Prakerin...................................................2
D. Kompetensi Tamatan Program Keahlian ......................................3
E. Metode Pengumpulan Data............................................................3
BAB II KEGIATAN PRAKERIN
A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Prakerin.....................................5
B. Proses Bimbingan Prakerin ...........................................................5
C. Kegiatan Prakerin...........................................................................5
D. Permasalahan yang dihadapi Siswa Prakerin.................................6
E. Hasil yang dicapai dalam Pelaksanaan Prakerin............................6
F. Gambaran umum tentang tempat Prakerin.....................................7
BAB III KAJIAN PENELITIAN
A. Kajian teori...................................................................................11
1. Pengertian arsip/kearsipan......................................................11

v
 2. Macam Macam Arsip/Kearsipan...........................................11
3. Macam Macam Sistem Arsip/Kearsipan...............................12
4. Pengarsipan Sistem Tanggal..................................................12
5. Surat Jalan..............................................................................11
B. Temuan Studi................................................................................15
1.Mengarsip Surat Jalan Pengiriman Barang
Menggunakan Sistem Tanggal ...............................................15
2.Mengarsip Nota Faktur Penjualan Menggunakan
Sistem Wilayah...........................................................................

BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan...................................................................................23
B. Saran.............................................................................................23
DAFTAR PUSTAKA............................................................................25
LAMPIRAN LAMPIRAN....................................................................26

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Foto Awal Pembukaan CV. Sinar Hokky.............................7

Gambar 3.1 Foto Surat Jalan CV. Sinar Hokky.......................................17
Gambar 3.2 Foto Lemari Arsip CV. Sinar Hokky...................................18

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

A. Dokumentasi Kegiatan Praktik Kerja Industri...........................................

B. Daftar hadir Praktik Kerja Industri............................................................
C. JurnalPraktik Kerja Industri......................................................................

viii
 9

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) merupakan metode pembelajaran
siswa SMK untuk mengenal dunia usaha sebelum mereka terjun langsung
ke dunia usaha yang sebenarnya kegiatan Praktik Kerja Industri merupakan
bentuk pelaksanaan pendidikan sistem ganda yang memberikan pengalaman
bagi siswa SMK tentang dunia usaha atau dunia industri
Dengan diadakanya Praktik Kerja Industri yang di selenggarakan oleh
SMK Mabdaul Ma’arif telah memberikan sebuah pengalaman yang sangat
bermanfaat bagi siswa dalam menambah wawasan dan pengalaman di dunia
kerja sebenarnya, salain itu juga bertujuan agar siswa dapat memahami serta
menerapkan ilmu yang diperoleh pada waktu PRAKERIN di masa yang
akan datang.
Selama PRAKERIN di Cv Sinar Hokky Jombang telah memberikan
peluang kepada saya untuk memahami Praktik Kerja Industri yang
sebenarrnya, meskipun dengan waktu yang relatif singkat namun cukup
memberikan manfaat dan pengetahuan bagi saya dalam memahami Praktik
Kerja yang sesungguhnya, dan telah memberikan gambaran nyata mengenai
dunia usaha yang tidak dapat diperoleh di sekolah.
B. Tujuan Praktik Kerja Industri
Tujuan-tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan prakerin:
1. Untuk mempersiapkan tamatan yang memiliki keahlian professional
yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja dan meningkatkan
efisiensi psoses pendidikan serta memberikan pelatihan tenaga kerja
yang berkualitas dan professional.
 10

2. Untuk memberi pengakuan dan perhargaan terhadap pengalaman kerja

sebagai bagian dari proses pendidikan sekaligus membentuk pola pikir
dan tingkah laku mandiri yang sesuai dengan tujuan pendidikan.
3. Untuk memperkokoh hubungan berkaitan dan kesepadanan antara
SMK dan Industri serta mengembangkan dan menginternalisasi sikap
dan nilai professional.

C. Manfaat Praktik Kerja Industri

1. Manfaat bagi SMK Mabdaul Ma’arif Jombang
Manfaat Praktik Kerja Industri bagi SMK adalah untuk
memantapkan materi-materi yang telah diberikan, memberikan
keahlian professional kepada peserta didik akan lebih terjamin untuk
mencapainya, memberika keterampilan dan pengalaman tambahan
untuk modal kerja setelah lulus, memepererat tali silaturahmi antara
pihak lembaga dengan perusahaan tempat Prakerin, dan Lembaga
menjadi lebih dikenal oleh perusahaan-perusahaan yang menjadi
tempat Prakerin.
2. Manfaat bagi Perusahaan atau Isntansi
Manfaat-manfaat bagi Perusahaan / Instansi adalah
perusahaan dapat mengetahui persisi kualitas peserta didik yang
melakukan Prakerin agar dinilai perusahaan dapat menjadi asset maka
peserta didik dapat direkrut oleh perusahaan tersebut, membantu
meringankan pekerjaan yang ada ditempat Prakerin, dan selama
peserta didik telah ikut dalam proses kerja secara aktif, diharapkan
akan memberikan keuntungan bagi perusahaan yang menjadi tempat
Prakerin.
3. Manfaat bagi Siswa Prakerin
Dengan adanya Praktik Kerja Industri ini, peserta didik akan
mendapatkan gambaran nyata tentang dunia kerja yang sesunggunya,
berguna untuk melatih mental kerja yang siap pakai, dan akan
 11

memiliki keahlian-keahlian tertentu sesuai dengan kebutuhan dunia

kerja, sehingga dapat meningkatkan taraf hidupnya maupun bekal
untuk pengembangan diri secara berkelanjutan.

D. Kompetensi Keahlian Otomatisasi Dan Tata Kelola Perkantoran

Menampilkan diri sebagai manusia beriman dan bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa,berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan rohani,
berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung jawab
merupakan standar kompetensi yang harus dicapai oleh siswa Prakerin.
Selain itu, agar dapat menciptakan tamatan SMK yang mempunya
kemampuan sesuai dengan dunia kerja/dunia usaha, Kompetensi produktif
yang harus dimiliki siswa tamatan Program keahlian otomatisasi Tata Dan
Tata Kelola Perkantoran
a. Pengetikan Naskah atau dokumen.
b. Penanganan telepon.
c. Penataan dan pengelolaan surat atau dokumen.
d. Penataan dan pengelolaan arsip.
e. Penanganan perjalanan bisnis.
f. Penataan dana kas kecil
g. Penyimpanan pertemuan atau rapat.
h. Penanganan amplikasai,
i. Penanganan informasi melalui internet.

E. Metode Pengumpulan Data

1. Teknik Observasi dan Pengamatan Lapangan
Adalah teknik pengumpulan data dengan mengumpulkan
pengamatan secara langsung terhadap suatu objek pengamatan dengan
mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan laporan tugas
akhir yang akan penulis sampaikan.. sehingga diperoleh data yang
 12

lengkap dan akurat. Penulis menggunakan metode ini untuk

mengamati situasi dan kondisi dalam kegiatan kerja di suatu
perusahaan atau industri.
2. Teknik Studi Pustaka
Adalah teknik pengumpulan data dengan menggunakan data
atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis yang penting dan
berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh
gambaran secara teoritas yang dapat menunjang terhadap penyusunan
laporan
3. Teknik Interviuw atau Wawancara
Adalah usaha untuk mengumpulkan informasi dengan
mengajukan sejumlah pertanyaan secara lisan untuk di jawab secara
lisan juga. Teknik ini penulis menggunakan untuk wawancara dengan
pimpinan dan karyawan perusahaan untuk mengetahui bagaimana
suatu sistem penulisan tersebut.
4. Teknik Dokumentasi
Adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang
berupa catatan traskip,buku,surat,majalah,prestasi serta benda-benda
yang akan memberikan bermacam-macam keterangan penulis
menggunakan metode ini untuk memperoleh data tentang kondisi
suatu perusahaan.
 13

BAB II
KEGIATAN PRAKERIN

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Prakerin

Waktu dan tempat pelaksanaan bertempat di Sinar Hokky Jombang.
Di mulai pada tanggal 13 Februari 2023 s/d 4 Maret 2023. Dengan jadwal
dalam satu minggu 5 hari bekerja yang dimulai dari pukul 07.30-14.00 WIB
dengan memakai ketentuan icon Technologi. Lumajang.

B. Proses Bimbingan Prakerin

Proses bimbingan Prakerin yang di lakukan oleh guru pembimbing
DU / DI selama Prakerin, yakni pembimbing secara langsung memberi
tugas kepada siswa Prakerin agar diselesaikan, jika siswa merasa belum
bisa, maka pembimbing akan memberikan bimbingan / arahan kepada siswa
tersebut, demikian seterusnya siswa mulai belajar dan bekerja mengenal
Dunia Usaha / Dunia Industri.

C. Kegiatan Prakerin
Kegiatan pada waktu pelaksanaan prakerin kami mengerjakan tugas-
tugas yang di berikan oleh karyawan kepada kami misalnya :
1. Mengecek stok barang yang ada di gudang.
2. Mengimput barang datang.
3. Mencatat surat jalan.
4. Mengarsip faktur penjualan menggunakan sistem tanggal.
5. Mencatat retur barang ( barang rusak ).
6. Mencatat pelusanan hutang .
7. Mengarsip surat jalan menggunakan system tanggal.
8. Menulis pelunasan faktur di buku agenda pengiriman.
9. Membuat nota .
 14

10. Pelayanan customer.

11. Mengimput barang antar lokasi.
12. Merakit kipas
13. Mendisplay barang datang
14. Isi ulang tinta epson print foto copy
15. Mengarsip pelunasan customer menggunakan sistem wilayah

D. Permasalahan yang dihadapi Siswa Prakerin

Setelah 3 ( Tiga ) Bulan pelaksanaan prakerin, kami mengalami
beberapa masalah, antara lain :
1. Kurang lancar daalam mengetik.
2. Kurangnya ketelitian saat membedakan tipe barang.
3. Kurang memperhatikan tgl faktur saat mencatat ke buku agenda.
4. Kurang teliti

E. Hasil yang dicapai dalam Pelaksanaan Prakerin

Kegiatan yang paling sering dilakukan antara lain:
1) Mencatat di buku pengiriman.
Selama prakerin saya ditugaskan untuk menulis nota kembali di buku
agenda pengiriman.
2) Mengarsip menggunakan sistem tanggal.
Biasanya kami di minta untuk mencocokkan faktrur dan surat jalan
terlebih dahulu sebelum diarsip menggunakan sistem tanggal,setelah
faktur dan surat jalan cocok lalu kami akan mengarsip menggunakan
sistem tanggal.
3) Mengarsip menggunakan sistem wilayah.
Selain menginstall software kalau ada printer canon ip 2770 yang
belum dimodif saya ditugas untuk modif printer tersebut.
 15

Selain mengarsip menggunakan sistem tanggal CV SINAR HOKKY

juga menggunakan sistem wilayah.Setelah mengimput data customer
yang melunasi kami akan menyimpan faktur kedalam map lalu kami
masukan ke laci dengan berdasarkan wilayah para customer.

F. Gambaran umum tentang tempat Prakerin

1. Sejarah CV SINAR HOKKY
Nama Perusahaan CV. SINAR HOKKY , Berdiri pada januari
2011 Lokasi Perusahaan Jl.KH.Dewantara No 145, Krajan
1,Jombang,Kec,Jombang,Kabupaten Jember , Jawa Timur 68168.
Perusahanan ini memiliki cabang yang ada di puger beralamat di Jl.
Ahmad yani puger kulon.
Sinar Hokky perusahaan yang bergerak di bidang penjualan
mebel,elektronik dan jasa.Adapun barang dan jasa yang di jual adalah
Kompor, , Tv, Setrika, Mesin Cuci, Lemari, serta kebutuhan Rumah
Tangga lainnya. Visi misi Cv. Sinar Hokky, untuk visi Cv Sinar
Hokky Juga Bergerak Dalam Jasa Pembangunan.

Gambar 2.1 foto awal pembukaan CV. Sinar hokky

 16

2. Visi, misi dan motifasi CV. Sinar hokky

Visi CV.Sinar hokky
Supaya membentuk dimana masyarakat sekitar mencarai elektronik
dan mebek dengan harga murah dan agar tidak ditipu oleh pihak took
lain.
Misi CV. Sinar hokky
Untuk mengurangi pemgangguran agar bias mencukupi kebutuhan
supaya bias berkembang.
Motifasi
Awlalnya termotifasi untuk mencukupi ekonomi agar memenuhi
kehidupan.

3.Struktur organisasi CV. Sinar hokky

PIMPINAN
Rudy setiawan

BAG.ADMIN
K.TOKO EL
Wiwin, wiwit,
Devi ( toko )
novita

PENANGGUNG K.GUDANG K.GUDANG

JAWAB UTARA SELATAN
Hadi,Devi Purnomo Rosul

G. Jenis tempat Prakerin

Cv Sinar Hokky Jombang merupakan jenis perusahaan di bidang penjualan
Elektronik, Peralatan Rumah Tangga,Dan Jasa Pembanguna
 17

BAB III
KAJIAN PENELITIAN

A. Kajian Teori

1. PENGERTIAN ARSIP/PENGARSIPAN
Pengarsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan,
penerimaan, pregumpulan, prngaturan, pengendalian, pemeliharaan,
dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu ( Badri,
2007 ). Pengarsipan adalah surat pekerjaan kantor atau pekerjaan tata
usaha yang banyak dilakukan oleh setiap usaha baik dalam
pemerintahan maupun usaha swasta (surojo, 2006). Jadi. Pengarsipan
adalah proses penyimpanan dan pengelolaan dokumen arsip menurut
sistem pengarsipan tertentu.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi dan
komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalampelaksanaan. Berikut arsip menurut para ahli:

a. Agus sugiarto
Agus sugiarto memiliki pendapat bahwa pengertian arsip
adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan
terencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa
ditemukan dengan cepat.
b. Liang gie
Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena memiliki suatau kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
 18

2. MACAM MACAM ARSIP/PENGARSIPAN

Berdasarkan fungsi arsip menurut undang udang no.07 tahun
1971 tentang ketentuan ketentuan kearsipan dibedakan menjadi dua
yaitu:
a. Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan dalam
penyelnggaraan adminitrasi negara.
Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya:
1. Arsip aktif adalah arsip arsip yang masih dipergunakan
untuk kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif adalah arsip arsip yang frequensi
penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi
antara arsip aktif dan inaktif.
3. Arsip inaktif adalah arsip arsip yang jarang sekali
dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari hari.
b. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung untuk perencanaa kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari hari adminitrasi negara.
Menurut sudut hukum dan perundang undang, arsip dibedakan
menjadi dua jenis, yaitu :
1. Arsip otentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda
tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai
tanda keabsahan arsip bersangkutan.
2. Arsip tidak otentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli tinta
 19

3. MACAM MACAM SISTEM ARSIP/PENGARSIPAN

a) . ARSIP SISTEM ABJAD

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/ badan/
organisasi.

b) .ARSIP SISTEM TANGGAL

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan penemuan kembali yang
disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip yang dibuat.
Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah.

c) .ARSIP SISTEM WILAYAH

Sistem wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat.

d) .ARSIP SISTEM NOMOR

Sistem nomor adalah suatu sistem yang digunakan untuk menentukan
Nomor atau kode angka suatu penempatan di mana arsip diletakkan
atau disimpan dalam rak arsip suatu pusat arsip.

e) .ARSIP SISTEM SUBJEK

Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
masalah dimana surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk
ditentukan masalah masalah yang pada umumnya terjadi.

4. PENGARSIPAN SISTEM TANGGAL

a) Pengertian pengarsipan sistem tanggal
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem
penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat
 20

dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade ataupun abjad. Sistem

penyimpanan kronologi ini cukup banyak digunakan , akan tetapi
dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila digunakan
dalam pengelolaan dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini
digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem
ini digunakan dalamk kantor kecil yang menggunakan pencatatan
dokumen masuk dengan buku agenda. Dalam sistem ini semua
dokumen diurutkan berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun
dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem
ini mudah dilakukan karena hanya didasarkan urutan tanggal, bulan,
dan tahun.
b) Kelebihan dan kekurangan sistem tanggal
Keuntungan sistem tanggal:
 Mudah dilaksanakan

 Susunan dan urutan guide sederhana

 Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan

berkelanjutan
Kerugian sistem tanggal:
 Hanya bermanfaat unruk organisasi yang relatif
krcil dengan jumlah dokumen yang tidak
banyak.
 Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun
sebuah dokumen tidak diketahui.
 Surat masuk dan surat keluar akan terpisah
penyimpanannya.

5. SURAT JALAN
Surat jalan adalah dokumen wajib yang berisi berkas penting memuat
informasi seputar pengiriman barang, yang bisa digunakan oleh
 21

perusahaan, pelaku bisnis, maupun institusi lain dalam aktifitaas

pengiriman barang.
Surat jalan adalah dokumen wajib yang berisi berkas penting memuat
informasi seputar pengiriman barang, yang biasa digunakan oleh
perusahaan, pelaku bisnis, maupun institusi lain dalam
aktivitas pengiriman barang. Surat jalan juga merupakan berkas
persyaratan yang digunakan oleh pihak tertentu agar sebuah barang dapat
diizinkan keluar dari wilayah pergudangan. 

Surat jalan biasanya dibawa oleh pengemudi angkutan barang yang

memuat barang kiriman dari satu tempat ke tempat lain untuk dibongkar
muat. Surat jalan juga dapat diterima konsumen jika mereka melakukan
pengiriman barang melalui jasa pengiriman barang. Surat jalan ini memuat
informasi deskripsi barang dan informasi pengiriman barangnya. 

Informasi yang dimuat dalam surat jalan berisi nama perusahaan

penerbit, nama penerima barang, nomor surat, jenis barang, berat dan
jumlah barang, harga barang, dan jumlah biaya kirim. Surat jalan juga
biasanya terdiri dari 3 atau 4 lembar dengan warna yang berbeda dan
fungsi yang berbeda juga. Lembar pertama surat jalan berwarna putih,
lembar ini adalah bukti penyerahan barang dari pihak pengirim kepada
pihak penerima dan akan digunakan sebagai penagihan pembayaran.
Kemudian lembar kedua berwarna merah, akan diberikan kepada
konsumen akhir sebagai tanda bukti penerimaan barang kiriman. Dan
kemudian lembar ketiga berwarna kuning atau hijau dan digunakan
sebagai arsip perusahaan pengirim barang.

Fungsi Penggunaan Surat Jalan, Surat jalan memiliki fungsi

tertentu bagi perusahaan dan juga pihak lain yang menggunakan surat
jalan dalam proses pengiriman barang. Fungsi surat jalan tersebut
diantaranya:
 22

 Surat jalan sebagai rincian detail item barang yang dikirim

 Sebagai dokumen resmi dari pihak pengirim untuk diberikan kepada
pihak penerima
 Sebagai berkas pengecekan agar mempermudah proses pengiriman.
Pengecekan ini dilakukan oleh pihak petugas keamanan sepanjang
perjalanan pengiriman barang maupun pihak penerima barang saat
barang diterima
 Sebagai tanda bukti penerimaan barang bagi pengirim 
 Sebagai arsip bendahara atau pihak keuangan perusahaan
 Sebagai dasar pembuatan laporan suatu perusahaan
 Sebagai bukti resmi transaksi yang sah bagi pengirim dan penerima,
dimana surat jalan dapat menyatakan bahwa barang diberikan izin
untuk dikirim dan juga sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh
konsumen
 Sebagai surat pegangan bagi konsumen untuk melakukan retur jika
barang yang dikirim mengalami kerusakan atau kekurangan jumlah 
Jenis-Jenis Penggunaan Surat Jalan, Penggunaan surat jalan oleh
berbagai instansi, membuat surat jalan memiliki jenis yang berbeda-beda
sesuai dengan fungsi masing-masing kepentingan instansi atau perusahaan.
Berikut ini jenis-jenis penggunaan surat jalan yang umum digunakan
dalam kegiatan logistik.

a) Surat jalan untuk pengiriman barang

Surat jalan untuk pengiriman barang dibuat oleh pelaku bisnis atau
perusahaan bisnis dengan tujuan memberikan informasi secara detail
mengenai barang yang dikirim kepada konsumen sesuai dengan pesanan
konsumen. Format surat jalan untuk pengiriman barang juga menggunakan
format transaksi jual beli sah. Sehingga surat jalan ini memuat informasi
seperti nama pengirim dan penerima, jenis barang, berat barang, jumlah
barang, harga kirim barang, serta tanda tangan penerima barang. Surat
barang ini dalam aktivitas pengiriman juga berlaku dalam semua layanan
 23

seperti port to port hingga door to door. Dimana layanan pengiriman ini

juga memungkinkan kebutuhan surat jalan terlebih untuk memperjelas
informasi mengenai barang-barang tersebut. 

b) Surat jalan untuk penjualan barang kredit

Surat jalan untuk penjualan barang kredit biasanya dikeluarkan
sebagai bukti resmi transaksi jual beli yang dilakukan dengan sistem
pembayaran kredit. Surat jalan ini dibuat berdasarkan pesanan sebagai
bukti pengeluaran barang. Sama seperti surat jalan pengiriman barang,
namun bedanya surat ini menggunakan sistem pembayaran kredit. Pada
penggunaan surat jalan ini, nilai kuantitas barang tidak dapat diubah
karena benar-benar disesuaikan dengan kuantitas yang ditulis di pesanan
oleh pemesan.

c) Surat jalan untuk penjualan barang tunai

Sama saja dengan surat jalan untuk penjualan barang kredit, hanya
saja surat jalan ini digunakan untuk barang dengan pembayaran tunai.
Surat jalan ini dibuat untuk mencatat bukti-bukti transaksi yang dilakukan
dengan cara pembayaran tunai dan tidak dibuat berdasarkan pesanan dari
sales.

d) Surat jalan untuk keperluan penitipan barang

Surat jalan untuk penitipan barang digunakan untuk tanda bukti
pendukung ketika hendak menitipkan barang. Sehingga dengan
penggunaan surat jalan ini, penitipan barang akan dijamin keamanannya.
Surat jalan ini dibuat dan dikeluarkan oleh pihak manajemen penitipan
barang dan nanti akan diteruskan kepada staf bagian pergudangan.

e) Surat jalan untuk keperluan drop canvasser

Surat jalan ini dibuat sebagai bukti riwayat pembayaran atau
transfer yang dikeluarkan oleh pihak pergudangan kepada kanvaser. Pihak
 24

pergudangan menentukan kuantitas barang yang akan diberikan kepada

kanvaser berdasarkan ketentuan yang telah dibuat oleh perusahaan.

f) Surat jalan untuk keperluan retur pembelian barang

Ketika melakukan pembelian barang dan barang yang didapat tidak
sesuai, maka konsumen dapat melakukan retur. Saat melakukan retur
barang, biasanya konsumen dapat menggunakan surat jalan yang dibuat
oleh penjual, yang suratnya dilampirkan pada barang yang dikirim ke
konsumen.

Itu dia penjelasan mengenai pentingnya penggunaan surat jalan,

baik bagi perusahaan atau instansi terkait, juga bagi konsumen penerima
barang yang keduanya melakukan pengiriman barang maupun kegiatan
logistik lainnya. Surat jalan juga dapat membantu konsumen menerima
informasi bahwa barang yang diterimanya merupakan barang legal yang
telah diizinkan beredar oleh pemerintah setempat. Selain surat jalan, kita
juga harus mengenali asuransi pengiriman barang dari jasa logistik yang
semakin mengefektifkan proses pengiriman. Selain terjamin dengan surat,
kita juga dapat jaminan keamanan barang yang dikirim. 

Pertama, isi surat jalan adalah informasi tentang barang yang

dikirim, jumlah barang, nama penerima, alamat pengiriman, plat nomor
kendaraan, nama perusahaan ekspedisi, nama sopir, tanda tangan sopir
kendaraan, tanggal dan jam pengiriman, serta informasi lainnya

B. Temuan Studi
1. Mengarsip Surat Jalan Pengiriman Barang Menggunakan Sistem Tanggal

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan

penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan
tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan
 25

mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu
indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.

Gambar 3.1 foto surat jalan di CV. Sinar hokky

2. Mengarsip Nota Faktur Penjualan Menggunakan Sistem Wilayah

Sistem wilayah/greographical filling system.sistem

penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu system
penyimpanan arsip berdasarkan pembagaian wilayah atau daerah yang
menjadi alamat surat surat.
 26

Gambar 3.2 foto lemari arsip di CV.sinar hokky

 27

BAB IV

PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan kegiatan Praktik Kerja Industri yang telah penyusun
laksanakan disimpulkan bahwa kegiatan Praktik Kerja Industri sangat
bermanfaat baik bagi siswa-siswi SMK maupun bagi pihak Dunia Industri.
Selain itu kegiatan Praktik Kerja Industri juga menjadi tempat dimana
siswa-siswi Sekolah Menengah Kejuruan mengasah keterampilan mereka
khususnya dalam hal praktik dimana mereka dapat belajar lebih luas
mengenai dalam hal dunia kerja serta melatih siswa-siswi menjadi generasi
muda yang bertanggung jawab dan profesional.
Dari Uraian diatas dapat kami simpulkan bahwa kegiatan Praktik
Kerja Lapangan sangat bermanfaat baik bagi siswa-siswi Sekolah
Menengah Kejuruan maupun bagi pihak Dunia Industri. Selain itu
kegiatan Praktik Kerja Lapangan juga menjadi tempat dimana siswa-siswi
Sekolah Menengah Kejuruan mengasah keterampilan mereka khususnya
dalam hal praktik dimana mereka dapat belajar lebih luas mengenai dalam
hal dunia kerja serta melatih siswa-siswi menjadi generasi muda yang
bertanggung jawab dan profesional.
Dapat disimpulkan bahwa, Pengarsipan adalah suatu proses mulai
dari penciptaan, penerimaan, pregumpulan, prngaturan, pengendalian,
pemeliharaan, dan perawatan serta penyiapan arsip menurut sistem tertentu
( Badri, 2007 ). Pengarsipan adalah surat pekerjaan kantor atau pekerjaan
tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap usaha baik dalam
pemerintahan maupun usaha swasta (surojo, 2006).
 28

B. Saran
Penyusun telah melaksanakan kegiatan prakerin selama kurang lebih 2
bulan, penyusun merasakan apa yang terjadi jika seandainya menjadi
tenaga kerja yang pastinya bekerja sama dengan orang lain.
1. Saran untuk DU/DI
Kepada pembimbing perusahaan agar dapat membimbing dan
mengajarkan siswa lebih jauh lagi ke dalam divisi yang ditempatkan di
perusahaan sehingga pekerjaan yang diberikan perusahaan dapat lebih
mudah dipahami.
2. Saran untuk Pihak Sekolah
Penulis berharap hubungan antara pihak sekolah dan industri dapat
ditingkatkan, penulis mengharapkan agar pihak sekolah lebih
memperhatikan pekerjaan, lebih peduli, menghargai serta membantu siswa
dalam pelaksanaan prakerin.
3. Saran untuk Siswa
Guna kesuksesan dan keberhasilan praktik, siswa hendaknya perlu
mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya. Kalaupun nantinya ada
kekurangan dapat di tambahi melalui pelaksanaan praktik kerja, sehingga
terbentuk etos kerja dan pengalaman sesuai dengan tujuan dari
pelaksanaan praktik kerja.
29
 DAFTAR PUSTAKA

Sumber http://disarpus.banjarnegarakab.go.id pengertian arsip/kearsipan

Sumber http://ulyluthfiaadm.blogspot arsip system tanggal

Sumber http://bakri.uma.ac.id jenis jenis arsip

Sumber http://duniaperpustakaan.com pengertian arsip dinamis dan statis

Sumber http://www.hasmicro.com,fungsi definisi surat jalan,jenis

21
A. Dokumentasi Kegiatan Prakerin
1. MENGARSIP FAKTUR PENJUALAN MENGGUNAKAN SISTEM
TANGGAL

2. MENULIS NOTA PENGIRIMAN DIBUKU AGENDA

22
3. PAS FOTO BERSAMA

23
24