LAPORAN

PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGADAAN SURAT KEHILANGAN AKTA

DI KANTOR DESA JOMBANG

Oleh :
AMANDA NUR SAFIYAH
NIS : 603/137.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL MA’ARIF

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
PROGRAM STUDI OTOMATISASI DAN TATA KELOLA
PERKANTORAN
JOMBANG JEMBER
MEI, 2023
 LAPORAN
PRAKTIK KERJA INDUSTRI

PENGADAAN SURAT KEHILANGAN AKTA

DI KANTOR DESA JOMBANG

Disusun untuk melengkapi tugas Praktik Kerja Industri

Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif
Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

Oleh :
AMANDA NUR SAFIYAH
NIS : 603/137.110

YAYASAN PENDIDIKAN DAN PONDOK PESANTREN MABDAUL MA’ARIF

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN MABDAUL MA’ARIF
PROGRAM STUDI OTOMATISASI DAN TATA KELOLA
PERKANTORAN
JOMBANG JEMBER
MEI, 2023

i
 HALAMAN PERSETUJUAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI
DI KANTOR DESA JOMBANG

Diajukan kepada
Sekolah Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif untuk Diujikan
dalam Rangka Melengkapi Tugas Praktik Kerja Industri

Oleh :
AMANDA NUR SAFIYAH
NIS : 603/137.110

Disetujui Oleh:

Pembimbing Prakerin Kepala Kompetensi Keahlian

Langgeng Kusumo Atmojo, S.H. Felyatus Sholeha,S.Pd.

Mengetahui,
Waka Humas

Saiful Bahri,S.Pd.I.

ii
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI

Diajukan Kepada
SMK Mabdaul Ma’arif Jombang Jember untuk Diujikan dalam Rangka
Memenuhi Persyaratan Mengikuti Ujian Kompetensi Keahlian

Disahkan pada:

Hari :
Tanggal :

Oleh :

Kepala Desa Jombang Penguji

Drs. Sugeng Sutrisno Felyatus Sholeha S.Pd.

Mengetahui,
Kepala SMK Mabdaul Ma’arif Jombang-Jember

Imam Taufiq Akbar, S.Pd.I.

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat-Nya serta hidayah-Nya sehingga penulis bisa menyelesaikan penyusunan
laporan Praktik Kerja Industri SMK Mabdaul Maarif Jombang.
Laporan ini disusun untuk melengkapi tugas Praktik Kerja Industri Sekolah
Menengah Kejuruan Mabdaul Ma’arif Jombang.
Waktu pelaksananaan Praktik Kerja Industri Sekolah Menengah Kejuruan
Mabdaul Ma’arif yaitu Tiga Bulan. Dua Bulan yaitu praktik di
Instansi/Perusahaan yang telah di tentukan, dan Satu Bulan digunakan dalam
menyusun serta mengujikan laporan di Sekolah asal.
Laporan ini tersusun atas bantuan dari beberapa pihak, oleh karena itu
penyusun mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Imam Taufiq Akbar,SPd,I., selaku Kepala Sekolah Menengah
Kejuruan Mabdaul Ma’arif Jombang-Jember.
2. Ibu Felyatus Sholeha, S.Pd., selaku Kepala Program Studi SMK Mabdaul
Maarif Jombang-Jember.
3. Bapak Drs.Sugeng Sutrisno, selaku Kepala Desa Jombang yang telah
membimbing kami selama pelakasanaan prakerin.
4. Bapak Langgeng Kusumo Atmojo. S.H. selaku Pembimbing Prakerin dari
sekolah.
Penulis berharap laporan yang telah disusun ini bisa memberikan sumbangsih
untuk menambah pengetahuan para pembaca, dan akhir kata, dalam rangka
perbaikan selanjutnya, penulis akan terbuka terhadap saran dan masukan dari
semua pihak karena penulis menyadari laporan yang telah disusun ini memiliki
banyak sekali kekurangan.
Jember, 09 Mei 2023
Penulis

AMANDA NUR SAFIYAH

iv
 DAFTAR ISI

Halaman
HALAMAN JUDUL...............................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN...................................................................ii
LEMBAR PENGESAHAN...................................................................iii
KATA PENGANTAR............................................................................iv
DAFTAR ISI...........................................................................................v
DAFTAR GAMBAR.............................................................................vii
DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................viii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pelaksanaan prakerin............................................1
B. Tujuan Praktik Kerja Industri........................................................1
C. Manfaat Praktik Kerja Industri......................................................2
1. Manfaat bagi SMK Mabdaul Ma’arif Jombang.......................2
2. Manfaat bagi Perusahaan atau Instansi....................................2
3. Manfaat bagi Siswa Prakerin...................................................2
D. Kompetensi Tamatan OTKP .........................................................3
E. Metode Pengumpulan Data............................................................3
BAB II KEGIATAN PRAKERIN
A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Prakerin.....................................5
B. Pelaksanaan Bimbingan Prakerin .................................................5
C. Kegiatan Prakerin...........................................................................5
D. Permasalahan yang dihadapi Siswa Prakerin.................................6
E. Hasil yang dicapai dalam Pelaksanaan Prakerin............................6
F. Gambaran umum tentang tempat Prakerin.....................................7
G. Jenis tempat Prakerin......................................................................
BAB III KAJIAN PENELITIAN
A. Kajian Teori..................................................................................11

v
 1. Pengertian surat......................................................................11
2. Fungsi Surat............................................................................11
3. Jenis-jenis Surat......................................................................12
4. Macam-macam Surat Keterangan Dari Desa.........................12
5. Pengertian Surat Keterangan....................................................
6. Pengertian AKTA.....................................................................
B. Temuan Studi................................................................................15
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan...................................................................................23
B. Saran.............................................................................................23
DAFTAR PUSTAKA............................................................................25
LAMPIRAN LAMPIRAN....................................................................26

vi
 DAFTAR GAMBAR

2.1 Struktur Pemerintahan Kantor Desa Jombang................................................

3.1 Gambar Kutipan AKTA..................................................................................
3.2 Gambar Surat Keterangan Kehilangan............................................................

vii
 DAFTAR LAMPIRAN

A. Dokumentasi Kegiatan Praktik Kerja Industri......................................26

B. Daftar Hadir Praktik Kerja Industri.......................................................28
C. Jurnal Praktik Kerja Industri.................................................................30

viii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan Prakerin

Praktik Kerja Industri (PRAKERIN) merupakan metode pembelajaran
siswa SMK untuk mengenal dunia usaha sebelum mereka terjun langsung
ke dunia usaha yang sebenarnya kegiatan Praktik Kerja Industri merupakan
bentuk pelaksanaan pendidikan sistem ganda yang memberikan pengalaman
bagi siswa SMK tentang dunia usaha atau dunia industri
Dengan diadakanya Praktik Kerja Industri yang di selenggarakan oleh
SMK Mabdaul Ma’arif telah memberikan sebuah pengalaman yang sangat
bermanfaat bagi siswa dalam menambah wawasan dan pengalaman di dunia
kerja sebenarnya, salain itu juga bertujuan agar siswa dapat memahami serta
menerapkan ilmu yang diperoleh pada waktu PRAKERIN di masa yang
akan datang.
Selama PRAKERIN di Kantor Desa Jombang telah memberikan
peluang kepada saya untuk memahami Praktik Kerja Industri yang
sebenarrnya, meskipun dengan waktu yang relatif singkat namun cukup
memberikan manfaat dan pengetahuan bagi saya dalam memahami Praktik
Kerja yang sesungguhnya, dan telah memberikan gambaran nyata mengenai
dunia usaha yang tidak dapat diperoleh di sekolah.

B. Tujuan Praktik Kerja Industri

Tujuan-tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan prakerin:
1. Untuk mempersiapkan tamatan yang memiliki keahlian professional
yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja dan meningkatkan
efisiensi psoses pendidikan serta memberikan pelatihan tenaga kerja
yang berkualitas dan professional.

1
 2

2. Untuk memberi pengakuan dan perhargaan terhadap pengalaman kerja

sebagai bagian dari proses pendidikan sekaligus membentuk pola
piker dan tingkah laku mandiri yang sesuai dengan tujuan pendidikan.
3. Untuk memperkokoh hubungan berkaitan dan kesepadanan antara
SMK dan Industri serta mengembangkan dan menginternalisasi sikap
dan nilai professional.

C. Manfaat Praktik Kerja Industri

1. Manfaat bagi SMK Mabdaul Ma’arif Jombang
Manfaat Praktik Kerja Industri bagi SMK adalah untuk
memantapkan materi-materi yang telah diberikan, memberikan
keahlian professional kepada peserta didik akan lebih terjamin untuk
mencapainya, memberika keterampilan dan pengalaman tambahan
untuk modal kerja setelah lulus, memepererat tali silaturahmi antara
pihak lembaga dengan perusahaan tempat Prakerin, dan Lembaga
menjadi lebih dikenal oleh perusahaan-perusahaan yang menjadi
tempat Prakerin.
2. Manfaat bagi Perusahaan atau Isntansi
Manfaat-manfaat bagi Perusahaan / Instansi adalah
perusahaan dapat mengetahui persisi kualitas peserta didik yang
melakukan Prakerin agar dinilai perusahaan dapat menjadi asset maka
peserta didik dapat direkrut oleh perusahaan tersebut, membantu
meringankan pekerjaan yang ada ditempat Prakerin, dan selama
peserta didik telah ikut dalam proses kerja secara aktif, diharapkan
akan memberikan keuntungan bagi perusahaan yang menjadi tempat
Prakerin.
3. Manfaat bagi Siswa Prakerin
Dengan adanya Praktik Kerja Industri ini, peserta didik akan
mendapatkan gambaran nyata tentang dunia kerja yang sesunggunya,
berguna untuk melatih mental kerja yang siap pakai, dan akan
 3

memiliki keahlian-keahlian tertentu sesuai dengan kebutuhan dunia

kerja, sehingga dapat meningkatkan taraf hidupnya maupun bekal
untuk pengembangan diri secara berkelanjutan.

D. Kompetensi Tamatan OTKP

Menampilkan diri sebagai manusia beriman dan bertaqwa kepada
Tuhan Yang Maha Esa,berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan rohani,
berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung jawab
merupakan standar kompetensi yang harus dicapai oleh siswa Prakerin.
Selain itu, agar dapat menciptakan tamatan SMK yang mempunya
kemampuan sesuai dengan dunia kerja/dunia usaha, Kompetensi produktif
yang harus dimiliki siswa tamatan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
a. Pengetikan naskah atau dokumen
b. Penanganan telepon
c. Penataan dan pengelolaan surat atau dokumen
d. Penataan dan pengelolaan arsip
e. Penanganan perjalanan bisnis
f. Penanganan dana kas kecil
g. Penyiapan pertemuan atau rapat
h. Penanganan aplikasi
i. Penanganan informasi melalui internet

E. Metode Pengumpulan Data

1. Teknik Observasi dan Pengamatan Lapangan
Adalah teknik pengumpulan data dengan mengumpulkan
pengamatan secara langsung terhadap suatu objek pengamatan dengan
mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan laporan tugas
akhir yang akan penulis sampaikan.. sehingga diperoleh data yang
lengkap dan akurat. Penulis menggunakan metode ini untuk
 4

mengamati situasi dan kondisi dalam kegiatan kerja di suatu

perusahaan atau industri.

2. Teknik Studi Pustaka

Adalah teknik pengumpulan data dengan menggunakan data
atau mengumpulkan sumber-sumber tertulis yang penting dan
berhubungan dengan masalah yang sedang dibahas guna memperoleh
gambaran secara teoritas yang dapat menunjang terhadap penyusunan
laporan
3. Teknik Interviuw atau Wawancara
Adalah usaha untuk mengumpulkan informasi dengan
mengajukan sejumlah pertanyaan secara lisan untuk di jawab secara
lisan juga. Teknik ini penulis menggunakan untuk wawancara dengan
pimpinan dan karyawan perusahaan untuk mengetahui bagaimana
suatu sistem penulisan tersebut.
4. Teknik Dokumentasi
Adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang
berupa catatan traskip,buku,surat,majalah,prestasi serta benda-benda
yang akan memberikan bermacam-macam keterangan penulis
menggunakan metode ini untuk memperoleh data tentang kondisi
suatu perusahaan.
 BAB II
KEGIATAN PRAKERIN

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Prakerin

Waktu dan tempat pelaksanaan bertempat di Kantor Desa Jombang.
Di mulai pada tanggal 13 Februari 2023 s/d 17 April 2023. Dengan jadwal
dalam satu minggu 5 hari bekerja yang dimulai dari pukul 08.00-13.00 WIB
dengan memakai ketentuan di Kantor Desa Jombang.

B. Proses Bimbingan Prakerin

Proses bimbingan Prakerin yang di lakukan oleh guru pembimbing
DU / DI selama Prakerin, yakni pembimbing secara langsung memberi
tugas kepada siswa Prakerin agar diselesaikan, jika siswa merasa belum
bisa, maka pembimbing akan memberikan bimbingan / arahan kepada siswa
tersebut, demikian seterusnya siswa mulai belajar dan bekerja mengenal
Dunia Usaha / Dunia Industri.

C. Kegiatan Prakerin
Kegiatan pada waktu pelaksanaan prakerin kami mengerjakan tugas-
tugas yang di berikan oleh karyawan kepada kami, antara lain :
1. Membuat Surat Kehilangan AKTA
2. Membuat Surat Keterangan Catatan Kepolisian
3. Membuat Surat Keterangan Usaha
4. Membuat Surat Keterangan Tidak Mampu
5. Membuat Surat Domisili
6. Membuat Surat Keterangan Pindah
7. Membuat Surat Kehilangan Kartu Kekuarga
8. Membuat Surat Kematian
9. Mengisi Lembar Disposisi

5
 6

10. Mengisi Formulir Isian Biodata Penduduk untuk WNI (per keluarga)
11. Membuat Surat Kehilangan Kartu Tanda Penduduk
12. Membuat Surat Keterangan Cerai
13. Memasukkan Data dalam bentuk Microsoft Excel.
14. Membuat Amplop
15. Mengeprint Amplop
16. Mengeregister Surat
17. Mengfotocopy Formulir Surat Kelahiran atau Akta
18. Mengfotocopy Formulir Surat Kematian

D. Permasalahan yang dihadapi Siswa Prakerin

Setelah 2 (Dua) Bulan pelaksanaan prakerin, kami mengalami
beberapa masalah, antara lain :
1. Kurangnya teliti dalam mengerjakan surat.
2. Saat menyetempel surat terkadang posisinya tidak tepat .
3. Komputer terkadang eror.
4. Ketika melubangi kertas menggunakan perforator hasilnya kurang
memuaskan.

E. Hasil yang dicapai dalam Pelaksanaan Prakerin

Kegiatan yang paling sering dilakukan antara lain:
1. Membuat surat.
Selama Prakerin penyusun diberi tugas untuk membuat surat dalam
bentuk surat keluar.
2. Meregister surat.
Kalau sudah membuat surat maka selanjutnya meregister ke dalam
buku agenda.
3. Meminta tanda tangan kepada Kepala Desa
 7

Setelah membuat dan meregister surat sudah selesai, maka harus

meminta tanda tangan kepada Kepala Desa.
4. Menyetempel surat
Jika surat sudah di tanda tangani maka harus di stempel.
5. Membuat amplop.
Selama Prakerin penyusun di suruh membuat amplop dari kertas –
kertas yang sudah tidak terpakai (mendaur ulang).

F. Gambaran umum tentang DU/DI atau instansi

1. Sejarah Kantor Desa Jombang
Desa Jombang adalah desa yang terletak pada sebuah kecamatan
yaitu kecamatan Jombang, kecamatan Jombang merupakan hasil
pemekaran dari Kecamatan Kencong, Desa Jombang sendiri berdiri
pada Tanggal 20 April 1901 yang dipimpin oleh seorang Tokoh
masyarakat yang bernama Bapak Karsani,yang konon beliau yang
pertama kali yang babat alas di Desa ini dan masih terdapat 10 rumah
(10 KK). Dan karena beliau adalah seorang kyai dan berdakwah
menyiarkan Agama Islam di Desa Jombang ini.
Berikut nama-nama Petinggi Desa atau Kepala Desa Jombang yang
pernah menjabat sampai saat ini adalah :
a. Karsani ( 1901 - 1916)
b. Garbin (1916 – 1920)
c. Surokatiko (1920 – 1931)
d. Rukiman (1931 – 1932)
e. Rukiman (1932 – 1966)
f. Rukiman (1966 – 1983)
g. H. Makhali (1983 – 1991)
h. H. Imam Bukhori (1991 – 1996)
i. Fauzan SH. (1996 – 2001)
 8

j. Drs. Sugeng Sutrisno (2001 – 2007)

k. H. Moch. Ilyas (2007 – 2013)
l. Margono (2013 – 2019)
m. Drs. Sugeng Sutrisno (2019 – 2023)
2. Visi dan Misi
Visi merupakan gambaran yang menantang masa depan yang di
inginkan dengan melihat potensi dan kebutuhan desa.
a. Visi : Terwujudnya masyarakat yang makmur dan
sejahtera melalui peningkatan sebagai produk unggulan.
b. Misi :
a) Meningkatkan pelayanan publik dengan
membudayakan seluruh sumber daya yang ada.
b) Mendorong terwujudnya kesejahteraan masyarakat,
lahir dan batin, dan demokratis, partisipatif
berdasarkan iman dan taqwa.
c) Mewujudkan aparatur pemerintah yang baik,
bertanggung jawab, transparan dan profesional
dalam memberikan pelayanan.
9
 10

2. Daftar Perangkat Desa Jombang

DAFTAR PERANGKAT DESA

DESA JOMBANG KECAMATAN JOMBANG
KABUPATEN JEMBER

NO NAMA TTL PENDIDIKAN JABATAN

1 Drs. Sugeng Sutrisno 16-03-1960 S1 Kepala Desa
2 Sulardi 24-09-1964 SLTA Sekretaris Desa
3 Hestin Khofifah 22-07-1972 SLTA Kasi. Pelayanan
4 Do’ul Komar 28-08-1968 SLTA Kasi.
Pemerintahan
5 Muhammad Iqbal 31-03-1978 SLTA Kasi.
Kesejahteraan
6 Abdul Basar 05-05-1990 SLTA Kaur. Tu/Umum
7 Ahmad Syairofi 12-05-1976 S1 Kaur. Keuangan
8 Masyhudi 12-05-1976 SLTA Kaur.
Perencanaan
9 Suparto 20-07-1965 SLTA Kasun. Krajan I
10 Buang H.S 10-03-1965 SLTA Kasun Krajan II
11 Didik Purwanto 10-02-1980 SLTA Kasun Krajan III

G. Jenis Tempat Prakerin

Kantor Desa Jombang merupakan jenis instansi layanan publik yang
melayani kebutuhan administrasi masyarakat di Desa Jombang.
 BAB III
KAJIAN PENELITIAN
A. Kajian Teori
1. Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis
dari satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut
dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan,
laporan, pemikiran, sanggahan, kritikan dan sebagainya. Bila suatu
surat mendapat jawaban atau balasan maka terjadilah hubungan surat
menyurat yang sering disebut korespondensi. Dengan kata lain, surat
menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan
dalam komunikasi tertulis.
Surat menurut Agus Sugiarto (2005:2)
Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi, pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai
keperluan kegiatan dalam bentuk tertentu. Dengan demikian surat
membawa informasi, pernyataan, atau pesan yang diharapkan informasi
itu akan tersampaikan kepada pihak yang dituju oleh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan,
sebab pengirim surat mengemukakan maksud dan tujuannya,
menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui surat.
Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan
percakapan tertulis, dari seseorang kepada seseorang lainnya, dari
seseorang kepada lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari
lembaga ke lembaga lainnya.
2. Fungsi Surat
Terdapat beberapa fungsi surat yang perlu anda ketahui,
diantaranya sebagai berikut:
1. Menjadi sarana komunikasi
2. Sebagai bentuk kerjasama
3. Sebagai media untuk penyimpanan

11
 12

4. Menjadi alat bukti secara tertulis

5. Menjadi panduan kerja
3. Jenis – Jenis Surat
a. Jenis - jenis surat berdasarkan wujudnya
Berdasarkan wujudnya surat dibedakan menjadi empat, yaitu:
1) Kantor Pos
Kantor pos adalah surat yang terbuat dari kertas karton
berukuran 15 x 10 cm untuk mengirimkan berita yang
isinya singkat dan tidak bersifat rahasia.
2) Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak
sedemikian rupa sehingga apabila dilipat akan membentuk
sampul surat.
3) Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang ditulis pada kertas
tersendiri, kemudian saat dikirimkan meenggunakan
sampul amplop.
4) Memorandum dan Nota
Memorandum (memo) adalah surat yang berisi pesan
singkat berupa pemberitahuan yang berisi mengingatkan.
Nota adalah surat yang berisi pesan singkat berupa instruksi
atau perintah yang dibuat oleh atasan atau bawahan.
b. Jenis - jenis surat berdasarkan sifatnya
Berdasarkan sifatnya surat dibagi menjadi tiga, yaitu:
1) Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekluargaan,
yang berisi tentang masalah yang berkaitan dengan urusan
pribadi, baik itu tentang keluarga, kesehatan, keuangan, dan
lain-lain.
2) Surat Dinas
 13

Surat dinas adalah segala komunikasi tertulis yang

menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan kantor atau
organisasi. Surat dinas bisa berasal dari kantor atau
organisasi atau perorangan dan diterima oleh kantor atau
organisasi atau perorangan.
3) Surat Niaga
Surat niaga merupakan sebuah bentuk surat perdagangan
maupun surat jual beli yang ditulis oleh sebuah perusahaan
atau instansi perdagangan, penjualan, maupun instansi yang
melibatkan aktivitas jual beli.
c. Jenis - jenis surat berdasarkan asalnya
Menurut asalnya, surat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
1) Surat Masuk
Surat masuk merupakan sebuah surat yang diterima oleh
kelompok, perorangan, dan juga instansi dari pihak luar.
2) Surat Keluar
Surat keluar merupakan sebuah surat yang dikirim oleh
kelompok, perorangan, instansi, perusahaan, dan lainnya
kepada pihak dari luar sebagai penerima surat.
d. Jenis - Jenis surat berdasarkan jumlah penerima surat
Berdasarkan jumlah dari penerima, surat dapat dibagi tiga,
yaitu:
1) Surat Perorangan
Surat perorangan yaitu surat yang dikirim dari seseorang
atau organisasi tertentu.
2) Surat Edaran
Surat edaran yaitu surat yang dikirim kepada beberapa
pejabat atau beberapa orang tertentu.
3) Surat Pengumuman
Surat pengumuman yaitu surat yang ditujukan kepada
sejumlah orang atau pejabat sekaligus.
 14

e. Jenis - jenis surat berdasarkan aktivitasnya

Berdasarkan aktivitas atau kegiatannya, surat dibedakan
menjadi dua jenis, yaitu:
1) Surat Eksternal
Surat eksternal yaitu merupakan sebuah surat yang
berkaitan dan melibatkan pihak lainnya atau dari luar.
2) Surat Internal
Surat internal yaitu surat yang berkaitan dengan pihak dari
dalam dan ruang lingkup dalam dari sebuah perusahaan
tersebut.
f. Jenis - jenis surat berdasarkan keamanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat dibedakan menjadi empat,
yaitu:
1) Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang siapa saja tidak bisa
mengetahui isinya kecuali penerima dan tidak berdampak
buruk pula pada perusahaan.
2) Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang biasanya digunakan
untuk surat – surat yang berhubungan dengan keamanan
negara atau surat – surat yang berupa dokumen negara.
3) Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca
oleh orang lain, karena bila jatuh ke tangan yang tidak
berhak akan menimbulkan suatu kerugian.
4) Surat Konfidensial
Surat konfidensial adalah surat yang isinya tidak boleh
diketahui oleh orang lain, cukup diketahui oleh pejabat
yang bersangkutan. Contohnya, surat hasil rapat pimpinan
dan surat hasil penilaian kinerja manajer.
 15

g. Jenis – jenis surat berdasarkan proses penyelesaiannya

Berdasarkan proses penyeleseaiannya, surat dibedakan menjadi
tiga macam, yaitu :
1) Surat Biasa
Pada surat biasa ini proses penyelesaian dilakukan secara
urut dan sesuai dengan proses penerimaan serta
penyelesaiannya tidak mendesak.
2) Surat Sangat Segera (surat kilat)
Surat sangat segera adalah surat yang sifatnya segera untuk
dikirim agar cepat sampai kepada si penerima surat.
3) Surat Segera
Surat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan,
tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama dan
supaya segera dikirim agar mendapat tanggapan dari pihak
penerima.
h. Jenis – jenis surat berdasarkan tujuannya
Berdasarkan tujuannya, surat dibedakan menjadi tiga macam,
yaitu:
1) Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan mempunyai tujuan untuk
memberitahu informasi kepada pihak penerima atau pihak
tertentu.
2) Surat Perintah
Surat perintah ditujukan dengan tujuan untuk memberikan
suatu perintah pada penerima.
3) Surat Permintaan
Surat permintaan merupakan sebuah surat ditujukan dengan
tujuan untuk memberikan suatu permintaan tentang
permintaan barang atau jasa yang dibuat untuk penerima.
Sehingga permintaan yang diinginkan ini bisa tercapai dan
terwujud
 16

4. Macam-Macam Surat Keterangan dari Desa

1. SURAT KETERANGAN USAHA
2. SURAT KETERANGAN DOMISILI
3. SURAT KETERANGAN TIDAK MAMPU/MISKIN/EKONOMI
LEMAH
4. SURAT KETERANGAN LAHIR DARI BIDAN DESA
5. SURAT KETERANGAN KEMATIAN/MENINGGAL DUNIA
6. SURAT KETERANGAN BEDA NAMA DAN TANGGAL
LAHIR
7. SURAT KETERANGAN BELUM MENIKAH
8. SURAT KETERANGAN KELAKUAN BAIK
9. SURAT KETERANGAN KARTU KELUARGA SEMENTARA
DALAM PENGURUSAN
10. SURAT KETERANGAN DISABILITAS
11. SURAT KETERANGAN PENGHASILAN ORANG TUA
12. SURAT KETERANGAN JUAL BELI TANAH
13. SURAT KETERANGAN AHLI WARIS
14. SURAT KETERANGAN PEKERJAAN ORANG TUA
15. SURAT KETERANGAN JALAN
16. SURAT KETRANGAN CERAI HIDUP/MATI
17. SURAT KETERANGAN WAKAF
18. SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG ANTAR DESA
(PENDUDUK)
19. SURAT KETERANGAN PINDAH KELUAR ANTAR DESA
(PENDUDUK)
20. SURAT KETRANGAN BALIK NAMA REKENING LISTRIK
21. SURAT KETERANGAN CATATAN KEPOLISIAN (SKCK)
22. SURAT KETERANGAN ASAL USUL
23. SURAT KETERANGAN BUKAN PERANGKAT DESA
24. SURAT KETERANGAN CUTI PERANGKAT DESA
25. SURAT KETERANGAN KEHILANGAN
 17

26. SURAT KETERANGAN KTP SEMENTARA DALAM PROSES

PNGURUSAN/PENGGANTI KTP
27. SURAT KETERANGAN RIWAYAT TANAH
28. SURAT KETERANGAN WALI HAKIM
29. SURAT KETERANGAN TIDAK/BELUM BEKERJA
30. SURAT KETERANGAN TELAH MELAKUKAN PENELITIAN

5. Pengertian Surat Keterangan

Surat keterangan adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat
yang berwenang yang berisi informasi tertulis tentang suatu hal atau
seseorang, yang digunakan sebagai tanda bukti untuk menerangkan
atau menjelaskan kebenaran suatu hal.
Bagian-bagian dalam surat keterangan
Secara umum, surat keterangan tersusun dari 3 bagian, meliputi:
1) Kepala surat, terdiri dari:
a. Kop surat (berisi logo dan nama instansi yang diletakkan secara
simetris dan ditulis dengan huruf kapital)
b. Judul surat
c. Nomor surat
2) Batang tubuh surat (bagian batang tubuh surat keterangan ini
memuat pejabat yang menerangkan dan orang yang diterangkan
serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan).
3) Kaki surat (bagian kaki surat keterangan memuat keterangan
tempat, tanggalan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama
pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Letak bagian kaki
terletak pada bagian kanan bawah).
 18

6. Pengertian AKTA
Akta adalah surat tanda bukti berisi pernyataan (keterangan,
pengakuan, keputusan, dan sebagainya) tentang peristiwa hukum yang
dibuat menurut peraturan yang berlaku, disaksikan dan disahkan oleh
pejabat resmi.
AKTA menurut KBBI (kamus besar bahasa indonesia) adalah surat
tanda bukti yang berisi pernyataan (keterangan, pengakuan, keputusan
dan sebagainya) tentang peristiwa hukum yang dibuat menurut
peraturan yang berlaku, disaksikan dan disahkan oleh pejabat resmi).
a) Fungsi AKTA
1. Syarat pendaftaran sekolah anak
2. Syarat bukti sah hukum hubungan antara orang tua dan anak
3. Bukti awal kewarganegaraan suatu negara
4. Syarat pembuatan Kartu Identitas Anak (KIA)
5. Identitas diri pertama yang dimiliki anak
6. Bahan rujukan ijazah sekolah
b) Tujuan AKTA
AKTA juga bertujuan untuk dijadikan sebagai bukti tentang
suatu peristiwa yang sudah ditandatangani oleh yang bersangkutan.
Dengan adanya AKTA ini, maka seseorang bisa memiliki bukti
yang sah dan di akui secara hukum.
c) Jenis AKTA
1. AKTA Otentik
Akta otentik adalah akta yang dibuat oleh pejabat yang
diberi wewenang untuk itu oleh penguasa menurut ketentuan
yang telah diterapkan, baik dengan atau tanpa bantuan dari
pihak-pihak yang berkepentingan, yang mencatat apa yang
dimintakan untuk dimuat didalamnya oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.
 19

2. AKTA di Bawah Tangan

Dalam praktik akta di bawah tangan adalah akta yang
hanya dibuat di antara mereka para pihak yang membuat akta
atau dengan kata lain tanpa keterlibatan orang lain. Lazimnya,
dalam penandatanganan akta di bawah tangan tersebut, tanpa
adanya saksi yang turut serta dalam membubuhkan tanda
tangannya. Padahal sebagaimana diketahui bahwa saksi
merupakan salah satu alat pembuktian dalam perkara perdata.
Akta di bawah tangan merupakan akta yang di buat serta
ditandatangani oleh para pihak yang bersepakat dalam
perikatan atau antara pihak yang berkepentingan saja.

Perbedaan pokok antara Akta Otentik dengan Akta di

Bawah Tangan adalah cara pembuatan atau terjadinya akta
tersebut. Suatu akta otentik ialah suatu akta yang dibuat dalam
bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau dihadapan
pejabat umum yang berwenang untuk itu (seperti Notaris,
Hakim, Panitera, Juru Sita, Pegawai Pencatat Sipil), di tempat
akta itu dibuat. Contoh akta otentik adalah akta notaris, vonis,
surat berita acara sidang, proses perbal penyitaan, surat
perkawinan, kelahiran, kematian, dan sebagainya. Akta di
Bawah Tangan cara pembuatan atau terjadinya tidak dilakukan
oleh dihadapan pejabat pegawai umum, tetapi cukup oleh pihak
yang berkepentingan saja. Contoh akta dibawah tangan, surat
perjanjian sewa menyewa rumah, surat perjanjian jual beli, dan
sebagainya.
 20

Berikut adalah contoh Kutipan AKTA.

3.1. Contoh Gambar Kutipan AKTA Kelahiran (sumber : dok.pribadi)

 21

B. Temuan Studi

Kegiatan penulis selama Praktik Kerja Industri salah satunya yaitu

membuat surat keterangan kehilangan AKTA. AKTA merupakan salah
satu jenis kebutuhan administrasi utama bagi setiap penduduk, maka saat
terjadi kehilangan, penduduk diharuskan memiliki surat keterangan
kehilangan dari pemerintahan desa sebagai bukti yang akurat untuk
keperluan pembuatan AKTA yang baru atau untuk kebutuhan administrasi
lainnya.

Berikut adalah beberapa syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk

membuat AKTA baru:

1) KK asli
2) Formulir Permohonan baru dari Kelurahan
3) Surat Keterangan Lahir dari Dokter/Bidan/Penolong Kelahiran (asli)
4) Foto copy KTP orang tua (Pelapor adalah ayah atau ibu kandung)
5) Foto copy KTP dua orang saksi
6) Surat Kuasa dari orang tua kandung apabila pelapor dikuasakan,
disertai Foto copy KTP penerima kuasa
7) Setelah semua persyaratan lengkap silahkan difoto dan di kirim ke
nomor pelayanan 08113577800
8) Atau bisa langsung datang ke Kantor Dukcapil dengan membawa
persyaratan tersebut.
 22

Berikut adalah contoh Surat Keterangan Kehilangan.

3.2.Contoh Gambar Surat Keterangan Kehilangan (sumber : dok.pribadi)

 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan
Surat keluar adalah surat yang dibuat atau dikirimkan oleh suatu
instansi atau kantor kepada pihak lain, baik perseorangan, kelompok
maupun suatu lembaga. Contoh surat yang dikeluarkan oleh Kantor Desa
Jombang salah satunya yaitu surat kehilangan AKTA.
AKTA merupakan salah satu jenis kebutuhan administrasi utama
bagi setiap penduduk, maka saat terjadi kehilangan, penduduk diharuskan
memiliki surat keterangan kehilangan dari pemerintahan desa sebagai
bukti yang akurat untuk keperluan pembuatan AKTA yang baru atau untuk
kebutuhan administrasi lainnya.
Penanganan surat keluar yang dilakukan di Kantor Desa Jombang,
pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat, pencatatan konsep
surat, pengetikan konsep surat, pemerikasaan pengetikan,
penandatanganan surat, pemberian cap dinas, melipat surat, penyampulan
surat, pengiriman surat, penyimpanan surat.

B. Saran
Penulis telah melaksanakan kegiatan prakerin selama kurang lebih
2 bulan, penulis merasakan apa yang terjadi jika seandainya menjadi
tenaga kerja yang pastinya bekerja sama dengan orang lain.
1. Saran untuk DU/DI
Kepada pembimbing DU/DI agar dapat membimbing dan
mengajarkan siswa lebih jauh lagi ke dalam divisi yang ditempatkan di
perusahaan sehingga pekerjaan yang diberikan perusahaan dapat lebih
mudah dipahami.

23
 24

2. Saran untuk Pihak Sekolah

Penulis berharap hubungan antara pihak sekolah dan industri dapat
ditingkatkan, penulis mengharapkan agar pihak sekolah lebih
memperhatikan pekerjaan, lebih peduli, menghargai serta membantu siswa
dalam pelaksanaan prakerin.

3. Saran untuk Siswa

Guna kesuksesan dan keberhasilan praktek, siswa hendaknya perlu
mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya. Kalaupun nantinya ada
kekurangan dapat di tambahi melalui pelaksanaan praktik kerja, sehingga
terbentuk etos kerja dan pengalaman sesuai dengan tujuan dari
pelaksanaan praktik kerja.
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyani, Sri, Sri Endang R., Suyeti, 2018. Administrasi Umum. Jakarta: Penerbit
Erlangga.

Mulyani, Sri, Sri Endang R., Suyeti, 2018. Kearsipan. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Sumber: http://digilib.unila.ac.id

Sumber: http://capil.madiunkota.go.id

25
DOKUMENTASI KEGIATAN PRAKERIN

Mengeprint Surat
Senam Bersama Ibu-ibu PKK

Senam Bersama Ibu-ibu PKK

Membuat Surat

Membuat Surat