Nama : Homsatun Hasanah

No prakerja : 3559 2023 1339 5934

Soal UNJUK KETERAMPILAN :

Peserta didik calon sekretaris menentukan analisis masalah dan mencari solusi yang
tepat sesuai dengan kondisi tuntutan pekerjaan Sekretaris dan membuat rancangan
naskah tertulis dengan teknik komunikasi asertif berdasarkan ilustrasi kasus di bawah
ini :

Anda adalah seorang sekretaris di sebuah lembaga pendidikan Internasional yang

baru bekerja selama tiga bulan. Meskipun pegawai baru, Anda selalu mencoba
melakukan yang terbaik. Suatu hari, tanpa pemberitahuan, pimpinan Anda terlambat
menghadiri rapat atau malah tiba-tiba berhalangan hadir. Padahal sebelumnya sudah
ada jadwal untuk rapat dengan klien penting yang merupakan klien prioritas untuk
proyek baru. Anda sudah mencoba menelpon pimpinan berkali-kali tetapi tidak ada
jawaban. Sedangkan klien prioritas sudah 15 menit menunggu dan meminta untuk
segera memulai rapat, baik ada dan tidak adanya pimpinan. Sedangkan Anda sebagai
Sekretaris baru, hal ini merupakan pertama kali menghadiri rapat penting bertaraf
Internasional.
Lalu, sebagai Sekretaris baru apa yang akan Anda lakukan?
Apa yang akan Anda katakan kepada klien prioritas agar tidak mengecewakan
mereka dan proyek baru tetep terjalin dengan baik?

1. Analisislah masalah ilustrasi kasus diatas dengan salah satu metode

pemecahan masalah beserta solusinya (Pilih salah satu 6 Thinking Hats, Fish
Bones, Five Why dan jelaskan mengapa memilih metode tersebut )! (File dalam
bentuk PDF)
2. Setelah dianalisis, buatlah kesimpulan naskah tertulis dengan teknik
komunikasi asertif (File dalam Bentuk PDF)

Jawab :

1. ANALISIS MASALAH:

Dalam ilustrasi kasus di atas, Sekretaris baru menghadapi masalah ketidakhadiran

atau keterlambatan pimpinan dalam rapat dengan klien penting yang merupakan klien
prioritas untuk proyek baru. Sekretaris baru telah mencoba menelpon pimpinan
berkali-kali tanpa mendapatkan jawaban. Sementara itu, klien prioritas telah
menunggu selama 15 menit dan meminta agar rapat segera dimulai, baik ada atau
tidak ada pimpinan. Sekretaris baru juga merasa tidak berpengalaman dalam
menghadiri rapat penting bertaraf internasional.

Metode pemecahan masalah yang akan digunakan dalam analisis ini adalah metode
"Six Thinking Hats" (Enam Topi Berpikir). Metode ini dipilih karena memungkinkan
Sekretaris baru untuk melihat masalah dari berbagai sudut pandang yang berbeda,
sehingga dapat menghasilkan solusi yang komprehensif dan seimbang.

Solusi:
Topi Putih (Fakta dan Informasi): Sekretaris baru mengumpulkan semua fakta dan
informasi terkait situasi, termasuk jadwal rapat, upaya kontak dengan pimpinan, dan
kepentingan klien prioritas dalam proyek baru.
Topi Merah (Emosi dan Intuisi): Sekretaris baru mempertimbangkan emosi dan intuisi
klien prioritas serta perasaan yang muncul akibat ketidakhadiran atau keterlambatan
pimpinan. Ini membantu Sekretaris untuk memahami dan menghargai kekhawatiran
klien.
Topi Hitam (Keraguan dan Kritik): Sekretaris baru menganalisis konsekuensi negatif
dari memulai rapat tanpa pimpinan, termasuk kemungkinan kesalahan dalam
pengambilan keputusan atau potensi kerugian reputasi.
Topi Kuning (Manfaat dan Harapan): Sekretaris baru mencari manfaat dari memulai
rapat tanpa pimpinan, seperti memanfaatkan waktu klien prioritas atau menghindari
penundaan proyek baru.
Topi Hijau (Kreativitas dan Alternatif): Sekretaris baru mencari solusi alternatif, seperti
mengusulkan untuk melanjutkan rapat dengan mengundang pimpinan secara virtual
melalui konferensi telepon atau video.
Topi Biru (Pemetaan Proses dan Pengendalian): Sekretaris baru merencanakan
langkah-langkah pelaksanaan solusi yang dipilih dan mempertimbangkan implikasi
jangka panjang.

2. Kesimpulan naskah tertulis dengan teknik komunikasi asertif

Sebagai Sekretaris baru dalam situasi tersebut, berikut adalah langkah-langkah yang
dapat dilakukan:
1. Tetap tenang dan terorganisir: Pertama-tama, penting untuk tetap tenang dan
terorganisir dalam menghadapi situasi ini. Jaga kepercayaan diri dan yakinkan
diri sendiri bahwa Anda dapat menangani situasi dengan baik.
2. Berkomunikasi dengan klien prioritas: Sampaikan kepada klien prioritas bahwa
Anda meminta maaf atas ketidakhadiran atau keterlambatan pimpinan, dan
jelaskan bahwa Anda sebagai Sekretaris baru akan berusaha menyelesaikan
situasi ini dengan baik. Beri tahu mereka bahwa Anda sedang mengupayakan
kontak dengan pimpinan dan akan memberi kabar secepat mungkin.
3. Berikan pilihan kepada klien: Jika memungkinkan, tawarkan beberapa opsi
kepada klien prioritas. Misalnya, Anda dapat menawarkan untuk melanjutkan
rapat dengan kehadiran anggota tim lain yang dapat mewakili pimpinan atau
menawarkan jadwal alternatif yang memungkinkan rapat digelar dengan
kehadiran pimpinan di waktu yang lebih sesuai.
4. Jaga komitmen terhadap proyek baru: Pastikan klien prioritas bahwa Anda
sangat berkomitmen terhadap proyek baru mereka dan bahwa Anda akan
memastikan bahwa proyek tersebut tetap berjalan dengan baik. Jelaskan
langkah-langkah konkret yang akan Anda ambil untuk memastikan kelancaran
proyek, seperti mengatur ulang jadwal rapat, mengoordinasikan dengan
pimpinan secara efektif, atau mencari solusi alternatif.
5. Tetap terbuka terhadap pertanyaan dan masukan: Dalam komunikasi dengan
klien prioritas, pastikan Anda siap untuk mendengarkan pertanyaan,
kekhawatiran, atau masukan yang mereka miliki. Berikan kesempatan kepada
mereka untuk berbicara dan sampaikan bahwa Anda siap untuk mendukung
mereka dalam memastikan proyek berjalan dengan baik.
6. Jangan ragu meminta bantuan: Jika diperlukan, jangan ragu untuk meminta
bantuan dari atasan atau anggota tim lain yang lebih berpengalaman. Mereka
 dapat memberikan panduan dan saran yang berguna dalam menangani situasi
ini dengan baik.

Sebagai Sekretaris baru, penting untuk tetap profesional, percaya diri, dan asertif
dalam berkomunikasi dengan klien prioritas. Jaga sikap yang positif dan berusaha
untuk menyelesaikan situasi ini dengan cara terbaik yang kita bisa.