SISTEM INFORMASI KEPENDUDUKAN DI KANTOR

KELURAHAN PADASUKA KABUPATEN BANDUNG

BERBASIS WEB
POPULATION INFORMATION SYSTEM IN KELURAHAN OFFICE
PADASUKA KABUPATEN BANDUNG
WEB-BASED

Trisna Yuganda1, Tono Hartono, S.Si., MT.

TrisnaYuganda@email.unikom.ac.id, Reninovyan@gmail.com

Abstrak – Didunia pemerintahan terkhusus nya kelurahan sudah banyak yang mengunakan dan memanfaatkan era
teknologi ini, salah satunya adalah kelurahan padasuka kabupaten bandung, akan tetapi masih ada administrasi
kependudukan yang ada di KELURAHAN belum sepenuhnya mengunakan atau memanfaatkannya, Kantor kelurahan
merupakan perangkat daerah yang berkedudukan di wilayah kabupaten yang dipimpin oleh Lurah. Dimana kantor
kelurahan merupakan lembaga atau instansi pemerintahan yang langsung berhubungan dengan masyarakat untuk
memberikan jasa pelayanan administrasi kependudukan., dalam hal pem buatan su rat-su rat pngantar ( Kartu Keluarga
dan K TP), surat keterangan kelaahiran, kema tian, penduduk pindah/datang harus datang langsung ke kelurahan d an
ksulitan un tuk mendpatkan lapo ran kependu dukan yng cpat da n akrat dal am watu yng sngkat, serin gkali terja di
ksalahan bhkan a da arsip da ta yng hlang tau ru sak ka rena telalu bnyaknya arsip yng ada. Mtode pnelitian yng d i gu
nakan dlam pene liti ini ada lah di gunakan meto de pndekatan ter stuktur da n pngembangan wate rfall, desain pnelitian
mnggunakan mtode deskriptif d an tin dakan, mtode pengu mpulan data menggnakan Tek nik Obse rvasi, dokum entasi
dan wawa ncara.
Kata kunci : sistem informasi, administrasi kependudukan, pelayanan

Abstract - In the world of government, especially the kelurahan, there are many who use and utilize this technology era,
one of them is the village of Padasuka, Bandung Regency, but there is still a population administration in
KELURAHAN not yet fully utilizing or utilizing it. district headed by the Lurah. Where the kelurahan office is an
institution or government agency that is directly related to the community to provide population administration
services, in terms of making introductory letters (Family and KTP Cards), birth certificates, deaths, residents moving /
coming must come directly to the kelurahan and the difficulty of getting a population report that is fast and accurate in
a short time, often there is an error even there are data files that are lost or damaged because there are too many
archives. The research method used in this researcher is to use the structured approach and waterfall development
method, the design of the study uses descriptive methods and actions, the method of data collection uses Observation
Techniques, documentation and interviews.

Keywords: information system, population administration, service

1. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang Penelitian
Seiring dengan perkembangan jaman, kemajuan teknologi informasi pun berkembang sangat pesat.
Hal ini dapat dilihat dari ketergantungan manusia akan informasi semakin bertambah sehingga
kualitas informasi pun harus selalu di tingkatkan karena manfaat suatu informasi mempunyai
dampak yang cukup besar terhadap perkembangan lembaga atau instansi itu sendiri. Adapun
beberapa faktor penentu kualitas informasi diantaranya keakuratan, ketepatan waktu, relevansi dan
kemudahan untuk memperolehnya. Untuk memperoleh faktor – faktor tersebut, pengolahan data
tidak hanya cukup mengandalkan alat bantu seadanya, akan tetapi membutuhkan alat bantu yang
cepat dan akurat dalam memproses data karena informasi yang berkualitas dan yang bernilai tinggi
hanya dihasilkan dari sebuah sistem informasi yang berkualitas juga. Kantor kelurahan merupakan
perangkat daerah yang berkedudukan di wilayah kabupaten yang dipimpin oleh Lurah. Dimana
kantor kelurahan merupakan lembaga atau instansi pemerintahan yang langsung berhubungan
 dengan masyarakat untuk memberikan jasa pelayanan administrasi kependudukan. Dengan rutinitas
masyarakat yang sangat tinggi mengakibatkan masyarakat mengharapkan pelayanan kependudukan
yang tepat waktu dan efisien. Pengolahan da ta pda Kantor Klurahan Padasuka msih dlakukan dlam
ben tuk pem bukuan atau arsp-arsip, shingga seri ngkali ter jadi ksalahan bhkan ada ar sip dta ya ng
hlang tau rsak krena trlalu bnyaknya ar sip yng ada. Dri kgiatan trsebut mnimbulkan prmasalahan
sperti tdak efsiennya wktu yng dgunakan utuk mmproses playanan kpendudukan dlam pncar ian da
ta pnduduk, prses pmbutan su rat-su rat pngantar ( Ka rtu Kelu arga dan K TP), surat kete rangan
kela hiran, ke mati an, pe nduduk pndah/dtang da n ksulitan untk mndapatkan lporan kpendudukan
yng cpat d an akurat dlam wktu ya ng singkat. Oleh karena itu berdasarkan permasalahan yang ada
maka sebagai solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut agar dalam mengelola data administrasi
kependudukan tidak terjadi kesalahan dalam melakukan penginputan data serta agar membutuhkan
waktu yang lebih singkat dalam melakukan pengelolaan kegiatan oleh karena itu dirancang sebuah
“Sistem Informasi Kependudukan di Kantor Kelurahan Padasuka Kabupaten Bandung”

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

Identifikasi da n rumusan masalah dari penlitian ini adalah :
1.2.1 Iidentifikasi Masalah
Berdasarkan dari latar belakang di tas maka saya menarik beberapa masalah berdasarkan
pada :
1. Prses pmbutan su rat-su rat pnngantar (Ka rtu Kluarga d an KTP), Srat Kete rangan Kela
hiran, Kema tian, Su rat Kete rangan Pnduduk Pin dah da n lain nya yang menbutuhkan
waktu yangg cukup lama shingga waktu yang digunakan tidak efisien.
2. Tid ak efisi ennya wktu ya ng digu nakan utuk mmproses pela yanan kepend udukan
daalam pencaarian da ta pendu duk ka rena data penduduk masih berupa arsip.
3. Sulitnya me mbuat lap oran kepen dudukan yng cpat dan akurat dlam wktu sngkat krena
dta-da ta pnduduk di am bil da ri ar sip-a rsip.yng trsimpan..

1.2.2 Rumu san Mas alah

Berdasarkan dari iden tifikasi yang sudah di uraikan, maka rumusan masalah yang ada di
KELURAHAN adalah :
1. Bagaimana membuat proses pembuatan surat-surat pengantar di kelurahan padasuka
dengan cepat dan efisien ?
2. Bagaimana cara mempermudah pegawai kelurahan dalam mencari data penduduk ?
3. Bagaimana cara membuat proses pembuatan laporan menjadi lebih mudah, cepat dan
akurat ?

1.3 Maks ud Pene litian

Berdasarkan dari latar belakang yang sudah peneliti jelaskan diatas, maka masud dari penelitian ini
yaitu untuk membangun sistem informasi administrasi kependudukan berbasis website pada Kantor
Kelurahan Padasuka, sebagai media yang dapat membatu dalam pelayanan kepada masyarakat,
pengarsipan data, dan penyajian laporan. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat bekerja
dan melayani masyarakat dengan lebih maksimal lagi.

II. LANDaASAN TEORI

2.1 Pene litan Terdahulu
Pene litian yang dilakukan oleh Iyan Gustiana, M.Kom dengan judul “Sistem Informasi
Kependudukan Dan Catatan Sipil Menggunakan Enterprise Architecture Planning” bertujuan
menghasillan sistem informasi pengelolaan data kependudukan dengan Metode Enterprise
Architecture Planning. Dalam perancangan penelitian terdahulu ini peneliti menggunakan metode
pengembangan waterfall dan metode pendekatan terstuktur dengan menggunakan Flowmap,
 Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relationship Diagram), Kamus Data,
Normalisasi, Relasi Tabel. Persamaan dari penelitian ini dan penelitian penulis ialah tema
kependudukan yang diambil. [1]
Penelitian yang dilakukan oleh Elsa Sanusi Nasihin dengan judul “Sistem Informasi Pelayanan
Kependudukan Di Kelurahan Sukahaji Kecamatan Babakan Ciparay”. Dalam perancangan penelitian
terdahului ini peneliti menggunakan metode pengembang waterfall dan metode pendekatan
terstuktur dengan menggunakan Flowmap, Diagram Konteks, DFD (Data Flow Diagram),
ERD(Entity Relationship Diagram), Kamus Data, Normalisasi, Relasi Tabel penelitian penulis ialah
tema kependudukan yang diambil. Sedangkan perbedaannya adalah metode pengembangan sistem
yang dipakai penelitian terdahulu dan penulis yang menggunakan prototype.[3]

2.2 Pengertian Sistem

Menurut Richard F. Neuschel, Suaatu sisteem adalah suatu jringan krja dari prosedr - prsedur yangg
saling berhubungann, berkumpull bersamaa - sma untk mlakukan suatu kegiatan atau untk
mnylesaikan suatu sasaran yang tertentu [4]

III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN

3.1. Objek Penelitian
Penulis melakukan penelitian di Kelurahan Padasuka Kabupaten Bandung yang berlamat di Jl. H.
Sarkawi No.25, Padasuka, Kec. Cimenyan, Bandung, Jawa Barat 40911

3.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan

Kelurahan Padasuka ini ddrikan skitar pda thun 1978-nan milik pmerintah daerahh. Dmana wktu
berdirinya bangunan ini dikepalai oleh H.Maman Abdurahman dan sekarang dikepalai oleh Elang
Nurmansyah, S.Hut.

3.1.2 Viisi dan Misii

Dan adapun Visi dan Misi KELURAHAN sebagai berikut :
a. Visi
Vissi klurahan Padasuka adlah terwujudny ksejahteraan dan kmakmran msyrakat yangg
bermartabat.

b. Misi
Adapun misi Kelurahann Padasuka adalah sebagai berikut :

1. Mngembangkn suasana d an stuasi keamanan y an g kndusf untk aktvits

pnyelnggaraan pmrintahn, pmbngunan da n playnan msyrakat.
2. Mningktkn da n mngmbngkan dlam mncakup pmberdayaan paratur pmerintah dan
msyarkat serta dlam peningkatan partisipasi msyarkat dlam rngka mningktkn
ktenagakerjaan, mningktkan ksejahteraan sosial untk mwujdkan komitmen yangg
kuat dari sluruh pelaku pmbangunan.
 3.1.3 Stuktur Organisassi Perusahaan

LURAH

KASI
KASI SEKRETARIS
KASI TRANTIBUM PEMBERDAYAAN
PEMERINTAHAN KELURAHAN
MASYARAKAT

BENDAHARA
PELAKSANA PELAKSANA
PEMBANTU

Gambar 3.1 Stuktur Organisasi KELURAHAN

IV. HA SIL D AN PMBAHASAN

4.1 Peran cangan Sistem
Prancangan sistem mrupakan suatu tahap untk mmperbaiki. Tahap prancngan sistem dpat
digambarkan sbagai prancngan untk mmbangn suatu sistem d an mngknfigurasikan kmpnen-
kmponn prangkt lnak d an prangkat k eras shingga mnghsilkan sistem yangg lbihbaik.

Flowmap Pembuatan E-KTP yang diusulkan

Flowmap Pembuatan KK yang diusulkan
Penduduk Pegawai Kelurahan RT RW Lurah
Penduduk Pegawai Kelurahan Lurah

Dokumen pendukung Dokumen pendukung

Dokumen pendukung Dokumen pendukung
Verifikasi data Verifikasi data
formulir pembuatan formulir pembuatan pembuatan E-KTP pembuatan E-KTP formulir pembuatan formulir pembuatan
E-KTP E-KTP KK KK

Dokumen pendukung
Simpan data
Pembuatan KK formulir pembuatan
Simpan data KK
pembuatan E-KTP

Database A14

Database Verifikasi data

pembuatan E-KTP

Dokumen pendukung Update data

penduduk
formulir pembuatan
E-KTP

Cetak Kartu
Keluarga
A13

Kartu Keluarga Kartu Keluarga

Cetak tanda bukti Cetak laporan
permohonan pembuatan E-KTP

Cetak laporan
pembuatan KK

tanda bukti tanda bukti laporan pembuatan laporan pembuatan

permohonan E-KTP permohonan E-KTP E-KTP E-KTP laporan pembuatan laporan pembuatan
KK KK
Phase

Phase
Flowmap Permohonan Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran yang diusulkan Flowmap Permohonan Pembuatan Surat Keterangan Kematian yang diusulkan
Penduduk Pegawai Kelurahan RT RW Lurah Penduduk Pegawai Kelurahan RT RW Lurah

Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung

Dokumen pendukung Dokumen pendukung
formuli r SK formuli r SK formulir SK formulir SK
formuli r SK Kelahiran Kelahiran formulir SK Kematian Kematian
Kelahiran Kematian

A4 A6
Simpan data Simpan data
Permohonan SK Verifikasi data Permohonan SK
Kelahiran pembuatan SK Verifikasi data
Kematian
Kelahiran pembuatan SK
Kematian

Verifikasi data
Database pembuatan SK
Database
Kelahiran

Verifikasi data
Verifikasi data Verifikasi data pembuatan SK
Update data Update data
pembuatan SK pembuatan SK Kematian
penduduk penduduk
Kelahiran Kematian

Cetak surat
Cetak surat
keterangan
Cetak laporan keterangan
kelahiran Cetak laporan
kelahiran Kematian
Kematian

surat keterangan surat keterangan Laporan kelahiran Laporan kelahiran surat keterangan surat keterangan
kelahiran kelahiran Laporan Kematian Laporan Kematian
Kematian Kematian
Phase
Phase

Flowmap Permohonan Surat Pindah / Datang Penduduk yang diusulkan

Penduduk Pegawai Kelurahan RT RW Lurah

Dokumen pendukung
Dokumen pendukung Dokumen pendukung
formulir Pindah /
formulir Pindah / formulir Pindah / datang
datang datang

Simpan data A10

pindah / datang
penduduk
Verifikasi data
penduduk pindah /
datang

Database

Update data Verifikasi data Verifikasi data

penduduk pindah / penduduk pindah / penduduk pindah /
datang datang datang

Cetak laporan
Cetak surat penduduk pindah /
keterangan pindah datang

Surat pengantar Surat pengantar Laporan penduduk Laporan penduduk

pindah pindah pindah / datang pindah / datang
Phase

Gambar 1. Flowmap yang di usulkan

 4.1.1 Perancangan prosedur yang diusulkan
Perancangan prosedur yang di usulkan dalam sistem informasi Kependudukan Kantor
Kelurahan ini akan dijelaskan pada diagram diagram dan perancangan basis data yang terlampir di
lampiran

4.1.2 Diagram Konteks yang diusulkan

Dari sistem yang dirancang didapatkan diagram konteks yang di usulkan dari sistem
informasi administrasi kegiatan : Gambar 2

4.1.3 Tabel Relasi diusulkan

Tabel Relasi adlah suatu hubungan antar tbel ya ng mmpresentsikan hbungan antar suatu
objek di duniaa nyata reelasi yaitu mrupakan hbungan y ang trjadi padaa suatu tabel dengan tabel
lainnya yan g mmpresntasikan dngan hbungan antara objek didunia nyata dan berguna untuk
mengatur suatu oprasi databas. Berikut dilampirkan tabel relasi yang diusulkan : Gambar 3
4.2 Implementasi dan Pe ngujian Sisteem
Implemntasi sebuah sistem yaitu merupakan salah satu tahapan proses penciptaan sistem
dari perancangan sistem. Terdapat dua kategori mplementasi sistem yaitu suatu implementasi dari
perancangan senbuah sistem kepada tahap pengkodean ( bahasa pemograman ) atau disebut
sebagai pembuatan software dan implementasinya penerapkan softwaree yang telah dibangun dari
instansi yang akan mengunakan software tersebut.

Gambar 4. Tampilan Profil Kelurahan

 Gambar 5. Tampulan Antar Muka Admin

4.2.1 Hasil P engujian Sistem

Brdasarkan hasil pngujian yang penulis lakukan pada setiap kasus dengan input data data yang
bener dan sesui maka hasilnya tidak terdapat kesalahan pada pengolahaan data. Oleh karna itu dpat
d ambil ksimpulan bhwa dalam prses menginputkan d ata padaa setiap form berfungsi dngan baik
sehingga dapat menghasilkan output sesui dngan yangg diiinginkan.
V. Kesimpualan Dan Saran
5.1 Kesimpulan
Dari beberapa masalah yang sudah dijabarkan di bab sebelumnya. Dengan dibuatnya sistem
informasi Kependudukan di Kantor Kelurahan Padasuka maka pnulis dpat mnarik beberapa
ksimpulan diantaranya :
1. Dngan adanya sstem informasi kependudukan ini mempermudah pegawai kelurahan dan
masyarakat yang akan mengajukan permohonan pembuatan surat-surat kependudukan dan
lainnya.
2. Diharapkan dngan adanya s istem ini mempermudah pegawaii kelurahan dlam proses
pncarian data kependudukan di kelurahan.
3. Diharapkan dengan sistem ini mempermudah pengguna dalam proses membuat dan
mencetak laporan.
5.2 Saran

Aga r sistem yng diusulkan dpat berjalan dengan baik. Mka diperlukan bberapa saran untuk
memperbaiki kekurangan yang ada.
1. Diharapkan kedepannya dalam pengembangan sistem dapat menambahkan fitur lainnya
yang ada di kelurahan.
2. Diharapkan kedepannya dapat dibangun dengan sistem android.

VI. DAFTAR PUSTAKA

Sumber Buku :
[1] Iyan Gustiana, M.Kom. “Sistem Informasi Kependudukan Dan Catatan Sipil Menggunakan Enterprise
Architecture Planning” Vol1 No.1 p.1 , 2004
[2] Yakub. Pengantar sistem informasi. Yogyakarta Graha Ilmu. 2012
[3] Elsa Sanusi Nasihin, “Sistem Informasi Pelayanan Kependudukan Di Kelurahan Sukahaji Kecamatan
Babakan Ciparay”
[4] Prof.Dr.Jogiyanto HM,MBA,Akt. analisis dan disain sistem informasi. Yogyakarta.Andi 1990,1999
[5] badan pusat statistic, “https://www.bps.go.id/subject/12/kependudukan.html” diakses 30 juni 2019
[6] Kadir, Abdul 2010. Membuat Aplikasi Web dengan PHP + Database MySQL. Yogyakarta : Andi.
[7] Swastika, Windra. 2008. “PHP 5 dan MySQL 4 (Proyek Shopping Cart 1). Jakarta: Dian Rakyat.

Formulir pembuatan E-KTP

Dokumen pendukung
Formulir pembuatan KK
Formulir SK kelahiran
Formulir SK kematian
Formulir pindah / datang

Laporan pembuatan E-KTP

SISTEM INFORMASI PELAYANAN Laporan pembuatan KK
PENDUDUK KEPENDUDUKAN KELURAHAN PADASUKA Laporan kelahiran LURAH
YANG DIUSULKAN Laporan kematian
Laporan pindah / datang

Tanda bukti permohonan E-KTP

Krtu kluarga
Srat kterangan kelahiran
Srat kterangan kmatian
Srat pngantar pindah

Gambar 2. Diagram Konteks

keluarga
kematian
PK no_kk 1

1 PK no_kematian
nik
nik
status_keluarga
tanggal_kematian

kelahiran jam_kematian
Desa penduduk
1 1
1 sbab_kmtian
PK kode_desa PK nik PK n o_kelahiran

1 1 tmpt_kmatian
nama_desa nama nik

n penanggung_jawab
jk nama_bayi
niik_iibu
tmpat_lhir jk_anak
niik_a yah
tnggal_lhir hari_lahir
niik_pel apor
goll_d arah tempat_lahir
saksi_1
aga ma tanggal_lahir
saksi_2
alamatt jam_lahir
n
kode_desa tempat_dilahirkan
pindah_datang
dusun jenis_kelahiran
ektp PK no_form
kec kelahiran_ke
PK no_registrasi no_kk
kab penolong_kelahiran n
nik nik
provinsi nik_ibu
tanggal_registrasi nama_pendatang
kewarganegaraan nik_ayah
tanggal_selesai alamat_asal
kebangsaan pelapor
n
jenis_pengajuan dusun_as al
anak_ke saksi_1
syarat_ektp ke c_asall
pendidikan saksi_2
status_ektp kab _asall
pekerjaan
alasan_ektp provinsi_asall
status_perkawinan
ko de_p os
status_penduduk
telepon
status_tinggal
1 nik_pemohon
penyandang_cacat
nama_pemohon
status_hubungan
status_nokk
nama_ayah
no_kk_tujuan
nama_ibu
nama_tujuan
foto
tanggal_datang

alamat_tujuan

dsun_tu juan

kec_tujuan

kab_tu juan

provinsi_tu juan

jenis_form

Gambar 3. Tabel Relasi