Input Agreement Request pada Tracker System

1.1. Lakukan login pada Microsoft edge, ketik Alamat web MACF UAT Tracker System
https://tracker.mcf.co.id/login, ketik username dan password, dan klik login

Gambar 6.1 Tampilan login MACF Tracker System

1.2. Pilih Project dan klik Agreement Request untuk memulai melakukan input issue

Gambar 6.2 Tampilan halaman Agreement Request

1.3. Terdapat tampilan issue tracking yang menjeskan tentang status tiket:
1.3.1. Open → Menjelaskan mengenai issue yang masih/sedang di proses.
1.3.2. Closed → Menjelaskan mengenai issue yang sudah selesai.
1.3.3. Total → Menjelaskan mengenai total issue yang sudah selesai maupun yang
sedang di proses.

Klik tab issue untuk melanjutkan proses

Gambar 6.3 Tampilan issue track

1.4. Pilih New issue untuk pembuatan issue, untuk table di bawah menjelaskan status semua
issue yang sudah pernah di create.
Fitur Filter digunakan untuk melakukan pencairan issue dengan lebih mudah dengan
melihat status closed, open, is dan is not.

Gambar 6.4 Tampilan laman issue

1.5. Selanjutnya isi kolom Subject, Status, Description, Priority, Assignee, Partner Name,
Category, Partner Category, Files, Kode cabang, dan PT.
Lalu klik Create untuk melanjutkan proses.
Catatan:
1.5.1. Subject → Diisi tentang judul perjanjian yang akan di buat
1.5.2. Description → Diisi tentang deskripsi perjanjian sesuai dengan detail dan jelas
oleh PIC pengajuan.
1.5.3. Status → Pilih requested (Default atau tidak perlu diubah)
1.5.4. Priority
1.5.4.1. Low → Perjanjian yang dibuat mempunyai prioritas yang rendah
1.5.4.2. Normal → Perjanjian yang dibuat mempunyai prioritas yang normal
1.5.4.3. High → Perjanjian yang dibuat mempunyai prioritas yang tinggi
1.5.4.4. Urgent → Perjanjian yang dibuat mempunyau prioritas yang penting
1.5.5. Assignee → tidak perlu diisi, dikosongkan saja
1.5.6. Partner Name → Nama pihak ke 3 yang berada pada perjanjian (Cth: Dealer, PT)
1.5.7. Category → Disesuaikan dengan jenis perjanjian yang diajukan.
Berikut adalah table PIC approval sesuai dengan jenis kategori

Gambar 6.5 Table PIC Approval

 1.5.8. Partner Category → Sesuaikan Partner Category dengan jenis Category
1.5.9. Files→Upload file pendukung yang berhubungan dengan perjanjian (apabila ada)
1.5.10. Kode Cabang → Pilih kode cabang sesuai dengan cabang pengaju
1.5.11. PT → Pilih jenis PT sesuai dengan PIC pengaju

Gambar 6.6 Tampilan laman new issue

1.6. Apabila sudah di create maka akan muncul tampilan summary dan nomor request.
Summary bisa dilakukan edit pada menu edit untuk merevisi. Setelah pengajuan sudah
dibuat maka issue ini akan masuk ke PIC approval.
 Gambar 6.7 Tampilan summary dan hasil edit

1.7. Login PIC Approval dan melakukan cek issue dengan cara pilih Project - Issue

Gambar 6.8 Summary issue PIC Approval

1.8. Cek issue dan pilih Change status untuk

1.8.1. Request More Information → PIC Approval melakukan permintaan data
tambahan kepada PIC Pengajuan

Gambar 6.8 Tampilan Change Status Request More Information

1.8.1.1. Masuk ke login PIC pengajuan dan melakukan pengisian kekurangan data
dengan cara klik berdasarkan permintaan PIC
 Approval. Setelah di lakukan perbaikan, ubah Status menjadi Re-Submit
dan dilanjutkan pilih tombol Submit.

Gambar 6.9 Tampilan Re-submit

1.8.2. Rejected → Issue Request di tolak

1.8.3. Submit To Legal → Issue Request sudah sesuai dan diteruskan kepada
Departemen Legal
Klik Submit to Legal untuk melanjutkan proses
 Gambar 6.9 Tampilan Change Status Submit to Legal

1.9. Login ke Approval Legal Staff. Lakukan cek pengajuan yang berada pada kolom Project -
Issue lalu pilih issue Agreement yang akan di review

Gambar 6.10 Tampilan Issue Agreement Legal Staf

1.10. Cek issue dan pilih Change status untuk

1.10.1. Request More Information → PIC Legal Staf melakukan permintaan data kepada
PIC Pengajuan dan PIC Approval (*Proses pengajuan berlaku sama pada poin
6.8.1 namun PIC yang menerima dokumen balikan adalah PIC Approval dan PIC
pengajuan)
1.10.2. Rejected → Issue Request ditolak
1.10.3. In Progress → Melanjutkan proses pembuatan dokumen
 Klik In progress untuk melanjutkan proses

Gambar 6.11 Change Status

1.11. Setelah Legal Staf sudah melakukan pembuatan dokumen request, maka legal staf bisa
meneruskan dokumen tersebut kepada legal SPV untuk di tindaklanjuti.
Klik Submit to SPV untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.12 Tampilan submit to SPV

1.12. Log in ke approval Legal SPV lakukan cek pengajuan yang berada pada kolom Project –
Issue lalu pilih issue agreement yang akan di review

Gambar 6.14 Tampilan issue agreement legal SPV

1.13. Cek issue dan pilih Change status untuk

1.13.1. In progress → Dokumen masih belum sesuai dan masih perlu direvisi oleh Legal
Staf.
1.13.2. SPV Approved → Dokumen hasil review dikirimkan kepada PIC Pengajuan
1.13.3. Reject → Issue Request di tolak

Gambar 6.15 Tampilan SPV Approved

1.14. PIC pengajuan sudah menerima dokumen Agreement, lalu PIC pengaju melakukan
change status untuk
1.14.1. Re-work → PIC pengajuan mengembalikan dokumen yang sudah dibuat ke Legal
Staff
Note : Apabila dokumen akan ditandatangani oleh pihak pejabat MACF terlebih dahulu maka
pilih MACF Sign Off (Langkah no 1.14.2). Tetapi apabila dokumen akan ditandatangani oleh
pihak ketiga terlebih dahulu maka pilih Partner first sign off (Langkah no 1.14.4).
1.14.2. MACF Sign-off → PIC pengajuan meminta persetujuan tanda tangan kepada
pejabat terkait.
Pilih MACF Sign-off untuk melanjutkan proses dan akan di kirim ke legal staff.

Gambar 6.16 Tampilan MACF sign-off

1.14.2.1. Legal staff melakukan permintaan perseujutuan tanda tangan kepada

para pejabat yang berwenang, lalu Legal Staf melakukan Change status
untuk
1.14.2.1.1. Re-work → Dokumen dikembalikan kepada PIC Pengajuan
dikarenakan adanya perubahan isi dokumen dari pejabat
berwenang
1.14.2.1.2. Sent to Requestor → Fisik dokumen sudah di tanda tangan
oleh pejabat berwenang dan dikirimkan Kembali ke PIC
Pengajuan
1.14.2.1.3. Canceled → Dokumen pengajuan tidak di lanjutkan.
Pilih Sent to Requestor untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.17 Tampilan Legal Staff Sent to Requestor

1.14.2.2. PIC Pengajuan melakukan permintaan persetujuan tanda tangan kepada

pihak ke 3, lalu PIC pengajuan melakukan change status untuk
 1.14.2.2.1. Partner Sign off → Fisik dokumen sudah di tanda tangan oleh
pihak ke 3.
1.14.2.2.2. Not Received by Requestor → Requestor belum menerima
dokumen fisik dari Legas Staff

Pilih Partner Sign Off untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.18 Tampilan Requestor Partner Sign Off

1.14.2.3. PIC Pengajuan melakukan pengiriman fisik dokumen kepada legal staff
yang sudah di tandatangani oleh pihak ke 3 dan pejabat berwenang. Pilih
Sent to legal untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.19 Tampilan Requestor sent to legal

1.14.2.4. Legal staf melakukan dokumentasi pada dokumen fisik yang sudah
diterima dengan memberikan informasi pada menu edit dan memilih
documentation – documentation review untuk menyelesaikan laporan
 Gambar 6.20 Tampilan Legal Staf Documentation

Gambar 6.21 Tampilan Legal staff memberikan informasi dokumen

1.14.2.5. Legal SPV melakukan review terhadap dokumen yang di berikan oleh
Legal Staff, lalu Legal SPV melakukan change status untuk
1.14.2.5.1. Documentation → Dokumen belum sesuai dan
dikembalikan kepada legal staff untuk diperbaiki.
 1.14.2.5.2. Review For Closure →Dokumen sudah sesuai dan disetujui
lalu di kembalikan kepada Legal Staff

Gambar 6.22 Tampilan Review For Closure

1.14.2.6. Legal Staff menerima review dari Legal SPV memberikan informasi pada
kolom notes dan mengubah status untuk
1.14.2.6.1. Pending Document → Adanya pendingan dokumen yang
belum diterima
1.14.2.6.2. Closed → issue closed

Gambar 6.23 Legal Staff Closed

 1.14.3. Canceled → Dokumen canceled (Status closed)
1.14.4. Partner First Sign Off → Dokumen sudah sesuai dan tanda tangan akan dilakukan
pertama kali oleh pihak ketiga. Proses penandatangan dokumen akan dijalankan
oleh PIC Pengajuan.

Gambar 6.24 Tampilan Partner First Sign Off

1.14.4.1. PIC pengajuan melakukan permintaan persetujuan tanda tangan kepada

pihak 3, lalu PIC pengajuan melakukan change status untuk
1.14.4.1.1. Re-work → Dokumen di kembalikan kepada PIC Legal staf
dikarenakan adanya perubahan isi dokumen dari Pihak ke 3
1.14.4.1.2. Sent to Legal – PF → Fisik dokumen sudah di tanda tangan oleh
pihak ke 3 dan dikirimkan Kembali ke staf legal
Pilih sent to legal untuk melanjutkan proses.

Gambar 6.25 Tampilan Sent to Legal -PF

1.15. Log in ke approval Legal staff untuk melanjutkan proses

1.15.1. Not Received by Legal → Memberikan Informasi kepada PIC pengajuan bahwa
dokumen fisik belum di terima oleh PIC Staf Legal.
1.15.2. MACF sign off – PF → Dokumen diterima oleh staf legal dan dilanjutkan untuk
meminta tanda tangan kepada pejabat berwenang.
 Pilih MACF sign off – PF untuk proses selanjutnya.

Gambar 6.26 Tampilan MACF Sign off -PF

1.16. Dokumen sedang dalam permintaan ke pejabat yang berwenang. Staf legal selanjutnya
change status untuk
1.16.1. Re-work → Melakukan revisi Kembali oleh PIC Legal staf
1.16.2. Canceled → Dokumen canceled (status closed)
1.16.3. Documentation – PF → Legal staf melakukan filling penyimpanan
softfile/hardcopy dokumen

Pilih documentation – PF untuk proses selanjutnya

Gambar 6.27 Documentation - PF

1.17. Legal staf akan memberikan informasi kepada legal spv bahwa dokumen sudah di
dokumentasi dan meminta legal spv untuk me-review agreement.
Klik edit dan berikan penjelasan pada kolom notes
 Klik Documentation review -PF untuk melanjutkan proses

Gambar 6.28 Tampilan edit pada notes

1.18. Log in ke Legal SPV, lalu pilih Project dan issue yang akan di review. Cek issue dan Change
status untuk
1.18.1. Approved → Dokumen disetujui oleh SPV Legal dan di kembalikan ke legal staf
1.18.2. Documentation – PF → Meminta untuk di lakukan revisi kembali ke legal staf
terkait dokumen pengajuan.
Klik Approved untuk melanjutkan proses

Gambar 6.29 Tampilan Approved Legal SPV

1.19. Log in ke Legal staf masuk ke project – issue. Apabila sudah di approved oleh legal SPV
maka staf legal akan menyiapkan dokumen untuk di kirim ke PIC pengajuan.
Klik sent to requestor – PF untuk memberikan informasi kepada PIC pengaju bahwa
dokumen akan dikirimkan.
 Gambar 6.30 Tampilan legal staf sent to Requestor

1.20. Log in ke PIC pengajuan masuk ke project – issue. PIC pengajuan change status untuk
1.20.1. Partner Confirmation → Dokumen sudah diterima dan diteruskan oleh PIC
Pengajuan untuk meminta konfirmasi kepada Pihak ke 3
1.20.2. Not Received by Requestor → PIC pengajuan belum menerima dokumen dan
meminta legal staf untuk melakukan pengecekan pengiriman.
Pilih Partner confirmation untuk melanjutkan proses

Gambar 6.31 Tampilan requestor Partner Confirmation

1.21. PIC pengajuan melakukan review terhadap hasil konfirmasi dokumen yang sudah di
kembalikan oleh pihak ke 3. PIC pengajuan melakukan Change status untuk
1.21.1. Pending Document → PIC pengajuan melakukan review document
dikarenakan adanya kekurangan kelengkapan dokumen ke pihak ke 3
1.21.2. Review for Closure → Menerima dokumen yang sudah selesai dari pihak ke 3
dan akan diteruskan kepada legal staf
 Pilih review for closure untuk melanjutkan proses

Gambar 6.32 Tampilan Requestor Review for Closure

1.22. Log in ke Legal Staf masuk ke project – issue. Legal staf melakukan change status
1.22.1. Pending document → Dokumen yang dikirimkan kurang lengkap dan di
kembalikan kepada PIC pengajuan
1.22.2. Closed → Dokumen di terima dan selesai.