AKSES DATA DAN INFORMASI REKAM MEDIS

NO DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

504/REKAM
MEDIS/SPO-RSU/XII C 1/4
/2022
Ditetapkan
TANGGAL TERBIT Direktur RSUD Andi Makkasau
STANDAR
PROSEDUR 19 DESEMBER 2022
OPERASIONAL dr. Hj. Renny Anggraeny Sari, M.Kes
Nip : 19760207 200312 2 006

PENGERTIAN Serangkaian kegiatan untuk menjaga kerahasiaan rekam medis

dengan suatu sistem yang memudahkan setiap orang untuk
mengikuti prosesnya sehingga mendapatkan hak-haknya tanpa
mengabaikan keamanan dan ketertiban pengelolaan rekam
medis di rumah sakit
TUJUAN 1. Untuk menjaga keamanan, privasi dan kerahasiaan rekam
medis.
2. Agar semua petugas mengetahui dan memahami siapa saja
yang boleh mengakses rekam medis dan bagaimana caranya
mendapatkan rekam medis, sehingga akses rekam medis
berjalan secara efektif dan lancar.
3. Agar semua pihak terkait memahami bagaimana cara
mengakses informasi rekam medis dan siapa saja yang boleh
memberi dan menerima informasi rekam medis tersebut..
KEBIJAKAN Keputusan Direktur Nomor 792 Tahun 2022 Tentang
Pemberlakuan Pedoman Pelayanan Rekam Medis
PROSEDUR A. Akses rekam medis untuk Untuk Kepentingan Internal
1. Dokter dan/atau tenaga paramedis perawatan dan non
perawatan
a. Dokter dan/atau tenaga paramedis perawatan dan non
perawatan dapat mengakses kembali dokumen rekam
medis pasien yang dipulangkan terkait dengan
kelengkapan dokumen rekam medis serta permintaan
resume medis atau untuk kepentingan kesehatan
lainnya.
b. Dokter dan/atau tenaga paramedis perawatan dan non
perawatan yang ingin mengakses berkas rekam medis
wajib mengisi buku peminjaman berkas rekam medis
 AKSES DATA DAN INFORMASI REKAM MEDIS
NO DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
504/REKAM
MEDIS/SPO- C 2/4
RSU/XII/2022
2. Tenaga non medis
a. Bagian teknologi dan informasi (IT) dapat mengakses data
rekam medis di sistem informasi manajemen rumah sakit
(SIMRS) dalam upaya pengembangan sistem informasi
manajemen rumah sakit.
b. Bagian IT bertanggung jawab dalam keamanan data rekam
medis dan data rumah sakit dengan menggunakan user
name dan password
B. Akses rekam medis untuk Untuk Kepentingan External
Rumah Sakit
1. Akses Informasi Kesehatan untuk Pasien/Keluarga Pasien
a. Setiap pasien yang masuk dan dirawat di Rumah Sakit
Umum Andi Makkasau Kota Parepare harus mengisi
Form persetujuan pelepasan informasi
b. Pasien bayi dan anak di bawah umur 18 tahun dan
belum menikah maka form Surat persetujuan pemberian

PROSEDUR informasi rekam medis di isi oleh orang tua

kandung/saudara kandung
c. Pasien yang secara mental tidak kompeten maka form
Surat persetujuan pemberian informasi rekam medis di
isi oleh Suami/Istri, Orang tua Kandung, Anak Kandung,
Saudara kandung atau Wali
d. Pasien yang masuk dan dirawat di Rumah Sakit Umum
Andi Makkasau dalam keadaan tidak sadarkan diri
sampai keluar rumah sakit atau dalam keadaan
meninggal maka form Surat persetujuan pemberian
informasi rekam medis di isi oleh Suami/Istri, Orang tua
Kandung, Anak Kandung, Saudara kandung atau Wali
e. Pasien/Keluarga Pasien yang membutuhkan informasi
rekam medisnya meliputi resume medis dan pemeriksaan
penunjang datang ke bagian Umum dan di disposisi
kebagian Sub. Monitoring dan evaluasi Pelayanan
kesehatan dan SIRS Rumah
 AKSES DATA DAN INFORMASI REKAM MEDIS
NO DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
504/REKAM
MEDIS/SPO- C 3/4
RSU/XII/2022
f. Pasien/Keluarga Pasien mengisi dan melengkapi form
Permintaan Informasi Rekam Medis
g. Untuk permintaan informasi rekam medis pasien
meninggal, pemohon harus melampirkan KK, KTP, dan
Surat keterangan Kematian pasien.
h. Pasien/Keluarga Pasien datang ke ruang rekam medis
i. Penanggung jawab memeriksa kelengkapan pengisian
form Permintaan Rekam Medis
j. Jika formulir permintaan telah disetujui, penanggung
jawab rekam medis menindaklanjuti dengan
meneruskan ke petugas pengelolaan rekam medis.
k. Petugas pengelolaan rekam medis memberikan salinan
resume medis atau pemeriksaan penunjang sesuai
dengan kebutuhan pasien
2. Akses Rekam Medis Untuk Klaim Asuransi, dan lain-lain
PROSEDUR
a. Apabila pihak ketiga dari pasien (Asuransi, perusahaan,
dll) memerlukan akses rekam medis, maka yang bisa
diberikan adalah resume medis dan hasil pemeriksaan
penunjang medis.
b. Pihak ketiga membuat surat permintaan resume medis
yang ditujukan ke RSUD Andi Makkasau Parepare.
c. Surat diserahkan ke Bagian Umum untuk diregistrasi
dan dibuatkan lembar disposisi ke kebagian Sub.
Monitoring dan evaluasi Pelayanan
d. kesehatan dan SIRS Rumah sakit untuk dilakukan
telaah pada surat tersebut dan ditindaklanjuti dengan
menghubungi penanggung jawab pelayanan Asuransi
e. Penanggung jawab pelayanan asuransi datang ke bagian
rekam medis untuk mendapatkan informasi medis yang
dibutuhkan asuransi
 AKSES DATA DAN INFORMASI REKAM MEDIS
NO DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN
504/REKAM
MEDIS/SPO- C 4/4
RSU/XII/2022
f. Petugas pengelolaan rekam medis menyiapkan berkas
rekam medis pasien yang dimaksud.
g. Penanggung jawab pelayanan asuransi dapat mengcopy
resume rekam medis yang pernah diberikan dan
memberikan cap stempel basah atau meminta dokter
syang merawat untuk mengisi form yang diberikan pihak
ketiga ( Asuransi, perusahaan, dll)
3. Akses Rekam Medis untuk Kebutuhan Penelitian, Kasus
Hukum, dan Lain-lain
a. Pihak yang berkepentingan membuat surat
permohonan izin untuk mengakses rekam medis yang
ditujukan kepada Direktur RSUD Andi Makkasau
Parepare

PROSEDUR b. Surat diserahkan ke Bagian Umum untuk diregistrasi

dan dibuatkan lembar disposisi ke kebagian Sub
Bidang Penelitian dan Pengembangan (Litbang).
c. Jika disetujui maka Sub Bidang Penelitian dan
Pengembangan (Litbang) disposisi ke bagian Sub.
Monitoring dan evaluasi Pelayanan kesehatan dan SIRS
Rumah sakit untuk menelaah data dan informasi yang
dibutuhkan.
d. Peneliti membawa surat persetujuan tersebut ke Ruang
Rekam Medis dan menyerahkan ke Penanggung jawab
Rekam Medis
e. Penanggung Jawab Rekam Medis akan mengecek isi
surat dan meminta ke bagian pengelolaan untuk
menindaklanjuti surat tersebut
UNIT TERKAIT 1. Dokter dan/atau tenaga paramedis perawatan dan non
perawatan
2. Jajaran Manajerial
3. Rekam Medis
4. Bagian Teknologi dan Informasi (IT)
5. Semua SMF