HALAMAN PENGAJUAN
Skripsi
ii
PRAKATA
iii
9. Bapak Lukmanul Hakim Arief selaku kepala operasional PT. IDT Trans
Agency Cab. Kendari yang telah memberikan kesempatan kepada
penulis untuk melaksanakan praktek pada PT. IDT Trans Agency Cab.
Kendari.
10. Seluruh staff PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari yang tidak dapat
disebutkan satu persatu.
11. Seluruh rekan-rekan Program Studi Ketatalaksanaan Angkutan Laut
Dan Kepelabuhanan Angkatan XL yang selalu memberikan semangat.
12. Kedua orangtua yang selalu mendukung dan mendoakan setiap
waktu.
Semoga bimbingan dan arahan yang telah diberikan kepada penulis
menjadi berkat bagi kita semua. Penulis menyadari bahwa masih banyak
kekurangan pengetahuan dan pengalaman dalam penulisan skripsi ini.
Oleh karena itu, penulis sangat menerima masukan baik kritikan maupun
saran dari para pembaca.
iv
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI
Merupakan karya asli. Seluruh ide yang ada dalam skripsi ini, kecuali
tema dan yang saya nyatakan sebagai kutipan, merupakan ide yang saya
susun sendiri.
Jika pernyataan di atas terbukti sebaliknya, maka saya bersedia
menerima sanksi yang ditetapkan oleh Politeknik Ilmu Pelayaran
Makassar.
v
ABSTRAK
vi
ABSTRACT
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL i
HALAMAN PENGAJUAN ii
PRAKATA iii
PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI v
ABSTRAK vi
ABSTRACT vii
DAFTAR ISI viii
DAFTAR GAMBAR x
DAFTAR TABEL xi
BAB I PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang 1
B. Rumusan Masalah 3
C. Tujuan Penelitian 3
D. Manfaat Penelitian 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 4
A. Pengertian Keagenan Kapal 4
B. Istilah Keagenan 5
C. Tugas dan Fungsi Keagenan 6
D. Pengertian Clearance 7
E. Pengertian Dokumen Kapal (Ship Document) 8
F. Pengertian pelabuhan 11
G. Instansi-Instansi di Pelabuhan 13
H. Kerangka Pikir 15
I. Hipotesis 16
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 15
A. Jenis dan Variabel Penelitian 15
B. Definisi Operasional Variabel 15
C. Populasi dan Sampel Penelitian 16
D. Teknik Pengumpulan Data 16
viii
E. Teknik Analisis Data 17
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN 18
A. Gambaran Anchorage Area Morosi 18
B. Gambaran Umum Perusahaan 20
D. Dokumen Yang Diperlukan pada saat Kedatangan Dan
Keberangkatan Kapal Pada PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari 25
E. Proses Persiapan Clearance In Kapal Yang Dilaksanakan Oleh
Keagenan PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari 28
F. Saat Kapal Tiba Di Tempat Labuh 34
G. Proses Persiapan Clearance Out Kapal Yang Dilaksanakan Oleh
Keagenan PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari 36
H. Hambatan-hambatan yang dialami dalam proses clearance in &
clearance out pada PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari 38
I. Solusi Terhadap Hambatan Proses Clearance In & Out pada PT.
IDT Trans Agency Cab. Kendari 41
J. Penanganan Pergantian Crew Kapal Yang Dilakukan Oleh PT. IDT
Trans Agency Cab. Kendari 41
K. Aktivitas Boarding Agent Selama Kapal Di Tempat Labuh 43
L. Pelayanan Boarding Agent di PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari
45
M. Hambatan-hambatan Yang Dialami Boarding Agent Pada Saat
Diatas Kapal 45
N. Upaya Solusi Terhadap Hambatan Boarding Agent pada PT. IDT
Trans Agency Cab. Kendari 48
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 50
A. Simpulan 50
B. Saran 50
DAFTAR PUSTAKA 51
ix
DAFTAR GAMBAR
x
DAFTAR TABEL
Tabel 4. 1 Daftar kapal yang diageni PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari
49
xi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
2
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan Penelitian
D. Manfaat Penelitian
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
B. Istilah Keagenan
5
serta stay di kapal selama kapal melakukan aktivitas dan terakhir
turun dari kapal ketika kapal akan berangkat.
7. Agen Penanganan Muatan (Cargo Handling Agent)
Pihak keagenan yang menunjuk Perusahaan Bongkar Muat (PBM)
untuk menangani aktivitas loading/discharge kapal di pelabuhan.
1. Tugas Agen
Secara garis besar, tugas keagenan dibagi atas 2 jenis, yaitu tugas
pengurusan perizinan serta koordinasi. Adapun tugas koordinasi
mencakup :
a. Koordinasi operasi dan pemasaran
Koordinasi operasi merupakan tugas untuk memastikan bahwa
kegiatan bongkar muat kapal dilakukan dengan tepat oleh
perusahaan bongkar muat. Selain itu, memastikan bahwa kapal
pandu dan kapal tunda dikerahkan dengan benar ketika kapal
memasuki area berlabuh pelabuhan Pemasaran.
b. Koordinasi keuangan
Koordinasi keuangan ialah tugas general agent untuk
mengumpulkan, mendata dan menagih semua biaya kapal
selama berada dipelabuhan. sebab faktur dari pelabuhan
seringkali terlambat, maka divisi disbursement bertanggung
jawab merampungkan faktur yang belum dibayar. Maka dari itu
agen memerlukan Advance Money yang cukup, terutama bagi
kapal-kapal tramper karena mungkin tidak singgah lagi.
c. Penunjukan sub agent
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, untuk pelaksanaan
tugas khusus atau dipelabuhan tertentu, General Agent tidak
bergerak sendiri. General Agent akan menunjuk cabangnya atau
perusahaan lain sebagai agennya.
6
d. Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal
Divisi disbursement mengumpulkan seluruh faktur selama kapal
di pelabuhan hingga berangkat beserta bukti faktur, wajib
berkoordinasi dengan operasi dan keuangan.
e. Koordinasi lain yang berkaitan dengan cargo serta dokumentasi.
2. Fungsi Keagenan
Menurut Kosasih, E (2007), Keagenan mempunyai fungsi-fungsi
sebagai berikut :
a. Membuat program operasional keagenan berdasarkan kebijakan
perusahaan, baik pada pelayanan liner service serta tramper.
b. Memonitor pelaksanaan pelayanan kegaenan, baik yang bersifat
aktivitas fisik muatan juga aktivitas jadwal kedatangan dan
keberangkatan kapal.
c. Mengadministrasikan aktivitas keagenan, baik yang berkaitan
dengan kegiatan fisik operasional juga yang menyangkut
keuangan.
d. Menyampaikan data dan penilaian terhadap perkembangan
aktivitas keagenan sebagai masukan dalam memilih kebijakan
sebagaimana harusnya.
e. Mengupayakan aktivitas keagenan sedemikian rupa sehingga
bisa memberikan stimulasi terhadap aktivitas utama perusahaan.
D. Pengertian Clearance
7
Clearance adalah :
1. Hak kapal untuk memasuki dan meninggalkan pelabuhan.
2. Ijin (Certificate) berangkat kapal dari Pabean.
3. Ijin pengeluaran barrang dari Pabean.
Dari uraian diatas, kita dapat melihat pengertian clearance in and out
kapal yaitu :
Clearance In ialah perizinan kapal yang dilakukan oleh
perusahaan keagenan di setiap instansi di pelabuhan sebelum suatu
kapal masuk pelabuhan, hingga kapal sandar di dermaga ataupun
berlabuh untuk melakukan aktivitas bongkar muat serta aktivitas
lainnya.
Clearance Out ialah prosedur perizinan pemberangkatan kapal
yang dilakukan oleh perusahaan keagenan di setiap instansi di
pelabuhan tempat kapal telah melakukan aktivitas loading/discharge
serta aktivitas lainnya dan akan meninggalkan pelabuhan menuju
kepelabuhan tujuan berikutnya.
8
3. Sertifikat Garis Muat Internasional (International Load Line
Certificate)
Sertifikat yang menentukan lambung kapal yang dapat timbul diatas
permukaan laut yang menunjukkan batas minimum dan
maksimumnya pemuatan.
4. Daftar Crew Kapal (Crew List)
Daftar jumlah keseluruhan crew kapal disertai jabatan masing-
masing.
5. Sertifikat Keselamatan Radio Kapal Barang (Cargo Ship Safety
Radio)
Sertifikat yang menunjukkan kelayakan radio kapal.
6. Sertifikat Keselamatan Konstruksi Kapal Barang(Cargo Ship Safety
Construction)
Sertifikat yang menunjukkan kelayakan konstruksi kapal untuk
melakukan pelayaran.
7. Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Barang (Cargo Ship
Safety Equipment)
Sertifikat yang menunjukkan bahwa perlengkapan kapal atau
peralatan keamanan kapal siap digunakan apabila terjadi
kecelakaan dilaut.
8. Sertifikat Kesehatan (Health Book)
Sertifikat yang diterbitkan oleh petugas kesehatan pelabuhan yang
menyatakan bahwa kapal beserta anak buah kapal (abk, termasuk
nahkoda) bebas dari suatu wabah penyakit.
9. Sertifikat Klasifikasi Lambung (Certificate of Classification)
Sertifikat yang menerapkan dimana kapal didaftarkan dan dibuat
dari bahan apa kapal bersangkutan tersebut.
10. Sertifikat Bangunan Kapal (Cargo Ship Construction Certification)
Sertifikat yang menerangkan tahun berapa kapal dibuat dan sampai
kapan kapal yang bersangkutan dinyatakan siap beroperasi atau
diperbaharui kembali (naik dok).
9
11. IAPP (International Air Pollution Prevention Certificate)
Sertifikat yang menerangkan bahwa bangunan kapal telah
memenuhi persyaratan bebas dari penyebab terjadinya
pencemaran udara dilaut.
12. IOPP (International Oil Pollution Prevention Certificate)
Sertifikat yang menerangkan bahwa bangunan dan bahan kapal
serta keadaannya telah memenuhi persyaratan dimana kapal yang
bersangkutan telah bebas dari penyebab terjadinya pencemaran
minyak dilaut.
13. ISPP (International Sewage Pollution Prevention Certificate)
Sertifikat yang menerangkan bahwa bangunan kapal telah
memenuhi persyaratan bebas dari penyebab terjadinya
pencemaran kotoran dilaut.
14. Sertifikat Klasifikasi Mesin (Certificate of Classification)
Sertifikat yang menerangkan jenis mesin, merek dan kekuatan
kecepatan mesin yang digunakan oleh kapal yang bersangkutan.
15. Kondisi Kapal (Ship Condition)
Surat yang menerangkan tentang keadaan kapal pada waktu tiba
(Ship Arrival Condition) dan berangkat (Ship Departure Condition),
keadaan kapal antara lain :
a. Draft kapal
b. Memuat muatan atau dalam keadaan kosong atau nill
c. Keadaan bahan bakar
d. Air tawar
e. Air ballast
Selain dokumen-dokumen diatas, ada beberapa dokumen yang
sangat penting dan diperlukan kapal yaitu:
1) Warta Kapal
Dokumen yang dikeluarkan oleh syahbandar, dimana nahkoda
yang baru sampai dipelabuhan harus mengisi warta kapal dan
mengembalikan warta kapal tersebut dengan segera melalui
10
agen. Dokumen warta kapal harus diisi dengan sempurna dan
diisi dengan sebenarnya.Warta kapal ini berisi :Nama kapal,
pemilik kapal, nama nahkoda, ukuran kapal/GRT, jumlah anak
buah kapal/ABK, bendera (kebangsaan), kemungkinan diatas
kapal terjangkit penyakit, dan lain-lain.
2) Surat Persetujuan Berlayar
Surat yang dikeluarkan oleh petugas syahbandar yang
menerangkan bahwa kapal boleh atau diizinkan untuk
melakukan perjalanan atau pelayaran kepelabuhan lain.
3) Susunan Perwira
Surat yang dikeluarkan oleh syahbandar menunjuk perwira yang
ada dideck (perwira deck) dan jumlah perwira untuk kamar
mesin.
4) Daftar Pemeriksaan (Check List)
Dalam rangka penerbitan SPB adalah dokumen yang
menjelaskan tentang hasil pemeriksaan terhadap :
a) Sertifikat-sertifikat kapal dan dokumen-dokumen awak kapal
yang masih berlaku
b) Awak kapal dan susunan perwira sesuai persyaratan
c) Kapal telah dilengkapi alat-alat penolong sesuai ketentuan
d) Jumlah dan kondisi alat-alat navigasi yang cukup baik
e) Permesinan dan perlengkapannya dalam kondisi baik dan
memenuhi ketentuan
f) Semua pompa bila dalam keadaan baik
g) Instansi serta perlengkapan radio dan telekomunikasi
F. Pengertian pelabuhan
11
dilengkapi fasilitas keselamatan pelayaran dan kegiatan penunjang
pelabuhan serta tempat perpindahan intra dan antarmoda
transportasi.
Pelabuhan khusus merupakan pelabuhan yang digunakan
secara khusus oleh sektor perindustrian, pertambangan atau
pertanian, yang pembangunan dan pengoperasiannya dilakukan oleh
instansi yang bersangkutan untuk melakukan kegiatan bongkar muat
bahan baku dan hasil produksinya yang tidak dapat ditampung oleh
pelabuhan umum.
12
5) Tempat pengumpulan barang dan penumpang sehingga
mencapai jumlah tertentu yang ekonomis untuk diangkut.
6) Industri.
b. Pelabuhan memiliki peranan sebagai berikut:
1) Menyediakan suatu hubungan langsung ke pasaran dunia
yang merupakan kesempatan baik, bagi negara yang sedang
berkembang untuk berdagang dengan banyak negara lain
tanpa biaya perantara.
2) Merupakan penyedia tenaga kerja
3) Merupakan sumber untuk mendapatkan uang asing
(devisa)
4) melalui barang yang diekspor.
5) Dengan adanya pelabuhan yang besar, dapat menjamin
ketidak tergantungan ekonomi atau politik kepada negara lain.
6) Negara berkembang umumnya mengimpor barang konsumsi
dan modal dari negara industri melalui pelabuhan laut.
G. Instansi-Instansi di Pelabuhan
13
2. Bea dan Cukai
Menurut Undang-undang Republik Indonesia No.17 tentang
Kepabeanan (2006), Direktorat Jenderal Bea dan Cukai yang
berada dibawah Departmen Keuangan mengatur serta mengawasi
kepabeanan diseluruh wilayah Indonesia. Bea cukai memiliki
tugas yaitu :
a. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Menteri Keuangan dan dipimpin
oleh Direktur Jenderal Bea dan Cukai.
b. Direktorat Jenderal Bea dan Cukai mempunyai tugas
menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di
bidang pengawasan, penegakan hukum, pelayanan dan
optimalisasi penerimaan negara di bidang kepabeanan dan
cukai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
3. Imigrasi
Imigrasi memiliki tugas yaitu :
a. Mengawasi keluar masuknya penumpang sesuai ketentuan
dari ke imigrasian.
b. Memeriksa crew kapal dalam hal ini crew asing yang masuk
atau keluar wilayah Indonesia.
c. Memeriksa passport crew asing apakah telah memenuhi
syarat.
d. Memeriksa passport ABK apakah telah memenuhi Ketentuan.
e. Memberikan Immigration Clearance
4. Kantor Kesehatan pelabuhan
Unit pelaksana tugas pada lingkungan kementrian Kesehatan
yang bertanggung jawab kepada direktur jenderal penyakit dan
penyehatan. Kantor Kesehatan pelabuhan mempunyai tugas
yaitu:
a. Memeriksa dokumen–dokumen Kesehatan kapal.
14
b. Melakukan pencegahan masuk serta munculnya penyakit.
c. Pengamanan terhadap penyakit baru.
5. PT. Pelabuhan Indonesia (Persero)
PT Pelabuhan Indonesia (Persero) atau Pelindo adalah Badan
Usaha Milik Negara di bidang jasa kepelabuhanan, yang
merupakan operator pelabuhan terbesar di Indonesia.
Pelindo menjalankan pelayanan terpadu dalam menangani
layanan jasa labuh, rambu, tambat/tunda, dermaga, bongkar/muat
barang maupun fresh water di pelabuhan.
H. Kerangka Pikir
- UU 17/2008
- PP 61/2009
- PP 10/2010
- PERMENHUB
- SISPRO CLEARANCE
- SISPRO KEAGENAN
FAKTOR PENGHAMBAT :
- JUMLAH TONGKANG
- KERUSAKAN GRAB PROSES KEAGENAN
- INSIDEN DI ATAS KAPAL
- JARINGAN
TIDAK YA
15
I. Hipotesis
16
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
1. Jenis Penelitian
Jenis Penelitian yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif,
yaitu dengan memperoleh data berupa informasi kegiatan proses
clearance in and out kapal oleh PT. IDT Trans Agency cab.
Kendari.
2. Jumlah Variabel Penelitian
Jumlah variabel penelitian ini adalah 1 yaitu peranan boarding
agent.
B. Definisi Operasional Variabel
1. Populasi
Populasi pada penelitian ini yaitu 20 kapal yang diageni oleh
perusahaan pelayaran PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari
serta seluruh karyawan PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari
yang berjumlah 6 orang.
2. Sampel
Sampel dalam penelitian ini, adalah 10 kapal yang diageni oleh PT.
IDT Trans Agency Cabang Kendari dan 3 karyawan yang melayani
kapal pada perusahaan tersebut.
16
4. Teknik Kepustakaan, yaitu perolehan informasi melalui literatur
yang relevan dengan penelitian ini.
5. Teknik Wawancara yaitu cara mendapatkan data atau informasi
melalui komunikasi kepada para narasumber selama praktek di
perusahaan
17
BAB IV
PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
19
B. Gambaran Umum Perusahaan
20
Gambar 4. 3 Struktur Organisasi PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari
21
2) Melakukan pembayaran proses clereance in dan clereance
out serta pembayaran perpanjangan sertifikat kapal yang
expired, atau buku pelaut.
3) Bertanggung jawab atas anggaran di kantor untuk kelancaran
operasional di tempat kerja.
c. Kepala Operasional
Kepala Operasional bertanggung jawab untuk:
1) Proses kegiatan keagenan kapal
2) Mengikuti pertemuan dalam hal pelayanan kapal
3) Memonitor kegiatan di lapangan
d. Staff Operasional
Staff Operasional bertugas untuk:
1) Membuat permohonan serta memproses dokumen ke pihak
syahbandar, karantina
2) Melakukan pengecekan pada saat kapal tiba
3) Menyiapkan segala sesuatu mengenai kapal datang dan
berangkat
4) Menangani mutasi off serta mutasi on crew kapal.
Pada PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari mengageni kapal bulk
carrier yang bermuatan batu bara (coal) dan gula mentah (raw
sugar). Kapal muatan curah yang dilengkapi dengan crane, kapal
ini dapat melakukan aktivitas bongkar muat sendiri tanpa
menggunakan crane pelabuhan maupun floating crane dan ada
juga yang menggunakan crane pelabuhan. kapal yang bermuatan
batu bara melakukan aktivitas bongkar muat secara Ship to ship di
anchorage area morosi dan juga bersandar di jetty bahodopi dan
kapal yang bermuatan gula mentah melakukan bongkar muat
dengan cara bersandar di jetty bombana.
22
23
1. Kapal bermuatan batu bara di anchorage area
Kapal ini mempunyai daya angkut yang besar. Kapal ini
mempunyai 4 crane dan memiliki 5 palka dengan DWT 53,620
MT dengan jumlah muatan 52,250 MT. kapal ini melakukan
kegiatan bongkar di anchorage area selama 8 hari
menggunakan crane kapal. Jumlah tongkang yang digunakan
sebanyak 12 tongkang.
24
Gambar 4. 5 Kapal melakukan bongkar batu bara di jetty
25
Gambar 4. 6 Kapal bermuatan gula mentah
1. Dokumen Kapal
a. Surat Laut
b. Surat Ukur Internasional
c. Sertifikat Garis Muat Internasional
d. Sertifikat Klasifikasi
e. Cargo Ship Safety Construction Certificate
f. Cargo Ship Safety Equipment Certificate
g. Cargo Ship Safety Radio Certificate
h. Document of Compliance
i. Sertifikat Manajemen Keselamatan
j. Minimum Safe Manning
k. Rencana Pengoperasian Kapal
26
2. Dokumen Muatan
a. Cargo Manifest
Dokumen yang berisi jenis dan jumlah Muatan yang diangkut
Kapal.
Gambar 4. 7 Cargo Manifest
b. Stowage Plan
Gambaran Perencanaan Pemuatan di atas Kapal.
c. Mate’s Receipt
Dokumen tanda terima muatan di atas Kapal yang menyatakan
muatan telah berada di atas kapal.
d. Bill of Lading
Dokumen yang berisi tanda terima barang kepada kapal atau
bukti kepemilikan barang yang berisi perjanjian pengangkutan
barang.
27
3. Dokumen Pendukung
a. Ship Particular
Dokumen yang berisi data- data kapal seperti nama kapal,
ukuran kapal, call sign dan lain-lain.
28
E. Proses Persiapan Clearance In Kapal Yang Dilaksanakan Oleh
Keagenan PT. IDT Trans Agency Cabang Kendari
Master Kapal
Local Agent
Instansi Pelabuhan
29
5. Pemilik Kapal (Owner) jumlah dan jenis cargo
6. ETA (Estimated Time of Arrival), yaitu perkiraan waktu kedatangan
kapal
7. ETD (Estimated Time of Departure), yaitu perkiraan waktu
keberangkatan kapal
8. LOA (Length Over All/ Panjang Keseluruhan )
9. GT (Gross Tonnage/Berat bersih)
10. DWT (Dead Weight Tonnage/ Bobot Mati)
11. Pelabuhan Asal (Last Port) dan pelabuhan tujuan (Next Port), dan
lain-lain.
Sebelum kapal tersebut tiba berdasarkan informasi yang diterima,
perusahaan pelayaran membuat surat pemberitahuan secara tertulis
kepada instansi-instansi yang terkait berupa PKK (Pemberitahuan
Kedatangan Kapal).
Disamping itu pihak penerima barang (consignee) juga diberitahu
secara tertulis oleh perusahaan pelayaran (agent), yang mana isinya,
yaitu :
a. Pemberitahuan kedatangan kapal
b. Nama shipper
c. Nama kapal
d. Bendera
e. Rencana tiba kapal
f. Jumlah muatan barang
g. Jenis barang
Selanjutnya agen menghubungi Instansi-instansi yang terkait
untuk melakukan checking ke kapal. Secara kebersamaan, instansi
tersebut terdiri dari :
30
1) Kantor Kesehatan Pelabuhan
Agen mengajukan Pemberitahuan Kedatangan Kapal ke pihak
karantina selambat-lambatnya 24 jam sebelum kapal tiba, disertai
dengan dokumen pernyataan nahkoda tentang kesehatan kapalnya
(Maritime Declaration of Health), daftar Negara-negara yang
dikunjungi sebelumnya (Voyage Memo), daftar vaksinasi awak kapal
(Vaccination List) dan dokumen-dokumen lain yang diminta oleh
pihak karantina.
31
2) Kantor Unit Penyelenggara Pelabuhan
Setelah pelaksanaan checking selesai oleh masing-masing
instansi maka, agen perusahaan pelayaran memberitahu Captain
agar bersiap untuk menunggu informasi tentang penyandaraan
kapal. Sesudah itu agen mempersiapkan dokumen-dokumen kapal
dan dokumen checking serta melengkapi dokumen lainnya untuk
keperluan clearance in di Kantor Unit Penyelenggara Pelabuhan
Kelas III Molawe.
Clearance in dilakukan untuk melaporkan data kedatangan
kapal di pelabuhan tersebut dan memeriksa kelengkapan dokumen
untuk mengetahui kelayakan berlayar kapal tersebut. Dokumen
tersebut antara lain :
a) Memorandum
b) Dokumen atau sertifikat kapal
c) Last Port clearance
d) Ships particular
e) Crew list
f) Manifest
g) Pemberitahuan kedatangan kapal
h) Vessel Progress
Dokumen-dokumen ini diperiksa masing-masing bidang yaitu
bidang kelaik lautan kapal bagian syahbandar. Setelah melaporkan
Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal kepada syahbandar.
32
Gambar 4. 10 Memorandum Check List
33
Gambar 4. 11 Surat Persetujuan Berlayar Yang Sudah Ditanda Tangani
Petugas Syahbandar
34
3) PT. Hadji Dini Perkasa
PT. Hadji Dini Perkasa sebagai sarana untuk menyiapkan kebutuhan
pandu dan tunda untuk kapal Ship To Ship di Morosi . PT. IDT Trans
Agency Cab. Kendari untuk membuat PPK (Permintaan Pelayanan
Kepanduan) yang ditujukan kepada Pusat Pelayanan Satu Atap
(PPSA) untuk memberikan ijin, serta permintaan, pandu dan tunda
dimana pembuatan PPK dilakukan 24 jam sebelum kapal tiba.
4) PT. Agung Prima Nusantara
PT. Agung Prima Nusantara menjadi pemilik wilayah Ship To Ship
Area menyediakan fasilitas di lokasi Ship To Ship yang memastikan
kapal bisa berlabuh dengan aman serta bisa melakukan aktivitas
bongkar/muat.
35
2. Master Sailing Declaration
3. Receipt List Ship Documents
4. Agent on board & Tim Checking naik ke kapal Bersama dengan
petugas karantina memberitahukan ke pihak kapal bahwa kapal
siap dilakukan inspeksi kesehatan
5. Setelah naik ke kapal, petugas karantina melaksanakan
pengecekan Kesehatan berupa pengecekan suhu badan kepada
seluruh awak kapal & pengecekan dokumen Kesehatan kapal
seperti green book, SSCEC dan P3K.
6. Tim checking melakukan pengecekan dokumen dan sertifikat kapal.
Apabila ada sertifikat ada dokumen yang expired harus konfirmasi
kepada pihak kapal.
36
Gambar 4. 12 Pengecekan Dokumen dan Sertifikat Kapal oleh Tim Checking
Sumber: Koleksi Pribadi: 2022
37
9. Apabila Tim Checking telah menerima sertifikat Free Pratique
Granted dari petugas karantina, Tim Checking melaporkan kepada
local agent bahwa kapal siap melakukan aktivitas bongkar agar
menyampaikan kepada pihak Perusahaan Bongkar Muat.
Tim Clearance
Kantor Kesehatan
Penerbitan PHQC
Pelabuhan
Kapal Meninggalkan
Anchorage Area
38
Sebuah kapal baru dapat berangkat (meninggalkan) pelabuhan
jika kapal tersebut sduah menyelesaikan kegiatannya di pelabuhan
dan telah mendapatkan Clearance Out dari instansi-instansi terkait di
pelabuhan.
Tim Clearance menyiapkan dokumen keberangkatan kapal seperti
port clearance, LK3 dan crew list departure.
1. Clearance out dari Kantor kesehatan pelabuhan.
Petugas karantina dan kesehatan pelabuhan akan mengeluarkan
sertifikat Surat Persetujuan Berlayar Karantina Kesehatan (Port
Health Quarantine Clearance) dan dinyatakan dalam Buku
Kesehatan Indonesia dengan catatan Port Health Quarantine
Clearance sudah diketahui sehingga Green Book dapat diambil.
39
2. Surat Persetujuan Berlayar (SPB)/Port Clearance dari seksi
kesyahbandaran.
a. Untuk mengurus SPB, Tim Checking harus melaksanakan
prosedur mengajukan permohonan SPB ke seksi
kesyahbandaran, dengan melampiri :
1) Pemberitahuan Keberangkatan Kapal
2) Permohonan Surat Persetujuan Berlayar
3) Sailing Declaration / surat keberangkatan kapal yang telah
ditanda tangani oleh Nahkoda.
4) Laporan Keberangkatan Kapal (LK3) sebanyak 3 lembar
5) Crew list Departure sebanyak 3 lembar
6) Kuitansi pembayaran PNBP
7) Buku Kesehatan (Port Health Quarantine Clearance)
8) Manifest, jika kapal memuat muatan
3. Booking pandu dan kapal tunda keluar
Setelah SPB diterima dan waktu pemberangkatan sudah
ditentukan, boarding agent melakukan booking pandu untuk
menarik kapal keluar dari loading point. Pengajuan booking pandu
keluar tidak kurang dari 2 (dua) jam sebelum kapal keluar.
40
Apabila Tim Clearance keliru dalam memasukkan data-data kapal
dapat mengakibatkan terlambatnya proses Clearance In & Out.
Pada proses Clearance out mengakibatkan kapal menunggu
dokumen. Hal ini juga dapat merugikan perusahaan. Perlu diketahui
bahwa agen bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan
kapal, sehingga harus siap siaga selama kapal belum berlayar
ketempat tujuan berikutnya.
2. Sarana transportasi yang kurang mendukung
Transportasi juga merupakan sesuatu yang penting dalam
menunjang kelancaran kegiatan clearance in & out kapal, sarana
transportasi yang ada di PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari masih
kurang, jumlah transportasi yang ada di PT. IDT Trans Agency
Cab. Kendari memilki 1 mobil dan 1 motor, hal ini kadang
menyebabkan terhambatnya proses clearance.
41
Di dalam perusahaan terdapat proses pengecekan dokumen
sertifikat kapal, yang merupakan pengecekan dokumen expired
dokumen atau sertifikat kapal yang dimiliki oleh setiap perusahaan.
Setiap kapal biasanya memiliki dokumen atau sertifikat permanen
dan dokumen atau sertifikat sementara yang harus di perpanjang
jika expired.
Pemilik kapal atau pencarter kapal juga mengalami kesulitan jika
dokumen sertifikat kapal mengalami masa expired pada saat kapal
berlayar. Hal tersebut dapat mengakibatkan kerugian, perusahaan
akan dikenakan biaya denda atau tilang. Dan juga akan
mempengaruhi jalannya proyek.
Sertifikat atau dokumen kapal yang expired juga dapat
menghambat proses clearance kapal dikarenakan harus menunggu
dokumen selesai di perpanjang baru bisa melakukan clearance ke
syahbandar untuk menerbitkan SPB ( Surat Persetujuan Berlayar).
42
Sumber : PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari: 2021
I. Solusi Terhadap Hambatan Proses Clearance In & Out pada PT. IDT
Trans Agency Cab. Kendari
1. Tim Clearance harus mengecek ulang surat pemberitahuan
keberangkata dan surat permohonan surat persetujuan berlayar
sebelum diajukan kepada pihak Kantor Unit Penyelenggara
Pelabuhan Kelas III Molawe agar tidak terjadi kesalahan dalam
penerbitan surat persetujuan berlayar.
2. PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari menambah sarana
transportasi untuk kelancaran kegiatan pelayanan kapal agar tidak
terjadi keterlambatan dalam proses clearance in & out.
3. Tim Clearance mengecek dokumen atau sertifikat kapal yang
expired dan koordinasi kepada pihak kapal agar dokumen atau
sertifikat yang expired segera diperpanjang sebelum kapal
berangkat agar tidak terhambat pada saat proses clearance out.
43
4. Untuk crew yang on, Pihak agen mengantar crew tersebut ke kapal
untuk melakukan serah terima jabatan kepada crew yang akan off.
5. Pihak Agen membawa buku pelaut crew yang off yang telah
ditanda tangani oleh master kapal dan buku sijil ke Kantor Unit
Penyelenggara Pelabuhan Kelas III Molawe untuk ditanda tangani
oleh petugas syahbandar.
44
Sumber: PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari 2022
45
6. Boarding Agent koordinasi kepada master kapal Pelabuhan tujuan
setelah kapal selesai melakukan pembongkaran dan
memberitahukan Pelabuhan tujuan kepada tim clearance.
7. Boarding Agent membuat Statement of fact dan time sheet
setelah kegiatan bongkar dilakukan dan meminta tanda tangan
dan stempel kepada master kapal.
8. Boarding Agent mengirimkan Statement of fact yang sudah
ditanda tangani oleh Receiver/Consignee ke General Agent.
46
Sumber: Koleksi Pribadi: 2022
47
L. Pelayanan Boarding Agent di PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari
48
akan Expired dan menerbitkan ulang Surat Persetujuan Berlayar.
Hal ini juga dapat merugikan perusahaan.
2. Terbatasnya jumlah tongkang
Boarding Agent mendapatkan hambatan pada saat di atas kapal
yaitu terbatasnya jumlah tongkang, Apabila jumlah tongkang
terbatas mengakibatkan kapal menunggu jadwal pembongkaran
maka proses bongkar batu bara akan lebih lama dan boarding
agent akan stay lebih lama di kapal. Ukuran tongkang yang
tersedia hanya 230 dan 270 feet yang hanya dapat memuat ±
4.000 - 4.500 MT juga mengakibatkan lamanya proses bongkar
dikarenakan apabila tongkang telah penuh muatan dan tongkang
telah cast off maka membutuhkan waktu sampai tongkang
berikutnya bersandar ke kapal.
49
3. Kerusakan pada grab kapal
Apabila terjadi kerusakan grab pada kapal biasanya master kapal
ingin menutupi kerusakan grab kapal tersebut dengan cara bekerja
sama dengan boarding agent mengatur time sheet dan kerusakan
tersebut dapat mengganggu aktivitas bongkar muat. Hal ini juga
menrupakan hambatan.
50
4. Jaringan yang tidak mendukung
Sering kualitas jaringan tidak mendukung kegiatan boarding agent,
sehingga boarding agent kesulitan dalam proses komunikasi
dengan pihak kantor induk dalam pelaporan progres kegiatan.
51
Tabel 4. 1 Daftar kapal yang diageni PT. IDT Trans Agency Cab. Kendari
52
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
A. Simpulan
B. Saran
54
TRANSKIP WAWANCARA
HASIL WAWANCARA
55