EISSN: 2775-7374

Proses Pitching Acara Konferensi Maju Digital di PT. Fasen Creative Quality

Vanessa Kartika Aryanti 1, Christina L Rudatin 2

1 Program Studi MICE– Politeknik Negeri Jakarta, vanessa.kartikaaryanti.an18@mhsw.pnj.ac.id

2 Program Studi MICE – Politeknik Negeri Jakarta, christina.lr@bisnis.pnj.ac.id

ABSTRACT
Due COVID -19 pandemic era, there are government rules that ban events that involve many people in it. In that
situation, a few event organizers offer alternative, like an online and hybrid event. One of the offers would be
delivered by the process called pitching. This pitching process is purposed to hold Konferensi Maju Digital, which
would be held by GoTo. The purpose of this writing is to be known the process of the pitching that is already done
by the event organizer to the corporate and to know the key of the success of the pitching process. The data
collection methods used are interviews, observation, and documentation. The results of the research are, there are
nine phases of the pitching process that are sending pitching invitation, agency brief, the registration on coupa
pitching system, the preparation of the supporting documents, submitting the supporting documents, user
closeddiscussion, presentation to the user, second phase of user discussion, and the announcement of the winner.
The success factor of the pitching process is because of the experience of a similar event, the creativity of the design
and creative team, and the offered budget fit.

Keyword: COVID-19, Event, Corporate, Pitching, Process, Konferensi Maju Digital

ABSTRAK
Dalam masa pandemi COVID-19, terdapat kebijakan pemerintah yang melarang penyelenggaraan acara yang
melibatkan banyak orang dalam satu waktu yang bersamaan. Pada situasi tersebut, banyak event organizer yang
menawarkan alternatif penyelenggaraan kegiatan secara online maupun hybrid. Penawaran tersebut dilakukan salah
satunya melalui proses yang dinamakan pithcing. Proses pitching pada penelitian kali ini adalah proses yang
dilakukan dengan tujuan untuk penyelenggaraan kegiatan yang bertajuk Konferensi Maju Digital yang akan digelar
oleh GoTo. Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui proses pitching yang dilakukan oleh event organizer
kepada pihak perusahaan dan mengetahui kunci sukses dari berhasilnya proses tersebut. Metode pengumpulan data
yang digunakan adalah wawancara, observasi, dan dokumentasi. Hasil dari penelitian ini menjelaskan terdapat
sembilan tahap yang dilalui pada saat proses pitchng yaitu pengiriman undangan pitching, agency brief, pendaftaran
pada sistem pithcjng yang bernama coupa, persiapan dokumen pendukung, pengumpulan dokumen pendukung,
diskusi user secara tertutup, presentasi kepada user, diskusi user tahap kedua, dan pengumuman pemenang.
Kemudian, faktor keberhasilan pitching disebabkan oleh pengalaman dalam penyelenggaraan acara serupa,
kreativitas dari tim desain dan tim kreatif, serta kesesuaian harga yang ditawarkan.

Kata kunci: COVID-19, Event, Corporate, Pitching, Proses, Konferensi Maju Digital

PENDAHULUAN pelatihan, konferensi tahunan) maupun

Konferensi merupakan bisnis yang
mempertemukan orang secara langsung
dalam jumlah yang besar untuk berdiskusi
mengenai suatu masalah, kasus, negosiasi,
membangun hubungan dan jaringan bisnis,
meningkatkan performa baik individu
ataupun perusahaan. Konferensi biasa
diselenggarakan dengan nama lain, seperti
summit, assembly, convention, congress,
briefing, dan training. Konferensi merupakan
event bisnis yang mengedepankan
komunikasi baik komunikasi internal (dalam
bentuk pertemuan untuk penjualan, seminar,
komunikasi dengan audience seperti
konferensi pers atau product launching (Any
Noor 2013:24).
Dalam masa pandemi COVID – 19
pemerintah menerapkan kebijakan yang
melarang penyelenggaraan acara yang
melibatkan banyak orang dalam waktu yang
bersamaan, oleh karena itu banyak yang
menjadikan penyelenggaraan acara atau
kegiatan secara online sebagai alternatif agar
acara tetap terselenggara dengan baik. Dalam
hal ini banyak event organizer yang
menawarkan alternatif penyelenggaraan

Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022 83


kegiatan secara online kepada para
perusahaan pengguna. Penawaran tersebut
dilakukan didalam proses yang dinamakan
pitching. Yaitu kegiatan yang diikuti oleh
beberapa calon event organizer untuk
mempresentasikan usulan ide kreatif untuk
acara yang akan diselenggarakan oleh
perusahaan pengguna. Pada kali ini, PT Fasen
Creative Quality berkesempatan untuk
mengikuti proses pitching untuk acara
Konferensi Maju Digital yang akan digelar
oleh GoTo yang merupakan gabungan dua
perusahaan besar yaitu Gojek dan Tokopedia.
Pada kesempatan kali ini, pitching
dilakukan secara online yang merupakan
pengalaman baru baik dari pihak event
organizer maupun pihak perusahaan
pengguna. Proses ini juga dibantu dengan
menggunakan platform untuk melakukan
seleksi berkas secara otomatis yang telah
dikirim oleh calon event organizer.
Definisi pitching menurut Pinuzzi et al.
(2015, p. 3) dalam artikel Sabaj, dkk (2020)
adalah, Pitch, like its supergenre, the
proposal, is a ‘bridge’ genre or boundary
object that connects two different entities; its
core argument defines a common interest that
can serve as a basis for exchanging things
such as resources, services, expertise, and
access. Artinya pitch, proposal, adalah
sebuah perantara yang menghubungkan dua
entitas berbeda; argumen yang
mendefinisikan kepentingan bersama yang
dapat berfungsi sebagai dasar untuk bertukar
hal-hal seperti sumber daya, layanan,
keahlian, dan akses.
Berdasarkan definisi diatas, pitching
berperan penting dalam mempertemukan
event organizer dengan perusahaan
pengguna. Oleh karena itu, tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengetahui proses
pitching serta siapa saja yang terlibat dalam
proses tersebut dari awal hingga akhir dan apa
saja kunci sukses dalam pitching yang
dilakukan oleh PT Fasen Creative Quality.
Manfaat dari penelitian ini sendiri adalah
menginformasikan secara detail mengenai
proses dan orang yang berkepentingan dalam
proses pitching kepada pengguna yang
merupakan kelompok perusahaan atau
Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022
EISSN: 2775-7374
corporate dan para pembaca khususnya SDM
di bidang MICE dapat mempersiapkan diri
jika ingin mengikuti proses pitching untuk
pengguna yang merupakan perusahaan atau
corporate.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan
peneliti adalah wawancara, observasi, dan
dokumentasi. Wawancara adalah penelitian
yang dilakukan melalui proses tanya jawab
lisan yang berlangsung satu arah yang artinya
pertanyaan hanya datang dari pihak yang
mewawancarai dan jawaban diberikan oleh
yang diwawancara. Wawancara yang
dilakukan adalah bentuk komunikasi
langsung antara peneliti dan narasumber yaitu
kepada project leader dan procurement team.
Kemudian, metode selanjutnya adalah
metode observasi, yaitu penelitian yang
dilakukan melalui suatu pengamatan. Dalam
hal ini, peneliti melakukan observasi dengan
berpartisipasi secara aktif dalam mengerjakan
tugas yang terkait proses pitching.
Metode yang terakhir adalah Metode
dokumentasi yaitu teknik penelitian yang
mengumpulkan data sekunder yang diperoleh
dari berbagai dokumen yang terkait dengan
proses pitching dan dokumen lain yang
mendukung penelitian.
Waktu yang digunakan untuk proses
penelitian ini adalah pada bulan Agustus 2021
sampai dengan bulan September 2021. Objek
yang diteliti dalam penelitian ini adalah
proses pitching acara Konferensi Maju
Digital yang diikuti oleh PT Fasen Creative
Quality.
Tempat dilakukannya penelitian adalah
kantor dan media digital yang digunakan
untuk berkomunikasi antara pihak PT Fasen
Creative Quality dengan pihak perusahaan
pengguna.
TEMUAN DAN PEMBAHASAN
Temuan
Hasil dari penelitian ini adalah bahwa
terdapat sembilan tahap yang dilalui PT Fasen
Creative Quality pada saat proses pitching
antara lain adalah, pengiriman undangan
pitching dari pihak perusahaan kepada calon
84

event organizer, agency brief oleh
perusahaan pengguna yang dihadiri oleh
seluruh calon event organizer, pendaftaran
calon event organizer pada sistem pitching
yang bernama coupa, persiapan dokumen
pendukung, pengumpulan dokumen
pendukung, diskusi user secara tertutup,
presentasi kepada user, diskusi user tahap
kedua, dan pengumuman pemenang.
Kemudian, adapun hasil penelitian yang
menemukan faktor keberhasilan pitching
yang dilakukan PT Fasen Creative Quality
disebabkan oleh pengalaman dalam
penyelenggaraan acara serupa, kreativitas
dari tim desain dan kreatif, serta kesesuaian
harga yang ditawarkan kepada perusahaan
pengguna.
Berikut merupakan flowchart yang
menampilkan alur dari proses pitching yang
diikuti oleh PT Fasen Creative Quality untuk
acara Konferensi Maju Digital.
Flowchart 1. Proses Pitching Acara
Konferensi Maju Digital
Sumber: hasil data diolah, 2022
Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022
EISSN: 2775-7374
Flowchart di atas menunjukan alur
pitching dari awal pengiriman undangan
hingga pengumuman pemenang pitching dari
salah satu event organizer yang mengikuti
proses pitching.
Pembahasan
Acara Konferensi Maju Digital adalah salah
satu kegiatan yang diadakan oleh gabungan
perusahaan anak bangsa dalam bidang start
up yaitu Gojek dan Tokopedia. Kedua
perusahaan tersebut menaungi banyak sekali
UMKM dari berbagai sektor, mitra
pengemudi, hingga para penjual makanan
yang terdaftar pada aplikasi Gojek dan
Tokopedia. Namun, karena pandemi melanda
dunia dan tanah air, banyak sekali penjual
yang terkena dampak terhadap
keberlangsungan usahanya. Oleh karena itu,
GoTo atau nama gabungan dari kedua
perusahaan tersebut berniat mengadakan
acara dengan tema Bangkit Bersama bertajuk
Konferensi Maju Digital.
Dalam penyelenggaraan acara oleh dua
korporasi besar tentunya memerlukan proses
yang dinamakan pitching. Pitching dilakukan
dengan tujuan untuk melihat organizer
manakah yang paling cocok rkolaborasi
bersama GoTo dari segi konsep, teknis acara,
dan anggaran biaya. Untuk itu,
Gojek dan Tokopedia sama – sama mengajak
para organizer yang sebelumnya sudah
pernah berkolaborasi dengan Gojek atau
Tokopedia. PT Fasen Creative Quality sendiri
pernah membantu menyukseskan acara yang
diadakan oleh Tokopedia, maka PT Fasen
Creative Quality berkesempatan untuk
mengikuti proses pitching yang diadakan oleh
GoTo. Berikut adalah penjelasan dari
masingmasing tahapan dalam proses
pitching:
1. Pengiriman Undangan Pitching
PT. Fasen Creative Quality menerima
undangan pitching melalui surat elektronik
(e-mail) 52 hari sebelum hari H acara
diadakan. Surat elektronik berisikan hari dan
tanggal pelaksanaan agency brief. Undangan
dikirimkan ke beberapa organizer terpilih
yang sebelumnya sudah pernah membantu
85

menyukseskan acara dari Gojek maupun
Tokopedia.
2. Agency Brief
Pada saat agency brief berlangsung, para
calon organizer hadir secara bersamaan untuk
mendengarkan penjelasan dari para user.
Dalam sesi ini, user memaparkan gambaran
umum acara
Konferensi Maju Digital, konsep teknis yang
diinginkan, dan para talent sebagai
narasumber yang diharapkan dapat hadir
dalam acara Konferensi Maju Digital. Dalam
agency brief tersebut, pihak GoTo
menjelaskan mengenai dokumen yang
diminta antara lain, proposal konsep yang
terdapat timeline dan desain yang diajukan,
teknis yang diajukan, serta rencana anggaran
biaya.
Setelah sesi pemaparan berlangsung,
para dilakukan sesi tanya jawab antara
organizer dan user. Kondisi ini dapat
menguntungkan PT. Fasen Creative Quality
untuk dapat memahami brief yang kurang
jelas dan mengetahui kelemahan organizer
pesaing. Hal ini juga sekaligus menjadi
kelemahan karena organizer pesaing dapat
mengetahui siapa saja peserta yang akan
menjadi pesaing dan memperkirakan
kelemahannya.
3. Pendaftaran Organizer di Sistem Coupa
Coupa Software sendiri adalah platform
cloud untuk manajemen pengeluaran bisnis
(Business Expenditure Management). Coupa
dapat digunakan untuk proses pitching
sebagai bentuk pemenuhan kebutuhan bagi
perusahaan. Untuk itu, karena para organizer
harus mengumpulkan seluruh dokumen
dengan tepat waktu melalui platform ini,
maka diperlukan registrasi terlebih dahulu
agar dapat memvalidasi dokumen sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan.
Pendaftaran pitching pada sistem coupa
merupakan hal baru yang dilakukan oleh PT
Fasen Creative Quality dan membuat tim
pitching PT Fasen Creative Quality menjadi
lebih disiplin dalam pengumpulan sesuai
Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022
EISSN: 2775-7374
dengan tenggat waktu yang ditentukan oleh
user.
4. Persiapan Dokumen Pendukung
Setelah seluruh pemaparan mengenai
acara yang diinginkan oleh user telah
dijelaskan dan sudah mendaftarkan diri dalam
sistem coupa, saatnya tim PT Fasen Creative
Quality mempersiapkan dokumen untuk
mengikuti proses pitching yaitu proposal
konsep, teknis, dan anggaran biaya.
5. Pengumpulan Dokumen
Pendukung Setelah semua dokumen sudah
dilampirkan, organizer mengklik tombol
mengumpulkan dan seluruh dokumen cara
otomatis tersampaikan kepada user. Hal ini
merupakan pengalaman pertama bagi PT
Fasen Creative Quality untuk mengumpulkan
dokumen pendunkung pitching. Biasanya,
dokumen cukup dikirimkan melalui surat
elektronik (email). Tentunya hal ini perlu
adaptasi dari tim PT Fasen Creative Quality
untuk memperhatikan tenggat waktu dan
mempercepat proses penyusunan dokumen.
6. Diskusi Pihak User Secara
Tertutup Pihak user akan mendiskusikan
pilihan terbaik untuk mengikuti tahap
selanjutnya yaitu mempresentasikan proposal
konsep, teknis, dan rencana anggaran biaya.
Setelah diskusi selesai dilakukan, pihak user
menentukan siapa organizer yang layak
untuk mengikuti tahap presentasi. Pihak user
langsung menghubungi pihak organizer
melalui pesan singkat (WhatsApp) untuk
segera menjadwalkan agenda rapat untuk
memberikan kesempatan bagi organizer
untuk mempresentasikan proposal konsep,
teknis, dan rencana anggaran biaya.
7. Presentasi Proposal Konsep, Teknis,
dan Rencana Anggaran Biaya
PT Fasen Creative Quality berkesempatan
untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya
dengan mempresentasikan konsep dan teknis
lebih lanjut kepada user. Pada kesempatan
kali ini yang bertugas mempresentasikan
adalah tim account executive.
86

Tim account executive mempresentsikan
konsep, teknis dan mekanisme acara untuk
menyukseskan acara Konferensi Maju
Digital. Terakhir, mempresentasikan rencana
anggaran biaya keseluruhan yang
diperkirakan akan dibutuhkan untuk realisasi
nanti.
8. Diskusi Tahap Kedua oleh Pihak
User
Pihak user akan melakukan tahap diskusi
internal untuk kedua kalinya. Setelah
mendengarkan presentasi secara lebih rinci
dari para organizer yang terpilih. Tahap ini
dilakukan secara tertutup. PT Fasen Creative
Quality pada tahap ini terus menunggu dan
tetap menanyakan hasil kepada pihak GoTo
selaku user.
9. Pengumuman Pemenang Pitching
Setelah melalui proses yang cukup panjang
untuk menentukan pemenang, user akan
mengumumkan kepada organizer yang
terpilih melalui surat elektronik (email) yang
berisikan pernyataan resmi bahwa organizer
tersebut menang atau terpilih sebagai pihak
yang akan berkolaborasi dalam acara
Konferensi Maju Digital. Surat elektronik
dikirimkan kepada tim account executive PT
Fasen Creative Quality selaku perwakilan
dari pihak organizer.
Setelah membahas proses pitching untuk
acara Konferensi Maju Digital yang
dilakukan oleh PT Fasen Creative Quality,
kita akan membahas kunci sukses dalam
pitching yang dilakukan oleh PT Fasen
Creative Quality, untuk poinnya akan dibahas
dibawah ini:
1. Faktor Pengalaman Sebelum
dilakukannya proses pitching, pihak GoTo
hanya mengundang calon organizer yang
sudah pernah membantu menjalankan acara
dari Gojek atau Tokopedia. PT Fasen
Creative Quality sebelumnya sudah pernah
membantu menjalankan beberapa acara
bersama Tokopedia, diantaranya adalah
START 2020 dan START CX FIRST
Summit 2021. Selain acara online bertajuk
START CX FIRST Summit 2021, PT. Fasen
Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022
EISSN: 2775-7374
Creative Quality juga telah sukses membantu
penyelenggaraan acara online dengan sistem
live streaming. Acara online yang telah
berhasil diantaranya Kompas CEO Forum,
Symposium Hiu dan Pari ke- 3, Petrosea
Handover Messe, dan Literasi Digital –
Sulawesi Selatan.
Menurut peneliti, faktor ini sudah
menambah poin penilaian oleh user. Karena
user akan menilai keberhasilan dari acara
sebelumnya yang telah sukses dilaksanakan
oleh PT Fasen Creative Quality dengan
beragam kategori user baik korporasi ataupun
pemerintahan.
2. Faktor Konsep dan Teknis yang
Ditawarkan
Dalam hal ini, PT Fasen Creative Quality
mengusung konsep desain key visual yang
tentunya akan mencerminkan kesan dari
acara tersebut yaitu futuristik, inovatif, dan
adaptif. Selain itu, konsep teknis juga
menentukan keberhasilan dari pitching.
Konsep teknis acara ini dibuat hybrid
menggunakan set blue screen yang akan
terlihat virtual stage secara tiga dimensi.
Menurut peneliti, user akan
mempertimbangkan usulan konsep teknis dan
hasil akhir yang ditampilkan kepada para
audiens acara. Kemudahan teknis
penyelenggaraan acara juga menjadi faktor
penilaian karena jika terlalu sulit, user
khawatir akan semakin banyak risiko yang
ditimbulkan dari hal teknis acara.
3. Faktor Kesesuaian Harga yang
Ditawarkan
Berdasarkan wawancara terhadap tim
account executive, pihak user sangat
memberikan perhatian lebih dalam masalah
pembiayaan acara. Hal ini menyebabkan tim
account executive harus pandai dalam
menyusun rencana anggaran biaya yang
tentunya menguntungkan bagi organizer dan
masih dapat terjangkau oleh user agar
mendapat nilai tambah dalam penilaian
pitching oleh user tentunya dibantu oleh tim
procurement untuk bernegosiasi kepada
pihak ketiga penyedia barang atau jasa yang
dibutuhkan.
87

KESIMPULAN
Setelah melakukan observasi dengan
partisipasi secara aktif, wawancara ke para
pihak yang bersangkutan, dan
mengumpulkan dokumentasi selama proses
pitching acara Konferensi Maju Digital,
maka penulis dapat menyimpulkan beberapa
poin sebagai berikut:
a. Proses pitching diawali dengan
pengiriman undangan pitching,
kemudian dilanjutkan dengan agency
brief yang beragendakan penjelasan
user mengenai acara dan sesi tanya
jawab, kemudian organizer diminta
untuk mendaftarkan diri pada sistem
coupa. Setelah mendaftar, tim PT Fasen
Creative Quality melakukan persiapan
dokumen yaitu proposal konsep, teknis,
dan rencana anggaran biaya dan setelah
selesai akan dilakukan pengumpulan
berkas melalui sistem coupa.
Setalah pengumpulan, akan dilakukan
diskusi oleh pihak user secara tertutup
untuk menyeleksi organizer yang dapat
melanjutkan tahap presentasi. Setelah
ditentukan, beberapa pihak organizer
akan dihubungi dan dijadwalkan untuk
tahap presentasi. Setelah itu, pihak user
akan berdiskusi kembali untuk
penentuan pemenang.
Setelah pemenang ditentukan, maka
pihak user akan menghubungi
organizer dan mengirimkan pernyataan
resmi yang menyatakan PT. Fasen
Creative Quality sebagai organizer
yang memenangkan pitching untuk
melaksanakan acara Konferensi Maju
Digital.
b. Faktor yang mendukung keberhasilan
pitching acara Konferensi Maju Digital
yang dilakukan oleh PT Fasen Creative
Quality menurut project leader adalah
pengalaman mengenai penyelenggaraan
acara serupa, kreativitas dari tim kreatif
dan desain, dan faktor kesesuaian harga
yang masih dapat terjangkau oleh pihak
Vol 11, No 1 (Desember 2022): SNRT XI Tahun 2022
EISSN: 2775-7374
user yang disebabkan karena negosiasi
harga terbaik dari penyedia barang
ataupun jasa oleh tim procurement dan
pembuatan rencana anggaran biaya oleh
tim account executive.
SARAN
Seluruh kegiatan sudah terlaksana dengan
cukup baik, akan tetapi dalam proses pitching
masih terdapat beberapa hal kecil yang dapat
dikembangkan menjadi lebih baik lagi oleh
PT. Fasen Creative
Quality diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Mempertahankan standar yang sudah
diberlakukan untuk kualitas event online
yang sudah berjalan sebelumnya agar bisa
menjadi panutan atau contoh bagi acara
online lainnya.
b. Menjaga komunikasi antar tim atau agar
meminimalisir kesalahan dalam
komunikasi yang menyebabkan terjadinya
kesalahpahaman.
c. Pembuatan checklist untuk kebutuhan baik
barang fisik, jasa atau pekerjaan yang
harus dilakukan agar mempermudah
pengecekan dalam perancangan acara.
DAFTAR PUSTAKA
Noor, Any. 2013. Manajemen Event.
Bandung: Alfabeta.
Sabaj, Omar dkk. 2020. Empirical
Literature on the Business Pitch:
Classes, Critiques and
Future Trends. Journal of
Technology Management and
Innovation.
Patria, Tauhid. 2021. “Perkenalkan Coupa,
Cloud Platform Business
Expenditure Management (BSM)”
(https://kompasiana.com diakses pada
20 Desember 2021 pukul
23.47).
88