Bagaimana Teknologi Meningkatkan Efisiensi Kerja

Perusahaan Pengiriman Barang?

Jam menunjukkan pukul 08.00 pagi. Di antara seluruh orang yang berada
di pusat logistik ecommerce regional (eComm Log Hub)
SingPost saat itu, mungkin saya satu-satunya yang belum sepenuhnya
sadar. Di sini bisnis sudah berjalan sejak pagi. Mobil-mobil van tampak
berangkat keluar, bersama para kurir SingPost yang dikenal dengan
sebutan “ambasador parsel”.

Hidup sebagai staf pengiriman barang itu berat. Mereka harus menghadapi
kemarahan pengguna bila ada kiriman gagal atau barang hilang. Dulu,
tanpa adanya protokol yang tegas atau barang bukti, sulit membuktikan
bahwa staf pengiriman tidak bersalah ketika terjadi kehilangan barang.

Kini, teknologi—misalnya software manajemen transportasi—

memungkinkan pengiriman barang yang transparan, adil, akurat, dan
cepat, sebab data semua pengiriman disimpan secara online dengan catatan
pemeriksaan lengkap. Sebagai contoh, penggunaan alat
pindai barcode memastikan bahwa jumlah paket yang diantarkan selalu
tepat. Pada kasus lain, sebelum sebuah paket dinyatakan berhasil terkirim
(atau gagal), kurir harus memasukkan dulu kode yang ada
pada smartphone milik pelanggan.

Pertanyaannya, apakah berbagai teknologi tersebut telah berhasil

membantu meringankan beban kerja para kurir? Saya mencoba mencari
tahu dengan menjalankan profesi tersebut selama satu hari.

Teknologi mempercepat pengiriman di pagi hari

Berkat fasilitas yang bisa memilah parsel berdasarkan kode pos secara
otomatis, ambasador parsel yang berada di eComm Log Hub bisa langsung
memindahkan parsel-parsel ke dalam mobil-mobil van pengirim. Talang
tempat keluarnya parsel dari fasilitas tersebut juga bisa diperpanjang
sampai mendekati pintu mobil, sehingga para staf bisa memindahkan
paket-paket mereka dengan lebih mudah, terutama bila ada barang berat
atau berjumlah banyak.
Sistem ini bisa memilah hingga seratus ribu paket per hari, dan bisa
beroperasi semalam suntuk di masa-masa sibuk. Biasanya masa sibuk itu
jatuh pada hari Selasa.

Ismadiana Binte Samsudin alias Diana.

Ismadiana Binte Samsudin (Diana), salah satu ambasador parsel di

SingPost, telah bekerja sebagai pengirim barang selama tiga tahun. Tidak
mudah untuk menjadi seorang ambasador parsel. Di samping pelatihan di
kelas dan praktik, ada juga ujian tertulis untuk penilaian di akhir program
pelantikan para ambasador baru.

“Kami melapor pada jam 7.30 pagi untuk mengangkut parsel-parsel ke

mobil van di eComm Log Hub. Kemudian kami berangkat mengantar pada
pukul 8.30 supaya tidak terjebak macet,” kata Diana.

Kegiatan harian Diana umumnya selesai di sore hari. Setelah semua

pengiriman selesai, ia akan melapor kembali ke eComm Log Hub sambil
membawa paket-paket yang gagal terkirim karena penerima sedang tidak
berada di tempat.
Tempat kerja seorang ambasador parsel. Van yang dioperasikan Diana memiliki hiasan berupa
gantungan pengharum mobil.

Hari itu, cuaca terasa hangat dan bersahabat—berbeda dari dua hari
terakhir yang diterpa hujan angin. “Kalau cuaca buruk, saya tinggal pakai
payung saja,” Diana berkelakar. Sulit membayangkan bagaimana caranya
memegang payung dengan kedua tangan yang penuh parsel.

Alamat pengiriman sudah dikelompokkan, sehingga Diana bisa mendatangi semua lokasi
dengan efektif. Waktu pencarian alamat dan pengiriman barang jadi lebih singkat berkat mesin
pilah otomatis.
Kami menyusuri pemukiman, melewati anak tangga, dan mencari blok
yang sesuai dengan alamat pengiriman. Sesampainya di sana kami harus
mencari lift, yang kadang-kadang sulit ditemukan.

Di hari-hari sibuk, Diana bisa mengantar hingga lebih dari delapan puluh
parsel. Bila tiap penerima menghabiskan satu menit untuk membuka pintu
atau mengangkat telepon, itu artinya total waktu yang dihabiskan Diana
untuk menyerahkan paket saja adalah satu setengah jam. Setiap menit
sangat berharga. Andai pengiriman paket bisa dilakukan dengan robot,
bayangkan betapa banyak jam kerja yang bisa dihemat.

Menunggu penerima parsel.

Bila terjadi kegagalan pengiriman, Diana harus memasukkan alasannya di

aplikasi milik SingPost yang bernama ezyTrak Mobile. Aplikasi ini akan
mencatat status pengiriman semua barang. Diana kemudian akan mengeset
status pengiriman sesuai kondisi lapangan. Rata-rata, waktu yang
dihabiskan Diana di setiap alamat adalah tiga sampai lima menit.
Diana memasukkan alasan kegagalan pengiriman di ezyTrak Mobile. Setelahnya, Diana
meninggalkan catatan di pintu agar penerima mengambil parselnya di kantor pos atau
POPStation terdekat.

Diana berkata pada Tech in Asia bahwa bila dalam sehari ia bisa
mengantar hingga ke delapan puluh alamat rumah, dengan satu lokasi
POPStation saja ia bisa mengantar hingga dua ratus parsel sekaligus.
POPStation atau Pick Own Parcel Station adalah layanan milik SingPost
yang memungkinkan ambasador parsel dan pelanggan untuk meletakkan
dan mengambil parsel. Layanan ini mengurangi beban kerja Diana secara
signifikan.

Dan ya, Diana mengangkat sendiri semua parsel ini dari mobil van,
termasuk ketika harus naik turun tangga.
Diana mengangkat tumpukan parsel yang berat ke atas tangga.

“Karena pelanggan-pelanggan kami punya gaya hidup yang sibuk, sekitar

sepuluh hingga dua puluh persen pelanggan tidak ada di rumah untuk
menerima parsel mereka. Jumlah parsel yang sampai ke tangan pelanggan
lewat POPStation meningkat pesat sejak pertama kali kami membuka
layanan ini,” jelas Lim Ann Nee, Senior Vice President di SingPost.
“Sekitar 65 persen pelanggan mengambil parsel mereka sepulang kerja dan
di akhir pekan, sementara sisanya mengambil saat jam kerja—biasanya di
waktu makan siang.”

“Kebanyakan pelanggan mengambil parsel dalam jangka waktu satu

sampai dua hari. Tingkat keberhasilan pengirimannya mendekati seratus
persen,” tambah Ann Nee lagi.
Cukup sekali antar.

Setelah Diana menaruh semua parsel di loker POPStation tujuan, notifikasi

SMS akan dikirim secara otomatis pada pihak penerima. Setelah itu, email
juga akan dikirim setiap hari sebagai pengingat agar penerima mengambil
parsel mereka.

Selepas pukul 11.00 pagi, kami berdua sudah merasa lelah. Tapi tugas
harian seorang ambasador parsel belum selesai. Diana harus kembali ke
eComm Log Hub. “Aplikasi ini (ezyTrak Mobile) tahu kapan saya selesai
bekerja. Bila pekerjaan saya selesai lebih cepat, aplikasi ini akan memberi
tugas baru secara otomatis.” Menurutnya Diana, ini sistem yang efisien.

Teknologi + pengemudi berpengalaman = layanan pengiriman lebih baik

Tujuan kami berikutnya adalah bertemu dengan Fahmi Aziz, penanggung

jawab armada di perusahaan logistik last-mile (pengiriman barang sampai
ke tangan konsumen) Ninja Van. Dulunya bekerja sebagai kurir di
perusahaan-perusahaan dengan sistem administrasi tradisional, ia kini
membawahi sebuah armada sambil tetap menjadi mengantar paket.

Aplikasi yang digunakan Ninja Van telah banyak membantu. Fahmi

berkata bahwa aplikasi tersebut memungkinkan kurir yang sudah veteran
untuk menyelesaikan hingga 120 pengiriman. “Sebagai gambaran, sampai
jam 4-5 sore saya bisa mengirim seratus parsel dengan aplikasi ini,”
ujarnya.

Keseharian Fahmi dimulai jam 6.00 pagi, ketika ia mengecek jadwal

pengiriman. Proses pemindaian menghabiskan waktu sekitar satu jam. Ia
mulai mengirim barang dari pukul 08.00.

Saat masih menggunakan sistem tradisional dengan kertas dan pulpen, ia

butuh waktu dua belas jam untuk menyelesaikan lima puluh pengiriman.

“Saya pernah mencoba menyelesaikan seratus kiriman secara manual,”

kata Fahmi sambil tertawa. “Rasanya itu mustahil.” Data yang dicetak di
atas kertas tidak bisa memberikan gambaran pengiriman secara
menyeluruh, juga gampang rusak.

Fahmi Aziz, penanggung jawab armada di Ninja Van.

Menurut Fahmi, setelah berkonsultasi dengan para pengemudi, developer

Ninja Van menyusun daftar lengkap berisi alasan-alasan kegagalan suatu
pengiriman. Beberapa alasan tersebut aneh atau tak terduga, tapi banyak
dialami oleh para staf pengiriman.
Ketika staf pengiriman Ninja Van gagal mengirim barang, mereka harus memberi alasan.

Sebagai contoh, kita berasumsi bahwa doorstep delivery adalah proses satu
arah yang berakhir dengan sampainya paket di tangan pelanggan. Akan
tetapi, staf pengiriman bisa mengalami adanya barang yang ditolak oleh
penerima. Memilih opsi ini di aplikasi Ninja Van akan menghasilkan
pilihan-pilihan tambahan tentang mengapa paket tersebut ditolak, mulai
kerusakan barang atau kemasan, hingga sekadar pelanggan yang berubah
pikiran.

Penerima juga harus memberikan kode mobile ketika meminta kurir

meletakkan paket di tempat yang tidak seharusnya, tapi umum digunakan,
contohnya utilities box (boks penyimpan barang). Dengan demikian staf
pengirim tidak bisa meninggalkan paket begitu saja, dan mereka tidak
akan dituduh sembarangan menaruh paket.

Aplikasi juga bisa berperan penting untuk melindungi pengemudi. Saat

para staf pengirim mengumpulkan parsel dari perusahaan pengangkutan,
mereka langsung melakukan pemindaian. Dengan demikian jumlah parsel
yang harus diantarkan pasti benar, dan staf pengirim tidak bisa disalahkan
bila ada barang hilang atau lupa diserahkan pihak pengangkutan.

Elemen manusia
Meskipun teknologi bisa meningkatkan efisiensi, tenaga staf tetap
memiliki peran yang sangat besar dalam mengirimkan paket-paket ke
rumahmu.

“Saya banyak bertemu dengan pelanggan yang cerewet dan menyusahkan,

tapi saya percaya tugas kita adalah tetap tenang dan tetap memberikan
layanan yang baik,” kata Fahmi.

Diana dari SingPost punya kebiasaan menyimpan setumpuk kantong

plastik di mobilnya, bersama selotip dan gunting.

“Sebagian orang suka melempar segala hal sembarangan ke dalam

POPStation tanpa membungkusnya dalam kantong, seperti pakaian yang
ingin diretur pada eMerchantdan slip pengembalian,” keluh Diana. Hal
seperti ini merepotkan sekali. Bila terjadi hal seperti ini, Diana akan
mengumpulkan barang-barang tersebut, membungkusnya, lalu
mengisolasinya dengan rapi.

Fion Tan, Co-Founder dan Managing Director Lalamove untuk Singapura,

bercerita tentang sebuah insiden di mana pengemudi yang berpengalaman
bisa lebih akurat daripada Google Maps. “Pengemudi itu menunjuk salah
satu kode pos di tabel dan berkata bahwa kodenya salah,” kisahnya. “Dia
hanya butuh dua puluh detik untuk mengenali kodenya!”

Di peta online, kode pos tersebut menunjuk ke sebuah lokasi di Tuas,

wilayah industri di Singapura bagian barat. Tetapi lokasi sebenarnya
adalah suatu daerah lepas pantai di Kepulauan Jurong.

Berkat pengemudi itu, satu pengiriman barang tidak jadi gagal.

Sumber : https://id.techinasia.com/manfaat-teknologi-terhadap-perusahaan-pengiriman-barang