BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam membentuk
keterampilan dan kecakapan seseorang untuk memasuki dunia kerja.
Pendidikan yang dilakukan di perguruan tinggi masih terbatas pada
pemberian teori dan praktek dalam skala kecil dengan intensitas yang terbatas.
Agar dapat mempraktekkan dan memahami teori-teori yang sudah di ajarkan di
bangku perguruan tinggi, maka dari pihak perguruan tinggi mengadakan studi
praktek kerja lapangan secara langsung sehingga setelah lepas dari ikatan
akademik di perguruan tinggi yang bersangkutan, mahasiswa bisa
memanfaatkan ilmu dan pengalaman yang telah diperoleh selama masa praktek
kerja lapangan untuk dapat bersaing di dunia pasar kerja yang sebenarnya.
Pada praktek kerja lapangan ini bertujuan agar para mahasiswa tidak hanya
berpaku pada hardskill saja akan tetapi juga mengasah softskill agar ada
keseimbangan antara ilmu yang diperoleh dengan kinerja yang akan diberikan.
Hardskill berkaitan dengan ilmu teori yang diperoleh dari bangku perkuliahan,
sedangkan softskill lebih kepada bagaimana kita mempraktekan langsung di dunia
kerja tersebut agar kemampuan komunikasi, managerial dan praktek secara
langsung dimana mahasiswa dapat merasakan pengalamannya dalam memasuki
dunia kerja yang nyata di sebuah industri atau perusahaan.
Salah satu program yang dapat ditempuh adalah dengan melaksanakan
Praktek Bisnis/Magang dalam suatu perusahaan. Praktek Bisnis/Magang adalah
kegiatan akademik yang dilakukan oleh mahasiswa dengan melakukan praktek
kerja lapangan secara langsung pada lembaga/instansi yang sesuai dengan ilmu
pengetahuan dan teori yang sudah dipelajari oleh mahasiswa dalam perkuliahan.
Bentuk kegiatan yang dilakukan adalah meneliti serta ikut berpartisipasi langsung
dengan mengikuti semua aktifitas di lokasi Praktek Bisnis/Magang. Kegiatan ini
sesuai dengan kurikulum program Strata 1 Administrasi Bisnis, Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Diponegoro (UNDIP) Semarang bahwa

1
mahasiswa diwajibkan melaksanakan kegiatan Praktek Bisnis/Magang yang
mempunyai bobot 2 sks.

Pengeloaan data kehadiran karyawan merupakan salah satu faktor penting

dalam pengelolaan sumber daya manusia (human resource management).
Informasi yang mendalam dan terperinci mengenai data kehadiran seorang
karyawan dapat menentukan prestasi kerja, gaji, produktivitas atau kemajuan
instansi secara umum. Pengelolaan data kehadiran karyawan sekarang ini dituntut
untuk lebih efektif dan efisien agar dapat lebih cepat dalam pengerjaannya dan
lebih mudah dalam pengelolaannya. Dengan adanya pengelolaan data kehadiraan
karyawan yang cepat dan mudah inilah perusahaan akan lebih cepat dalam
menindaklanjuti para karyawannya.

PT. Kaltim Prima Coal merupakan perusahaan yang dipilih oleh penulis
untuk digunakan sebagai tempat Praktek Bisnis (magang) karena perusahaan yang
bergerak dalam bidang pertambangan ini mempunyai karyawan yang banyak dan
diharuskan adanya kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan data
karyawannya. Dan penulis berharap selama melaksanakan latihan kerja (magang)
dapat memperoleh banyak informasi dan pengalaman tentang dunia kerja yang
nyata dimana pengalaman itu dapat penulis gunakan sebagai bekal awal untuk
terjun ke dunia kerja nantinya.

Melihat dari latar belakang dalam pengelolaan data kehadiran karyawan

dalam suatu perusahaan, penulis ingin membuat suatu laporan Praktek
Bisnis/Magang tentang bagaimana dalam mengelola suatu data kehadiran
karyawan di departemen yang di tempati oleh penulis dalam melakukan Praktek
Bisnis ini. Penulis ingin menjelaskan sebagian dari pengelolaan data kehadiran
karyawan yang ada di perusahaan batubara tersebut. Maka dari penjelasan diatas,
penulis membuat laporang dengan judul “Pengelolaan Sistem Data Kehadiran
Karyawan di Departemen Haul Truck PT.Kaltim Prima Coal”

1.2. Tujuan dan Manfaat Praktek Bisnis

2
1.2.1. Tujuan Praktek Bisnis
a. Memperoleh ilmu pengetahuan dan wawasan di dunia kerja nyata.
b. Mengembangkan wawasan dan pengalaman mahasiswa dalam
melakukan pekerjaan yang sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
c. Mengetahui pelaksanaan kerja khususnya prosedur dalam pencatatan
absensi kehadiran di PT. Kaltim Prima Coal khususnya di Departemen
Haul Truck.
d. Memperoleh keterampilan dan pengalaman kerja praktis .
e. Menerapkan ilmu pengetahuan yang di dapat dari perkuliahan.
f. Meningkatkan daya kreativitas dan keahlian mahasiswa.
g. Melatih kepekaan dan cepat tanggap mahasiswa dalam mengerjakan
tugas.
h. Menambah relasi dengan pihak lain.
1.2.2. Manfaat Praktek Bisnis
1.2.2.1 Bagi Mahasiswa
a. Sebagai tempat untuk mempelajari peralihan dari dunia kampus ke
dunia kerja. Dimana dari praktik bisnis inilah mahasiswa mendapatkan
pengalaman kerja untuk mempersiapkan kemampuannya di pasar kerja
mendatang.
b. Memperdalam dan meningkatkan ketrampilan dan kreativitas diri
dalam lingkungan yang sesuai dengan disiplin ilmu yang
dimilikinya.
c. Memantapkan hardskill maupun softskill mahasiswa di dunia kerja.
d. Menambah wawasan, pengetahuan, pengalaman serta relasi dengan
perusahaan.
1.2.2.2 Bagi Perusahaan
a. Sebagai sarana pengabdian kepada dunia pendidikan dan Negara, dalam
rangka mencerdaskan anak bangsa.
b. Membantu menyelesaikan pekerjaan sehari-hari di perusahaan
tempat Praktek Bisnis/Magang.

3
 c. Memperoleh sumberdaya manusia sementara dengan kualifikasi yang
berkompeten di bidangnya.
d. Memperoleh masukan yang objektif yang dapat
dipertanggungjawabkan secara akademis, guna meningkatkan
produktivitas perusahaan.
1.2.2.3. Bagi Perguruan Tinggi
a. Merupakan salah satu evaluasi dari pencapaian materi yang telah
dikuasai oleh mahasiswa.
b. Dapat menjalin hubungan dengan pihak instansi atau perusahaan.
c. Mewakili eksistensi jurusan.
d. Memperoleh informasi dari instansi atau perusahaan tentang peluang
lapangan kerja serta kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan.
1.3. Pelaksanaan Praktek Bisnis
Pelaksanaan Praktek Bisnis dilaksanakan sesuai dengan kurikulum Jurusan
Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Diponegoro. Kegiatan Praktek Bisnis bersifat wajib bagi mahasiswa Jurusan
Administrasi Bisnis sebagai persyaratan akademik, dimana dalam proses
pelaksanaannya, kegiatan ini ditempuh dalam waktu 2 bulan dan diberi bobot
sebanyak 2 sks.
1.3.1. Bentuk Kegiatan
a. Selama Praktek Bisnis mahasiswa diperlakukan sebagaimana karyawan
yang lain pada PT Kaltim Prima Coal.
b. Mahasiswa yang melakukan Praktek Bisnis tersebut wajib menjalankan
tugas – tugas dari perusahaan dengan penuh tanggung jawab.
c. Mahasiswa yang melakukan Praktek Bisnis wajib mentaati jam kerja dan
tata tertib PT Kaltim Prima Coal.
1.3.2. Pelaksana Kegiatan
Nama : Nida Attaqia
NIM : 14020212140080
Jurusan : Administrasi Bisnis, FISIP – Universitas Diponegoro

4
 Alamat : Gg. Banjar 4B No. 40 RT 44 Teluk Lingga Sangatta
Utara, Kutai Timur Kalimantan Timur 75611
1.3.3. Tempat Pelaksanaan
Penulis melaksanakan praktek bisnis di sebuah perusahaan pertambangan
yaitu PT. Kaltim Prima Coal yang berlokasi di Kompleks PT. Kaltim Prima Coal,
Sangatta 75611, Kabupaten Kutai Timur, Kalimantan Timur.
.
1.3.4. Waktu Pelaksanaan Praktek Bisnis
Kegiatan Praktek Bisnis dilaksanakan mulai tangal 14 Januari 2015 – 7
Maret 2015. Sementara itu jam kerja disesuaikan dengan jam kerja karyawan yang
menganut sistem Steady Day atau sistem lima hari kerja, yaitu sebagai berikut:
a. Senin – Jum’at
Dimulai pukul 07.00 WITA – 16.00 WITA.
b. Istirahat
Pukul 12.00 – 13.00 WITA.

1.4. Metode Penulisan Laporan

Dalam penyusunan Laporan Praktek Bisnis ini, penulis mengumpulkan
data-data dan informasi-informasi dengan menggunakan jenis data dan metode
pengumpulan data sebagai berikut:
1.4.1. Jenis Data
Data yang digunakan dalam Laporan Praktek Bisnis ini adalah data primer
dan sekunder, yaitu :
a. Data Primer
Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari sumber pertama
baik individu atau perseorangan, seperti hasil wawancara atau hasil
pengisian kuesioner. Data primer dalam laporan ini adalah data yang
didapatkan dari jawaban pertanyaan atas observasi dan wawancara yang
dilakukan penulis dengan para karyawan staff bagian Administrasi PT.
Kaltim Prima Coal.
b. Data Sekunder

5
 Data sekunder merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan
diimplementasikasn baik oleh pihak pengumpul data primer atau oleh
pihak lain, kemudian data sekunder ini digunakan oleh peneliti untuk
diproses lebih lanjut. Data sekunder pada laporan ini adalah data
gambaran umum PT. Kaltim Prima Coal yang terdiri dari :
1. Sejarah dan gambaran umum PT. Kaltim Prima Coal.
2. Logo perusahaan PT. Kaltim Prima Coal.
3. Visi & Misi PT. Kaltim Prima Coal.
4. Nilai-nilai PT. Kaltim Prima Coal.
5. Struktur Organisasi PT. Kaltim Prima Coal.
1.4.2 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam laporan praktek bisnis
ini adalah sebagai berikut :
a. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan cara
pengamatan secara langsung dari lapangan. Metode ini dilakukan
dengan melakuakan kegiatan praktek bisnis secara langsung salama 2
bulan.
a. Metode Wawancara
Metode wawancara adalah suatu cara untuk mengumpulkan data
dengan mengajukan pertanyaan langsung pada seseorang yang ahli atau
berwenang dalam suatu masalah. Pada pembuatan laporan ini,
wawancara dilakukan dengan Staff bagian Administrasi pada PT.
Kaltim Prima Coal.
b. Metode Dokumentasi
Metode dokumentasi adalah metode yang dilakukan dengan cara
mencari data-data mengenai hal-hal yang berupa data atau dokumen
yang diperoleh dari PT. Kaltim Prima Coal.
c. Media Internet

6
Media Internet adalah suatu langkah pengumpulan data yang dilakukan
melalui kegiatan membuka situs internet yang ada hubungannya dengan
penulisan sebagai penunjang kelengkapan data laporan.

7
8
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah PT. Kaltim Prima Coal

PT. Kaltim Prima Coal merupakan perusahaan yang bergerak dalam industri
pertambangan batubara dan merupakan Perseroan terbatas yang bekerjasama
berdasarkan hukum Indonesia dan di Indonesia dikelompokkan sebagai
perusahaan dengan Penanaman Modal Asing ( PMA ) yang telah disetujui oleh
BKPM ( Badan Koordinasi Penanaman Modal ). Perusahaan ini dimiliki oleh PT.
Rio Tinto dan British Petrolium Company p.l.c (BP) yang sahamnya terbagi
masing-masing sebesar 50%.

Visi dari perusahaan adalah bahwa usaha kerja sama dibidang tambang ini
akan menjadi usaha kelas dunia. Visi ini didukung rasa yakin karena dukungan
team kelas satu dan didukung karyawan-karyawan yang antusias dan bangga akan
perusahaan dan keunggulan produknya.

Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan non migas yang besar di
Indonesia dan memiliki prospek yang baik dimasa mendatang. Hal ini sangat
didukung oleh kualitas batubara yang tinggi, dalam arti memiliki kadar air, debu
dan belerang yang rendah sehingga keberadaannya akan sangat menunjang
industri-industri lain. Adapun produksi batubara itu sendiri ditujukan untuk
memenuhi kebutuhan pasar Eropa, Asia, dan Amerika Selatan.

PT. Kaltim Prima Coal memiliki karyawan sebanyak 4.927 yang terdiri dari
4.923 dari Indonesia yang direkrut dari seluruh wilayah Indonesia, dan sebesar 4
orang tenaga kerja asing. Perusahaan ini juga mengembangkan program-program
yang berkaitan dengan tanggung jawab sosial baik itu dalam bentuk rehabilitasi
dan reboisasi, juga menyangkut hubungan dengan kesejahteraan masyarakat.

Adapun berkenaan dengan sejarah perusahaan, secara ringkas adalah

sebagai berikut :

9
  1930 Ditemukan informasi tentang struktur geologi dan cadangan batu
bara di Sangatta berdasarkan survey pemetaan yang dilakukan oleh ahli
geologi dari Belanda.
 1970 PT. Rio Tinto Indonesia melakukan kegiatan percobaan produksi.
 1978 PT. Kaltim Prima Coal memenangkan tender pemerintah Indonesia dan
mendapat area seluas 7.900 km2, meliputi Sangatta, Bengalon, dan Separi
Santan.
 1982 PT. Kaltim Prima Coal mengadakan perjanjian untuk membayar royalti
sebesar 13,5% pada PT. Tambang batubara Bukit Asam.
 1988 Tambang dibuka
 1989 PT. Kaltim Prima Coal mulai membangun sarana dan prasarana
 1992 Operasi produksi dan secara resmi dibuka oleh bapak Presiden Soeharto
pada tanggal 19 Pebruari 1992.
 1993 Luas konsesi menjadi 14.460 ha.
Pada bulan Oktober 2003 seluruh saham dari PT. Rio Tinto dan Britist
Petrolium Company p.l.c (BP) yang saham terbaagi masing-masing 50% , di jual
ke perusahaan Nasioanl PT. Bumi Resources, sehingga dengan adanya
pemegang saham baru seluruh kebijakan sebagian ada perubahan, seperti adanya
kebijakan baru menaikkan insentif dan restructure organisasi
2.2 Visi dan Misi
2.2.1 Visi
Visi PT. Kaltim Prima Coal “Produsen batubara terkemuka Indonesia
untuk memenuhi kebutuhan dunia, yang memberikan nilai optimal bagi semua
pemangku kepentingan”.
2.2.2 Misi
Misi PT. Kaltim Prima Coal
1. Memupuk budaya yang mengutamakan kesehatan, keselamatan dan
lingkungan dalam segala tindakan.
2. Memelihara tatakelola perusahaan yang baik dan mempromosikan
perusahaan sebagai warga yang baik.

10
 3. Menyediakan lingkungan belajar untuk mencapai keunggulan dan
meningkatkan kesejahteraan.
4. Mengoptimalkan nilai bagi semua pemangku kepentingan.
5. Menyelenggarakan praktik pengelolaan dan operasi terbaik untuk
menghasilkan produk dan kinerja berkualitas tinggi secara konsisten.
2.3 Nilai-nilai Perusahaan
PT. Kaltim Prima Coal memiliki nilai-nilai diantaranya :
1. Keunggulan
Mendorong pertanggungjawaban semua karyawan, kontraktor dan
pemasok untuk mencapai praktik terbaik dalam segala hal.
2. Integritas
Mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dengan bertindak adil, jujur
dan beranggung jawab.
3. Transparansi
Berupaya terus-menerus untuk bersikap terbuka dan jujur dalam semua
tindakan.
4. Kegesitan
Secara proaktif menyesuaikan diri dengan situasi yang dinamis dengan
mendorong mereka untuk mengambil inisiatif, bertindak inovatif dan
membangun kemandirian.
5. Pemberdayaan
Mengembangkan karyawan dan masyarakat setempat dengan
mendorong mereka untuk mengambil inisiatif, bertindak inovatif dan
membangun kemandirian.
6. Kerjasama
Mencapai keunggulan melalui kerjasama antara manajemen, karyawan
dan segenap mitra.
7. Kepedulian
Bersikap peduli terhadap kebutuhan-kebutuhan para pemangku
kepentingan dan memastikan pemenuhan kebutuhan dengan cara yang
mendukung kesinambung.

11
2.4 Logo PT. Kaltim Prima Coal
Gambar 2.1
Logo PT. Kaltim Prima Coal

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

2.5 Struktur Organisasi
2.5.1 Struktur Organisasi PT. Kaltim Prima Coal
Strukur Organisasi merupakan alat bagi manajemen untuk
mengadakan pembagian tugas, tanggung jawab, dan wewenang
masing-masing bagian yang ada di perusahaan.
Berdasarkan Struktur Organisasi PT. Kaltim Prima Coal, maka
pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dapat
dijelaskan sebagai berikut:

1) Board of Commissioners
2) Board of Directors
1. Chief Executive Office
Dibawahnya ada:
a. Legal Division
Bertugas secara hukum, pelegalan tanah, dsb.
b. Mining Deelopment Division
Divisi ini bertanggung jawab dengan usaha pengembangan
proyek dan daerah penambangan termasuk usaha-usaha
ekplorasi baru.

12
Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai
berikut:

a) Geology
b) Mine Planning
c) Strategy Planning

c. Human Resources Division

Tugas dan tanggung jawab dari human resources division
adalah : mengelola ketentuan dan saran dari manajemen untuk
mendukung produktivitas dan perkembangan sumber daya
manusia di perusahaan, bertanggung jawab dalam pengadaan
tenaga kerja dan program pelatihan untuk meningkatkan mutu
tenaga kerja, dan bertanggung jawab mengelola pelayanan
prasarana dan fasilitas dalam bidang kesehatan, dan perumahan
karyawan.

Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai

berikut:

a) Compensation & Benefit.

b) Learning & Development.
c) Industrial Relations.
d. Eksternal Affairs & Suistenable Development
Division
Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah :

Menjembatani hubungan perusahaan dengan pemerintah

pusat dan setempat, community development.

Yang termasuk dalam divisi ini adalah :

a) Community Empowerment
b) Land Management

13
 c) External Relations
d) Project Management and Evaluation
e) Bengalon Community Rels & Dev.
f) Goverment Relation

e. Marketing Division
Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah :

Melakukan kegiatan pemasaran dan penjualan produksi

batubara perusahaan secara maksimal serta mengatur
pengirimannya.

Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai

berikut:

a) Marketing
b) Sales Operations
c) Coal Technology

2. Secretary to CEO

2) Chief Operating Officer

Dibawahnya ada:
a. Contrac Mining Division (Acting)
b. Health, Safety, Environmental & Security Division
Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah :

Mendukung jalannya operasi seperti kenyamanan keamanan

lingkungan dan bertanggung jawab keselamatan kerja di
seluruh operasi.

Yang termasuk divisi ini adalah :

14
a) Environment (Acting)
b) Occupational, Health & Safety
c) Security
d) HSES System

c. Mining Operations Division

Tugas dari divisi ini adalah untuk melakukan survey lokasi
tambang, untuk kegiatan penambangan, mengkoordinasi hasil
produksi agar sesuai dengan target, dan membuat
perencanaan pelayanan teknik, divisi ini membawahi lima
departemen yaitu :

a)Mining Services
b)Pit Bintang
c) Pit hatari
d)Pit Jupiter
e) Coal Mining
f) Mine Optimisation
g)Drill and Blast

d. Mining Support Division

Divisi ini bertanggung jawab untuk semua perawatan alat
tambang dan selain bertanggung jawab perawatan juga,
mengganti unit-unit alat tambang yang baru, dan bertanggung
jawab semua contract maintenance alat tambang.

Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai

berikut:

a) Heavy Equipment Maintenance

b) Haul Truck Maintenance
c) Excafator Maintenance

15
d) Maintenance System
e) Maintenance Service
f) Maintenance Support

e. Coal Processing & Handling Division

Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah :

Bertanggung jawab terhadap kegiatan penambangan,

pemprosesan, penghancuran, dan penimbunan, mengirim
batu bara sesuai jadwal, jumlah dan kualitas, bertanggung
jawab terhadap pengwasan mutu, bertanggung jawab
terhadap keselamatan dan kesehatan kerja, bertanggung
jawab semua perawatan bangunan / semua gedung.

Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai

berikut:

a) Marine
b) Coal Handling & Terminal Operations
c) Coal Handling & Terminal Maintenance
d) Coal Processing & Plant Operation
e) Coal Processing & Plant Maintenance
f) Head of Project Expansion Team
1. Chief Financial Officer
Tugas dan tanggung jawab : sistim akuntansi dan
secara detail dan transparan.
2. Business Improvement Division
3. Supply Chain Division
Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah :

pembelian barang-barang dalam negeri / luar negeri.

Mensuplay peralatan dan perlengkapan perusahaan.

16
 Departemen yang termasuk dalam dalam divisi ini
adalah sebagai berikut :

a) Logistics
b) Supply
c) Store and Inventory Control
4. Finance Division
5. Business Analisys
b) Audit Commite
Dibawahnya ada beberapa divisi:
1. Head of Internal Audit
2. Internal Audit

Gambar 2.2
Struktur Organisasi PT. Kaltim Prima Coal

17
 Sumber : PT. Kaltim Prima Coal 2015

2.5.2 Struktur Organisasi Mining Suppot Division

Divisi ini bertanggung jawab untuk semua perawatan alat tambang
dan selain bertanggung jawab perawatan juga, mengganti unit-unit
alat tambang yang baru, dan bertanggung jawab semua contract
maintenance alat tambang.

Departemen yang termasuk dalam divisi ini adalah sebagai berikut:

a) Heavy Equipment Maintenance

a. Secretary
b. Road Maintenance
c. Dozer
d. Drill Maintenance
e. Refuelling Evert Felix Koropit
b) Haul Truck Maintenance
a. Mechanical Truck
b. Service & Breaakdown
c. Electric Drive Truck
c) Excafator Maintenance
a. Secretary
b. Big Excavator
c. Small Excavator and Articulated Truck
d) Maintenance System
a. Planning
b. Maintenance Training and Development
c. Realibility and Engineering
d. Fleet Strategy
e. Workshop Expansion
e) Maintenance Service

18
 a. MEWS
b. Tyre Shop
c. Light Vehicle
f) Maintenance Support
a. Pump and Misc
b. Welding Fabrication and Facility Maintenance
c. Mechanical Comp Management
d. Electrical Component Management

Gambar 2.3
Struktur Organisasi Mining Support Division

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

19
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Pelaksanaan dan Orientasi Praktek Bisnis
Penulis melaksanakan Praktek Bisnis di PT. Kaltim Prima Coal
selama 2 bulan, mulai tanggal 14 Januari 2015 sampai 7 Maret 2015. Oleh
perusahaan, penulis diberi kesempatan untuk bekerja seperti para karyawan
lainnya agar dapat memberikan kontribusi aktif selama masa praktek bisnis
berlangsung. Kontribusi yang dimaksudkan antara lain adalah menjadi admin
yang mengelola pelayanan administrasi karyawan di bagian Haul Truck
Maintenance.
PT. Kaltim Prima Coal mempunyai beberapa sistem dalam bekerja,
diantaranya sistem Shift dan Steady Day. Hari kerja Shift menganut sistem
tiga hari kerja siang dari pukul 06:00 WITA sampai dengan 18:00 WITA,
dengan waktu istirahat pukul 12:00 WITA sampai dengan pukul 13:00
WITA. Lalu tiga hari kerja malam dari pukul 18:00 WITA sampai dengan
06:00 WITA dengan waktu istirahat pukul 00:00 WITA sampai dengan pukul
01:00 WITA. Dan terakhir yaitu tiga hari off (istirahat). Hari kerja dalam
seminggu untuk karyawan Steady Day termasuk penulis sendiri, yakni dari
hari Senin sampai hari Jumat. Jam juga kerja dimulai dari pukul 07.00 WITA
sampai dengan pukul 16.00 WITA. Dengan waktu istirahat pukul 12.00
WITA sampai dengan pukul 13.00 WITA.
Di awal praktik bisnis, penulis terlebih dahulu mendapatkan induction
(pelatihan dan pengenalan) di area kerja agar mengetahui prosedur
keselamatan dan keamanan yang ada di perusahaan. Dan penulis diberikan
tugas-tugas dalam mengelola administrasi di Departemen Haul Truck
Maintenance, adapun tugasnya adalah:
1. Melayani karyawan.
2. Membuat form benefit yang diperlukan oleh karyawan, baik surat
permohonan cuti karyawan, surat permohonan penggantian pengobatan,
surat permohonan bantuan pendidikan, surat permohonan ijin
meninggalkan pekerjaan, surat permohonan penambahan tanggungan,

20
 surat permohonan intruksi pengiriman uang (penggantian nomor
rekening), dll.
3. Memproses surat-surat tersebut.
4. Menginput data karyawan yang cuti.
5. Memastikan form benefit ditindaklanjuti oleh bagian HR sesuai
waktunya.
6. Mendistribusikan surat-surat yang masuk kepada karyawannya
antara lain seperti SPT tahunan, surat yang sudah di ditindaklanjuti oleh
bagian HR, surat pemberitahuan tentang saldo koperasi karyawan, serta
mendistribusikan voucher belanja kepada karyawan.
7. Pengorderan barang-barang yang dibutuhkan oleh karyawan dan
perusahaan melalui aplikasi Ellips.
8. Mengecek masa validasi PPE karyawan untuk memastikan orderan
tersebut bisa ditindaklanjuti.
9. Menulis data-data karyawan yang mengorder barang ke buku besar
PPE.
10. Menerima orderan barang yang datang.
11. Menginput tentang Observasi Penyimpangan Keselamatan di aplikasi
Prinasa.
12. Memberikan data prinasanya kepada bagian Safety.
13. Membuat Work Request.
14. Menginput data registrasi Padlock karyawan.
15. Menginput data jam tidur karyawan perminggu.
16. Menginput data absensi karyawan dari Finger Print ke Microsoft
Exel.
17. Menginput data absensi karyawan yang izin ke aplikasi Alesco.
18. Memperbaharui struktur organisasi bagian Electric Truck.

3.2. Pengelolaan Sistem Data Kehadiran Karyawan di Departemen Haul

Truck PT. Kaltim Prima Coal.

21
3.2.1 Pengelolaan Data Absensi pada Finger Print
Finger Print adalah metode dalam pengabsenan karyawan yang
memakai sidik jari. Metode pengabsenan dengan memakai sidik jari
ini dilakukan untuk lebih mendisiplinkan karyawan dalam memasuki
jam kerja dan keluar dari jam kerjanya.
Finger Print di PT. Kaltim Prima Coal itu sendiri sudah berjalan lama
dan hasilnya memang menguntungkan bagi perusahaan.
Pengelolaan pada Finger Print dimaksudkan agar sistem absensi
karyawan ini berjalan dengan baik untuk memudahkan karyawan
dalam hal absensi, dan para admin yang melayani karyawan dapat
bertindak cepat jika terjadi sesuatu pada Finger Print, atau jika ada
jam masuk dan keluar kerja karyawannya tidak ada.
Dalam metode Finger Print ini ada beberapa hal yang harus dikelola
dengan baik. Pertama, prosedur registrasi awal, ini harus dikelola
dengan baik agar proses kedepannya bisa berjalan lancar.
Akan dijelaskan bagaimana cara kerja dan pengelolaan data di Finger
Print ini.
3.2.1.1 Prosedur Registrasi Finger User
 Proses Registrasi
1. Masuk ke menu set up
dengan mengetik C + Enter pada mesin.

Gambar 3.1
Masuk ke Menu Set Up

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

22
2. Masukan password setelah
muncul password di tampilan mesin.

Gambar 3.1.1
Memasukan Password di Tampilan Mesin

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

3. Pilih menu enroll/register fingers, Enter.

Gambar 3.1.2
Tampilan Menu Enroll/Register Fingers

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

4. Gesek kartu barcode (barcode menghadap ke atas),

mesin akan meminta jari (place finger) letakkan jari
telunjuk kanan hingga sukses.

Gambar 3.1.3
Cara Menggesekan Kartu ID

23
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

5. Lanjutkan registrasi jari kiri

setelah mesin menampikan 2nd finger ? Enter.
Lakukan proses registrasi jari kedua sama dengan
proses ketiga.
Gambar 3.1.4
Register Jari

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

6. Setelah sukses tekan C dua

kali (untuk keluar dari menu set up).
Gambar 3.1.5
Untuk Keluar dari Menu Set Up

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

Catatan :
- User yang dimaksud adalah user yang akan
diregistrasi ulang.

24
 - Sebelum proses ini dilakukan, tidak boleh
melakukan tes absen barcode user tersebut di
semua mesin Finger Print

 Proses Menghapus Data User di Setiap Mesin Melalui

Aplikasi
1. Buka smartweb/aplikasi
menggunakan browser di alamat
http://172.16.3.169:81
Gambar 3.2
Pada Tampilan Layar Browser

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

2. Pilih cardholder, pilih hurup depan

user pada kolom sebelah kanan nama.
Misal user name yang akan di hapus adalah Nur
Rochman
Gambar 3.2.1
Pada Tampilan Cardholder

25
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

3. Pilih user yang akan di delete,

dengan cara klik pada Card No user tsb.
Gambar 3.2.2
Penghapusan User

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

4. Klik Pit Bintang di bagian terminal

grup. Seperti gambar di bawah.
Gambar 3.2.3
Tampilan Cardholder

26
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

5. Kemudian klik delete fingers.

Perhatikan gambar, (sedang terjadi proses delete
user pada semua mesin).
Tunggu beberapa saat hingga halaman aplikasi
refresh.
Gambar 3.2.4
Tampilan Cardholder

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

Proses ini dilakukan ketika ingin melakukan

registrasi ulang finger user. Jika proses ini sudah
dilakukan, maka lakukan lah proses dalam
meregistrasi finger print yang baru.

3.2.1.2 Aturan Umum dalam Melakukan Finger Print

Dalam melakukan Finger Print ada aturan-aturan yang harus
dilakukan oleh para karyawan. Aturan ini juga bermaksud

27
 agar dapat memudahkan karyawan dalam melakukan
pengabsenannya setiap harinya.

Beberapa aturan umum yang harus dilakukan oleh karyawan

dalam melakukan Finger Print:
1. Kartu karyawan selalu dibawa. Pastikan barcode
menghadap keatas.
2. Jari yang digunakan jari telunjuk kanan dan kiri.
Jari alternatif: tengah  jari manis  kelingking.
Sepasang kanan kiri.
3. Jari tidak kering, tidak terlalu basah, bersih tidak
ada oli grease.
4. Tempelkan garis ruang jari pertama ke ujung bawah
kaca scanner.
5. Jari ditempelkan, tidak ditekan, tidak miring, tidak
digoyang.
3.2.1.3 Langkah-langkah Menggunakan Absensi Sidik Jari
 Langkah absen masuk kerja
1. Gesek barcode ke arah kanan
(kiri ke kanan ikuti panah biru).
2. Scan jari (Primary atau
Secondary).
3. Pastikan tampilan terminal
menampilkan In dan Badge number.
 Langkah absen pulang kerja
1. Gesek barcode ke arah kanan (kanan ke kiri ikuti
panah merah).
2. Scan jari (Primary atau Secondary).
3. Pastikan tampilan terminal menampilkan Out dan
Badge number.

28
 3.2.1.4 Masalah yang Sering Terjadi pada Saat Melakukan Finger
Print
1. Finger not found
Masalah ini adalah ketika data finger user tidak ditemukan
di server. Penyebabnya adalah data finger belum ter-
record system. Solusi untuk masalah ini adalah pastikan
bahwa dua finger user sudah diregistrasi (data finger bisa
diminta ke bagian IT). Bila belum lengkap (baru satu
finger atau keduanya belum di registrasi maka lakukan
registrasi ulang.
2. Finger not match
Masalah ini terjadi jika data finger yang ada di system
tidak sama dengan finger user pada saat di scan. Penyebab
finger user (permanen/temporary). Hal ini bisa terjadi
karena luka, posisi finger yang tidak sama dengan yang
diregistrasi, ataupun karena finger yang kotor dan basah.
Solusi untuk masalah ini adalah mencari posisi scan yang
pas/sama dengan saat diregistrasi ataupun bisa dengan
membersihkan dan mengeringkan finger.
3. Finger time out.
Masalah ini terjadi jika proses scanning finger tidak
berhasil. Penyebabnya adalah scanner tidak mendeteksi
keberadaan jari. Solusi masalah ini adalah segerakan scan
fingernya setelah melakukan swap ID Card.

3.2.2 Pengelolaan Data Laporan Kehadiran Karyawan (Fingerprint

Attendance Report)
Attendance Report atau laporan kehadiran karyawan adalah
suatu laporan yang didalamnya berisi berbagai macam laporan
mengenai jam kehadiran karyawan dari data finger print yang
karyawan lakukan pada saat masuk dan keluar pekerjaan.

29
3.2.2.1 Langkah-langkah dalam Membuka Laporan Kehadiran
Karyawan (Fingerprint Attendance Report)
1. Buka browser Interner Explorer,
lalu akses link berikut ini:
http://kpcsgtdb01/Reports/Pages/Folder.aspx?
ItemPath=
%2fKPC+Attendance+Report&ViewMode=List
Maka akan menampilkan tampilan di layar seperti ini:
Gambar 3.3
Tampilan Menu KPC Attendance Report

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

2. Lalu klik Mining Support (MSD)

pada tampilan layar tersebut.
Makan akan ada tampilan di layar seperti ini:
Gambar 3.3.1
Tampilan Menu Attendance Report MSD

30
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

Pada Fingerprint Attendance Report ini terdapat berbagai pilihan

modul Report yang dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan,
dengan deskripsi sebagai berikut:

1. Employees Management
 Modul Report ini digunakan untuk mengelola data
karyawan pada suatu divisi/departemen/seksi. Data tersebut
meliputi nama, departemen, seksi, dan kru dari karyawan
tersebut yang berpengaruh pada Modul Report lainnya.
 Untuk setiap karyawan yang baru melakukan registrasi pada
mesin fingerprint, diharapkan data dari karyawan tersebut
dapat langsung di-update melalui Modul Report ini oleh
user yang berkepentingan.
 Untuk perpindahan/rotasi kerja dari karyawan yang sifatnya
permanen, diharapkan data dari karyawan tersebut dapat
langsung di-update melalui Modul Report ini (hanya
berlaku selama pra-integrasi Fingerprint dengan
Payroll/Alesco).
 Untuk perpindahan/rotasi kerja dari karyawan yang sifatnya
sementara (dalam periode tertentu), diharapkan data dari
karyawan tersebut dapat langsung di-update melalui Modul
Report ini (hanya berlaku selama pra-integrasi Fingerprint
dengan Payroll/Alesco).

31
2. Attendance Report
 Modul Report ini digunakan untuk melihat data kehadiran
seluruh karyawan pada suatu divisi/department/section.
 Data kehadiran meliputi keseluruhan transaksi masuk dan atau
keluar yang terjadi selama periode yang ditentukan beserta
detail lokasi absensi dari transaksi tersebut.
 Data kehadiran ditampilkan dalam bentuk tabular.

3. Detail Attendance Report

 Modul Report ini digunakan untuk melihat data kehadiran
per karyawan pada suatu divisi/departemen/seksi.
 Data kehadiran meliputi keseluruhan transaksi masuk dan atau
keluar yang terjadi selama periode yang ditentukan beserta
detail lokasi absensi dari transaksi tersebut.
 Data kehadiran ditampilkan dalam bentuk tabular.

4. Timesheet Report (Model 1)

 Modul Report ini digunakan untuk melihat data kehadiran
seluruh karyawan pada suatu divisi/departemen/seksi.
 Data kehadiran meliputi transaksi awal masuk dan terakhir
keluar dengan basis harian beserta perhitungan jumlah jam
kerja.
 Data kehadiran ditampilkan dalam bentuk tabular.

5. Timesheet Report (Model 2)

 Modul Report ini digunakan untuk melihat data kehadiran
seluruh karyawan pada suatu divisi/departemen/seksi.
 Data kehadiran meliputi transaksi awal masuk dan terakhir
keluar dengan basis harian, status kehadiran, serta perhitungan
jumlah jam kerja.

32
  Data kehadiran ditampilkan dalam bentuk matriks.

6. Detail Timesheet Report

 Data kehadiran meliputi transaksi awal masuk dan terakhir
keluar dengan basis harian beserta perhitungan jumlah jam
kerja.
 Data kehadiran ditampilkan dalam bentuk tabular.

3. Pada masing-masing Modul Report

diatas, terdapat beberapa parameter yang harus diisi agar bisa
melihat hasil laporan dari finger print, parameternya adalah
sebagai berikut:
 DateFrom, digunakan untuk menentukan tanggal awal
kehadiran pada Modul Report.
 DateTo, digunakan untuk menentukan tanggal akhir
kehadiran pada Modul Report.
 Division, digunakan untuk mencari kehadiran karyawan
pada Divisi tertentu, sesuai dengan Divisi user.
 Department, digunakan untuk mencari kehadiran
karyawan pada Departemen tertentu berdasarkan divisi
yang telah dipilih.
 Section, digunakan untuk mencari kehadiran karyawan
pada Section tertentu berdasarkan Departemen yang
telah dipilih.
 Crew, digunakan untuk mencari kehadiran karyawan
berdasarkan Crew yang dipilih, pilihan Crew yang
tersedia adalah A, B, C, dan S/D (Steady-Day).
 Badge No, digunakan untuk mencari kehadiran karyawan
berdasarkan Badge No yang dimasukkan. Untuk
karyawan KPC, masukkan 5 digit angka Badge No

33
 karyawan tersebut. Untuk karyawan Kontraktor, huruf
‘Z’ harap diganti dengan angka ‘8’, kemudian diikuti
dengan 5 digit angka berikutnya.

3.2.2.2 Pengambilan Data dari Data Finger Print Kehadiran

Karyawan (Fingerprint Attendance Report)
Hasil dari finger print para karyawan ini akan di gunakan
untuk memproses data kehadiran karyawan di aplikasi
Alesco. Aplikasi Alesco ini adalah suatu aplikasi database
karyawan yang didalamnya berisi data-data karyawan,
temasuk tentang masalah kehadiran karyawan.
Pengambilan data ini dilakukan seperti langkah – langkah
yang telah di jelaskan di atas. Langkah selanjutnya adalah
 Memilih Model Report  MSD – Attendance
Report.
 Memasukan parameter-parameternya seperti
tanggal, Departemen, Section, dan Crew.
 Lalu klik View Report.
Akan ada tampilan seperti gambar di bawah ini.
Gambar 3.4
Tampilan MSD Custom Reports

34
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

Diatas adalah tampilan dari laporan kehadiran

karyawan dari hasil finger print. Dari laporan
tersebut terlihat ada nama, nomor id, departemen,
section, crew, tanggal, shift, waktu kedatangan
karyawan, waktu keluar karyawan, dan berapa lama
karyawan itu bekerja.
 Lalu data – data seperti yang di atas itu di eksport
ke Microsoft Exel dan kemudian akan di input ke
aplikasi Alesco.

3.2.3 Pengelolaan Data Kehadiran Karyawan di Aplikasi Alesco.

Aplikasi Alesco adalah aplikasi system database karyawan
yang di dalamnya berisi data – data karyawan, data – data
karyawan disini mulai dari data pribadi, data keluarga, data
tanggungan, data kesehatan, data keuangan atau gaji karyawan,
data pekerjaannya, data jam kerja yang telah dia kerjakan, dan
sebagainya.
Di aplikasi Alesco ini terdapat pula tentang data kehadiran
karyawan. Para admin dapat mengelola dan menginput data – data
kehadiran/absensi terbaru para karyawannya.
3.2.3.1 Langkah-langkah Membuka Aplikasi Alesco pada
Komputer Perusahaan
 Pilih aplikasi Alesco pada komputer
 Log in di aplikasi Alesco

35
 Gambar 3.5
Tampilan Menu Utama pada Aplikasi Alesco

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Masukan username dan password lalu ketik alesco di bagian

kolom Database, lalu klik tombol Connect pada layar.
Gambar 3.5.1
Tampilan Menu Log In di Aplikasi Alesco

36
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Tampak menu – menu yang ada dalam aplikasi Alesco

Gambar 3.5.2
Tampilan Menu-menu yang Ada di Aplikasi Alesco

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

3.2.3.2 Pengisian Time Sheet Karyawan di Aplikasi Alesco

Time Sheet di dalam aplikasi Alesco hasil akhirnya untuk
memperhitungkan gaji para karyawannya menurut jam kerja yang
dia peroleh.
Adapun cara menginput time sheet di dalam aplikasi Alesco adalah
sebagai berikut:
 Klik menu Payroll.
 Klik Time Sheet Manual Payments.
 Klik Time Sheet Entry – KPC.
Gambar 3.6
Tampilan Menu Time Sheet di Aplikasi Alesco

37
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Ketik Nomor ID karyawan (Badge Number) pada kolom

*Employee.
 Lalu Ketik 01 pada kolom *Job.
 Lalu ketik tanggal sesuai Timeshift
Gambar 3.6.1
Tampilan Menu Time Sheet untuk Memasukan ID

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Time Sheet karyawan akan muncul di tampilan aplikasi Alesco.

Gambar 3.6.2
Tampilan Time Sheet Karyawan

38
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Untuk merubah data time sheet yang sudah ada dan sudah
otomatis tersebut di dalam aplikasi Alesco, yaitu mengurangi
menambah overtime dan mengurangi menambah shift di dalam
time sheet tersebut sesuai dengan hasil Finger Print, Surat
Lembur, Surat Pengantar Medical Check Up, Surat keterangan
sakit dalam jam, dan sebagainya.
Gambar 3.6.3
Tampilan Time Sheet Karyawan

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

39
 Untuk menambah raw (kolom) pada time sheet yaitu klik
tombol (+) dan jika ingin menghapus klik tombol (-) pada
aplikasi Alesco yang di tampilan time sheet tersebut.
 Print Time Sheet
Time sheet yang di print akan diberikan kepada masing –
masing karyawan. Ini untuk mengoreksi atau meninjau ulang
apakah time sheet yang telah di print apakah sudah benar –
benar sesuai atau tidak.
Cara mencetak time sheet pada aplikasi Alesco adalah sebagai
berikut:
 Klik menu Attendance@Work.
 Lalu klik KPC – Timesheet Report.
Gambar 3.6.4
Tampilan Menu Print Time Sheet

 Jika ingin memprint out hanya satu karyawan saja, maka

masukan bulan, tahun dan Badge Number (Nomor ID) yang
diinginkan untuk di print out.
Gambar 3.6.5

40
 Tampilan Menu Print Time Sheet

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 lalu telah terlihat bagaimana hasil time sheet karyawan

setiap bulannya.
Gambar 3.6.6
Tampilan Hasil Print Time Sheet Karyawan

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

 Jika ingin mengprint sekaligus dalam satu perusahaan,

divisi, departemen, dan crew dapat dilakukan sesuai

41
dengan kode yang tercantum di aplikasi Alesco.
Kode-kode nya adalah (jika MSD):
1. Company:
KPC
2. Division:
KPCMSD
3. Department:
KPCMSDHTC
4. Section:
KPCMSDHTC
5. Unit:
KPCMSDHTC
Gambar 3.6.7
Tampilan Daftar Kode Print Time Sheet

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

Time Sheet karyawan yang ada di aplikasi Alesco

itu sendiri sudah otomatis tergantung kepada roster
(jadwal kerja) karyawan itu dalam setahun.

42
3.2.3.3 Perhitungan Time Sheet Karyawan di Aplikasi Alesco
Perhitungan jam kerja karyawan berbeda-beda antara yang
menganut sistem kerja Shift dengan sistem kerja Steady Day.
Ketentuan dalam menghitung jam kerja karyawan adalah sebagai
berikut:
1. Sistem Kerja Shift
Sistem kerja Shift ini menganut sistem enam hari kerja, tiga hari
kerja shift pagi dimulai dari pukul 06:00 WITA sampai dengan
18:00 WITA dan tiga hari selanjutnya shift malam dimulai dari
pukul 18:00 WITA sampai dengan 06:00 WITA. Jadi sistem kerja
Shift ini ada dua belas jam kerja dalam sehari.
• Jika di hari normal
• Hari pertama s/d kelima regular tujuh jam (ORD).
Sisah lima jam masuk ke Overtime (O/T).
Dari lima jam overtime dihitung:
• Satu jam dengan perkalian 1.5 (011)
• Empat jam dengan perkalian 2 (012)
• Hari ke enam regular lima jam (ORD)
Sisah tujuh jam masuk ke Overtime (O/T).
Dari tujuh jam overtime dihitung:
• Satu jam dengan perkalian 1.5 (011)
• Enam jam dengan perkalian 2 (012)
• Jumlah jam shift sesuai total kerja ( actual )
• Shift allow – pagi 12 jam (022)
• Shift allow – malam 12 jam(021)

2. Sistem Kerja Steady Day

Sistem kerja Steady Day menganut sistem lima hari
kerja, dimulai dari hari Senin sampai dengan Jumat. Dari
pukul 07:00 WITA sampai dengan 16:00.
• Jika di hari normal.

43
 • Hari Senin s/d Jumat regular delapan jam (ORD).
Sisah satu jam masuk ke Overtime (O/T).
Satu jam tersebut masuk ke perkalian 1.5 (011). Jika
karyawan Steady Day tersebut bekerja lebih dari
pukul 16:00, misalkan sampai pukul 18:00, berarti
dia masuk kerja selama sebelas jam, dari sebelas jam
tersebut:
• Delapan jam masuk ke jam reguler (ORD).
• Tiga jam masuk ke Overtime (O/T).
• Satu jam dengan perkalian 1.5 (011).
• Dua jam dengan perkalian 2 (012).

Jika di hari OFF dan di hari libur nasional (roster warna biru).
• Jam Regular perkalian 2
• 1 jam selanjutnya perkalian 3
• Sisa jam selanjutnya perkalian 4
• Shift allowance sesuai dengan actual shift OT

Kecuali lima hari libur Nasional yg ditetapkan dengan perkalian

tertentu. Jam regular perkalian 3 (code 013)

• Sisa jam selanjutnya perkalian 4 (code 014) Hari Libur

Nasional yg ditetapkan sebagai hari yg boleh ijin tidak masuk
kerja (Roster warna merah) tanpa mengurangi bonus dengan
mengajukan ijin sebelumnya kepada atasannya.
1. Idul Adha,
2. Idul Fitri hari pertama,
3. Wafat Isal AlMasih
4. Proklamasi,
5. Natal

44
3.2.3.4 Penginputan Data Karyawan Izin Meninggalkan Pekerjaan di
Aplikasi Alesco
Karyawan yang bekerja di suatu perusahan tidaklah luput dari izin
untuk meninggalkan pekerjaan. Izin untuk meninggalkan pekerjaan
adalah hal yang wajar dan sangat manusiawi. Di PT. Kaltim Prima
Coal ini juga adanya suatu aplikasi database karyawan yang
dinamain aplikasi Alesco yang didalamnya juga termasuk adanya
data-data kehadiran dan izin karyawannya.

Macam-macam izin:
Izin meninggalkan pekerjaan ini terbagi menjadi dua, yaitu izin
dengan upah (Leave With Pay (LWP)) dan izin tanpa upah (Leave
Without Pay (LWOP)).
1. Izin dengan Upah/Leave with Pay (LWP)
Izin ini adalah izin meninggalkan pekerjaan tapi gaji(upah)
tetap di bayar seperti biasanya. Tidak ada potongan dalam
penggajiannya di kemudian hari. Izin – izin meninggalkan
pekerjaan yang termasuk dalam izin dengan upah (LWP)
beserta kodenya untuk dimasukan kedalam aplikasi Alesco
adalah sebagai berikut:
1. Kode: SREL
Izin ini jika isteri/suami, tanggungan, atau orang tua,
mertua, menantu karyawan sakit keras. Izin ini diberikan
hanya satu hari dan tambahan dua hari perjalanan hanya
untuk kejadian diluar tempat penugasan.
2. Kode: DDR
Izin ini jika isteri/suami, tanggungan, atau orang tua,
mertua, menantu karyawan meninggal. Izin ini diberikan
hanya dua hari dan tambahan dua hari perjalanan hanya
untuk kejadian diluar tempat penugasan. Jika diluar
Sangatta perusahaan akan memberikan bantuan transport

45
 sampai dengan Balikpapan p.p kepada dua orang
pendamping.
3. Kode: MRE
Izin ini jika karyawan sendiri yang menikah. Izin ini
diberikan hanya tiga hari.
4. Kode: MRC
Izin ini diberikan jika anak dari karyawan ada yang
menikah. Izin ini diberikan hanya dua hari.
5. Kode: MTW
Izin ini diberikan jika isteri dari karyawan itu melahirkan
atau keguguran. Izin ini diberikan hanya dua hari.
6. Kode: CBC
Izin ini diberikan jika ada khitanan anak atau pembaptisan
anak karyawan. Izin ini diberikan hanya dua hari.
7. Kode: DREL
Izin ini diberikan jika ada anggota keluarga dalam satu
rumah meninggal. Izin ini diberikan hanya satu hari.
8. Kode: PLG
Izin ini diberikan ketika menunaikan ibadah haji. Izin ini
diberikan dengan batas maksimum 40 hari. Ijin yang sama
dipertimbangkan untuk agama lain.
9. Kode: SICK
Izin ini diberikan ketika karyawan sakit. Ini sesuai dengan
surat rekomendasi yang diberikan dokter Perusahaan atau
Dokter yang telah disetujui perusahaan.
10. Kode: HP
Izin ini diberikan saat karyawan wanita yang dalam masa
haidnya merasakan sakit. Izin ini diberikan hanya dua hari
dan harus melampirkan surat keterangan dokter.
11. Kode: ML
Izin ini diberikan ketika karyawan wanita mengalami

46
 keguguran atau melahirkan. Izin keguguran diberikan
maksimal 1,5 (satu setengah) bulan dengan upah terhitung
sejak saat keguguran. Surat keterangan dokter atau bidan
yang menangani kasus tersebut harus diajukan kepada
perusahaan. Jika izin melahirkan diberikan izin maksimal
tiga bulan dengan upah.
12. Kode: TN
Izin ini diberikan kepada karyawan jika ada tugas negara.
Karyawan harus menunjukan dokumennya. Izin ini
diberikan tergantung pada lamanya tugas negara tersebut.
Semua izin diatas harus dilengkapi dengan bukti
otentik dan diberikan/disetujui hanya untuk hari – hari
kejadian. Khusus untuk sakit keras, surat keterangan dari
rumah sakit tempat perawatan diperlukan untuk
pertimbangan dalam memberikan izin. Untuk sakit keras
yang tidak bisa dibuktikan pada saat meminta izin harus
dibuktikan pada saat kembali bekerja dengan menyerahkan
surat keterangan sakit dari dokter yang merawat. Hal yang
sama berlaku untuk kematian yang dikeluarkan oleh pihak
yang berwenang.
Gambar 3.7
Contoh Surat Keterangan Sakit Karyawan

47
 Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

2. Izin Tanpa Upah / Leave Without Pay (LWOP)

Izin tanpa upah ini diberikan kepada karyawan atas
persetujuan Manager Departemen bila ada kepentingan
mendesak sehingga karyawan tidak dapat masuk kerja.
Permohonan untuk keperluan ini harus di ajukan terlebih
dahulu dan menyebutkan periode antara hari terakhir bekerja
dan tanggal karyawan diharuskan kembali bekerja.
Izin Tanpa Upah ini diberikan tidak boleh melebihi batas
waktu 12 (dua belas) hari kerja dalam setahun.
Izin Tanpa Upah yang melebihi batas waktu 12 (dua belas)
hari kerja hanya berlaku untuk keadaan yang bersifat sangat
khusus. Dalam hal perpanjangan izin diperlukan, maka
perpanjangan waktu tersebut tidak boleh melebihi 22 (dua
puluh dua) hari kerja. Jumlah hari perpanjangan harus
ditambahkan pada izin yang diajukan sebelumnya untuk
menentukan tingkat kewenangan persetujuan yang diperlukan.
Penilaian kerja karyawan dan daftar kehadirannya di masa lalu
akan dijadikan pertimbangan dalam penilaian permohonan izin
yang sama.
Tapi perusahaan tidak menjanjikan ataupun menjamin
penempatan kerja kembali setelah selesainya masa Izin Tanpa
Upah dalam melebihi batas waktu 12 (dua belas) hari kerja.
Persyaratan Izin Tanpa Upah bagi karyawan tetap jika izin
1-6 hari kerja maka harus masa kerja minimumnya 6 bulan
dengan persetujuan Manager. Sedangkan jika jika 7-12 hari

48
kerja bagi karyawan tetap maka harus masa kerja minimumnya
9 bulan dengan persetujuan Manager. Dan jika 13 hari kerja
bahkan lebih dari itu maka harus masa kerja mnimum 12 bulan
dengan persetujuan General Manager.

Cara penginputannya:
1. Buka Aplikasi Alesco
2. Klik menu Attendance@work  klik menu Leave 
klik menu Enquire on Leave Record  klik menu
Leave Booking.
3. Masukan nomor badge karyawan, tekan F8 lalu tekan
Enter.
Gambar 3.8
Tampilan Leave Booking pada Aplikasi Alesco

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

4. Masukan kode sesuai dengan izin yang diinginkan

karyawan. Kode-kode tersebut sudah penulis sebutkan
diatas.
5. Masukan tanggal mulai dan tanggal selesai izin yang
diinginkan karyawan.

49
 6. Lalu isikan data – data yang harus diisi, misalkan jika
sakit sebutkan rumah sakit dan dokter yang
memeriksanya. Data – datanya tergantung terhadap
jenis izinnya.
Gambar 3.8.1
Tampilan Penginputan Izin pada Aplikasi Alesco

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

7. Ketika penginputan sudah selesai, maka klik Save dan

Exit di aplikasi Alesco.

Utuk dapat melihat sejarah izin dan cuti karyawan

selama kerjanya kita bisa melihat di aplikasi Alesco dengan
cara membuka menu Leave Bookings – Display. Dengan
memasukan nomor badge karyawan lalu tekan F8 + Enter.

3.2.4 Merubah Jadwal Kerja Karyawan di Finger Print dan Aplikasi

Alesco

50
Jadwal karyawan bisa berubah-rubah sesuai dengan perintah
(memo) atasan. Dengan berubahnya jadwal kerja karyawan, harus
diikut dengan sistem pengabsenan Finger Printnya dan aplikasi
Alesconya agar jam kerjanya tetap bisa dilihat dan dikelola dengan
baik.
3.2.4.1 Merubah Jadwal Kerja Karyawan di Sistem Finger
Print.
Cara untuk merubah jadwal kerja karyawan di sistem
Finger Print:
1. Buka Attendance Report
2. Pilih Employess Management
3. Ketik nomor ID/Badge Number
4. Klik Edit
5. Lalu klik add data untuk membuat satu kolom
penambahannya.
Gambar 3.9
Tampilan Menu Perubahan Jadwal di Attendance Report

Sumber: PT. Kaltim Prima Coal 2015

3.2.4.2 Merubah Jadwal Kerja Karyawan di Sistem

Aplikasi Alesco

51
Perubahan jam kerja pada karyawan juga harus diubah
pada sistem database karyawannya, yaitu aplikasi
Alesco.
Cara untuk merubah jadwal kerja karyawan di aplikasi
Alesco adalah sebagai berikut:
1. Buka aplikasi Alesco.
2. Klik Menu Payroll.
3. Lalu klik Menu Time Sheet Manual Payments.
4. Lalu klik Menu Time Sheet Entry Roster – Change.
5. Lalu ketik Badge Number karyawan yang ingin di
rubah.

52
BAB IV
PENUTUP

Penulis telah menguraikan pembahasan mengenai pengelolaan sistem data

kehadiran karyawan. Ada kesimpulan yang dapat diambil terkait dengan
pengelolaan data kehadiran karyawan pada PT. Kaltim Prima Coal dengan sistem
Finger Print dan sistem aplikasi Alesco dan saran yang dapat diberikan kepada
perusahaan agar dapat mengelola arsip-arsip karyawan dengan baik dan dalam
pengisian data kehadiran karyawan ke dalam aplikasi database karyawan yaitu
aplikasi Alesco.

4.1 Kesimpulan

1. Praktik Kerja Lapangan ini sangat berguna bagi mahasiswa agar

mahasiswa mengetahui dunia kerja sehingga setelah lulus siap menghadapi
dunia kerja dan juga berguna dalam mencari relasi didunia kerja
kedepannya.
2. Finger Print adalah suatu sistem pengabsenan karyawan dengan memakai
sidik jari karyawannya. Sidik jari telunjuk yang menjadi utama dalam
pengabsenannya.
3. Data yang direkam oleh alat Finger Print tersebut adalah data terkini dan
akurat yang dapat menjadi refrensi dan berguna bagi pembuatan Time
Sheet karyawan yang akan digunakan untuk penggajian karyawan.
4. Data yang dikelola Finger Print yang akan dilihat hasilnya di Attendance
Report meliputi data sidik jari karyawan, data jam masuk kerja karyawan,
data jam keluar karyawan, data absensi karyawan yang bisa dilihat
beberapa hari sebelumnya, bahkan bisa melihat data absensi karyawan
dalam beberapa bulan yang lalu.
5. Data Absensi serta perekaman data lainnya yang ada di aplikasi Alesco
antara lain data Time Sheet karyawan, data Izin Meninggalkan Pekerjaan.

53
 54

6. Jadwal kerja karyawan bisa berubah sesuai dengan perintah wewenang

yang mempunyai hak. Jadwal kerja karyawan dapat dirubah di Sistem
Finger Print yaitu di Attendace Reeport dan di aplikasi Alesco.
7. Data yang dikelola di Finger Print, Attendance Report dan aplikasi Alesco
yang berhubungan dengan absensi mempunyai hubungan yang saling
mempengaruhi satu sama lain.
8. Admin sebagai orang yang mengelola dan melayani karyawannya yang
berhak merubah dan menginput jadwal dan jam kerja karyawan.
9. Pengelolaan data kehadiran karyawan ini berpengaruh terhadap penggajian
karyawan.

4.2 Saran
1. Perusahaan harus selalu memberikan yang terbaik kepada karyawannya
khususnya pada kemudahan dalam pengabsenan jam kerja setiap harinya.
2. Admin sebagai orang yang mengelola data kehadiran karyawan harus
selalu memberikan pelayanan yang lebih baik kedepannya, dan bisa
mengelola lebih baik lagi agar tidak ada kesalahan dalam penginputannya.
3. Karyawan sebaiknya ketika absen jam masuk dan keluar kerja, tangan
atau jari karyawan bersih sehingga alat Finger Print bisa mendeteksi sidik
jari karyawan tersebut.
4. Perusahaan harus lebih sering mengevaluasi bagaimana kerja alat Finger
Print agar absensi karyawa lebih lancar di kemudian hari.
5. Sebaiknya sistem absensi Finger Print langsung terhubung dengan
aplikasi Alesco agar lebih efektif dan efisien. Efektif disini pencapaian
tujuan organisasi yaitu agar jam masuk dan keluar kerja karyawan
langsung terinput di aplikasi Alesco tidak ada pekerjaan tambahan lain
secara manual. Sedangkan efesien adalah menghemat waktu dan tenaga
para admin yang mengelolanya, admin tidak perlu menginput secara
manual di aplikasi Alesco.

54
 55

Daftar Pustaka
Buku Prima Perkasa PT. Kaltim Prima Coal.
Sistem Finger Print, Attendance Report dan Alesco di PT. Kaltim
Prima Coal.
http://yahuddin.blogspot.com/2011/06/pengelolaan-administrasi-dan-
tata.html

55