LAPORAN MAGANG

PADA KANTOR WALIKOTA BAGIAN ORGANISASI DAN

PENDAYAGUNAAN APARATUR
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Pada perkembangan zaman modern seperti sekarang ini, kita dituntut menjadi

Sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan serta keterampilan. Dimana dengan

semakin tingginya persaingan di dunia kerja maka lembaga pemerintahan memerlukan

karyawan yang memiliki keterampilan tinggi.

Karyawan merupakan unsur penting dalam perusahaan, sehingga keberadaan

karyawan harus diperhatikan agar karyawan bekerja secara maksimal untuk

mengembangkan dirinya dan mampu mengembangkan perusahaan. Semua instansi

atau perusahaan pasti mempunyai standar perilaku yang harus dilakukan karyawan

dalam pekerjaannya, baik secara tertulis maupun tidak tertulis untuk mewujudkan para

karyawan yang dapat mematuhi segala upaya kedisiplinan dalam upaya pencapaian

tujuan organisasi atau perusahaan (Sedarmayati, 2012).

Khusus pada bidang pendidikan yang menjadi tolak ukur lahirnya sumber daya

manusia yang berkualitas terkhususnya SDM yang ahli dibidang manajemen pemasaran.

Dalam rangka pengembangan dan peningkatan mutu mahasiswa maka diperlukan

adanya suatu kegiatan yang bertujuan untuk melatih dan mendidik mahasiswa.

Diharapkan dengan adanya kegiatan ini, mahasiswa mendapatkan ilmu dari lembaga

pemerintahan khususnya di bidang instansi pemerintah. Kegiatan ini bertujuan untuk

melatih serta mendidik mahasiswa sehingga terciptanya generasi baru yang unggul

dengan pengalaman yang didapat, dengan dilaksanakannya kegiatan magang

merupakan langkah awal mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja.

Berdasarkan hal-hal yang telah dijabarkan diatas, maka kegiatan seperti ini

tentunya sangat membantu mahasiswa untuk mempersiapkan diri sebelum memasuki

dunia kerja yang sebenarnya, Sumber daya pada dasarnya memerlukan suatu

keterampilan yang mendukung kebutuhan dunia kerja. Salah satunya adalah lembaga

pendidikan yang ditunjuk sebagai pihak yang bertanggung jawab dalam hal penciptaan

sumber daya manusia yang terampil. Oleh karena itu, perusahaan atau instansi pun
 diharapkan dapat bekerjasama dengan lembaga pendidikan dengan memberikan

kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengenal dunia kerja dengan pelaksanaan

magang.

Magang adalah salah satu bentuk implementasi secara sistematis dan sesuai

antara program manajemen pemasaran yang diambil dengan program penguasaan

keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung didunia kerja untuk

mencapai tingkat keahlian tertentu. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Bima

merupakan salah satu lembaga pendidikan yang memiliki peran penting dalam

pembentukan sumber daya manusia yang mencetak para sarjana dan ahli madya,

dalam hal ini STIE Bima terus melakukan pembaharuan dan perbaikan dalam hal

penyesuaian kurikulum agar mahasiswa memiliki pengetahuan, kemampuan, dan

keterampillan. Salah satunya dengan mengadakan program magang yang bertujuan

untuk mempersiapkan mahasiswa untuk masuk ke dunia kerja.

Setiap mahasiswa diberi kesempatan mengimplementasikan ilmu sesuai dengan

program studi dan konsentrasi masing-masing ke dalam dunia kerja nyata. Bagi

mahasiswa program studi Manajemen, kegiatan magang merupakan salah satu syarat

yang harus dipenuhi oleh praktikan untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi. Dalam

hal ini penulis melaksanakan magang pada Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan

pendayagunaan aparatur dan penulis ditempatkan pada bagian pemerintahan umum

sebagai administrator.

2. Tujuan Magang
a. Untuk mengetahui dan mengenal secara langsung dunia kerja yang nyata

pada masa sekarang ini.

b. Untuk melatih penulis sehingga dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh

dibangku kuliah kedalam dunia kerja

 c. Meningkatkan pengetahuan, kemampuan serta keterampilan praktisi dalam

dunia kerja untuk menghadapi kehidupan sosial dimasyarakat secara baik

dan harmonis.

d. Menganalisa masalah – masalah terkait dengan administrasi yang ada

pada Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan pendayagunaan aparatur.

3. Manfaat Magang
a. Bagi Mahasiswa

1. Melatih pengetahuan, kemampuan serta keterampilan praktis yang

sistematis dalam menghadapi kehidupan sosial dimasyarakat secara baik
dan harmonis.

2. Mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh dari perkuliahan dan mencoba

menemukan sesuatu yang baru yang belum pernah diperoleh dari
pendidikan formal.

b. Bagi Perusahaan Atau Instansi

1. Sebagai bahan evaluasi kurikulum yang telah diterapkan, serta
menemukan penyesuaian dengan kebutuhan tenaga kerja yang kompeten
dalam bidangnya.
2. Untuk memperkenalkan STIE Bima kepada instansi terkait yang
membutuhkan lulusan jurusan manajemen pemasaran.

B. RENCANA KEGIATAN MAGANG

1. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Magang
a. Tempat Magang
Penulis mengajukan diri untuk melaksanakan magang pada Kantor Walikota

Bima Bagian Pemerintahan Umum, yang berlokasi di Jl. Soekarno Hatta,

Rabadompu Barat, Kecamatan Raba, Kota Bima. Kantor Walikota Bima bagian

organisasi dan pendayagunaan aparatur adalah instansi pemerintahan yang memiliki

Visi dan Misi sebagai berikut:.

a) Visi:
 "Terwujudnya Organisasi Perangkat Daerah Kota Bima Yang Efektif,

Efisien Dan Profesional".

b) Misi:

Untuk mewujudkan Visi di atas, Misi yang ditempuh oleh Kantor Walikota

Bima bagian organisasi dan pendayagunaan aparatur adalah sebagai berikut :

a) Melaksanakan kegiatan penataan dan evaluasi kelembagaan perangkat daerah;

b) Melaksanakan ketatalaksanaan pemerintahan yang efisien dan efektif;

c) Meningkatkan intensitas, kualitas dan efektivitas pengawasan yang terintegrasi;

d) Melaksanakan tatalaksana pelayanan public sesuai harapan dan tuntutan

masyarakat;

e) Melaksanakan kegiatan Analisis Jabatan yang akurat.

f) Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian secara cepat dan tepat.

b. Waktu Pelaksanaan Magang

Pelaksanaan magang pada Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan

pendayagunaan aparatur, yang berlokasi di Jl. Soekarno Hatta, Rabadompu Barat,

Kecamatan Raba, Kota Bima, selama 1 bulan kerja, yakni terhitung mulai dari

tanggal 9 Februari 2022 sampai dengan 15 Maret 2022. Praktikan memiliki jadwal

kerja dari hari Senin s.d Jumat, masuk pukul 08.00 WITA dan pulang pukul 12.00

WITA.

2. Metode Pelaksanaan Magang

Kegiatan magang pada Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan

pendayagunaan aparatur dibimbing oleh bapak Muhammad Nasir, S.Sos., selaku

praktisi pembimbing magang dan ibu Nafisah Nurulrahmatiah, M.Ak selaku dosen

pembimbing magang. Peran praktisi pembimbing magang dalam kegiatan magang kerja

ini adalah sebagai fasilitator yang memberikan petunjuk serta informasi bagi peserta

magang sesuai dengan topik yang telah dibahas selama kegiatan magang kerja

berlangsung. Sedangkan peran dosen pembimbing magang sebagai fasilitator dalam

bidang akademik untuk memastikan peserta magang telah melakukan kegiatan magang
sesuai dengan prosedur atau peraturan yang telah ditetapkan. Metode pelaksanaan

pada kegiatan magang kerja ini meliputi sebagai berikut:

1. Praktik Kerja

Metode pelaksanaan praktik kerja dilakukan dengan harapan peserta magang

mampu menerapkan tridharma perguruan tinggi yaitu sesuai dengan bidang

pendidikan, penelitian serta pengabdian. Dalam bidang pendidikan khususnya

bertujuan untuk mempelajari manajemen administrasi yang dilakukan oleh Kantor

Walikota Bima bagian organisasi dan pendayagunaan aparatur, sedangkan bidang

penelitian dilakukan saat akan mencari informasi atau data yang dibutuhkan selama

kegiatan magang. Pengabdian dalam kegiatan magang kerja diperoleh dari keaktifan

peserta magang untuk menyelesaikan kegiatan sesuai dengan prosedur yang

ditetapkan oleh instansi.

2. Wawancara dan Observasi

Metode wawancara dalam kegiatan magang kerja ini dilakukan untuk

mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden atau

konsultasi kepada praktisi pembimbing magang selaku fasilitator untuk memberikan

informasi sesuai dengan topik yang telah dibahas. Sasaran dari pelaksanaan metode

ini adalah setiap pihak yang dinilai berperan langsung atau mengetahui mengenai

kegiatan manajemen pada Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan

pendayagunaan aparatur terutama pada pelayanan. Sedangkan observasi adalah

pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti untuk mengumpulkan

data primer yang dibutuhkan sesuai dengan topik yang dibahas oleh peserta magang.

3. Pencatatan Data

Data yang dibutuhkan dalam kegiatan magang dengan topik manajemen yaitu

data primer dan data sekunder. Data primer dan sekunder merupakan data yang

dikumpulkan oleh peserta magang langsung dari sumber pertama yang selanjutnya

digunakan untuk mendukung pembuatan laporan akhir kegiatan magang kerja.

4. Dokumentasi
 Metode pelaksanaan dokumentasi dilakukan dengan tujuan untuk melengkapi

informasi-informasi yang diperoleh agar lebih lengkap serta menunjang kebenaran

dan keterangan yang diberikan sesuai dengan topik yang dibahas.

3. Kegiatan Yang Dilaksanakan

NO HARI & TANGGAL
KEGIATAN PUKUL JENIS KEGIATAN YANG DILAKUKAN

1 Rabu, 09/02/2022 08.00 - 12.00 Pengenalan diri dan lokasi magang dilanjutkan
dengan pembahasan terkait perencanaan
kegiatan magang
2 Kamis, 10/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
3 Jumat, 11/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
4 Senin, 14/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
5 Selasa, 15/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
6 Rabu, 16/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
7 Kamis, 17/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
8 Jumat, 18/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
9 Senin, 21/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
10 Selasa, 22/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
11 Rabu, 23/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
12 Kamis, 24/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
13 Jumat, 25/02/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
14 Senin, 28/02/2022 08.00 – 12.00  Ikut serta acara Isra Mi’raj
 Mencatat surat masuk
15 Selasa, 01/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
16 Rabu, 02/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
17 Kamis, 03/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
18 Jumat, 04/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
 dan keluar
19 Senin, 07/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
20 Selasa, 08/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
21 Rabu, 09/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
22 Kamis, 10/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
23 Jumat, 11/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
24 Senin, 14/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat
25 Selasa, 15/03/2022 08.00 – 12.00  Membantu dalam pencatatan surat masuk
dan keluar
 Membantu mengantarkan surat

C. HASIL KEGIATAN
1. Gambaran Umum Lokasi Magang
Pelaksanaan magang dilaksanakan pada Kantor Walikota Bima bagian

organisasi dan pendayagunaan aparatur, yang berlokasi di Jl. Soekarno Hatta,

Rabadompu Barat, Kecamatan Raba, Kota Bima, Kantor Walikota Bima bagian

organisasi dan pendayagunaan aparatur sekarang dipimpin oleh Bapak Ihya Ghazali,

S.Sos., MM.

Magang dilakukan selama 1 bulan kerja, yakni terhitung mulai dari tanggal 9

Februari 2022 sampai dengan 15 Maret 2022. Praktikan memiliki jadwal kerja dari hari

Senin s.d Jumat, masuk pukul 08.00 WITA dan pulang pukul 12.00 WITA.

Pada hari pertama bimbingan praktikan dijelaskan mengenai ruang lingkup

kegiatan perusahaan dan melalukan perkenalan diri kepada kepala dan staff yang ada

di Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan pendayagunaan aparatur. Sebelum

melaksanakan pekerjaan biasanya pembimbing memaparkan terlebih dahulu proses

kerjanya untuk selanjutnya praktikan mengaplikasikannya. Praktikan juga diharapkan

dapat meningkatkan kedisiplinan, tanggung jawab dan mampu bekerja terampil dalam

pelaksanaan magang. Selama melaksanakan magang, praktikan di haruskan untuk

 mengukuti segala peraturan yang berlaku di Kantor Walikota Bima bagian organisasi

dan pendayagunaan aparatur seperti:

a. Mematuhi tata tertib yang berlaku di Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan

pendayagunaan aparatur.

b. Selama melaksanakan magang, menggunakan pakaian bebas rapi.

c. Data dan informasi yang diperoleh semata–mata dipergunakan untuk keperluan

akademik

2. Bidang Kerja
a. Bidang Administrasi
Penulis ditempatkan dalam posisi administrator, penulis membantu dalam

kegiatan mencatat surat masuk dan keluar dan membatu proses penyerahan surat,

serta membantu Kantor Walikota Bima bagian organisasi dan pendayagunaan

aparatur kegiatan operasional instansi agar lebih maksimal. Dalam menunjang

kelancaran tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan, ada beberapa hal yang

harus penulis perhatikan dan persiapkan agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang

diharapkan seperti mengetahui cara penggunaan peralatan-peralatan kantor dan

perangkat-perangkat yang akan digunakan seperti microsoft word.

b. Hambatan-Hambatan dan Cara Mengatasi Kendala

NO. KENDALA- FAKTOR-FAKTOR CARA MENGATASI

KENDALA PENYEBAB KENDALA

TIMBULNYA

KENDALA

1. Terjadi Kesalahan Perangkat eror Menghindari terjadinya

Pencatatan Surat kesalahan dengan

Masuk lebih teliti

2. Fisik mudah lelah Daya tahan tubuh Lebih bersemangat lagi

 lemah

D. HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Temuan Gap Antara Teori Dan Praktek

a. TemuanTentang Potensi Dan Masalah

NO TEMUAN MASALAH POTENSI

1. Rentan terjadi kesalahan pengetikan Mengulang pekerjaan

dan perangkat eror

2. Kelelahan fisik Pekerjaan akan memakan waktu yang

lebih lama

b. Rekomendasi
Dari berbagai permasalahan yang terdapat pada sebuah instansi, tentu harus

segera diatasi dengan mengambil beberapa langkah dalam menemukan solusi.Agar

tidak terjadi kembali kendala yang dapat menghambat seseorang dalam menyelesaikan

pekerjaan, sehingga setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan efisien. Oleh

karena itu, praktikan berusaha mencari beberapa solusi untuk mengatasi kendala yang

dihadapi.

Berikut langkah-langkah yang praktikan lakukan dalam mengatasi kendala

tersebut: 1. Sarana Kantor yang Kurang Mendukung Setiap instansi tentu memerlukan

berbagai faktor pendukung untuk mempermudah seseorang dalam menyelesaikan

sebuah pekerjaan guna mencapai suatu tujuan tertentu. Salah satu faktor pendukung

dalam kegiatan tersebut ialah tersedianya sarana kantor yang memadai. Menurut

Priansa dan Garnida (2013:223) “Sarana kantor berarti alat langsung yang digunakan

untuk melaksanakan proses kegiatan kantor”. Dan dikemukakan pula oleh Endang et. al

(2010:43) bahwa “Sarana kantor itu lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti

komputer dan mesin-mesin.

Pengertian dari sarana tidak hanya disampaikan oleh pendapat para ahli, namun

juga terdapat pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2006 Tentang
Standarisasi Sarana dan Prasarana Kerja Pemerintah Daerah Pasal 1 yang berisi:

“Sarana kerja kantor adalah suatu fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai

penunjang proses penyelenggaraan pemerintahan daerah dalam mencapai sarana yang

ditetapkan, antara lain: ruangan kantor, perlengkapan kerja dan kendaraan dinas”.

Berdasarkan definisi diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sarana kantor ialah

suatu fasilitas berupa alatatau benda bergerak yang secara langsung digunakan untuk

mempermudah dalam pelaksanakan kegiatan kantor guna mencapai suatu tujuan.

Contoh dari sarana kantor yaitu berupa komputer dan peralatan mesin kantor lainnya.

Hal tersebut menjadikan sarana kantor memiliki peranan yang sangat penting dalam

sebuah instansi. Apabila sebuah perusahaan tidak tersedia sarana kantoryang memadai,

maka akan menghambat banyak pekerjaan dalam proses kegiatan kantor sehingga tidak

dapat mencapai suatu tujuan dengan maksimal. Dalam mengatasi kendala, praktikan

memanfaatkan waktu sebaik mungkin dengan melakukan manajemen waktu yang

didasarkan pada aspek-aspek manajemen waktu.

Manajemen waktu sendiri memiliki beberapa definisi yang diungkapkan oleh para

ahli. “Time Management adalah tindakan atau proses perencanaan dan pelaksanaan

yang digunakan untuk aktivitas khusus, terutama untuk meningkatkan efektivitas,

efisiensi, dan produktivitas” (Singh & Jain, 2013). Kemudian Humes (dalam Adebisi,

2013) mengemukakan bahwa “Time Management secara singkat dapat diartikan

sebagai suatu seni mengatur, mengorganisasi, menjadwalkan, serta menganggarkan

waktu seseorang untuk menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif”.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen waktu

merupakan kemampuan atau tindakan seseorang dalam melakukan pengelolaan waktu

dengan melakukan perencanaan sebaik mungkin agar dapat menyelesaikan pekerjaan

secara efektif dan efisien, serta meningkatkan produktivitas seseorang.

E. PENUTUP
1. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pelaksanaan magang di Kantor Walikota Bima bagian

organisasi dan pendayagunaan aparatur penulis menjadi tahu masalah masalah yang

timbul sehingga kegiatan oeprasional organisasi yang tidak maksimal terjadi. Cara

mengatasi kendala-kendala yang praktikan hadapi selama melakukan Praktik adalah

dengan menerapkan ilmu yang telah didapat di bangku perkuliahan dan berkomunikasi

dengan baik dengan para karyawan sehingga praktikan tidak sungkan untuk bertanya

apabila mengalami kesuliatan, sebab dalam mengerjakan suatu pekerjaan diperlukan

pemahaman yang baik agar pekerjaan tersebut dapat terselesaikan dengan baik dan

tidak ada kesalahan dalam mengerjakannya.

2. SARAN
Sebelum melaksanakan magang, mahasiswa yang akan melakukan magang

diharapkan terlebih dahulu mempersiapkan diri dengan mengumpulkan informasi-

informasi mengenai perusahaan atau instansi yang dituju sebagai tempat magang.

DAFTAR PUSTAKA
Kustoro Budiarta.2009.Pengantar Bisnis, Jakarta: Mitra Wacana Media

Brian R. Ford, Jay M. Bornstein dan Patrick T. Pruitt.2008. The Ernst & Young Business

Plan, penerjemah Irma Andriani, Jakarta: PT CahayaInsaniSuci,

Amsyah, Zukifli, 2003, Manajemen Kearsipan, Gramedia, Jakarta Barthos,

Priansa, Donni, Juni, dan Agus Garnida. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, dan

Profesional. Bandung: Alfabeta

Singh, D, dan Jain, S, C. 2013. Working process of time management in SAP HR module.

Journal of Management Research and Reviews, 3. Society of Scientific Research and

Education (SSRE), Meerut, India;

Endang R, Mulyani, dan Suyyety. 2010. Modul Memahami Prinsip-Prinsip

Penyelenggaran Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga