Service Quality (Importance Performance Analysis)

ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN ALIH MEDIA DIGITAL
PADA DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

KABUPATEN BOGOR MENGGUNAKAN METODE SERVICE
QUALITY DAN IPA (IMPORTANCE PERFORMANCE
ANALYSIS)
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama Mahasiswa : Audie Ehren Zakira putri setyadi

Nim : 20411028 20411009
Program Studi : Sistem Informasi
Jenjang : S-1 (Strata Satu)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(STMIK) WIDURI
JAKARTA
2023
ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN ALIH MEDIA DIGITAL
PADA DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH
KABUPATEN BOGOR MENGGUNAKAN METODE SERVICE
QUALITY DAN IPA (IMPORTANCE PERFORMANCE
ANALYSIS)
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama Mahasiswa : Audie Ehren Zakira putri setyadi

Nim : 20411028 20411009
Jenjang : S-1 (Strata Satu)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(STMIK) WIDURI
JAKARTA
2023
i
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN KOMPUTER (STMIK) WIDURI
PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA

PRAKTEK

Jenjang Studi : S-1 (Strata Satu)
: Analisis Sistem Pendaftaran Alih Media Digital
Pada Dinas Arsip Dan Perpustakaan Daerah
Judul Kabupaten Bogor Menggunakan Metode
Service Quality Dan IPA (Importance
Performance Analysis)
NIM : 20411028 20411009
Nama : Audie Ehren Zakira Putri Setyadi
Disetujui untuk dipertahankan dalam sidang Kuliah Kerja Praktek Periode

Semester Genap Tahun Ajaran 2022/2023
Jakarta,…../…../2023
Dosen Pembimbing
(Nur Nawaningtyas Pusparini.,S.Kom.,M.Kom)
ii
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Judul : Analisis Sistem Pendaftaran Alih Media
Digital Pada Dinas Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Bogor Menggunakan
Metode Service Quality Dan IPA (Importance
NIM : 20411028 20411009
Jakarta,……../……./2023
Ketua Penguji :
Anggota Penguji :
iii
iv
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Judul : Analisis Sistem Pendaftaran Alih Media
Digital Pada Dinas Arsip Dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Bogor Menggunakan
Metode Service Quality Dan IPA (Importance
NIM : 20411028 20411009
Jakarta,……../……./2023
Pembantu Ketua I : (Nur Nawaningtyas P.,S.Kom.,M.Kom)
Ketua Prodi : (Ir. Agus Budiyantara.,M.Kom)
v
LEMBAR PENGESAHAN SELESAI KULIAH KERJA
PRAKTEK
Dengan ini dinyatakan bahwa :
NIM : 20411028 20411009

Nama Mahasiswa : Audie Ehren Zakira Putri Setyadi
Telah selesai melaksanakan kegiata Kuliah Kerja Praktek pada :

Nama Instansi :
Alamat :
Pembimbing Praktek
Tanggal :
( )
vi
Kata Pengantar
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha Esa. Karena atas
ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Adapun judul
laporan yang penulis ajukan adalah “Analisis Sistem Pendaftaran Alih Media Digital Pada
Dinas Arsip dan Perpustakan Daerah Kabupaten Bogor Dengan Metode IPA (Importance
Performance Analysis)”
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini diajukan untuk memenuhi syarat kelulusan mata
kuliah KKP (Kuliah Kerja Praktek) di Jurusan Sistem Informasi. Tidak dapat disangkal
bahwa butuh usaha yang keras dalam penyelesaian laporan ini. Namun, karya ilmiah ini
tidak akan selesai tanpa orang-orang tercinta di sekeliling penulis yang mendukung dan
membantu. Terima kasih penulis sampaikan kepada:
1. Bapak Dr. David HM Hasibuan.,Ak.,MM.,CA.,CTA Selaku Ketua STMIK Widuri

2. Ibu Nur Nawaningtyas P.,S.Kom.,M.Kom Selaku Puket I STMIK Widuri dan Dosen
Pembimbing
3. Bapak Ir. Agus Budiyantara.,M.Kom Selaku Ketua Program Studi S1 Sistem Informasi
STMIK Widuri
4. Bapak Farizal Andriansyah.,S.Hum. Selaku Pembimbing KKP Instansi Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor.
5. Ibu Drs. Nana Mulyana,M.Si Selaku Sekretaris Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Bogor.
Semoga segala kebaikan dan pertolongan semuanya mendapat berkah dari Tuhan
yang maha esa. Akhirnya penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kata
sempurna, karena keterbatasan ilmu yang penulis miliki. Untuk itu penulis dengan
kerendahan hati mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun dari semua
pihak demi membangun laporan penelitian ini.
Jakarta, Juni 2023
Penulis
DAFTAR ISI
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK..............................................................................i

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK.......................................................ii
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK.......................................................iii
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK.......................................................iv
LEMBAR PENGESAHAN SELESAI KULIAH KERJA PRAKTEK.............................................v
Kata Pengantar.........................................................................................................vi
DAFTAR ISI.............................................................................................................vii
DAFTAR GAMBAR......................................................................................................x
DAFTAR TABEL.........................................................................................................xi
DAFTAR LAMPIRAN..................................................................................................xii
BAB I.......................................................................................................................1
PENDAHULUAN.........................................................................................................1
1.1 Latar Belakang............................................................................................1
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................5
1.3 Batasan Masalah.........................................................................................5
1.4 Tujuan Penelitian........................................................................................5
1.5 Metodologi Penelitian..................................................................................6
1.6 Sistematika Penulisan..................................................................................8
1.7 Relevansi....................................................................................................8
BAB II....................................................................................................................10
LANDASAN TEORI...................................................................................................10
2.1 Landasan Teori.........................................................................................10
2.1.1 Definisi Arsip.....................................................................................10
2.1.2 Fungsi Arsip.......................................................................................10
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip................................................................................10
2.1.4 Definisi Alih Media Arsip......................................................................11
2.1.5 Definisi Arsip Digital...........................................................................12
2.1.6 Pendaftaran.......................................................................................13
2.1.7 Metode Service Quality.......................................................................13
2.1.8 Metode Importance Performance Analysis (IPA)...................................16
2.2 Literature Review......................................................................................20
2.3 Analisis Sistem Yang Berjalan.....................................................................29
2.3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan...............................................29
2.3.2 Activity Diagram yang Berjalan............................................................30
2.3.3 Perangkat yang Digunakan.................................................................33
BAB III...................................................................................................................35
TINJAUAN UMUM INSTANSI.....................................................................................35
3.1 Sejarah Dinas Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor................35
3.1.1 Dasar Hukum Pembentukan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Bogor.............................................................................................36
3.2 Struktur Organisasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. .36
3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi.....................................................................37
3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Arsip dan Perpustakaan Berdasarkan
Peraturan Bupati Nomor 65 Tahun 2016............................................................45
3.3 Visi dan Misi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor............45
3.4 Budaya Kerja dan Filosopi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bogor 45
3.4.1 Budaya Kerja Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. . .45
3.4.2 Filosopi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor............46
3.5 Logo dan Makna........................................................................................46
BAB IV....................................................................................................................50
HASIL DAN KEGIATAN KERJA PRAKTEK.....................................................................50
4.1 Deskripsi Kegiatan.....................................................................................50
4.1.1 Flowchart Diagram Proses Izin............................................................50
4.1.2 Flowchart Diagram Kegiatan Wawancara..............................................51
4.1.3 Flowchart Diagram Kegiatan Menyebarkan Kuesioner............................51
4.2 HASIL KEGIATAN...........................................................................................52
4.2.1 Gambaran Umum Responden..............................................................52
4.2.2 Hasil Wawancara.....................................................................................54
4.2.3 Penilaian Tingkat Aktual Pada Kualitas Pelayanan.................................56
4.2.4 Penilaian Tingkat Harapan Pada Kualitas Pelayanan..............................59
4.3 TEMUAN DALAM KEGIATAN KULIAH KERJA PRAKTEK.......................................61
4.3.1 Pengolahan Data Menggunakan Metode IPA.........................................61
BAB V.....................................................................................................................69
KESIMPULAN...........................................................................................................69
5.1 Kesimpulan...............................................................................................69
5.2 Saran.......................................................................................................69
Daftar Pustaka.........................................................................................................70
Lampiran................................................................................................................72
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4. 1 Flowchart Diagram Proses Izin...............................................................51

Gambar 4. 2 Flowchart Diagram Proses Izin...............................................................51
Gambar 4. 3 Flowchart Diaagram Proses Menyebar Kuesioner.....................................52
Gambar 4. 4 Diagram Presentase Jenis Kelamin.........................................................53
Gambar 4. 5 Diagram Presentase Umur.....................................................................53
Gambar 4. 6 Grafik Gap Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Kepentingan..........................66
DAFTAR TABEL
Tabel 4. 1 Hasil Wawancara.....................................................................................54
Tabel 4. 2 Tabel hasil rekap kuesioner kinerja............................................................56
Tabel 4. 3 Tabel hasil rekap kuesioner harapan..........................................................59
Tabel 4. 4 Tabel nilai rata-rata dari tingkat kinerja dan kepentingan............................61
Tabel 4. 5 Tabel gap tingkat kesesuaian kinerja dan kepentingan................................64
DAFTAR LAMPIRAN
L- 1 Temuan Observasi............................................................................................72
L- 2 Sertifikat Audie Ehren........................................................................................73
L- 3 Sertifikat Zhakira Putri Setyadi...........................................................................74
L- 4 Lembar Bimbingan............................................................................................75
L- 5 Lembar Kunjungan Kuliah Kerja Praktek..............................................................76
L- 6 Lampiran Kuesioner..........................................................................................77
L- 7 permohonan izin kp audie..................................................................................79
L- 8 permohonan izin kp zakira.................................................................................80
L- 9 Surat jawaban izin kp Audie...............................................................................81
L- 10 Surat jawaban izin kp Zakira............................................................................82
L- 11 Penilaian dari instansi Audie.............................................................................83
L- 12 Penilaian dari instansi Zakira............................................................................84
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Era globalisasi melahirkan berbagai tantangan dengan kerumitan yang bervariasi.
Oleh sebab itu teknologi memiliki peran sentral dalam lini kehidupan begitu pula
pemerintahan. Terselenggaranya Good Governance tercermin dari birokrasi pemerintahan
yang bersih dari KKN, mengikuti perkembangan teknologi, dan selalu berorientasi pada
kepentingan publik (Laksono, 2018). Di Indonesia sendiri saat ini teknologi sudah
digunakan sebagai penunjang kegiatan namun masih belum maksimal (A. Pratama,
2018). Menurut (R. H. Pratama, 2015) penggunaan teknologi pada sistem pemerintahan
dapat mendukung transformasi hubungan antara pemerintah dengan warga, para pelaku
bisnis, juga institusi pemerintah lainnya. Selain itu juga hal ini bertujuan guna
menyelenggarakan pelayanan masyarakat yang lebih baik dan efisien dan dapat
meningkatkan sumberdaya manusia yang berwawasan teknologi melalui akses informasi,
serta meningkatkan efektifitas dan efisiensi pemerintahan. Sebab di zaman ini, bukan
hanya organisasi di sektor swasta yang terus berusaha bertransformasi untuk tetap
"bermain" dengan ekonomi yang terus berubah. Organisasi di Pemerintah dan Sektor
Publik juga telah menyadari pentingnya otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi kerja
dan memangkas biaya yang tidak perlu, menyisakan lebih banyak investasi untuk
meningkatkan pelayanan pada masyarakat. Untuk itu, pemerintah dan sektor publik
harus mempersiapkan era kemajuan teknologi yang berpusat pada warga.
Dalam sistem pemerintahan sendiri, teknologi umumnya digunakan untuk
mengolah data guna menghasilkan informasi yang akurat, berkualitas, dan dapat
dipertanggungjawabkan yang dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan demi
kepentingan publik (R. H. Pratama, 2015). Dalam hal ini, media internet adalah entitas
dari teknologi informasi yang dapat membuat pemerintah dapat berinteraksi secara
langsung dengan masyarakatnya tanpa terkendala ruang dan waktu. Selain daripada itu,
manfaat lain dari penerapan teknologi pada institusi pemerintah yaitu dapat
meningkatkan transparansi, dan mengurangi biaya pengeluaran.
Pendaftaran merupakan isu penting untuk berbagai masalah dalam komputer
baik itu computer vision dan komputer grafik yang tujuan keseluruhannya adalah untuk
menemukan keselarasan terbaik antara beberapa objek yang sama (Castellani & Bartoli,
2020). Oleh sebab itu, pendaftaran merupakan hal yang hampir selalu ada dalam setiap
1
2
sistem. Begitu pula dengan Sistem Alih Media Digital yang diterapkan oleh Dinas Arsip
dan Perpustakaan Kabupaten Bogor. Pendaftaran Alih Media Digital sendiri merupakan
proses yang harus dilakukan oleh warga Kabupaten Bogor untuk mendaftar pengarsipan
berkas untuk dialih bentukan kedalam bentuk digital guna menghindari kehilangan atau
kemusnahan berkas. Namun sayangnya dapat dikatakan bahwa sistem pendaftaran Alih
Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor masih belum efektif
dan efisien, sebab sistem ini masih dijalankan secara konvensional. Padahal, Sistem
pendaftaran digital dapat mengurangi beban karyawan (WHO, 2015). Selain itu,
pendaftaran yang sudah terdigitalisasi juga dapat membuat proses rekapitulasi berkas
menjadi lebih sistematis. Sebab pendaftaran sendiri merupakan masalah menyatukan dua
atau lebih bentuk 3D baik dari objek yang sama atau dari dua objek yang berbeda tapi
serupa (Castellani & Bartoli, 2020).
Sementara menurut Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan “Pendaftaran
adalah proses, cara, pembuatan mendaftar (mendaftarkan); pencatatan nama, alamat,
dan sebagainya dalam daftar”. Berdasarkan fakta tersebut, penulis mengambil kasus ini
sebagai topik yang penulis angkat dalam penelitian ini agar sistem pendaftaran Alih
Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor dapat lebih efektif
dan efisien serta proses rekapitulasinya dapat lebih sistematis dengan pengkonversian
sistemnya dari konvensional menjadi bentuk digital. Sebab digitalisasi telah diidentifikasi
sebagai salah satu tren utama yang mengubah masyarakat dan bisnis karena
menyebabkan perubahan bagi perusahaan yang disebabkan oleh adopsi teknologi digital
yang dapat mempermudah dalam organisasi atau lingkungan operasi (Parviainen et al.,
2017). Selain itu, pada zaman sekarang ini masyarakat menuntut pelayanan publik yang
lebih efisien (Nabyla & Sigitta, 2019). Oleh sebab itu, peranan teknologi sangat
dibutuhkan dalam sistem pendaftaran alih media digital pada Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebab teknologi secara konsisten terbukti
menjadi alat yang ampuh bagi umat manusia. Di semua sektor, teknologi telah
meningkatkan kecepatan dan akurasi dalam manufaktur dan memberikan layanan
kepada pengguna akhir. Makalah ini berfokus pada digitalisasi pada pendaftaran Sistem
Digital Alih Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
Sebab dengan jumlah 5,5 juta penduduk, tentunya berkas pendaftaran tergolong
kedalam berkas vital, sehingga prosesnya harus dilakukan secara sistematis (Adawiyah &
Rahmah, 2018).
Problematika terkait kearsipan di Indonesia menjadi masalah sampai saat ini dan
masih tertinggal jauh dari negara maju seperti Amerika, Eropa dan bangsa maju lainnya
3
(Laksono, 2018) Baik itu wawasan masyarakat maupun sistemnya. Sebagai contoh,
Sistem Pendaftaran Alih Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah masih
dilakukan secara konvensional yang tentunya hal ini masih mempersulit masyarakat dan
membuat pengelolaan data tidak sistematis. Padahal seharusnya dalam hal pengelolaan
arsip baik itu lembaga daerah, maupun provinsi berpedoman pada ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia) juga standar internasional yakni ICA (International Council of
Archives) yang mana dalam proses pengelolaan data harus dibuat sangat sistematis.
Alih Media Digital adalah proses digitasi yakni proses alih media dari bentuk
cetak seperti foto, koran, majalah, buku atau gambar menjadi bentuk digital yang dapat
direkam dan diakses melalui media digital seperti komputer, laptop, dan sebagainya. Alih
media digital merupakan salah satu kegiatan melestarikan khasanah kebudayaan bangsa
dengan cara mentransformasi dari bentuk asli kedalam bentuk digital (Wahyu Dona Pasa
Sulendra, 2014). Tujuan dari digitalisasi ini yaitu guna back up data untuk pencarian data
melalui media digital seperti komputer sehingga tidak perlu mencari dokumen dalam
bentuk fisik yang relatif sulit, hal ini juga sebagai bentuk antisipasi jika terjadi kehilangan
atau kerusakan fisik pada dokumen asli (Narendra, 2016).
Berdasarkan problematika dan fakta yang diuraikan diatas, penulis mengangkat
kasus ini sebagai penelitian dengan menggunakan metode Service Quality dan IPA.
Service Quality adalah perbandingan antara pelayanan yang diharapkan konsumen
dengan jasa yang diterima (YuvinaTileng et al., 2013). Dengan kata lain, jika jasa yang
diterima atau dirasakan konsisten dengan yang diharapkan oleh pengguna, maka kualitas
sistem dan layanan dipersepsikan baik dan memuaskan. Jika sistem atau layanan yang
diterima melebihi harapan pengguna, maka persepsi terhadap kualitas layanan
dipersepsikan sangat baik dan memuaskan. Namun sebaliknya jika pelayanan yang
diterima lebih rendah dari yang diharapkan, maka kualitas sistem dan pelayanan
dipersepsikan buruk. Oleh sebab itu menurut (Tzeng & Chang, 2011), Service Quality
menjadi prasyarat untuk keunggulan bisnis dan strategi. Yang mana dalam studi kasus
penulis pada Sistem Pendaftaran Alih Media Digital sendiri kualitas pelayanan merupakan
hal kognitif dari sistem. Konsep Service Quality diturunkan dari konsep pelayanan yang
akan memberikan pengaruh kepada kepuasan masyarakat dalam melakukan proses
Pendaftaran Alih Media Digital.
Sementara penggunaan Metode Importance Performance Analysis (IPA) sendiri
yakni untuk menganalisis hasil dari kualitas sistem dan pelayanan dengan Cartesian
Diagram yang terdiri dari empat kuadran (YuvinaTileng et al., 2013). Data yang penulis
gunakan adalah data primer yang didistribusikan kepada masyarakat untuk memperoleh
4
tanggapan tentang persepsi dan harapan publik terkait kualitas pelayanan Dinas Arsip
dan Perpustakaan Kabupaten Bogor. Persepsi dan harapan publik tersebut berlandaskan
pada lima dimensi kualitas pelayanan yaitu ; nyata, keandalan, daya tanggap, jaminan,
dan empati. Manfaat penelitian ini dilakukan agar menjadi perhatian pelayanan Dinas
Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor untuk melakukan pengembangan atau
peningkatan sistem yang diterapkan terutama yang berkaitan dengan kepuasan
masyarakat dan tentunya juga sebagai evaluasi terkait sistem dan pelayanan yang
diterapkan. Selain itu menurut (Tzeng & Chang, 2011), metode IPA merupakan alat
evaluasi kinerja yang mengukur tingkat faktor pelayanan antara kepentingan dan
kepuasan dalam inovasi sistem. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian penulis yang
menunjukan bahwa metode IPA mengukur kepentingan warga dan kinerja staf Dinas
Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor beserta sistem yang diterapkannya, juga
mengembangkan spesifik hubungan sistem berdasarkan atribut teknologi prioritas dan
meningkatkan kualitas layanan untuk mendapatkan perbaikan sistem yang efektif guna
meningkatkan kepuasan masyarakat. Oleh sebab itu, metode ini merupakan metode yang
tepat untuk diterapkan pada penelitian yang dilakukan penulis karena metode IPA yang
disebutkan di atas menawarkan dasar teoritis pragmatis untuk evaluasi penting.
Secara keseluruhan, penelitian ini penulis lakukan dengan harapan agar wawasan
dan kepedulian masyarakat terhadap kearsipan dan teknologi dapat meningkat. Tentunya
studi kasus ini juga menjadi pembelajaran baru bagi penulis. Teknologi seharusnya
digunakan untuk memperbaiki kualitas sistem yang berjalan baik itu dalam pemerintahan
maupun non-pemerintahan. Sebagian orang mungkin beranggapan bahwa teknologi
memberikan banyak dampak negatif. Namun dari hasil penelitian ini membuktikan bahwa
semua hal di dunia ini seperti dua sisi kutub magnet, ada positif dan negatif. Namun
semua itu kembali kepada kita sebagai manusia bagaimana cara menghadapi masalah
tersebut. Teknologi hadir untuk memberi manfaat bagi kehidupan kita. Jika kita
menggunakannya untuk kebaikan, tentunya itu dapat meningkatkan kehidupan kita
seperti teknologi medis meningkatkan manusia untuk hidup lebih lama. Ada beberapa
teknologi yang membantu manusia hidup lebih lama untuk memenuhi keinginan mereka
untuk melanjutkan hidup yang lebih sehat dan bahagia. Dampak negatif utama dalam
kehidupan ialah paradigma manusia terhadap sesuatu. Oleh karena itu, penulis berharap
agar masyarakat dapat terus berproses dan berkembang terutama dalam sisi paradigma
karena manusia tidak bisa menghentikan teknologi sebab teknologi akan terus
berkembang. Oleh sebab itu masyarakat perlu meningkatkan kualitas pribadi guna
menyeimbangkan diri dengan perkembangan teknologi yang ada.
5
1.2 Rumusan Masalah

Perumusan masalah mengacu pada proses mengidentifikasi dan mendefinisikan
masalah penelitian atau pertanyaan yang perlu dijawab melalui penelitian.
Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu :
a) Apakah dengan hasil dari penerapan metode Service Quality dan IPA
(Importance Performance Analysis) dalam Analisis Seistem Pendaftaran Alih
Media Digital dapat mengetahui transparansi informasi yang diberikan
kepada masyarakat terkait pendaftaran Alih Media Digital?
b) Bagaimana metode Service Quality dan IPA dalam Analisis Seistem
Pendaftaran Alih Media Digital dapat meningkatkan efektivitas sistem
pendaftaran Alih Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten
Bogor?
c) Mengapa metode Service Quality dalam Analisis Seistem Pendaftaran Alih
Media Digital dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem yang diterapkan?
1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah merupakan batas-batas yang ditetapkan penulis dalam
penelitian, hal ini memutuskan apa yang akan dimasukkan dalam pembahasan dan apa
yang tidak diperlukan. Batasan masalah membantu mempersempit studi dan
membuatnya lebih mudah dikelola serta relevan dengan tujuan penelitian.
Adapun batasan masalah pada penelitian ini yaitu sebagai berikut :
1 Penelitian ini hanya mencakup masyarakat wilayah Kabupaten Bogor.
2 Penelitian ini hanya berfokus untuk meneliti sistem pendaftaran Alih Media
Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor.
3 Penelitian ini hanya mengambil dan mempertimbangkan data yang ada dalam
5 tahun terakhir guna menghindari data dan informasi yang sudah usang.
4 Penelitian ini memperhitungkan faktor demografis seperti jenis kelamin, dan
usia guna memastikan hasilnya tidak dipengaruhi.
1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk menghasilkan pengetahuan dan pemahaman
baru tentang topik atau fenomena yang diteliti. Tujuan akhir dari penelitian adalah untuk
mendapatkan wawasan, memecahkan masalah, dan membuat keputusan berdasarkan
bukti dan data. Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :
6
a) Untuk mengetahui transparansi informasi yang diberikan kepada masyarakat

terkait pendaftaran Alih Media Digital berdasarkan metode Service Quality dan
IPA (Importance Performance Analysis) dalam Analisis Seistem Pendaftaran
Alih Media Digital.
b) Untuk meningkatkan efektivitas sistem pendaftaran Alih Media Digital pada
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor menggunakan metode Service
Quality dan IPA dalam Analisis Seistem Pendaftaran Alih Media Digital.
c) Untuk mengevaluasi sistem yang diterapkan berdasarkan metode Service
Quality dalam Analisis Seistem Pendaftaran Alih Media Digital.
1.5 Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah metode kuantitatif
dimana penulis terjun langsung ke tempat penelitian untuk melakukan observasi terkait
problematika yang terjadi pada studi kasus yang diambil. Setelah itu penulis melakukan
wawancara pada sumber terkait yang terpercaya yakni Staf Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor. Kemudian penulis juga melakukan identifikasi masalah
yang dilanjutkan dengan pengambilan data langsung pada masyarakat dengan
menggunakan metode Service Quality dan IPA (Importance Performance Analysis) guna
mengukur tingkat pelayanan dan keefektifan sistem yang diterapkan.
Adapun teknik pengumpulan data yang penulis lakukan untuk memenuhi
penelitian ini yaitu :
1. Observasi
Observasi, sesuai dengan namanya, adalah suatu cara pengumpulan data melalui
pengamatan. Metode pengumpulan data ini tergolong penelitian partisipatif, sebab
penulis harus membenamkan diri dalam latar tempat responden berada, sambil mencatat
dan/atau merekam. Observasi yang penulis lakukan adalah pengumpulan data secara
terstruktur dimana pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan variabel tertentu
dan menurut jadwal yang telah ditentukan. Metode pengumpulan data ini juga dilakukan
secara terbuka yang mana dalam pengamatan terbuka subjek penelitian sadar bahwa
mereka sedang diamati. Dalam tahap ini, persetujuan yang diinformasikan sepenuhnya
dari objek penelitian adalah salah satu pertimbangan etis dasar yang dipatuhi penulis.
2. Wawancara
Wawancara yang dilakukan oleh peneliti adalah wawancara yang dimana dalam
metode ini jadwal wawancara digunakan untuk memandu penulis saat mengajukan
pertanyaan dan opsi jawaban kepada narasumber. Wawancara berisi daftar pertanyaan
dan jawaban yang telah disiapkan sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk meminimalisir
7
efek pewawancara atau kemungkinan perubahan dalam cara narasumber menanggapi

berdasarkan bagaimana atau kapan pertanyaan dan opsi jawaban disajikan oleh
pewawancara. Wawancara ini dilakukan dengan cara direkam dengan pertanyaan yang
cenderung tertutup. Hal ini membuat catatan selama wawancara tidak terlalu
mengganggu dibandingkan dengan wawancara. Memiliki rekaman wawancara dapat
membantu peneliti membuat keputusan. Penulis lebih mementingkan pengumpulan data
dari sampel yang representatif.
3. Angket
Dalam pengumpulan data penulis juga melakukan survei menggunakan angket untuk
mengidentifikasi faktor-faktor yang mendukung atau menghambat pengaruh kualitas
sistem pendaftaran Alih Media Digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten
Bogor. Skala Likert lima poin digunakan sebagai sistem penilaian, lima skala tersebut
adalah: sangat setuju, setuju, cukup setuju, tidak setuju, dan sangat tidak setuju, yang
dicatat sebagai 5 poin, 4 poin, 3 poin, 2 poin dan 1 poin. Poin yang lebih tinggi
menunjukkan kemampuan atau keterlibatan yang lebih tinggi dalam dimensi tertentu,
sedangkan poin yang lebih rendah menunjukkan kemampuan atau keterlibatan yang
lebih rendah dalam dimensi yang ditentukan. Dengan menggunakan pendekatan
pengambilan suara dari responden yakni semua warga Kabupaten Bogor yang pernah
datang dan mendaftar Program Alih Media Digital yang terdiri dari 1500 orang dan diberi
kuesioner untuk diisi sendiri selama periode survei yakni kurang lebih 1 bulan. Dengan
hasil akhir penulis mendapatkan 112 responden yang mengisi kuesioner sebagai umpan
balik.
Topik kualitas layanan, termasuk kepuasan masyarakat dan kriteria loyalitas
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor, keduanya perlu dieksplorasi secara hati-
hati dalam kaitannya dengan kualitas layanan sistem pendaftaran Alih Media Digital Dinas
Arsip dan Kabupaten Bogor. Penulis menerapkan Service Quality untuk membangun
kuesioner. Dan saat yang sama, penulis mengadakan survei untuk mengidentifikasi
faktor-faktor yang menjadi model IPA. Sebab model IPA berkaitan dengan kepentingan
dan kinerja pada perspektif masyarakat serta evaluasi pada sistem yang diterapkan. Oleh
karena itu, penulis menerapkan model IPA untuk mengukur kualitas layanan. Metode IPA
yang dilakukan penulis sajikan secara grafis pada grid yang dibagi menjadi empat
kuadran, yang menggambarkan grid IPA. Terdapat dua tahap pada pengolahan data
dalam metode Importance Performance Analysis yakni Analisis Tingkat Kesesuaian dan
Analisis Kuadran. Analisis Tingkat Kesesuaian sendiri bertujuan untuk mengukur tingkat
8
pelayanan dengan skor tingkat kepuasan bagi pengguna untuk meningkatkan kualitas
sistem yang diterapkan.
Sementara Analisis Kuadran bertujuan guna mengidentifikasi prioritas indikator
pelayanan untuk memperbaiki sistem yang diterapkan dengan menggunakan Diagram
Kartesius.
1.6 Sistematika Penulisan

Dalam menyusun laporan kuliah praktek ini, penulis membuat sistematika
penulisan agar dapat berfokus pada pembahasan pokok permasalahan dan tidak meluas
ke masalah lain. Adapun sistematika penulisan pada laporan ini ialah :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan

penelitian, metodologi penelitian, sistematika penulisan, dan relevansi terkait
studi kasus yang diambil.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi tentang landasan teori, literature review, serta analisa sistem yang
berjalan terkait studi kasus yang diambil.
BAB III TINJAUAN UMUM INSTANSI
Bab ini berisi profil instansi yang penulis teliti seperti ; sejarah instansi,
struktur organisasi, visi, misi, budaya kerja, filosofi instansi, dan logo beserta
maknanya.
BAB IV HASIL DAN KEGIATAN KERJA PRAKTEK
Bab ini berisi penjelasan terkait kegiatan penelitian sperti ; deskripsi

kegiatan, hasil kegiatan, serta temuan dalam kegiatan kuliah kerja praktek
yang dilakukan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis terkait sistem yang berjalan
berdasarkan penelitian dan hasil yang sudah diambil.
9
1.7 Relevansi
Pembuatan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat berjalan dengan lancar sebab
erat kaitannya dengan mata kuliah yang pernah dipelajari yaitu :
1. Mata kuliah analisa desain berorientasi objek yang berhubungan dengan
membuat usecase diagram, activity diagram, dan juga menganalisa system yang
sedang berjalan.
2. Mata kuliah metodologi penelitian yang membantu dalam sistematika penulisan
Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
3. Mata kuliah Bahasa Indonesia juga membantu penulis terkait penulisan serta
kaidah kebahasaan yang baik dan benar.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Landasan Teori

2.1.1 Definisi Arsip
Berdasarkan PERKA ANRI nomor 9 tahun 2018, Arsip adalah kumpulan catatan
sejarah, dokumen, atau bahan lain yang diawetkan untuk tujuan penelitian, referensi,
atau sejarah. Arsip dapat dikelola oleh pemerintah, organisasi, lembaga, atau individu,
dan dapat mencakup berbagai materi, seperti foto, surat, manuskrip, peta, rekaman
audio atau video, dan file digital. Arsip sering diatur dan dikelola oleh arsiparis, yang
merupakan profesional terlatih yang bertanggung jawab untuk menjaga dan
menyediakan akses ke materi dalam arsip. Pengarsip dapat menggunakan berbagai
teknik untuk memastikan pelestarian jangka panjang dari bahan, seperti digitalisasi,
teknik pengawetan, dan fasilitas penyimpanan yang dikontrol iklim.
2.1.2 Fungsi Arsip

Arsip melayani beberapa fungsi penting, seperti melestarikan catatan sejarah dan
warisan budaya, memberikan bukti untuk tujuan hukum atau administrasi, dan
mendukung penelitian dan beasiswa. Arsip dapat menjadi sumber berharga bagi
sejarawan, cendekiawan, ahli silsilah, jurnalis, dan lainnya yang ingin memahami dan
menafsirkan masa lalu (Adawiyah & Elva Rahmah, 2018). Secara keseluruhan, arsip
memainkan peran penting dalam melestarikan dan membuat catatan sejarah dan budaya
masyarakat dan individu dapat diakses.
2.1.3 Jenis-Jenis Arsip

Menurut PERKA ANRI nomor 9 tahun 2018, arsip diklasifikasikan menjadi
beberapa jenis. Adapun jenis-jenis arsip yaitu :
1) Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang mempunyai nilai fungsi dalam bidang kesejarahan
juga sebagai bentuk pertanggungjawaban nasional atas proses kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip Statis diklasifikasikan berdasarkan
wilayah yuridiksi Pencipta Arsip yang terdiri atas :
1. Arsip Statis Tingkat Nasional
11
Arsip Statis Tingkat Nasional adalah arsip yang mempunyai nilai fungsi
kesejarahan dalam macam-macam bentuk dan media yang dihasilkan dari proses
Pencipta Arsip pada tingkat lembaga, nasional, maupun individual.
2. Arisp Statis Tingkat Daerah Provinsi
Arisp Statis Tingkat Daerah Provinsi merupakan arsip yang mempunyai nilai
fungsi kesejarahan dalam macam-macam bentuk media yang dihasilkan dari proses
Pencipta Arsip pada tingkat lembaga, provinsi, maupun individual.
3. Arsip Statis Tingkat Daerah Kabupaten/Kota
Arisp Statis Tingkat Daerah Kabupaten/Kota merupakan arsip yang mempunyai
nilai fungsi kesejarahan dalam macam-macam bentuk media yang dihasilkan dari
proses Pencipta Arsip pada tingkat lembaga, kabupaten/kota, maupun individual.
4. Arsip Statis Tingkat Perguruan Tinggi
Arsip Statis Tingkat Perguruan Tinggi merupakan arsip yang mempunyai nilai
fungsi kesejarahan dalam macam-macam bentuk media yang dihasilkan dari proses
civitas akademika serta satuan kerja pada lingkungan perguruan tinggi sebagai
lembaga otonom.
2) Arsip Dinamis
Arsip Dinamis merupakan arsip yang disimpan selama jangka waktu tertentu
serta dipakai secara langsung dalam proses Pencipta Arsip. Pengelolaan arsip
dinamis sendiri meliputi :
a) Arsip Vital
Arsip Vital adalah arsip yang memegang peranan fundamental dalam proses
keberlangsungan Pencipta Arsip. Arsip Vital sendiri tidak dapat diperbaharui juga
tidak dapat diganti apabila hilang ataupun rusak.
b) Arsip Aktif
Arsip Aktif adalah jenis arsip yang digunakan secara terus menerus dengan
frekuensi penggunaan yang tinggi.
c) Arsip Inaktif
Arsip Inaktif adalah jenis arsip yang sudah jarang digunakan dan intensitas
fungsinya sudah menurun.
2.1.4 Definisi Alih Media Arsip

Menurut PERKA ANRI nomor 9 tahun 2018, Alih media arsip merupakan proses
pengalih bentukan arsip dari suatu bentuk kedalam bentuk lainnya yang lebih mudah
12
guna mempermudah akses serta membuatnya menjadi lebih sistematis dalam rangka
pemeliharaan Arsip Dinamis. Yang mana, Alih Media Arsip dilakukan dengan sarana dan
prasarana yang didukung oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
2.1.5 Definisi Arsip Digital

Arsip digital adalah tempat penyimpanan untuk menyimpan informasi digital
seperti file, faktur, akta atau dokumen lainnya. Berbeda dengan arsip analog, data yang
diarsipkan dan lokasi penyimpanan bersifat elektronik (Sulendra, 2015). Arsip digital
seringkali berbasis web, tetapi pembawa data lokal juga dapat digunakan sebagai arsip
elektronik. Tujuannya adalah untuk menyimpan data digital yang tidak lagi dibutuhkan
secara langsung, namun masih dianggap penting. Ini mungkin terjadi karena alasan
hukum, misalnya, di Jerman, undang-undang perdagangan dan undang-undang
perpajakan menetapkan periode penyimpanan yang ditentukan untuk dokumen yang
relevan. Oleh karena itu, informasi yang relevan diamankan dalam jangka panjang,
sementara sistem yang aktif dibebaskan dan proses kerja tetap ramping pada saat yang
bersamaan. Data yang disimpan dalam arsip tetap dapat diakses dan tersedia tanpa
batas waktu. Selama pengarsipan, diperlukan kepatuhan terhadap peraturan
perlindungan data khusus negara. Arsip digital berbeda dengan arsip fisik dalam
beberapa hal:
1. Format
Arsip digital berisi catatan elektronik, dokumen, atau materi lainnya, sedangkan
arsip fisik berisi materi berwujud seperti dokumen kertas, foto, atau artefak.
2. Akses Arsip digital
Seringkali dapat diakses dari jarak jauh melalui internet, sementara arsip fisik
memerlukan akses ke materi di tempat.
3. Penyimpanan
Arsip digital memerlukan sistem penyimpanan elektronik, seperti server atau
penyimpanan berbasis cloud, sedangkan arsip fisik memerlukan ruang penyimpanan fisik,
seperti rak atau lemari.
4. Preservasi
Arsip digital memerlukan teknik khusus untuk preservasi digital, seperti
pencadangan data, migrasi, dan emulasi, sedangkan arsip fisik memerlukan teknik
preservasi seperti penyimpanan, konservasi, dan restorasi yang dikontrol iklim.
5. Kemampuan pencarian
13
Arsip digital biasanya lebih mudah dicari daripada arsip fisik, karena dapat
menyertakan metadata, tag, dan kemampuan pencarian teks lengkap, sedangkan arsip
fisik mungkin memerlukan pencarian atau penjelajahan manual.
6. Reprodusibilitas
Arsip digital memungkinkan reproduksi dan penyebaran materi dengan mudah,
sementara arsip fisik mungkin memerlukan izin khusus atau perjanjian lisensi untuk
reproduksi.
2.1.6 Pendaftaran
Pendaftaran adalah proses mendaftarkan atau merekam seseorang, produk, atau
layanan dalam catatan atau database resmi (Castellani & Bartolli, 2020). Ini melibatkan
penyediaan informasi dan melengkapi dokumen yang diperlukan untuk menetapkan
pengakuan hukum atau resmi. Pendaftaran dapat melayani berbagai tujuan, seperti
memberikan bukti kepemilikan, menetapkan kelayakan untuk mendapatkan manfaat atau
layanan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan atau undang-undang, atau
membuat catatan suatu peristiwa atau transaksi. Misalnya, mendaftarkan kendaraan
melibatkan pemberian informasi tentang pemilik dan kendaraan, mendapatkan pelat
nomor dan stiker nomor, dan membayar biaya pendaftaran.
Pendaftaran mungkin diperlukan oleh lembaga pemerintah, organisasi
profesional, atau badan swasta. Persyaratan dan prosedur pendaftaran dapat bervariasi
tergantung pada konteks spesifik dan entitas yang memerlukan pendaftaran Dalam
beberapa kasus, pendaftaran mungkin melibatkan proses sertifikasi atau akreditasi, yang
mengharuskan individu atau organisasi untuk memenuhi standar atau kualifikasi tertentu
agar dapat didaftarkan.
2.1.7 Metode Service Quality

Menurut (Putro et al., 2017) Service Quality didefinisikan sebagai cara untuk
menemukan semua keinginan dari user dan melanjutkan kegiatan peningkatan. Metode
ini mengukur bagaimana organisasi memberikan layanannya dan dibandingkan dengan
harapan pelanggannya. Pelanggan membeli layanan sebagai respons terhadap
kebutuhan spesifik. Mereka secara sadar atau tidak sadar memiliki standar dan harapan
tertentu tentang bagaimana penyampaian layanan perusahaan memenuhi kebutuhan
tersebut. Perusahaan atau instansi dengan kualitas layanan yang tinggi menawarkan
layanan yang sesuai atau melebihi harapan pelanggannya. Penelitian kualitas layanan
biasanya melibatkan penggunaan berbagai metode penelitian, termasuk penelitian survei,
kelompok fokus, dan penelitian observasional. Metode ini dapat digunakan untuk
mengumpulkan data tentang persepsi pelanggan terhadap kualitas layanan,
14
mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan mengevaluasi efektivitas inisiatif peningkatan

layanan.
Metode Service Quality yang digunakan penulis melingkupi persepsi masyarakat
terhadap kualitas pelayanan staf, dan berakhir pada harapan atau ekspektasi masyarakat
guna memenuhi kepuasan masyarakat terkait pelayanan dan sistem yang diterapkan. Hal
ini bergantung pada persepsi masyarakat terhadap dua dimensi pelayanan yakni ;
kualitas teknis dan kualitas fungsional.
Gambar 2. 1 Dimensi Pelayanan

Sumber : (John Dudovskly, 2013)
Metode yang dilakukan menggunakan lima dimensi Service Quality sebagai survei
kuesioner yakni ; bentuk fisik, daya tanggap, keandalan, jaminan dan empati seperti
yang dijelaskan pada tabel 2.1. Untuk memastikan reliabilitas dan validitas kuesioner,
penulis mengundang tiga ahli dengan setidaknya tiga tahun pengalaman bekerja di Dinas
Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor untuk memeriksa kuesioner. Oleh karena itu,
validitas isi dari metode ini dikonfirmasi.
Tabel 2. 1 Dimensi Service Quality
Indikator Kualitas
No Penjelasan
Pelayanan
Bentuk nyata secara fisik dapat dilihat atau digunakan

oleh pegawai sesuai dengan kegunaan dan manfaatnya
1 Bentuk Fisik (Tangible)
yang dapat dirasakan membantu pelayanan yang
diterima.
Kemampuan untuk menyampaikan layanan yang

2 Keandalan (Reliability)
dijanjikan secara akurat sejak pertama kali
3 Daya Tanggap membantu dan memberikan pelayanan yang cepat dan

15
Indikator Kualitas
No Penjelasan
Pelayanan
(Responsiveness) tepat kepada pengguna jasa
Pengetahuan, kesopansantunan dan kemampuan para

4 Jaminan (Assurance) pegawai perusahaan untuk menumbuhkan rasa percaya
para pelanggan kepada perusahaan.
memahami masalah para pelanggannya dan bertindak

demi kepentingan pelanggan, serta memberikan
5 Empati (Empathy)
personal kepada para pelanggan dan memiliki jam
operasi yang nyaman.
Sumber : (YuvinaTileng et al., 2013)

Dalam metodologi penelitian, Service Quality mengacu pada pengukuran dan
evaluasi kualitas layanan yang diberikan oleh penyedia layanan. Ini dapat melibatkan
penilaian sejauh mana layanan memenuhi kebutuhan dan harapan pengguna, dan sejauh
mana layanan tersebut memenuhi kebutuhan mereka (Ormanovic & Ciric, 2017). Pada
metode Service Quality, terdapat beberapa langkah dalam melakukan pengukuran
kualitas layanan yaitu :
1) Penentuan Dimensi Serta Variabel
Variabel sendiri merupakan sebuah konsep yang memiliki variasi dalam nilai.
Dalam metode Service Quality, variable yang akan diukur guna melihat kualitas
pelayanan adalah :
a. Independent Variable (Xn) yakni ; bentuk fisik (X1), keandalan (X2), daya tanggap
(X3), jaminan (X4), empati (X5).
b. Dependent variable (Y) = Kepuasan pelayanan
2) Pembuatan dan Penyebaran Kuesioner
Perancangan kuesioner dibuat mengacu pada dimensi serta variabel yang sudah
ditetapkan. Selanjutnya kuesioner yang dibuat kemudian disebarkan kepada
responden yang ditentukan dengan tetap menyesuaikan kondisi lapangan.
3) Pengolahan Data
Data yang dikumpulkan dari hasil penyebaran kuesioner kemudian dianalisis lalu
dilakukan tabulasi dan hasilnya disajikan kedalam bentuk tabel. Hasil pengolahan
data yang sudah dilakukan kemudian dapat diolah lagi dengan model statistika yang
menggunakan Analisis Inferensial dan Analisis Deskrptif.
4) Menganalisis Data
16
Data yang dihasilkan dari analisis dan pengolahan kuesioner menjadi target yang
juga dijadikan tujuan untuk mencapai tingkat kualitas sistem yang diharapkan. Hasil
akhir dari proses pengolahan dijabarkan kedalam nilai numerik yang menggambarkan
tingkat kepentingan dimensi dan variable dari customer satisfaction performance.
Besar nilai dari hasil ini ditentukan dengan berdasarkan pada kesenjangan antara
kepuasan pada persepsi pelayanan semestinya dengan kepuasan yang diterima user
saat ini. Apabila nilai kesenjangan tersebut negative, artinya pelayanan atau sistem
yang diterapkan lebih rendah dari yang diharapkan. Menurut penelitian yang
dilakukan oleh Zeithaml, Berry,dan Parasuraman, nilai kesenjangan yang dihasilkan
disusun dalam rumusan sebagaimana pada rumus 1 berikut :
𝑄 = 𝑃 − 𝐸.........................(1)
Dimana : Q = Kualitas Pelayanan Pelanggan
E = Pelayanan yang seharusnya diterima
P = Pelayanan yang sesungguhnya diterima
2.1.8 Metode Importance Performance Analysis (IPA)

Metode Importance Performance Analysis (IPA) merupakan metode yang
menggabungkan ukuran persepsi dan kepentingan pelanggan atau user terhadap kinerja
staf dengan kinerja atau sistem yang sedang berjalan (Ormanovic & Ciric, 2017).
“Importance” mengacu pada penilaian pentingnya sistem atau pelayanan tersebut oleh
user. Sementara “Performance” mewakili persepsi user terkait kualitas layanan yang
diterapkan oleh perusahaan atau instansi (Ormanovic & Ciric, 2017). Terdapat dua tahap
pada pengolahan data dalam metode Importance Performance Analysis yakni Analisis
Tingkat Kesesuaian dan Analisis Kuadran. Analisis kuadran bertujuan guna
mengidentifikasi prioritas indikator pelayanan untuk memperbaiki sistem yang diterapkan
dengan menggunakan Diagram Kartesius
Diagram Kartesius sendiri adalah diagram dua dimensi yang menerangkan
gabungan pengukuran kinerja serta tingkat kepuasan atau kepentingan pengguna.
Tentunya diagram ini juga berguna untuk memperbaiki dan mengembangkan sistem
yang ada agar menjadi lebih baik lagi sehingga dapat memenuhi ekspektasi pengguna
terhadap sistem dan layanan yang diberikan.tersebut Diagram kartesius yang digunakan
biasanya diidentifikasi seperti pada gambar 2.2.

17
Gambar 2. 2 Diagram Kartesius

Sumber : (Kulkarni 2019)
Kuadran tersebut berisi skala persepsi dan kepentingan masyarakat user

terhadap sistem atau pelayanan. Hal terhal tersebut digabungkan kedalam empat
kuadran diagram kartesius yang menjelaskan terkait atribut didalamnya sebagaimana
yang dijelaskan pada Tabel 1.2. Hal ini tentunya bertujuan guna meningkatkan kualitas
sistem sehingga dapat sesuai dengan kepentingan dan ekspektasi masyarakat atau user.
Tabel 2. 2 Indikator Kuadran
Kuadran Implikasi
Kuadran I Atribut dianggap sangat penting bagi responden, tetapi tingkat

kinerjanya cukup rendah. Hal ini menunjukkan bahwa upaya perbaikan
18
Kuadran Implikasi
harus dipusatkan di sini.
Kuadran II Atribut dianggap sangat penting bagi responden, dan pada saat yang
sama, organisasi tampaknya memiliki tingkat kinerja yang tinggi dalam
aktivitas tersebut. Pesan di sini adalah untuk terus bekerja dengan baik.
Kuadran III Atribut di sini dinilai memiliki kepentingan rendah dan kinerja rendah.
Meskipun tingkat kinerja mungkin rendah dalam sel ini, manajer tidak
boleh terlalu khawatir, karena atribut dalam sel ini dianggap tidak
terlalu penting. Sumber daya yang terbatas harus digunakan untuk sel
berprioritas rendah ini.
Kuadran IV Sel ini berisi atribut yang kurang penting, tetapi kinerjanya relatif tinggi.
Responden puas dengan kinerja organisasi, tetapi manajer harus
mempertimbangkan upaya saat ini pada atribut sel ini sebagai
berlebihan/tidak perlu.
Sumber : Sumber : (YuvinaTileng et al., 2013)

Peningkatan kualitas pelayanan harus mengikuti peringkat kepuasan dan
kebutuhan masyarakat, tidak hanya fokus pada kepentingan. Oleh karena itu, dibuat
definisi dari faktor peningkatan (IF) seperti yang ditunjukkan pada persamaan berikut :
Kepuasan−Kepentingan
Faktor Improvement (I) =
Kepentingan
Faktor kepuasan akan lebih rendah dari kepentingan, I <0. Oleh karena itu,
ketika I <0, maka I akan lebih besar, faktor-faktor tersebut lebih perlu ditingkatkan. Cara
ini akan menangkap kebutuhan pelanggan dengan lebih presisi, yaitu menerapkan
perbedaan antara kepuasan dan kepentingan.
19
2.2 Literature Review
Tabel 2. 3 Literature Review
NO JUDUL AUTHOR/TAHUN METODE TOPIK YANG DIBAHAS HASIL PENELITIAN

Hasil dari penelitian ini terdapat pada
implikasi dari keputusan untuk
menangkap dan melestarikan produk
Transformasi arsip yang
arsip dengan digitalisasi skala besar. Hal
merupakan dokumen berbentuk
Digital ini melingkupi arsip vital, buku, dan lain
fisik menjadi bentuk digital guna
transformations and sebagainya. Juga maintenance pasca alih
1 (Conway, 2014) Service Quality meningkatkan keamanan arsip
the archival nature media arsip yakni dokumentasi antara
tersebut dan meminimalisir
of surrogates dokumen sumber dan salinan digital
resiko kepunahan atau
yang dengan sendirinya tunduk pada
kehilangan berkas/arsip vital.
kekuatan mediasi teknologi pencitraan,
manipulasi fisik rutin oleh agen manusia,
dan algoritma pemrosesan file gambar.
Analysis of Service Membahas dan menganalisis Importance Performance Analysis

Quality using Importance kinerja Dinas Kependudukan digunakan untuk memetakan hubungan
(YuvinaTileng et al.,
2 Servqual Method Performance Tomohon menggunakan metode antara kepentingan dengan kinerja
2013)
and Importance Analysis Service Quality dengan melihat atribut masing-masing ditawarkan, dan
Performance tanggapan dan harapan kesenjangan antara kinerja dengan
20

harapan dari suatu atribut. Pentingnya
analisis kinerja terdiri dari dua
Analysis (IPA) in komponen: kuadran analisis dan analisis
masyarakat terkait kinerja staf
Population kesenjangan. Dengan analisis kuadran
Dinas Kependudukan Kota
Department, dapat respons konsumen yang diketahui
Tomohon.
Tomohon City terhadap atribut yang diplot berdasarkan
urutan kepentingan (persepsi) dan
kinerja dari (ekspektasi) atribut.
Beberapa langkah strategis yang dapat

diterapkan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan waktu adalah percepatan
Assessment of
waktu pelayanan dengan peningkatan
community IPA
Penilaian indeks kepuasan kualitas petugas dan teknologi,
satisfaction index of (Importance
masyarakat terhadap penduduk peningkatan fasilitas pelayanan terutama
3 population and (Hakim, 2017) Performance
dan kantor catatan sipil di kota perbaikan nomor mesin antrian,
civil registration Analysis)
malang. perbesar ruang tunggu dan penambahan
office in Malang method
tempat duduk. Selain itu untuk
municipal
mempersingkat waktupelayanan
dilakukan dengan sistem online,
sehingga tidak setiap warga negara yang
21

mengurus keperluan administrasi harus
melakukannya pergi ke kantor
kependudukan dan catatan sipil.
Sedangkan untuk meningkatkan kualitas
prosedur dapat dilakukandengan
mengembangkan sistem prosedur yang
lebih mudah, namun tetap sesuai
dengan ketentuan.
4 Community (Sofyan, 2019) IPA Membahas terkait analisis Proyek pengendalian banjir perkotaan
Satisfaction of the (Importance kepuasan masyarakat terkait belum efektif mengatasi permasalahan
Urban Flood Control Performance Proyek Perbaikan Sistem banjir di Kecamatan Batang Anai, Kota
System Analysis) Pengendalian Banjir Perkotaan Padang, Kecamatan Koto Tangah,
Improvement method yang dilakukan di Kecamatan Kecamatan Padang Pariaman,
Project (UFCSI) Batang Anai, Kota Padang, Kecamatan Kemuning Kota Palembang,
Kecamatan Koto Tangah, Kabupaten Kota Selatan Kota Gorontalo,
Kecamatan Padang Pariaman, Kecamatan Sukolilo dan Rungkut Kota
Kecamatan Kemuning, Kota Sidoarjo, Kecamatan Pra Prajurit , Kota
Palembang, Kecamatan Selatan Mojokerto, dan Kecamatan Sooko,
Kota Gorontalo, Kecamatan Kabupaten Mojokerto.
Sukolilo dan Rungkut di Kota
22

Sidoarjo, Pra Pvt Kulon Kota
Mojokerto, dan Kecamatan
Sooko Kabupaten Mojokerto.
5 A multiple criteria (Tsafarakis et al., Service Quality Mengukur kepuasan pelanggan Penulis menunjukkan bagaimana
approach for airline 2017) adalah elemen kunci untuk Service Quality dapat diterapkan untuk
passenger bisnis modern karena dapat mengukur kepuasan penumpang dan
satisfaction memberikan kontribusi yang menunjukkan dimensi pelayanan kritis
measurement and signifikan upaya peningkatan yang perlu ditingkatkan. Implementasi
service quality kualitas pelayanan yang metode di survei kepuasan penumpang
improvement berkelanjutan. Untuk memenuhi maskapai mampu mengevaluasi secara
harapan pelanggan dan global dan tingkat kepuasan parsial dan
mencapai tingkat kualitas yang untuk menentukan kuat dan titik lemah
lebih tinggi, maskapai dari maskapai tertentu. Hasil yang
penerbangan perlu diberikan adalah tidak hanya terfokus
mengembangkan mekanisme pada analisis deskriptif data kepuasan
kepuasan penumpang yang pelanggan tetapi mereka juga mampu
spesifik pengukuran. menilai secara terintegrasi sistem
benchmarking. Dengan cara ini mereka
menawarkan kumpulan informasi
lengkap termasuk fungsi nilai, bobot
kriteria, rata-rata kepuasan, menuntut,
23

dan indeks perbaikan, serta diagram
aksi.
6 Service quality, (Izogo & Ogba, Service Quality Berkonsentrasi pada anteseden Skala yang diusulkan harus menerima
customer 2015) kualitas layanan yang akan tes yang lebih ketat dalam dua arah.
satisfaction and membantu Pertama, dimodifikasi versi skala halus
loyalty in penyedia layanan perbaikan yang muncul dari penelitian ini harus
automobile repair mobil untuk meningkatkan diuji sektor jasa lainnya terutama di
services sector kualitas layanan dan akibatnya lingkungan jasa non-barat yang sedang
meningkatkan kepuasan dan berkembang mengkonfirmasi lebih lanjut
loyalitas pelanggan. konsistensi temuan. Ini akan berfungsi
untuk mengekspos dimensi kualitas
layanan di mana perbaikan diperlukan
dan akan sangat membantu dalam
pencegahan kesempatan yang
menyebabkan ketidakpuasan pelanggan
dalam konteks layanan tertentu. Kedua,
perlu konfirmasi lebih lanjut bahwa skala
tunggal dapat digunakan untuk
mengukur kedua pelanggan kepuasan
dan loyalitas pelanggan dalam konteks
non-Barat telah dibuktikan dalam temuan
24

penelitian ini.
Hambatan teknologi, kurangnya

keamanan, kurangnya privasi,
kurangnya kepercayaan, kurangnya
sumber daya, kesenjangan digital,
Meninjau dan menganalisis manajemen dan infrastruktur yang buruk,
tantangan kritis dan hambatan kurangnya kesadaran, hambatan hukum,
Analysing adopsi e-government. Tinjauan kurangnya infrastruktur TI, kurangnya
challenges, barriers tersebut bertujuan untuk keterampilan TI, dan ketahanan
7 (Rana et al., 2013) Service Quality
and CSF of egov menyarankan fakta-fakta yang ditemukan sebagai beberapa tantangan
adoption menonjol tentang masalah dan hambatan yang biasa dihadapi di
tersebut dari implementasi yang seluruh studi yang sesuai. Kepuasan
berhasil pengguna, keakuratan informasi, dan
keamanan divisualisasikan sebagai
beberapa faktor keberhasilan kritis yang
sering divisualisasikan dari keberhasilan
e-government.
25

Klasifikasi merupakan teknik
data mining yang penting
dengan berbagai aplikasi untuk
mengklasifikasikan berbagai Dalam penelitian ini, penulis
jenis data yang ada menyarankan sebuah model untuk
hampir di semua bidang deteksi kanker payudara menggunakan
Performance
kehidupan kita. Tujuan dari studi JST ve Naïve Bayes berdasarkan
Analysis of ANN
penemuan ini dapat digunakan biomarker. Glukosa,
and Naive Bayes Importance
untuk memperkirakan potensi Resistin, Usia, IMT, HOMA, Leptin,
8 Classification (S & Yasar, 2019) Performance
terkena kanker payudara Insulin, Adiponektin, MCP-1 adalah
Algorithm Analysis
dengan mengambil keuntungan biomarker default untuk mengevaluasi
for Data
dari data antropometrik dan studi JST. Menurut penanda ini,
Classification
mengumpulkan parameter diperkirakan bahwa mereka dapat
analisis darah rutin. Penelitian diklasifikasikan oleh JST atau Naïve
ini dilakukan dengan Bayes.
menggunakan data dari pasien
yang dirawat di klinik dengan
dugaan kanker payudara
A review on global Importance Penelitian ini mengulas, dalam Meskipun semua teknik SA belum
9 sensitivity analysis (Iooss, 2014) Performance kerangka metodologi yang dicantumkan, ulasan ini telah
methods Analysis lengkap, dari metode mengilustrasikan berbagai macam
26

Importance Performance metode yang tersedia, positioning dalam
Analysis terkait analisis hal asumsi dan jenis 16 Analisis
sensitivitas global sensitivitas global hasil. Selain itu,
keluaran. Banyak alat statistik Sebuah sintesis disediakan yang
dan probabilistik memiliki beberapa tingkatan membaca
29
2.3 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dilakukan dengan
menganalisis elemen-elemen yang dibutuhkan oleh sistem yang diharapkan,
yang bertujuan untuk mengembangkan sistem yang sedang berjalan. Hasil
analisis tersebut divisualisasikan dan didokumentasikan dalam UML melalui use
case diagram, use case scenario dan activity diagram. Diagram ini disertakan
karena dianggap mewakili sistem yang berfungsi secara umum yang dapat
dipahami pengguna. Langkah pertama untuk mengembangkan sistem adalah
dengan cara menganalisisnya terlebih dahulu agar dapat sesuai dengan sistem
yang dibutuhkan dan diharapkan oleh masyarakat. Demikian tahap identifikasi
aliran sistem dalam pendaftaran alih media digital pada Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor. Proses analisis sistem diperlukan untuk menilai
sistem saat ini dan persyaratannya guna mengidentifikasi masalah dan
kekurangannya agar dapat mengusulkan model yang lebih mendukung sistem
serta sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
2.3.1 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Gedung Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor menjadi
lokasi pendaftaran alih media digital. Yang mana, tempat ini beroperasi dari
pukul 08.00 – 17.00 WIB. Analisis ini difokuskan pada sistem pendaftaran alih
media digital yang berjalan pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten
Bogor. Berdasarkan hasil analisis yang penulis lakukan, berikut adalah gambaran
sistem pendaftaran alih media digital pada Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Bogor secara umum :
1. Laporan
Masyarakat yang hendak medaftar datang ke Gedung Arsip Kabupaten Bogor
dari pukul 08.00 – 17.00 dengan membawa fotocopy KTP dan KK. Saat sampai,
masyarakat wajib melapor kepada security yang bertugas, kemudian security
akan mengarahkan masyarakat kebagian pendaftaran pada divisi Alih Media
Digital.
2. Pendaftaran
Masyarakat, kemudian datang ke staf bagian pendaftaran, lalu menyerahkan
berkas administrasi pendaftaran kepada staf berupa fotocopy KTP dan KK.
3. Serah Terima Arsiip
Masyarakat menyerahkan arsip yang ingin di alih mediakan kepada staf.
4. Alih Media Arsip
30
Staf Dinas Arsip Kabupaten Bogor mengalih bentukan arsip yang diajukan
oleh masyarakat menjadi bentuk digital.
5. Serah Terima Output
Staf memberikan softcopy arsip, berita acara, dan password yang hanya diketahui oleh
user tersebut guna mengakses softcopy file.
2.3.2 Activity Diagram yang Berjalan

Activity Diagram adalah sebuah diagram yang digunakan untuk aktivitas-
aktivitas yang ada didalam suatu sistem. untuk mempermudah memahami sistem
yang sedang berjalan, membuat activity diagram sistem yang berjalan sangat
dibutuhkan. berikut adalah activity diagram sistem yang sedang berjalan pada
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor pada bidang Alih Media Digital:
1. Laporan
Sebelum melakukan pendaftaran dan Alih Media Digital, masyarakat datang
ke Gedung Arsip Kabupaten Bogor dan melapor kepada security yang bertugas,
kemudian security akan mengarahkan masyarakat kebagian pendaftaran pada
divisi Alih Media Digital sebagaimana yang digambarkan oleh Activity Diagram
Gambar 2. 3 Activity Diagram Proses Laporan

berikut :
2. Pendaftaran
Pada tahap ini, masyarakat datang ke staf bagian pendaftaran, lalu
menyerahkan berkas administrasi pendaftaran kepada staf berupa fotocopy KTP
dan KK sebagaimana yang digambarkan oleh Activity Diagram berikut :
31
3.
Gambar 2. 4 Activity Diagram Proses Pendaftaran

Serah Terima Arsiip
Ditahap ini, masyarakat menemui staf pendaftaran Alih Media, lalu
menyerahkan arsip yang ingin di alih mediakan kepada staf yang bertugas
sebagaimana yang digambarkan oleh Activity Diagram berikut :
4. Alih Media Arsip
Gambar 2. 5 Activity Diagram Proses Serah Terima Arsip

32
Staf Dinas Arsip Kabupaten Bogor mempersiapkan arsip yang ingin di alih
mediakan beserta alat-alat yang dibutuhkan. Kemudian berkas akan di
authentifikasi. Jika terjadi kerusakan parah pada berkas tersebut, maka berkas
tersebut tidak dapat di alih mediakan. Jika berkas tersebut dalam kondisi baik
atau tidak terjadi kerusakan parah, maka dapat dilakukan alih media kedalam
bentuk digital. mengalih bentukan arsip yang diajukan oleh masyarakat menjadi
bentuk digital. Sebagaimana yang digambarkan oleh Activity Diagram berikut :
5. Serah Terima Output
Gambar 2. 6 Activity Diagram Proses Alih Media Arsip
Pada tahap ini masyarakat menerima softcopy arsip, berita acara, dan
password yang hanya diketahui oleh user guna mengakses softcopy arsip
sebagaimana yang digambarkan oleh Activity Diagram berikut :
33
Gambar 2. 7 Activity Diagram Proses Serah Terima Output
2.3.3 Perangkat yang Digunakan

Pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor terdapat beberapa
perangkat yang digunakan untuk mengalih mediakan arsip atau berkas yaitu :
a) Kamera
Digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan Alih Media Digital. Selain itu
kamera ini juga berguna untuk memotret berkas-berkas yang akan di Alih
Mediakan sebagai arsip dan bukti.
b) Scanner
Scanner digunakan untuk memindai objek dan mengubah data kedalam
format digital. Data digital tersebut nantinya mempermudah siapapun jika akan
mengaksesnya. Scanner yang digunakan dapat digunakan untuk memindai objek
berukuran A0 sampai yang berukuran postcard. Scanner tersebut juga dapat
digunakan untuk menscan film negative maupun objek tiga dimensi.
c) Komputer
Komputer digunakan untuk menyimpan data yang sudah diubah kedalam
bentuk digital sehingga tersimpan secara sistematis agar mudah diakses.
BAB III
TINJAUAN UMUM INSTANSI
3.1 Sejarah Dinas Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kabupaten

Bogor
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor terbentuk karena
dibutuhkannya badan atau lembaga yang berfokus untuk menangani kearsipan, dengan
berlandaskan Peraturan Daerah Kabupaten DT. II Bogor nomor 07 tahun 1994 terkait
Pendirian Kantor Arsip Daerah Kabupaten, DT.II Bogor yang kemudian telah
disempurnakan oleh Peraturan Daerah Kabupaten Bogor nomor 25 tahun 2000 terkait
Struktur Organisasi dan Kantor. Darisana, didirikanlah Lembaga Kearsipan yang disebut
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor. Atas dasar pertimbangan pada
pemilihan kantor dan depo arsip dan bukan berlandaskan pada terpenuhinya regulasi
terkait gedung arsip melainkan karena urgensinya untuk menangani hal-hal terkait
kearsipan. Yang mana, pada awalnya Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
terbentuk dari gabungan antara Kantor Arsip Daerah Kabupaten Bogor dengan Unit
Pelaksanaan Teknis Daerah Perpustakaan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor.
Pengaturan pada kearsipan awal mulanya menjadi salah satu tugas dan tanggung jawab
dari Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi pada bagian umum di Sekretariat Daerah Kabupaten
Bogor sejak Tahun 1977. Sementara untuk Unit Pelaksanaan Teknis Dinas Perpustakaan
pada Dinas Pendidikan Kabupaten Bogor sendiri pada awalnya didirikan pada tahun 2002
dengan berlandaskan Surat Keputusan Bupati nomor 11.D. terkait pembentukan tata
kerja dan organisasi Unit Pelaksanaan Teknis Dinas Perpustakaan pada Dinas Pendidikan
Kabupaten Bogor.
Namun setelah melalui perjalanan yang cukup panjang akhirnya pada awal tahun
anggaran 1994/1995 Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor menempati
kantor baru yang gedungnya terletak di jalan Bersih Kelurahan Tengah Kecamatan
Cibinong Kabupaten Bogor dengan tanah seluas 1.800 m². Gedung baru ini terdiri dari
gedung kantor dan depo arsip yang dibuat dengan rancangan yang sedemikian rupa
untuk memenuhi kualifikasi teknis gedung arsip, seperti tata letaknya yang dibuat
terpisah dari bangunan atau gedung lainnya, tidak berada di lokasi rawan bencana
seperti gempa, banjir, dan sebagainya, serta berventilasi dan tidak lembab. Kemudian
ditahun 2004 Unit
35
Pelaksanaan Teknis Dinas Perpustakaan pada akhirnya bergabung dengan kantor Arsip
Daerah Kabupaten Bogor dan menjadi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bogor.
Diawal tahun 2017, atas dasar Peraturan Daerah Kabupaten Bogor nomor 12
tahun 2016 terkait Pendirian Susunan Perangkat Daerah, Peraturan Daerah nomor 18
tahun 2016 terkait Struktur Organisasi Perangkat Daerah, serta Peraturan Bupati nomor
65 tahun 2016 terkait Susunan Organisasi, Fungsi dan Tugas, Kedudukan, serta Tata
Kerja Dinas Arsip dan Perpustakaan, akhirnya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Bogor diganti menjadi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten
Bogor.
3.1.1 Dasar Hukum Pembentukan Dinas Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor.
Pembentukan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
tentunya dilandasi dengan peraturan dan hukum yang berlaku di Indonesia. Adapun
dasar hukum pembentukan Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
sebagai berikut :
1. UU nomor 23 tahun 2016 terkait Pemerintah Daerah.

2. PP nomor 18 tahun 2016 terkait Perangkat Daerah.
3. PERDA Kabupaten Bogor nomor 12 tahun 2016 terkait Pendirian Struktur Perangkat
Daerah.
4. PERDA nomor 18 tahun 2016 terkait Struktur Organisasi Perangkat Daerah.
5. PERBUP nomor 65 tahun 2016 terkait Susunan Organisasi, Fungsi dan Tugas,
Kedudukan, serta Tata Kerja Dinas Arsip dan Perpustakaan.
3.2 Struktur Organisasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Bogor
36
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor

Sumber : (DAP Kab.Bogor 2016)
Sebagai suatu instansi, Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
tentunya memiliki struktural. Adapun struktur organisasi dari Dinas Arsip dan
Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebagai berikut :
3.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi

a) Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
Tugas utama Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
adalah membantu Gubernur melalui koordinasi dengan Sekretaris Daerah dalam
melaksanakan formulasi, penetapan, koordinasi, dan pengawasan pelaksanaan
tugas, program, dan kegiatan yang mana hal tersebut dilakukan atas dasar perihal
lembaga pemerintah yang termasuk wewenang daerah juga tugas perbantuan
kepada Bidang Pengembangan Koleksi, Deposit, Layanan Perpustakaan. Tugas inti
dari Kepala Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor adalah sebagai
berikut:
1. Merencanakan program kerja untuk Dinas Kearsipan.

37
2. Mengontrol pelaksanaan tugas pada Dinas Kearsipan.

3. Membina staf bawahan.
4. Memberi arahan pada bawahan terkait pelaksanaan tugas.
5. Menyusun kebijakan teknis terkait pengelolaan perpustakaan dan kearsipan.
6. Memimpin, membina, mengoordinasikan, dan mengevaluasi kegiatan di Dinas.
7. Mengkoordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi dalam pelaksanaan tugas.
8. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan.
9. Menyusun laporan pelaksanaan tugas.
10. Melaksanakan tugas pemerintahan lain yang diberikan baik secara lisan maupun
tertulis.
b) Sekretaris
Tugas utama Sekretaris adalah menolong Kepala Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan untuk merumuskan perencanaan program kerja dan aktifitas, koordinasi,
memantau, mengurus administrasi umum dan kepegawaian, aset dan keuangan,
juga merencanakan perbaikan laporan. Adapun rincian tugas inti dari Sekretaris
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebagai berikut:
1. Merencanakan operasi di Sekretariat.
2. Mengalokasikan tugas ke bawahan di Sekretariat.
3. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di Sekretariat.
4. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan di Sekretariat.
5. Merencanakan bahan rumusan kebijakan.
6. Menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan administrasi umum.
7. Merencanakan bahan rumusan rancangan kebijakan teknis.
8. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di Sekretariat.
9. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Sekretariat.
10. Melakukan tugas-tugas resmi lain yang diberikan baik secara verbal maupun
tertulis.
c) Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Jabatan Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab dalam
membantu Sekretaris dalam mengurus administrasi surat menyurat, kearsipan,
perlengkapan, rumah tangga, kepustakaan, kehumasan, administrasi kepegawaian,
serta pengelolaan inventaris barang dan aset Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
38
Adapun rincian tugas-tugas yang harus dilakukan oleh Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Menetapkan tugas-tugas untuk bawahan.
3. Memberikan bimbingan dalam melaksanakan tugas.
4. Melakukan evaluasi terhadap hasil kerja bawahan.
5. Melaksanakan tugas administrasi.
6. Bertanggung jawab atas kegiatan kearsipan dan pengelolaan kepustakaan.
7. Menyusun rencana kebutuhan barang.
8. Melakukan pembinaan dan manajemen.
9. Melaksanakan fungsi kehumasan.
10. Menilai pelaksanaan aktivitas di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
11. Menyampaikan laporan mengenai kinerja.
12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan baik secara lisan maupun
tertulis.
d) Kepala Divisi Program, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan

Tanggung jawab utama Kepala Program, Evaluasi, Pelaporan dan Keuangan
adalah membantu Sekretaris dalam mempersiapkan penyusunan rangkaian program,
evaluasi, pelaporan dan pengelolaan keuangan. Adapun rincian tugas pokok Kepala
Divisi Program, Evaluasi, Laporan dan Administrasi Keuangan sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengevaluasi, melaporkan dan membiayai kegiatan subbagian
program.
2. Pembagian tugas di antara bawahan.
3. Memimpin pelaksanaan tugas program, evaluasi, pelaporan dan keuangan.
4. Melakukan peninjauan terhadap hasil kerja bawahan.
5. Mengoordinasikan penyusunan (RENSRA), (RENJA), dan (PERKIN) di bidang
layanan perpustakaan dan kearsipan.
6. Mengoordinasikan penyusunan anggaran fiskal.
7. Melaksanakan pengelolaan keuangan.
8. Mengelola aspek akuntansi dan pajak keuangan.
9. Melakukan pemantauan.
10. Mewujudkan promosi program dan aktifitas.
11. Mengelola informasi dan data.
12. Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
39
13. Menyusun laporan mengenai pelaksanaan kegiatan.
e) Bidang Pembinaan Kearsipan

Tanggung jawab utama Bidang Pembinaan Kearsipan adalah membantu Kepala
Bagian Pengembangan dan Pengembangan Perpustakaan dan Kearsipan untuk
mempersiapkan materi perumusan kebijakan, pengelolaan, pemantauan, koordinasi
dan evaluasi implementasi rangkaian program dan aktifitas di Kearsipan Departemen
Pengembangan. Adapun rincian tugas pokok Bidang Pembinaan Kearsipan sebagai
berikut :
1. Merencanakan aktifitas departemen pengembangan arsip.
2. Pembagian tugas di antara staf bawahan.
3. Mengawasi pelaksanaan tugas bagian pengembangan kearsipan.
4. Memandu pekerjaan bawahan.
5. Sarana pengelolaan arsip perusahaan.
6. Penyelenggaraan pengarsipan dan konsultasi.
7. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan kearsipan.
8. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan.
9. Melakukan laporan pelaksanaan capaian Departemen.
10. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepadanya secara verbal dan tertulis
oleh pimpinan.
f) Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Sistem Informasi Kearsipan

Tugas utama Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Sistem Informasi Kearsipan
adalah memberikan dukungan kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
dalam merencanakan kebijakan, serta melakukan koordinasi, monitoring, dan
pengendalian pelaksanaan program dan kegiatan Bagian Manajemen Dokumen dan
Arsip. Bagian ini terdiri dari tiga seksi, yaitu Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, Seksi
Akuisisi Dokumen dan Arsip Statis, serta Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip.
Berikut adalah rincian tugas utama dari Bidang Pengelolaan Kearsipan dan Sistem
Informasi Kearsipan:
1. Menyusun rangkaian rencana Bagian Pengelola Dokumen dan Arsip
2. Pembagian tugas sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab.
3. Petunjuk pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan.
4. Mengendalikan pelaksanaan tugas.
5. Desain dukungan teknis pengelolaan dokumen.
40
6. Menjadwalkan dukungan teknis.

7. Merencanakan pemeliharaan dokumen tidak aktif.
8. Merancang tata letak fisik dokumen.
9. Rencana pemindahan dokumen tidak aktif di lingkungan pemerintah provinsi.
10. Rencana untuk melacak, mengevaluasi dan meninjau dokumen fisik dan daftar
dokumen.
11. Perencanaan dalam persiapan penetapan status dokumen statis.
12. Perencanaan pemusnahan dokumen.
13. Merencanakan penyiapan pengiriman dokumen statis.
14. Merancang organisasi informasi rangkaian dokumen statis.
15. Merancang susunan fisik dokumen statis.
16. Pemeliharaan dan perbaikan dokumen statis.
17. Merencanakan transfer media dan dokumentasi statis.
18. Desain penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan dokumen statis.
19. Rencana pengendalian dokumen asli.
20. Perencanaan layanan bagian dokumen dinamis dan layanan bagian dokumen
statis.
g) Seksi Layanan Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis

Peran utama Bagian Pelayanan Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis adalah
membantu Kepala Bagian Pengelolaan Arsip dalam penyiapan bahan perumusan
kebijakan, membimbing, memantau, mengkoordinasikan dan mengevaluasi
pelaksanaan program dan kegiatan secara dinamis dan statis. manajemen arsip. .
menjamin detail tugas utama bagian Dynamic and Static Record Service sebagai
berikut :
1. Merencanakan aktivitas yang akan dilakukan oleh Seksi Pengelolaan Arsip
Dinamis.
2. Mengalokasikan tugas kepada staf.
3. Membimbing staf dalam menjalankan tugas.
4. Memeriksa hasil kerja staf.
5. Memberikan pendampingan teknis.
6. Memberikan pendampingan teknis dalam pengelolaan kepentingan pengguna
internal dan publik.
7. Melaksanakan tugas pemeliharaan arsip tidak aktif.
8. Mengatur fisik arsip.
41
9. Melakukan pemindahan arsip tidak aktif di lingkungan pemerintahan daerah.

10. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis.
11. Melaporkan pelaksanaan kinerja di Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis.
12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan baik secara lisan maupun
tertulis.
h) Seksi Layanan Perpustakaan, Pengolahan Bahan Pustaka, dan Otomasi

Perpusakaan
Seksi Layanan Perpustakaan, Pengolahan Bahan Pustaka, dan Otomasi
Perpusakaan bertanggung jawab untuk Membantu Direktur yang bertanggung jawab
di bidang Pengembangan Koleksi dan Jasa Perpustakaan dalam merumuskan
kebijakan, mengarahkan, mengawasi, mengkoordinasikan dan mengevaluasi
program dan kegiatan di lingkungan Departemen Pengembangan Koleksi dan
Pengolahan Bahan Pustaka. Rincian tugas utama Seksi Layanan Perpustakaan,
Pengolahan Bahan Pustaka, dan Otomasi Perpusakaan sebagai berikut :
1. Merencanakan aktivitas yang akan dilakukan.
2. Mengalokasikan tugas kepada bawahan.
3. Membimbing bawahan dalam menjalankan tugas di Bagian Pengembangan
Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan.
4. Memeriksa hasil kerja bawahan.
5. Melakukan pengumpulan, pengolahan, dan pemanfaatan karya cetak dan
rekam.
6. Mengidentifikasi dan menganalisis data serta menghasilkan profil para pihak
yang wajib menyimpan karya cetak dan rekam.
7. Menjalankan peraturan hukum perpustakaan yang berlaku untuk masyarakat.
8. Menyusun Katalog Induk Daerah (KID) dan Bibliografi Induk Daerah (BID).
9. Melaksanakan inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, dan akuisisi.
10. Menerapkan kebijakan dalam pengembangan dan pengumpulan bahan
perpustakaan.
12. Melaporkan kinerja repositori pengembangan koleksi.
13. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan baik secara lisan maupun tertulis.
i) Seksi Pembinaan Lembaga Pendidikan, BUMD, dan Organisasi

42
Seksi Pembinaan Lembaga Pendidikan, BUMD, dan Organisasi adalah

membantu Kepala Bidang Deposit, Pengembangan Koleksi dan Layanan
Perpustakaan dalam merumuskan kebijakan, serta mengawasi, mengkoordinasi, dan
mengevaluasi program dan kegiatan pada Seksi Layanan dan Kerjasama
Perpustakaan. Untuk menjalankan tugas utama tersebut, Seksi Pembinaan Lembaga
Pendidikan, BUMD, dan Organisasi memiliki tugas-tugas sebagai berikut:
1. Merencanakan aktivitas yang akan dilakukan oleh Seksi Layanan dan Kerjasama
Perpustakaan.
2. Mengalokasikan tugas kepada bawahan.
3. Membimbing bawahan.
4. Memeriksa hasil kerja bawahan.
5. Melakukan koordinasi dengan unit atau satuan kerja terkait.
7. Melaporkan kinerja di Seksi Layanan dan Kerjasama Perpustakaan.
8. Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan baik secara lisan maupun tertulis.
j) Seski Otomasi dan Kearsipan

Seski Otomasi dan Kearsipan bertanggung jawab membantu Kepala Bagian
Penyimpanan, Pengembangan Koleksi, dan Layanan Perpustakaan dalam menyusun
kebijakan, mengawasi, mengkoordinasikan, dan mengevaluasi program dan kegiatan
di Bagian Otomasi dan Layanan Kearsipan. Adapun rincian tugas pokok Seski
Otomasi dan Kearsipan sebagai berikut :
1. Merencanakan aktivitas yang akan dilakukan oleh Bagian Otomasi dan Layanan
Multimedia.
2. Membagikan tugas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
3. Membimbing pelaksanaan tugas di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
4. Memeriksa hasil kerja di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
5. Melakukan identifikasi dan analisis studi kelayakan sistem.
6. Melakukan layanan pengembangan informasi terbaru.
7. Melakukan kegiatan internet keliling dan pemutaran film.
8. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
9. Melaporkan pelaksanaan kinerja di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
10. Merencanakan kegiatan Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
11. Memperbagi tugas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab.
12. Membimbing pelaksanaan tugas di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
43
13. Memeriksa hasil kerja di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.

14. Melakukan identifikasi, analisis studi kelayakan sistem.
15. Melakukan layanan pengembangan informasi terbaru.
16. Melakukan internet keliling dan pemutaran film.
17. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
18. Melaporkan pelaksanaan kinerja di Bagian Otomasi dan Layanan Multimedia.
k) Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

Misi Departemen Pengembangan dan Pengembangan Perpustakaan adalah
membantu Kepala Departemen Pengembangan dan Pengembangan Perpustakaan
dan Kearsipan dalam merumuskan, memimpin, mengendalikan, mengkoordinasikan
dan mengevaluasi pelaksanaan program dan kegiatan di lingkungan Departemen
Pengembangan dan Pengembangan Perpustakaan. Secara khusus, tanggung jawab
utama Badan Pengembangan dan Pengembangan Perpustakaan adalah sebagai
berikut:
1. Merencanakan aktivitas yang akan dilakukan oleh Bagian Pembinaan dan
Pengembangan Perpustakaan.
2. Membagikan tugas di antara bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
3. Memimpin pelaksanaan tugas di Bagian Pembinaan dan Pengembangan
Perpustakaan.
4. Mengontrol pekerjaan di Bagian Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan.
5. Melakukan pelatihan dan pengembangan perpustakaan.
6. Menerapkan norma, standar, prosedur, dan kriteria (NSPK).
7. Melaksanakan dan mengkoordinasikan pendataan oleh perpustakaan.
8. Mengkoordinasikan pengembangan perpustakaan, pustakawan, dan tenaga teknis
perpustakaan.
9. Melakukan sosialisasi dan evaluasi pengembangan perpustakaan.
10. Melakukan pendataan untuk staf perpustakaan.
11. Memberikan bimbingan teknis untuk meningkatkan kemampuan teknis
perpustakaan.
12. Melakukan penilaian penuh kredit dan akreditasi perpustakaan.
13. Mengevaluasi kinerja Departemen Teknik dan Pengembangan Perpustakaan.
14. Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan baik secara lisan maupun tertulis.
44
3.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Arsip dan Perpustakaan

Berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 65 Tahun 2016.
A. Tugas Pokok Dinas Arsip dan Perpustakaan
Tugas Pokok dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
sebagaimana telah terangkum dalam Peraturan Bupati nomor 65 tahun 2016 ialah
untuk membantu Bupati untuk menangani hal-hal dalam bidang kearsipan dan
perpustakaan.
B. Fungsi Dinas Arsip dan Perpustakaan
Pada Peraturan Bupati nomor 65 tahun 2016 juga merangkum fungsi dari Dinas
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor sebagai berikut :
1. Pembuatan Kebijakan Dalam Bidang Kearsipan dan Perpustakaan.
2. Melaksanakan Kebijakan Dalam Bidang Kearsipan dan Perpustakaan
3. Melaksanakan Pengawasan, Evaluasi, dan Laporan Hal-hal Terkait Kearsipan dan
Perpustakaan
4. Melaksanakan Administrasi Dinas Arsip dan Perpustakaan
5. Melaksanakan Tugas Lain yang Diberikan Bupati Sesuai Dengan Bidangnya.
3.3 Visi dan Misi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kabupaten Bogor
Visi :
“Menjadikan DAPD Sebagai Pusat Kearsipan dan Perpustakaan Berbasis Informas
i Teknologi Terbaik di Indonesia“
Misi :
1. Mewujudkan Masyarakat Berbudaya Baca yang Berlandaskan Iman dan
Taqwa serta Mendukung Pelaksanaan Bidang Pendidikan
2. Mendukung Perwujudan Tata Kelola Pemerintahan yang Akuntabel dan
Dapat di Pertanggung Jawabkan
3. Mengembangkan Infrastruktur Sarana Prasarana Serta Meningkatkan
Kompetensi SDM Kearsipan dan Perpustakaan Tingkat Nasional dan
Internasional
4. Menjadikan Informasi Teknologi Sebagai Penunjang Pelayanan Arsip dan
Perpustakaan Yang Cepat, Tepat dan Akurat
5. Menjadikan Masyarakat Kabupaten Bogor Sebagai Masyarakat Sadar Arsip
45
3.4 Budaya Kerja dan Filosopi Dinas Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kabupaten Bogor
3.4.1 Budaya Kerja Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Bogor
Budaya kerja pada Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor
adalah “SIAP Melayani”. Maksud dari moto ini adalah Dinas Arsip dan Perpustakaan
Daerah Kabupaten Bogor berkomitmen untuk memberikan pelayanan prima serta
pengalaman berharga dan efisien yang berfokus pada kepuasan pelanggan atau
masyarakat. Kata “SIAP” pada moto tersebut memiliki arti Sinergi - Inspiratif – Akuntabel
– Profesional. Lima nilai utama budaya kerja tersebut memiliki arti sebagai berikut:
a) Sinergi
Berarti membangun kerjasama dan kemitraan yang harmonis, terbuka dan saling
menghargai.
b) Inspiratif
Artinya ialah karyawan berperilaku dan bekerja dengan keikhlasan, inovasi dan
kreativitas untuk memberikan inspirasi kepada masyarakat.
c) Akuntabilitas
Yakni bahwa semua perilaku dan tindakan harus dapat dipertanggungjawabkan
secara administratif, hukum dan keuangan.
d) Profesional
Berarti petugas atau staf merupakan seorang profesional yang memiliki pemikiran,
perilaku dan pekerjaan yang berkualitas, penuh komitmen, tanggung jawab dan disiplin.
e) Melayani
Artinya staf melayani dengan santun dan peduli kepada semua orang yang memasuki
lingkungan kantor arsip dan perpustakaan
3.4.2 Filosopi Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten

Bogor
Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor merupakan pelaksana
urusan pemerintah daerah di bidang Perpustakaan dan Kearsipan yang dipimpin oleh
seorang Kepala Dinas yang bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah
guna membantu Bupati untuk melaksanakan urusan pemerintahan dan tugas
pembantuan bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
46
3.5 Logo dan Makna

Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor tentunya memiliki logo
untuk merepresentasikan instansi tersebut. Yang mana Sebagai sebuah instansi
pemerintah, lambang tersebut harus menggunakan logo Kabupaten Bogor. Adapun logo
dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Bogor ialah sebagai berikut :
Adapun makna dari logo tersebut ialah :
1) Bagian Inti:
a) Kujang, sejenis senjata tradisional Sunda, identik dengan keberanian dan keagungan
masyarakat Sunda tempo dulu. Helikopter melambangkan keberanian, yang berarti
citra orang Bogor tanpa rasa takut membela kebenaran.
b) Pakujajar merupakan simbol keteguhan yang selalu mengulang tradisi kerajaan
Pajajara yang pernah berpusat di Bogor. Pakujajar melambangkan tekad dalam
melestarikan tradisi dengan segala kepribadian dan nilai-nilai positifnya sebagai
wujud nyata pelestarian budaya bangsa.
c) Harupat artinya Sagar/Ruyunga, gagang pisau (perah), melambangkan hubungan
Kabupaten Bogor dengan asal mula nama Bogor artinya Kawung. Harupat juga
berarti sesuatu yang kuat, kokoh, simbol keteguhan orang Bogor dalam menjaga jati
Gambar 3. 2 Logo Kabupaten Bogor sekaligus Dinas Arsip dan Kabupaten Bogor
dirinya. Sumber : (DAP Kab. Bogor 2016)
47
d) Du (Telur) dengan Kujang, Harupat, Pakujajar dan warna putih melambangkan awal
atau inti kehidupan yang bercirikan kesucian.
2) Bagian Tengah:
a) Puncak Gunung (Meru) di tengah menunjukkan Gunung Salak dan Gunung
Pangrango, keduanya secara geografis membentuk batas wilayah Kabupaten Bogor
di selatan. Puncak gunung melambangkan tujuan atau cita-cita yang tinggi. Dua
puncak gunung dengan ketinggian berbeda mewakili tahapan menuju tujuan atau
cita-cita.
b) Aliran Sungai, dua sungai di sebelah Anda (telur) melambangkan sungai Ciliwung dan
Cisadane yang berbatasan dengan Bogor. Aliran sungai memiliki makna filosofis dan
melambangkan kesuburan. Sungai Ciliwung dan Cisadane memiliki arti strategis bagi
pembangunan pertanian di Kabupaten Bogor.
c) Segitiga sama sisi yang membingkai gunung dan sungai yang menjadi sumber
kehidupan masyarakat melambangkan keunggulan. Melambangkan bahwa kesuburan
dan kekayaan alam harus dimurnikan dan digunakan berdasarkan nilai-nilai kebajikan
untuk mendapatkan keuntungan.
3) Bagian Luar :
Lingkaran melambangkan kesempurnaan. Artinya perjuangan untuk hidup harus
mengarah pada kesempurnaan fisik dan mental tanpa cacat, seperti lingkaran sempurna,
yang merupakan proyeksi model ke bumi tempat manusia hidup.
4) Perisai :
a) Tiga sudut perisai melambangkan tiga komponen yang menentukan kesejahteraan
rakyat di wilayah/negara yang disebut "Trinangtung di Bumi", yaitu. H. Masyarakat,
Ulama, Ulama dan Pemerintah (Umar).
b) Tiga garis samping membentuk tameng dan melambangkan tiga hal yaitu iman, ilmu
dan cinta kasih yang merupakan tiang penyangga kehidupan manusia.
c) Perisai dengan semboyan perang “TEGAR BERIMAN” di bawah ini melambangkan
perisai dan benteng yang dapat menjamin keselamatan, ketentraman dan
kenyamanan hidup baik jasmani maupun rohani berupa keyakinan yang kuat kepada
Tuhan Yang Maha Esa.
5) Makna Rangkaian Kata :
a) PRAYOGA TOHAGA SAYAGA
Prayoga artinya utama, Tohaga artinya kuat dan kuat, Sayaga artinya siap, siap.
Prayoga Tohaga Sayaga menyampaikan pentingnya landasan dan perjuangan rakyat
Kabupaten Bogor. Mereka harus selalu mengutamakan keuletan, kuat dalam sikap dan
48
perjuangan, serta selalu siap menghadapi berbagai tantangan untuk mencapai cita-cita
dan mewujudkan negara yang adil dan makmur. Masyarakat berlandaskan Pancasila.
b) KUTA UDAYA WANGSA
Kuta artinya kota, Udaya artinya fajar, kebangkitan atau pembangkit, Wangsa artinya
bangsa atau suku. Tiga kata tersebut mengandung makna bahwa Kabupaten Bogor
dengan dukungan rakyatnya harus menjadi mesin kebangkitan dan pusat perjuangan
pembangunan untuk mencapai kemajuan dan kemakmuran bagi bangsa.
c) TEGAR BERIMAN
Merupakan akronim dari Tertib, Segar, Bersih, Indah, Mandiri, Aman dan Nyaman.
Tegar Beriman menggambarkan keadaan masyarakat setempat dan lingkungan alam
yang terbentuk dari perilaku dan usaha masyarakat yang memiliki landasan keimanan
yang kokoh. Ini juga merupakan perwujudan dari Prayoga Tohaga Sayaga dan Kuta
Udaya Wangsa. TEGAR BERIMAN adalah semboyan perjuangan Kabupaten Bogor yang
ditetapkan berdasarkan Keputusan Daerah No. 2 Tahun 1995.
6) Makna Warna
a) Hitam dan putih sama-sama melambangkan perjuangan hidup; Putih melambangkan
kesucian, kebenaran dan kesucian sedangkan hitam melambangkan kesia-siaan atau
kesuraman.
b) Kuning, warna emas, melambangkan kesuksesan dan kebesaran. C. Hijau sebagai
warna dasar berarti kesuburan. Bagi orang Sunda, hijau berarti subur.
c) Biru adalah warna yang memberi kesan keindahan, seperti biru laut, biru
pegunungan. Karena biru melambangkan keindahan. Simbol ini memiliki arti bahwa
Bogor memiliki keindahan alam yang luar biasa sebagai kawasan wisata alam.
BAB IV
HASIL DAN KEGIATAN KERJA PRAKTEK
4.1 Deskripsi Kegiatan
Kegiatan kuliah kerja praktek ini dilakukan di kantor dinas arsip dan
perpustakaan daerah kabupaten Bogor pada tahun 2023. Penulisan kuliah kerja praktek
ini mulai dilakukan pada tanggal 1 Mei 2023 sampai dengan tanggal 15 Juni 2023. Dalam
melakukan kuliah kerja praktek ini dilakukan dengan 2 proses tahapan. Tahapan yang
pertama yaitu menentukan instansi yang akan ditetapkan sebagai tempat dan juga
observasi untuk melaksanakan kegiatan kuliah kerja praktek ini. Setelah tahapan pertama
sudah dilakukan tahapan berikutnya adalah mengurus izin kuliah kerja praktek dan
melakukan kuliah kerja praktek pada instansi yang sudah ditentukan.
Penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data kualitatif dan kuantitatif.
untuk pengumpulan data kualitatif penulis melakukan wawancara secara langsung
dengan staff dinas arsip. sedangkan untuk pengumpulan data secara kuantitatif penulis
melakukan penyebaran kuesioner kepada masyarakat Kabupaten Bogor yang sudah
pernah melakukan alih media melalui google form. Terdapat populasi sekitar 1500 warga,
akan tetapi hanya ada 112 warga yang merespon kembali kuesioner yang sudah
diedarkan.
4.1.1 Flowchart Diagram Proses Izin

Dalam mengurus perizinan ini penulis meminta dan mengisi formulir yang sudah
tersedia di BAAK kampus STMIK Widuri untuk melakukan kuliah kerja praktek, setelah
mengisi formulir tersebut penulis menerima surat permohonan izin penelitian mahasiswa
kuliah kerja praktek dari pihak kampus untuk diberikan kepada pihak dinas arsip dan
perpustakaan Kabupaten Bogor agar penulis diberikan izin untuk melakukan penelitian.
Kemudian penulis meminta surat balasan dari dinas arsip bahwa penulis diberikan izin
untuk melakukan penelitian.
50
Gambar 4. 1 Flowchart Diagram Proses Izin
4.1.2 Flowchart Diagram Kegiatan Wawancara

Pada flowchart diagram menggambarkan sistem kegiatan penelitian yang
dilakukan oleh penulis di kantor dinas arsip dan perpustakaan Kabupaten Bogor, berikut
ini merupakan alur kegiatan yang dilakukan penulis untuk melakukan kegiatan
wawancara.
Gambar 4. 2 Flowchart Diagram Proses Izin
4.1.3 Flowchart Diagram Kegiatan Menyebarkan Kuesioner

51
Pada flowchart diagram menggambarkan sistem kegiatan penelitian yang

dilakukan oleh penulis di kantor dinas arsip dan perpustakaan Kabupaten Bogor, berikut
ini merupakan alur kegiatan yang dilakukan penulis untuk melakukan kegiatan
menyebarkan kuesioner.
Gambar 4. 3 Flowchart Diaagram Proses Menyebar Kuesioner
4.2 HASIL KEGIATAN

Sampel penelitian kinerja dan kepentingan pada Warga Kabupaten Bogor yang
pernah melakukan alih media merupakan data yang diambil dari kuesioner yang
disebarkan.
4.2.1 Gambaran Umum Responden

Dari data kuesioner yang ada dapat memperlihatkan gambaran umum mengenai
karakteristik responden berupa jenis kelamin dan usia.
4.2.1.1 Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin

Dari data yang sudah dikumpulkan penulis terdapat identitas dibawah ini yang
menjelaskan jenis kelamin dari responden.
52
Gambar 4. 4 Diagram Presentase Jenis Kelamin
Gambar diagram diatas terdapat data tentang jenis kelamin responden, dari 112
responden terdapat 61 orang responden berjenis kelamin laki-laki (54,5%) dan 51
responden berjenis kelamin perempuan (45,5%).
4.2.1.2 Identitas Responden Berdasarkan Usia

Dari data yang sudah dikumpulkan penulis terdapat identitas dibawah ini yang
menjelaskan usia dari responden.
Gambar 4. 5 Diagram Presentase Umur
Diagram diatas terdapat data umur responden, dari 112 responden terdapat 83
orang (83,74%) yang berusia 16-25 Tahun, 15 orang (15,14%) berusia 26-35 Tahun, 6
53
orang (6,5%) berusia 36-45 Tahun, 6 orang (6,5%) berusia 46-50 Tahun, 2 orang
(2,2%) berusia 51-55 Tahun.
4.2.2 Hasil Wawancara

Tabel dibawah ini pertanyaan serta jawaban dari wawancara yang dilakukan
kepada staff bidang pengelolaan sistem informasi kearsipan Bapak Rizal sebagai berikut :
Tabel 4. 1 Hasil Wawancara
No Pertanyaan Jawaban
Apa itu Sistem Alih Media Digital yang

Melakukan alih media terhadap arsip-arsip
1 dijalankan Dinas Arsip dan
yang biasanya bersifat vital atau statis.
Perpustakaan Kabupaten Bogor?
Di dinas arsip ini selain di alih mediakan

Apa perbedaan antara berkas yang di file tersebut akan di cek kulaitasnya
scan secara manual oleh individu sesuai standard yang ada lalu baru akan
2
dengan berkas yang dialih mediakan di autentifikasi/di beri tanda khusus yang
oleh dinas arsip? menyatakan bahwa arsip ini sesuai
dengan aslinya
Apa tujuan diadakannya Sistem Alih

3 Untuk penyelamatan arsip.
Media Digital ini?
Apa Kelebihan Sistem Alih Media Digital Bisa melakukan alih media berkas-berkas
4
ini? yang berukuan besar
Hambatan apa yang dialami saat

Objek awal yang menjadi hambatan buku
proses pendaftaran Alih Media Digital,
5 atau arsip asli yang sudah tidak bisa
baik itu dari sisi staff maupun
dibaca sehingga hasilnya tidak jelas
masyarakat?
Semua bisa mendaftar.tapi pada saat ini

Siapa yang menjadi users dalam
6 sedang difokuskan perangkat kecamatan
system ini?
dan desa-desa.
Sejauh ini, berapa jumlah masyarakat Kalau jumlah masyarakat ga inget. Tapi,
7 yang telah mendaftarkan berkasnya kalau berkas ada ratusan ribu berkas
untuk dialih mediakan? kurang lebih.
Apa ketentuan dalam mendaftar Alih Tidak ada ketentuan, yang penting sudah
8
Media Digital? bersurat
54
Dalam proses pendaftarannya apakah

9 Pendaftaran yang ada masih konvensional
sudah ada yang terdigitalisasi?
Apakah dalam system pendaftaran ini

10 Tidak ada pungutan biaya sama sekali
dipungut biaya?
Dalam melakukan alih media, Kesalahan mungkin tidak ada. Hambatan

11 kesalahan apa yang sering terjadi, baik mungkin seperti listrik yang padam tapi
itu dari sisi staff maupun masyarakat? tidak masalah karena auto save.
Bagaimana sistem keamanan berkas –

Menggunakan password yang hanya
12 berkas masyarakat yang dialih
dimiliki oleh user.
mediakan?
keamanan setelah diserahkan kepada

Adakah jaminan keamanan berkas bagi pemilik sudah bukan lagi tanggung jawab
13
masyarakat? pihak dinas arsip. Dinas aarsip hanya
bersifat backup.
Tidak ada kondisi khusus untuk

mengakses. Hanya pemilik berkas yang
Kapan dan dalam kondisi apa berkas
14 dapat mengambil atau mengakses arsip
yang dialih mediakan bisa diambil?
yang sudah di alih media hal ini dilakukan
untuk menjaga kerahasiaan.
Ada laporan tiap bulan,dari mulai

Adakah laporan yang dihasilkan dari
pengajuan untuk melakukan alih media
sistem pendaftaran alih media digital?
15 sampai dengan laporan bahwa alih media
Jika ada, seperti apa laporan yang
telah dilakukan. Tergantung dari jenis
dihasilkan?
berkas yang di alih mediakan
Adakah ketentuan untuk berkas – Tidak ada, Berkas yang bersifat aktif
16 berkas yang memiliki masa berlaku biasanya di alih mediakan hanya untuk
tertentu? bersifat backup saja
17 Berapa Jumlah divisi di Dinas Arsip dan Ada 3 bidang yaitu perpustkaan,
Perpustakaan Kabupaten Bogor? pengelolaan dan sistem informasi
Berapa jumlah staff dalam setiap kearsipan, pembinaan. Bidang otomasi ini
divisi? Dan berapa jumlah total dibawh bidang pengelolaan.
keseluruhan staff Dinas Arsip dan
55
Perpustakaan Kabupaten Bogor?
Berapa lama masa jabatan staff di

18 Dinas Arsip dan Perpustakaan Untuk staff tidak ada masa jabatan
Kabupaten Bogor?
Sangat penting terutama dalam

Apa pentingnya Alih Media Digital bagi
19 penyelamatan arsip vital dalam
masyarakat?
masyarakat.
4.2.3 Penilaian Tingkat Aktual Pada Kualitas Pelayanan

Tabel dibawah ini merupakan penilaian terhadap kualitas pelayanan atau
presepsi masyarakat Kabupaten Bogor terhadap kinerja dari staff dinas arsip.
Tabel 4. 2 Tabel hasil rekap kuesioner kinerja
Kinerja
No Atribut Total
STS TS CS S SS
TANGIBLE
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten

1 11 9 24 46 22 112
Bogor memiliki kantor yang nyaman
2 10 9 18 50 25 112
Bogor memiliki Gedung yang bersih
3 Fasilitas yang tersedia sudah lengkap 11 11 36 36 18 112
Staff Dinas Arsip dan Perpustakaan
4 Kabupaten Bogor memiliki penampilan 9 12 20 46 25 112
yang rapih
Lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan
5 32 6 21 31 22 112
Kabupaten Bogor mudah di akses
RELIABILITY
Staff memiliki wawasan yang memadai

6 9 7 25 48 23 112
dalam menjawab pertanyaan warga
Informasi yang diberikan oleh staff mudah
7 10 6 21 50 25 112
dipahami dan jelas
8 Staff dapat dipercaya dan diandalkan 9 6 25 48 24 112

56
Kinerja
No Atribut Total
STS TS CS S SS
Staff sudah professional dalam

9 10 6 24 49 23 112
memberikan pelayanan pada warga
Pelayanan yang diberikan oleh staff sesuai
10 9 7 26 47 23 112
kebutuhan warga
RESPONSIVENESS
Staff yang bertugas memiliki komunikasi

11 10 6 20 47 29 112
yang baik
12 Staff yang bertugas cepat dalam merespon 9 6 27 47 23 112
Staff yang bertugas tanggap dalam

13 10 7 28 43 24 112
merespon
14 Staff yang bertugas siap dalam melayani 9 5 23 49 26 112
Staff yang bertugas memiliki etika yang

15 10 5 16 50 31 112
baik
ASSURANCE

16 Bogor memberikan jaminan kerahasiaan 9 5 21 44 33 112
data warganya
17 Bogor memberikan jaminan keamanan bagi 10 4 16 48 34 112
warga yang mendaftar
18 Bogor memberikan jaminan kevalidan 9 6 19 44 34 112
Informasi yang diberikan
19 Bogor memberikan jaminan kenyamanan 10 9 17 48 28 112
saat mendaftar
20 Bogor memberikan jaminan kepuasan 10 6 21 49 26 112
masyarakat
EMPATHY
57
Kinerja
No Atribut Total
STS TS CS S SS
Staff memberikan atensi yang baik kepada

21 14 10 20 43 25 112
masyarakat
22 14 11 17 43 27 112
Bogor terbuka terhadap saran dan kritik
Pelayanan yang diberikan adil dan
23 13 12 16 46 25 112
samarata terhadap semua warga
Staff memberikan solusi terhadap masalah
24 12 11 20 44 25 112
terkait
Staff mengutamakan kepentingan
25 13 11 19 38 31 112
masyarakat
58
4.2.4 Penilaian Tingkat Harapan Pada Kualitas Pelayanan

Tabel dibawah ini merupakan nilai harapan terhadap kualitas pelayanan atau
harapan masyarakat Kabupaten Bogor terhadap kinerja dari staff dinas arsip.
Tabel 4. 3 Tabel hasil rekap kuesioner harapan
Kepentingan
No Atribut Total
STP TP CP P SP
TANGIBLE
1 3 6 13 20 70
Bogor memiliki kantor yang nyaman 112
2 2 6 13 21 70
Bogor memiliki Gedung yang bersih 112
3 Fasilitas yang tersedia sudah lengkap 3 6 12 23 68 112
Staff Dinas Arsip dan Perpustakaan
4 Kabupaten Bogor memiliki penampilan yang 6 7 12 22 65
rapih 112
Lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan
5 3 3 9 14 83
Kabupaten Bogor mudah di akses 112
RELIABILITY
Staff memiliki wawasan yang memadai
6 2 4 11 31 64
dalam menjawab pertanyaan warga 112
Informasi yang diberikan oleh staff mudah
7 2 4 11 29 66
dipahami dan jelas 112
8 Staff dapat dipercaya dan diandalkan 2 4 9 32 65 112
Staff sudah professional dalam memberikan
9 2 4 11 31 64
pelayanan pada warga 112
Pelayanan yang diberikan oleh staff sesuai
10 2 3 13 27 67
kebutuhan warga 112
RESPONSIVENESS
Staff yang bertugas memiliki komunikasi
11 3 5 13 26 65
yang baik 112
12 Staff yang bertugas cepat dalam merespon 2 3 16 25 66 112
59
Kepentingan
No Atribut Total
STP TP CP P SP
Staff yang bertugas tanggap dalam
13 2 3 16 24 67
merespon 112
14 Staff yang bertugas siap dalam melayani 2 3 16 24 67 112
Staff yang bertugas memiliki etika yang
15 3 3 13 25 68
baik 112
ASSURANCE
16 Bogor memberikan jaminan kerahasiaan 2 3 9 19 79
data warganya 112
17 Bogor memberikan jaminan keamanan bagi 2 3 9 24 74
warga yang mendaftar 112
18 Bogor memberikan jaminan kevalidan 2 4 9 19 78
Informasi yang diberikan 112
19 Bogor memberikan jaminan kenyamanan 2 3 10 19 78
saat mendaftar 112
20 Bogor memberikan jaminan kepuasan 2 3 9 22 76
masyarakat 112
EMPATHY
21 2 3 10 21 76
masyarakat 112
22 2 3 11 19 77
Bogor terbuka terhadap saran dan kritik 112
Pelayanan yang diberikan adil dan samarata
23 3 3 12 20 74
terhadap semua warga 112
Staff memberikan solusi terhadap masalah
24 2 3 10 23 74
terkait 112
25 Staff mengutamakan kepentingan 2 3 9 19 79 112
60
Kepentingan
No Atribut Total
STP TP CP P SP
masyarakat
Format jawaban yang digunakan adalah format linkert yang dirancang untuk
memungkinkan masyarakat menjawab dalam tingkatan pada setiap pertanyaan yang
telah disediakan. Penulis menggunakan format linkert karena memiliki keragaman skor
karena menggunakan skala yang berkisar antara 1-5
Semua jawaban yang didapatkan dari setiap pertanyaan diberikan nilai disetiap
jawabannya, yaitu sebagai berikut :
a) Sangat Setuju atau Sangat Penting :5
b) Setuju atau Penting :4
c) Cukup Setuju atau Cukup Penting :3
d) Tidak Setuju atau Tidak Pening :2
e) Sangat Tidak Setuju atau Sangat Tidak Penting :1
4.3 TEMUAN DALAM KEGIATAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Temuan dalam kegiatan ini diisi dengan penghitungan data yang didapatkan dari
hasil kegiatan. Pengolahan data ini menggunakan Metode IPA ( importance performance
analysis).
4.3.1 Pengolahan Data Menggunakan Metode IPA

Untuk menghitung nilai kepuasan masyarakat Kabupaten Bogor terhadap atribut
kinerja staff dinas arsip penulis menggunakan metode IPA untuk mendapatkan aspek-
aspek antara tingkat kepuasan dan harapan yang digunakan untuk membuat diagram
kartesius guna menentukan letak data berdasarkan Importance Performance Analysis
(IPA).
Dengan menghitung total rata-rata dari jumlah skor setiap atribut dengan rumus :
n n
∑ xi ∑ yi
i=1
xi= yi= i=1
n n
Keterangan : xi atau yi = nilai rata-rata
n n
∑ xi atau ∑ yi =total nilai yang diberikan responden

i=1 i=1
n = jumlah responden
Contoh penghitungan pada atribut kinerja 1 :
61
Total nilai yang didapat = 395

Jumlah responden = 112
395
xi=
112
xi=3.53
Dengan cara yang sama nilai dari setiap atribut dihitung. Hasil rekap penghitungan dapat
dilihat pada tabel berikut :
Tabel 4. 4 Tabel nilai rata-rata dari tingkat kinerja dan kepentingan
Tingkat Tingkat
No Atribut
kinerja kepentingan
TANGIBLE
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
1 3.53 4.32
memiliki kantor yang nyaman
2 3.63 4.35
memiliki Gedung yang bersih
3 Fasilitas yang tersedia sudah lengkap 3.35 4.31

Staff Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
4 3.59 4.19
memiliki penampilan yang rapih
Lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
5 3.04 4.53
mudah di akses
RELIABILITY
Staff memiliki wawasan yang memadai dalam
6 3.62 4.35
menjawab pertanyaan warga
Informasi yang diberikan oleh staff mudah dipahami
7 3.66 4.37
dan jelas
8 Staff dapat dipercaya dan diandalkan 3.64 4.38

Staff sudah professional dalam memberikan pelayanan
9 3.62 4.35
pada warga
Pelayanan yang diberikan oleh staff sesuai kebutuhan
10 3.61 4.38
warga
RESPONSIVENESS
11 Staff yang bertugas memiliki komunikasi yang baik 3.71 4.29
62
Tingkat Tingkat
No Atribut
kinerja kepentingan
12 Staff yang bertugas cepat dalam merespon 3.62 4.34
13 Staff yang bertugas tanggap dalam merespon 3.57 4.35
14 Staff yang bertugas siap dalam melayani 3.70 4.35
15 Staff yang bertugas memiliki etika yang baik 3.78 4.36
ASSURANCE
16 3.78 4.52
memberikan jaminan kerahasiaan data warganya
17 memberikan jaminan keamanan bagi warga yang 3.82 4.47
mendaftar
18 memberikan jaminan kevalidan Informasi yang 3.79 4.49
diberikan
19 3.67 4.50
memberikan jaminan kenyamanan saat mendaftar
20 3.67 4.49
memberikan jaminan kepuasan masyarakat
EMPATHY
21 3.49 4.48
masyarakat
22 3.52 4.48
terbuka terhadap saran dan kritik
Pelayanan yang diberikan adil dan samarata terhadap
23 3.52 4.42
semua warga
24 Staff memberikan solusi terhadap masalah terkait 3.53 4.46

25 Staff mengutamakan kepentingan masyarakat 3.56 4.52
Menentukan tingkat kesesuaian antara kepentingan dengan tingkat kualitas
kinerja. Berikut adalah cara menghitung tingkat kesesuaian
Rumus tingkat kesesuaian yang digunakan :
Xi
TK i= ×100 %
Yi
63
Keterangan : TK i = Tingkat kesesuaian
Xi = skor Kinerja
Yi = Skor kepentingan
Dari rumus diatas maka didapatkan nilai TK i pada tabel dibawah ini :
Tabel 4. 5 Tabel gap tingkat kesesuaian kinerja dan kepentingan
Tingkat
No Atribut Xi Yi kesesuaian
(%)
TANGIBLE
1 395 484 81,61%
memiliki kantor yang nyaman
2 407 487 83,57%
memiliki Gedung yang bersih
3 Fasilitas yang tersedia sudah lengkap 375 483 77,64%

Staff Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
4 402 469 85,71%
memiliki penampilan yang rapih
Lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor
5 341 507 74,57%
mudah di akses
RELIABILITY
Staff memiliki wawasan yang memadai dalam
6 405 487 83,16%
menjawab pertanyaan warga
Informasi yang diberikan oleh staff mudah dipahami
7 410 489 83,84%
dan jelas
8 Staff dapat dipercaya dan diandalkan 408 490 83,27%

Staff sudah professional dalam memberikan pelayanan
9 405 487 83,16%
pada warga
Pelayanan yang diberikan oleh staff sesuai kebutuhan
10 404 490 82,45%
warga
RESPONSIVENESS
11 Staff yang bertugas memiliki komunikasi yang baik 415 481 86,28%
64
Tingkat
No Atribut Xi Yi kesesuaian
(%)
12 Staff yang bertugas cepat dalam merespon 405 486 83,33%
13 Staff yang bertugas tanggap dalam merespon 400 487 82,14%
14 Staff yang bertugas siap dalam melayani 414 487 85,01%
15 Staff yang bertugas memiliki etika yang baik 423 488 86,68%
ASSURANCE
16 423 506 83,60%
memberikan jaminan kerahasiaan data warganya
17 memberikan jaminan keamanan bagi warga yang 428 501 85,43%
mendaftar
18 memberikan jaminan kevalidan Informasi yang 424 503 84,29%
diberikan
19 411 504 81,55%
memberikan jaminan kenyamanan saat mendaftar
EMPATHY
20 411 503 81,71%
memberikan jaminan kepuasan masyarakat
21 Staff memberikan atensi yang baik kepada masyarakat 391 502 77,89%
22 394 502 78,49%
terbuka terhadap saran dan kritik
Pelayanan yang diberikan adil dan samarata terhadap
23 394 495 79,56%
semua warga
24 Staff memberikan solusi terhadap masalah terkait 395 500 79%

25 Staff mengutamakan kepentingan masyarakat 399 506 78,85%
65
Dari tabel diatas, gap antara tingkat kinerja dan kepentingan digambarkan
sebagaimana pada gambar 4.6 berikut.
Dengan cara yang sama maka TK i keseluruhan juga bisa dihitung. Berdasarkan
tabel diatas maka diketahui tingkat kesesuaian antara kinerja dan kepentingan. Semua
hasil penghitungan yang sudah dilakukan dapat dibuat diagram kartesius, dapatt dilihat
pada gambar dibawah :
Gambar 4. 6 Grafik Gap Tingkat Kesesuaian Kinerja dan Kepentingan
Gambar 4.7 hasil Analisa Responden dengan metode IPA
Dari gambar diatas , maka dapat diuraikan sebagai berikut :

Kuadran I (Prioritas Utama) adalah wilayah yang berisi faktor-faktor yang dianggap
penting oleh masyarakat, akan tetapi kinerja yang dilakukan belum sesuai harapan
masyarakat (Tingkat kepuasan yang diperoleh masih rendah). Variabel-variabel yang
tergolong ke dalam kuadran ini harus ditingkatkan. Yang termasuk kuadran I adalah
atribut :
5) Lokasi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor mudah di akses
21) Staff memberikan atensi yang baik kepada masyarakat
22) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor terbuka terhadap saran dan kritik
23) Pelayanan yang diberikan adil dan samarata terhadap semua warga
66
24) Staff memberikan solusi terhadap masalah terkait

25) Staff mengutamakan kepentingan masyarakat
Kuadran II (Pertahankan Prestasi) adalah wilayah yang berisi faktor-faktor yang dianggap
penting oleh masyarakat dan kinerja yang diberikan juga sudah sesuai dengan harapan
dari masyarakat. Kuadran ini harus dipertahankan karena pelayanan yang diberikan
sudah sangat baik. yang termasuk kuadran II adalah atribut :
16) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memberikan jaminan kerahasiaan
data warganya
17) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memberikan jaminan keamanan bagi
warga yang mendaftar
18) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memberikan jaminan kevalidan
Informasi yang diberikan
19) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memberikan jaminan kenyamanan
saat mendaftar
20) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memberikan jaminan kepuasan
masyarakat
Kuadran III (Prioritas Rendah) adalah wilayah yang berisi faktor-faktor yang tidak
diaangap terlalu penting oleh masyarakat, dan kenyataanya pelayanan yang diberikan
juga masih kurang baik. Peningkatan pada variable-variabel ini dapat dipertimbangkan
kembali karena pengaruhnya terhadap manfaat yang dirasakan masyarakat. Yang
termasuk kuadran III adalah atribut :
1) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memiliki kantor yang nyaman
3) Fasilitas yang tersedia sudah lengkap
4) Staff Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memiliki penampilan yang rapih
13) Staff yang bertugas tanggap dalam merespon
Kuadran IV (Berlebihan) adalah wilayah yang berisi faktor-faktor yang tidak diaangap
terlalu penting oleh masyarakat, akan tetapi pelayanan yang diberikan sudah sangat
baik. Variabel-variabel yang ada pada kuadran ini bisa dikurangi agar dapat
meningkatkan variabel yang lebih dibutuhkan. Yang termasuk kuadran IV adalah atribut :
2) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor memiliki Gedung yang bersih
6) Staff memiliki wawasan yang memadai dalam menjawab pertanyaan warga
7) Informasi yang diberikan oleh staff mudah dipahami dan jelas
67
8) Staff dapat dipercaya dan diandalkan

9) Staff sudah professional dalam memberikan pelayanan pada warga
10) Pelayanan yang diberikan oleh staff sesuai kebutuhan warga
11) Staff yang bertugas memiliki komunikasi yang baik
12) Staff yang bertugas cepat dalam merespon
14) Staff yang bertugas siap dalam melayani
15) Staff yang bertugas memiliki etika yang baik
BAB V
KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian pada sistem pendaftaran Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor serta didukung oleh teori-teori dari karya ilmiah yang
diamati, kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini yaitu :
a) Transparansi informasi yang diberikan kepada masyarakat terkait pendaftaran Alih
Media Digital berdasarkan metode Service Quality dan IPA (Importance Performance
Analysis) sudah cukup transparan dimana tingkat kesesuaian antara kinerja dan
kepentingan pada elemen Reliability yang diteliti mencapai 80.62%. Sehingga
informasi yang didapat sudah cukup sesuai.
b) Tingkat efektivitas sistem pendaftaran Alih Media Digital pada Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor berdasarkan metode Service Quality dan IPA. Masih
belum begitu efektif sebagaimana yang digambarkan pada kuadran I diagram
kartesius dimana lokasi Dinas Arsip dan perpustakaan Kabupaten Bogor sulit diakses,
serta tingkat kinerja dan kesesuaian mencapai 78.06%.
c) Evaluasi sistem pendaftaran Alih Media Digital yang diterapkan oleh Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bogor berdasarkan metode Service Quality dan IPA
menghasilkan kesimpulan yang sudah cukup baik dimana tingkat kesesuaian antara
kinerja dan kepentingan mencapai 81.78%.
5.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian pada sistem pendaftaran Alih Media Digital pada
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bogor dengan metode Service Quality dan IPA,
maka penulis memberi saran agar sistem pendaftaran yang dilakukan secara
konvensional dapat dikembangkan dengan sistem yang sudah terdigitalisasi.
Sebagaimana yang digambarkan pada kuadran I Diagram Kartesius dimana sistem
pendaftaran masih kurang efektif sebab masih terkendala ruang dan waktu.
Daftar Pustaka
Adawiyah, R., & Rahmah, E. (2018). Penerapan Aplikasi Arsip Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis (SIKD) dalam Melakukan Alih Media Arsip Nagari di Kantor Wali Nagari
Pitalah Kecamatan Batipuh Kabupaten Tanah Datar. Jurnal Ilmu Informasi
Perpustakaan Dan Kearsipan, 7(1), 132–142.
http://ejournal.unp.ac.id/index.php/iipk/article/view/100969
Castellani, U., & Bartoli, A. (2020). 3D Shape Registration. 3D Imaging, Analysis and
Applications: Second Edition, 353–411. https://doi.org/10.1007/978-3-030-44070-
1_8
Conway, P. (2014). Digital transformations and the archival nature of surrogates .

https://doi.org/10.1007/s10502-014-9219-z
Hakim, A. N. (2017). Assessment of community satisfaction index of population and civil

registration office in Malang municipal Assessment of community satisfaction index
of population and civil registration office in Malang municipal .
Iooss, B. (2014). A review on global sensitivity analysis methods. around 30.

Izogo, E. E., & Ogba, I. (2015). Service quality , customer satisfaction and loyalty in
automobile repair services sector International Journal of Quality & Reliability
Management Article information : March. https://doi.org/10.1108/IJQRM-05-2013-
0075
Laksono, R. (2018). Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Proses Alih Media Arsip Statis.
Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 1(1), 47.
https://doi.org/10.22146/diplomatika.28271
Nabyla, F., & Sigitta, R. C. (2019). Desain Aplikasi Sistem Pendaftaran Online
Menggunakan Smartphone Untuk Meningkatkan Mutu Pelayanan Pada Rumah Sakit.
JOINS (Journal of Information System), 4(2), 168–177.
https://doi.org/10.33633/joins.v4i2.3078
Narendra, A. P. (2016). Media Transformation Model by Digitization: Case Study of

Cartography Material At Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah.
Record and Library Journal, 2(2), 212. https://doi.org/10.20473/rlj.v2i2.3072
Ormanovic, S., & Ciric, A. (2017). IMPORTANCE-PERFORMANCE ANALYSIS : DIFFERENT
APPROACHES. January 2018.
Parviainen, P., Tihinen, M., Kääriäinen, J., & Teppola, S. (2017). Tackling the
digitalization challenge: How to benefit from digitalization in practice. International
Journal of Information Systems and Project Management , 5(1), 63–77.
https://doi.org/10.12821/ijispm050104
Pratama, A. (2018). Perancangan Media Pembelajaran Cross-Platform Instalasi Software

Pada Paket Keahlian Teknik Komputer Dan Jaringan. Jurnal Pendidikan Informatika
Dan Sains, 7(1), 1–10.
Pratama, R. H. (2015). Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Informasi Dan Komunikasi

(Tik), Elektronik Rukun Tetangga/Rukun Warga (E-Rt/Rw). Jurnal Administrasi
69
Publik (JAP), 3(12), 2128–2132. https://bit.ly/3HaFcBy
Putro, S. S., Rahmanita, E., & Isnaniyah, R. S. (2017). IMPLEMENTATION OF SERVQUAL
AND SAW METHOD FOR PATIENT SATISFACTION ANALYSIS BASED ON THE
QUALITY OF POLY OUTPATIENT INSTALATION. 6, 1–9.
Rana, N. P., Dwivedi, Y. K., & Williams, M. D. (2013). Analysing challenges , barriers and
CSF of egov adoption. September 2014.
https://doi.org/10.1108/17506161311325350
S, M. M., & Yasar, A. (2019). Intelligent Systems and Applications in Engineering

Performance Analysis of ANN and Naive Bayes Classification Algorithm for Data
Classification. 0–1. https://doi.org/10.1039/b000000x
Sofyan, M. (2019). Community Satisfaction of the Urban Flood Control System

Improvement Project ( UFCSI ). 1(1), 29–34.
Tsafarakis, S., Kokotas, T., & Pantouvakis, A. (2017). Journal of Air Transport
Management A multiple criteria approach for airline passenger satisfaction
measurement and service quality improvement. Journal of Air Transport
Management, 1–15. https://doi.org/10.1016/j.jairtraman.2017.09.010
Tzeng, G.-H., & Chang, H.-F. (2011). Journal of Technology Management & Innovation 1
National Visiting Professor, Institute of Management of Technology. J. Technol.
Manag. Innov, 6(3). http://www.jotmi.org
Wahyu Dona Pasa Sulendra, S. I. (2014). ALIH MEDIA DIGITAL BAHAN PUSTAKA. ALIH
MEDIA DIGITAL BAHAN PUSTAKA, 1–5.
WHO. (2015). Improving immunization PATH’s Digital Immunization monitoring in Viet

Nam – registration, coverage and Registry (IR) System Viet .
YuvinaTileng, M., Herry Utomo, W., & Latuperissa, R. (2013). Analysis of Service Quality
using Servqual Method and Importance Performance Analysis (IPA) in Population
Department, Tomohon City. International Journal of Computer Applications, 70(19),
23–30. https://doi.org/10.5120/12175-8152
70
Lampiran
L- 1 Temuan Observasi
71
L- 2 Sertifikat Audie Ehren
72
L- 3 Sertifikat Zhakira Putri Setyadi
73
L- 4 Lembar Bimbingan
74
L- 5 Lembar Kunjungan Kuliah Kerja Praktek
75
L- 6 Lampiran Kuesioner
76
77
L- 7 permohonan izin kp audie
78
L- 8 permohonan izin kp zakira
79
L- 9 Surat jawaban izin kp Audie
80
L- 10 Surat jawaban izin kp Zakira
81
L- 11 Penilaian dari instansi Audie
82
L- 12 Penilaian dari instansi Zakira
83

Service Quality (Importance Performance Analysis)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Service Quality (Importance Performance Analysis)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ANALISIS SISTEM PENDAFTARAN ALIH MEDIA DIGITAL

PADA DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Nama Mahasiswa : Audie Ehren Zakira putri setyadi

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Nama Mahasiswa : Audie Ehren Zakira putri setyadi

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA

Program Studi : Sistem Informasi

Disetujui untuk dipertahankan dalam sidang Kuliah Kerja Praktek Periode

(Nur Nawaningtyas Pusparini.,S.Kom.,M.Kom)

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Program Studi : Sistem Informasi

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Program Studi : Sistem Informasi

Pembantu Ketua I : (Nur Nawaningtyas P.,S.Kom.,M.Kom)

Ketua Prodi : (Ir. Agus Budiyantara.,M.Kom)

Dengan ini dinyatakan bahwa :

NIM : 20411028 20411009

Telah selesai melaksanakan kegiata Kuliah Kerja Praktek pada :

1. Bapak Dr. David HM Hasibuan.,Ak.,MM.,CA.,CTA Selaku Ketua STMIK Widuri

Jakarta, Juni 2023

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK..............................................................................i

Gambar 4. 1 Flowchart Diagram Proses Izin...............................................................51

1.2 Rumusan Masalah

1.3 Batasan Masalah

1.4 Tujuan Penelitian

a) Untuk mengetahui transparansi informasi yang diberikan kepada masyarakat

1.5 Metodologi Penelitian

efek pewawancara atau kemungkinan perubahan dalam cara narasumber menanggapi

1.6 Sistematika Penulisan

Berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan

BAB II LANDASAN TEORI

BAB III TINJAUAN UMUM INSTANSI

BAB IV HASIL DAN KEGIATAN KERJA PRAKTEK

Bab ini berisi penjelasan terkait kegiatan penelitian sperti ; deskripsi

2.1 Landasan Teori

2.1.2 Fungsi Arsip

2.1.3 Jenis-Jenis Arsip

2.1.4 Definisi Alih Media Arsip

2.1.5 Definisi Arsip Digital

2.1.7 Metode Service Quality

mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan mengevaluasi efektivitas inisiatif peningkatan

Gambar 2. 1 Dimensi Pelayanan

Bentuk nyata secara fisik dapat dilihat atau digunakan

Kemampuan untuk menyampaikan layanan yang

3 Daya Tanggap membantu dan memberikan pelayanan yang cepat dan

(Responsiveness) tepat kepada pengguna jasa

Pengetahuan, kesopansantunan dan kemampuan para

memahami masalah para pelanggannya dan bertindak

Sumber : (YuvinaTileng et al., 2013)

2.1.8 Metode Importance Performance Analysis (IPA)

biasanya diidentifikasi seperti pada gambar 2.2.

Gambar 2. 2 Diagram Kartesius

Kuadran tersebut berisi skala persepsi dan kepentingan masyarakat user

Tabel 2. 2 Indikator Kuadran

Kuadran I Atribut dianggap sangat penting bagi responden, tetapi tingkat

harus dipusatkan di sini.

Sumber : Sumber : (YuvinaTileng et al., 2013)

2.2 Literature Review

Tabel 2. 3 Literature Review

NO JUDUL AUTHOR/TAHUN METODE TOPIK YANG DIBAHAS HASIL PENELITIAN