PEMERINTAHAN KABUPATEN ASAHAN

UNIT KERJA PENGADAAN BARANG JASA

Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Kabupaten Asahan
Jln. Jendral Sudirman No. 5, Komplek Kantor Bupati Asahan, Kisaran 21216
Telp/Fax: (0623) 345622 e-mail: ukpbjkabasahan[at]gmail.com

SOP POKJA
STANDAR OPERATION PROCEDURE PENGGUNAAN APLIKASI GIADBAJA
DISISI KELOMPOK KERJA

Tujuan
1. Mengatur mekanisme pengajuan rencana pelaksanaan pengandaan (RPP) agar tidak terjadi
kesalahan maupun kelalaian pada saat pemberkasan, terutama pada saat memberikan
keputusan paket RPP terhadap berita acara (BA).
2. Memberikan pedoman kepada POKJA dalam melaksanakan peninjauan keputusan RPP untuk
mengendalikan maupun memantau dalam ruang lingkup pengiriman berkas, sehingga
diharapkan peninjauan berkas menjadi efektif dan efisien.
3. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi maupun tanggung jawab dalam melaksanakan
tugas dalam bentuk dokumentasi dari data masukkan.

Peringatan
1. Pastikan data yang akan dikirim telah sesuai, karena perubahan maupun penghapusan “DATA”
hanya dapat dilakukan jika data masih dalam status “HOLD”.
2. Data maupun dokumen BA hanya dapat diubah dan dikirim oleh KETUA POKJA yang
bersangkutan.
3. Untuk mempercepat proses UPLOAD maupun DOWNLOAD berkas atau dokumen sangat
disarankan dilakukan satu persatu dan demi kelancaran bersama.

Antarmuka
Berikut tabel penjelasan untuk mengetahui berbagai fungsi dasar interface/antarmuka yang
direpresentasikan dalam bentuk gambar baik untuk icon/ikon maupun button/tombol.

No Antarmuka Fungsi dan Penjelasan

Ikon detail berfungsi untuk menampilkan informasi RPP secara
1 terperinci, seperti stakeholder, deskripsi dan dokumen RPP yang di-
upload dan dapat di-download melalui jendela detail.

2 Ikon edit berfungsi untuk merubah data BA, dengan catatan data
masih dalam status HOLD.
Ikon delete berfungsi untuk menghapus data BA dengan catatan
3 data masih dalam status HOLD. terdapat konfirmasi untuk
melakukan operasi ini.
Ikon assign atau send berfungsi untuk menampilkan formulir
4 penambahan data RPP ke BA dan juga untuk menampilkan formulir
proses mengirimkan data BA disertai RPP ke PPK.

8 Tombol insert berfungsi untuk menambah data SPT

1 copyright@idraya.com
 9 Ikon assign berfungsi untuk menambahkan berkas RPP kedalam
BA.
10 Tombol clear berfungsi untuk membersihkan formulir BA.

11 Ikon close berfungsi untuk menututp jendela operasi.

Tombol Sent to POKJA berfungsi untuk mengirimkan berkas SPT

12 disertai dengan RPP ke POKJA. terdapat konfirmasi untuk
melakukan operasi ini.
13 Tombol update berfungsi untuk memperbaharui data BA. terdapat
konfirmasi untuk melakukan operasi ini.
14 Tombol cancel berfungsi untuk membatalkan operasi pembaharuan.

Prosedur
1. Pelaksanaan Verifikasi RPP
1.1. Klik menu “VERIFIKASI POKJA” kemudian klik sub menu “RPP”, jika tersedia pada
halaman akan terliat data RPP dalam bentuk tabel, selanjutnya klik ikon assign sesuai
dengan data RPP yang dipilih, kemudian pada halaman lihat dibawah tampil formulir
dengan judul “BERITA ACARA RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN”.
1.2. Lengkapi data yang diminta, dan pada Nomor BA secara otomatis diambil berdasarkan
OPD RPP dan OPD SPT kemudian klik tombol assign. Berita acara/BA dapat di tambah
dengan cara meng klik menu “VERIFIKASI POKJA” kemudian memilih sub menu “BA”,
selanjutnya pastikan memilih OPD sesuai dengan OPD pada RPP.
1.3. Untuk melihat RPP yang dipilih berdasarkan BA dapat mengklik ikon detail pada data
tabel BA.
2. Pelaksanaan SEND/PENGIRIMAN berkas RPP dan BA
2.1. Klik menu “VERIFIKASI KAUKPBJ” kemudian klik sub menu “BA” selanjutnya terlihat
data BA pada tabel, kemudian pilih data BA dan klik ikon send maka akan terlihat
formulir dengan judul “DOKUMEN BERITA ACARA”. Klik tombol “Generate BA” untuk
men-download data BA, selanjutnya buat BA dan ditanda tangani, kemudian di scan
sehingga menjadi softcopy.
2.2. Setelah data softcopy BA dipersiapkan kemduian di UPLOAD beserta dokumen
pendukung lainnya jika diperlukan. Selanjutnya BA dapat dikirim ke PPK dengan
mengklik tombol “Send to PPK”. Terdapat konfirmasi pada operasi ini.
2.3. Berkas atau data BA yang telah dikirim tidak dapat di UBAH. Sehingga sebelum dikirm
diperlukan sedikit usaha dan ketelitian untuk mengecek kembali data maupun berkas
yang telah di input atau di unggah telah sesuai.
3. Memantau atau memonitoring berkas dan melihat rekaptulasi RPP
3.1. Setelah RPP dikirimkan ke PPK, selanjutnya berkas pada tabel yang semula berstatus
HOLD menjadi SENT, kemudian setelah berkas diperiksa oleh POKJA, maka status
berkas RPP dapat menjadi ACCEPT yang artinya paket RPP disetujui, atau REJECT
yang bermakna paket RPP ditolak dan dapat diajukan kembali oleh PPK. RPP yang telah
diproses dilengkapi dengan surat perintah tugas dan dokumen berita acara yang dapat
di DOWNLOAD dengan meng klik ikon detail pada RPP.
3.2. Rekaptulasi dari paket RPP yang telah diajukan sesuai dengan paket pekerjaan dapat
dilihat dengan cara mengklik sub menu REKAP secara realtime atau tanpa perlu
melakukan refresh halaman.
3.3. Pada sub menu REKAP terdapat beberapa indikator di setiap OPD seperti HOLD artinya
total jumlah berkas RPP yang masih berada di POKJA, idikator SENT artinya total jumlah
berkas telah dikirimkan ke POKJA, indikator REJECT yang berarti total jumlah berkas
yang ditolak berdasarkan indikator SENT dan terakhir indikator ACCEPT yang berarti
total jumlah berkas yang disetujui oleh POKJA berdasarkan RPP yang dikirimkan.
2 copyright@idraya.com