PEMERINTAHAN KABUPATEN ASAHAN

UNIT KERJA PENGADAAN BARANG JASA

Bagian Pengadaan Barang/Jasa Sekretariat Kabupaten Asahan
Jln. Jendral Sudirman No. 5, Komplek Kantor Bupati Asahan, Kisaran 21216
Telp/Fax: (0623) 345622 e-mail: ukpbjkabasahan[at]gmail.com

SOP KEPALA UKPBJ

STANDAR OPERATION PROCEDURE PENGGUNAAN APLIKASI GIADBAJA
DISISI KEPALA UKPBJ (UNIT KERJA PENGADAAN BARANG JASA)

Tujuan
1. Mengatur mekanisme verifikasi rencana pelaksanaan pengandaan (RPP) agar tidak terjadi
kesalahan maupun kelalaian pada saat pemberkasan, terutama pada saat memilih RPP
terhadap surat perintah tugas (SPT) yang berkaitan dengan POKJA.
2. Memberikan pedoman kepada Kepala UKPBJ dalam melaksanakan pemilihan RPP dan
POKJA untuk mengendalikan maupun memantau dalam ruang lingkup pengiriman berkas,
sehingga diharapkan pengajuan berkas menjadi efektif dan efisien.
3. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi maupun tanggung jawab dalam melaksanakan
tugas dalam bentuk dokumentasi dari data masukkan.

Peringatan
1. Pastikan data yang akan dikirim telah sesuai, karena perubahan maupun penghapusan “DATA”
hanya dapat dilakukan jika data masih dalam status “HOLD”.
2. Data maupun dokumen SPT hanya dapat diubah dan dikirim oleh KEPALA UKPBJ yang
bersangkutan.
3. Data NIP AKUN tidak dapat dirubah, hal ini ditetapkan untuk mencegah terjadinya hal yang
tidak diinginkan atau berkaitan dengan aspek keamanan data.
4. Untuk mempercepat proses UPLOAD maupun DOWNLOAD berkas atau dokumen sangat
disarankan dilakukan satu persatu dan demi kelancaran bersama.

Antarmuka
Berikut tabel penjelasan untuk mengetahui berbagai fungsi dasar interface/antarmuka yang
direpresentasikan dalam bentuk gambar baik untuk icon/ikon maupun button/tombol.

No Antarmuka Fungsi dan Penjelasan

Ikon detail berfungsi untuk menampilkan informasi RPP secara
1 terperinci, seperti stakeholder, deskripsi dan dokumen RPP yang di-
upload dan dapat di-download melalui jendela detail.
Ikon edit berfungsi untuk merubah data AKUN, OPD, dan SPT,
2
dengan catatan data masih dalam status HOLD.

Ikon delete berfungsi untuk menghapus data AKUN, OPD dan SPT,
3 dengan catatan data masih dalam status HOLD. terdapat konfirmasi
untuk melakukan operasi ini.
Ikon assign atau send berfungsi untuk menampilkan formulir
4 penambahan data RPP ke SPT dan juga untuk menampilkan
formulir proses mengirimkan data SPT dan RPP ke POKJA.

1 copyright@idraya.com
 Ikon open berfungsi untuk membuka akses akun pengguna PPK,
5 Kepala UKPBJ dan POKJA, sehingga dapat masuk ke aplikasi
GIADBAJA.
Ikon close berfungsi untuk menutup akses akun pengguna PPK,
6 Kepala UKPBJ dan POKJA, sehingga tidak dapat masuk ke aplikasi
GIADBAJA.
Ikon reset berfungsi untuk menyetel ulang PASSWORD akun
7 menjadi “giadbaja”. terdapat konfirmasi untuk melakukan operasi
ini.
Tombol insert berfungsi untuk menambah data AKUN, OPD dan
8
SPT.

Ikon assign berfungsi untuk menambahkan berkas RPP ke dalam

9
SPT

Tombol clear berfungsi untuk membersihkan formulir AKUN, OPD

10
dan SPT.

11 Ikon close berfungsi untuk menututp jendela operasi.

Tombol Sent to POKJA berfungsi untuk mengirimkan berkas SPT

12 disertai dengan RPP ke POKJA. terdapat konfirmasi untuk
melakukan operasi ini.
Tombol update berfungsi untuk memperbaharui data AKUN, OPD
13
dan SPT. terdapat konfirmasi untuk melakukan operasi ini.

14 Tombol cancel berfungsi untuk membatalkan operasi pembaharuan.

Prosedur
1. Administrasi OPD
Operasi administrasi OPD terdiri dari penambahan, perubahan maupun penghapusan data
OPD dapat diakses melalui menu ADMINISTRATOR ke sub menu OPD. Pastikan data OPD
yang di entri dilengkapi, terutama pada nama dan singkatan OPD.
2. Administrasi AKUN
Operasi administrasi AKUN terdiri dari penambahan, perubahan, penghapusan dapat diakses
melaui menu ADMINISTRATOR selanjutnya klik sub menu AKUN. Pengaktifasian atau
penutupan akun dan untuk menyetel ulang PASSWORD dapat dilakukan sesuai dengan fungsi
ikon yang tersedia sesuai dengan antarmuka pada tabel. Hal terpenting dan harus
diperhatikan dari operasi penambahan AKUN adalah pada NIP pengguna pastikan telah
sesuai, karena NIP tidak dapat dirubah, seperti yang telah diperingantkan. Jika terjadi
kesalahan maka akun terlebih dahulu di TUTUP kemudian dapat di DELETE/HAPUS,
selanjutnya di INPUT kembali.
3. Rekap AKUN berdasarkan OPD
Untuk melihat rekaptulasi total jumlah AKUN berdasarkan OPD dapat diakses melalui menu
ADMINISTRATOR dan memilih sub menu REKAP, maka akan terlihat data rekap pada tabel.
4. Pelaksanaan Verifikasi RPP
4.1. Klik menu “VERIFIKASI KAUKPBJ” kemudian klik sub menu “RPP”, jika tersedia pada
halaman akan terlihat data RPP dalam bentuk tabel, selanjutnya klik ikon assign sesuai
dengan data RPP yang dipilih, kemudian pada halaman lihat dibawah tampil formulir
dengan judul “PENUGASAN RENCANA PELAKSANAAN PENGADAAN”.

2 copyright@idraya.com
 4.2. Lengkapi data yang diminta, dan pada Nomor SPT secara otomatis diambil berdasarkan
OPD RPP dan OPD SPT kemudian klik tombol assign. Surat perintah tugas/SPT dapat di
tambah dengan cara meng klik menu “VERIFIKASI KAUKPBJ” kemudian memilih sub
menu “SPT”, selanjutnya pilih KETUA, SEKRETARIS dan ANGGOTA POKJA, dan
pastikan pada formulir SPT memilih OPD sesuai dengan OPD pada RPP.
4.3. Untuk melihat RPP yang dipilih berdasarkan SPT dapat mengklik ikon detail pada data
tabel SPT.
5. Pelaksanaan SEND/PENGIRIMAN berkas RPP dan SPT
5.1. Klik menu “VERIFIKASI KAUKPBJ” kemudian klik sub menu “SPT” selanjutnya terlihat
data SPT pada tabel, kemudian pilih data SPT dan klik ikon send maka akan terlihat
formulir dengan judul “DOKUMEN SURAT PERINTAH TUGAS”. Klik tombol “Generate
SPT” untuk men-download data SPT, selanjutnya buat SPT dan ditanda tangani,
kemudian di scan sehingga menjadi softcopy.
5.2. Setelah data softcopy SPT dipersiapkan kemudian di UPLOAD beserta dokumen
pendukung lainnya jika diperlukan. Selanjutnya SPT dapat dikirim ke POKJA dengan
mengklik tombol “Send to POKJA”. Terdapat konfirmasi pada operasi ini.
5.3. Berkas atau data SPT yang telah dikirim tidak dapat di UBAH. Sehingga sebelum dikirm
diperlukan sedikit usaha dan ketelitian untuk mengecek kembali data maupun berkas
yang telah di input atau di unggah telah sesuai.
6. Memantau atau memonitoring berkas dan melihat rekaptulasi RPP
6.1. Setelah RPP dikirimkan ke POKJA selanjutnya berkas pada tabel yang semula berstatus
HOLD menjadi SENT, kemudian setelah berkas diperiksa oleh POKJA, maka status
berkas RPP dapat menjadi ACCEPT yang artinya paket RPP disetujui, atau REJECT
yang bermakna paket RPP ditolak dan dapat diajukan kembali oleh PPK. RPP yang telah
diproses dilengkapi dengan surat perintah tugas dan dokumen berita acara yang dapat
di DOWNLOAD dengan meng klik ikon detail pada RPP.
6.2. Rekaptulasi dari paket RPP yang telah diajukan sesuai dengan paket pekerjaan dapat
dilihat dengan cara mengklik sub menu REKAP secara realtime atau tanpa perlu
melakukan refresh halaman.
6.3. Pada sub menu REKAP terdapat beberapa indikator di setiap OPD seperti HOLD artinya
total jumlah berkas RPP yang masih berada di KEPALA UKPBJ, idikator SENT artinya
total jumlah berkas telah dikirimkan ke POKJA, indikator REJECT yang berarti total
jumlah berkas yang ditolak berdasarkan indikator SENT dan terakhir indikator ACCEPT
yang berarti total jumlah berkas yang disetujui oleh POKJA berdasarkan RPP yang
dikirimkan.

3 copyright@idraya.com