MINUTES OF MEETING (MOM)

LAPORAN HASIL PERTEMUAN

No: SIPENA.ADM.MOM.06.MKI.06.2023

Proyek : Pengembangan SIPENA-6

Agenda : Meeting Progress

MEETING DATA

Tempat: Meeting Conference via Zoom Aplikasi

Waktu: Kamis, 22-Juni-2023
Jam: 13.30 s/d Selesai
Distribusi : OJK, MKI
Kehadiran: Terlampir

CATATAN HASIL PERTEMUAN

PEMBAHASAN FINALISASI DESAIN:

1. Modul - SINAR
 Pengelolaan user untuk Login, role Helper UK1 atau khusus lagi
 Menambahkan user baru terkait pangaksesan aplikasi SINAR, bisa didaftarkan
untuk akses khusus
 Pada Box yang ada di sinar beberapa status nya bisa untuk di alih media
(*) Sudah ada tanda di database yang sudah bisa di alih media
 Penambahan menu Upload Arsip
 Kebtuhan untuk modul SINAR akan dikirim oleh mas agung
 Penamaan File yang sudah di Alih Media kan itu sudah diatas 70% clean, 30%
sisanya disesuaikan dengan kebutuhan migrasi nanti agar memperlancar proses
import/export nya
 Ketika ada Peminjaman Kotak dari SIPENA  diberikan status untuk kotak
yang sedang di Pinjam

 Menu – Kotak Arsip :

 Tampilan inputan disesuaikan
 Lokasi penyimapanan : SKA dan Satker
 Inputan Kotak : ditambahkan untuk Satker mana, Sub unit dan Kotak mana

 Menu – Rekam Data :

 Item arsip nya bisa multiple
 Formulis Rekam Data dijadikan 1 Menu dengan Daftar Berkas dibawah nya table
hasil nya. Diatas untuk Inputan nya dan di bawahnya untuk hasil inputan
 Terdapat aksi Edit

Pengembangan SIPENA-5, T.A. 2023 1

 MINUTES OF MEETING (MOM)

CATATAN HASIL PERTEMUAN

 Terkait upload data untuk di Rekam Data

 Pencarian : Terkait data2 yang ada di SINAR

 Uraian Berkas : ditambahkan field diatasnya Uraian Informasi Arsip
 Periode : Masih sama menggunakan tanggal periode

 Menu – Daftar Isi Berkas

 Ditambahkan filter “Unit Kerja”
 Ditambahkan kolom “Nama Satker” & “Unit Kerja”
 Ditambahkan kolom untuk “Alih Media” dan “Menu Kotak Arsip”
 Pada “Tanggal”, inputan no item arsip dan no berkas jadi nanti akan nge direct
no berkas nya akan ke preview bahwa ada item arsip apa saja. Jadi semua di
daftar isi berkas itu semua inputan.
 Pencetakan dan Pelabelan itu disesuaikan dengan Aplikasi SIPENA untuk
Penambahan (QR Code)

## PENCETAKAN & PELABELAN

 Menu – Header Arsip
 Untuk inputan Tanggal jangan sampai lebih
 Pada “Uraian Informasi Arsip” di daftar isi berkas dipastikan untuk jumlah
karakter pada kolom nya
 Pada “Label Kotak” terdapat QR Code nya

2. KAK Poin 8.1 | Pengawasan Sistem Kearsipan Internal

 Upload PKPKT :
 Penambahan untuk Unit Kerja Pengolah disesuaikan dengan Unti Kerja (Satker)
nya
 Dibikinkan untuk pembedaan kolom Unit Kerja dengan Unit Kerja Pengolah agar
tidak Satu Kolom
 View untuk UK 1 seperti tampilan pengawasan
 View untuk UK 2 dan UK 3 terjadi Pengawasan pada Objek Pengawas nya tidak
bisa di Ceklis hanya langsung Unit Pengolah. Hanya proses Upload saja.

 Upload RKA :
 Per Satuan Kerja untuk Objek Pengawasan nya
 Tidak disebut pada RKA dan tetap Per Satker
 Pada UK 2 dan UK 3  masing2 Unit Pengolah. 3 Sub bagian berarti terdapat
3 RKA.
 Tim Pengawas Internal :
(*) Tim Pengawas itu di dalam RKA itu sudah dibuat
(*) Tampilan RKA nya langsung input untuk Tim Pengawas
(*) Setelah upload  RKA di upload jadi ada pembentukan Tim nya
(*) Di Tim Pengawas itu 1 PKPKT : Pengarah dan Penanggung Jawab nya itu

Pengembangan SIPENA-5, T.A. 2023 2

 MINUTES OF MEETING (MOM)

CATATAN HASIL PERTEMUAN

1, Tim dan Anggota nya itu per RKA

 Upload Formulir ASKI :

 Pada tampilan Satu Tab itu bisa 1 Unit Satker dan 1 Unit Pengolah
 Form nya dibikin seperti Proses Step dan List nya dibikin Table, seperti di “Tab
Pemberkasan” baru Upload
 Dari kebawah nya itu dari Satker nya, UP nya dan Tim Pendukung dengan
Nilai
 Terdapat masukan “Nilai” setelah proses upload nya
 CD nya per Satker

 Upload RHAS :
 Sesuaikan dengan ASKI
 Tidak ada untuk proses Nilai

 Upload LAKI :
 Disesuaikan dengan tampilannya RHAS
 Tidak ada untuk Nilai

 Upload LAKI ENTITAS :

 Per Satker
 Tidak ada CD
 Adanya Nota Dinas ke Satker, pemberitahuan nilai akhir. ND Penyampaian

 Uplaod LAKI Konsolidasi :

 Terdapat CD untuk ke Depkom
 Pemberitahuan untuk Surat ke ANRI
(**) UK 2 dan UK 3 yang melakukan untuk Pengawasan di UP
(**) Pembahasan di Bulan Juli Minggu Pertama
(**) Di aturannya :
 Pengawasan ke UP itu wajib dilakukan oleh UK nya
 Daerah oleh UK 3, Pusat oleh UK 2

GENERAL
 Mengirimkan file ke MKI tentang File2 dan Flag2 terkait data Alih Media
 Informasi terkait pelaksanaan Pengawasan pada UK 2 dan UK 3
 Pembahasan finalisasi desain pada tanggal 10 Juli 2023
 Pada awal juli penyelesaian konfirmasi terkait Usreq

Pengembangan SIPENA-5, T.A. 2023 3

 MINUTES OF MEETING (MOM)

CATATAN HASIL PERTEMUAN

Bandung, 22-Juni-2023

PT. Mediatama Kreasi Otoritas Jasa Keuangan (OJK)

Informatika

________________
___________________

LAMPIRAN

Gambar 1 Absensi SIPENA

Pengembangan SIPENA-5, T.A. 2023 4

 MINUTES OF MEETING (MOM)

LAMPIRAN

Gambar 2 Meeting Progress SIPENA – 1

Gambar 3 Meeting Progress SIPENA – 2

Pengembangan SIPENA-5, T.A. 2023 5