Nomor Dokumen: No.

Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
1 dari 5
PENGENDALIAN CATATAN Tanggal :
07 Agustus 2017

1. TUJUAN

1.1 Mengatur dan mengidentifikasi pengumpulan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, akses

dan pemusnahan catatan yang merupakan bukti dari implementasi sistem manajemen

2. RUANG LINGKUP

2.1 Semua catatan terkait dengan Implementasi Sistem Manajemen

3. DEFINISI

3.1 Catatan ( Record ) : Catatan-catatan dari hasil implementasi Sistem Manajemen yang harus
dikendalikan

4. REFERENSI

4.1 SMK3 PP No. 50/2012 Elemen C

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

AHLI K3 BUILDING MANAGER DIREKTUR

Nama Nama Nama

 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
2 dari 5
PENGENDALIAN CATATAN Tanggal :
07 Agustus 2017

5. FLOW CHART
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
3 dari 5
PENGENDALIAN CATATAN Tanggal :
07 Agustus 2017

6. PROSEDUR
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
4 dari 5
PENGENDALIAN CATATAN Tanggal :
07 Agustus 2017

Dokumen /
PIC Deskripsi
Catatan

Manager 6.1 Membuat format catatan sesuai dengan kebutuhan dan

memberi identitas catatan, bila sesuai dengan hal-hal di
bawah:
– Judul,
– Tanggal efektif
Staf PIC 6.2 Mendaftarkan form catatan ke Ahli K3 untuk dimasukkan ke Daftar Induk
Ahli K3 daftar induk form. Form

Manager 6.3 Menentukan masa yang sesuai dan menuangkannya pada Daftar Induk
Staf PIC Daftar Induk Catatan . Catatan

Pemakai 6.4 Pemakaian form dalam aktifitas sistim manajemen.

Manager 6.5 Apabila terdapat ketidaksesuaian pada saat pelaksanaan,

lakukan perubahan format form dan daftarkan ke
document controller untuk diberikan nomor form.

Depart. Terkait 6.6 Simpan catatan sesuai dengan metode Daftar Induk
Catatan

Depart. Terkait 6.7 Memusnahkan catatan yang telah habis masa simpannya Formulir
pada setiap awal bulan dan catat ke dalam form Pemusnahan
Dokumen dan
Catatan
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
5 dari 5
PENGENDALIAN CATATAN Tanggal :
07 Agustus 2017

7. KETERANGAN

7.1 Catatan yang disimpan dapat berbentuk hardcopy yang mudah dibaca dan elektronik
7.2 Catatan yang berupa data elektronik secara periodik harus dilakukan Back Up dan simpan hasil
back up pada tempat dan metode yang sesuai
7.3 Catatan yang bersifat rahasia yaitu Hasil MCU, Hasil klaim BPJS ketenaga kerjaan dan semisal
maka menjadi tanggung jawab HRD untuk menyimpan dan hanya HRD yang memiliki akses
terkait dengan data tersebut

8. RIWAYAT PERUBAHAN

Revisi Tanggal Bagian Keterangan

0 07 Agustus 2017 All. Baru.