Anda di halaman 1dari 11

PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 1/ 17

Nama Jabatan Tanggal Tanda Tangan


VP ICT Strategic Planning and
Governance
VP ICT Service Operation and Service
Dibuat Oleh :
VP ICT Solution and Development Front
End
VP ICT Solution and Development Back
End
SVP Information and Coomunication
Technology
Ditinjau Oleh :
VP Management System

Dokumen hanya dapat diakses oleh Penanggung Jawab yang memiliki hak akses
Dokumen yang dicetak adalah dokumen yang tidak terkendali

MASTER DOCUMENT

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 2/ 17

RIWAYAT REVISI

REVISI
NO HALAMAN URAIAN REVISI
NOMOR TANGGAL
1 Halaman 10 01 Juli 2017 Penghapusan 2 sub proses yaitu Business
Requirement dan Technical Requirement
diganti dengan pengelolaan proyek sub proses
1 dan 2 karena proses tersebut sudah
termasuk didalam pengelolaan proyek
2 Halaman 11 01 Juli 2017 Perubahan PIC pada Proses "Melakukan
Review" dari Key Users dan BPO menjadi
ASM Pengembangan Aplikasi, dan atau PMO
dan QA
Perubahan PIC Proses "Memberikan Sign Off"
dari BPO menjadi BPO, ASM Pengembangan
Aplikasi dan QA
3 Halaman 12 01 Juli 2017 Perubahan Proses 1 dan Deskripsi Proses 1
Perubahan Proses 2 dan Deskripsi Proses 2
Perubahan PIC pada proses Membuat unit
test script -> dari System Analyst menjadi
Developer
Perubahan output proses Membuat unit test
script -> Unit Aplikasi
4 Halaman 14 02 November  Perubahan narasi proses Security Test
2017  Perubahan dokumen input
5 Halaman 01 03 23 Oktober Perubahan Format penandatanganan
2018
6 Halama 02 03 23 Oktober Perubahan RACI Chart yang disesuaikan
2018 antara proses dengan fungsi TIK
7 Halaman 03 23 Oktober Perubahan Indikator Keberhasilan menjadi
16-17 2018 Indikator Kinerja yang terdiri dari sasaran
kinerja, penanggung jawab, metrik, formula,
target kinerja, periode pengukuran dan data
pendukung.

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 3/ 17

1. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan pelaksanaan Tinjauan Manajemen terhadap efektivitas penerapan
SMK4L serta efektivitasnya terhadap kebijakan dan sasaran di PT Pelabuhan Indonesia III
(Persero).

2. LINGKUP
Prosedur ini meliputi : Persiapan, Pelaksanaan Tinjauan Manajemen, Penetapan tindak lanjut dan
Pelaporan notulen Tinjauan Manajemen.

3. TANGGUNG JAWAB
R = Responsible : Siapa yang mengerjakan
A = Accountable : Siapa yang membuat keputusan akhir
C = Consulted : Siapa yang harus diajak konsultasi sebelum kegiatan dilanjutkan
I = Informed : Siapa yang harus diberi informasi

[P-36] Prosedur Tinjauan Manajemen

Sub Proses:
Business Process Owner

Pengembangan
Aplikasi
VP Sistem Manajemen

Direktur

HSSE

ICT

Persiapan Tinjauan
1 I R C C
Manajemen
Pelaksanaan
2 Tinjauan R I A I I
Manajemen
Tindak Lanjut
3 Tinjauan R I A I I
Manajemen
4

4. REFERENSI
4.1. ISO 9001:2015 – Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 4/ 17

4.2. ISO 14001:2015 – Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen


4.3. ISO 27001:2013 Klausul 9.3 Tinjauan Manajemen
4.4. PP No 50 Tahun 2012 – Elemen 1.3 Tinjauan dan Evaluasi

5. ISTILAH/SINGKATAN/DEFINISI

NO SIMBOL / KATA KETERANGAN

Mulai Proses mulai


1

2 Proses

Dokumen / Formulir
3

Alur ke proses berikutnya


4
Selesai
5 Proses berakhir.

6 Pilihan

7 Standar Proses

8 Perusahaan PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)


Mutu, Kesehatan, Keselamatan, Keamanan, dan
9 MK4L
Lingkungan
10 K3L Kesehatan dan Keselamatan Kerja Lingkungan
11

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 5/ 17

6. PROSEDUR

PROSEDUR TINJAUAN MANAJEMEN

Mulai

VP Sistem Manajemen

7.1 Mempersiapkan
tinjauan manajemen

Direksi, VP Sistem
Manajemen, dan BPO

7. 2 Melaksanakan
tinjauan manajemen

VP Sistem Manajemen
dan BPO
7.3 Menindaklanjuti
hasil tinjauan
manajemen

Selesai

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 6/ 17

7.1 Persiapan Tinjauan Manajemen

Alur Proses Deskripsi Dokumen

Mulai

Tinjauan manajemen dilakukan sekurang- Output >


VP Sistem Manajemen
kurangnya 1 tahun sekali. Jadwal Tinjauan
VP Sistem Manajemen menetapkan rencana Manajemen
Menyusun Jadwal tanggal pelaksanaan tinjauan manajemen.
Tinjauan Manajemen

Input >
Agenda tinjauan manajemen berdasarkan
Jadwal Tinjauan
VP Sistem Manajemen persyaratan ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ISO Manajemen
27001:2013, dan SMK3. Agenda ini dapat
Menyusun agenda Output >
didiskusikan dengan HSSE dan ICT. Agenda Tinjauan
tinjauan manajemen dan Manajemen
penunjukkan notulis Notulis bertugas mencatat output tinjauan
manajemen.
Input >
Agenda Tinjauan
VP Sistem Manajemen VP Sistem manajemen membuat undangan Manajemen
yang ditujukan ke BPO yang berkepentingan
Mengirim undangan Output >
dan melampirkan agenda tinjauan manajemen. Undangan Tinjauan
tinjauan manajemen ke Manajemen
BPO

Masing-masing BPO membuat materi tinjauan Input >


BPO
Agenda Tinjauan
manajemen (input tinjauan manajemen) yang Manajemen
Menyiapkan materi sesuai dengan bisnis proses BPO
Output >
tinjauan manajemen Input Tinjauan
Manajemen

BPO
BPO menyerahkan bahan materi ke VP Sistem Output >
Menyerahkan bahan Manajemen untuk diperiksa dan diperbanyak. Input Tinjauan
Manajemen
materi ke VP Sistem
Manajemen

Selesai

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 7/ 17

7.2 Pelaksanaan Tinjauan Manajemen

Alur Proses Deskripsi Dokumen

Mulai

Direksi dan VP Sistem Direksi dan VP Sistem Manajemen


Output >
Manajemen menyampaikan maksud dan tujuan dari Daftar Hadir
pelaksanaan tinjauan manajemen.
Membuka tinjauan Pada saat ini, notulis mendistribusikan Daftar
manajemen Hadir ke seluruh peserta tinjauan manajemen.

Output >
Direksi VP Sistem Manajemen menyerahkan input Input Tinjauan
tinjauan manajemen kepada direksi untuk Manajemen
Menerima input dibahas lebih lanjut.
tinjauan manajemen

Masing-masing BPO menyampaikan input Output >


BPO
tinjauan manajemen bergiliran sesuai dengan Input Tinjauan
agenda tinjauan manajemen. Manajemen
Menyampaikan input
tinjauan manajemen

Input >
Direksi Input Tinjauan
Direksi memberikan arahan/keputusan untuk Output >
Manajemen
setiap input tinjauan manajemen yang Output Tinjauan
Memberikan output disampaikan BPO. Manajemen
tinjauan manajemen

BPO
Output >
BPO menentukan rencana tindak lanjut dan Output Tinjauan
Menentukan rencana waktu penyelesaian. Manajemen
tindak lanjut

tidak

Rencana disetujui
direksi? Output >
BPO menyerahkan bahan materi ke VP Sistem Output Tinjauan
ya Manajemen untuk diperiksa dan diperbanyak. Manajemen

Direksi

Notulen mencatat output tinjauan manajemen Output >


Mengesahkan notulen Output Tinjauan
tinjauan manajemen beserta tindak lanjutnya yang kemudian Manajemen
disahkan oleh direksi.

Selesai

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 8/ 17

7.3 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen

Alur Proses Deskripsi Dokumen

Mulai

VP Sistem Manajemen mendistribusikan Output >


VP Sistem Manajemen
Notulen Tinjauan
notulen ke seluruh peserta tinjauan Manajemen
Mendistribusikan manajemen.
notulen tinjauan
manajemen

BPO melakukan tindak lanjut sesuai dengan


BPO
yang tertulis di notulen. Apabila tindak lanjut
kurang efektif, BPO dapat menyesuaikan
Melakukan tindak lanjut kembali.
tinjauan manajemen

VP Sistem Manajemen wajib memberikan Output >


VP Sistem Manajemen masukan / evaluasi apabila tindakan perbaikan Notulen Tinjauan
kurang efektif. Manajemen
Melakukan pemantauan
tindakan perbaikan dan VP Sistem Manajemen dapat meminta bantuan
efektivitasnya ITC dan HSSE apabila diperlukan untuk
memeriksa yang berkaitan dengan Keamanan
data dan K3L

Tindakan perbaikan yang belum diselesaikan Output >


VP Sistem Manajemen
Notulen Tinjauan
akan menjadi agenda tinjauan manajemen Manajemen
Melaporkan hasil berikutnya.
tindakan perbaikan
ke direksi

Output >
VP Sistem Manajemen
Notulen Tinjauan
Manajemen
Mengarsip seluruh
dokumen tinjauan
manajemen

Selesai

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 9/ 17

7. LAMPIRAN

Prosedur Terkait

Intruksi kerja

Formulir

1. Undangan Rapat Tinjauan Manajemen


2. Notulen Tinjauan Manajemen
3. Daftar Hadir

Dokumen Pendukung

1. Notulen Tinjauan Manajemen terakhir

8. INDIKATOR KINERJA
Meminimalisir adanyaketidaksesuaiandari dokumen Business Requirement
Sasaran Kinerja
yang telah disepakati dibandingkan dengan hasil User Acceptance Test

Indikator Kinerja Persentase ketidaksesuaianantara dokumen BRD dengan hasil UAT

Formula Jumlah ketidaksesuaian yang ditemukan X 100%


Jumlah total requirement yang ditetapkan di BRD
 Dokumen Business Requirement
Sumber Data  Hasil User Acceptance Test

Target Kinerja 0%
Target Tren Menurun
Periode Pengukuran 1 Tahun Sekali

Penanggungjawab VP ICT Strategic Planning and Governance

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 10/ 17

Memastikan pengembangan aplikasi dilaksanakan sesuai dengan prosedur


Sasaran Kinerja dibuktikan dengan kelengkapan dokumen pengembangan aplikasi yang
dipersyaratkan dalam standar
Jumlah dokumen pengembangan aplikasi yang telah dibuat dibandingkan
Indikator Kinerja dengan jumlah dokumen pengembangan aplikasi yang dipersyaratkan dalam
prosedur.

Formula Jumlah Dokumen yang dihasilkan X 100%


Jumlah persyaratan kelengkapan dokumen proyek aplikasi
 Standar kelengkapan dokumen proyek (untuk pengembangan aplikasi)
Sumber Data  Dokumen proyek yang telah dihasilkan

Target Kinerja 100%


Target Tren Meningkat
Periode Pengukuran 1 Tahun Sekali

Penanggungjawab VP ICT Strategic Planning and Governance

Memastikan bahwa aplikasi yang dikembangkan dapat selesai dan Go


Sasaran Kinerja
Livesesuai dengan target waktu yang ditentukan

Indikator Kinerja Kesesuaian tanggal go-live sistem dengan tenggat waktu yang ditentukan

Formula Selisih Hari Tanggal Target dengan Tanggal Go-Live X 100%


Jumlah Hari Jangka Waktu Pelaksanaan Proyek
 Berita Acara Go-Live
Sumber Data  Dokumen rencana implementasi aplikasi

Target Kinerja 0%
Target Tren Menurun
Periode Pengukuran 1 Tahun Sekali

Penanggungjawab VP ICT Strategic Planning and Governance

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)
PROSEDUR TIK Edisi/Rev : 02/03

TINJAUAN MANAJEMEN Tanggal : 23 Oktober 2018


NO DOKUMEN : P-TIK-36 Halaman : 11/ 17

Dokumen ini tidak boleh dicopy/diperbanyak tanpa ijin tertulis dari


Kantor Pusat PT Pelabuhan Indonesia III (Persero)