AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Adanya tekanan yang sangat kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini,
menuntut perusahaan untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Perubahan
permintaan pasar menuntut perusahaan untuk beroperasi lebih efisien, fleksibel, dan
menempatkan produk tepat waktu di pasar tanpa mengabaikan standar kualitas sesuai
dengan spesifikasi pelanggan. Pemahaman terhadap kondisi ini dan komitmen untuk
memuaskan pelanggan, mendorong perusahaan merancang proses produksi
sedemikian rupa sehingga produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan
pelanggan dalam kualitas, kuantitas, dan waktu yang tepat.
Industri sebagai suatu sistem, mengintegrasikan empat hal penting dalam
keunggulan bersaing perusahaan yang meliputi: riset pasar, desain produk, proses
produksi, dan pemasaran produk, seperti yang disajikan pada Roda Deming pada
Gambar 7.1 di halaman berikut. Perbaikan kinerja bisnis modern mencakup
keseluruhan system industry mulai dari pemesanan material sampai dengan distribusi
produk kepada konsumen, pelayanan purnajual, dan desain ulang produk.
Berdasarkan hasil riset pasar, diperoleh informasi tentang keinginan
konsumen terhadap suatu produk. Dari informasi ini kemudian perusahaan
merancang desain produk yang sesuai dengan keinginan pasar. Sertiap desain produk
menetapkan model dan spesifikasi yang harus diikuti oleh bagian produksi sehingga
produk yang dihasilkan dapat memenuhi spesifikasi pelanggan. Di samping itu,
proses produksi harus berjalan secara efektif dan efisien untuk menghasilkan produk
berkualitas dengan biaya serendah mungkin.
Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output
bertanggung jawab untuk mneghasilkan produk dalam kulaitas dan kuantitas yang
telah ditentukan, tepat waktu, secara efektif, dan efisien. Dalam aktivitasnya dimulai
dari perencenaaan sampai dengan pengendalian dan evaluasi, fungsi ini harus secara
optimal mengubungkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan internal yang
dimiliki perusahaan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumber
daya dan fasilitas), jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus
dikonsentrasikan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memiliki
keunggulan dalam intensitas persaingan yang sangat ketat ini.
 Waktu adalah salah satu komponen dalam keunggulan bersaing. Ketepatan
waktu dalam menyediakan produk di pasar adalah kebutuhan utama strategi bersaing
perusahaan. Terlambat menyediakan produk di pasar sama artinya dengan tidak
menyediakan sama sekali karena perusahaan telah kehilangan kesempatan dari
pelanggan memilih produk sejenis yang banyak tersedia di pasar. Perusahaan tidak
cukup hanya mengandalkan loyalitas pelanggan yang setia menunggu sampai dengan
produk yang dihasilkan perusahaan tersedia di pasar. Tetapi, yang lebih penting
menyediakan produk tepat waktu di pasar adalah penghargaan kepada pelanggan atas
loyalitasnya menggunakan produk perusahaan dalam memenuhi kebutuhannya.

Gambar 7.1 Roda Deming

Tahap Kedua

Desain Produk

Keinginan Pasar

Tahap Pertama Tahap Ketiga

Riset Pasar Produksi

Keinginan Pasar Efektif dan

Efisien

Tahap Keempat
Pemasaran dan
Pelayanan
Purna Jual

Sumber: Production Planning and Inventory Control, Vincent Gasperzt, 2001

Kuantitas dan kualitas produk yang tepat berhubungan dengan kemampuan

perusahaan memahami kebutuhan konsumen dan cara mereka memenuhi kebutuhan
tersebut. Kualitas berhubungan dengan kemampuan produk memuaskan kebutuhan
penggunanya. Berbagai dimensi kualitas dikembangkan oleh para ahli, salah satu
yang mendapat perhatian adalah kesesuaian (conformance) antara manfaat yang
diberikan produk tersebut dengan harapan penggunanya.
Kemampuan menghasilkan produk dalam waktu, kuantitas, dan kualitas yang
tepat belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk
harus dihasilkan melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumber
daya menjadi pedoman dalam setiap proses transformasi. Menghasilkan produk
dengan biaya produksi yang rendah tanpa mengorbankan atribut kepuasan
pelanggan, berarti perusahaan telah bergerak menuju keunggulan bersaingnya.
Dengan biaya produksi yag rendah perusahaan dapat menawarkan produk tersebut
kepada pelanggan dengan harga lebih rendah relative daripada pesaing tanpa
mengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.
Untuk memastikan bahwa proses produksi dan operasi telah berjalan sesuai
dengan kebijakan dan strategi yang telah ditetapkan, membantu mengidentifikasi
kelemahan-kelemahan yang masih terjadi yang dapat menghambat tercapainya
tujuan fungsi ini dan mencari solusi perbaikannya, perusahaan melakukan audit atas
fungsi produksi dan operasi baik yang dilakukan secara adhoc maupun secara
periodik.

PENGERTIAN AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

Menurut Bayangkara (2008:227) audit produksi dan operasi melakukan
penilaian secara komprehensif terhadap keseluruhan fungsi audit produksi dan
operasi untuk menentukan apakah fungsi ini telah berjalan dengan memuaskan
(ekonomis, efektif, efisien). Audit ini dilakukan tidak hanya terbatas pada unit
produksi tetapi juga berlaku untuk keseluruhan proses produksi dan operasi. Audit
ini juga berperan melengkapi fungsi pengendalian kualitas. Beberapa alasan yang
mendasari perlu dilakukannya audit ini antara lain:

1. Proses produksi dan operasi harus berjalan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan.
2. Kekurangan/kelemahan yang terjadi harus ditemukan sehingga segera dapat
diperbaiki.
3. Konsistensi berjalannya proses harus diungkapkan.
 4. Pendekatan proaktif harus menjadi dasar dalam peningkatan proses.
5. Berjalannya tindakan korektif harus mendapat dorongan dan dukungan dari
berbagai pihak yang terkait.

PRINSIP-PRINSIP UMUM
Beberapa prinsip umum yang memberikan panduan terhadap pelaksanaan audit
ini, yang dapat dijadikan pedoman oleh auditor dalam menjalankan tugas
profesionalnya. Prinsip-prinsip tersebut antar lain:
1. Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi dan
operasi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan
untuk memastikan bahwa produk yang dihasilakan konsisten dengan standar
kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasi bagian yang memerlukan
perbaikan.
2. Auditor harus secara objektif dan sistematis mengumpulkkan dan menganalisis
data yang cukup dan relevan sebagai dasar penilaian terhadap ketaatan
perusahaan dalam menerapkan criteria yang telah ditetapkan.
3. Auditor harus mengklasifikasi ketidaksesuaian yang terjadi antara aktivitas
produksi dan operasi dengan kebutuhan kriteria (standar) yang telah ditetapkan
dan membuat rekomendasi untu peningkatan. Di samping itu, auditor harus
mendiskusikan beberapa langkah perbaikan sebagai solusi atas kekurangan yang
masih terjadi dan merupakan tanggung jawab perusahaan untuk menentukan
langkah yang paling tepat untuk memperbaiki ketidaksesuaian tersebut.

TUJUAN AUDIT
Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan audit ini adalah untuk
mengetahui:
1. Apakah produk yang dihasilkan telah mencerminkan kebutuhan pelanggan
(pasar)
2. Apakah strategi serta rencana produksi dan operasi sudah cermat
menghubungkan antara kebutuhan untuk memuaskan pelanggan
denga ketersediaan sumber daya serta fasilitas yang dimiliki perusahaan.
 3. Apakah strategi, rencana produksi dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang
yang dimiliki perusahaan.
4. Apakah proses transformmasi telah berjalan secara efektif dan efisien
5. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung
berjalannya proses secara ekonomis, efektif dan efisien.
6. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas produksi dan operasi telah
brjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihailkannya
produk yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, da waktu yang telah
ditetapkan.
7. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dn operasi telah
melaksanakan aktivitas dengan ketentuan serta aturan yang telah ditetapkan
persahaan.

MANFAAT AUDIT
Audit fungsi produksi dan operasi dapat membantu manajemen dalam menilai
bagaimana fungsi ini berjalan dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan
secara keseluruhan. Secara rinci audit ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Dapat memberikan gambaran kepada pihak yang berrkepentingan tentang
ketaatan dan kemampuan fungsi dan produksi dan operasi dalam menerapkan
kekbijakan serta strategi yang telah ditetapkan.
2. Dapat memberikan informasi tentang usaha-usaha perbaikan proses produksi
dan operasi yang telah dilakukan peruahaan serta hambatan-hambatan yang
dihadapi.
3. Dapat menentukan area permasalahan yang masih dihadapi dalam mencapai
tujuan produksidan operasi serta tujuan perusahaan secara keseluruhan.
4. Dapat menilai kekuatan dan kelemahan strategi produksi dan operasi serta
kebutuhan perbaikannya dalam meningkatkan kontribusi fungsi ini terhadap
penncapaian tujuan perusahaan.
TAHAP-TAHAP AUDIT
Tahap-tahap audit produksi dan operasi meliputi:
1. Audit pendahuluan
 2. Review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen
3. Audit lanjutan.
4. Pelaporan
5. Tindak lanjut.
Audit Pendahuluan

Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap beberapa perubahan
yang terjadi pada struktur perusahaan, sistem manajemen kualitas, perusahaan, sejak
hasil audit terakhir. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor
melakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabel-
variabel yang mempengaruhinya. Variabel-variabel ini meliputi berbagai kebijakan
dan peraturan yang telah ditetapkan untuk setiap program/aktivitas, praktik yang
sehat, dokumentasi yang memadai dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan
dalam menunjang usaha pencapaian tujuan tersebut.

Pada tahap ini, auditor juga mengidentifikasikan dan mengklasifikasikan

penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan
terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadap hasil audit terdahulu
juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.

Berdasarkan review dan pengujian yang dilakukan pada tahap ini, auditor
mendapatkan keyakinan tentang dapat diperolehnya data yang cukup dan kompeten
serta tidak terhambatnya akses untuk melakukan pengamatan yang lebih dalam
terhadap tujuan audit sementara yang telah ditetapkan pada tahapan audit
sebelumnya. Dengan menghubungkan permasalahan yang dirumuskan dalam bentuk
tujuan audit sementara dan ketersediaan data serta akses untuk mendapatkannya,
auditor dapat menetapkan tujuan audit yang sesungguhnya yang akan dialami pada
audit lanjutan.

Audit Lanjutan (Terinci)

Pada tahap ini auditor melakukan audit yang lebih dalam dan pengembangan temuan
terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan
produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan
untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal
yang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Di samping itu, analisis
terhadap hubungan kapabilitas potensial yang dimiliki dan utilisasi kapabilitas
tersebut di dalam perusahaan sangat penting dalam proses audit.

Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor
menggunakan daftar pertanyaan (audit checklist) yang ditujukan kepada berbagai
pihak yang berwenang dan berkompeten berkaitan dengan masalah yang diaudit.
Dalam wawancara yang dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari
ketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang telah
dilakukan.

Pelaporan

Hasil dari keseluruhan tahapan audit sebelumnya yang telah diringkaskan dalam
kertas kerja audit (KKA), merupakan dasar dalam membuat kesimpulan audit dan
rumusan rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi atas
kekurangan-kekurangan yang masih ditemukan. Pelaporan menyangkut penyajian
hasil audit kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit tersebut.
Laporan audit disajikan dengan format sebagai berikut:

I. Informasi Latar Belakang

Menyajikan gambaran umum fungsi produksi dan operasi dari perusahaan
yang diaudit, tujuan dan strategi pencapaiannya serta ketersediaan sumber
daya yang mendukung keberhasilan implementasi strategi tersebut.
II. Kesimpulan Audit dan Ringkasan Temuan Audit
Menyajikan kesimpulan atas hasil audit yang telah dilakukan auditor dan
ringkasan audit sebagai pendukung kesimpulan yang dibuat.
III. Rumusan Rekomendasi
Menyajikan rekomendasi yang diajukan auditor sebagai alternatif solusi atas
kekurangan-kekurangan yang masih terjadi. Rekomendasi harus didukung
hasil analisis dan menjelaskan manfaat yang diperoleh jika rekomendasi ini
 diterapkan serta dampak negatif yang mungkin terjadi di masa depan jika
rekomendasi ini tidak diterapkan.
IV. Ruang Lingkup Audit
Ruang lingkup audit menjelaskan tentang cakupan (luas) audit yang
dilakukan, sesuai dengan penugasan yang diterima (disepakati) dengan
pemberi tugas audit.

Tindak Lanjut

Rekomendasi yang disajikan auditor dalam laporannya merupakan alternatif

perbaikan yang ditawarkan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan)
yang masih terjadi pada perusahaan. Tindak lanjut (perbaikan) yang dilakukan
merupakan bentuk komitmen manajemen untuk menjadikan organisasinya menjadi
lebih baik dari yang sebelumnya. Dalam rangka perbaikan ini auditor mendampingi
manajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-
program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efeektif
dan efisien.

RUANG LINGKUP AUDIT

Ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi keseluruhan dari

program/aktivitas yang dikelola pada fungsi ini, yang merupakan bagian dari
wewenang dan tanggung jawab untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
Secara keseluruhan ruang lingkup audit produksi dan operasi meliputi:

1. Rencana produksi dan operasi

2. Produktivitas dan peningkatan nilai tambah
3. Pengendalian produksi dan operasi

Rencana Produksi dan Operasi

Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-fungsi bisnis lain,

yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian tujuan perusahaan secara
keseluruhan. Rencana ini menghubungkan kebutuhan pasar atas produk yang
dipersayaratkan, aktivitas pengembangan dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana
persediaan, keuangan, ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil
investasi yang dipersyaratkan investor.

Melalui hasil survei pasar dan umpan balik yang diterima dari pelanggan, dapat
diidentifikasi peluang-peluang yang mungkin untuk dikembangkan, yang merupakan
selisih (kesenjangan) antara kebutuhan pasar dengan kemampuan industri untuk
memenuhinya. Menghubungkan peluang-peluang ini dengan kondisi internal
perusahaan, rencana induk produksi dan operasi mencerminkan berbagai usaha yang
akan dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pasar dengan mengoptimalkan
penggunaan sumber dayanya. Rencana ini akan menjadi pedoman produksi dan
operasi dalam periode tertentu.

Kondisi internal mencerminkan kekuatan dan kelemahan yang terjadi pada

perusahaan, yang akan memengaruhi strategi dalam mengelola peluang-peluang dan
pencapaian tujuan perusahaan. Rencana induk harus mencerminkan optimalisasi
penggunaan sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya
kapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus didasarkan
pada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaanya, peluang dan ancaman yang
dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan perbaikan berkelanjutan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu rencana induk memuat tentang:

1. Jadwal induk produksi

2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi
3. Tingkat persediaan
4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi

Jadwal Induk Produksi

Jadwal produksi utama membuat spesifikasi tentang apa yang akan dibuat dan kapan
akan di buat, sesuai dengan rencana produksi. Jadwal produksi ini mendiskripsikan
berapa jumlah produksi yang harus dilakukan untuk setiap kelompok barang, kapan
produk tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen, sumber daya
apa saja yang harus tersedia untuk menghasilkan produk sesuai dengan rencana
operasi perusahaan dalam memenuhi spesifikasi pelanggan.
Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi

Pertimbangan kebutuhan kapasitas berpengaruh secara mendasar terhadap jadwal

produksi utama. Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat dalam
meramalkan kebutuhan kapasitasnya di masa depan. Pertimbangan kapasitas ini
harus mendasari terjadinya praktik optimalisasi terhadap penggunaan kapasitas
produksi. Rencana induk produksi harus meminimalkan terjadinya kapasitas
menganggur, untuk menjadikan operasi berjalan secara efektif dan efisien.

Tingkat Persediaan

Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas persediaan bahan
baku, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan perlengkapan (supplies).
Untuk apa dan berapa besaran persediaan dibentuk, harus secara tegas terdiskripsikan
dalam kebijakan persediaan perusahaan. Kebijakan tentang persediaan bahan baku
harus memerhatikan hubungan permintaan atas persediaan tersebut. Menghubungkan
rantai nilai eksternal (pemasok dan pelanggan) dengan rantai nilai internal (proses
dan kerja sama antarfungsi di dalam perusahaan), menjadikan proses produksi
berjalan sangat efektif dan efisien. Proses produksi yang berjalan secara tepat dapat
meminimalkan berbagai pemborosan karena pemeliharaan fasilitas produksi
dilakukan dengan jadwal yang ketat dan bahan yang diolah sesuai dengan spesifikasi
mesin dan standar kualitas produk yang telah ditetapkan.

Perencanaan Keseimbangan Lintas Produksi

Keseimbangan lintas produksi atau disebut juga keseimbangan lini produksi

bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna memperoleh
optimilisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan peralatan yang tinggi melalui
penyeimbangan waktu kerja antarstasiun kerja. Secara teknis dalam menyusun
keseimbangan lini ini, terdapat 2 faktor, yaitu : i) jumlah waktu seluruh tugas dan ii)
waktu elemen tugas terpanjang, agar waktu siklus yang minimum diketahui. Metode
ini mengelompokan penugasan dalam mencapai keseimbangan lintas produksi yang
optimal dengan prosedur sebagai berikut :

1. Menetapkan tugas yang dapat dipilih sebagai tugas awal

 2. Menetapkan tugas yang cocok dengan waktu yang tersedia
3. Menetapkan penugasan pada suatu stasiun kerja sampai maksimal
4. Melanjutkan ke stasiun kerja berikutnya dengan mengulangi prosedur di atas
sampai semua penugasan selesai

Tabel 7.1 Kriteria dan pengukuran variabel rencana induk dan operasi

No. Variabel Kriteria Pengukuran

Jadwal Produksi Rasio hasil produksi dengan
1 Induk Tepat kuantitas kebutuhan
Tepat Mutu (kualitas) Standar kualitas
Jadwal pelepasan barang ke
Tepat waktu pasar
Optimalisasi
Penggunaan Sumber Rasio rencana produksi
2 Daya Kapasitas penuh dengan kapasitas produksi
Rasio penggunaan kapasitas
Maksimum utilisasi dengan kapasitas tersedia
Rasio jumlah persediaan
3 Tingkat Persediaan Persediaan minimum (zero) akhir dengan hasil produksi
Keseimbangan Tidak ada kemacetan proses Rencana operasi dan
4 Lintas Produksi produksi pemeliharaan mesin produksi
Keseimbangan beban
operator dengan mesin Rasio operator dengan mesin
produksi produksi

PRODUKTIVITAS DAN PENINGKATAN NILAI TAMBAH

Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti dengan peningkatan
nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha dalam meningkatkan manfaat yang
diperoleh baik oleh perusahaan maupun pelanggan. Penerapan tekhnologi mutakir,
metode produksi inovatif dapat meningkatkan efisiensi proses. Peningkatan daya
guna produk dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada pelanggan yang
menggunakan produk tersebut. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai
tambah adalah adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua
tingkatan dalam perusahaan. Komitmen ini akan menyatukan usaha dari berbagai
komponen dalam perusahaan untuk hanya melibatkan aktivitas bernilai tambah
dalam operasinya. Dengan demikian aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah
(nonvalue added activity) harus dieliminasi semaksimal mungkin. Pada kondisi ini,
seluruh sumber daya (kapasitas) yang digunakan, memberikan nilai tambah kepada
perusahaan dan pelanggan, yang berarti operasional perusahaan telah secara
maksimal mampu menekan berbagai pemborosan yang terjadi.

Lean production, suatu metode produksi ramping, yang dikembangkan oleh produsen
yang menggunakan focus berulang dalam rancangan prosesnya mampu secara
signifikan member keuntungan bagi perusahaan yang menerapkannya. Metode
produksi ini menekankan kesempurnaan proses yang berjalan dengan mengeliminasi
celah-celah kesalahan yang masih terbuka. Untuk menunjang kesuksesannya, metode
ini mensyaratkan adanya proses belajar, kreativitas, kerja kelompok yang penuh
kemampuan semua pihak.

Keuntungan lean production, didukung oleh kebijakan dan praktik produksi yang
secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk
meningkatkan keunggulan bersaingnya, kebijakan dan praktik tersebut meliputi:

1. Penghapusan persediaan (zero inventory)

2. Tingkat cacat nol (zero defect)
3. Meminimalkan kebutuhan tempat (areal)
4. Kemitraan dengan pemasok
5. Tanggung jawab pemasok
6. Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai
7. Pengembangan angkatan kerja
8. Menciptakan tantangan dalam bekerja

Penghapusan Persediaan

Produsen dengan lean production memfokuskan produksi dan operasinya pada

penurunan (penghapusan) persediaan. Metode ini menggunakan Just In Time dalam
menurunkan waktu pemrosesan dan biaya, dalam meningkatkan efisiensi proses
operasinya.

Zero Defect

Metode produksi ini membangun suatu sistem produksi dan operasi yang dapat
membantu karyawan memproduksi unit yang sempurna untuk setiap kalinya.
Persiapan proses produksi dilakukan dengan lebih matang untuk mencegah
terjadinya kegagalan dalam menghasilkan prosuk sesuai dengan standar kualitas
yang telah ditetapkan.

Meminimalkan Kebutuhan Tempat (Areal)

Upaya meminimalkan jarak tempuh unit produk dapat mengurangi kebutuhan tempat
(areal) dalam proses produksi. Penataan fasilitas produksi yang terintegrasi dengan
gudang penyimpanan bahan baku dan/atau produk jadi, dapat menghemat kebutuhan
tempat tanpa mengganggu jalannya proses produksi.

Kemitraan dengan Pemasok

Melibatkan pemasok kedalam rencana keberkasilan perusahaan merupakan model

yang banyak dikembangkan dalam praktik produksi modern saat ini. Dengan
membangun hubungan yang erat (kemitraan) dengan pemasok dan menjelaskan
rencana dan standar kebutuhan, dan bertanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan terhadap pasokan bahan baku baik dalam kualitas, kuantitas, dan waktu
pasokan tersebut dibutuhkan harus sudah tersedia di perusahaan.

Meminimalkan Aktivitas yang Tidak Menambah Nilai

Melalui suatu analisis aktivitas dan komitmen untuk melakukan perbaikan secara
terus-menerus, perusahaan yang menerapkan metode ini, meminimalkan aktivitas-
aktivitas yang tidak berguna (tidak menambah nilai) baik bagi pelanggan maupun
bagi perusahaan.

Pengembangan Angkatan Kerja

Dengan secara terus-menerus memperbaiki desain pekerjaan, pelatihan, partisipasi,
komitmen karyawan dan pemberdayaan kelompok-kelompok kerja, metode ini
secara konsisten mengembangkan angkatan kerja.

Menciptakan Tantangan dalam Bekerja

Pemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan perusahaan dapat

menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan mendorong mereka untuk
bertanggung jawab dan berprestasi.

Selanjutnya lean production, mengidentifikasi tujuh sumber pemborosan yang

mengakibatkan operasi perusahaan tidak efisien, meliputi:

1. Produksi yang lebih besar dari kebutuhan (penumpukan persediaan)

2. Waktu tunggu dan/atau waktu menganggur
3. Penanganan material yang terlalu sering
4. Persediaan (bahan baku dan/atau barang jadi)
5. Pergerakan peralatan dan operatornya yang tidak menambah nilai bagi
produk
6. Proses produksi yang tidak penting (tidak dibutuhkan)
7. Pengolahan kembali produk cacat

Perusahaan yang mengoperasikan bisnisnya dengan komitmen peningkatan nilai

tambah akan selalu berinovasi dan mengembangkan metode operasi yang
semaksimal mungkin mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah. Rasio input
terhadap output berada pada tingkat produktivitas yang maksimal. Tabel 7.3
menyajikan program audit terhadap produktivitas dan peningkatan nilai tambah yang
dilakukan perusahaan.

Tabel 7.3 Program Audit – Produktivitas dan Nilai Tambah

Nama Perusahaan : Periode Audit No. KKA:

Program yang Diaudit : Produktivitas dan Nilai Tambah

Nomor Jawaban
Kuesioner dan Langkah Kerja Komentar
Qs Lk Ya Tidak
1. Apakah perusahaan memiliki ukuran
produktivitas standar yang bisa digunakan
sebagai pedoman oleh karyawan dalam
 beraktivitas?

Jika Ya:
Periksalah ukuran produktivitas tersebut dan
hubungkan dengan rencana kinerja
perusahaan.

Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan memacu
produktivitas karyawannya.

2. Apakah perusahaan memiliki standar

pencapaian hasil minimal yang harus dicapai
setiap karyawan?

Jika Ya:
Periksa standar minimal tersebut, apakah
realistis dihubungkan dengan keberadaan
karyawan dan kebutuhan kinerja perusahaan.

Jika Tidak:
Telusuri dasar penilaian yang digunakan
untuk menilai produktivitas karyawan

3 Apakah perusahaan memberikan

penghargaan kepada karyawan yang memiliki
produktivitas lebih tinggi dari yang ditetapka
perusahaan?

Jika Ya:
Nilai efektivitas dari penghargaan tersebut
dalam mendorong peningkatan produktivitas
karyawan.
Nomor Jawaban
Kuesioner dan Langkah Kerja Komentar
Qs Lk Ya Tidak
Jika Tidak :
Telusuri apa yang dapat mendorong
karyawan untuk mencapai produktivitas yang
lebih tinggi.

4. Apakah perusahaan memberikan tanggung

jawab yang cukup besar kepada karyawannya
untuk merencanakan, melaksanakan, dan
mengendalikan aktivitasnya sendiri?

Jika Ya:
Periksalah bagaimana perusahaan
mengendalikan dan menilai pelaksanaan
tanggung ajwab tersebut.

Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan
memberdayakan karyawannya.
 5 Apakah perusahaan melakukan evaluasi
harian terhadap kinerja individu/kelompok
karyawannya?

Jika Ya:
Periksalah standar evaluasi yang digunakan
dan apakah hasil evaluasinya disampaikan
kepada karyawan yang dinilai..

Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan
mengendalikan pekerjaan karyawannya.

6. Apakah perusahaan memiliki criteria yang

terdokumenatsi tentan aktivitas-aktivitas
yang bernilai tambah dan tidak bernilai
tambah?

Jika Ya:
Periksalah keakuratan pengelompokan
aktivitas tersebut dan ketaatan
penerapannya.

Jika Tidak:
Telusurilah bagaimana perusahaan menilai
bahwa suatu aktivitas adalah bernilai
tambah/tidak, baik bagi pelanggan maupun
bagi perusahaan.

7. Apakah criteria ini telah disosialisasikan dan

dipahami dengan baik oleh seluruh
karyawan?

Jika Ya:
Periksalah kemampuan karyawan dalam
memenuhi criteria tersebut dalam setiap
aktivitasnya

Nomor Jawaban
Kuesioner dan Langkah Kerja Komentar
Qs Lk Ya Tidak
Jika Tidak:
Periksalah standar yang digunakan
perusahaan sebagi pedoman dalam
beraktivitas.

8. Apakah di dalam proses produksi dan

operasi sering terjadi pengerjaan ulang,
pemborosan bahan dan kegagalan produk
dalam memenuhi spesifikasinya?

Jika Ya:
Ikuti pengendalian proses produksi dan
 operasi dalam perusahaan tersebut.

Jika Tidak:
Periksa program peningkatan kualitas
yang dilakukan perusahaan.

9. Apakah perusahaan memiliki laporan

terdokumentasi yang akurat tentang
aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah
dalam operasinya.

Jika Ya:
Periksa laporan tersebut dan nilai pada
bagian mana aktivitas tersebut paling
sering terjadi.

Jika Tidak :
Telusuri bagaimana perusahaan
mengendalikan berbagai aktivitas tidak
bernilai tambah.

10. Apakah perusahaan mengukur biaya tidak

bernilai tambah atas aktivitas tidak
bernilai tambah yang terjadi.

Jika Ya:
Periksa biaya yang paling sering terjadi
dan hubungkan total biaya tidak bernilai
tambah tersebut dengan total harga
pokok penjualan, biaya administrasi dan
umum, serta biaya pemasarannya, lalu
hitung presentasenya.

Jika Tidak :
Telusuri bagaimana perusahaan
memperlakukan dan mengendalikan
biaya-biaya tidak bernilai tambah.

Diaudit oleh: Jumlah Jawaban Catatan: Direview oleh:

Ya Tidak
(…………………………) (………………………….)
Tanggal : ……………. Tanggal : …………….

PENGENDALIAN PRODUKSI DAN OPERASI

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas hubungan antara

proses yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang telah ditetapkan.
Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar tidak keluar dari standar
operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar keseimbangan antara sumber-sumber
daya yang tersedia dengan permintaan total dapat dipertahankan. Dalam praktik
manajemen modern seluruh lapisan manajemen dan karyawan bertanggung jawab
secara proporsional terhadap berjalannya operasi secara efektif dan efisien serta
dihasilkannya produk yang memenuhi standar kualitas, kuantitas, ketepatan waktu
dan dengan pengorbanan yang minimal. Tabel 7.4 dihalaman berikut menyajikan
berbagai tanggung jawab, criteria dan pengukurannya dalam sistem pengukuran
kinerja manufaktur.

Tabel 7.4 Sistem Pengukuran Kinerja Manufaktur

Area Fungsional Tanggung Jawab Kriteria Pengukuran Kinerja

Perencanaan Manajemen Puncak
Rencana Bisnis Manajer Umum Imbal hasil Investasi ROI Aktual
(ROI) ROI yang terencana
Rencana Penjualan Manajer Material Unit yang terjual
Kinerja Penjualan Unit yang terencana
Rencana Kapasitas Manajer Manufaktur Produksi Aktual
Kinerja Produksi Produksi Terencana
Perencanaan Manajemen Operasi
Jadwal Induk Manajer Material Kinerja MPS MPS actual
MPS terencana
Rencana Material Manajer Material Keandalah pesanan yg Pesanan yang
dihasilkan dihasilkan
Total pesanan yang
Rencana Kapasitas Manajer Manufaktur Kinerja Kapasitas dihasilkan
Jam kapasitas
produksi
Jam kapasitas yang
diperlukan
Database
Bill Of Material Manajer Engineering Keakuratan BOM Bagian dari
persetujuan
Pengendalian Pasar Manajer material Keakuratan Total Jumlah bagian
Persediaan Jumlah bagian yang
Routing Manajer manufaktur tepat
Keakuratan routing Jumlah bagian yang
terhitung
Operasi yang disetujui
Jumlah operasi
Pelaksanaan Manajemen Operasi
Pembelian Manajer Pembelian Jadwal Kinerja Bagian yang dikirim
Bagian dari Jadwal
Pengendalian Shop Manajer Manufaktur Jadwal Kinerja Bagian yang lengkap
Floor Bagian dari Jadwal
Manajer Umum Jadwal Kinerja Unit yang terkirim
Kinerja Pengiriman Unit yang dijanjikan
 Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting
dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi: (i) maksimumkan tingkat
pelayanan pelanggan, (ii) minimumkan investasi pada persediaan, dan (iii) efisiensi
operasi.

Maksimumkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat.

Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah: kualitas produk,
ketersediaan produk (jika diinginkan), harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok
pengaman dan penyerahan yang tepat waktu. Proses harus memahami bahwa
pelanggan yang harus dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi
tidak kalah pentingnya adalah pelanggan internal.

Minimunmkan Investasi pada Persediaan

Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung)

manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan sesuai
dengan rencana dan jadwal yang telah ditentukan. Aktivitas pemesanan dan
penerimaan bahan harus terintegrasi dengan jadwal produkasi demikian juga jadwal
produksi harus terintegrasi dengan jadwal penyerahan kepada pelanggan. Semua
hubungan ini harus berjalan seperti halnya hubungan pelanggan pemasok, dimana
setiap pemasok harus memuaskan pelanggannya. Pengendalian yang baik akan
mencapai arus produksi yang mulus (smooth production flow) dengan persediaan
yang minimum dan waktu tunggu yang pendek

Efisiensi produksi dan operasi

Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus meminimumkan

biaya-biaya yang terjadi dalam produksi dan operasi. Efisiensi produksi dan operasi
adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang
terlibat dalam proses produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus
semaksimal mungkin mampu menekan pemborosan (aktivitas tidak bernilai tambah)
yang terjadi. Perhatian khusus harus diberikan terhadap supervise pabrik dan tenaga
kerja tidak langsung, dukungan dan keterlibatan pekerja, kesiapan mesin dan
peralatan, fasilitasb pendukungyang efektif dan berbagai hal lain yang berpengaruh
baik langsung maupun tidak langsung.

Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan

komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penanganan bahan baku
sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci
pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut:

1. Pengendalian Bahan Baku

2. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi
3. Pengendalian transformasi
4. Pengendalian kualitas
5. Pengendalian barang jadi

Pengendalian Bahan Baku

Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang
diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk
yang dihasilkan perusahaan. Pengendalian baha baku mencaku keseluruhan aktivitas
yang berhubungan dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal penerimaan,
penanganan pada saat diterima, penyimpanan sampai dengan bahan baku tersebut
digunakan (diolah) dalam proses produksi.

Pemebelian bahan baku menyangkut pemilihan pemasok dan pemesanan bahan

tersebut kepada pemasok terpilih. Untuk mendapatkan keyaikanan bahwa pemasok
mampu memasok bahan baku sesuai dengan kebutuhan , pemasok yang terpilih harus
melalui proses verifikasi. Untuk mendapatkan keyakinan kelangsungan pasokan,
inspeksi secara periodic terhadap system kepastian kualitas pemasok harus dilakukan
berdasarkan prosedur tertulis yang dimiliki perusahaan.

Penerimaan bahan baku harus sesuia dengan kebutuhan proses produksi. Material
Requirement Program (MRP) menjabarkan jadwal produksi, sehingga kebutuhan
bahan baku selalu terpenuhi pada saat proses produksi berjalan dan perusahaan tidak
menanggunh beban investasi yang besar dalam bentuk persediaan.
Penanganan bahan baku merupakan aktivitas sangat penting untuk memastikan
bahwa beabn yang diterima dari pemasok telah sesuai dengan kebutuhan standar
produk yang telah ditetapkan perusahaan. Aktivitas ini harus didukung dengan
peralatan memadai dan prosedur tertulis penanganan bahan, untuk menentukan
apakah bahan yang diterima harus diberikan kode khusus agar mudah ditelusuri
distribusi dan penggunaannya.

Inspeksi penanganan bahan harus melaui audit fisik barang yang diterima, untuk
menentukan kesesuaian bahan dengan spesifikasi yang tealh ditentukan. Perusahaan
harus memiliki teknik sampling tertulis untuk pengambilan sampel yang kosnsiten
pada setiap pengujian. Penanganan bahan harus memisakan bahan yang tidak sesuai
dengan spesifikasi untuk menghindari penggunaannya dalam proses produksi.
Setelah bahan dinyatakan memenuhi spesifikasi, penanganan berikutnya berkaitan
dengan penyimpanan yang memadai sehinggan barang tidak mudah rusak atau
terkontaminasi bahan-bahan lain. Kebujakan mendapatkan garansi dari pemasok
sampai bahan diolah dalam proses produksi,dapat menghindari kerugia yang terjadi
sebagai akibat kerusakan bahan sebelum masuk proses produksi.

Aktivitas penanganan bahan merupakan salah satu bentuk pencegahan terjadinya

kegagalan produk memenuhi spesifikasinya. Aktivitas ini akan semakin berkurang
dengan telah terjalinnya kemitraan denga pemasok di aman komitmen untuk
memberikan bahan baku sesuai dengan standar kebutuhan perusahaan dalam
menghasilkan produk berkualitas sesaui dengan spesifikasi pelanggan, dituangkan
dalam bentuk kontrak jangka panjang.

Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk memastikan bahwa

semua peralatan dan fasilitas produksi ada dalam keadaan sipa untuk melaksanakan
proses produksi sesuai dengan kententuan penggunaannya. Desain dan penempatan
peralatan yang tepat menjadi factor utama berjalannya proses produksi secara efektif
dan efisien serta mampu menghasilkan produk tepat sesuai dengan yang telah
dijadwalkan.
Seluruh peralatan dan fasilitas produksi lainnya harus sesuia dengan ukuran dan
desain produk yang telah ditentukan. Peralatan ini harus berada pada tempat yang
tepat sesuai dengan kebutuhan proses produksi yang efektif dan efisien. Perusahaan
harus memiliki suatu prosedur tertulis yang menjadi pedoman penggunaan,
pemeliharaan dan perbaikan peralatan dan fasilitas produksi lainnya. Prosedur
tersebut secara jelas memuat tentang pedoman setup mesin, pembersihan setelah
digunakan, jadwal perawatan dan perbaikan –perbaikan signifikan yang diperlukan
untuk mendukung kelancaran proses produksi.

Penempatan fasilitas dan peralatan harus sesuai dengan karakterisitik dan metode
produksi yang diterapkan, ehinggan arus material dalam proses produksi dapat
berjalan secara efektif dan efisien. Di samping itu pengelolaan fasilitas dan peralatan
produksi harus didukung oleh pedoman penggunaan dan pemeliharaan. Pedoman ini
berfungsi untuk melindungi operator dari kecelakaan akibat tidak bisa
mengoperasikan peralatan dan melindungi peralatan dari kerusakan karena jadwal
pemeliharaan dan perbaikan yang tidak tepat waktu.

Pengendalian Transformasi

Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan standar yang telah
ditetapkan. Pengendalian transformasi memgang peranan penting untuk memastikan
bahwa proses yang efektif dan efisien. Pada pengendalian ini tugs seorang (tim)
pengendali kualitas (quality control) sangat penting untuk memastikan bahwa proses
yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas,kualitas,tepat waktu)
dengan pengorbanan yang minimum. Untuk mencapai tujua tersebut, pengendalian
ini mencakup pengesahan proses produksi dan pengendalian perubahan atas
permintaan; inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian laboratorium dan
pemrosesan ulang.

Setiap proses produksi harus mendapatkan pengesahan dari bagian yang berwenang.
Perusahaan harus memiliki prosedur produksi secara tertulis, yangmemberikan
pedoman tentang hal-hal yang harus dipenuhi sebelum proses produksi dimulai.
Prosedur ini mencakup tentang kesiapan fasilitas produksi sebelum dioperasikan,
pejabat yang berwenang memberikan persetujuan dan pengesahan proses tersebut
dijalankan., individu (kelompok) yang melaksanakan dan/atau bertanggung jawab
atas proses yang dijalankan serta ketentuan-ketentuanlain yang mengatur jalannya
proses produksi terasuk penanganan jika terjadi kemacetan proses (bottleneck).

Untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan telah mampu memenuhi

spesifikasinya, berbagai pengujian dalam proses produski dilakukan. Perusahaan
harus memiliki prosedur tertulis untuk memonitor apakah proses telah berjalan sesuai
dengan ketentuan, sehingga mampu menghasilkan output sesuai dengan yang
direncanakan. Prosedur ini mencakup tentang teknik penentuan sampel, memonitor
output dan pengesahan produk jadi untuk dimasukkan ke dalam gudang atau
langsung diserahkan kepada pelanggan. Penerapan prosedur ini bertujuan untuk
mencegah terjadinya kegagalan produk baik kegagalan internal maupun kegagalan
eksternal.

Pengerjaan ulang karena kesalahan proses harus mendapatkan pengendalian yang

memadai. Perusahaan harus enekan secara maksimal terjadinya pengerjaan ulang
terhadap produk yang gagal memenuhi spesifikasinya karena merupakan salah satu
sumber pemborosan dan berakibat pada tidak efisiennya proses yang berjalan.
Kalaupun tidak bisa dihindari terjadinya , harus ada prosedur tertulis yang
mengesahkan adanya pengerjaan ulang (rework) terhadap produk gagal. Prosedur ini
mencakup persyaratan tentang produk gagal yang dapat diolah kembali serta siapa
yang memiliki wewenang untuk memutuskan produk gagal diolah kembali atau
tidak.

Pengendalian Kualitas

Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian proses produksi,

yang hanya membebankan tanggung jawab kualitas produk kepada unit kendali
kualitas Dihasilkannya produk yag mampu memenuhi spesifikasi pelanggan
sesungguhnya adalah tanggung jawab bersama setiap komponen yang terlibat di
dalam perusahaan. Setiap bagian (fungsi) yang terliat mulai dari persiapan sampai
dengan proses operasionan perusahaan memiliki tanggung jawab secara proporsional
terhadap kualitas produk dan kemampuannya dalam memenuhi harapan pelanggan.
Hal ini masuk akal karena keseluruhan fungsi dan tingkatan manajemen ikut
berperan (terlibat) dalam proses tersebut baik langsung maupun tidak langsung Hal
ini merupakan bentuk implementasi focus pelanggan yang menjadi pola piker dalam
pengelolaan perusahaan, dimana seluruh komponen di dalam perussahaan
berkomitmen untuk memuaskan pelanggan melalui produk yang ditawarkan.

Sebagai contoh, Northern Trust Corporation menetapkan empat tujuan

kualitas yang dapat memandu perusahaan dalam mendapatkan keunggulan bersaing
terdiri dari:

1. Unrivaled client satisfaction

a. Client needs drive improbement decisions.
b. All area need an ongoing process for establishing client and partener
requirement.
c. Prevention of defect is essential to meet or exceed cclient and partner
requirement.
2. Continuous improvement of all processes
a. Everything is a process-and every process can be improved.
b. Process measurement provide the facts that will guide decisions.
c. To solve problem look beyong symptoms so you an fin remove root
causes.
3. Inspired leadership
a. Absolute quality management is achieved through attention to both
process and result.
b. We will delier absolute quality to our client.
c. Manager can lead improvement by creating a climate of support and
respect for all Northern people.
4. Active involvement all people
a. Everyone has a vital role in delivering unrivaled client satisfaction
through absolute quality in everything we do.
b. We exceed client expectations when all Northern people apply a
systematic and disciplined approach to process improvement.
c. Skills improvement and knowledge of the bank are fundamental tools
Northern people.
Apa yang dilakukan di Northern Trust Company ini dapat dipakai sebagai tolok ukur
dalam merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang tepat untuk
karyawan sehingga mampu memberikan kinerja terbaiknya bagi perusahaan.

Terbentuknya komitmen bersama dalam menghasilkan produk sesuai dengan

harapan pelanggan, melahirkan tanggung jawab secara professional dalam
menghasilkan produk yang memenuhi standar kualitas sesuai dengan persyaratan
pelanggan Pada kondisi ini setiap bagian (fungsi) bekerja sama dengan bagian
(fungsi) yang lain membentuk suatu rantai nilai, di mana antara fungsi-fungsi yang
terlibat dalam keberhasilan perusahaan, terjadi hubunan pemasok-pelanggan.
Optimalisasi pengelolaan rantai nilai internal (internal value chain) akan
mengintegrasikan seluruh sumber daya yang terlibat dalam proses operasi untuk
saling mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Sistem biaya kualitas dapat memberikan informasi kepada perusahaan

tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan
standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan. Aktivitas tersebut dikelompokkan
menjadi empat, meliputi:

1. Aktivitas pencegahan (prevention activity), merupakan berbagai aktivitas

yang dilakukan bertujuan untuk mencegah terjadinya kualitas buruk pada
produk yang dihasilkan. Peningkatan aktivitas ini diharapkan dapat
menurunkan terjadinya kegagalan produk.
2. Aktivitas penilaian (apprasioal activity), merupakan aktivitas yang dilakukan
untuk menentukan apakah produk telah sesuai dengan persyaratan pelanggan.
Aktivitas ini memiliki sifat yang sama dengan aktivitas pencegahan di mana
peningkatan aktivitass ini dapat menurunkan terjadinya produk gagal.
3. Aktivitas kegagalan Internal (internal failure), merupakan aktivitas yang
dilakukan sebagai akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi
spesifikasinya, di mana hal ini telah terdeteksi sebelum produk diserahkan
kepada pemesan.
4. Aktivitas kegagalan eksternal (external failure), merupakan aktivitas yang
dilakukan sebagai akibat dari terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi
 spesifikasinya di mana hal ini baru terdekteksi setelah produk diserahkan
kepada pemesan.

Berbagai aktivitas dalam menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang telah
ditetapkan, haru dirumuskan secara seimbangan dalam kebijakan kualitas
perusahaan. Aktivitas pencegahan dan penilaian yang merupakan aktivitas persiapan
untuk mencegah terjadinya kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya, harus
dikelola dengan lebih baik karena pengelolaan yang tepat terhadap aktivitas-aktivitas
ini dapat secara signifikan menurunkan aktivitas sebagai akibat produk gagal
memenuhi standar kualitas. Laporan biaya kualitas dapat memberikan informasi
tentang bagaimana perussahaan mengelola aktivitas-aktivitas kualitasnya. Oleh
karena itu, laporan ini harus secara akurat menyajikan informasi tentang komposisi
biaya kualitas.

Pengendalian Barang Jadi

Pengendalian barang jadi merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap

pengelolaan barang setelah selesai diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk
memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan
prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang dalam prosese penyimpanan atau
pendistribusiannya. Untuk memastikan bahwa barang dalam kondisi yang sesuai
dengan persyaratan pelangaan pada saat diserahkan, pengendalian ini melakukannya
melalui tahapan:

i. verifikasi penanganan penyimpanan dan inspeksi

ii. pengujian, dan
iii. distribusi.

Verifikasi, penanganan, dan penyimpanan ditujukan untuk memastikan

bahwa barang jadi yang diterima dari proses produksi telah ditangani dengan baik
termasuk penyimpanannya. Berkaitan dengan hal ini perusahaan harus memiliki
suatu prosedur tertulis meyangkut bagaimana dan siapa yang memeriksa kemasan
dari produk yang dihasilkan, penentuan bahwa setiap produk harus mencantumkan
tanggal kadaluwarsanya, adanya pemisahaan produk antara yang telah diaudit dan
belum diaudit oleh bagian pengendalian kualitas dan ketentuan suhu penyimpaan
yang tepat sesuai dengan krakteristik produk.

Inspeksi, pengujian, dan distribusi menyangkut penanganan produk untuk

memastikan bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah sesuai dengan
spesifikasinya. Pengendalian ini menyangkut pengujian tentang kesesuaian produk
dengan spesifikasinya, pengelolaan persediaan untuk mendapatkan kepastian bahwa
produk yang diproduksi pertama didistribusikan terlebih dahulu, prosedur
penanganan terhadap produk yang dikembalikan. Berkaitan dengan hal ini,
perusahaan harus memiliki prosedur tertulis tentang metode pengambilan sampel
dalam pengujian, ketentuan pemasangan label kedaluwarsa, pengelolaan pesediaan,
dan penanganan produk yang dikembalikan pelanggan.