PANDUAN APLIKASI KOPERASI

Manage Data Master

 DAFTAR ISI

Profil Koperasi ................................................................................................................... 1

1. Profil Koperasi......................................................................................................... 1
Anggota ............................................................................................................................. 3
1. Manage Tipe Anggota .............................................................................................. 3
2. Tambah Anggota..................................................................................................... 4
3. Download Data Anggota .......................................................................................... 6
4. Import Data Anggota................................................................................................ 6
5. Aksi......................................................................................................................... 7
6. Setting Username Dan Password Anggota ................................................................ 8
7. Status ...................................................................................................................... 8
Calon Anggota ................................................................................................................... 9
1. Tambah Calon Anggota............................................................................................ 9
2. Aksi........................................................................................................................10
Pengurus ...........................................................................................................................11
1. Manage Jabatan ......................................................................................................11
2. Tambah Pengurus ..................................................................................................12
3. Aksi........................................................................................................................13
Karyawan..........................................................................................................................13
1. Manage Posisi.........................................................................................................14
2. Tambah Karyawan ..................................................................................................14
3. Aksi........................................................................................................................15
Data Aset Barang ..............................................................................................................16
1. Tambah Kategori ....................................................................................................16
2. Tambah Aset...........................................................................................................17
3. Aksi........................................................................................................................19
Konfigurasi Aplikasi .........................................................................................................19
1. Konfigurasi Shu ......................................................................................................20
1) Mengatur Tipe Shu .................................................................................................20
2) Alokasi Shu ............................................................................................................20
2. Aksi........................................................................................................................21
Kelola User Aplikasi .........................................................................................................22

II
 1. Edit Profile Pribadi .................................................................................................22
2. Menambahkan User Baru ........................................................................................23
3. List Of User ............................................................................................................24
Language File ...................................................................................................................25
1. Mengatur Language File .........................................................................................25

III
 Profil Koperasi

Profil koperasi merupakan menu yang berfungsi untuk memasukkan seluruh informasi
terkait profil detail koperasi dari mulai nama koperasi hingga rekening bank yang digunakan
untuk kegiatan operasional koperasi. Adapun hal yang harus diperhatikan pada saat
pengisiian profil koperasi adalah periode penjurnalan dan juga rekening bank yang digunakan
untuk kegiatan operasional koperasi .

1. Profil Koperasi
➢ data master – profil koperasi

1
Keterangan :
a. Masukkan seluruh data yang dibutuhkan sesuai dengan informasi yang tercantum
dalam profil koperasi seperti nama koperasi, alamat koperasi, kontak koperasi, nomor
badan hukum koperasi, sektor dan bentuk koperasi, dan data lain lain yang
berhubungan dengan koperasi.
b. Jika sudah terintegrasi pada maps silahkan masukan alamat agar mudah dalam
pencarian koperasi serta tidak lupa juga lambang koperasi agar identitas koperasi
lebih lengkap.
c. Masukkan informasi nomor rekening bank dengan benar karena nomor rekening
tersebut yang akan dijadikan sebagai rekening tujuan disaat terdapat calon anggota
yang registrasi dan melakukan transfer pembayaran simpanan awal secara online

2
 Anggota

Submenu anggota merupakan submenu yang berfungsi untuk mengatur segala informasi
terkait dengan anggota koperasi. Dalam submenu anggota ini terdapat fitur untuk mengatur
tipe anggota, menambah anggota baru hingga mendownload seluruh data anggota yang telah
terdaftar pada sistem. Disamping itu, pada submenu anggota ini terdapat beberapa fitur
seperti perubahan status anggota yang keluar atau non-aktif dan limit pinjaman tiap tipe
anggota. Lalu pada sub menu anggota ini juga tersedia fitur untuk mengfilter sesuai dengan
jumlah anggota per halaman,status anggota, dan juga tipe anggota yang ingin dicari.

1. Manage tipe anggota

3
 Fitur manage tipe anggota adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan kategori
anggota jika koperasi memiliki pengelompokkan anggota berdasarkan besaran simpanan
wajibnya dan besaran limit pinjaman.
➢ Anggota – manage tipe anggota – tambah tipe anggota baru

Keterangan :
a. Kode : kode untuk tipe anggota
b. Nama : nama tipe anggota yang akan ditambahkan
( misalnya : anggota tipe a , anggota tipe b dsb)
c. Besar simpanan wajib : masukkan nominal simpanan wajib
d. Limit pinjaman : masukan besaran limit/ maksimum pinjaman anggota

2. Tambah anggota

4
 Fitur tambah anggota adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan detail informasi
umum anggota baru koperasi.
➢ Anggota – tambah anggota baru

Keterangan :
a. Masukkan seluruh informasi anggota yang dibutuhkan sesuai dengan data yang terdapat
pada form tambah anggota seperti nama, tempat tanggal lahir, pekerjaan, no rekening
dan lain lain. Untuk bagian gaji, email dan nip bersifat opsional

5
b. Untuk tipe anggota, pilih dan sesuaikan dengan tipe anggota yang telah dibuat pada
bagian manage tipe anggota sebelumnya. Jika tidak memiliki tipe anggota maka pilih
“aktif”
c. Untuk bagian status pastikan memilih jenis keanggotaan“aktif”
d. Untuk bagian simpanan pokok dan simpanan wajib diisi jika anggota mendaftar
sekaligus membayar simpanan pokok dan simpanan wajib pada tanggal input data.
Namun jika hanya ingin menambahkan data anggota saja, maka form simpanan pokok
dan simpanan wajib dikosongkan atau dihapus nilainya.

3. Download data anggota

Fitur download data anggota adalah fitur untuk mendownload seluruh data anggota
yang telah terdaftar pada sistem dalam bentuk microsoft excel.
➢ Anggota – download data anggota

4. Import data anggota

Fitur upload data anggota adalah fitur yang berfungsi untuk mengupload data
anggota-anggota dalam jumlah banyak secara sekaligus fitur ini hanya digunakan untuk
memudahkan pada saat proses migrasi data awal.

➢ Anggota – menu – import data anggota – download format file

➢ Buka dan lengkapi informasi sesuai format yang telah didownload

6
➢ Setelah data terisi lengkap - klik choose file - pilih data yang telah disiapkan – klik
upload

Keterangan :
Masukkan seluruh informasi anggota yang dibutuhkan sesuai dengan data yang terdapat pada
format import anggota. Untuk pengisian tipe anggota sesuaikan dengan nomor yang tertera
pada file tipe anggota yang telah didownload sebelumnya

5. Aksi
Fitur aksi merupakan fitur yang berfungsi untuk melihat, mengedit dan menghapus data
anggota.
➢ Anggota – aksi – profil (untuk melihat profil anggota)
➢ Anggota – aksi – edit ( untuk mengedit data anggota )

7
 6. Setting username dan password anggota
Pada aksi edit data anggota ini nantinya admin/ pengurus koperasi bisa menambahkan
ataupun melakukan aksi perubahan data keanggotaan, misalnya menambahakan informasi
mengenai nomor telephone anggota ataupun perubahan alamat anggota, selain itu pada aksi
edit data anggota ini, admin/ pengurus koperasi bisa membuat username dan juga password
untuk anggota dimana username dan juga paasword anggota tersebut bisa di gunakan oleh
anggota pada saat anggota login pada aplikasi smartcoop untuk anggota.

Menu data master – anggota – edit data – login aplikasi anggota

7. Status
Fitur status adalah fitur yang digunakan untuk mengubah status anggota koperasi
yang terdaftar pada sistem seperti dari mengubah status anggota yang awalnya aktif menjadi
nonaktif atau menjadi keluar.
➢ Anggota – status – aktif
➢ Anggota – status – nonaktifkan
➢ Anggota – status – keluarkan

8
 Calon Anggota

Menu calon anggota merupakan menu yang untuk mengatur calon anggota koperasi.
Menu calon anggota ini menampilkan list atas individu yang mendaftarkan dirinya secara
online melalui menu register smartcoop maupun manual oleh pengurus atau karyawan
koperasi. Pada menu ini juga terdapat fitur untuk menambahkan calon anggota baru hingga
melihat list calon anggota yang telah melakukan transfer untuk simpanan awalnya.

1. Tambah calon anggota

Fitur tambah calon anggota berfungsi untuk menambahkan calon anggota baru secara
manual oleh pengurus atau karyawan koperasi bukan secara mandiri melalui menu registrasi
online.
➢ Calon anggota – tambah calon anggota

9
Keterangan :
a. Untuk pengisian nip bersifat opsional
b. Data data informasi untuk menambah anggota harap di isi sesuai dengan menu isian
yang harus di isi
c. Pengisian email diwajibkan diisi untuk keperluan konfirmasi transfer apabila
melakukan registrasi calon anggota secara online
d. Untuk ceklis pemberitahuan email ke anggota bisa di ceklis atau tidak.

2. Aksi
Fitur aksi adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan calon anggota menjadi
anggota, mengedit dan menghapus calon anggota.
➢ Calon anggota – aksi – jadikan anggota (untuk menambahkan calon anggota menjadi
anggota)
➢ Calon anggota – aksi – edit (untuk mengedit informasi calon anggota)
➢ Calon anggota – aksi – hapus ( untuk menghapus data calon anggota)

10
 Pengurus

Menu pengurus merupakan menu untuk mengatur segala informasi terkait pengurus
koperasi. Dalam menu pengurus ini terdapat fitur untuk mengatur jabatan, menambah
pengurus hingga mengedit dan menghapus data pengurus yang telah terdaftar pada system

1. Manage jabatan
Fitur manage jabatan adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan jabatan
pengurus pada koperasi selain jabatan ketua, sekretaris dan bendahara yang telah disediakan
otomatis oleh sistem

➢ Pengurus – manage jabatan – tambah jabatan

11
 Keterangan :
a. Nama : masukkan jabatan yang ingin ditambahkan
(misalnya : bendahara harian, manajer, dsb)
b. Rule user : pilih rule user sesuai dengan jabatan yang ditambahkan

2. Tambah pengurus
Fitur tambah pengurus adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan pengurus
koperasi.

➢ Pengurus – tambah pengurus

Keterangan :

a. Pilih anggota : pilih anggota yang akan dijadikan sebagai pengurus

b. Jabatan : pilih jabatan dari pengurus
c. Email : masukkan email pengurus
d. Username : buat username untuk login aplikasi sesuai jabatan

12
e. Password : buat password untuk login aplikasi sesuai jabatan
f. Konfirmasi password : masukkan kembali password yang telah dibuat sebelumnya

3. Aksi
Fitur aksi merupakan fitur yang berfungsi untuk melihat, mengedit dan menghapus data
pengurus.

➢ Pengurus – aksi – profile (untuk melihat profil pengurus)

➢ Pengurus – aksi – edit ( untuk mengedit data pengurus )
➢ Pengurus – aksi – hapus ( untuk menghapus data pengurus)

Karyawan

Menu karyawan merupakan menu untuk mengatur data karyawan koperasi seperti
bagian teller, customer service, kasir, bagian pinjaman dan lainnya baik karyawan yang
termasuk anggota maupun non anggota.

13
 1. Manage posisi
Fitur manage posisi karyawan adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan jenis
dari posisi karyawan/menambahkan level karyawan, seperti admin simpan pinjam, admin
toko, kasir, bagian keuangan, bagian administrasi, dan lain lain.

Keterangan
➢ Karyawan - manage posisi - tambah posisi karyawan baru

2. Tambah karyawan
Fitur tambah karyawan adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan data
karyawan baik karyawan termasuk anggota maupun non anggota

14
➢ Karyawan – tambah karyawan

Keterangan :
a. Pilih karyawan yang akan ditambahkan baik yang juga termasuk anggota atau non
anggota
b. Untuk karyawan yang juga termasuk anggota maka tinggal memilih nama anggota
c. Untuk karyawan non anggota masukan identitas karyawan sesuai dengan data yang
dibutuhkan pada form karyawan
d. Untuk login aplikasi buat username dan password untuk akses masuk karyawan ke
sistem aplikasi smartcoop
e. Untuk rule user, pilih rule user yang sesuai dengan jabatan karyawan (misalnya : kasir
toko, bagian simpanan, bagian pinjaman,dsb)

3. Aksi
Fitur aksi merupakan fitur yang berfungsi untuk mengedit dan menghapus data
karyawan.
➢ Karyawan – aksi – edit ( untuk mengedit data karyawan )

15
➢ Karyawan – aksi – hapus ( untuk menghapus data karyawan)

Data Aset Barang

Menu data aset barang merupakan menu untuk mengatur manajemen aset yang
dimiliki koperasi. Menu data aset barang ini menampilkan list aset yang dimiliki oleh
koperasi. Pada menu ini terdapat fitur untuk menambah barang, mengatur kategori aset
hingga pengeditan dan penghapusan barang. Disamping itu untuk jenis barang yang dapat
mengalami penyusutan seperti peralatan, kendaraan, mesin, dsb maka nilai penyusutan setiap
bulannya akan otomatis terjurnal bila barang tersebut sudah terdaftar di dalam list data aset
barang.

1. Tambah kategori
Fitur tambah kategori adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan kategori aset
suatu barang misalnya peralatan, perlengkapan, tanah, mesin dan sebagainya.

16
➢ Data aset barang – manage kategori aset – tambah kategori

Keterangan :
a. Nama : masukkan nama kategori aset
b. Kode akun : pilih dan sesuaikan kode akun dengan kategori aset yang
ditambahkan.

2. Tambah aset
Fitur tambah aset adalah fitur yang berfungsi untuk menambahkan data aset barang yang
dimiliki koperasi

➢ Data aset barang – tambah aset

17
Keterangan :
a. Nama barang : masukkan nama barang yang akan ditambahkan
b. Kategori : pilih kategori barang yang sesuai dengan aset yang ingin
ditambahkan
c. Jenis barang : pilih jenis barang sesuai dengan aset yang akan ditambahkan
(dengan penyusustan atau tidak). Pastikan pemilihan jenis
barang yang dimasukkan telah sesuai karena untuk jenis
barang tidak dapat diubah
d. Tanggal beli : masukkan tanggal pembelian barang yang akan ditambahkan
e. Tanggal digunakan : masukkan tanggal pertama barang tersebut digunakan.
tanggal ini yang akan dijadikan acuan untuk memulai
penyusutan setiap bulannya.
f. Qty : masukkan kuantitas barang yang akan ditambahkan
g. Harga beli : masukkan harga beli barang per 1 qty
h. Nilai sisa : masukkan nilai sisa per 1 qty barang setelah umur ekonomis
habis (misalnya umur ekonomis laptop sudah habis namun
masih memiliki nilai sisa sebesar 500.000)

18
i. Akumulasi penyusutan : masukkan nilai barang yang telah menyusut
j. Lama penyusutan : masukkan estimasi lamanya penyusutan barang dalam format
bulan
k. Sisa penyusutan : jika barang yang diinput telah mengalami penyusutan
sebelumnya, masukan nilai sisa penyusutan barang tersebut
dalam format bulan ( misalnya: sebuah laptop diestimasikan
memiliki umur ekonomis 6 bulan telah mengalami penyusutan
4 bulan maka sisa penyusutannya adalah 2 bulan)
l. Keterangan : masukkan penjelasan singkat terkait barang yang akan
ditambahkan

3. Aksi
Fitur aksi adalah fitur yang berfungsi untuk mengedit dan menghapus data aset
➢ Data aset barang – aksi – edit (untuk mengedit data aset)

Konfigurasi aplikasi

Konfigurasi aplikasi merupakan menu yang berfungsi untuk mengatur ketentuan dan
kebijakan secara umum pada aplikasi seperti tipe dari sisa hasil usaha yang diterapkan pada
koperasi. Pada menu ini juga terdapat fitur untuk mengatur besaran alokasi dana dan
persentase shu koperasi.

19
 1. Konfigurasi shu
Fitur konfigurasi shu adalah fitur yang berfungsi untuk mengatur hal-hal yang
berkaitan dengan shu seperti tipe shu, besaran alokasi dana dan persentase dana shu koperasi.
1) Mengatur tipe shu

➢
konfigurasi aplikasi – shu – pilih tipe shu – save
Keterangan :
a. Pilih tipe shu sesuai dengan kebijakan yang diterapkan koperasi masing-masing lalu klik
save.
2) Alokasi shu
Fitur ini digunakan untuk mengatur alokasi shu yang dihasilkan oleh koperasi sesuai
dengan tipe shu yang telah dipilih sebelumnya. Pastikan sebelum mengatur alokasi shu
sebelumnya telah memilih tipe shu dengan benar dan klik save.
➢ Konfigurasi aplikasi – shu – alokasi shu – tambah alokasi

Keterangan
a. Alokasi : masukkan nama akun untuk alokasi shu (misalnya : dana pendidikan)
b. Kode akun : pilih kode akun yang sesuai dengan alokasi shu yang akan ditambahkan

➢ Konfigurasi aplikasi – shu – alokasi shu – set persentase

20
Keterangan :
a. Sesuaikan besaran persentase untuk setiap alokasi shu sesuai dengan kebijakan koperasi
begitu juga alokasi dana anggota untuk simpan pinjam. Pastikan pengisian persentase
alokasi dana anggota untuk simpan pinjam telah benar dan sesuai karena besaran
persentase yang diatur akan berpengaruh pada besaran shu yang diterima anggota nanti.

2. Aksi
Fitur aksi digunakan untuk mengedit atau menghapus alokasi shu koperasi yang telah
dibuat.
➢ Konfigurasi aplikasi – shu – alokasi shu – aksi edit (untuk mengedit alokasi shu)

➢
konfigurasi aplikasi – shu – alokasi shu – aksi hapus (untuk menghapus alokasi shu)

21
 Kelola user aplikasi

Kelola user aplikasi merupakan menu yang hanya terdapat pada tampilan admin untuk
mengelola user-user lainnya yang dapat mengakses aplikasi. Pada menu kelola user aplikasi
ini admin dapat memonitoring dan memantau user mana saja yang sedang online dan
menggunakan aplikasi berdasarkan informasi login time, last activity dan rule/level user yang
bersangkutan. Disamping itu, pada sub menu ini juga terdapat fitur untuk menambahkan,
mengedit hinga menghapus user lainnya.

1. Edit profile pribadi

fitur ini digunakan untuk mengedit profil pribadi admin yang digunakan seperti
mengedit username, email, password dsb.

22
➢ Kelola user aplikasi – edit your profil

Keterangan :
a. Edit sesuai data yang ingin diubah, jika tidak akan merubah password maka kosongkan
bagian password dan konfirmasi password
b. Dalam menu edit user ini juga bisa mengubah jenis level yang akan di pakai, misalkan
admin, bendahara, sekretaris, bagian keuangan, toko, bagian simpan pinjam, dan lain
lain.

2. Menambahkan user baru

Fitur ini digunakan untuk menambahkan user baru sesuai dengan level user yang
diinginkan misalnya ketua, bendahara, sekretaris dll.

23
➢ kelola user aplikasi – add new user

Keterangan :
a. Isi seluruh data yang dibutuhkan untuk menambah user baru dan buat username serta
password untuk login aplikasi
b. Pada bagian level sesuaikan dengan jabatan user yang ditambahkan. Pemilihan level ini
berpengaruh pada tampilan menu yang dapat diakses oleh setiap user.

3. List of user
Fitur list of user adalah fitur yang digunakan untuk melihat seluruh user yang telah
dibuat dan dapat mengakses aplikasi baik user yang masih dalam status aktif maupun non
aktif. Dalam fitur list of user juga terdapat fitur aksi yang digunakan untuk mengedit,
menonaktifkan, mengirim pesan, mengubah level user hingga menghapus user yang sudah
terdaftar pada sistem.
➢ Kelola user aplikasi –list of user – aksi – edit
➢ Kelola user aplikasi –list of user – aksi – edit massage
➢ Kelola user aplikasi –list of user – aksi – active/deactive
➢ Kelola user aplikasi –list of user – aksi – change user level
➢ Kelola user aplikasi –list of user – aksi – delete

24
 Language file

Language file merupakan menu yang berfungsi untuk mengubah istilah-istilah yang
muncul pada tampilan aplikasi agar dapat dimengerti oleh user.

1. Mengatur language file

Keterangan :
Pengisian atau pengeditan form template use akan mempengaruhi tampilan aplikasi baik pada
bagian login hingga menu-menu yang ada pada aplikasi.

25